Distriktsråd Minnesanteckningar

Transkript

1 Distriktsråd Minnesanteckningar Stockholm Marita Lindqvist, ordförande Tess Barrington, ombudsman

2 Deltagare Heléne Öhman Elisabeth Rehn Maria Jonsson Cecilia Berg Jane Brandt Johansson Catharina Bäcklund Caroline Birgersgård Terttu Lempinen Linda Bratteby Tollerz Sofia Stridsman Elisabeth Haraldsson Helena Åström Persson Rasmus Elb Karin Lorin Sara Barsjö Blekinge Stockholm Värmland Gotland Halland Jämtland/Härjedalen Kalmar Skåne Uppsala Västerbotten Västernorrland Västmanland Västra Götaland Örebro Östergötland S I D A 2

3 Inledning Kort intervju i par om namn, uppdrag i DS och facklig vision som sedan fick berätta för gruppen om vem de intervjuat

4 Mandatperiod Nu börjar andra halvlek I rörelse Tillsammans Trovärdiga Visionen Alla ska kunna leva ett hälsosamt liv i rörelse

5 Verksamhetsberättelse 2017 Marita berättar om Förbundets verksamhetsberättelse som är klar och antagen av FS. Den återfinns på hemsidan (logga in och scrolla ner på sidan) S I D A 5

6 Förbundsstyrelsens verksamhetsplan 2018 Lönepolitiskt arbete och arbetsvillkor Barn och ungas hälsa Påverkan och kommunikation Rekrytering Organisation Chef och ledarskap Utbildning och professionsstöd Klinisk forskarkompetens S I D A 6

7 Vi repeterar vad som avhandlats i DS fram till nu 1. Kommunikation 2. Styrelsearbete 3. Påverkansarbete 4. Rekrytera arbetsplatsombud 5. Verksamhetsplaner S I D A 7

8 Distriktstyrelsearbete Logga in på hemsidan och klicka dig fram till verktygslådan. Där återfinns en ny överskrift Distriktstyrelsearbete. Här återfinns minnesanteckningar från dessa möten, rutinbeskrivningar etc. Titta gärna på Västerbottens framtagna presentation från workshopen om styrelsearbete som hölls på Fysioterapi S I D A 8

9 Förbundets material i påverkansarbete Juni 2017 Skrivningar om Patient- och personalmiljarder Februari 2018 Önskvärt av deltagarna är att det på hemsidan finns en samlad plats där detta och kommande material finns. November S I D A 9

10 Antal registrerade Arbetsplatsombud Distrikt Arbetsplatsombud antal feb Arbetsplatsombud antal april 2017 Förändring Blekinge Dalarna Gotland Gävleborg Halland Jämtland / Härjedalen Jönköping Kalmar Kronoberg Norrbotten Skåne Stockholm Sörmland Uppsala Värmland Västerbotten Västernorrland Västmanland Västra Götaland Örebro Östergötland TOTAL S I D A 10

11 Verksamhetsplaner 2018 Marita och Tess har läst och återkopplat till varje Distrikt för inlämnade verksamhetsplaner Många av deltagarna var positiva till återkoppling men det väckte också lite stress. I sittande möte beslutas att Tess och Marita fortsätter läsa och ge feedback. Marita och Tess efterfrågade om några av mötets deltagare kan tänka sig vara referensdistrikt i arbetet med att ta fram mallar och rutiner. Majoriteten ställde sig positiva S I D A 11

12 Utskickad fråga; När används videokonferens/skype/lync i ert distrikt? De flesta distrikten svarade vid styrelsemöten, medlemsmöten, arbetsplatsombudsträffar, föreläsning. I mötet fördes diskussion i bikupa; Vilken målbild ska förbundet ha för användandet av digital teknik? Tankar; Rättvis medlemsnytta. Styrelsemedlemmar spridda över geografiskt område. Sänk trösklar för delaktighet. Miljöpåverkan. Ekonomiskt incitament. Utmaning; Teknik kan vara svårt, HUR; Förbundet behöver bistå med plattform Målbild; Detta ska vara en ickefråga S I D A 12

13 Utskickad fråga; Antal styrelsemöten per år? På mailad fråga inför mötet har distrikten inkommit med svar. Där går att utläsa att antal styrelsemöten är från fyra till tio möten per år. Många, men inte alla har upptaktsträffar/kick-off (verksamhetsplanering/-utvärdering) Diskussion i bikupa; Bör det finnas rekommendationer om minsta antal möten? Kan ni tänka ut konkreta exempel på hur DS arbete kan underlättas redan idag? Konkreta exempel; Ha arbetsgrupper inom DS Maila kring vissa frågor Digitala möten mer koncist och effektivt För få möten då kan det bli tungjobbat Rekommendation; 2 möten + 1 uppstartsträff som är lite längre per termin. Att det finns en minsta gemensamma plattform för en styrelse att känna stöd i sitt arbete. Använda digitala gemensamma plattformar S I D A 13

14 Grupparbete; Ge tre konkreta exempel på HUR kan vi bygga strukturer för att minska sårbarheten i styrelsen? Dela på uppdragen förhandlingsrådsledamot och ordförande där det är möjligt. En valberedning som är uthållig med en långsiktig plan sett över flera år. Att det finns en tydlig struktur för nya styrelseledamöter Att det finns klara digitala plattformar att hämta rutiner och dokument ur. Att avgående ledamot har tydlig avlämning till nästa ledamot på posten och kanske finns som kontaktperson. Att kunna ha suppleanter och deltagare som har begränsade projekt för att vidga intresset Att ha två webbredaktörer Att ordförande kan få en senior mentor i annat Distrikt om att leda styrelsearbete. Bjud in och fråga ; Har du lust att följa med? S I D A 14

15 Utskickad fråga; När anses styrelsen vara beslutsmässig? Det finns inget reglerat i stadgarna om när DS är att anses vara beslutsföra. Några använder majoritet. Några anger att alla ledamöter måste närvara. Och några sneglar på sektionernas stadgar. Utskickad fråga; Inför årsmötet, ber ni medlemmar inkomma med motioner? Det finns inget reglerat i stadgarna om motioner. Några distrikt ber att få in motioner till årsmöte, dock har det inte inkommit några. Båda ovan frågor bör regleras i stadgar och kommer därför tidigast kunna tas om hand på kongressen Marita tar det vidare till FS S I D A 15

16 Utskickade fråga; Är samtliga i styrelsen anmälda som arbetsplatsombud på sina respektive arbetsplatser (då det är möjligt)? Önskvärt är att alla i en styrelse i förbundet har gått Grundkurs för att erhålla viktig kunskap om lokalt fackligt arbete. Att vara anmäld som arbetsplatsombud ger medlemmen och ledamoten i DS en inblick i den egna verksamheten. Om DS önskar att medlemmar ska hjälpa till i enskilda projekt så är det viktigt att ha ett fackligt uppdrag för att vara försäkrad på ett korrekt sätt. En idé; kan en lättare variant av grundkursen vara något att erbjuda ALLA medlemmar som är intresserade för att berätta vad förbundet gör S I D A 16

17 Inskickad fråga Förlorad arbetsinkomst Västra Götaland önskar ett beslutsunderlag för att vi i distriktet inte har eget mandat att bestämma om vi ska ha möjlighet att ta ut ersättning för förlorad arbetsinkomst. Kostnaden är en mycket liten post i distriktets budget men gör stor skillnad för omfattningen av styrelsearbetet. Relaterat till detta vore det också bra att diskutera hur vi kan öka statusen för fackligt engagemang och därmed ökat antal medlemmar som är intresserade av att engagera sig fackligt. Rasmus från VG förtydligade ovan inskickade fråga med att DS i VG hade frågat sina medlemmar om det var ok att de tog ersättning på det sätt som de gjort, Det resonerades i mötet om lämplighet i att det är ekonomisk ersättning som lockar till att ta på sig förtroendeuppdrag. Fördelen med att gå fackliga utbildningar och därmed även bli attraktiv som arbetstagare lyftes. FS kommer tillsammans med kansliet ta fram riktlinjer för förlorad arbetsinkomst och hur DS bör/ska resonera i denna fråga S I D A 17

18 Inskickad fråga arbetsfördelning i DS Skåne önskar diskutera med distriktsrådet gällande DS involvering i olika ärenden. När blir ärenden distriktsstyrelsens ansvar och när är det enskilda medlemmar eller professionsföreträdare. Jag kan belysa detta mer när vi träffas, men jag tycker det är en mycket viktigt fråga att diskuterar tillsammans med andra distriktsrepresentanter. Det kan vara en svårighet i en DS att prioritera frågor som dyker upp, vissa är av mera akut karaktär och kan ta mycket tid och kraft att hantera och andra av mera lågmäld karaktär men nog så viktiga, men kan riskera att utkonkurreras av det som "brinner". I kommunikation med motpart är ordförande förbundets ansikte utåt. Det är önskvärt att motparten i ett ärende kommunicerar med förbundet (läs då ordföranden) inte direkt med enskild person (innan så är beslutat i DS i arbetsfördelningen) S I D A 18

19 GDPR Efter lunch tog Tess vid och pratade om GDPR och vilken inverkan som direktivet har på DS arbete S I D A 19

20 Vad är en behandling av personuppgift? Insamling, registrering, lagring, spridning, samkörning, radering Vad är en personuppgift? Personnummer Namn Adress Information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet Bild Vad är en känslig personuppgift? Medlemskap i fackförening Sexuell läggning Ras eller etniskt ursprung Politiska åsikter Religiösa eller filosofiska övertygelser Hälsa S I D A 20

21 Dataskyddsombud hos Saco P E R S O N U P P G I F T S A N S V A R Studentsektionen Förbundets kansli Sektioner Fysioterapeuterna Service AB Distrikt Avtal gemensamt personuppgiftsansvar F.råd R U T I N E R & P O L I C Y S S I D A 21

22 Vilka behandlingar gör Distriktsstyrelsen idag? Skickar mail till/från egen e-post / sparar i mappar i outlook/gmail/hotmail Tar ut listor från medlemsregistret (antingen själv eller med hjälp av medlemsregistret/kansliet) Sparar ner medlemslistor på egen dator/moln/google docs Skickar/får hjälp att skicka medlemsbrev via Apsis Sparar protokoll från DS möten Tar emot anmälningar till kurser/föreläsningar via mail/anmälningsformulär Fler? S I D A 22

23 Ett trappsteg i taget Följer vi upp enligt rutinen? Jobbar vi enligt rutinen? Vad säger policyn? Är det är en känslig uppgift? Är det ändamålsenligt Är behandlingen laglig? E x e m p e l Fackligt förbund som tar emot anmälningar till årsmöte med smörgås och kaffe Ska ske enligt stadgarna Kanske - fråga om fackförbundstillhörighet och ev kostavvikelser S I D A

24 Deltagarna fick tre och tre arbeta med några givna scenarion som DS hanterar uppgifter i. Vi vill nå journalister, politiker, opinionsbildare. Listor tas fram för distribution av mail eller annat. Vilka personuppgifter hanteras i listan (namn, adress, mailadress, tycker om syltkakor etc) Vad är syftet och ändamålet med att behandla uppgifterna? Varifrån får vi tag i personuppgifterna (Google, hitta.se, kommunens hemsida, intranätet? Vilka system använder vi för att hantera uppgifterna? (excel, mail, google docs) Hur länge tänker vi spara uppgifter? Och vilka rutiner finns för att radera personuppgifterna? Inbjudan till årsmöte skickas per mail till medlemmar i distriktet. Vi tar ut en lista via förbundets hemsida och använder informationen som finns där för att nå ut. Vilka personuppgifter hanteras? Är någon av uppgifterna att ses som känslig? Vad är syfte och ändamål med att hantera uppgifter? Har vi lagligt stöd för hanteringen? Vilka system använder vi för att hantera uppgifterna? (Apsis, webb, excel, mail, google docs) Hur länge tänker vi spara uppgifterna? Motivera. Vilka rutiner finns för att hantera och radera listor med uppgifter? Fundering från Tess kan vi skicka en inbjudan till årsmöte till en mailadress som en arbetsgivare äger? Resonera och motivera S I D A 24

25 Arbete att göra i DS avseende GDPR Gör en kartläggning; Vilka personuppgifter ni hanterar (namn, persnr, mailadress etc) Vad är syfte och ändamål med att behandla uppgifter? Vilka system använder ni för att hantera personuppgifterna? Hur länge sparar ni personuppgifter? Finns det olika tider beroende på personuppgift? Har ni rutiner för att radera uppgifterna? Vilken information skickar ni/tar emot av leverantörer/säljkanaler/externa parter? Lämnar ni information till individer om att ni behandlar personuppgifter? Om ja, vilken? S I D A 25

26 TILLSAMMANS TROVÄRDIGA I RÖRELSE Nästa möte 20 september 2018 i Stockholm Tema; Ledarskap i ideella föreningar S I D A 26