Anbudsinbjudan avseende Gånghjälpmedel samt trehjuliga cyklar Hjälpmedel Stockholm (SLL) HMS

Transkript

1 Diarienr Anbudsinbjudan avseende Gånghjälpmedel samt trehjuliga cyklar Hjälpmedel Stockholm (SLL) HMS

2 Sida 2 av 14 Innehållsförteckning 1 ANBUDSINBJUDAN BAKGRUND OMFATTNING RAMAVTALSPERIOD SAMTLIGA ELLER DELAR AV EFTERFRÅGADE VAROR UPPHANDLINGSMYNDIGHET UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLINGEN UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL ANBUDSPROVER PRODUKTINFORMATION: PRODUKTBLAD/PRODUKTBROSCHYR, BRUKSANVISNING OCH TEKNISKA SPECIFIKATIONER FÖRTYDLIGANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG ANBUDSPRISER LEVERANSTID OCH LEVERANSVILLKOR ANBUDTIDENS UTGÅNG ANBUDETS GILTIGHET ANBUDSINLÄMNING KVALIFICERING/PRÖVNING AV ANBUDSGIVAREN KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN INTYG FRÅN MYNDIGHETER ANBUDSGIVARENS FINANSIELLA OCH EKONOMISKA STÄLLNING MILJÖ KVALITETSSÄKRING ELEKTRONISK HANDEL LOKALISERINGSNUMMER PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD AVTAL UPPLYSSNING OM TILLDELNINGSBESLUT SEKRETESS INLÄMNANDE AV ANBUD 13

3 Sida 3 av 14 1 Anbudsinbjudan 1.1 Bakgrund Hjälpmedel Stockholm har ett uppdrag via Hälso- och sjukvårdförvaltningen i Stockholm att försörja brukare i Stockholms läns landsting med hjälpmedel. Hjälpmedel Stockholms uppdrag är att erbjuda förskrivare rätt hjälpmedel utifrån brukarens behov. Med medicinsk kunskap i kombination med god kännedom om det utbud av hjälpmedel och de anpassningsmöjligheter som finns, erbjuder våra hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker råd och stöd till förskrivare vid val av hjälpmedel till brukare. Detta sker främst genom utprovningshjälp, rådgivning och informationsmaterial. Hjälpmedel Stockholm anordnar även kontinuerligt utbildningar för förskrivare inom olika ämnesområden, för förmedling av den kunskap som krävs för att ge brukare säkra och behovsanpassade hjälpmedel. I åtagandet ingår även att rekonditionera och återanvända de hjälpmedel som används. Hjälpmedel Stockholm har under 2012 köpt in gånghjälpmedel och trehjuliga cyklar för ca 16 miljoner SEK. Tillbehör och reservdelar har köpts in för ca2 miljoner SEK. Ytterligare information om Hjälpmedel Stockholm kan hämtas från Region Gotland bildades 1 januari 2011 och omfattar geografiskt hela ön Gotland där cirka personer bor och verkar året runt. De största tätorterna utanför Visby är Hemse, Slite, Roma och Klintehamn. Region Gotland är öns största arbetsgivare med ungefär medarbetare och har i huvudsak tre uppdrag: kommunala uppgifter, landstingsuppgifter och det regionala utvecklingsansvaret. Gotlands vision är att vara Östersjöregionens mest kreativa och magiska plats präglad av närhet, hållbar tillväxt och fylld av livslust. Gotland är också certifierad sedan 2010 som en Fairtrade Island. Region Gotland har under 2012 köpt in gånghjälpmedel och trehjuliga cyklar för ca 0,6 miljoner SEK. Tillbehör och reservdelar har köpts in för ca 0,07 miljoner SEK. Region Gotland har genom fullmakt uppdragit åt Hjälpmedel Stockholm att genomföra upphandlingen. 1.2 Omfattning Denna upphandling omfattar gånghjälpmedel samt trehjuliga cyklar till Hjälpmedel Stockholm och dess avtalade rekonditioneringsleverantörer av gånghjälpmedel och trehjuliga cyklar köp av tillbehör och reservdelar, samt Region Gotland.

4 Sida 4 av 14 Upphandlingen är uppdelad i produktgrupper med objekt vilket framgår av nedanstående tabell. För varje objekt framgår hur många leverantörer Hjälpmedel Stockholm och Region Gotland har för avsikt att anta. Vilka objekt som är aktuella för de olika huvudmännen, (Hjälpmedel Stockholm i tabellen nedan kallad HMS och Region Gotland i tabellen nedan kallad RG) framgår i nedanstående tabell. Antas fler leverantörer sker avropet enligt rangordning av antagna leverantörer. Avropande enhet ska vid avrop välja den leverantör som följer av den rangordning. Möjlighet till avsteg från rangordning kan ske av avropande enhet efter samråd med brukaren utifrån brukarens behov. Hjälpmedel Stockholm och Region Gotland förbinder sig inte att avropa viss mängd/volym, utan antagen Anbudsgivare är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger de redovisade volymerna. De volymer som angivits nedan och i bilaga 2, artikelspecifikationen redovisar en ungefärlig uppskattad årsvolym för Hjälpmedel Stockholm. Region Gotlands ungefärliga uppskattade årsvolym redovisas i bilaga 6. De objekt som har ISO-koderna ,120306, , och avser de gånghjälpmedel som hanteras med en arm. Gånghjälpmedel med ISO-koderna , , och avser de hjälpmedel som hanteras med båda armarna. Hjälpmedel med ISO-koden avser cyklar. Objekt Objektsbeskrivning ISO-kod Antal leverantörer som kommer antas Delltagande huvudmän Uppskattad volym i antal Objekt 1 1:1 Stödkäpp med rakt handtag HMS, RG :2 Stödkäpp med anatomiskt handtag HMS, RG 1300 Objekt 2 2:1 Vit stödkäpp HMS, RG 170 Objekt 3 3:1 Armbågskrycka med rakt handtag, Kort HMS, RG :2 Armbågskrycka med rakt handtag, HMS, RG Mellan 1 3:3 Armbågskrycka med rakt handtag, Lång HMS, RG :4 Armbågskrycka med anatomiskt handtag HMS, RG Objekt 4 4:1 Armbågskrycka med rakt handtag, Barn HMS, RG 240 Objekt 5 5:1 Vit kryckkäpp HMS, RG 20

5 Sida 5 av 14 Objekt 6 6:1 RA-kryckkäpp (Underarmskrycka) HMS, RG 100 Objekt 7 7:1 Axillarkrycka HMS, RG 60 Objekt 8 8:1 Gåstöd HMS, RG 170 Objekt 9 9:1 Gåstativ HMS, RG 1400 Objekt 10 10:1 Rollator mm HMS, RG 3020 Objekt 11 11:1 Rollator mm, Låg HMS, RG 450 Objekt 12 12:1 Rollator mm, Smal HMS, RG 260 Objekt 13 13:1 Rollator mm HMS, RG 1500 Objekt 14 14:1 Rollator mm, Sidofälld HMS, RG 1000 Objekt 15 15:1 Gåstol Minst 3 HMS, RG 150 Objekt 16 16:1 RA-rollator (Gåbord) HMS, RG 200 Objekt 17 17:1 Hydrauliskt gåbord HMS, RG 20 Objekt 18 18:1 Elektriskt gåbord HMS, RG 70 Objekt 19 19:1 Trehjulig cyklar, enkelt vevparti, Liten HMS 40 19:2 19:3 Trehjulig cyklar, enkelt vevparti, Mellan Trehjulig cyklar, enkelt vevparti, Stor HMS HMS 30 Objekt 20 20:1 Trehjulig cyklar, dubbelt vevparti, Liten HMS :2 Trehjulig cyklar, dubbelt vevparti, Stor HMS 4

6 Sida 6 av Ramavtalsperiod Ramavtal tecknas för perioden till och med med möjlighet för Beställaren att förlänga avtalet upp till två (2) år. 1.4 Samtliga eller delar av efterfrågade varor Anbud kan lämnas på hela eller delar av efterfrågat sortiment. Anbudsgivare ska kunna offerera samtliga varor inom respektive objekt av efterfrågat sortiment, se tabell punkt Upphandlingsmyndighet Stockholms läns landsting, Hjälpmedel Stockholm, organisationsnummer , Box 139, ÄLVSJÖ. 1.6 Upplysningar under upphandlingen Handläggare för denna upphandling är: Mitra Jafari. Eventuella frågor angående denna upphandling ställs genom e-post till ansvarig handläggare på nedanstående adress: E-post: mitra.jafari-mamaghani@sll.se Telefon: Mobil: Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091). Förfarandet medger endast begränsade möjligheter till förtydligande samt komplettering enligt LOU varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. 1.8 Anbudets form och innehåll Anbud lämnas in elektroniskt på följande sätt: Anbudsgivaren registrerar först ett konto på följande adress: flik övriga upphandlingar/ Hjälpmedel Stockholm. Efter registrering anmäler sig Anbudsgivaren som intressent i upphandlingen. Anbudsgivaren har därmed tillgång till förfrågningsunderlaget och kommer att erhålla samtliga uppdateringar angående denna upphandling till den e-postadress som använts vid registrering. Anbudsgivaren kan nu lämna anbud genom att svara på de formulär som finns tillgängliga samt bifoga de dokument som efterfrågas

7 Sida 7 av 14 Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som benämns ska- krav. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att dessa ska- krav är uppfyllda Anbudet ska vara på svenska. Bilagor så som tekniska specifikationer och sprängskisser får vara på engelska. I anbudets artikelspecifikation anges Anbudsgivarens kontaktperson för denna upphandling. Om ändring av uppgifterna sker under anbudets giltighetstid är det Anbudsgivarens ansvar att tillse att den upphandlande myndigheten erhåller uppdatering av uppgifterna. Anbud i form av priser och offererade varor ska lämnas i bifogad artikelspecifikation (Bilaga 2). Priser ska också lämnas i bilaga 3, Viktningsmall. Priser och artikelnummer i artikelspecifikation, bilaga 2 ska överensstämma med lämnade priser i bilaga 3 viktningsmall. Om Anbudsgivaren väljer att beskriva varan mer utförligt än vad som är möjligt i specifikationen hänvisar Anbudsgivaren i beskrivning till positionsnumret i artikelspecifikationen Anbudsprover Offererade artiklar ska på begäran kunna tillhandahållas kostnadsfritt för funktionsbedömning och utvärdering. Anbudsprover beräknas begäras in och utvärderas med start vecka 36 till och med vecka 37. Anbudsproverna beräknas återsändas till eller hämtas av Anbudsgivaren efter vecka 38. Hjälpmedel Stockholm kommer att informera närmare om plats, tider och andra uppgifter som berör inlämning av prover. Anbudsproverna märks tydligt av Anbudsgivaren med: 1. Anbudsgivarens namn 2. Positionsnummer (Posnr) enligt artikelspecifikationen 3. Anbudsgivarens artikelnummer Hjälpmedel Stockholm äger rätt att begära in ytterligare prover. Produktinformation (Bruksanvisningar, teknisk dokumentation, rekonditioneringsanvisningar, service och monteringsanvisningar) som bifogas anbudsproverna bör vara i pappersformat och märkas med företagets namn samt objektsnummer, se respektive kravspecifikation Produktinformation: produktblad/produktbroschyr, bruksanvisning och tekniska specifikationer Produktblad/produktbroschyr, bruksanvisning samt tekniska beskrivningar etc bör bifogas anbudet i digitalt format över samtliga offererade varor. Det är önskvärt att produktinformationen innehåller följande: Företagets namn, artikelnummer, namn på

8 Sida 8 av 14 artikel, material, storlek, varudeklaration, användarinstruktioner, användningsområde och CE-märkning över samtliga offererade produkter. 1.9 Förtydligande av förfrågningsunderlag Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas eller kompletteras med anledning av frågor till den upphandlande myndigheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftligt förtydligande/komplettering senast till alla som begärt förfrågningsunderlaget. Skriftlig begäran om förtydligande/komplettering emotses senast Kompletteringar, förtydliganden och svar på frågor under upphandlingen kommer att skickas med e-post till de som beställt förfrågningsunderlaget. Hjälpmedel Stockholms förtydligande, rättelser och svar på frågor som publiceras på webbplatsen är en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig kontinuerligt underrättad Anbudspriser Anbudspriser ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt och inkludera samtliga kostnader för åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag, se bilaga 5, Ramavtalsmall. Erbjudanden i form av s.k. paket- eller kombinationsrabatter inom olika objekt får inte förekomma utan varje objekt ska behandlas var för sig. Rabatterbjudanden som innebär s.k. gratisleveranser kommer inte att utvärderas Leveranstid och leveransvillkor Krav på leveranstid är angivet i kravspecifikationen för varje objekt. Om kortare leveranstid kan erbjudas anger Anbudsgivaren det i sitt anbud. Leveranstiden anges för varje beställningsbar enhet i bilaga 2, Artikelspecifikationen. Antalet i storpack för de objekt som ska levereras i storpack kommer att överläggas på ett uppstartsmöte för respektive objekt. På uppstartsmötet kommer hänsyn dels tages till leverantörens erhållna storpack och dels hantering av storpack på Hjälpmedel Stockholm och Region Gotland Anbudtidens utgång Anbud ska vara den upphandlade myndigheten tillhanda senast Anbud som inkommer efter anbudstidens utgång får ej prövas Anbudets giltighet Anbud ska vara bindande till och med Lämnas anbud i denna upphandling, anses detta krav vara uppfyllt.

9 Sida 9 av 14 Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning kan Hjälpmedel Stockholm komma att begära förlängning av anbudets giltighetstid Anbudsinlämning Anbudet lämnas i elektronisk form. Elektronisk anbudsinlämning görs via enligt punkt 1.8. Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning Kvalificering/Prövning av Anbudsgivaren Efter anbudsöppningen sker prövning av Anbudsgivaren. Prövningen sker mot de kvalificeringskrav som ställts på Anbudsgivaren samt uteslutningsgrunderna i LOU Krav på Anbudsgivaren Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Utländska Anbudsgivare ska insända motsvarande dokumentation som intyg på att den fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar Intyg från myndigheter Vid upphandlingar har SLL/ Hjälpmedel Stockholm ett samarbete med Skatteverket. Detta samarbete innebär att information om Anbudsgivarens skatteuppgifter kommer att hämtas från Skatteverket (information motsvarande den i blankett SKV 4820). Detta gäller även eventuella underleverantörer. Då informationen endast erhålls för svenska företag ska utländsk Anbudsgivare insända motsvarande aktuella dokument som intyg på att denna fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Utländsk Anbudsgivare ska även lämna kopia på giltigt registreringsbevis för företaget, utfärdat av behörig officiell myndighet i hemlandet. Anbudsgivare med bolag under bildande ska bifoga diarienummer från Bolagsverket, Bolaget ska dock vara registrerat i respektive bolagsregister vid tidpunkten för avtalstecknandet Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning. SLL kommer vid den ekonomiska kvalificeringen göra en helhetsbedömning av den ekonomiska risken för företaget, dvs. dess förmåga att fullfölja ett avtal av denna storlek, genom att göra en ekonomisk/finansiell kontroll hos kreditupplysningsföretaget AAA

10 Sida 10 av 14 Soliditet. Företag som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning/årsbokslut ska i anbudet redovisa begärda uppgifter. Anbudsgivare ska även på Hjälpmedel Stockholms begäran kunna lämna ytterligare uppgifter som behövs för att göra en helhetsbedömning av Anbudsgivarens ekonomiska förutsättningar Miljö Inom SLL/ Hjälpmedel Stockholm gäller ett Miljöpolitiskt program, Miljöutmaning 2016, se Det är viktigt att antagen leverantör beaktar vid var till gällande program och samarbetar med SLL/ Hjälpmedel Stockholm i dessa frågor. Ifylld Miljöbilaga (bilaga 4) ska bifogas anbudet tillsammans med övrig dokumentation Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska ha ett väl fungerande system för avvikelsehantering. Anbudsgivaren ska i en bifogad bilaga redovisa hur avvikelser hanteras. Om dokumentet är omfattande kan anbudsgivaren ange en länk till ett dokument Elektronisk handel SLL håller successivt på att införa elektronisk handel. Vi strävar efter att våra avtalsleverantörer elektroniskt ska kunna utbyta affärstransaktioner med oss. Om driftsättning av elektronisk handel sker under avtalstiden kommer parterna teckna ett avtal Lokaliseringsnummer GLN (Global Location Number) används för att på ett entydigt sätt kunna identifiera ett företag eller en organisation. Vid elektronisk handel används GLN för att identifiera parter, leveransplatser och för att styra fakturor till en viss adress. I de fall Anbudsgivaren har ett GLN- lokaliseringsnummer ska detta anges i bilaga 2, Artikelspecifikation. Information om GLN- nummer kan erhållas från GS1 Sweden, Vid frågor kontakta GS1 Sweden:s kundtjänst direkt. För aktuella kontaktuppgifter, se GS1 Sweden- Kundservice Prövning och utvärdering av anbud Prövning och utvärdering av anbud sker i två delar: 1. Prövning av ska- krav. De Anbudsgivare som uppfyller samtliga ska- krav går vidare till del 2, utvärdering av anbudet. 2. Utvärdering sker enligt nedan angivna utvärderingskriterier.

11 Sida 11 av 14 Ekonomiskt mest fördelaktiga produkter De anbud kommer att antas som är för Hjälpmedel Stockholm och Region Gotland ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn tagen till de viktade utvärderingskriterier som framkommer av bilaga 3, Viktningsmall (pris respektive funktion). De anbud som har lägst slutlig prisbild väljs. De positionsnummer som ingår i prisutvärderingen av respektive objekt framkommer av tabellen nedan. Det är obligatoriskt att svara på ett objekts samtliga positioner enligt tabellen. Observera att positioner för Övriga tillbehör, reservdelar och komponenter inte ingår. Där anbud lämnas för flera storlekar av en produkt ska artiklarna ha samma pris. Det är obligatoriskt att lämna fler storlekar av objekt 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 19 och 20. Positionsnr. Objekt Stödkäpp med rakt handtag; Stödkäpp med anatomiskt handtag Vit stödkäpp Armbågskrycka med rakt handtag, Kort; Armbågskrycka med rakt handtag, Mellan; Armbågskrycka med rakt handtag, Lång; Armbågskrycka med anatomiskt handtag Armbågskrycka med rakt handtag, Barn Vit kryckkäpp RA-kryckkäpp (Underarmskrycka) Axillarkrycka Gåstöd Gåstativ Rollator mm Rollator mm, Låg Rollator mm, Smal Rollator mm Rollator mm, Sidofälld Gåstol RA-rollator (Gåbord) Hydrauliskt gåbord Elektriskt gåbord Trehjulig cyklar, enkelt vevparti, Liten; Trehjulig cyklar, enkelt vevparti, Mellan; Trehjulig cyklar, enkelt vevparti, Stor

12 Sida 12 av Trehjulig cyklar, dubbelt vevparti, Liten; Trehjulig cyklar, dubbelt vevparti, Stor I prisbild inbegrips: pris för huvudobjekt kostnad för reservdelar/tillbehör funktionsutvärdering Den funktionella bedömningen av anbudsprover kommer att utföras av en expertgrupp som består av hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker. Poängskala för utvärderingskriterier framgår av tabellen nedan. 0 poäng i poängskalan för utvärderingskriterier innebär att produkten har avsevärda brister i funktion, kvalitet eller säkerhet och att produkten inte går vidare i utvärderingen. Poängskala för utvärderingskriterier mm Om 0 poäng erhålls på något av utvärderingskriterierna kommer produkten att uteslutas Poängskala för utvärderingskriterier Poäng Mycket bra graden av funktion, kvalitet och säkerhet uppfylls väl 3 Bra graden av funktion, kvalitet och säkerhet uppfylls till stor del 2 Mindre bra vissa brister finns men graden av funktion, kvalitet och säkerhet kan accepteras 1 Otillräckligt produkten kan ej accepteras 0 Angivna mått i bilaga 1.1, Kravspecifikation, Objekt, är approximativa. Mindre måttavvikelser kan komma att godtas, såvida avvikelsen inte påverkar och drabbar produktens funktion. Expertgruppens bedömning ligger till grund för godtagandet Avtal Avtal kan komma att tecknas med en eller flera Anbudsgivare. Avtal anses slutet när det undertecknats av båda parter. Kontraktsvillkor framgår av bilaga 5, Ramavtalsmallen Upplyssning om tilldelningsbeslut Samtliga Anbudsgivare kommer att meddelas via angiven e-post om vem/vilka som erhållit kontrakt. Upplysningen kommer även att publiceras på Sekretess Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) gäller absolut anbudssekretess till dess att tilldelningsbeslut har fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter offentliga såvida de inte omfattas av

13 Sida 13 av 14 sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Om Anbudsgivaren anser att de uppgifter som Anbudsgivaren lämnat omfattas av sekretess måste Anbudsgivaren i anbudet skriftligen begära detta och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas Anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som Anbudsgivaren vill sekretessbelägga lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Den omständigheten att en Anbudsgivare begärt sekretess utgör inte någon garanti för att de aktuella uppgifterna kommer att omfattas av sekretess, utan Hjälpmedel Stockholm kommer att göra en självständig sekretessprövning i varje enskilt fall. Sekretessen kan slutligen komma att prövas av domstol Inlämnande av anbud Genom inlämnandet av anbudet så bekräftar Anbudsgivaren att samtliga ska- krav är uppfyllda och de kommersiella villkoren accepteras. Anbudet ska i bilaga 7 anbudsunderskrift undertecknas av behörig företrädare hos Anbudsgivaren. Undertecknad sida scannas in och bifogas (elektroniskt) anbudet.

14 Sida 14 av 14 Dokumentförteckning Dokument Bilaga Anbudsinbjudan (Detta dokument) Kravspecifikation, Generell 1 Kravspecifikation, Objekt 1.1 Artikelspecifikation 2 Viktningsmall 3 Miljöbilaga 4 Utfasningslista för kemikalier i varor och förbrukningsartiklar 4.1 Ramavtalsmall 5 Inköpsstatistik 6 Anbudsunderskrift 7 Checklista A