Motioner från medlemmar och styrelsens yttrande

Transkript

1 Lerviks Samfällighetsförening Till årsstämman 2006 Motioner från medlemmar och styrelsens yttrande 1. Från Maud Wikström om samarbetet med Österåkers Samverkansförening, styrelsens arbetsformer och styrelsearvodena 2. Från Thomas Bourek om pulkabacke vid Sommarhagen 3. Från Marie Andersson m.fl. om pulkabacke vid Sommarhagen 4. Från Lars Klint om beslutsordningen vid trädfällningar m.m. 5. Från Lars Klint om utgivande av aktuell medlemsförteckning 6. Från Lars Klint om indelning i vårdområden och om kontaktpersoner för dessa 7. Från Lars Klint om anslagstavlorna inom området samt om väntkuren, sittbänkarna och parkeringen vid Ångbåtsbryggan 8. Från Marie Andersson m.fl. om säkerhet vid klätterställningen i Sommarhagen 9. Från Marie Andersson m.fl. om gungställning i Sommarhagen

2 Styrelsens yttrande över motion nr 1 från Maud Wikström När det gäller punkt 1, om hur pengar som t.o.m. år 2005 avsatts för Österåkers Samverkansförening skall disponeras, har de tidigare årsstämmorna tagit ställning till detta. I respektive års budgetförslag har det tydligt angetts att medlen skall avse just Samverkansföreningen. Styrelserna har disponerat de av årsstämmorna avsatta medlen i enlighet med årsstämmornas beslut. Inför årsstämman 2006 hänvisas till verksamhetsplanen och förslaget till budget. Årsstämman föreslås i punkt 2 uppmana styrelsen att se över sin organisation med ansvarsområden. Styrelsens arbetsuppgifter har i stort sett varit oförändrade sedan föreningen bildades år Varje ny styrelse brukar på sitt första möte diskutera sina arbetsuppgifter och arbetsfördelningen utifrån de förutsättningar som finns när det gäller ledamöternas intressen och möjligheter att disponera tid. Så torde även ske vid den nya styrelsens kommande första möte. Eftersom frågor kring fest och fritid inte längre skall ingå i föreningens verksamhet medan frågor om kommunplanerna blir allt mer aktuella, är det troligt att den nya styrelsen kommer att ta hänsyn till detta vid fördelningen av arbetsuppgifterna. Någon särskild uppmaning från årsstämman till styrelsen att se över sin organisation och ansvarsområdena, behövs inte. I punkt 3 föreslås årsstämman diskutera styrelsearvodena med inriktningen att inte längre avsätta medel för sådana. Arvodena har sedan föreningen bildades uppgått till 999 kronor per ledamot och suppleant, tillsammans ca kronor per år. Arbetet inom styrelsen tar avsevärd tid. Under år 2005 hölls sju styrelsesammanträden och däremellan läggs åtskilliga timmar ned av enskilda ledamöter för uppföljning av fattade beslut och förberedelser för nya. För det praktiska arbete som ledamöter lägger ned när det gäller underhåll av t.ex. bryggor och ängsmark utgår ingen ersättning. Styrelsen ser inte arvodet som en betalning för nedlagd tid utan mer som ett tack och en uppskattning från föreningen för det ideella arbetet. I Brevik-Lerviks Vägförening uppgår styrelsens ersättning till kronor. Om årsstämman tar bort styrelsearvodena, torde det inte underlätta en rekrytering till styrelseposterna, eftersom det måste uppfattas som en markering av föreningen att den inte längre uppskattar styrelsens ideella arbete. Föreningen torde då också få räkna med att om styrelseledamöter lägger ned tid på praktiskt arbete på anläggningarna, kommer de att begära timarvode för detta. Frågan om ersättning till styrelsen tas upp som en särskild punkt på årsstämmans dagordning. Avslutningsvis klagar Maud Wikström på att styrelsen i sin information till medlemmarna kallat hennes klander hos Fastighetsdomstolen mot förra årsmötesbeslutet för stämning. Styrelsen vill informera om att den handling styrelsen fick från Fastighetsdomstolen att svara på, hade huvudrubriken STÄMNING. att anse motionen besvarad med vad som anförts i yttrandet.

3 Styrelsens yttrande över motion nr 2 från Thomas Bourek och nr 3 från Marie Andersson m.fl. I de båda motionerna framförs samma förslag att en säker pulkabacke anläggs i sluttningen väster om Sommarängen. Ett antal träd, sly och taggbuskar bör därför tas ner. På den föreslagna platsen påbörjades för många år sedan anläggandet av en skidbacke. Upprensning av området med avverkning av en del träd påbörjades vid höst- och vårstädningar. Intresset hos medlemmarna avtog emellertid, varför arbetet inte slutfördes. När nu flera medlemmar på nytt tagit upp frågan, konstaterar styrelsen att det är fråga om att fullfölja en gammal idé, som då hade stöd i föreningen. Styrelsen är positiv till att planerna fullföljs, inte minst därför att det i den ena motionen anförs att medlemmarna och deras barn och ungdomar kan engagera sig i arbetet. Visst arbete kan utföras vid vår- och höststädningar. Anläggandet av en pulkabacke bör därför inte medföra några större kostnader för föreningen. Den exakta platsen för pulkabacken kan de berörda medlemmarna och styrelsen senare komma överens om. Styrelsen föreslår stämman besluta att medge att intresserade medlemmar får anlägga en pulkabacke vid Sommarängen.

4 Motion nr 4 från Lars Klint om beslutsordningen vid trädfällningar m.m. För att slippa överraskningar med trädfällningar och eventuella andra saker som styrelsen tänker genomföra under kommande verksamhetsplaner inom Lerviks Samfällighet önskar undertecknad att det skall redovisas i kallelsen till årsmötena så att alla delägare i Lerviks Samfällighet är underrättade om planerna och att beslut endast får tas på årsmötena och sedan skall genomföras av styrelsen. Lars Klint Styrelsens yttrande över motion nr 4 från Lars Klint Styrelsens ambition är att inför årsstämman i verksamhetsplanen redovisa de större åtgärder som avses bli genomförda under det kommande året och i budgetförslaget reservera motsvarande medel. Stämman skall därefter fastställa planen och budgeten. Till årets stämma har styrelsen lagt fram ett förslag till ett långsiktigt markvårdsprogram som tar upp trädfällningar m.m. Erfarenheten visar emellertid att det under löpande år sedan kommer upp många frågor som inte var förutsedda när verksamhetsplanen antogs av årsstämman. Oftast framkommer dessa vid den rundvandring inom området som varje ny styrelse brukar göra när marken åter ligger bar och när höstens och vinterns eventuella skador på mark, byggnader, bryggor m.m. visat sig. I samband med rundvandringen brukar styrelsen besluta om de löpande underhållsåtgärder m.m, som bör genomföras under året även om de inte finns upptagna i verksamhetsplanen. Styrelsen bör emellertid i nyhetsbreven informera om åtgärderna. Om styrelsen endast skall få genomföra sådana åtgärder, stora som små, som beslutats av en stämma, minskar styrelsens möjligheter att under året på ett rationellt sätt förvalta föreningens tillgångar. Det är ett tungrott sätt att arbeta om varje åtgärd, som en styrelse anser bör utföras, först skall föras upp till en föreningsstämma för beslut. Stämman bör inrikta sig på att fastställa planer, budget, policys, program etc. och sedan välja en styrelse som har förtroende att sköta de löpande angelägenheterna. Medlemmar kan, om de så önskar, kräva att extra stämma skall hållas för att behandla en viss fråga och styrelsen kan, när den finner det erforderligt, utlysa extra stämma. att motionen skall anses besvarad med vad som anförts. Motion nr 5 från Lars Klint om utgivande av aktuell medlemsförteckning Eftersom många fastigheter byter ägare inom Lervik varje år, borde då inte en ny aktuell medlemsförteckning kunna ges ut varje år? Samt att Lerviks Samfällighetsförenings stadgar borde kunna finnas tillgängliga vid årsmötena. Lars Klint Styrelsens yttrande över motion nr 5 från Lars Klint Det är nu ca fem år sedan en medlemsförteckning gavs ut och styrelsen delar motionärens uppfattning, att en ny och aktuell förteckning nu bör tryckas och skickas ut till medlemmarna. Styrelsen anser emellertid inte att detta skall ske årligen med hänsyn till kostnaderna. För att informera om fastigheter som bytt ägare och om nya medlemmar, bör styrelsen i stället sina nyhetsbrev fortlöpande informera om detta. På så sätt uppmärksammas förändringarna bättre än om de enbart framkommer som ändringar i en årlig medlemsförteckning och informationen blir dessutom aktuellare.

5 Styrelsen föreslår årstämman besluta att uppdra åt styrelsen att ge ut en aktuell medlemsförteckning och att fortlöpande informera om ägar- och medlemsförändringar i nyhetsbreven Motion nr 6 från Lars Klint om indelning i vårdområden och om kontaktpersoner för dessa Dela in Lervik i fyra vårdområden med utvalda kontaktpersoner som ser till att områdena sköts ihop med de boende i områdena och att de presenterar verksamhetsplanen till årsmötena så att inte några överraskningar sker för delägarna i Lerviks samfällighet. Kontaktpersonerna skall i samråd med styrelsen arbeta fram verksamhetsplanen. Lars Klint Styrelsens yttrande över motion nr 6 från Lars Klint Det har tidigare prövats att dela in Lervik i fem vårdområden där av styrelsen utsedda ansvariga tillsammans med de boende inom respektive område skulle svara för röjningar m.m. under våroch höststädningarna. Modellen har nu övergetts därför att det visade sig vara omöjligt att få medlemmar att åta sig ansvaret för alla områdena och för att alltför få medlemmar infann sig till städningarna inom vissa områden. Styrelsen har i stället inför varje städtillfälle vidtalat personer inom eller utom styrelsen att leda arbetet på de platser där styrelsen bedömt att röjningsbehovet för tillfället är störst och angett ett antal samlingsplatser för de medlemmar som vill delta i arbetet. Styrelsen tror inte att det nu finns bättre förutsättningar att få medlemmar att åta sig långsiktigt ansvar för ett område med upprättande av verksamhetsplaner m.m. Det blir också oklart gentemot årsstämman, när det gäller ansvaret för områdenas förvaltning, då enligt stadgarna enbart styrelsen har detta ansvar. I likhet med vad styrelsen framförde i sitt yttrande till motion nr 4 bör stämman inrikta sig på att fastställa planer, budget, policys, program etc. och sedan välja en styrelse som har förtroende att sköta de löpande angelägenheterna. Medlemmar kan när som helst vända sig till styrelsen med förslag åtgärder och styrelsen får sedan avgöra om förslagen skall genomföras inom ramen för den löpande förvaltningen eller om de skall föras upp till stämman för beslut. att motionen skall anses besvarad med vad som anförts. Motion nr 7 från Lars Klint om anslagstavlorna inom området samt om väntkuren, sittbänkarna och parkeringen vid Ångbåtsbryggan Anslagstavlorna bör ses över och eventuellt göras nya. Vårt båthus/vänthall vid Ångbåtsbryggan borde borde rustas upp och sittbänkarna utanför bör förnyas. Parkeringsbekymret vid Ångbåtsbryggan, kommer det någon lösning på detta? Lars Klint

6 Styrelsens yttrande över motion nr 7 från Lars Klint anslagstavlorna inom området samt om väntkuren, sittbänkarna och parkeringen vid Ångbåtsbryggan Vägen till Ångbåtsbryggan, betongbryggan och väntkuren ingår i Brevik-Lerviks vägförenings anläggning. Detta gäller också marken 2 meter vid sidan av vägbanan. I frågor om dessa anläggningar beslutar således inte Lerviks Samfällighetsförening. Styrelsen delar emellertid motionärens uppfattning om behov av upprustning av väntkuren och sittbänkarna samt om parkeringsbekymren. Såväl motionären som övriga medlemmar i Lerviks Samfällighetsförening är liksom Lerviks Samfällighetsförening medlemmar i vägföreningen. Styrelsen kommer att på vägföreningens årsstämma framföra de önskemål som redovisats i motionen. Styrelsen pekar på betydelsen av att de boende på Lervik också engagerar sig i frågan på vägföreningens stämma. att uppdra åt styrelsen att vid vägföreningens årsstämma peka på behovet av upprustning av väntkuren och sittbänkarna samt om parkeringsbekymren vid Ångbåtsbryggan..

7 Styrelsens yttrande över motion nr 8 från Marie Andersson m.fl. om säkerhet vid Sommarhagens klätterställning Lerviks Samfällighetsförenings gemensamhetsanläggning omfattar bl.a. befintliga lekplatser bestående av bollplan, gungställningar och sandlåda. I förvaltningsansvaret ingår att lekplatser skall underhållas så att risken för olycksfall begränsas. Enligt Boverkets föreskrifter och allmänna råd bör underlag till gungor och klätterställningar vara stötdämpande och i övrigt utformat så att personskador begränsas. Styrelsen anser i likhet med motionärerna att den nuvarande lekplatsen inte uppfyll säkerhetsrekommendationerna när det gäller underlaget. I verksamhetsplanen och budgeten har därför föreslagits att jorden vid klätterställningen skall tas bort och ersättas med sand. Styrelsen noterar med tillfredsställelse att motionärerna är beredda att genom eget arbete minska kostnaderna för åtgärderna. att motionen skall anses besvarad med vad som anförts.

8 Styrelsens yttrande över motion nr 9 från Marie Andersson m.fl. om gungställning i Sommarhagen. Styrelsen anser i likhet med motionärerna att den befintliga gungställningen och dess underlag inte uppfyller tillräckliga krav på säkerhet. Styrelsen föreslår därför i verksamhetsplanen att den tas bort och skrotas. Föreningen har erbjudits en begagnad gungställning av kommunen och styrelsen anser att föreningen skall ta emot gåvan och montera den på säkert underlag i anslutning till de övriga lekredskapen i Sommarhagen i enlighet med vad som också angetts i verksamhetsplanen. att motionen skall anses besvarad med vad som anförts.