Med anledning av att ni levererar material till oss

Transkript

1 Med anledning av att ni levererar material till oss Ni är en organisation som levererar ert arkivmaterial till oss. Vad som brukar vara mindre känt är att vi även tar emot era publikationer till vårt bibliotek. Det senare, är det material som vi kallar organisationstryck. Vi har ert material från det datum ni grundades och vill gärna ha en obruten kedja av material från er, både på arkivet och i biblioteket. Av naturliga skäl består ert kansli av människor vars ansvarsområden och roller byts. Vi vill därför påminna om vår existens och vårt uppdrag så att ni kan förankra det i organisationen. Vad är vad och vad vill vi ha? Arkivmaterialet är ALLT ert material, exempelvis inkomna och upprättande handlingar, filmer, fotografier, publikationer, affischer etc. (Se bilaga 1 för mer information om detta.) Biblioteksmaterialet är det så kallade organisationstrycket, det vill säga alla era mångfaldiga utåtriktade publikationer. Även det som publiceras på webbsidan. (Se bilaga 2 för mer information om detta.) När vill vi att ni levererar till oss? Arkivmaterialet levererar ni till oss efter överenskommelse. Information om hur ni levererar till arkivet hittar ni senare i detta dokument. Biblioteksmaterialet brukar vi därför be om lite tätare leveranser av. Anledning är framförallt att snabbt kunna tillgängliggöra ert material. Ett förslag är att ni kontinuerligt skickar material till oss när ni publicerat det, antingen på webbplatsen eller i tryckt form. Gärna direkt från tryckeriet. Information om hur ni levererar till biblioteket hittar ni senare i detta dokument. Digitalt material I nuläget kan endast biblioteket ta emot digitalt material. Se längst bak i detta dokument för hur ni kan skicka till oss. Arkivet tar emot pappersutskrifter, men arbetar på en e-arkivlösning. Kontakt Vi vill återigen understryka att ni gärna får hör av er med alla typer av frågor. Vi ser gärna en kontinuitet i både kontakt och leveranser, allt för att undvika informationsförlust. Vänliga hälsningar, Catalina Benavente, accessionsansvarig för arkivet Epost: catalina.benavente@arbark.se Telefon: Telefon:

2 Att leverera arkivmaterial till Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek I korthet Vi rekommenderar att ni har bra rutiner för hantering av handlingar, dvs. att ni löpande rensar bort dubbletter och handlingar av tillfälligt eller ringa värde och skapar en bra struktur bland de handlingar som ska bevaras. Bra rutiner gäller även för elektroniska handlingar även om ARAB i skrivande stund endast tar emot publikationer i elektronisk form 1 Följ ARAB:s rekommendationer och publikationen Arkivera rätt!. ARAB tar inte emot verifikationer, fakturor o.dyl. som inte ska bevaras Större organisationer bör leverera arkivmaterial till ARAB med ca 10 års eftersläpning Packa ner materialet i flyttkartonger och upprätta en packlista. Kontakta ARAB i samband med detta Leverans sker till ARAB:s magasin, Elektronvägen 6 i Huddinge För organisationer gäller som huvudregel att årsavgiften för förvaring av arkiv är 200 kr/hyllmeter, med en startavgift på 500 kr. 2 Om ni är medlemmar i ARAB:s stödförening ingår fri förvaring av arkiv Varför lämna arkivmaterial till ARAB? Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek (ARAB) är en fristående stiftelse som har funnits sedan 1902 och är centralt arkiv och bibliotek för arbetarrörelsen. Syftet med verksamheten är att tillgodose organisationernas eget informationsbehov, men minst lika viktigt är att långsiktigt säkra samhällets tillgång till källor om arbetarrörelsen, och främja olika typer av forskning. Att lämna arkivmaterial till ARAB är praktiskt och utrymmesbesparande. Inte minst ur brandsäkerhetssynpunkt ser vi gärna att äldre handlingar förvaras hos ARAB. Vilka levererar arkivmaterial till ARAB? ARAB tar emot arkiv från organisationer verksamma på riksnivå samt regionalt i Stockholms län, som anser sig höra hemma inom arbetarrörelsen. ARAB tar dock emot arkiv från personer verksamma inom arbetarrörelsen oberoende av ort. 1 Dessa publikationer vill ARAB ha direkt, så snart de har publicerats. Här avses t.ex. kongresstryck, broschyrer o.dyl. som tillgängliggörs på bl.a. organisationernas webbplatser. 2 För arkiv efter organisationer som inte längre existerar och personer är det avgiftsfritt att förvara arkiv hos ARAB.

3 Huvudsakligen handlar det om arkiv från: politiska partier, fackförbund, nätverk och andra informella grupper, övriga organisationer, samt personer När ska handlingar levereras till ARAB? För större organisationer är det lämpligt att utarbeta en rutin för när och hur handlingar ska levereras till ARAB. Inom organisationen bör leveranserna samordnas. Runt 10 års eftersläpning kan vara ett bra riktmärke för stora organisationer. Vad ska levereras till ARAB? ARAB har tagit fram rekommendationer om bevarande. Vi ser gärna att organisationerna utarbetar mer detaljerade rutiner kring detta, dvs. en dokumenthanteringsplan eller motsvarande. Tänk på att ARAB även vill ha fotografier, databaser, ljud, film, affischer, trycksaker, föremål och annat avvikande material, inte bara papper. Överenskommelser mellan arkivlämnarna och ARAB I samband med leveransen gör ARAB i ordning ett reversal, det vill säga ett mottagningsbevis. Denna fylls i av den arkivarie som tar emot leveransen, eventuellt tillsammans med arkivlämnaren. Arkivbildarens namn innebär namnet på den person eller organisation som materialet härstammar från (alltså inte nödvändigtvis den som lämnar in materialet). Om leveransen även innehåller material från andra personer eller organisationer bör detta anges. Om arkivlämnaren vill tillståndsbelägga hela eller delar av arkivet kan detta anges på reversalet eller i ett särskilt avtal. Prövningen kan med fördel överlåtas till ARAB, om förutsättningarna är tydligt nedskrivna. Om arkivlämnaren själv vill besluta om tillgång till arkivet bör beslutet fattas av en funktion (partistyrelsen, förbundssekreteraren eller liknande), och inte av en individ. Om fotografier eller annat upphovsrättsligt skyddat material ingår bör detta anges i reversalet, samt om användarrätten överlåts till ARAB. Rättigheterna kan också skrivas in i ett avtal. Detta innebär att ARAB kan lämna ut bilderna till forskare för beskådande och eventuell kopiering och publicering, samt kan ta ut användningsavgift om bilder publiceras. Frågan om äganderätt till arkivet bör regleras i avtal. Det kan verka överflödigt i dag, men kan bli viktigt om t.ex. organisationen upplöses eller om personen som lämnat in sina handlingar avlider. Att full ägande- och förfoganderätt då övergår till ARAB är en praktisk lösning, men måste avgöras från fall till fall. Kontakta gärna oss om ni har några frågor, i första hand Catalina Benavente, Catalina Benavente, accessionsansvarig Magnus Åhrgren, arkivsamordnare för arkivet E-post: catalina.benavente@arbark.se Epost: magnus.ahrgren@arbark.se Telefon: Telefon:

4 Att leverera material till biblioteket Vi vill ha din organisations tryckta material direkt till vårt bibliotek! Biblioteket på Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek har bland annat som uppdrag att samla in och bevara tryckt material utgivet av den svenska arbetarrörelsens organisationer. Materialet tillgängliggörs för allmänhet, forskning och inte minst för organisationerna själva. Ambitionen är att allt tryckt material utgivet av organisationerna, sedan de inledde sin verksamhet och framåt, ska finnas i bibliotekets samlingar. För att förhindra att det uppstår luckor i beståndet som kan bli svåra att fylla igen, och som på sikt kan leda till kunskapsförluster, vill vi därför påminna om betydelsen av att material skickas löpande till oss, förslagsvis direkt från tryckeriet. Typ av material Närmare bestämt Så många exemplar vill vi ha av varje Kongresstryck Protokoll, motioner, motionsutlåtanden, rapporter etc. Berättelser Verksamhets-, styrelse-, årsberättelser Stadgar Avtal Alla nya avtal, små som stora Övrigt tryck Broschyrer, studiematerial, adresslistor, tryckta utredningar, rapporter etc. Däremot tar vi på biblioteksavdelningen inte emot cirkulär eller interna skrivelser. Hör gärna av er om ni har frågor kring detta eller om ni vill diskutera just er organisations material i detalj, Frågor hänvisas till: Sänd material per post till: Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek Att: Hans Larsson Telefon: Elektronvägen Flemingsberg

5 Att leverera digitalt/elektroniskt material I nuläget kan endast biblioteket ta emot digitalt material. Arkivet arbetar däremot med en e- arkivlösning och kommer att informera fortlöpande om detta. Har ni digitalt eller elektroniskt arkivmaterial, eller känner ni er osäkra på vad som är vad? Vad är digitalt material? Med digitalt material menar vi handlingar, publikationer, både från webbsida, utskick och mail. Det kan röra sig om dokument exempelvis i formaten ppt, pdf, xls samt ljudklippp, videoupptagningar eller annan digital dokumentation. Så levererar er organisation digitalt material till oss Arkivet tar för närvarande endast emot pappersutskrifter av textbaserat digitalt material. Detta levererar ni efter överenskommelse med oss. Har ni annat ljud- eller bildmaterial av digital karaktär? Hör av er! Biblioteket kan ta emot digitalt material. Vi tar oftast emot PDF-filer som har exempelvis har publicerats på er webbsida eller som har förekommit i utskick till allmänheten eller medlemmar. 1 Börja alltid med att kontakta oss Därefter upprättar vi en mail eller FTP-lösning för era leveranser Vi föredrar PDF i formatet PDF/A Vi tillgängliggör ert material som fulltext i vår bibliotekskatalog 2 Kontakt Vi vill återigen understryka att ni gärna får hör av er med alla typer av frågor. Vi ser gärna en kontinuitet i både kontakt och leveranser, allt för att undvika informationsförlust. Vänliga hälsningar, Catalina Benavente, accessionsansvarig för arkivet Epost: catalina.benavente@arbark.se Telefon: Telefon: Internt digitalt material räknas som arkivmaterial. 2 I bibliotekskatalogen tillgängliggör vi aldrig det som vi bedömer vara arkivmaterial.