1.2 Förening: (nedan Förening )

Transkript

1 AVTAL OM UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER 1 PARTER 1.1 Finlands Bollförbund rf (nedan FBF ) Föreningsregisternummer PB Helsingfors Kontaktperson: Timo Huttunen tfn , tietosuoja@palloliitto.fi 1.2 Förening: (nedan Förening ) Adress: Kontaktperson: Kontaktuppgifter: 1.3 För FBF och Föreningen var för sig används termen Part och för båda tillsammans Parter på det sätt som kontexten förutsätter. 2 AVTALETS BAKGRUND OCH SYFTE 2.1 FBF är den finländska fotbollens högsta paraplyorganisation och ett nationellt grenförbund, vars medlemmar är de föreningar som har antagits som medlemmar. FBF kräver att varje idrottare betalar licensavgiften, och varje person som deltar i idrottsverksamhet underställd FBF via en Förening ska ha en gällande licens som berättigar till deltagande i matchverksamhet (nedan Licens ). FBF ansvarar för registreringen och administrationen av Licenserna i Finland i enlighet med internationella idrottsorganisationers och idrottsförbunds anvisningar och regler. 2.2 Behandlingen av personuppgifter beskrivs noggrannare i dataskyddsbeskrivningen för Finlands Bollförbunds personregister, vilken finns på FBF:s webbplats. 2.3 FBF och Föreningen är båda självständiga personuppgiftsansvariga på det sätt som avses i EU:s allmänna dataskyddsförordning EU 2016/679 (nedan Dataskyddsförordningen ). När Föreningen utlämnar personuppgifter till FBF är det frågan om regelmässigt utlämnande av personuppgifter mellan Parterna. Parterna förbinder sig att i sin verksamhet följa tillämplig och gällande lagstiftning om behandling av personuppgifter och dataskydd (nedan Dataskyddslagstiftning ). 2.4 Parternas syfte med detta avtal om utlämnande av uppgifter (nedan Avtal ) är att avtala om utlämnande av personuppgifter ur Föreningens personregister till FBF för registrering och administration av Licensen, i den form denna behandling av personuppgifter sker i enlighet med dataskyddsbeskrivningen för Finlands Bollförbunds personregister. Syftet med avtalet är att avtala om vilka personuppgifter Föreningen ska utlämna till FBF, om villkoren för utlämnandet samt om Parternas rättigheter och skyldigheter i de ovannämnda handlingarna. 2.5 Som personuppgiftsansvarig har vardera Parten självständiga rättigheter och skyldigheter i fråga om behandlingen av personuppgifter i sina egna personregister. Vardera Parten ansvarar självständigt och separat för de registrerades rättigheter i fråga om de personuppgifter som Parten behandlar.

2 2.6 Föreningen som utlämnar personuppgifter ansvarar i enlighet med Avtalet särskilt för att den har rätt att utlämna personuppgiften och för att de personer som registrerats i Föreningens personregister är medvetna om att uppgifterna utlämnas och godkänner det som en del av den organiserade idrottsverksamheten. På motsvarande sätt ansvarar FBF som mottagare av de utlämnade uppgifterna särskilt för att förbundet har en eller flera adekvata grunder för behandling av personuppgifterna och för att det inte behandlar personuppgifter i andra sammanhang än på de sätt och för de ändamål som på förhand angetts som grund för behandlingen. 3 PERSONUPPGIFTER SOM UTLÄMNAS ENLIGT AVTALET Avtalet gäller de uppgifter som Föreningen utlämnar ur sitt personregister till FBF:s registreringssystem för registrering och administration av Licensen. Detta begränsade användningsändamål omfattar följande uppgifter: (a) Basuppgifter, såsom för- och efternamn, namnets språk, kön, eventuellt internationellt för- och efternamn (b) Födelseuppgifter, såsom födelsedatum, födelseland, eventuell födelseregion eller delstat, födelsestad (c) Adress- och kontaktuppgifter, såsom hemadress, telefonnummer, e-postadress (d) Spelaruppgifter, såsom roll, organisationstyp, organisation, gren, nivå, åldersgrupp, representationsrätt (e) Valt försäkringsskydd (f) Typ av registrering (g) Vårdnadshavarens uppgifter, såsom vårdnadshavarens relation till barnet, vårdnadshavarens för- och efternamn, namnets språk, eventuellt internationellt för- och efternamn. 4 FÖRENINGENS STÄLLNING, RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER 4.1 Föreningen är personuppgiftsansvarig för sitt eget personregister, såsom avses i Dataskyddsförordningen. I fråga om sin egen behandling av personuppgifter har Föreningen de rättigheter, skyldigheter och ansvar som en personuppgiftsansvarig har vid behandling av personuppgifter. 4.2 I fråga om sitt personregister ansvarar Föreningen för att informera de registrerade, göra upp en eventuell dataskyddsbeskrivning eller praxis för dataskyddet och göra dessa tillgängliga för de registrerade, uppfylla de registrerades lagenliga rättigheter, såsom rätten till insyn, rätten att korrigera uppgifter och förbudsrätten, utlämna uppgifter och uppfylla sina övriga skyldigheter enligt Dataskyddsförordningen på behörigt sätt. Föreningen ansvarar för att den har rätt att behandla uppgifter enligt Dataskyddsförordningen och för att uppgifterna är nödvändiga och felfria. Föreningen fastställer självständigt på vilka grunder personuppgifter insamlas och behandlas i dess personregister och vilka personuppgifter Föreningen insamlar för eget bruk. Föreningen ansvarar för att de personuppgifter som den utlämnar är riktiga och korrekta. 4.3 Utlämnandet av personuppgifter från Föreningen till FBF är regelmässigt utlämnande som Föreningen ska beskriva i sin eventuella dataskyddsbeskrivning eller på annat lämpligt sätt informera den registrerade om. Föreningen ska säkerställa att varje person som registrerats i Föreningens personregister är medveten om att uppgifter utlämnas till FBF och eventuellt utlämnas vidare och att

3 den registrerade förstår att utlämnande av personuppgifter och registrering av Licensen är en förutsättning för att delta i idrottsverksamhet som är underställd FBF. 4.4 Föreningen förbinder sig att i enlighet med artikel i Dataskyddsförordningen informera de av sina medlemmar som utlämnandet av personuppgifter enligt detta Avtal gäller om FBF:s behandling av personuppgifter. Denna informationsskyldighet innebär dels att utlämnandet av personuppgifter ska beskrivas i Samfundets egen dokumentation om öppenhet, såsom en dataskyddsbeskrivning, eller beskrivas på något annat lämpligt sätt, dels att uppgifter ska ges på förfrågan. För att säkerställa att utlämnandet och behandlingen av personuppgifter sker öppet, förbinder sig Föreningen att läsa dataskyddsbeskrivningen för Finlands Bollförbunds personregister och beakta ändringar i den på behörigt sätt. Information om Föreningens behandling och utlämnande av personuppgifter ska i regel ges den registrerade i samband med att uppgifterna insamlas av den registrerade. 4.5 När utlämnandet av personuppgifter gäller utlämnandet av en minderårig persons personuppgifter till FBF, ska Föreningen särskilt säkerställa att det finns en laglig grund för behandlingen och utlämnandet av den minderåriga personens personuppgifter och fästa uppmärksamhet vid att behandlingen är lagenlig. Föreningen ska också vara särskilt noggrann med att ge adekvat information om behandlingen av personuppgifter då den registrerade är minderårig. 4.6 Föreningen ser för egen del till att dess verksamhet och dess behandling av personuppgifter följer gällande Dataskyddslagstiftning, bestämmelser och anvisningar från myndigheter, god databehandlingssed och noggrannhet samt villkoren i detta Avtal. 4.7 Föreningen ska för egen del se till att den har vidtagit tillräckliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna från obehörigt tillträde och från oavsiktlig eller olaglig förstörelse, ändring, utlämning, överföring eller annan olaglig behandling samt sett till att de personer som behandlar personuppgifterna iakttar sekretess antingen via lagstiftningen eller genom avtal. Föreningen ska också se till att de föreningsrepresentanter som använder FBF:s system och verktyg för behandling av personuppgifter är insatta i villkoren för behandling av personuppgifter, såsom kraven på konfidentialitet och noggrannhet vid behandling av personuppgifter. 4.8 Föreningen utlämnar uppgifterna enligt FBF:s skriftliga anvisningar och förbinder sig att följa de gällande anvisningarna på FBF:s webbplats. 4.9 Föreningen ska utan oskäligt dröjsmål meddela FBF om en registrerad lämnar in en begäran att använda sina rättigheter enligt Dataskyddslagstiftningen då begäran är sådan att den enligt Dataskyddsförordningen också ska meddelas till de parter som personuppgifter har utlämnats till. Därtill ska Föreningen vidta eventuella rimliga åtgärder för att hålla de utlämnade personuppgifterna uppdaterade. Föreningen förbinder sig att kontrollera uppgifternas riktighet årligen i samband med att Licensen förnyas. FBF har rätt att ge Föreningen bindande anvisningar om hur de registrerades rättigheter ska tillgodoses då en begäran som en registrerad inlämnar till Föreningen har anknytning till Finlands Bollförbunds personregister FBF har rätt att säkerställa att Föreningen och dess personregister uppfyller kraven i Dataskyddslagstiftningen och eventuell övrig tillämplig lagstiftning samt FBF:s krav i detta Avtal. Därtill har FBF rätt att säkerställa att Föreningen följer adekvata förfaranden för att garantera öppenheten och säkerheten vid behandling och utlämnande av personuppgifter. Föreningen förbinder sig att på begäran utlämna uppgifter till FBF, och Föreningen tillåter och förbinder sig att samverka i dataskyddsrelaterade granskningar som utförs av FBF eller av en granskare som beställs

4 och bekostas av FBF och som gäller verksamhet enligt detta Avtal. Båda Parterna står för eventuella övriga kostnader självständigt. 5 FBF:S STÄLLNING, RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER 5.1 FBF är personuppgiftsansvarig för Finlands Bollförbunds personregister, såsom avses i Dataskyddsförordningen. I fråga om sin egen behandling av personuppgifter har FBF de rättigheter, skyldigheter och ansvar som en personuppgiftsansvarig har vid behandling av personuppgifter. 5.2 I samarbete enligt detta Avtal avses med personuppgiftsbehandling utförd av FBF den behandling av personuppgifter som FBF i egenskap av personuppgiftsansvarig utför endast i Finlands Bollförbunds personregister, och Avtalet gäller inte övrig behandling av personuppgifter som FBF eventuellt utför i sin roll. Behandlingen av personuppgifter definieras i dataskyddsbeskrivningen för Finlands Bollförbunds personregister i den form som den sker vid envar tidpunkt. FBF reserverar sig rätten att utan särskild anmälan ändra behandlingen av personuppgifter inom lagens ramar. FBF fastställer självständigt på vilka grunder personuppgifter insamlas och behandlas i Finlands Bollförbunds personregister. 5.3 FBF fastställer vilka uppgifter det kräver att Föreningen utlämnar till Finlands Bollförbunds personregister. 5.4 FBF utlämnar regelmässigt till försäkringsgivarna de uppgifter som behövs för beviljande av de försäkringar som anskaffas i samband med Licensen samt till det internationella fotbollsförbundet (FIFA) och Europeiska fotbollsförbundet (UEFA) och till personregister i dessas medlemsförbund. Uppgifter kan utlämnas tillbaka till Finlands Bollförbunds medlemsföreningars register, därifrån uppgifterna ursprungligen kommer. Därtill kan uppgifter utlämnas till tävlingssystem och publikationer. Föreningen är medveten om att uppgifter utlämnas och ansvarar för att de registrerade informeras om att uppgifterna kan utlämnas vidare. 5.5 I fråga om sitt eget personregister ansvarar FBF för att informera de registrerade, göra upp en eventuell dataskyddsbeskrivning och göra den tillgänglig för de registrerade, uppfylla de registrerades lagenliga rättigheter, såsom rätten till insyn, rätten att korrigera uppgifter och förbudsrätten, och uppfylla sina övriga skyldigheter enligt Dataskyddsförordningen på behörigt sätt. 5.6 FBF har rätt att anlita utomstående serviceproducenter för behandlingen av personuppgifter för nödvändiga funktioner, såsom leverans av system och försäkring av spelarna. FBF säkerställer genom avtal att eventuella samarbetspartner och serviceproducenter följer villkoren i detta Avtal. Uppgifter kan utlämnas till myndigheterna med stöd av tillämpliga lagar. 5.7 FBF ser för egen del till att dess verksamhet och dess behandling av personuppgifter följer gällande Dataskyddslagstiftning, bestämmelser och anvisningar från myndigheter, god databehandlingssed och noggrannhet samt villkoren i detta Avtal. 5.8 FBF ger Föreningen noggrannare uppgifter om metoderna och principerna för utlämnande av uppgifter. FBF har vid behov rätt att överföra personuppgifter till tredjeländer eller internationella organisationer utanför EU eller EES. När uppgifter överförs utanför EU och EES, ser FBF till att personuppgifterna skyddas tillräckligt väl bland annat genom att ingå avtal om konfidentialitet och adekvat behandling av personuppgifterna på det sätt som lagstiftningen kräver. 6 ANSVAR FÖR BEHANDLINGEN AV UPPGIFTER OCH SKADESTÅNDSSKYLDIGHET Om en Part bryter mot detta Avtal, är Parten är skyldig att ersätta den andra Parten för den direkta skada som uppstår. Om inget annat anges i detta Avtal, ansvarar ingendera Parten för indirekta

5 skador som orsakas den andra Parten på grund av Avtalet eller på grund av verksamhet eller försummelse som hänför sig till Avtalet. 7 FORCE MAJEURE 7.1 Ingendera Parten ansvarar för dröjsmål eller skador som beror på hinder som står utanför Partens påverkansmöjligheter, som Parten rimligtvis inte kan förutsättas ha beaktat när avtalet ingicks och vars följder Parten rimligtvis inte skulle ha kunnat undvika eller övervinna (force majeure). Som force majeure räknas bland annat strejk, lockout, arbetsnedläggelse och andra arbetskonflikter samt naturfenomen eller olyckor som förhindrar uppfyllandet av en avtalsskyldighet. 7.2 Den Part som åberopar force majeure ska utan dröjsmål skriftligen meddela den andra Parten om detta, liksom om hur länge det beräknas pågå och när det beräknas upphöra. För att minimera den skada som force majeure åsamkar den andra Parten, ska Parten göra det som den skäligen kan förutsättas göra. 8 KONFIDENTIALITET 8.1 Parterna förbinder sig att behandla uppgifterna i sina personregister så att den registrerades skydd för privatlivet och andra grundläggande rättigheter som tryggar den registrerades integritetsskydd inte begränsas utan anledning. 8.2 Parterna har rätt att, utan att hindras av sekretessen, överföra konfidentiella uppgifter till sina underleverantörer eller andra avtalspartner samt till sina arbetstagare i den mån det krävs för att uppfylla Avtalet. Parten ska då se till att dess samarbetspartner och arbetstagare förbinder sig att iaktta sekretess och följer Dataskyddslagstiftningen och villkoren i detta Avtal precis som Parterna själva. 9 TOLKNING AV AVTALET 9.1 FBF kan om förbundet så vill ändra eller komplettera sina anvisningar till Föreningen, om Dataskyddslagstiftningen eller någon annan tillämplig lagstiftning så kräver eller om en ändring eller komplettering är motiverad till följd av att FBF:s praxis, arbetsmodeller eller tekniska processer för detta förändras. Anvisningar räknas inte som en ändring av avtalet och kräver därför inget skriftligt förhandsgodkännande, om inte anvisningarna i sak och i hög grad förändrar Avtalets innehåll eller Parternas ansvar enligt Avtalet. 9.2 Parterna förstår att Dataskyddslagstiftningen genomgår förändringar då Avtalet ingås. Om det i Dataskyddslagstiftningen eller de rekommendationer, anvisningar eller bestämmelser som gäller tolkningen av den införs ändringar som påverkar FBF:s eller Föreningens position eller skyldigheter eller de skyldigheter eller ansvar som fastställs i detta Avtal, har denna Part rätt att justera Avtalets innehåll i detta avseende. Den andra Parten förbinder sig att följa det justerade Avtalet. 10 ÄNDRING OCH ÖVERFÖRING AV AVTALET 10.1 För att en ändring av detta Avtal ska träda i kraft krävs båda Parternas underskrift. Avtalet kan ändras endast skriftligen Parterna har ingen rätt att överföra Avtalet, någon del av det eller de rättigheter eller skyldigheter som grundar sig på eller hänför sig till Avtalet till en tredje part utan den andra Partens skriftliga förhandsgodkännande.

6 10.3 FBF har rätt att ge anvisningar om utlämnande av personuppgifter utan att de anses utgöra ändringar av detta Avtal till den del de gäller FBF:s åtgärder vid registrering och administration av Licenser. 11 AVTALETS GILTIGHETSTID OCH UPPHÖRANDE 11.1 Detta Avtal gäller tillsvidare från och med den tidpunkt då det undertecknas Vardera Parten har rätt att säga upp detta Avtal med en uppsägningstid på tre (3) månader. Uppsägningen ska meddelas den andra Parten skriftligen Uppsägning av avtalet påverkar inte Föreningens medlemskap i Finlands Bollförbund Båda Parterna är personuppgiftsansvariga och har som personuppgiftsansvariga självständiga rättigheter och skyldigheter i fråga om sina egna personregister. Uppsägning av avtalet medför inte skyldighet att återlämna eller radera uppgifter som den andra Parten har utlämnat. 12 TILLÄMPLIG LAG OCH LÖSNING AV MENINGSSKILJAKTIGHETER På detta Avtal tillämpas Finlands lag. Meningsskiljaktigheter om behandlingen av personuppgifter eller Avtalet i övrigt avgörs i domstol på FBF:s hemort, om inte Parterna kan komma överens om förlikning i ärendet. Detta är en översättning av den finska texten och ifall det råder olikheter mellan texterna är det den finska versionen som är gällande. 13 UNDERSKRIFTER Detta Avtal har uppgjorts i två (2) likalydande exemplar, ett (1) för vardera Parten. FINLANDS BOLLFÖRBUND RF Timo Huttunen Biträdande generalsekreterare