Bilaga 5. Propositioner

Transkript

1 Bilaga 5. Propositioner

2 Bilaga 5a. Propositioner angående ändringar i reglemente

3 Proposition angående: upprättande av Policy för Rekrytering Proposition angående upprättande av Policy för Rekrytering Bakgrund Under Vårterminsmötet 2018 ålades Styrelsen i samråd med Valberedningen ta fram en rekryteringspolicy till Höstterminsmötet Projektgruppen för detta åliggande har haft möten med bland annat Valberedningen och Øverphøs om vad en sådan policy bör innefa. Lösning En policy har tagits fram och saker som var för specifika för ha med i en policy utformas till interna riktlinjer för Styrelsen. Vi lägger även till ansvar i reglemente för Valberedning och projektledare, samt för in policyn i reglementet. Därför yrkar vi i REGLEMENTE 4:1 Valberedningen lägga till e) verka som stöd under Sektionens rekryteringsprocesser i REGLEMENTE 3:2:8:1 Øverphøs ändra från d) utse fyra till sex funktionärer, helst från olika årskurser, som tillsammans med Øverphøs aktivt ska verka för Phøsets åligganden. De kallas Phøs. till d) enligt Policy för Rekrytering utse fyra till sex funktionärer, helst från olika årskurser, som tillsammans med Øverphøs aktivt ska verka för Phøsets åligganden. De kallas Phøs. i REGLEMENTE 3:3:4:1 Projektledare för INKA ändra från e) utse en projektgrupp bestående av funktionärer, helst från olika årskurser, som skall verka för INKAs åligganden. till e) enligt Policy för Rekrytering utse en projektgrupp bestående av funktionärer, helst från olika årskurser, som skall verka för INKAs åligganden. i REGLEMENTE 3:2:9:1 Projektledare för Jubiléet ändra från d) utse en projektgrupp bestående av funktionärer, helst från olika årskurser, som skall verka för Jubiléets åligganden. till d) enligt Policy för Rekrytering utse en projektgrupp bestående av funktionärer, helst från olika årskurser, som skall verka för Jubiléets åligganden. Sida 1 av 2

4 Proposition angående: upprättande av Policy för Rekrytering i REGLEMENTE 4:13:1 Projektledare för Projektgruppen för Jämställdhet ändra från g) utse funktionärer, helst från olika årskurser, som tillsammans med Projektledare aktivt ska verka för projektgruppen för jämställdhets åligganden. till g) enligt Policy för Rekrytering utse funktionärer, helst från olika årskurser, som tillsammans med Projektledare aktivt ska verka för projektgruppen för jämställdhets åligganden. i REGLEMENTE 7 Policyer lägga till Policy för Rekrytering Lund, STYRELSEN Sida 2 av 2

5 Policy för: Rekrytering Policy för Rekrytering Bakgrund Rekrytering i alla dess former är en känslig process där transparens måste balanseras mot värna om individens integritet. Syftet med denna policy är erbjuda sektionsmedlemmar mer transparens i rekryteringsprocesser samt vara något falla tillbaka på för medlemmar med rekryteringsansvar. Allmänt om rekrytering Intervjuprocessen En intervjuprocess skall utgå från : Alla skall intervjuas likvärdigt. Alla som sökt intervju skall bjudas in till en intervju. Samtliga intervjuer för samma post skall innehålla samma frågor. Intervjun skall utföras med kandidatens välmående i åtanke. Intervjuunderlag Valberedningen har intervjuunderlag som kan delges på förfrågan. För uppnå en så rättvis rekrytering som möjligt kan kravprofiler utformas inför intervju. Sekretess Medlemmar med insikt i rekryteringen får ej sprida information om vem och hur många som har sökt, vad kandidater har sagt och gjort på intervju eller hur kandidater har presterat gentemot varandra på intervju. Utskottsrekrytering Utskottsrekryteringen sker gemensamt för alla utskott och arrangeras en gång i början av varje termin. Rekryteringen utlyses och administreras av Presidiet. Detta innebär alla ansökningar till intervjuer går genom Presidiet. Informationsspridning Inför varje rekryteringsomgång bör Presidiet arrangera ett möte för Sektionens förtroendevalda, där de delges information om och kan kommentera rekryteringsprocessens upplägg. Inför en rekryteringsomgång skall alla utskott ges möjlighet marknadsföra sig. Processen skall eftersträva ge utskott liknande förutsättningar för framställa sig. Information om rekryteringen skall delges alla Sektionsmedlemmar genom Sektionens kommunikationskanaler. Placering Efter intervjuer har hållits skall Presidiet samla in preferenser från utskott och sökande, förslagsvis genom någon form av rankning. Presidiet skall sedan fördela de sökande med hänsyn till både de sökandes och utskottens önskningar. Presidiet bör formulera en metod för systematiskt fördela sökande och därmed minimera personlig inblandning. Projektgruppsrekrytering Till skillnad från utskottsrekrytering styrs inte projektgruppsrekrytering av Presidiet. Istället är det projektledaren som har uppdraget sätta samman en grupp funktionärer på egen hand. Detta innebär ett större ansvar för Sida 1 av 2

6 Policy för: Rekrytering projektledaren och rekryteringen hanteras på ett annorlunda sätt. Vid funderingar finns Styrelsen och Valberedningen till hands för rådgivning. Rekryteringsprocessen En projektgruppsrekrytering bör: Tydligt annonsera rekryteringen för alla sektionsmedlemmar. Ge alla intresserade sektionsmedlemmar möjlighet få information om posten innan ansökan stänger. Ta i hänsyn projektgruppens fördelning med avseende på kön, årskurs, erfarenheter och annat som anses vara relevant för projektgruppen. Vid behov involvera en representant från Valberedningen i rekryteringsprocessen. Lund, EMMA PETERSÉN, NOAH HANSSON & OSCAR WALDE Socialt ansvarig, Utbildningsansvarig & Vice Sektionsordförande Sida 2 av 2

7 Proposition angående: Policy för Behandling av personuppgifter Proposition angående Policy för Behandling av personuppgifter Bakgrund Till följd av de nya lagarna inom EU rörande behandling av personuppgifter behöver Sektionen ha tydligare struktur kring sin insamling, lagring och hantering av information som Sektionen behandlar. Individer vars personuppgifter har lagrats behöver ha möjlighet begära ut dessa samt få dem raderade. Sektionen får inte heller lagra personuppgifter på obestämd tid. Sektionen behöver ett styrdokument som tydligt informerar kring detta. Lösning Sektionen antar en policy som tydligt förklarar hur övergripande behandling av personuppgifter ska gå till, samt riktlinjer som mer detaljerat förklarar hur utskott och funktionärer ska gå tillväga för efterfölja EU-förordningen. Enbart policyn behöver tas beslut om av Sektionsmötet, medan riktlinjer kan tas fram vid senare tillfälle i samråd med berörda parter. På detta vis tillåts policyn vara ett allmängiltigt dokument medan riktlinjer kan vägleda mer detaljerat beroende på verksamhetstyp. Därför yrkar vi i REGLEMENTE 7 Policyer lägga till Policy för Behandling av personuppgifter Lund, STYRELSEN Sida 1 av 1

8 Policy för: Behandling av personuppgifter Policy för Behandling av personuppgifter Bakgrund I maj 2018 trädde EU:s nya dataskyddsförordning GDPR i kraft med huvudsakligt syfte stärka skyddet i samband med behandling av personuppgifter, samt göra det lättare för individer veta vilken personlig information som lagras av företag och organisationer. Detta ökar behovet för en tydlig struktur kring personuppgiftshantering hos Sektionen för Industriell Ekonomi inom TLTH, I-Sektionen. Dataskyddsförordningen kan läsas i sin helhet här. I-sektionens verksamhet täcks av den övergripande Policy för användande och hantering av medlemmars personuppgifter som antagits av Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola. Detta egna dokument ska gå i linje med Teknologkårens policy och säkerställa I-Sektionen samlar in och hanterar uppgifter på ett säkert sätt, förtydliga vilken information som samlas in, samt hur och av vem den används. Innehållet baseras framförallt på information hämtad från Datainspektionen. Definitioner Personuppgift Enligt dataskyddsförordningen är en personuppgift varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Exempel: namn, adress, e-post, betyg, ålder, personnummer, hårfärg, telefonnummer, matpreferens etc. Behandling av personuppgift En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, begränsning, radering eller förstöring. Anonymisering Anonymisering av data innebär allt som kan koppla en uppgift till en registrerad person tas bort. Det finns inte längre någon länk till personen men data kan sparas, exempelvis för statistikföring. Radering Personuppgifter raderas helt och går ej återskapa. Rättslig grund för personuppgiftsbehandling När man ska behandla personuppgifter måste man stödja sig på någon av de rättsliga grunder som definieras i Dataskyddsförordningen. Samtycke som rättslig grund En av de rättsliga grunder för vilket en organisation har rätt hantera personuppgifter. Den registrerade måste ge sitt samtycke aktivt, och information om detta samtycke måste registreras och lagras så länge uppgifter sparas. Avtal som rättslig grund En av de rättsliga grunder för vilket en organisation har rätt hantera personuppgifter. Den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med I-sektionen. Sida 1 av 3

9 Policy för: Behandling av personuppgifter Ändamålsbegränsning En av de grundläggande pelarna i Dataskyddsförordningen, vilket innebär det ska stå klart för Sektionen varför vi behandlar personuppgifter så vi kan informera de registrerade om det. Sektionen får bara samla in personuppgifter för specifika, särskilt angivna och berättigade ändamål, samt ska inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålen. Ändamålet, det vill säga syftet, sätter ramarna för vad som får och inte får göras, till exempel vilka uppgifter som får behandla och hur länge de får sparas. Ändamålet ska klargöras tydligt vid insamling. Registerförteckning Ett register över all typ av personlig information som behandlas. Ska bland annat inkludera vilken typ av information som lagras, för vilket ändamål, rättslig grund för lagring, personuppgiftsansvarig. I-sektionen och Teknologkåren Till grund för ett medlemskap inom I-sektionen är ett medlemskap inom Teknologkåren vid Lunds Tekniska Högskola, TLTH. Hos Teknologkåren hanteras medlemsuppgifter, som kan komma delas med de sektioner som ligger under Teknologkåren. I-sektionen kan genom Teknologkåren få tillgång till maillistor och på detta sätt nå sina medlemmar. Dessa används för utskick av veckobrev, möteskallelser och näringslivsrelaterade utskick. Sektionen kan inte se adresser i dessa listor. De kan endast användas för rikta mailutskick till sektionsmedlemmar grupperade i årskurser. Teknologkåren samlar in personuppgifter till medlemsregistret i samband med studenter blir medlemmar, samt via listor från ladokenheten. Dessa uppgifter samlas in i syfte av administrera medlemskap, informera om Teknologkårens/Sektionernas verksamhet samt ge medlemmar kontakt med näringslivet. Teknologkåren kan besluta om dela medlemmars uppgifter till sina sektioner om detta behövs för medlemshantering eller andra, berättigade skäl. Om I-Sektionen tar del av Teknologkårens uppgifter är det av yttersta vikt dessa behandlas korrekt och med försiktighet. De får inte delas vidare och endast användas för de specificerade ändamål för vilka uppgifterna delats. I-sektionens behandling av uppgifter Den faktiska hanteringen av personuppgifter från sektionens funktionärer och utskott ska förtydligas och bestämmas mer konkret i I-Sektionens Riktlinjer för behandling av personuppgifter. Riktlinjerna ska fungera som ett hjälpmedel för Sektionen följa denna policy. Sektionen för Industriell Ekonomi har behov av samla in uppgifter för olika delar av sin verksamhet. Dessa är främst kontakt med medlemmar, informationsspridning till medlemmar och anordning av evenemang. Den främsta grunden för Sektionens möjlighet få lagra uppgifter om sina medlemmar är det samtycke som ska ges inför anmälan till evenemang, och det faktum informationen är viktig för dess genomföranden. Vid kontakt med parter som sektionen skriver avtal med, rörande exempelvis näringslivsverksamhet eller uthyrning av inventarier eller bil, är avtalet som I-Sektionen ingår med denna part den rättsliga grund på vilken sektionen får behandla dessa parters uppgifter. Sektionen ska för följa dataskyddsförordningen behandla sina medlemmars och övriga parters uppgifter enligt följande principer: Ändamålsbegränsning: Samla bara in uppgifter för specifika ändamål och behandla inte uppgifterna senare för ett annat ändamål. Uppgiftsminimering: Samla bara in de uppgifter som är relevanta för ändamålet. Sida 2 av 3

10 Policy för: Behandling av personuppgifter Korrekthet: Se till ha korrekta uppgifter och uppdatera dem vid behov. Lagringsminimering: Spara inte uppgifterna under en längre tid än nödvändigt. Google Drive är ett ofta använt verktyg i sektionens verksamhet. Det är viktigt alla aktiva medlemmar och förtroendevalda utför sitt arbete på och har sina dokument på sektionens G-suite-konto, detta för garantera all data hanteras i enlighet med dataskyddsförordningen. Tillgång till filer ska alltid minimeras till det antal som behöver tillgång för utföra sin verksamhets arbete. Att kopiera filer till en privat drive eller ladda ner filer lokalt bör alltid begränsas i den mån som går. Insamling av personuppgifter Insamling av personuppgifter ska ske när det är nödvändigt, och då via bestämda former. Syftet med samla in personuppgifter inför ett evenemang, vem som har tillgång till dessa samt under vilken tidsperiod de lagras ska tydliggöras i Sektionens registerförteckning. Samma information ska också tydligt framgå för personen som lämnar sina uppgifter. Vid insamling temporärt, för enstaka evenemang eller dylikt, kan utskott själva samla in med hjälp av formulär. Detta ska alltid göras via konton kopplade till I-Sektionens G-Suite, och en person ska vid varje evenemang vara ansvarig för insamlingen av personlig information, och även ansvara för informationen raderas efter evenemanget. Vid långsiktig lagring, exempelvis vid insamling av nya studenters kontaktuppgifter under nollningen, ska detta göras av Styrelsen. Det kan komma hända I-sektionen behöver samla in uppgifter från andra parter än Teknologkåren. Om så skulle vara fallet ska detta göras mycket omsorgsfullt, i linje med dataskyddsförordningen, och göras av Styrelsen. Lagring av personuppgifter I-Sektionen lagrar inga uppgifter på egna IT-system. De former som uppgifter lagras på ska finnas tydligt i Sektionens registerförteckning. När det inte längre finns behov av behandla personuppgifter ska informationen raderas. Hantering Användning av personuppgifter ska göras försiktigt och på ett sätt så informationen inte sprids utanför de ansvariga på I-sektionen. Personuppgiftsansvarig och kontakt Personuppgiftsansvarig är den person som har ansvar för hanteringen av personuppgifter inom organisationen. Inom I-sektionen är Sektionsstyrelsen ytterst ansvarig. För kontakt rörande frågor om personuppgifter eller radering, kontakta personuppgiftsansvarig@isek.se. Lund, ALV ROMELL Kommunikationsansvarig alvromell@gmail.com Sida 3 av 3

11 Proposition angående: ekonomiskt ansvar inom Phøset Proposition angående ekonomiskt ansvar inom Phøset Bakgrund Idag utser Phøset en funktionär ansvarig för ekonomin internt. Förutom ekonomiskt ansvar tilldelas denna funktionär ett kort kopplat till ett av sektionens bankkonton. Normalt är funktionärer med ekonomiskt ansvar förtroendevalda, vilket i detta fall skulle innebära Øverphøset inte har fullständig kontroll över rekryteringen av sitt phøs. För undvika detta och ändå ge Phøsets ekonomiskt ansvariga ett mer formellt mandat ansvara för nollningens ekonomi anser Styrelsen Phøsets val av den ekonomiskt ansvariga bör godkännas av Styrelsen. Lösning Därför yrkar vi i REGLEMENTET 3:2:8 Phøset ändra från c) utse en kassör som sköter Phøsets ekonomi gentemot Sektionens Kassör. till c) i samråd med Sektionsstyrelsen utse en ekonomiskt ansvarig som sköter Phøsets ekonomi gentemot Sektionens Kassör. i REGLEMENTET 1 Sektionsstyrelsen lägga till i samråd med Phøset utse en ekonomiskt ansvarig som sköter Phøsets ekonomi gentemot Sektionens Kassör. Lund, STYRELSEN Sida 1 av 1

12 Proposition angående: Sektionens Syfte och Mål Proposition angående Sektionens Syfte och Mål Bakgrund Under hösten har Styrelsen arbetat med uppdatera och verklighetsförankra Sektionens policydokument. Vi upplever den nuvarande policyn I-Sektionens syfte och övergripande mål är alltför detaljerad i sin beskrivning och därför snarare utgör en verksamhetsbeskrivning. Lösning Vi föreslår därför ersätta policyn i sin helhet mot Sektionens syfte och mål. Därför yrkar vi i REGLEMENTE 7 Policyer stryka a) I-sektionens syfte och långsiktigt övergripande mål i REGLEMENTE 7 Policyer lägga till a) Sektionens syfte och mål Lund, STYRELSEN Sida 1 av 1

13 Policy för: Sektionens Syfte och Mål Policy för Sektionens Syfte och Mål Syfte Syftet för Sektionen för Industriell ekonomi är vara en glädjefylld organisation vilken verkar för göra studietiden så bra som möjligt för sektionsmedlemmar samt värna om deras framtidsmöjligheter och karriärvägar. Mål Sektionen skall värna om en stark gemenskap bland dess medlemmar både under och efter studietiden. Sektionen skall värna om en studentikos kultur samt möjliggöra, uppmuntra och ta vara på engagemang hos dess medlemmar. Sektionen skall arbeta för utbildningen håller hög kvalitet, är mångsidig och innebär en rimlig arbetsbörda. Sektionen skall arbeta för stärka medlemmarnas kontakt med arbetslivet samt tillhandahålla utbildningskompletterande aktiviteter. Sektionen ska verka för utbildningen och organisationen har ett gott rykte hos allmänheten. Sektionen skall verka för starka samarbeten med bland annat Teknologkåren, andra sektioner inom TLTH samt andra I-sektioner i Sverige och utomlands. Sektionen skall verka för kontinuerlig förbättring av sin verksamhet. Lund, OSCAR WALDE, ELSA WALLGREN Vice Sektionsordförande, Sektionsordförande oscar.walde@gmail.com, elsa.m.wallgren@gmail.com Sida 1 av 1

14 Proposition angående: Policy för likabehandling Proposition angående Policy för Likabehandling Bakgrund Under hösten har Styrelsen arbetat med uppdatera och verklighetsförankra Sektionens policydokument. Projektet såg en förbättringspotential med vår nuvarande Jämlikhetspolicy. Det är därför tänkt den gamla Jämlikhetspolicyn ska ersätts med en ny som förmedlar Sektionens värdegrund på ett tydligare sätt. Den nya policyn är dessutom mer verklighetsförankrad och konkretiserar vilka skyldigheter olika parter har och hur vi jobbar med likabehandlingsfrågor. Lösning Vi föreslår därför man ersätter Jämlikhetspolicyn i sin helhet mot Policy för Likabehandling. Därför yrkar vi i REGLEMENTET 7 Policyer stryka c) Jämlikhetspolicyn i REGLEMENTET 7 Policyer lägga till c) Policy för Likabehandling i REGLEMENTET 4.6 Studiesociala Ombud ändra från e) under året se över och eventuellt uppdatera Sektionens Jämlikhetspolicy till e) under året se över och eventuellt uppdatera Sektionens Policy för Likabehandling Lund, 18/ STYRELSEN Sida 1 av 1

15 Policy för: Likabehandling Policy för Likabehandling Syfte Syftet med denna policy är kommunicera de värderingar rörande likabehandling som verksamheten inom Sektionen för Industriell ekonomi skall präglas av, samt ange en riktning för hur organisationen och dess funktionärer skall jobba utifrån dessa värderingar. Värdegrund Sektionen drivs av gemenskap, öppenhet och omtanke, något som skall genomsyra hela organisationen och dess arbete. All verksamhet inom organisationen skall bygga på alla människors lika värde respekteras och verksamheten skall drivas på ett sådant sätt alla känner sig välkomnade och blir jämlikt behandlade. Inom verksamheten får ej förekomma: Att någon individ eller grupp utsätts för olika former av trakasserier, diskriminering eller kränkningar. Att någon individ eller grupp behandlas annorlunda på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, politisk uppfning, socioekonomisk bakgrund eller studieresultat. Att någon individ eller grupp behandlas annorlunda utifrån en förmodad tillhörighet till någon av de ovan listade grupperna. Policyn hindrar inte Sektionen arrangerar evenemang eller deltar i samarbeten med externa parter som främst eller uteslutande riktar sig till en viss underrepresenterad grupp enligt ovan nämnda grunder. Detta föruts samarbetet har som ändamål främja mångfald och jämlikhet samt stärka underrepresenterade grupper. Vid samarbete med externa parter tillåts studieresultat som ett urvalskriterium. Åtgärder Proaktivt För förhindra all form av diskriminering och trakasserier strävar organisationen efter : Aktivt verka för en öppen och inkluderande kultur. Aktivt verka för verksamheten präglas av jämlikhet och likabehandling. Aktivt verka för en diskussion om likabehandling regelbundet väcks bland medlemmarna. Genom itydförändrande arbete, såsom internutbildningar och föreläsningar, förebygga diskriminering. Reaktivt Alla funktionärer har en skyldighet ta vidare incidenter som strider mot Policy för Likabehandling till lämplig ansvarig inom organisationen. Sida 1 av 2

16 Policy för: Likabehandling Sektionsstyrelsen och de Studiesociala ombuden ansvarar för händelser som bryter mot Policy för Likabehandling på Sektionen följs upp och förebyggs i framtiden. Vid upplevd diskriminering eller trakasserier En händelse eller situation är betrakta som kränkande, diskriminerande eller trakasserande om någon upplever den som det. Om du upplever eller har upplevt diskriminering eller trakasserier ber vi dig ta kontakt med någon ansvarig vid Sektionen. Det är viktigt Sektionen får information om en incident inträffat så likabehandlingsarbetet kan förbättras och vidare diskriminering kan förebyggas. Tänk på det aldrig är ditt fel om du utsätts för eller upplever diskriminering. Det är även upp till dig bestämma om, och med vem, du vill tala med: Tala direkt med den person som har uts dig för diskriminering eller trakasserier. Tala med en av organisationens Studiesociala Ombud. Tala med en ledamot i Sektionsstyrelsen. Om du ej vill tala med någon direkt men samtidigt lyfta och belysa en incident så kan du alltid anonymt skriva till de Studiesociala ombuden via StuSo-boxen. Då kan de hänvisa/ta upplysningen vidare till lämplig instans. StuSo-boxen finns tillgänglig på hemsidan under Studerande Påverka StuSo-box. Lund, SOROUSH POURHADI Eventansvarig Sida 2 av 2

17 Proposition angående: Namnbyte på policyer Proposition angående namnbyte på policyer Bakgrund Det finns en inkonsekvens i namnsättningen av Sektionens policyer. Styrelsen önskar namnge samtliga policyer efter formatet Policy för. Det var också en viss inkonsekvens med namngivning av policyer i Reglemente och på hemsidan. Lösning Därför yrkar vi i REGLEMENTE 7 Policyer ändra från d) Policy för informationsspridning e) Aktivapolicyn f) Miljöpolicy g) Policy för anordnande av resor h) Arkiveringspolicy i) Policy för överlämningar j) Policy för engelska namn k) Policy för budget och ekonomiuppföljning l) Policy för valberedningen till d) Policy för Informationsspridning e) Policy för Aktiva f) Policy för Miljöarbete g) Policy för Anordnande av resor h) Policy för Arkivering i) Policy för Överlämningar j) Policy för Engelsk namnsättning k) Policy för Budget och ekonomiuppföljning l) Policy för Valberedningen Lund, STYRELSEN Sida 1 av 1

18 Bilaga 5b. Propositioner angående ändringar i Policy

19 Proposition angående: ändringar i Aktivapolicyn Proposition angående ändringar i Aktivapolicyn Bakgrund För förenkla den löpande verksamheten på Sektionen behövs en lista över alla Sektionens aktiva medlemmar och kontaktuppgifter till dessa. Sektionen behöver vara tydliga med vilken information som lagras och till vilket syfte, samt få ett godkännande för få behandla individers uppgifter. För få lagra relevanta uppgifter behöver Sektionens aktiva medlemmar vara medvetna om hur behandlingen går till och lagringen måste godkännas. Vi anser det rimligt detta görs genom Aktivapolicyn som skrivs på av funktionärer. Utöver detta har den inledande texten uppdaterats. Lösning Därför yrkar vi i AKTIVAPOLICY lägga till Jag samtycker även till Sektionen lagrar mina personuppgifter i form av fullständigt namn, mailadress, telefonnummer och matpreferenser i syfte registrera mitt engagemang samt kunna komma i kontakt med mig vid behov. Personuppgifterna finns tillgängliga för Sektionens förtroendevalda funktionärer, och raderas maximalt ett år efter jag avsagt mig mitt engagemang. i AKTIVAPOLICY stryka Ingen sektionsmedlem får ekonomisk ersättning utöver glädjepengarna för det arbete som utförs på Sektionen. Att vara aktiv handlar om göra sitt yttersta för alla ska få det lite bättre och belöningen utgår i form av erfarenheter, gemenskap, upplevelser och glädje i ett väl utfört arbete. Det är viktigt ta vara på tiden som sektionsaktiv av flera anledningar. Dels för Sektionens välmående och utveckling hänger på dig men också för andras arbete beror på dig. Till skillnad från studierna påverkar din insats i Sektionen andra människor. Att Sektionen har blivit vad den är idag på så kort tid beror på dess engagerade och drivna studenter. Det är ingen som ensam har gjort detta utan det är en gemensam prestation av alla aktiva som drivit igenom projekt, tankar och idéer sedan Sektionen grundades år Att av någon anledning tappa viljan och förmågan jobba vidare kan hända alla och är helt förståeligt. Då är det viktigt lämna över sitt uppdrag till någon som vill föra arbetet vidare. Det är inte en skyldighet alltid göra sitt yttersta för Sektionen utan skyldigheten består i lämna över till de som vill göra sitt yttersta för Sektionen när det är dags. Sida 1 av 2

20 Proposition angående: ändringar i Aktivapolicyn i AKTIVAPOLICY lägga till Sektionen har blivit vad den är idag på grund av dess engagerade och drivna studenter. Det är ingen som ensam har gjort detta utan det är en gemensam prestation av alla aktiva som drivit igenom projekt, tankar och idéer sedan Sektionen grundades år Att vara aktiv på Sektionen för Industriell ekonomi innebär göra sitt yttersta för berika medlemmarnas studietid och verka för sammanhållning och kamratskap. Ingen sektionsmedlem får ekonomisk ersättning utöver glädjepengar för det arbete som utförs på Sektionen, utan belöningen utgår i form av erfarenheter, gemenskap, upplevelser och glädje i ett väl utfört arbete. Att av någon anledning tappa viljan och förmågan jobba vidare kan hända alla och är helt förståeligt. Då är det viktigt lämna över sitt uppdrag till någon som vill föra arbetet vidare. Det är inte en skyldighet alltid göra sitt yttersta för Sektionen utan skyldigheten består i lämna över till de som vill göra sitt yttersta för Sektionen när det är dags. Lund, STYRELSEN Sida 2 av 2

21 Proposition angående: Policy för Engelsk namnsättning Proposition angående Policy för Engelsk namnsättning Bakgrund Då Sektionen har mer och mer kontakt med parter utanför Sverige är det passande ha en policy för engelsk namnsättning på poster och konstellationer. Vi har därför kompletterat policyn med de poster som saknas. Lösning Därför yrkar Styrelsen på i POLICY FÖR ENGELSK NAMNSÄTTNING under rubriken Övriga poster och utskott lägga till Sångboksförman, med engelsk namnsättning Toastmaster Her Tech Future-ansvariga, med engelsk namnsättning Guild Responsible for Her Tech Future Skmästeriet, med engelsk namnsättning Treasury Världsmästare, med engelsk namnsättning World Master Fanbärare, med engelsk namnsättning Standard-bearer Bilansvarig, med engelsk namnsättning Responsible for the Car I-konferensen, med engelsk namnsättning I-conference i POLICY FÖR ENGELSK NAMNSÄTTNING under rubriken Sektionsövergripande ändra från Styrelsen till Sektionsstyrelsen Sida 1 av 2

22 Proposition angående: Policy för Engelsk namnsättning i POLICY FÖR ENGELSK NAMNSÄTTNING under rubriken Sektionsövergripande ändra från Seniors och Ordförande för Seniors till Seniorskollegiet och Ordförande för Seniorskollegiet Lund, STYRELSEN Sida 2 av 2

23 Proposition angående: ändringar i Policy för informationsspridning Proposition angående ändringar i Policy för informationsspridning Bakgrund Policyn för informationsspridning innefar i dagsläget inte karriärsidan på Facebook som är en av Sektionens informationskanaler för företag nå ut till sektionsmedlemmar på. Namnet på Sektionens LinkedIn-konto har även specificerats för vara enhetligt med resterande av Sektionens sociala medier. Enligt policyn ska alla evenemang som anordnas på Sektionen marknadsföras via ett inlägg på sektionshemsidans nyhetsflöde. Idag sker inte detta, och Styrelsen är av åsikten det inte finns anledning till göra detta med tanke på hemsidans målgrupper. Lösning Därför yrkar vi i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING lägga till Karriärssidan på Facebook, Industriell ekonomi LTH - Karriär i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING under rubriken Karriärssidan på Facebook, Industriell ekonomi LTH - Karriär lägga till Beskrivning Sektionens karriärsida på Facebook Industriell ekonomi LTH - Karriär är en kanal för företag nå ut med information till oss studenter. Exempel på innehåll på sidan är information om internships, traineeprogram och information om lunchföreläsningar och andra företagsrelaterade evenemang. Det är endast tillåtet publicera ett inlägg per dag. Administration Sektionens karriärsida administreras av Ansvarig för Extern Kontakt, Ordförande för Näringslivsutskottet samt Ordförande för Finansutskottet. Ytterst ansvarig för karriärsidan på Facebook är Ansvarig för Extern Kontakt. i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING under rubriken Innehållsförteckning ändra från Introduktion Sektionshemsidan isek.se Facebooksidan Sektionen för Industriell ekonomi LTH Facebookgruppen ISEK Sida 1 av 3

24 Proposition angående: ändringar i Policy för informationsspridning Instagramkontot isektionen_lth I-sektionens LinkedIn-konto E-post Anslagstavlan Nischade kanaler Att publicera information Att publicera foton till Introduktion Sektionshemsidan, isek.se Facebooksidan, Sektionen för Industriell ekonomi LTH Facebookgruppen, ISEK Instagram-kontot, isektionen_lth LinkedIn-kontot, Sektionen för Industriell ekonomi LTH Karriärssidan på Facebook, Industriell ekonomi LTH - Karriär E-post Anslagstavlan Nischade kanaler Att publicera information Att publicera foton i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING under rubriken Introduktion ändra från Sektionsinformation ska huvudsakligen finnas samlad på sju ställen, nämligen Hemsidan isek.se Facebookpagen Sektionen för Industriell ekonomi LTH Facebookgruppen ISEK Instagramkontot isektionen_lth LinkedIn-kontot Sektionen för Industriell Ekonomi, Lunds Tekniska Högskola E-post Anslagstavlan till Sektionsinformation ska huvudsakligen finnas samlad på åtta ställen, nämligen: Sektionshemsidan, isek.se Facebooksidan, Sektionen för Industriell ekonomi LTH Facebookgruppen, ISEK Instagram-kontot, isektionen_lth LinkedIn-kontot, Sektionen för Industriell Ekonomi, LTH Karriärsidan på Facebook, Industriell ekonomi LTH - Karriär E-post Anslagstavlan i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING under rubriken Beskrivning under LinkedIn-kontot, Sektionen för Industriell ekonomi LTH ändra från Sida 2 av 3

25 Proposition angående: ändringar i Policy för informationsspridning Syftet med I-sektionens LinkedIn-konto är stärka Sektionens varumärke gentemot externa parter i allmänhet, och näringslivet i synnerhet. till Syftet med Sektionens LinkedIn-konto Sektionen för Industriell ekonomi LTH är stärka Sektionens varumärke gentemot externa parter i allmänhet, och näringslivet i synnerhet. i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING under Beskrivning under Sektionshemsidan, isek.se ändra från Alla sektionsrelaterade evenemang och händelser ska informeras om genom ett inlägg på hemsidans nyhetsflöde. till Relevanta sektionsrelaterade evenemang och händelser ska informeras om genom ett inlägg på hemsidans nyhetsflöde. i POLICY FÖR INFORMATIONSSPRIDNING under rubriken Att gå ut med information under Att publicera information ändra från 3. Gör ett inlägg i nyhetsflödet på (en gång) 4. Gör ett kortare inlägg på engelska som hamnar under den internationella fliken på hemsidan (detta för informationen ska nå våra internationella studenter) till 3. Om informationen ska upp på Sektionens hemsida, gör ett inlägg i nyhetsflödet på (en gång). Gör även ett kortare inlägg på engelska som hamnar under den internationella fliken på hemsidan (detta för informationen ska nå våra internationella studenter). Lund, STYRELSEN Sida 3 av 3

26 Bilaga 5c. Propositioner angående åligganden till Vårterminen

27 Proposition angående: revidering av Arkiveringspolicy Proposition angående revidering av Arkiveringspolicy Bakgrund Sektionens Arkiveringspolicy är inte verklighetsförankrad och det har länge förts diskussioner om uppdatera/förankra den men det har aldrig hunnits med. Styrelsen vill därför ålägga Styrelsen VT19 uppdatera denna samt fördela om ansvar. Lösning Därför yrkar vi ålägga Styrelsen VT19 revidera och verklighetsförankra Arkiveringspolicyn. resultatet ska lyftas på Vårterminsmötet Lund, STYRELSEN Sida 1 av 1

28 Proposition angående: utvärdering av Utbildningsgruppen och studiebevakningen på Sektionen Proposition angående utvärdering av Utbildningsgruppen och studiebevakningen på Sektionen Bakgrund Vid omstruktureringen av Sektionen för ett antal år sedan var grundién definiera grupper utifrån vilka grundläggande funktioner de har, och dessa kunde sammanfas i uppfylla följande tre syften: Socialt: Lyfta fram sociala evenemang och gemenskap Utbildning: Säkerställa en god utbildning Näringslivskontakt: Arbeta för näringslivskontakt och som arbetsförberedande Externa kontakter Detta mynnade ut i Socialt delades upp i två olika ben utefter förekomsten av alkohol under utskottens evenemang (nuvarande Socialt och Event) samt grupperna komplementeras med en Kommunikationsgrupp. Med dagens sektionsstruktur består utbildningsgruppen av SRI, Case och Mentor och enligt stadgarna har de följande åliggande: Det åligger Utbildning säkerställa och förbättra kvaliteten på programmets utbildning, samt bistå Sektionens medlemmar med för utbildningen kompletterande kunskap enligt önskemål och behov. Detta stämmer väl överens med den grundläggande funktionen i gruppen idag, då SRI sköter utbildningsbevakning och Case samt Mentor tillgodoser medlemmarna med kompletterande kunskap. I dagsläget finner vi utskotten i de olika grupperna har kunnat jobba tillsammans och skapa synergier mellan utskotten. Problemet med Utbildningsgruppen idag är gruppen saknar synergieffekter, och med stor säkerhet är detta grundat i hur mycket utskottens verksamhet skiljer sig åt. Problemet med avsaknaden av ett fungerande SRI och SRI-ordförande är resultatet av en nedåtgående trend i söktrycket till utskottet. Ett fungerande SRI är essentiellt för motivera existensen av vår sektionsverksamhet, och göra en grundlig utvärdering av studiebevakningens struktur är av yttersta vikt. Lösning Därför yrkar vi ålägga Styrelsen VT19 utreda en möjlig omstrukturering av Studierådet, och presentera resultatet på Vårterminsmötet ålägga Styrelsen VT19 se över strukturen av utskott i Utbildningsgruppen, och presentera resultatet på Vårterminsmötet Lund, STYRELSEN Sida 1 av 1