E-post. Gäller för: Landstinget i Värmland

Transkript

1 LK/ Dokumenttyp Ansvarig verksamhet Version Antal sidor Riktlinje Administrativa staben 2 6 Dokumentägare Fastställare Giltig fr.o.m. Giltig t.o.m. Anna-Lena Wingqvist Landstingsdirektören E-post Gäller för: Landstinget i Värmland För e-post gäller samma regler som för vanlig post. Det innebär att e-post som du skickar och som du får i din e-postlåda kan vara allmänna handlingar. Enligt offentlighetsprincipen kan media eller en privatperson begära att få ta del av våra handlingar, under förutsättning att de är allmänna. Därför kan du inte neka om någon vill läsa din e-postlista. Om innehållet är av betydelse för verksamheten och organisationen ska e-postmeddelanden diarieföras. Som i alla andra sammanhang i ditt arbete ska du följa landstingets värdegrund: Alla människor har lika värde och ska mötas med respekt. I denna riktlinje finns grundläggande regler och råd för e-postanvändningen inom landstinget. E-post ska diarieföras Om någon vill läsa din e-postlista kan du inte neka. Om innehållet i e- postmeddelandet är en allmän handling ska det diarieföras. E-post ska diarieföras på samma sätt som vanlig post. Det innebär att om brevet innehåller information som är av betydelse för landstingets verksamhet och kan anses som allmän handling, ska det diarieföras utan dröjsmål. I första hand gäller det e-post som inkommit från andra myndigheter, företag eller privatpersoner eller som du skickar till adressater utanför landstinget. Även intern e-post som inte är arbetsmaterial eller av ringa betydelse ska diarieföras. E-post som ska diarieföras ska vidarebefordras till landstingets diarium för diarieföring och arkivering. E-post som innehåller uppgifter om en patients vård och behandling ska skrivas ut på papper och skannas in i journalen, om det är uppgifter som ska journalföras. Meddelandet ska därefter tas bort från e-postprogrammet. För råd om diarieföring kan man vända sig till landstingets diarium. Din e-postlista ska kunna visas upp Din e-postlista (Inkorgen och Skickat) är att betrakta som ett diarium och ska vid förfrågan från medborgare eller media visas upp eller kopieras. Detta gäller även när du är frånvarande; se under rubriken Bevakning av e-postlistan. Postlistan behöver dock inte sparas utan kan gallras när du bedömer att e-postmeddelandet inte längre är aktuellt. 1 (6)

2 Bevakning av e-postlåda Du är skyldig att öppna och läsa din e-post varje dag. När du är frånvarande ska du aktivera ett frånvaromeddelande med hänvisning till en kollega. Bland inkommande e-post kan finnas allmänna handlingar som måste diarieföras utan dröjsmål. Det kan också finnas brådskande ärenden som måste handläggas omedelbart, exempelvis begäran om att få ta del av journal eller andra allmänna handlingar. Därför måste du öppna din e-post varje dag. När du är frånvarande Landstinget måste ha rutiner som säkerställer att innehållet i anställdas e-postlåda är tillgängligt för landstinget även under den anställdes frånvaro. Landstingsdirektör, chefer och andra anställda som särskilt ofta tar emot e-post som ska diarieföras ska vid sin frånvaro se till att någon annan anställd kan kontrollera e- postlådan. Övriga anställda ska aktivera ett automatiskt frånvaromeddelande med hänvisning till en kollega. Om en anställd är frånvarande och dennes e-postlåda behöver öppnas kan Landstings-IT göra det. Detta gäller exempelvis vid begäran om utlämnande av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen). Att lämna ut e-post Du måste ta reda på om det går bra att lämna ut en handling. Om du är osäker på vad som får lämnas ut ska du kontakta din chef. Om någon begär att få ta del av dina e-brev, ska du ta reda på om de är allmän handling och om de är sekretessbelagda. Kommer du fram till att handlingen inte kan lämnas ut ska du informera om orsaken till detta. Om den som begär ut handlingen ändå vill ta del av den ska du informera om rätten till att få ett formellt avslagsbeslut med besvärshänvisning. Vem som har rätt att fatta ett sådant avslagsbeslut framgår av landstingsstyrelsens delegeringsordning. Regler för god säkerhet Handlingar som omfattas av sekretess får du inte skicka via e-post. Öppna inte meddelanden som kan misstänkas innehålla virus. E-post är sårbar för obehörig åtkomst, vilket kan leda till att sekretessbelagd information kommer i orätta händer men också till att informationen förändras eller går förlorad. Det är lätt att feladressera e-post och virusangrepp sker ofta via e-post. Med tanke på detta ska nedanstående regler följas: Patientrelaterad och annan sekretessreglerad information ska inte sändas via e- post. Undantag gäller genom särskilda regler för kallelser och påminnelser inom hälso- och sjukvården. 2 (6)

3 E-post från okända avsändare ska behandlas med försiktighet, särskilt om den innehåller bifogade filer. Om e-postmeddelandet på något sätt verkar misstänkt, ska inte meddelandet och framför allt inte bifogade filer öppnas. Vid misstanke om virussmitta ska Landstings-IT omedelbart informeras. Virusvarningar ska inte sändas vidare, utan kontakt ska tas med ITsäkerhetsansvarig. Att nå rätt målgrupp med rätt kanal Gör inte massutskick via mejl. Kontakta kommunikationsenheten för val av kanal. Om du och din verksamhet har information som du vill sprida brett inom landstinget ska du kontakta kommunikationsenheten. Du får då hjälp att välja rätt kommunikationskanal för din målgrupp. Landstinget har ett generellt förbud mot massutskick via e-post (hela globala adresslistan eller liknande). Det finns andra kanaler att använda när du vill nå många inom landstinget. Funktionsbrevlåda När patienter vill använda digitala medier för att kontakta vården ska de i första hand använda e-tjänsterna på 1177.se. För att underlätta för privatpersoner och landstingets personal kan verksamheter inom landstinget välja att ha en funktionsbrevlåda. Har verksamheten en särskild funktionsbrevlåda, kan privatpersoner hänvisas till att i första hand använda den i stället för att skicka e-post direkt till de anställda. En funktionsbrevlåda anskaffas på samma sätt som övriga e-postadresser. Varje funktionsbrevlåda ska ha en huvudansvarig och minst en reservperson. Funktionsbrevlådan ska läsas minst en gång per arbetsdag. Vilka som har och har haft tillgång till funktionsbrevlådan ska dokumenteras. E-tjänsterna på 1177.se bör användas när patienter behöver kontakta vården i ärenden som rör vård och behandling. Förtroendevalda inom landstinget Politikers och fackliga representanters e-post räknas som allmän handling om innehållet rör deras förtroendeuppdrag hos landstinget. För förtroendevalda politiker gäller i princip samma regler som för anställda vad gäller handlingar som rör deras förtroendeuppdrag hos landstinget. Interna partimeddelanden och liknande räknas däremot inte som allmänna handlingar. Samma princip gäller för fackligt förtroendevalda. 3 (6)

4 Privat e-post Privata e-postmeddelanden bör flyttas till en mapp med rubriken Privat. Som anställd i landstinget kan du använda din e-postadress för att skicka och ta emot privata e-brev om det inte inverkar negativt på arbetets utförande eller landstingets säkerhet. Du måste vara medveten om att e-postlådan under vissa omständigheter (till exempel i brådskande situationer vid frånvaro) kan komma att öppnas. Därför bör privata brev särskiljas från de e-postmeddelanden du tar emot i tjänsten. Detta sker enklast genom att du i e-postprogrammet skapar en mapp som märks Privat och dit de e-postmeddelanden som inte rör tjänsten överförs. Praktiska råd om utformning, vett och etikett Svara snabbt, skriv kort, följ landstingets skrivregler. Och glöm inte att visa hänsyn till den som du skickar ditt meddelande till. E-post är, precis som vanliga brev, i många fall landstingets ansikte utåt. Ditt sätt att skriva och hantera e-post påverkar både din verksamhets och din egen image. Det påverkar också den som tar emot de e-postmeddelanden som du skickar. Därför ska du alltid följa vissa vett- och etikettregler när du skickar e-post, både för meddelanden med mottagare utanför och inom landstinget. E-postmeddelanden ska också följa landstingets skrivregler och riktlinjen för landstingets grafiska profil. Grundregeln när du tar emot e-post är att du ska svara så snabbt som möjligt. Kan du inte svara genast bör du be att få återkomma. Visa hänsyn De e-postmeddelanden som du skickar bör alltid ha en vänlig och saklig ton. Du ska visa hänsyn till och ha respekt för både den du skriver till och den som du eventuellt nämner i ditt meddelande. Tänk också på integriteten. Skvaller, ryktesspridning, förtal och personangrepp hör inte hemma i e-postmeddelanden. E-post som är direktadresserad till en person är avsedd för den personen. Om du fått ett e-postmeddelande som gjort dig upprörd ska du noga tänka igenom vad du skrivit innan du klickar på skicka. Ibland kan du behöva vänta en dag eller två innan du svarar på ett sådant e-postmeddelande. Förvissa dig också om att du inte skickar meddelandet till fler än den eller dem som det berör. Skicka aldrig e-postmeddelanden till personer som inte berörs av innehållet. Följ skrivregler E-postmeddelanden ska, precis som vanliga brev, ha ett välvårdat språk och texten ska följa landstingets skrivregler. Ange alltid ämnet för meddelandet. Försök uttrycka det på ett sådant sätt att det klargör innehållet för mottagaren. 4 (6)

5 Skriv kort! Då är möjligheten större att ditt meddelande läses även av mottagare som har många meddelanden i sin inkorg. Undvik att bifoga stora och många filer. Skriv med små bokstäver (gemener). Stora bokstäver (versaler) är svårare att läsa. Bakgrund, bilder och typsnitt Utformningen av e-postmeddelanden ska vara enkel och tydlig. Bakgrundsbilder och andra bilder, till exempel landstingsloggan, ska inte användas i våra mejl. Bilder gör att filen blir större och tynger ner e-postsystemet. För att få ett ansikte till ditt namn i dina e-postmeddelanden kan du lägga till en bild i Microsoft Outlook. Bilden ska vara en porträttbild på dig själv av typen passfoto. För att den inte ska tynga ner e-postsystemet ska du lägga in den enligt instruktioner på intranätet. De typsnitt som vi ska använda i e-postmeddelanden är Arial i storleken 10 punkter eller Calibri 11 punkter. Hälsningsfraser Valet av tilltal och hälsningsfraser beror naturligtvis på hur väl man känner adressaten. I mejl som riktar sig till enskilda personer är Hej! med utropstecken ett vanligt hälsningsuttryck. Som avslutande hälsningsfras kan du skriva Hälsningar eller Med vänlig hälsning. Använd inte förkortningen Mvh (för Med vänlig hälsning). I mindre formella brev kan du i vissa fall avsluta med bara ditt eget namn. Signatur I våra e-postmeddelanden ska det tydligt framgå vem som är avsändaren. Därför ska signaturen innehålla namn, befattning, telefonnummer, e-postadress, organisation (Landstinget i Värmland), verksamhet, adress och webbadress. Lämpligt typsnitt är Arial 8 punkter eller Calibri 9 punkter. Arbetar man till exempel på Centralsjukhuset ska signaturen se ut så här: Anders Andersson Sjuksköterska anders.andersson@liv.se Landstinget i Värmland Medicinkliniken Centralsjukhuset Karlstad Besöksadress: Rosenborgsgatan Signaturen gör du i Outlook; se hjälpfunktionen i programmet. Signaturen kan infogas automatiskt varje gång du skapar ett nytt e-postmeddelande. Använd inte för långa signaturer. Innefattar din tjänst flera roller, är det möjligt att använda olika signaturer i olika roller. 5 (6)

6 Felsänd e-post Om du förstår att ett e-postmeddelande som du fått har hamnat fel och egentligen skulle skickas till någon annan, ska du meddela avsändaren det. Alternativt kan du sända e-postmeddelandet vidare till den person som det var ämnat för. Prioritet Om du vill visa e-postmottagaren hur snart denne bör läsa ditt meddelande kan du ange prioritetsnivå. Då visas en symbol i mottagarens inkorg. Använd funktionen endast när det verkligen behövs. När anställning upphör När du slutar i landstinget ska du tömma ditt e-postkonto. När den anställde ska avsluta sin anställning hos landstinget, är det viktigt att denne går igenom sin samlade e-post och raderar de meddelanden som inte ska diarieföras och sparas. Brevlådan ska vara tom när den anställde lämnar sin arbetsplats. Den anställdes chef ansvarar för att e-postkontot avslutas. Läs mer På intranätet kan du läsa landstingets riktlinjer: skrivhandledning och grafisk profil. Ordförklaring Allmän handling Med allmän handling menas varje handling tryckt eller elektronisk, som har inkommit till eller upprättats inom en myndighet. En journal är en allmän men inte offentlig handling. Offentlig handling Offentlig handling är en allmän handling som inte är sekretessbelagd. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär bland annat att alla ska ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Sekretess Enligt sekretessbestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen får landstingets medarbetare inte avslöja uppgifter varken muntligt eller genom att lämna ut en allmän handling. Sökord: e-post, mejl Utarbetad av: Kristina Borgsten, Isabelle Edgren, Elisabet Petersson 6 (6)