Version 1.0 Handbok Rotarys Golfdag

Transkript

1 Version 1.0 Handbok Rotarys Golfdag En genväg till att lyckas med Rotarys Golfdag

2 INNEHÅLL Inledning... 3 Rotarys Golfdag syfte... 3 Konceptet... 3 Service Above Self... 4 Arbetsgrupp... 5 Budget... 6 Aktiviteter för genomförandet... 6 Bokning av golfbana... 6 Bokning frukost och lunch... 6 Försäljning och marknadsföring (mars-april)... 7 Reklamåtagande(slutet april)... 7 Påminnelser via e-post... 8 Tävlingsförberedelser... 8 Tävlingsdagen... 8 Uppföljning... 9 Tävlingen... 9 [Ange företagets namn] Inledning 2

3 INLEDNING Tanken med materialet är att underlätta och motivera fler klubbar att komma igång med en Rotarys Golfdag som en spännande årlig aktivitet för Rotaryklubbarna. Jag hoppas att materialet skall inspirerera och gör att Era hjärtan brinner lika starkt för golfdagen som för oss som redan genomför aktiviteten. För det första vill jag säga att det inte krävs en massa golfare för att genomförandet. Det är klart att några golfare krävs det i gruppen som jobbar med aktiviteten. Tänk dock på att om det bara är golfare som jobbar med detta så försvinner en hel del av klubbkänslan och det krävs många kompetenser så bjud in så många olika personer som möjligt till gruppen. En stor del av arbetet är att kunna sälja in konceptet till näringslivet och att kunna hantera PR-frågor på ett professionellt sätt och att kunna organisera arbetet. Dessa egenskaper är viktigare än att vara golfspelare i vissa delar av arbetet. Glöm inte det viktigaste när Ni gör detta är att ha kul tillsammans för då blir arbetet roligt och man ska se framemot dagen som både arrangör och deltagare. ROTARYS GOLFDAGS SYFTE Syftet är att: Samla in pengar till Rotary Foundations projekt PolioPlus Skapa goodwill kring Rotary Skapa nätverk/affärsmöjligheter/nya vänner för våra sponsorers deltagare Skapa ett reklamvärde för våra sponsorer Skapa en årlig aktivitet som är så rolig att vara med i så att deltagarna skall stå på kö för att vara med KONCEPTET Klubben säljer in en aktivitet där överskottet går till PolioPlus. Försäljningen sker i huvudsak till företag och deras åtagande är att ställa upp i en golftävling med ett lag om 4 spelare. Spelarna behöver inte anmälas förrän senast 1 vecka före tävlingen och företaget väljer själva vilka spelare de vill ha. Det kan vara t ex kunder, leverantörer eller anställda. Det anmälda laget spelare spelar inte tillsammans på banan för tanken är att deltagarna ska få utöka sitt nätverk. [Ange företagets namn] Inledning 3

4 För att sälja in aktiviteten är PolioPlus-budskapet enkelt att kommunicera och ett fantastiskt ändamål som säljer sig självt. Vi skapar ett PR- och reklamvärde för deltagarna genom ett antal marknadsföringsaktiviteter där deras namn syns tillsamman med PolioPlus-ändamålet. När de kommer till golftävlingen så skall deltagarna verkligen känna sig välkomna med hjälp av funktionärskåren och servicen runt omkring. De skall känna att det är är något utöver de vanliga. Avtalet med företagen upprättas på ett sådant sätt att aktiviteten är fullt avdragsgill. Aktiviten skall vara årligt återkommande och vara en viktig del av näringslivet. Det skall vara en spännande golftävling som är prestige att vinna. Man kan sammanfatta konceptet med: Vi får in medel att vaccinera 1000-tals barn mot polio. Vi åtar oss att göra PR- och reklam för de deltagande företagen. Företagen får genom aktiviteten möjlighet att träffa framtida kunder och leverantör. Alla deltagare får en fantastisk rolig golftävling. Skapa en starkare klubbkänsla i klubben genom engagera så många som möjligt av medlemmarna. SERVICE ABOVE SELF När tävlingsdagen kommer skall deltagarna få en tävlingsupplevelse utöver det normala. Upplevelsen skall dock inte bygga på att vi spenderar pengar på aktiviteten utan på bemötande och stämning. Vi får aldrig glömma att huvudsyftet är PolioPlus. Redan från parkeringen till klubbhuset samt runt övningsområdet skall företagens loggor exponeras på små flaggor. När de kommer till klubbhuset skall det finnas ett antal (helst för många) Rotarianer som ser till att de känner sig välkomna och hjälper deltagarna att få allt material som behövs såsom scorekort, rangebollar, PolioPlusbroschyr, kexchoklad, dricka eller vad man har hittat på. Alla kanske inte känner igen sina medspelare. I klubbhuset bjuds de på gemensam frukost. Det finns olika nivåer på frukost. I vår klubb har vi valt att ha fil, flingor, ägg, bröd, skinka, korv, ost, tomat, gurka, kaffe, juice, mjölk men inget småvarmt. Någon klubb hade färdiga mackor, dryck och kaffe. Det skall dock vara en frukost så att tillresande gäster inte känner sig hungriga när de går ut på banan. Efter frukosten är det dags för shotgunstart (alla startar på samma gång på banans olika hål) har vi gemensam samling där presidenten och ansvarig har hälsat alla gästerna välkomna och önskar spelarna [Ange företagets namn] Service Above Self 4

5 lycka till. I detta läget är det ingen idé att prata om PolioPlus för alla funderar ändå bara på till vilket golfhål de skall ta vägen till. Under golfrunda så har vi kaffestationer där vi höjer blodsockret och peppar spelarna när de passerar med hjälp bullar och kaffe. Vi har även vår pressansvarige som är ute på banan och tar bilder och frågar hur det går för spelarna. När spelarna spelat alla hål återvänder de till klubbhuset och får då mat och kaffe allt eftersom de kommer in. Sedan är det dags för prisutdelning och tillfälle att berätta om PolioPlus som ändamålet för tävlingen och hur många vaccinationer som dagens tävling genererat. Det var som en av våra deltagare sa när han hörde antalet vaccinationer Då spelar vi imorgon igen!. Priserna till prisbordet har företagen/lagen själva tagit med och det brukar vara helt fantastiska priser. De enda priserna som Rotary står för är hederspriserna i respektive klass. I våra klubbar har vi fått tillåtelse att mångfaldiga en litografi som heter I huvudet på en golfare av Lennart Grandelius som vi ramar in och delar ut till vinnarna. Grundtanken är att genom en fantastiskt välorganiserad aktivitet med många proffsiga funktionärer, en fantastisk stämning och med små medel åstadkomma en upplevelse utöver det normal för våra deltagare som gör att de absolut vill vara med nästa år igen. ARBETSGRUPP Skapa en arbetsgrupp för aktiviteten med så många medlemmar som möjligt. Gör man aktiviteten ihop med andra klubbar på orten så gör det att vi blir ännu fler och ännu roligare. Vi är 10 personer som ingår i gruppen och mellan 5-8 personer per möte. Tänk på att ha med folk som vet hur man säljer in idéer. Arbetgruppen är bra om den byts ut till vissa delar men att folk är med i minst 2 år. [Ange företagets namn] Arbetsgrupp 5

6 BUDGET Exempel på budget: Intäkter Sponsoravtal 25 st kr kr Annonser kr kr Summa intäkter kr Kostnader Hyra golfbana inkl Greenfee och tävlingsledare Frukost Rangebollar Lunch Ramar (priser) Utskrifter affischer och flaggor (sponsrade av företag) Drickor och kexchoklad (sponsor) Kaffe och bullar (sponsor) Diverse Summa kostnader Resultat kr kr 500 kr kr 200 kr 0 kr 0 kr 0 kr kr kr kr AKTIVITETER FÖR GENOMFÖRANDET BOKNING AV GOLFBANA Bokning av golfbana inkl fri greenfee har kostat allt från kr kr. Se också till att kansliet ingår med start och resultatlistor så att allt flyter smidigt under tävlingsdagen. Banan bokas för Shotgunstart 08:30 BOKNING FRUKOST OCH LUNCH Upprätta avtal med golfrestaurangen om frukost, lunch och kaffe och bulle till fikastationerna så att Ni har kostnadsbilden klar från början. Se till också att om Ni kan meddela eventuella avbokningar så att inte pengar slösas på mat i onödan. Vi har även kombinerat vårat ordinarie möte på golfbanan (om mötesdag [Ange företagets namn] Budget 6

7 stämmer), så har de ätit lunch och haft sitt möte kl och golfarna äter inte förrän rundan är färdigspelad ca 14:00. FÖRSÄLJNING OCH MARKNADSFÖRING (MARS-APRIL) Denna del är den tuffaste och mest arbetskrävande delen av aktiviteten. Framför allt första gången den genomförs. Har Ni skött genomförandet väl så ställer nästan alla upp nästa år igen. Så andra året är en stor skillnad att genomföra. Ett gott råd är att kraftsamla och satsa hårt initialt för när Ni sålt in några paket så blir det bara lättare och lättare att sälja. Så fort Ni sålt in ett paket, skicka över avtal för underskrift så är allt klart. Fyll på Ert marknadsmaterial med lag som accepterat och ha med Er det ut när Ni besöker nya kunder. Begränsa antalet deltagande lag till t ex 25 första året. Det går att spela upp till 30 lag men det är viktigt att man leverera en hög kvalitet och får igång rutinerna ordentligt så att man inte misslyckas med mat, spelupplevelse eller något annat. REKLAMÅTAGANDE(SLUTET APRIL) Reklammaterialet skall publiceras senast 1 månad före tävlingen. På Er hemsidan skall deltagande företags namn publiceras så att reklamavtalsdelen i avtalet uppfylls. Affischer skickas ut i 2 ex till varje företag. Låt Rotarymedlemar som har butik eller annan verksamhet där det finns möjlighet att exponera affischer göra detta. Golfbanans klubbhus och restaurang är självklara platser för affischer. [Ange företagets namn] Aktiviteter för genomförandet 7

8 PÅMINNELSER VIA E-POST Ni måste skapa en distributionslista för alla lagens kontaktpersoner som skall delta i tävlingen, så dom inte glömmer bort att tillfråga spelare. Det blir lätt så att de väntar till sista veckorna och då är det svårt att få tag på spelare med kort varsel. Informera att senast 1 vecka för tävling måste golf-id på deltagarna skickats in så att de kan registreras för kunna göra startlistorna. I varje mejl skickar Ni med programpunkterna med tider och påminner även att de skall ta med sig priser. Mejlen får inte upplevas som att Ni tjatar utan skrivs på trevligt sätt med någon intressant information kring PolioPlus eller hur många lag som är anmälda m m. TÄVLINGSFÖRBEREDELSER Sammanställning Golf-ID till kansli gärna i Excelformat. Lottning utförs av kansliet om Ni har kommit överens om den tjänsten. Tävlingen spelas som slaggolf i A och B-klass där A och B-klass spelarna lottas i samma bollar A-klass hamnar i en boll med bara A-klass spelare och B-klass spelare ihop med B-klass spelare. Startlistor för avprickning vid ankomst till klubbhuset Startpaket i form av dricka och kexchoklad eller vad Ni hittar på. Reklamflaggor som skrivs ut i färg på lite kraftigare A4-papper som delas i 2 delar (A5) och som tejpas fast på blomsterpinne. Gör några extra flaggor med PolioPlus-logga och Rotary-loggan. TÄVLINGSDAGEN Sätt upp reklamflaggor mellan parkering och klubbhus. Sätt även flaggor vid träningsområdet vid klubbhuset eller annat lämpligt ställer. Tuta eller hagelgevär för startsignal. Rotaryflaggan hissas i lämplig flaggstång. Låt någon funktionär serva spelarna med rangebollar för uppvärmning. Funktionärer som bemannar 1 eller 2 fikastationer. Mottagningskommitté som blir första kontakten med aktiviteten. Ser till att folk hittar registreringen, får startpaket, kan lämna sina priser, hjälper till att hitta medspelare, informera om frukosten m m. Tävlingskommittén som har ett jobb att så fort resultatlistorna är klara från kansliet att se till att lagresultaten räknas ihop så att prisutdelning kan anordna. Ställer i ordning prisbordet för A respektive B- klass och ser även till att det finns pris till företag som vann lagtävlingen. [Ange företagets namn] Aktiviteter för genomförandet 8

9 PR-ansvarig ser till att dagen dokumenteras med bilder från banan. Dessa bilder läggs sedan in på Er hemsida som lockar tävlingsdeltagarna att gå in och se om de själva är med. Lägg gärna in många bilder i någon form av bildspel. UPPFÖLJNING När tävlingen är över så i augusti-september är det lagom att skicka ett e-postmeddelande till deltagarna med information om överskottet som de bidragit med och lägg gärna in en länk till Er hemsida och berätta att det finns bilder från tävlingsdagen att titta på. TÄVLINGEN Shotgunstart klockan 08:30. Tävlingen spelas som slaggolf med handicap i en A- och B-klass. Gränsen mellan A- och B-klass har vi lagt vid hcp 15 men där finns utrymme för lokal justering. Lagtävlingen är den viktigaste eftersom det är den som sponsrar som skall känna att vi vann och det är laget som PR-ansvarig skall pusha för i detta sammanhang. Lagresultat har ingen klass utan ett lag kan bestå av både A och B-klass spelare. Resultatet räknas fram som summan av de 3 bästa nettoscorerna från laget spelare läggs ihop. Alltså ett resultat får strykas från resultatet. Detta gör att ett lag kan få ihop ett resultat även om en spelare får förhinder. I tävlingen har även vi haft ett PolioPlus-hål där det har gällt att komma så nära en mittmarkering på fairway som möjligt. Longest drive och närmast hål har vi också haft under samma tävling. Här finns fritt utrymme att hitta på något själva. [Ange företagets namn] Tävlingen 9