Introduktion Kulturnä mnden - Städsärkivet

Transkript

1 Introduktion 2018 Kulturnä mnden - Städsärkivet 1

2 Innehåll Välkommen till Kulturnämnden... 3 Ytterligare verksamhetsdokument... 3 Publika presentationer av Stadsarkivet... 3 Kulturnämnden är stadens arkivmyndighet... 4 Stadsarkivets uppdrag... 4 Tillsyn enligt arkivlagen... 4 Överta information och bevara för framtiden... 5 Tillhandahålla och tillgängliggöra information och handlingar... 6 Stadsarkivet pusselbitar till din historia!... 6 Föredragande tjänsteman i Kulturnämnden... 8 Stadsarkivets medarbetare

3 Välkommen till Kulturnämnden I det här dokumentet får du en kortfattad presentation av kulturnämndens verksamhet på stadsarkivet så att du kan bilda dig en uppfattning om vilka ansvarsområden och uppdrag nämnden har. Kulturnämndens verksamheter är omfattande och därför kommer du introduceras i flera steg. Du kommer att få ytterligare information från förvaltningens direktör och övriga medarbetare på stadsarkivet i början av nästa år. Efter årsskiftet kommer du också att bjudas in till studiebesök. Ytterligare verksamhetsdokument Via det digitala systemet Politikerportalen hittar du ytterligare dokument som ger dig information. Adressen dit är: Där hittar du bland annat: Verksamhetsberättelse 2017 för Kulturnämnden Verksamhetsberättelse 2018 för Kulturnämnden (publiceras i mitten av januari) Delårsbokslut för Kulturnämnden per Riktlinjer om hantering av arkiv Riktlinjer om arkivbeständighet för elektroniska handlingar Riktlinje för långsiktig informationsförsörjning Publika presentationer av Stadsarkivet Ett annat sätt att bekanta sig med verksamheterna är att titta in på stadsarkivets webb och sociala medier. Västerås stadsarkiv Facebook Västerås stad: Bilder från stadsarkivet Västerås stadsarkivs bildbank Sök i våra samlingar 3

4 Kulturnämnden är stadens arkivmyndighet Nämnden har till uppgift att stödja och främja kulturlivet i kommunen i avsikt att tillgodose den enskildes kulturella, demokratiska, sociala och fysiska välfärd och livskvalitet. Under nämnden finns två förvaltningar: stadsarkivet och kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen. Kulturnämnden är, enligt kommunfullmäktiges beslut, stadens arkivmyndighet och ska därmed utöva tillsyn enligt 7 arkivlagen (SFS 1990:782) att stadens myndigheter (nämnder) uppfyller de krav som finns i 4-6 arkivlagen. Stadsarkivets verksamhet styrs även av de uppdrag som anges i den av fullmäktige beslutade Riktlinje för hantering av arkiv (2017). Genom tryckfrihetsförordningen ges allmänheten rätt att ta del av en myndighets allmänna handlingar och en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från dess verksamhet. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet (3 arkivlagen). Vårt rika kulturarv ska vårdas och dess möjligheter tas till vara. Kultursektorn bidrar starkt till hållbar tillväxt, attraktivitet och trivsamhet i hela kommunen. Stadsarkivets uppdrag Stadsarkivets uppdrag är både normerande och förvaltande. För att lyckas med uppdraget läggs stor vikt vid att följa stadens och samhällets utveckling. Hur staden förändras och hur koncernen Västerås stad och dess verksamheter förändras är viktigt att bevaka och medverka i. Hur tillsynsuppdraget utförs och utvecklas, förändras i takt med staden och dess verksamheter. Införande av nya arbetssätt genom digitalisering påverkar hur uppdraget utförs och hur staden hanterar, lagrar, bevara och gallrar information. Stadsarkivet följer givetvis andra faktorer som påverkar staden, exempelvis förändringar i lagstiftning och övergång till enskilda utförare av kommunala uppdrag. Därför behöver stadsarkivet: i dialog med stadens förvaltningar verka proaktivt i syfte att medverka till att utveckla och förbättra stadens hantering av allmänna handlingar och att underlätta nämndernas beslut i bevarande- och gallringsfrågor. bevaka teknikutveckling och forskning inom standardiseringsområdet. tillhandahålla efterfrågad information på ett enkelt sätt med hög kvalitet till enskilda personer, föreningar och företag och stadens förvaltningar. tillgängliggöra samlingarna för allmänheten och stadens medarbetare på ett sätt som uppfyller de förväntningar som finns bevara mottagna allmänna handlingar på ett säkert och skyddat sätt och vidmakthålla deras informationsinnehåll för framtiden för att tillgodose forskningens behov och behovet av information för rättsskipning. Tillsyn enligt arkivlagen Stadsarkivet verkställer nämndens tillsynsuppdrag i enlighet med arkivlagen vilket innebär fortlöpande granskning av övriga kommunala myndigheters (nämnders) hantering av allmänna handlingar och att myndigheterna har, som det uttrycks i arkivlagen, en ändamålsenlig arkivvård. Tillsynsuppdraget verkställs i första hand genom att stadsarkivet arbetar förebyggande och medverkar till att rätt beslut fattas och att rätt vägval tas från början i arkiv- och 4

5 dokumenthanteringsfrågor. Detta kan t ex innebära att stadsarkivets tillsyns- och IT-arkivarier deltar i andra förvaltningars: strategiska projekt rörande bl a omorganisationer och förändrade arbetssätt (t ex digitalisering) upphandlingar (IT) samverkansorgan processkartläggning Stadsarkivet genomför även fortlöpande utbildningar och informationstillfällen för verksamheter och verksamhetsområden, besvarar löpande frågor och ger ut vägledningar och riktlinjer som bland annat publiceras på Insidan. Överta information och bevara för framtiden Stadsarkivet har även ett uppdrag att överta och fortsatt lagra och tillhandahålla den information som ska bevaras från stadens samtliga förvaltningar/nämnder. Detta är ett framåtsyftande uppdrag som innebär att handlingar och information i papper och i elektronisk form kontinuerligt överlämnas till stadsarkivet. För att informationen ska kunna lagras och bevaras för all framtid ställs krav på standardiserade format och en viss struktur på det som överlämnas. Ansvaret för vidmakthållande, den fortsatta lagringen samt att upprätthålla kunskapen om förvaltningshistorik och kontinuiteten i samlingarna är stadsarkivets. Genom att Stadsarkivet löpande övertar bevarandeinformation innebär detta samtidigt att mängden data successivt ökar. I dagsläget förvaras ca hyllmeter pappershandlingar och ett antal TB elektroniska handlingar (digitaliserat och fött digitalt). Mängden nya pappershandlingar som tillförs minskar givetvis i takt med att stadens verksamheter allt mer arbetar elektroniskt och funktioner digitaliseras. Den elektroniska informationen som ska bevaras och som överlämnas till stadsarkivet ska vara läsbar och kunna tillhandahållas i enlighet med offentlighetslagstiftningen. Särskilda krav ställs därför på format och struktur och resurser måste därmed läggas på att få den elektroniska informationen hållbar för framtiden genom bevakning av läsbarhet och migrering. Bevarandehandlingar i elektronisk form måste alltså särskilt övervakas och migreras för att göras hållbar över tid. Uppdraget ställer krav på lagringsutrymmen och kvalificerade medarbetare. Hög teknisk kompetens i kombination med ändamålsenliga IT-verktyg, bland annat genom införande av ett så kallat e-arkiv, är en förutsättning. Det är därmed viktigt att det proaktiva tillsynsarbetet lyckas så att förvaltningars överlämnande av bevarandehandlingar blir korrekt och enkelt. De handlingar som ska bevaras för framtiden förvaras i klimatstyrda arkivlokaler (pappershandlingar) och det elektroniska materialet i dagsläget på optiska skivor och hårddiskar samt på en skyddad lagringsyta. Dessutom på finns särskilda registersystem och en fotodatabas för säker lagring av fotomaterial. Genom en ändring i skollagen är stadsarkivet sedan 2012 mottagare av slutbetyg från fristående grund- och gymnasieskolor, och även dessa handlingar behöver bevaras för all framtid. 5

6 Tillhandahålla och tillgängliggöra information och handlingar I grunduppdraget ingår även att tillhandahålla information som överlämnats till stadsarkivet och här finns kravet på skyndsamhet och korrekthet enligt tryckfrihetsförordning och förvaltningslag. Vid överlämnandet av handlingar övergår även ansvaret för bedömning av sekretess och beslut kring utlämnande. Utlämnandet och åtkomsten till våra handlingar sker idag både digitalt och i papper. Målet är att under 2019 påbörja arbetet med att kunna ge direktåtkomst till delar av samlingarna, bland annat genom införande av ett IT-verktyg (e-arkiv). Register och andra sökingångar är sedan tidigare tillgängliga via webben, vilket förbättrar tillgången för allmänheten. Stadsarkivet har även ett uppdrag att tillgängliggöra handlingar och information till allmänheten. Detta görs på flera olika sätt: Samverkan med grund- och gymnasieskolor genom studiebesök och undervisning i källmaterial och källkritik. Andra arkivpedagogiska insatser görs för att öka kunskapen om vår historia och möjliggöra användande av arkivmaterial i undervisningen. Programverksamhet i form av föreläsningar och utställningar, öppna visningar samt deltagande i publika arrangemang såsom Arkivens Dag och Västerås historia i centrum Publicering av bilder på stadens Facebook-sida under rubriken Bilder från Stadsarkivet Publicering av sökbara, digitaliserade fotosamlingar för allmänheten via stadsarkivets externa bildbank, vilken successivt tillförs nytt material Publicering av register över samlingarna i Nationell arkivdatabas (NAD), vilket underlättar sökbarheten för allmänheten (sökningar via sökmotorer ger även träff i NAD). Stadsarkivet pusselbitar till din historia! Stadsarkivets verksamhet bidrar till att ge Västerås stad verksamheter förutsättningar att leva upp till de krav som ställs i lagstiftning på transparens och öppenhet. Stadsarkivet värnar det demokratiska samhället genom att tillse att rätt information bevaras och gallras vilket är en förutsättning för insyn och att det demokratiska samhällets spelregler upprätthålls. Stadsarkivet verkar för att vara en resurs för stadens verksamheter i dessa frågor. För att lyckas med uppdraget, som både är normerande och förvaltande, behöver stadsarkivet ha förtroendekapital, som gör att stadens verksamheter känner tillit till vår expertis och kunskap samtidigt som våra påpekanden och de eventuella brister som upptäcks i tillsynsarbetet tas omhand och åtgärdas. Förtroendet finns och stadsarkivet fungerar därför bra som intern tillsynsmyndighet. 6

7 Under 2018 har stadsarkivet hittills deltagit i arbeten inom sociala nämndernas förvaltning, barn- och utbildningsförvaltningen, överförmyndarförvaltningen, Mimer och Mälarenergi. Stadsarkivet har även lett arbetet med framtagande av nya bevarande- och gallringsinstruktioner för gemensamma processer inom HR, ekonomi och administration. De omorganisationer som sker efter valet påverkar verksamhets- och informationsstrukturer inom staden vilket innebär särskilda insatser från stadsarkivet sida. Stadsarkivet förvaltar och tillhandahåller information som speglar stadens historia och utveckling över fem sekel. Det innebär ansvar för ett kulturarv om ca 7,5 hyllkilometer pappershandlingar och ett antal terrabyte elektroniska handlingar. Dagligen görs arbete som bidrar till att ta till vara det kulturarv som skapas idag i stadens verksamheter och medverkar till att framtidens arkiv förvaltas och tas om hand. Det som ska bevaras överlämnas till stadsarkivet. Stadsarkivet besvarar årligen cirka 1100 förfrågningar från allmänheten vilket kan vara frågor om betyg och klasslistor, ritningar över ett nyinköpt hus, uppgifter om placering i fosterhem eller en adoption. Hittills i år har 771 personer deltagit i stadsarkivets utåtriktade verksamhet i form av studiebesök och övrig programverksamhet. Genom föreläsningar, utställningsverksamhet och genom publiceringar på stadens Facebooksida (under rubriken Bilder från Stadsarkivet ) verkar vi för tillgång till samlingarna. Stadsarkivet samverkar även med föreningar och grund- och gymnasieskolor i Västerås genom mottagande av studiebesök samt genom att möjliggöra användande av arkivmaterial i undervisningen. För att öka användbarheten och tillgången till stadsarkivets omfattande fotosamlingar används bilddatabasen Cumulus, som ger möjligheter att söka och ta del av digitaliserade bilder och bildsamlingar, kartor och ritningar. Via webben ges extern åtkomst genom vasterasbildbank.se. Bildspel med fotosamlingar har också distribuerats till stadens äldreboenden. Stadsarkivets verksamhet ska ge en spegling av hur staden och samhållet förändras och samtidigt skapa medborgarnytta underlätta den demokratiska processen bevara ett kulturarv för framtiden 7

8 Föredragande tjänsteman i Kulturnämnden Ulrika Gustafsson, direktör, stadsarkivarie ulrika.gustafsson@vasteras.se Stadsarkivets medarbetare Rad 1:Ulrika Gustafsson (stadsarkivarie), Solveig Larsson (1:e arkivassistent), Johan Andersson (arkivarie), Susan Fjällvik (arkivarie), Annika Olsson (arkivarie) Rad 2: Danijela Nikic (IKT-strateg), Linda Hellberg (arkivarie), Camilla Hjelm (arkivarie) Saknas på bild: Henrik Sundholm (arkivarie) och Anneli Lukkarila (arkivassistent) 8