Gallra information från värdering till beslut

Transkript

1 Gallra information från värdering till beslut Handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

2 Om Regionarkivets handledningar Regionarkivets handledningar är inga styrande dokument utan ska ses som råd och rekommendationer. De fem handledningar som vi gett ut stämmer överens med bestämmelserna i Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering och tillämpningsanvisningarna som kom Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat (2017) Förteckna arkiv enligt processorienterad redovisningsprincip (2018) Gallra information - från värdering till beslut (2018) Upprätta dokumenthanteringsplan (2017) De äldre handledningarna som kom före 2017 kan också användas, men kan innehålla delar som är inaktuella och kommer att uppdateras. Arkivera analoga handlingar Arkivera analogt bildmaterial Fastställa arkivansvar och arkivorganisation Framställa och lagra elektroniska handlingar Inventera arkivhandlingar Leverera arkivhandlingar Upprätta klassificeringsstruktur (ny version kommer 2019) Planera, utföra och drifta arkivlokaler Alla våra handledningar finns som blädderex för skärm och kan också laddas ner i pdf-format på regionarkivet.se. Om du skriver ut en handledning, tänk på att informationen kan uppdateras, så kontrollera att du har rätt version (se datumet längst ner på den här sidan). På webben finns alltid den senaste versionen. Gallra information från värdering till beslut Redaktör: Andrea Gardell Foto: Joanna Glad (sid 6, 38), Lo Birgersson (övriga). Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, Gallra information från värdering till beslut

3 Innehåll Inledning...5 En viktig del av arkivvården...7 Vad säger arkivlagen om gallring?...7 Varför gallrar vi?...8 Gallring och rensning, vad är skillnaden?...8 Bevarande- och gallringsbeslut Vad betyder gallringsfrist? Gallras vid den tidpunkt som myndigheten fastställer Bestämmelser om bevarande och gallring Obligatoriskt i Sverige Vad gäller för EU-projekt? Vad säger dataskyddsförordningen/dataskyddslagen Bevarande- och gallringsutredning Arbetsgrupp för större utredningar Att inventera elektroniska handlingar Att värdera...20 Bevarande- och gallringsframställan Myndighetsspecifik fram ställan för en myndighet Generell fram ställan för en grupp myndigheter När det finns ett bevarande- och gallringsbeslut Så förbereder du ett tillämpningsbeslut Metoder för gallring...40 Handlingar som upprättats eller inkommit före Ordlista Blanketter, mallar och exempel...46

4

5 Ett stöd till dig som ska värdera och gallra Den här handledningen är ett stöd till dig som ska värdera och gallra information hos en myndighet. Den vänder sig framför allt till dig som ansvarar för eller arbetar med informationshantering du kanske är arkivansvarig, arkivarie, arkivredogörare eller IT-ansvarig. I din roll kan du se till att rätt information bevaras i framtiden och att den information som inte ska bevaras gallras och förstörs. Då blir arkivet mer överblickbart, inte så utrymmeskrävande och lättare att söka i. Det blir lägre kostnader för förvaring och lagring och minskat arbete med att sortera in i och leta i arkiven. De handlingar som du arbetar med ska kunna sökas fram i framtiden när någon kommer och frågar efter information som de har rätt att ta del av enligt offentlighetsprincipen. Det kan till exempel vara en person som söker sin historia i akter från socialtjänsten eller sjukhusjournaler, en forskare som behöver uppgifter till sin forskning eller polisen som behöver titta på en handling i samband med en utredning. Det ska vara lätt att göra rätt. Därför har vi tagit fram den här handledningsserien där alla obligatoriska moment som ingår i informationsredovisningen finns med. Hoppas att den blir ett bra stöd för dig i ditt arbete! I din roll kan du bidra till effektivare arbete med sökning i arkiven och lägre kostnader för förvaring och lagring. Birgitta Torgén, Förvaltningschef Regionarkivet Gallra information från värdering till beslut 5

6 6 Gallra information från värdering till beslut

7 En viktig del av arkivvården Alla myndigheter hanterar varje dag stora mängder allmänna handlingar. Handlingarna kan vara både analoga och elektroniska. Vardagligt kallar vi ofta dessa handlingar för information och då gör vi ingen skillnad på om det rör sig om pappershandlingar eller digitala handlingar. All information inom en myndighet ska inte bevaras för all framtid. Därför är gallring är en viktig del av arkivvården. Att gallra gör det lättare att hitta och se vad som finns i arkivet. Rent praktiskt innebär gallring att vi aktivt förstör allmänna handlingar eller uppgifter i dessa. Men vi får bara gallra i enlighet med bedömningsgrunder som fastställts på förhand (bevarande- och gallringsbeslut). Även åtgärder som leder till att information försvinner eller gör det omöjligt att avgöra handlingarnas äkthet räknas som gallring. Vad säger arkivlagen om gallring? Att myndigheternas verksamhet dokumenteras och bevaras för framtiden är en förutsättning för att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken. Bestämmelser om myndigheternas skyldigheter att bevara sina handlingar regleras i arkivlagen. Arkivlagen säger att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas. Allmänna handlingar får visserligen gallras, men vid gallringen ska man alltid ta hänsyn till att arkiven är en del av kulturarvet. Den information som blir kvar ska kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. En myndighet får bara göra sig av med handlingar på två sätt: antingen genom att gallra dem eller Ordning och reda i arkiven är en grundförutsättning för en effektiv förvaltning och för ett väl fungerande rättsväsende. Gallra information från värdering till beslut 7

8 genom att överlämna dem till arkivmyndigheten. Vill en myndighet göra sig av med av allmänna handlingar på annat sätt måste det göras i enlighet med lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Myndigheter kan till exempel inte ge bort eller sälja allmänna handlingar med motivet att de ändå skulle gallras. Ett arkiv där man inte gallrar handlingar och information med ett lågt informationsvärde blir med tiden svårt att överblicka. Varför gallrar vi? För att var och en ska kunna ta del av allmänna handlingar måste myndigheterna ha en god överblick över handlingarna och arkivet. Därför finns det bestämmelser om gallring i arkivlagen och tryckfrihetsförordningen. Ett arkiv där man inte gallrar handlingar och information med ett lågt informationsvärde, blir med tiden svårt att överblicka, medan ett arkiv där bara den viktiga informationen bevaras blir mer överblickbart. Andra fördelar med att gallra är lägre kostnader för förvaring och lagring och minskat arbete med att sortera in i och leta i arkiven. Det som står i arkivlagen och andra lagar är det som är mest avgörande när vi ska värdera handlingars betydelse och bestämma om de ska bevaras eller gallras. Gallring och rensning, vad är skillnaden? Rensning betyder att handlingar som inte är allmänna plockas bort och förstörs innan arkivering. Det kan handla om minnesanteckningar som inte är viktiga för ett ärende, utkast, överflödiga kopior och andra handlingar som inte behövs för att förstå ett ärende. Handläggaren ska göra rensningen innan ärendet är avslutat. Det går inte att rensa efter att ärendet är avslutat eftersom alla handlingar då blir allmänna. 8 Gallra information från värdering till beslut

9 För att få förstöra informationen i efterhand behövs ett bevarande- och gallringsbeslut. När vi förstör informationen i allmänna handlingar i enlighet med ett bevarande- och gallringsbeslut utför vi gallring. Det räknas också som gallring när vi behandlar informationen på ett sätt som medför att den försvinner, inte går att söka fram eller att det inte längre går att avgöra om en handling är äkta eller falsk. Det behövs ett bevarande- och gallringsbeslut för att få förstöra information i allmänna handlingar. Exempel på gallring Information försvinner Exempel: byte av filformat kan leda till gallring om metadata försvinner vid konverteringen Det går inte längre att göra sammanställningar Exempel: Statistik som ska resultera i en sammanställning raderas eller försvinner innan samman- ställningen är gjord Vissa möjligheter att söka i arkiven försvinner Exempel: om du skriver ut ett elektroniskt register på papper och sedan gallrar det elektroniska registret, förlorar du möjligheten att söka i det elektroniska materialet och det går inte heller att sammanställa information ur systemet. Det går inte längre att avgöra om en handling är äkta eller falsk Exempel: Vissa myndigheter skannar in pappershandlingar. Då är det viktigt att i förväg bestämma vad som ska ses som original respektive kopia. Annars blir det svårt att sedan kunna avgöra vilken version som är autentisk. När du kastar bort pappershandlingen har du gallrat den. På omvänt sätt gallrar du när du skriver ut ett mejl på papper och samtidigt raderar mejlet. Gallra information från värdering till beslut 9

10 10 Gallra information från värdering till beslut

11 Bevarande- och gallringsbeslut Om inte annat är bestämt enligt lag eller förordning, krävs beslut från arkivmyndighet för att få gallra allmänna handlingar. Arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad är Arkivnämnden med förvaltningen Regionarkivet. Om en myndighet anser att det finns handlingar i verksamheten som bör gallras och det saknas bevarande- och gallringsbeslut som kan användas ska myndigheten göra en bevarande- och gallringsframställan till Regionarkivet. Läs mer om detta på sidan 22. Två typer av bevarande- och gallringsbeslut Generella beslut Besluten gäller de flesta eller alla myndigheter. De tas oftast fram av Regionarkivet, men myndigheter kan också ta fram generella beslut efter samråd med Regionarkivet. De beslutas av Arkivnämnden. Om handlingar bör gallras och det saknas bevarandeoch gallringsbeslut ska myndigheten göra en bevarandeoch gallringsframställan. Besluten omfattar handlingar/uppgifter som: upprättas i myndigheternas styrande och stödjande verksamheter och är gemensamma för de flesta myndigheter. ingår i IT-system som används av fler än en myndighet. Myndighetsspecifika beslut Det finns två typer av myndighetsspecifika beslut: beslut som gäller en enda myndighet eller beslut som gäller en grupp myndigheter med liknande uppdrag. De tas fram av den eller de myndigheter som beslutet gäller och beslutas av Arkivnämnden. Besluten omfattar handlingar/uppgifter som: är unika i en myndighets kärnverksamhet eller i de fall myndigheten har speciella behov. upprättas i myndigheternas kärnverksamhet där flera myndigheter arbetar med samma typ av verksamhet, till exempel skolor och sjukhus. Gallra information från värdering till beslut 11

12 Vad betyder gallringsfrist? Gallringsfrist är den tid handlingen ska sparas innan den kan gallras. Gallringsfrister kan beskrivas på olika sätt, men det vanligaste är att man anger fristen i ett visst antal kalenderår som ska passera innan en handling kan gallras. En handling upprättad under 2013 med gallringsfristen två år kan till exempel gallras tidigast i januari Ett annat exempel är verifikationer som oftast gallras tio kalenderår från det att ansvarsfrihet för räkenskapsåret beviljats. Gallras vid den tidpunkt som myndigheten fastställer I de bevarande- och gallringsbeslut som gäller flera myndigheter står det ibland att vissa handlingstyper ska gallras vid den tidpunkt som myndigheten fastställer. Detta innebär att din myndighet på egen hand får fastställa hur länge handlingen behövs för verksamheten. Gallringsfristen ska definieras och skrivas in i dokumenthanteringsplanen. Läs mer om detta under rubriken När det finns ett bevarande- och gallringsbeslut? på sidan 39. Bestämmelser om bevarande och gallring Förutom bestämmelserna i arkivlagen finns bestämmelser om bevarande och gallring i andra lagar och förordningar. Obligatoriskt bevarande och obligatorisk gallring i Sverige Gallringsbeslut från riksdagen och regeringen är tvingande. Det innebär att handlingarna eller informationen som omfattas av besluten måste gallras eller bevaras. Det gäller socialtjänstlagen (SoL) och 12 Gallra information från värdering till beslut

13 socialtjänstförordningen samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). För vissa typer av handlingar kan Arkivnämnden alltså inte fatta beslut om bevarande och gallring. Dessa beslut gäller utan att vare sig Arkivnämnden eller berörda myndigheter behöver besluta om tillämpningen av besluten i verksamheten. Det kan ändå vara bra att Regionarkivet och den myndighet det handlar om i ett beslut gör tydligt vad detta innebär rent praktiskt. I socialtjänstlagen och framförallt i socialtjänstförordningen har riksdagen bestämt att personakter och tillhörande personregister inom socialtjänsten i vissa kommuner ska totalbevaras. Göteborgs kommun är ett av de så kallade intensivdataområden som ska stå för ett totalbevarande av personakter inom socialtjänsten. Besluten om bevarande och gallring i socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade är tvingande. Minsta bevarandetid Ibland beslutar riksdag, regering eller andra myndigheter om den kortaste tid en handling ska bevaras. Till exempel säger patientdatalagen att patientjournaler ska bevaras i minst tio år efter att sista anteckning gjorts. Denna typ av beslut om kortaste bevarandetid är inte beslut om gallring, och ska därför inte tolkas så att man automatiskt får gallra patientjournaler efter tio år. Beslut om kortaste bevarandetider vänder sig i det här fallet till privata vårdgivare som inte omfattas av arkivlagen. För vårdgivare i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad gäller Arkivnämndens bevarande- och gallringsbeslut. Bestämmelser om gallring i registerförfattningar Det kan finnas bestämmelser om gallring i så kallade registerförfattningar. Med registerförfattningar menas lagar och förordningar som reglerar hur personuppgifter ska hanteras i register och databaser. En typ av registerförfattning är patientdatalagen. Gallra information från värdering till beslut 13

14 Det är bara patienten eller någon som omnämns i en patientjournal som kan ansöka om att hela eller delar av den ska förstöras. Den säger att personuppgifter i ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister ska gallras när de inte längre behövs för ändamålet att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra vårdens kvalitet. Arkivmyndigheten i ett landsting eller en kommun kan, trots det som står i en registerförfattning, bestämma att personuppgifter i ett nationellt eller regionalt kvalitetsregister inom landstinget eller kommunen får bevaras av historiska, statistiska eller vetenskapliga skäl. Vad gäller för förstörande av patientjournal? Journalförstöring, med stöd i patientdatalagen, gör det möjligt att radera uppgifter i en journal som är psykiskt belastande för den enskilde patienten om uppgifterna bevaras. Det är bara patienten eller någon som omnämns i en patientjournal som kan ansöka om att hela eller delar av den ska förstöras. En ansökan om journalförstöring ska göras till Inspektionen för vård och omsorg. Vad gäller för EU-projekt? Sveriges EU-medlemskap innebär att Sverige ska följa de regler EU beslutar om. Detta innebär bland annat att EU-förordningar gäller framför svenska regler. Om det finns särskilda gallringsregler i en EU-förordning gäller de alltså alltid framför arkivlagen, arkivförordningen, föreskrifter (arkivreglementen), bevarande- och gallringsbeslut hos kommunala och landstingskommunala myndigheter samt eventuella gallringsregler i andra författningar. Då måste man istället följa gallrings- eller bevarandereglerna i EU-förordningen. Det kan också finnas gallringsfrister i andra rättsakter som beslutats av EU. 14 Gallra information från värdering till beslut

15 Gallra information från värdering till beslut 15

16 För EU-projekt gäller särskilda gallringsfrister eftersom EU har speciella frister för revision. Exakt vad som gäller för frister varierar lite beroende på vilka ramprogram det handlar om, men revision kan i vissa fall ske flera år efter sista utbetalningen. I projekt som bekostas med EU-medel ställs höga krav på projektdokumentationen: bland annat för att se att projektet verkligen drivits igenom och att det som gjordes stämmer överens med vad som står i ansökan. Vad säger dataskyddsförordningen/ dataskyddslagen? Ett av syftena med dataskyddsförordningen (DSF) är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid behandling av personuppgifter. Dataskyddsförordningen innehåller inga beslut om gallring som gäller myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Enligt DSF får personuppgifter behandlas om det finns en rättslig grund. För myndigheter i kommuner och landsting/regioner finns det rättsliga grunder för att hantera och bevara personuppgifter i allmänna handlingar. Bestämmelserna i DSF hindrar alltså inte att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar. Om arkivlagen säger att uppgifter ska bevaras går det före bestämmelserna i DSF. Intresset av att bevara allmänna handlingar prioriteras framför integritetsskyddsintresset. Detta innebär att Arkivnämndens beslut om bevarande och gallring gäller även om huvudregeln i DSF säger att de personuppgifterna ska raderas. 16 Gallra information från värdering till beslut

17 Bevarande- och gallringsutredning Innan myndigheten kan fatta ett beslut om gallring måste det göras en utredning av informationens värde på kort och lång sikt, en så kallad gallringsutredning. Verksamheten kan skadas om viss information inte sparas. Därför är det viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras. I vissa fall behövs kanske inte någon stor utredning av handlingarna till exempel när det gäller äldre handlingar. Då kan det ofta räcka att utreda om handlingarna behöver bevaras utifrån forskningens behov. Arbetsgrupp för större utredningar När myndigheten behöver göra större bevarande- och gallringsutredningar eller utreda IT-system bör man utse en särskild arbetsgrupp för detta uppdrag. En utredning kräver stort engagemang och arbetsgruppen bör bestå av medarbetare med kompetens från olika delar av verksamheten, inklusive IT och arkiv. Om ni vill göra en bevarande- och gallringsframställan för en grupp av myndigheter bör representanter från alla myndigheter finnas med i arbetsgruppen. Arbetsgruppen kan behöva intervjua medarbetare som utför det faktiska arbetet. Det är oftast de som vet bäst vilka krav som ställs på handlingarna i deras verksamhet utifrån lagstiftning och andra regelverk. Det brukar oftast också vara de som bäst vet vilka behov myndigheten har av informationen. Utredningen kommer att beröra många medarbetare. När ni väljer ut de handlingar som ska ingå i utredningen ska ni börja med att titta på vilka handlingar som tillkommer i samma verksamhetsområde eller processer. Detta för att arbetet inte ska bli alltför omfattande. En utredning kräver stort engagemang och arbetsgruppen bör bestå av medarbetare från olika delar av verksamheten. Gallra information från värdering till beslut 17

18 18 Gallra information från värdering till beslut

19 Inventera noggrant En gallringsutredning ska vara baserad på en noggrant gjord inventering av de handlingar som myndigheten vill gallra. I samband med inventeringen är det också viktigt att undersöka om de handlingar man hittar under inventeringen redan omfattas av ett bevarande- och gallringsbeslut, till exempel de generella bevarande- och gallringsbeslut som fattats av Arkivnämnden. En gallringsframställan som innehåller handlingstyper i er myndighets pågående processer ska baseras på den kartläggning och inventering som ni gjort i samband med att ni skapat en klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplan. Se Regionarkivets handledning Upprätta klassificeringsstruktur. För äldre och avgränsade bestånd av handlingar bör ni göra en sammanställning av de handlingar som ni vill gallra respektive bevara. I detta arbete kan Regionarkivets handledning Inventera arkivhandlingar vara till hjälp. Det är viktigt att du undersöker om handlingarna som du hittar redan omfattas av ett bevarande och gallringsbeslut. Att inventera elektroniska handlingar Att inventera och identifiera fysiska handlingar såsom pappersark, ritningar eller fotografier är oftast ganska enkelt eftersom det är tydligt vad som utgör själva handlingen. Elektroniska handlingar som kan hanteras som enskilda och fristående objekt är också ganska enkla att identifiera eftersom de kan avgränsas på liknande sätt som sina fysiska motsvarigheter till exempel ett Word-dokument, en digital ritning eller ett digitalt fotografi. Färdiga handlingar är handlingstyper med ett bestämt och fixerat innehåll. Det är bara de färdiga handlingarna som ska tas med i inventeringen. Man ska inventera de bearbetningar och sammanställningar som normalt görs rutinmässigt, till exempel i rapporter, skärmvyer och formulär. Gallra information från värdering till beslut 19

20 Som utgångspunkt för inventeringen kan systemdokumentation och användarmanualer användas och kompletteras med intervjuer. Utgångspunkten i en gallringsutredning är att beskriva de handlingar som man vill gallra, men när det gäller databasinformation kan det vara nödvändigt att istället utgå ifrån vad som ska bevaras och bara kortfattat beskriva vilken information som kommer att gallras. Mer information hittar du i Regionarkivets handledning Framställa och lagra elektroniska handlingar. Verksamheten kan skadas om viktig information förstörs. Därför är det ett måste att göra en utredning av informationens värde. Att värdera När inventeringen är klar är det dags att bestämma vilket informationsvärde varje handlingstyp har. Eftersom verksamheten kan skadas om viktig information förstörs är det ett måste att göra en utredning av informationens värde på kort och lång sikt. I samband med värderingen av handlingarna bestämmer man också vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras. Allt detta bör dokumenteras noggrant. Det är viktigt att särskilt väga in rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen. Utöver detta bör du också visa på eventuella brister i informationens kvalitet som inte går att rätta till samt om gallringen kan innebära kostnadsbesparingar. Ibland kan det vara klokt att göra en gedigen beskrivning av de besparingar ni kan göra med hjälp av gallringen. Att bevara fel handlingar kan bli en dyr historia i längden, till exempel när man har serier med få intressanta uppgifter i förhållande till mängden handlingar eller information. Men det är viktigt att komma ihåg att kostnadsbesparingar aldrig får vara det tyngst vägande skälet till gallring det avgörande är alltid handlingarnas informationsvärde och bevarandemålen i arkivlagen. 20 Gallra information från värdering till beslut

21 Checklista vid värdering Rätten att ta del av allmänna handlingar Innehåller handlingarna information som ger allmänheten förutsättningar att bedöma lämpligheten av er myndighets beslut och verksamhet? Ja Nej Frågan får särskild tyngd när det rör handlingar som under en viss tid innehåller sekretesskyddade uppgifter. Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen Behövs handlingarna för att myndigheten, medarbetarna eller allmänheten på längre sikt ska kunna styrka rättigheter eller skyldigheter? Ja Nej Behöver handlingarna bevaras under en viss tid för revision, taxering eller på grund av preskriptionstid? Behövs handlingarna för er myndighets eller andras säkerhet, av miljöskäl eller medicinska skäl? Kan handlingarna ha ett värde för handläggningen av juridiska mål och ärenden och för praxisbildning i framtiden? Kan framtida dubbelarbete undvikas om handlingarna bevaras? Kan handlingarna vara viktiga i samband med uppföljning och utvärdering av verksamheten? Kan gallring leda till längre söktid för de handlingar som bevaras, större beroende av nyckelpersoner eller sämre service gentemot allmänheten? Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Forskningens behov Ger handlingarna viktig information om enskilda personer, händelser och företeelser? Är handlingarna unika? (Det vill säga att det inte finns motsvarande handlingar/uppgifter på annat håll) Finns det kontinuitet bakåt i tiden där man kan följa en företeelse under lång tid? Består informationen av obearbetade primärdata eller sammanställningar av sådana? Ja Ja Ja Ja Nej Nej Nej Nej Gallra information från värdering till beslut 21

22 Bevarande- och gallringsframställan När utredningen är klar är det dags att göra en bevarande- och gallringsframställan. Men innan ni börjar behöver ni kontrollera att handlingarna inte redan omfattas av ett redan gällande bevarande- och gallringsbeslut från Arkivnämnden. Gällande beslut hittar du på Regionarkivets webbplats. Framställan ska på ett tydligt sätt beskriva Det är viktigt att komma ihåg att kostnadsbesparingar aldrig får vara det tyngst vägande skälet till gallring. vad som ska gallras när det ska gallras varför det kan gallras Det är viktigt att bevarande- och gallringsframställan är väl förankrad inom myndigheten innan den skickas till Regionarkivet för beslut. Här följer information om bevarande- och gallringsframställan för en myndighet. Information om beslut för en grupp av myndigheter/generella bevarande- och gallringsbeslut finns på sidan 31. Myndighetsspecifik bevarande- och gallringsfram ställan för en myndighet Det är lämpligt att avgränsa en framställan till ett verksamhetsområde eller ett par processer om processerna hanterar stora mängder handlingar. Detta för att skapa översikt och för att handläggningen ska bli så effektiv som möjligt. Så får du ett bevarande- och gallringsbeslut Gör en noggrann utredning av vad det är som ni önskar gallra. Gärna per process. Fyll i blanketten för gallringsframställan så noggrant som möjligt. Skicka in gallringsframställan till Regionarkivet. 22 Gallra information från värdering till beslut

23 Blankett för myndighetsspecifik bevarande- och gallringsframställan kan du ladda ner från Regionarkivets webbplats. Den består av två delar: Framställan med kontaktuppgifter till myndigheten och en kortfattad beskrivning av det verksamhetsområde samt de processer som handlingarna tillkommit i. Bilaga 1 där handlingstyperna beslutet omfattar listas. Framställan ska innehålla Kontaktuppgifter En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som handlingarna inkommit till eller upprättats inom En översiktlig beskrivning av den eller de processer handlingarna tillhör Bilaga 1 ska innehålla De handlingstyper beslutet omfattar. De ska listas i kolumnen Handlingstyp Bevarande eller gallringsfrist för varje handlingstyp. Detta anges i kolumnen Bevarande/Gallringsfrist Information om offentlighet eller sekretess för varje handlingstyp. Detta anges i kolumnen Sekretess Översiktlig beskrivning av varje handlingtyp Motivering till bevarande eller gallring för varje handlingstyp som talar om 1) varför handlingarna kan gallras 2) varför de kan gallras i enlighet med den frist som är föreslagen. På följande sidor finns mer detaljerad information om hur du fyller i blanketten och bilagan. Gallra information från värdering till beslut 23

24 Beskriv verksamheten För att Regionarkivet och allmänheten ska kunna placera handlingarna i ett sammanhang är det viktigt att du översiktligt och tydligt beskriver den eller de verksamheter som handlingarna kommit in till eller upprättats i. I blanketten för bevarande- och gallringsframställan finns flera fält där du beskriver verksamheten. Här följer några tips om hur du kan gå till väga. Det räcker i allmänhet att hänvisa tilll arkivbeskrivning och klassificeringsstruktur. I fältet Har verksamheten övergått från annan verksamhet/myndighet beskriver du om verksamheten har övergått från annan myndighet och i så fall vilken och när det skedde. Skriv ut eventuella förkortningar i klartext. Kommer handlingarna helt eller delvis från en föregångare eller någon annans arkivbildning? Eller kommer de bara från den egna verksamheten? I blanketten finns också fält för beskrivning av myndighetens uppdrag, verksamhet och processer. Om myndigheten har upprättat en arkivbeskrivning och klassificeringsstruktur utifrån Regionarkivets riktlinjer räcker det i allmänhet med att hänvisa till dessa dokument. Det är då viktigt att det framgår vilken version av er myndighets klassificeringsstruktur som används. Saknar din myndighet arkivbeskrivning, har ni inte upprättat en klassificeringsstruktur eller gäller din bevarande- och gallringsframställan en äldre avgränsad mängd handlingar? Då ska du ge en översiktlig och tydlig beskrivning av myndighetens uppdrag, verksamhet, processer och handläggningsrutiner för den del av verksamheten som framställan berör. Det brukar gå att hämta information om myndighetens uppdrag och organisation ur reglementen, verksamhetsplaner, årsredovisningar, verksamhetsberättelser med mera. 24 Gallra information från värdering till beslut

25 Handlingstyp I bilagan fyller du i namn på de handlingstyper som ska bevaras eller gallras. En handlingstyp per rad. Det är viktigt att handlingstypen är väl definierad och tydlig. Om en handlingstyp har olika hantering för bevarande och gallring ska det framgå varför handlingstypen i ena fallet exempelvis ska bevaras och i det andra fallet ska gallras. Då skrivs de olika varianterna av handlingstypen ut på separata rader. Exempel Handlingar Ansökan, antagen Gallringsfrist/bevaras Bevaras Ansökan, avslagen Gallras 5 år efter beslut om att avslå ansökan. Gallringsfrist/bevaras I fältet Gallringsfrist/bevaras anger du den frist när ni föreslår att gallring ska ske. Du fyller i en gallringsfrist per handlingstyp (rad) i bilaga 1. En gallringsfrist kan du till exempel formulera så här: Gallras 5 år efter beslut i ärendet. Gallras 2 år efter slutbetalning har skett. Gallras efter all ekonomisk reglering har skett. Gallras 10 år efter sista garantibesiktning har skett. Om myndigheten föreslår att handlingar ska gallras under vissa förutsättningar kan du skriva så här: Handlingarna ska gallras med undantag för: Ansökningar som föranlett särskilt yttrande. Handlingar som upprättats 1980, 1990 och Gallra information från värdering till beslut 25

26 Det är viktigt att fristen för varje handlingstyp inte är möjlig att tolka på fler sätt än ett så att gallring inte sker vid fel tidpunkt. Gallringsfristerna ska vara så tydliga att även en ny medarbetare på arbetsplatsen enkelt ska kunna förstå när en handling ska gallras. Ska handlingen bevaras, skriv: bevaras. Tidsperiod Här ska du ange handlingarnas tidsomfattning från och med vilket datum de tillkommit eller inom vilken tidsperiod de har tillkommit. Exempel: Tidsperiod och framåt Sekretess Här ska du ange om handlingarna kan omfattas av sekretess genom hänvisning till paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. När ni föreslår en gallringsfrist ska den ta hänsyn till om handlingstypen omfattas av sekretess. Detta för att handlingstypen inte ska gallras innan sekretessen har löpt ut och så att allmänhetens rätt till insyn ska säkerställas. Om handlingarna inte omfattas av sekretess skriver du Nej. Retroaktivitet Om bevarande- och gallringsbeslutet ska gälla från det datum då det beslutas behöver du inte lämna någon information om detta i denna kolumn. Om myndigheten vill gallra handlingstypen retroaktivt ska du ange det önskade datumet. 26 Gallra information från värdering till beslut

27 Gallra information från värdering till beslut 27

28 Beskrivning/kommentar I fältet Beskrivning/kommentar kan du skriva något om handlingens funktion, det vill säga hur den används i verksamheten. Du kan även ange annan information som kan vara av nytta för handläggare på Regionarkivet eller i er egen verksamhet, till exempel om handlingstypen kan vara svårförståelig. Motivering I fältet Motivering ska du ange varför en handlingstyp ska bevaras eller gallras. Gallring av allmänna handlingar innebär förenklat att allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet begränsas. Därför är det viktigt att en bevarande- och gallringsframställan noggrant motiverar den gallring som myndigheten föreslår. En tydlig motivering till gallringen gör att allmänheten får möjlighet att se vilka ställningstaganden som ligger bakom att informationen förstörs. Till varje handlingstyp i bilagan ska du motivera, dels den gallringsfrist eller det bevarande som myndigheten föreslår, dels varför informa tionen kan förstöras. I motiveringen är det bra att ta avstamp i bevarandemålen i arkivlagens tredje paragraf. Några exempel på hur gallring kan motiveras Informationen förs över och sparas i andra handlingar. Handlingarna utgör räkenskapsinformation och ska enligt lag om kommunal redovisning (1997:614) bevaras minst fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efter denna frist löpt ut fyller handlingarna ingen funktion för förvaltningen eller rättskipningen. Den föreslagna gallringsfristen bör även tillgodose forskningens och allmänhetens behov. Forskningens behov tillgodoses genom att över gripande styrdokument tillsammans med statistiska uppgifter bevaras. Allmänhetens rätt till att ta del av allmänna handlingar samt förvaltningens och rättskipningens behov av information bör också vara tillgodosedda med den föreslagna gallringsfristen. Gallras i enlighet med de råd som Samråds gruppen för kommunala arkivfrågor ger för denna handlingstyp (Bevara eller gallra? : 2, sidan 24, 2014). 28 Gallra information från värdering till beslut

29 Eftersom utgångsläget är att alla allmänna handlingar ska bevaras kräver Regionarkivet inte lika detaljerade motiveringar om handlingarna ska bevaras. Det går alltid att hänvisa till arkivlagens tredje paragraf där detta regleras. Anledningen till att Regionarkivet vill se motiveringar även till bevarandehandlingar är för att det då blir enklare att följa hur myndigheten har tänkt kring gallring och vård av sina allmänna handlingar. Om det inte på ett tydligt sätt framgår vilka motiv för gallring som finns, är risken stor att Regionarkivet inte kan fatta beslut om gallring utifrån den information som finns i framställan och måste ge avslag. Publikationsserien Bevara eller gallra? En bra hjälp i arbetet med att utreda handlingarnas bevarandevärde är publikationserien Bevara eller gallra? Den ges ut av Sveriges kommuner och landsting (SKL). En motivering till varför handlingar ska bevaras skapar större möjlighet att följa hur myndigheten har tänkt kring gallring och vård. Gallringsråden är utarbetade av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor och omfattar stora delar av den kommunala och landstingskommunala verksamhetens handlingstyper. Om du vill motivera gallringen med hänvisning till gallringsråden ska du ange vilken sida och vilken utgåva som gäller, för att det ska vara möjligt att kontrollera i efterhand. Skicka in framställan Innan myndighetens gallringsframställan skickas till Regionarkivet, kontrollera att de handlingar som föreslås för gallring inte redan omfattas av något av Regionarkivets generella bevarande- och gallringsbeslut. Om handlingarna redan omfattas av ett generellt bevarande och gallringsbeslut behövs inget nytt beslut för att de ska kunna gallras. Då behövs bara Gallra information från värdering till beslut 29

30 ett beslut från nämnd/styrelse om tillämpningen av det generella bevarande-och gallringsbeslutet. När den myndighetsspecifika dokumenthanteringsplanen sedan uppdaterats och fastställts kan handlingarna gallras på det sätt som beskrivs där. Läs mer i Regionarkivets handledning Upprätta dokumenthanteringsplan. Det är viktigt att utredningen och framställan är noggrant genomförd. Om den har för stora brister kan den avslås. Att få bevarande- och gallringsbeslut När Regionarkivet har tagit emot en bevarande- och gallringsframställan granskar en handläggare förslaget. Om handläggaren inte har några invändningar skickas förslaget till chefen för avdelningen Tillsyn och rådgivning som fattar beslut på delegation. Det är viktigt att utredningen och framställan är noggrant genomförd. Om framställan har för stora brister kan den avslås. Varje myndighet ska dokumentera sin tillämpning av de bevarande- och gallringsbeslut som Arkivnämnden har fattat. Detta gäller både generella och myndighetsspecifika beslut och görs i regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Mer information hittar du i Regionarkivets handledning Upprätta dokumenthanteringsplan. I vissa undantagsfall kan myndigheten behöva dokumentera tillämpningen av ett gallringsbeslut i ett separat tillämpningsbeslut, till exempel då gallringsbeslutet handlar om ett avgränsat/äldre bestånd av handlingar eller när myndigheten önskar gallra arkivhandlingar som tagits över från en annan myndighet. 30 Gallra information från värdering till beslut

31 Generell bevarande- och gallringsfram ställan för en grupp myndigheter När flera myndigheter har liknande uppdrag kan de gå samman och göra en gemensam bevarande- och gallringsframställan för de handlingar som uppkommer i de gemensamma verksamheterna - en framställan om myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för en grupp av myndigheter. I Göteborgs Stad kan det exempelvis vara skolnämnderna som har liknande uppdrag, i Västra Götalandsregionen kan det vara sjukhusstyrelserna. Ett generellt beslut gäller alla myndigheter Om din organisation vill ta fram ett generellt bevarande- och gallringsbeslut måste detta göras i samråd med Regionarkivet. Men även när ni ska ta fram ett myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för en grupp är det lämpligt att du som är arkivansvarig tar kontakt med Regionarkivet tidigt i processen för att kunna få stöd under arbetets gång. Om framställan inte är tydlig eller korrekt kan Arkivnämnden avslå den. Myndigheter som har samma uppdrag kan ta fram ett gemensamt bevarande- och gallringsbeslut. Regionarkivet har en blankett för myndighetsspecifika bevarande- och gallringsbeslut för en grupp av myndigheter och en blankett för generella bevarande- och gallringsbeslut som du hittar på vår webbplats. Båda blanketterna består av tre delar: Framställan där det framgår vilka myndigheter som gör fram ställan om bevarande- och gallringsbeslut. Här infogas också en dokumentation av det gemensamma arbetet. Bilaga 1 där gallringsutredningen dokumenteras. Bilaga 2 där exempel på handlingstyper listas. Gallra information från värdering till beslut 31

32 32 Gallra information från värdering till beslut

33 Gruppera handlingar utifrån funktion Blanketten för framställan om myndighetsspecifikt bevarande- och gallringsbeslut för en grupp av myndigheter ser annorlunda ut mot den för en myndighet. Eftersom olika myndigheter har olika klassificeringsstrukturer kan handlingstyperna i ett bevarande- och gallringsbeslut för en grupp av myndigheter eller i ett generellt bevarande- och gallringsbeslut inte listas utifrån klassificeringsstrukturens punktnotation. Istället ska handlingarna grupperas utifrån vilken funktion de fyller. Grupperna ska sedan beskrivas, informationen värderas och bevarande/gallring motiveras. Grupperingen av handlingar utifrån funktion skapar flexibilitet i bevarande- och gallringsbeslutet. Denna flexibilitet medger att i de fall en myndighet hittar en handlingstyp som inte omnämns i beslutet, men som myndigheten bedömer har samma funktion som en grupp av handlingar i beslutet, så är det möjligt att referera till samma beslut i dokumenthanteringsplanen för att få gallra. Detta innebär alltså att listan på handlingstyper i bilaga 2 inte behöver vara heltäckande. Grupperingen av handlingar utifrån funktion skapar flexibilitet i bevarande- och gallringsbeslutet. Det är lämpligt att dela upp bevarande- och gallringsframställningarna utifrån uppdragen, så att en framställan omfattar ett uppdrag (verksamhetsområde). Det kan vara en framställan för exempelvis handlingar i personal- och löneverksamhet, utbildningsverksamhet eller vårdverksamhet. Vad menas med funktion? Med funktion menas att handlingarna har tillkommit i samma syfte inom de olika verksamheterna används på samma sätt inom de olika verksam heterna. omfattas av samma lagstiftning, regler och föreskrifter. Gallra information från värdering till beslut 33

34 Bilaga 1 gallringsutredning I bilaga 1 ska varje grupp av handlingar ges ett namn som beskriver deras funktion och ett referensnummer. För varje framställan löper referensnumren från 001 och uppåt. Exempel Ref. nr Handlingar 001 Handlingar rörande utbildningens och undervisningens övergripande uppläggning, innehåll, planering och uppföljning 002 Handlingar rörande åtgärder mot kränkande behandling 003 Handlingar rörande val, ansökan och antagning/placering till förskola, förskoleklass, grundskola, gymnasium, fritidshem samt pedagogisk omsorg Gallringsfrist/ bevaras Bevaras Bevaras Gallras 2 år efter att respektive utbildning avslutas Om en grupp av handlingar innehåller handlingar med olika funktion går flexibiteten förlorad. Om en grupp innehåller handlingar med olika funktion går det inte att beskriva funktionen på ett enhetligt sätt. Detta medför att flexibiliteten i beslutet går förlorad. Har man inte lyckats beskriva handlingarnas gemensamma funktion går det inte att i efterhand identifiera andra handlingar som har samma funktion och som kan omfattas av samma beslut. Beskriva, värdera och motivera När handlingarna grupperats utifrån funktion ska du i bilaga 1 beskriva funktionen som handlingarna fyller inom verksamheten. Det ska tydligt framgå i vilket sammanhang de tillkommer och hur de används. Här ska du även göra en värdering av informationen utifrån förvaltningens, rättskipningens och allmänhetens behov. samt motivera bevarande eller gallring. Läs mer om motivering på sidan 28 och använd gärna värderingschecklistan på sidan Gallra information från värdering till beslut

35 Exempel Handlingar referensnummer 006 Sammanfattande namn/rubrik Handlingarna rörande bedömning och placering av nyanlända elever. Förslag till bevarande/gallringfrist Gallras 2 år efter att respektive utbildning avslutats. Beskrivning Nyanlända elever omfattas av samma bestämmelser som alla elever när det till exempel gäller skolans värdegrund och kunskapsuppdrag, studie- och yrkesvägledning, elevhälsa och ledning. Det finns emellertid vissa bestämmelser som riktar sig specifikt till nyanlända elever. Dessa bestämmelser ska stärka de nyanlända ellevernas möjliugheter att utvecklas så långt som möjligt mot utbildningens mål. Det handlar bland annat om att skolan ska genomföra en inledande bedömning av den nyanlända elevens kunskaper och därefter göra en sammatagen analys av allt befintligt underlag inför rektorns beslut om placering i årskurs och undervisningsgrupp. Motivering Forskningens behov tillgodoses genom att övergripande styrdokument tillsammans med statistiska uppgifter bevaras. Allmänhetens rätt till att ta del av allmäna handlingar samt förvaltningens och rättskipningens behov av information bör också vara tillgodosedda med den föreslagna gallringsfristen. Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar rörande bedömning och placering av nyanlända elever tillkommer i skolornas kärnprocesser. Exempel på handlingstyper Bedömningar av nyanländ elevs kunskaper Beslut om att avsluta undervisning i förberedelseklass Beslut om nyanländ elevs placering i årskurs och undervisningsgrupp Utredningar Om du märker att det är svårt att beskriva handlingarnas funktion och sammanhang enhetligt kan du prova att gruppera om dem. Fundera på vad som gör att det inte fungerar att beskriva dem tillsammans och på vad som skiljer dem åt. Gallra information från värdering till beslut 35

36 Grupper med enstaka handlingstyper Vissa handlingar som rör en verksamhet kan ibland inte grupperas tillsammans med några andra handlingar från verksamheten, då får du skapa en grupp som bara omfattar en eller ett par handlingstyper. Trots att handlingarna har samma funktion kan de ibland behöva olika gallringsfrister. Samma funktion men olika gallringsfrist? Handlingar som har samma funktion kan ibland hanteras på olika sätt i fråga om bevarande och gallring. Då får du precisera vad det är med handlingarna som särskiljer dem och gör att de ena ska gallras efter en viss tid medan de andra ska bevaras. Exempel ansökningshandlingar Myndigheten utlyser en tjänst Ansökningshandlingar Anställs Anställs inte Bevaras för all framtid Bevaras i två år 36 Gallra information från värdering till beslut

37 Bilaga 2 exempel på handlingar I bilaga 2 ska du lista exempel på handlingstyper som tillhör varje grupp av handlingar. Listan på handlingstyper behöver inte vara heltäckande. Syftet med grupperna av handlingar är att de ska vara flexibla. Om din myndighet hanterar en handlingstyp som fyller samma funktion men som heter något annat än de som listats i exempelbilagan kan du ändå hänvisa till samma bevarande- och gallringsbeslut i dokumenthanteringsplanen. Skicka in framställan När bevarande- och gallringsframställan är färdig skickar arkivansvarig in den till Arkivnämndens myndighetsbrevlåda för handläggning och beslut. Att få beslut När Regionarkivet har tagit emot framställan granskar en handläggare förslaget. Om handläggaren inte har några invändningar går förslaget vidare till Arkivnämnden för beslut. Du kan hänvisa till samma bevarande- och gallringsbeslut i dokumenthanteringsplanen för handlingstyper som fyller samma funktion. Gallra information från värdering till beslut 37

38 38 Gallra information från värdering till beslut

39 När det finns ett bevarandeoch gallringsbeslut Varje myndighet ska dokumentera sin tillämpning av de bevarande- och gallringsbeslut som Arkivnämnden har fattat. Detta gäller både generella och myndighetsspecifika beslut och görs i regel i myndighetens dokumenthanteringsplan. Mer information hittar du i Regionarkivets handledning Upprätta dokumenthanteringsplan. I vissa fall kan myndigheten behöva dokumentera tillämpningen av ett beslut i ett separat tillämpningsbeslut. Du kan läsa mer om vilka beslut det gäller i Anvisningar om tillämpningen av föreskrifter och riktlinjer. Myndigheten ska alltid dokumentera tillämpningen av ett bevarande- och gallringsbeslut. Så förbereder du ett tillämpningsbeslut Det finns ingen särskild mall för tillämpningsbeslut, men följande information ska finnas med: Datum och myndighetens diarienummer. Hänvisning till Arkivnämndens bevarandeoch gallringsbeslut. Kort beskrivning av ärendet och beslutet. Tillämpningsbeslutets omfattning gäller det för hela eller bara delar av verksamheten, finns systemeller områdesspecifika föreskrifter som går före på vissa områden, finns andra undantag? Om andra bestämmelser upphävs i och med beslutet. Från och med när, det vill säga vilket datum gallringsbeslutet ska tillämpas i den egna verksamheten. Beslutet fattas av nämnden/styrelsen. Myndighetens tillämpningsbeslut behöver du inte skicka till Regionarkivet. Gallra information från värdering till beslut 39

40 För större mängder sekretesshandlingar är det nödvändigt att anlita ett avfallshanteringsföretag som utför gallringen under betryggande former. Metoder för gallring Pappershandlingar Handlingar utan sekretess kan lämnas för återvinning. När det gäller handlingar med sekretesskyddade uppgifter är det däremot viktigt att någon från er myndighet personligen ser till att handlingarna förstörs. För mindre mängder sekretesshandlingar kan ni använda er av dokumentförstörare och därefter återvinning av materialet. Regionarkivet rekommenderar att dokumentförstörare med säkerhetsklass p4 (din 66399) eller högre används. För större mängder är det nödvändigt att anlita ett avfallshanteringsföretag som utför gallringen under betryggande former. Elektronisk information Trots att gallring innebär förstöring är det inte alltid själva materialet som ska förstöras, utan bara uppgifterna. Elektronisk information utan sekretess kan i allmänhet gallras genom att filen/informationen raderas ur filsystemet/databasen, men det innebär inte att informationen är förstörd. Egentligen är det ju bara sökvägen som har tagits bort. Filerna/informationen kan utan större problem återskapas. Detta innebär att det inte är en tillräckligt säker metod för gallring av sekretessbelagda uppgifter. För sådana sorters uppgifter behöver man använda sig av metoder där även informationen förstörs. För vissa databärare är det enda säkra sättet att förstöra mekaniskt. För andra kan det räcka med att informationen skrivs över. Det är upp till varje myndighet att avgöra på vilket sätt informationen ska förstöras utifrån de IT-säkerhetsregler som finns. 40 Gallra information från värdering till beslut

41 Handlingar som upprättats eller inkommit före Arkivnämnden beslutade 27 maj 2015 om riktlinjer till respektive arkivreglemente för Västra Götalandsregionen (Dnr 185/15 72) och Göteborgs Stad (Dnr 186/15 73) när det gäller redovisning och gallring av allmänna handlingar. I och med detta beslut upphävdes alla befintliga dokumenthanteringsplaner/ bevarande- och gallringsbeslut som tagits utifrån tidigare regler från och med 31 december Beslutade dokumenthanteringsplaner och bevarande- och gallringsbeslut får fortsätta att användas på handlingar som tillkommit före 1 januari Handlingar som ingår i ärenden som anmälts/öppnats i diariet eller motsvarande före den 31 december 2015 och där ärendet står öppet efter årsskiftet ska gallras utifrån det äldre bevarande- och gallringsbeslutet. Detta innefattar även handlingar som inkommit eller upprättats i dessa öppna ärenden efter den 1 januari Myndigheternas framställningar om gallring ska följa Föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering samt Anvisningar om tillämpningen av dessa föreskrifter och riktlinjer. Gallra information från värdering till beslut 41

42 42 Gallra information från värdering till beslut