Arkivhandbok för Malmö stad:

Transkript

1 Arkivhandbok för Malmö stad: Registrering, dokumenthantering och arkivvård i Malmö stad 1

2 Innehåll 1. Inledning Bevarande och gallring av allmän handling Offentlighetsprincipen och hantering av allmän handling När och hur blir en handling allmän handling? Varför skall allmänna handlingar bevaras? I vilka fall är det tillåtet att gallra allmän handling? Framställning och förvaringsmedel Framställning av allmän handling Förvaringsmedel Certifiering och leverantörsförsäkran Särskilt om IT-system Redovisning och hantering av allmänna handlingar Postöppningsrutiner Registrering/ Diarieföring Diarieplan Aktrensning och arkivering Avställning av diarieförda handlingar Redovisning och tillgängliggörande Arkivbeskrivning Klassifikationsstruktur med processbeskrivning Arkivförteckning Dokumentation av elektroniska handlingar Förvaring och leverans Krav på arkivlokaler och förvaring av allmän handling Leverans av arkivmaterial till stadsarkivet Myndighetens arkivorganisation Arkivansvarig och arkivredogörare Arkivredogörare Ordlista... 2

3 1. Inledning Denna handbok för Registrering, dokumenthantering och arkivvård i Malmö stad utgör ett komplement till de Arkivföreskrifter för Malmö stad som fastställdes av Kommunfullmäktige den 23 november 2011, 249, Bihang 150. Texten ingick tidigare som första kapitel i arkivhandböckerna för socialtjänsten m.m. och utbildningsverksamheten, som fastställdes genom beslut av Kommunstyrelsen den 18 juni 2007, Dnr KS-KOM De har nu reviderats och kompletterats i enlighet med de nya arkivföreskrifterna. Förändringar har främst skett av följande skäl: Nya krav på redovisning av myndighets allmänna handlingar och andra ändringar till följd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) har tillkommit, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om olika media för framställning, förvaring och hantering av handlingar skall enligt 5 arkivföreskrifterna tillämpas. nya föreskrifter om processorienterad arkivredovisning har tillkommit, och nya föreskrifter om att myndigheterna skall upprätta en strategi för bevarande av allmänna handlingar. Handboken kommer att ges en årlig översyn och en ny upplaga publiceras med samma periodicitet. Handboken kommer inte att tryckas utan finnas tillgänglig som PDF-fil på kommunens hemsida Komin och stadsarkivets hemsida Riksarkivet allmänna råd och föreskrifter är tillgängliga på riksarkivets hemsida 2. Bevarande och gallring av allmänna handlingar 2.1 Offentlighetsprincipen och hantering av allmän handling Rätten att ta del av allmänna handlingar är sedan tillkomsten av tryckfrihetsförordningen (TF) 1766 grundlagfäst i Sverige. Dessa rättigheter utgör en viktig hörnsten i ett demokratiskt samhälle. Syftet med offentlighetsprincipen är att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Genom allmänhetens insyn kan missförhållanden och felaktigheter i den offentliga verksamheten uppdagas. Samtidigt befrämjas effektiviteten och rättssäkerheten i myndigheternas verksamhet och myndighetsutövning mot enskild. Goda dokumenthanteringsrutiner utgör därför en viktig del av myndigheternas kvalitetssäkring av sin verksamhet. Genom tryckfrihetsförordningen har alla människor rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter och kommunala bolag, med undantag av handlingar som omfattas av sekretess. Sekretessen är i regel tidsbegränsad, vilket medför att de allra flesta handlingar och uppgifter med tiden blir offentliga. Insynsrätten omfattar även utländska medborgare och statslösa. 3

4 2.2 När och hur blir en handling allmän handling? En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, och har inkommit dit eller upprättats där. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Framställningssättet har ingen betydelse för om en handling är allmän i tryckfrihetsförordningens mening. Uppgifter eller framställningar i IT-baserade register, e-post, kartor, fotografier, bildspel, ljudupptagningar, mikrofilm och CD-skivor kan t.ex. vara allmän handling. En handling är inkommen till en myndighet så fort den anlänt med post, telefax eller på elektronisk väg. Den kan även komma myndigheten tillhanda utanför myndighetens egna lokaler. Handlingen behöver inte vara diarieförd för att vara allmän. Handlingen är upprättad när den är expedierad eller annars färdigställd vid myndigheten. Diarier, journaler och register, där uppgifter förs in löpande, blir upprättade och därmed allmänna handlingar så fort man har färdigställt dem för anteckning. Protokoll och till protokollet hörande handlingar blir allmänna handlingar när de justerats hos myndigheten. En handling har expedierats när den skickats iväg till en mottagare. Den kopia som myndigheten behåller utgör allmän handling hos densamma. En handling som tillhör ett visst ärende blir allmän när behörig nämnd/styrelse har fattat beslut i ärendet och när protokollet har justerats. En handling som varken expedieras eller tillhör ett speciellt ärende blir allmän om den tas tillvara för arkivering, d.v.s. bevaras hos myndigheten. 2.3 Varför skall allmänna handlingar bevaras? Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och arkiven skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen), behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. Som huvudprincip gäller att allmänna handlingar skall bevaras om inget annat framgår av lag eller förordning eller beslut av arkivmyndighet. I Malmö stad är kommunstyrelsen arkivmyndighet. En allmän handling har oftast tillkommit och arkiverats för att fylla en viss funktion i förvaltningen. Efter det att denna förvaltningsuppgift inte längre är aktuell, kan ett långsiktigt forskningsintresse kvarstå. Intresset för handlingen som källmaterial för forskning brukar i många fall växa med tiden. Därför måste en noggrann prövning ske mot ovan nämnda kriterier för bevarande innan ett gallringsbeslut kan fattas. 2.4 I vilka fall är det tillåtet att gallra allmän handling? 4

5 Allmänna handlingar skall bevaras om inte annat beslutats genom lag och förordning eller beslut av kommunens arkivmyndighet. Bevarande är alltså huvudprincip och gallring undantag. Av arkivlagen framgår att gallring får ske under förutsättning att denna inte innebär en betydande inskränkning av rätten att ta del av allmän handling. Men bevarande av mängder med kopior och handlingar av tillfällig eller uppenbart ringa betydelse, kan i många fall göra det svårare att hitta väsentlig information i arkivet. Myndigheten bör därför fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring. Arkivläggningen bör i möjligaste mån ske så att gallringen underlättas. Gallringsbara handlingar/uppgifter kan t.ex. arkivläggas separat, t.ex. i särskilt omslag i akt med bevarandekrav. Att förvara arkiv i ändamålsenliga lokaler under obegränsad tid är kostnadskrävande. Det är därför väsentligt att av kommunstyrelsen föreskriven gallring verkställs i så stor utsträckning som möjligt. Vid föreskrifter om gallring i lag och förordning är verkställigheten tvingande. Med gallring avses förstöring av allmän handling. Detta skall alltid genomföras så att inte någon utanför myndigheten kan ta del av handlingarnas innehåll. Sekretessbelagda handlingar bör strimlas i dokumentförstörare eller brännas. Gällande gallringsfrister måste respekteras. Gallring av t.ex. en faktura upprättad 20 augusti 1998 med 10 års gallringsfrist, får tidigast gallras den 21 augusti Den mest rationella rutinen är att vid årets början gallra samtliga typer av allmänna handlingar vars gallringsfrist löpt ut under föregående år. Varje myndighet har ett självständigt ansvar för fastställande av gallringsrutiner. Detta ansvar gäller i första hand allmänna handlingar som tillhör dess kärnverksamhet. Vid upphandling av nytt verksamhetssystem skall behovet av gallring av elektroniska handlingar utredas. Detta bör ske i samband med formuleringen av kravspecifikationen. Dessa rutiner bör utformas så att gallringen kan genomföras med största möjliga effektivitet och driftsäkerhet. Efter fullgjord utredning skall en gallringsplan sammanställas och antas av dess nämnd eller styrelse. Planen skall sedan godkännas av kommunstyrelsen i dess egenskap av arkivmyndighet. Stadsarkivet och Stadsrevisionen utgör obligatoriska remissorgan inför kommunstyrelsens behandling av ärenden rörande gallring av allmänna handlingar. Ta kontakt med stadsarkivet innan en ny gallringsutredning påbörjas. 2.5 Allmänna handlingar som kan gallras av myndigheten Följande handlingar är exempel på handlingar av tillfällig eller uppenbart ringa betydelse som inte kräver något gallringsbeslut av arkivmyndigheten enligt avsnitt1.4 sista stycket. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, t.ex. medfört påbörjande av nytt ärende eller tillfört ärende sakupplysning av betydelse för förståelse av ärendets handläggning. Avskrifter, kopior och dupletter under förutsättning att original/ett exemplar finns bevarat och handlingen inte är av betydelse för förståelse av ärendets handläggning. Inkomna handlingar som är meningslösa eller obegripliga eller som ligger utanför myndighetens verksamhetsområde. 5

6 Intresseanmälningar till tjänst/praktikplats, inbjudningar till konferenser/utbildningar och motsvarande, reklam och dylikt som inte föranlett någon åtgärd, t.ex. ingår i anställningsärende eller utgör bokföringsunderlag. Register, listor, liggare och dylikt av tillfällig betydelse som inte behövs för återsökning av allmänna handlingar eller ärenden med bevarandekrav, t.ex. adresslistor, listor rörande utskick, materielförvaltning, inköp m.m. Mottagnings- och delgivningsbevis som inte påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. Delgivningsbevis rörande utlämnande av kopior i personakt eller annan myndighetsutövning är inte gallringsbara enligt denna regel. Postböcker, inlämningskvitton för post och dylikt. Statistiskt primärmaterial som bearbetats och sammanställts, och som inte bedöms kunna användas för ytterligare bearbetning av betydelse för verksamheten och forskningen. E-post som skickats vidare för diarieföring, lagring eller utskrift och arkivering. Arkiveringen kan ha skett digitalt i myndighetens verksamhetssystem eller genom uttag på papper. E-post av tillfällig och ringa betydelse kan gallras om den inte tillfört ärende sakuppgift eller ingår i dokumentationen av myndighetsutövning. Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex. arkivexemplar av upptagningar som har ersatts av nya exemplar och ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Andra handlingar av uppenbart ringa betydelse för såväl verksamhet, enskilda och forskning. 3. Framställning och förvaringsmedel 3.1 Framställning av allmän handling Handlingar som bevaras är tänkta att bestå för en lång tid framöver. Det är därför viktigt att välja medium och databärare så att handlingarna på bästa sätt kan framställas, hanteras, förvaras och återsökas. Med skrivmateriel avses alla typer av underlag för skrift och bild och alla medel för skriften, t.ex. pennor, färgband, skrivare, faxar och kopiatorer. Följande föreskrifter är normgivande vid framställning av allmänna handlingar: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) innehåller bl.a. krav på åtgärder för bevarande, uppfyllande av sökbehov, informationskvalitet och informationssäkerhet. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska handlingar avser tekniska krav för elektroniska handlingar vid framställning, bevarande hos myndighet och överlämnande till arkivmyndighet. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering innehåller uppgifter om gällande standarder och kvalitetskrav för papper, mikrofilm, ritfilm och reprografisk film. 6

7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:3) om handlingar på ritfilm och reprografisk film avser framställning, hantering, förvaring och vård. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:2) om handlingar på mikrofilm avseende framställning, hantering och förvaring. 3.2 Förvaringsmedel Arbetsmaterial på papper förvaras vanligtvis i pärmar eller hängmappar på tjänsterummen. När ett ärende/handling är avslutat bör avställning och arkivläggning ske i godkänt förvaringsmedel (t.ex. arkivboxar). Vill man särskilja vissa ärenden eller akter kan de läggas i aktomslag som skall vara typgodkända för arkivändamål. Protokoll hos fullmäktige, styrelse och övriga nämnder skall bindas. Protokoll från utskott och delegationer får hålslås och sammanföras med hjälp av plastspik eller dylikt samt skall läggas i arkivbox. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering innehåller uppgifter om gällande standarder och kvalitetskrav för papper, mikrofilm, ritfilm och reprografisk film. 3.3 Certifiering och leverantörsförsäkran SP Sveriges Provnings och Forskningsinstitut ger varje år ut en förteckning över certifierade produkter, som är godkända för framställning av handlingar enligt riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om vissa krav för upphandling av skrivmateriel. Certifiering sker på grundval av provning av produkten och en bedömning av tillverkarens förmåga att genomföra egenkontroll. Endast certifierade produkter får märkas med SP:s märke (med beteckning Svenskt Arkiv ). Tillverkaren kan även välja att i stället för certifiering utfärda en leverantörsförsäkran, att en viss produkt är i överensstämmelse med en bestämd standard eller bestämda föreskrifter. Leverantören är skyldig att på myndighetens uppmaning lämna information om leverantörens kvalitetssystem och provningsresultat. Vilka uppgifter som skall ingå i en leverantörsförsäkran framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering. Se om krav vid leverantörsförsäkran. Det enklaste och bästa sättet att försäkra sig om att rätt skriv- och förvaringsmateriel används är att följa kommunens upphandlingsavtal. Arkivbeständigt papper (vattenmärkt med Svenskt Arkiv ) skall användas för protokoll hos fullmäktige, styrelse och övriga nämnder samt till de utskott, kommittéer, delegationer och beredningar som är knutna till dessa. Det billigare åldringsbeständiga pappret (motstår åldring, men ej nötning) är det papper som skall användas i kopiatorer, faxar och skrivare. Tänk på att använda arkivbeständigt materiel hela vägen. Ett dokument skrivet med godkänt bläck på en godkänd skrivare med åldringsbeständigt papper, och som arkiveras i en arkivbox, kan bevaras under mycket lång tid. 7

8 3.4 Särskilt om IT-system och elektroniska arkiv Myndigheten skall upprätta en strategi för bevarande av allmänna handlingar. Av strategin skall framgå vilka åtgärder myndigheten avser att vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Med åtgärder avses hur elektroniska och andra handlingar skall framställas, överföras, hanteras, förvaras och förvaltas under den tid som de skall bevaras. Denna redovisning skall innehålla följande uppgifter: - val av format för system i drift, - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överförande och bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet) - uppgifter om databärare och - hänvisning till övrig dokumentation. Redovisningen är dels avsedd att fungera som instrument för myndighetens planering och kvalitetssäkring, dels som kontrollinstrument för stadsarkivets tillsyn och rådgivning. Observera att strategin även skall omfatta handlingar som inte är elektroniskt lagrade (utan t.ex. på papper, ritfilm, mikrofilm etc.). Strategin skall hållas aktuell och inges till stadsarkivet efter begäran. Angående dokumentation av elektroniska handlingar, se avsnitt Kommentarer Medborgarna måste kunna lita på att myndigheterna använder den digitala informationen på ett tillförlitligt och säkert sätt, både i förvaltningsskedet och efter avställning och långtidslagring för forskningsändamål. Myndigheterna måste bl.a. kunna garantera de digitala handlingarnas autenticitet, fysiskt och tekniskt bevara dem under fastställd tid samt återsöka och göra dem tillgängliga under hela denna tid. Vid upphandling av nytt eller uppgradering/utveckling av befintligt IT-system (verksamhetssystem) skall en plan utarbetas för avställning och långtidslagring av uppgifter i systemet som utgör allmän handling. Data skall ges en sådan struktur och teckenrepresentation som medger att informationen kan återvinnas på lång sikt. Gallring av allmän handling i verksamhetssystem får endast ske med stöd av lag eller förordning, eller enligt av kommunstyrelsen fastställt gallringsbeslut. Kommunens elektroniska handlingar bör oavsett förvaltning och verksamhetssystem bevaras på ett likartat eller vedertaget sätt, som överensstämmer med gällande kvalitetskriterier. Verksamhetssystemet bör konstrueras så att det är möjligt att med ett enkelt kommando (eller automatiskt) utplåna gallringsbara poster etc. Sekretessbelagda uppgifter bör i största möjliga utsträckning separeras från offentliga uppgifter i verksamhetssystemet (t.ex. genom särskilda moduler eller fält med sekretesspärr och krav på särskild behörighet för åtkomst av informationen). 8

9 Konvertering/migrering och annat tekniskt underhåll skall ske på ett sådant sätt att det inte medför informationsförlust, förlust av väsentliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Vid byte av verksamhetssystem bör arkivfrågorna belysas i ett så tidigt skede som möjligt, då det fortfarande är möjligt att påverka systemets arkitektur och funktionalitet. Ta därför kontakt med stadsarkivet redan i samband med utformningen av kravspecifikation. 4. Redovisning och hantering av allmänna handlingar 4.1 Postöppningsrutiner För att registreringen av allmänna handlingar skall kunna ske utan dröjsmål hos en myndighet krävs tydliga och ändamålsenliga rutiner. Registreringsskyldigheten gäller oberoende av hur en viss allmän handling inkommit eller expedierats. Elektronisk post och sådant som inkommit via fax eller vanlig postgång, skall omedelbart överlämnas till registrator eller ansvarig handläggare för diarieföring. Elektronisk post som utgör allmän handling vid myndigheten bör i största möjliga utsträckning dirigeras till myndighetens officiella eller gemensamma e-postadress/er. Vid såväl planerad som oplanerad frånvaro skall tjänstemans e-post omdirigeras till annan adress för handläggning och besvarande. All post som inte innehåller uppgift om ankomstdatum, skall omedelbart ankomststämplas. 4.2 Registrering/ Diarieföring Myndigheter och kommunala bolag är 5 kap. 2 Offentlighets- och sekretesslagen skyldiga att registrera sina ärenden. Detta är ett krav som grundar sig på offentlighetsprincipen. Av diariet skall bl.a. framgå vilka handlingar som kommit in, upprättats och expedierats. Även promemorior som tillför ärende sakupplysning av betydelse bör diarieföras, oavsett om de expedierats eller inte. På så sätt ges en samlad bild av handläggningsprocessen från initiering till beslut och expediering, och diariet kan fungera som ett effektivt stöd för kontroll och uppföljning av myndighetens verksamhet. Det är inte alla handlingar som behöver diarieföras. Om ingen sekretess råder och handlingarna kan hållas ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in till eller upprättats hos myndigheten, behöver ingen diarieföring ske. Exempel på sådana handlingar är t.ex. verifikationer. Handlingar av uppenbart ringa och tillfällig betydelse behöver inte heller diarieföras såsom cirkulär, reklamblad, inbjudningar etc. Tävlingsskrift, anbud eller annan sådan handling som enligt tillkännagivande skall avlämnas i förseglat omslag anses inte som inkommen vid myndigheten före den 9

10 tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Sådana handlingar får inte diarieföras förrän anbudsöppning skett och tilldelningsbeslut fattats. Gäller sekretess för viss uppgift i allmän handling är kravet på diarieföring tvingande. Detta får dock inte ske så att den sekretesskyddade uppgiften röjs. Uppgifter enligt p. 3 och 4 nedan utelämnas eller särskiljs om det behövs för att registret i övriga delar skall kunna hållas tillgängligt för allmänheten. Följande uppgifter rörande en handling skall registreras: 1. datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör. 4.3 Diarieplan Diarienumret konstrueras med hjälp av en diarieplan, som är ett schema för klassning av ärenden med sifferkoder för olika ämnesområden. Alla ärenden som rör samma ämnesområde får en gemensam sifferkod, diarieplanbeteckning. Till diarienumret hör ett löpnummer som är unikt för det aktuella ärendet. Det hypotetiska diarienumret 345/ består således av diarieplanbeteckningen 345 för ett bestämt ämnesområde, det aktuella årtalet [20]11 samt ärendets löpnummer 789. Diarienumret kan skrivas på olika sätt, huvudsaken att nämnda delar finns med. Handlingar som rör ett och samma ärende registreras vid diarieföringen under samma diarienummer. När ett nytt ärende påbörjas läggs en akt upp för dess handlingar, och aktomslaget förses med ärendets diarienummer. På så sätt kan handlingar i olika ärenden förvaras klart åtskilda från varandra, och risken för sammanblandning minimeras. Akterna förs sedan samman ämnesvis i dossiéer utifrån diarieplanens koder. Det är av största vikt att det finns ett klart samband mellan diarieföring och arkivläggning, d.v.s. att diarieplanens klassificering är identisk med den klassificeringsstruktur som används vid upprättande av arkivförteckning. En förutsättning är att diarieplanen är processorienterad, dvs. speglar olika verksamheter/aktiviteter. Klassificeringsstrukturen skall vara hierarkisk-systematiskt uppbyggd. Den översta nivån i klassificeringsstrukturen skall representera myndighetens verksamhetsområden, och den nedersta nivån de processer som har identifierats i verksamheten (jfr avsnitt 4.8 och 4.9 ). Ta i god tid kontakt med stadsarkivet inför upprättande av ny eller ändring av befintlig diarieplan. 10

11 4.4 Aktrensning och arkivering När ett ärende har handlagts färdigt, skall samtliga handlingar i ärendet gås igenom för kontroll av att akten är komplett och inte innehåller överflödiga kopior eller ersatta versioner av handlingar. Vid detta tillfälle avlägsnas även kladdlappar och andra anteckningar som inte tillför ärendet sakupplysning av betydelse. Aktrensning bör alltid utföras av den som har bäst kännedom om ärendets handläggning, d.v.s. dess handläggare. 4.5 Avställning av diarieförda handlingar Arkivläggningen av diarieförda ärenden kan ske på två olika sätt. Alternativ 1: Samtliga akter rörande ett sakområde, t.ex. Barnomsorg (saknr. 510 i detta exempel), sorteras årsvis och i löpnummerordning. Detta betyder att ärendena arkiveras i den ordning de diarieförts. Fördelen med denna ordning är att samtliga akter kommer i löpnummerordning. Under förutsättning att diarienumret är känt, blir det möjligt att söka direkt i arkivet efter ett ärende utan att använda diariet. Detta utgör en klar fördel vid driftsstopp i diariesystemet, men innebär en viss nackdel om myndigheten har många ärenden som sträcker sig över längre tid. Då kan det bli nödvändigt med insortering i aktbestånd som redan hunnit avställas och läggas i arkivboxar. Alternativ 2: Samtliga akter rörande samma ämne kan även arkivläggas under det år som ärendet avslutats. Detta förenklar avställningen av avslutade akter och insorteringen i arkivboxar. Men då detta medför att löpnummerserien splittras upp på olika år, försvåras möjligheten att söka efter ett visst ärende i arkivet högst betydligt. Vilket alternativ som väljs måste avgöras utifrån verksamhetens krav och behov. Avställning och överförande av akter i arkivboxar bör ske kontinuerligt efter viss fastställd tidsfrist, t.ex. varje år eller vart tredje år. Avställningsperiodens längd anpassas lämpligen efter mängden ärenden och dess omloppstid. På arkivboxarna antecknas följande med blyerts: förvaltning, seriebenämning, avställningsår och exempelvis diarienummer som återfinns i boxen. Till övriga rutiner vid avställning hör även att förteckna arkivet. 11

12 Södra Innerstaden Diarieförda handlingar SI Dnr 1-28 Exempel på uppgifter på arkivbox 4.6 Redovisning och tillgängliggörande Myndigheten skall redovisa sina handlingar så att det blir möjligt att förstå sambanden mellan verksamhet och handlingar, överblicka handlingsbeståndet, söka och ta fram handlingar och hantera och förvalta handlingar. Arkivredovisningen består av följande delar: arkivbeskrivning klassifikationsstruktur med processbeskrivningar, och arkivförteckning Handlingar som tillkommit före 1 januari 2015 får redovisas enligt 6 kap. i Tillämpningsanvisningar till föreskrifter för den kommunala arkivvården i Malmö, antagna av Kommunstyrelsen den 4 november Arkivredovisningen skall utföras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2008:4) om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. 4.7 Arkivbeskrivning Arkivbeskrivningens syfte är att ge en samlad bild över myndighetens arkivbildning, samtidigt som den underlättar allmänhetens tillgång till arkivet. Arkivbeskrivningen har även betydelse som dokumentation av myndighetens historia. I arkivbeskrivningen skall ingå uppgifter om: myndighetens namn, tillkomst för myndighetens tillkomst (och upphörande), myndighetens verksamhet, myndighetens organisation vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, sökmedel till arkivet, inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring, uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter, 12

13 överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild, överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet, och arkivverksamhetens organisation. Arkivbeskrivningen skall utformas så att den motsvarar de krav på beskrivning av allmänna handlingar som gäller enligt 4 kap. 2 Offentlighets- och sekretesslagen. Arkivbeskrivningen skall fortlöpande hållas aktuell och inges till stadsarkivet efter begäran. 4.8 Klassifikationsstruktur med processbeskrivningar Samtliga processer som representeras i en klassifikationsstruktur skall beskrivas grafiskt eller i text. Det skall framgå av processbeskrivningen vad som initierar och avslutar en process samt vilka aktiviteter som vanligtvis ingår i processen. I de fall myndigheten arbetar i en process som är gemensam med en annan myndighet eller enskild skall detta framgå. Klassifikationsstrukturen skall fortlöpande hållas aktuell och inges till stadsarkivet efter begäran. 4.9 Arkivförteckning I arkivförteckningen redovisas myndighetens handlingsslag och handlingsstyper i enlighet med gällande klassifikationsstruktur. Med handlingsslag avses en viss mängd av handlingar som ingår i en process som förekommer upprepat. Med handlingstyp avses en aktivitet som genomförs upprepat, t.ex. protokoll över beslut i en viss typ av ärende. Protokollet kan t.ex. tillsammans med ansökningar med bilagor samt tjänsteutlåtanden utgöra ett handlingsslag. Bygglovshandlingar utgör ett exempel på ett handlingsslag, som dokumenterar bygglovsprocessen. Följande uppgifter skall anges om handlingsslag och handlingstyper: - beteckning/namn på handlingsslaget, - namn på ingående handlingstyper - handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation - gallring, och - sekretess. Följande uppgifter skall anges om en handlingstyp utgörs av sammanställningar i en databas, t.ex. i ett verksamhetssystem: - typer av uppgifter som ingår i handlingstypen, - hur handlingstypen presenteras, - samband med andra handlingstyper, - i vilken eller vilka databaser handlingstypen ingår, och - samband med dokumentationen över systemet eller systemen. Följande uppgifter skall anges om förvaringsenheternas innehåll (t.ex. en arkivbox): - beteckning på förvaringsenheten, 13

14 - typ av förvaringsenhet, - förvaringsenhetens omfattning, och - förvaringsenhetens fysiska placering. Redovisningen i denna del anpassas efter vad som behövs för handlingarnas identifiering, åtkomst och hantering. Redovisningen av förvaringsenheterna skall ske enligt gällande klassificeringsstruktur, och med punktnotation (t.ex. 1.1, 1.2 och 1.2.1, vid underindelning etc.). Arkivförteckning skall fortlöpande hållas aktuell och inges till stadsarkivet efter begäran Dokumentation av elektroniska handlingar Myndigheten skall dokumentera sina elektroniska handlingar enligt 4 RA-FS 2009:1. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) innehåller bestämmelser om strategi och planering för bevarande, krav på dokumentation, informationssäkerhet och överlämnande av handlingar till stadsarkivet eller annan myndighet. IT-systemets tekniska plattform, struktur, behörighetsregler, databehandling, möjligheter till informationssammanställningar och funktion i verksamheten skall beskrivas i en skriftlig dokumentation. Dokumentationen skall även innehålla en beskrivning av rutinerna för gallring (utplåning av vissa uppgifter), avställning och långtidslagring samt fortlöpande uppdateras i samband med viktigare förändringar. Dokumentationen skall inges till stadsarkivet efter begäran. 14

15 5. Förvaring och leverans av arkivhandlingar 5.1 Krav på arkivlokaler och förvaring av allmän handling Arkivhandlingar är unika och kan inte ersättas. Myndigheten har därför ansvar för att handlingar förvaras på ett säkert sätt, lämpligast i arkivlokal eller typgodkänt dokumentskåp. Arkivlokalerna skall vara dimensionerade efter verksamhetens långsiktiga behov. De tekniska kraven på arkivlokaler återfinns i Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1994:6) och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, omtryckt i RA-FS 1997:3. De viktigaste kraven på en arkivlokal kan sammanfattas enligt följande: 1. Skydd mot brand. Lokalen ska kunna motstå brand i två timmar. Separat och brandklassad ventilation ska finnas. Inga strömbrytare får förekomma inne i lokalen och alla elektroniska installationer ska vara inkapslade. Strömbrytare med kontrollampa ska finnas utanför lokalen. Lokalen ska vara försedd med rökdetektor och brandlarm. 2. Skydd mot vattenskador. Inga rör för vätskor får finnas inne i lokalen. Det ska finnas översvämningsskydd för golvbrunn. Temperaturen ska vara stabil och lägre än vanlig rumstemperatur. Även luftfuktigheten ska hållas låg och jämn för att bl.a. förhindra fuktskador. 3. Skydd mot stöld och skadegörelse. Inbrottssäkert lås och rutiner för tillsyn och behörighet ska finnas. Det sistnämnda är särskilt viktigt för sekretess- handlingar. Tänk på att en arkivlokal är avsedd för arkivhandlingar och inte får användas som förråd. Datorer och annan elektronisk kontorsutrustning kan utgöra en potentiell brandrisk och hör inte hemma i ett arkiv. Arkivet bör ställas upp i signumordning enligt av myndigheten upprättad arkivförteckning. Handlingar som används i det dagliga arbetet kan förvaras i arkivskåp. Skåp för förvaring av allmänna handlingar måste vara certifierat för detta ändamål av SP Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut eller vara leverantörsförsäkrat med godkänd dokumentation (jfr. avsnitt 2.3 ). För att en ny arkivlokal skall kunna tas i bruk måste den godkännas av stadsarkivet. Tag därför kontakt redan i projekteringsstadiet och skicka över ritningar med beskrivningar till stadsarkivet över det aktuella objektet. När det i samband med planering för nya administrativa lokaler är aktuellt att upprätta ett lokalprogram, är det viktigt att utreda behoven av arkivutrymmen. Små närarkiv är ofta en lämplig lösning för handlingar som ofta behövs i den dagliga verksamheten. I de flesta fall är det även nödvändigt att inrätta ett större gemensamt arkiv (s.k. centralarkiv) för avställning av handlingar som ska förvaras under längre tid, t.ex. i avvaktan på att gällande gallringsfrister löpt ut eller att leverans till stadsarkivet kan ske Leverans av arkivhandlingar till stadsarkivet Varje myndighet ansvarar självständigt för vården av sitt arkiv så länge dess verksamhet pågår (4 Arkivlagen). Leveranser av allmänna handlingar till stadsarkivet sker genom särskild överenskommelse med den levererande myndigheten. Stadsarkivets krav inför en leverans framgår av styrdokumentet Att leverera arkivmaterial till Malmö stadsarkiv, som finns tillgängligt på Komin/Kulturförvaltningen/Stadsarkivet/Styrdokument. En 15

16 leveransframställan skall fyllas i som underlag för stadsarkivets beslut, och ett reversal med beskrivning av de levererade handlingarna. Under Styrdokument återfinns även stadsarkivets prislista för bl.a. förvaring och tillhandahållande m.m. Olika media ställer olika krav på formerna för överlämnande och redovisning av handlingar till stadsarkivet. Leveranser av elektroniska handlingar utgör en särskild process med olika kontrollstationer, som måste förberedas i nära samråd med stadsarkivet. Ta därför kontakt med stadsarkivet i god tid före den aktuella leveransen. Beträffande avställning och överlämnande av elektroniska handlingar gäller särskilda rutiner enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), RA-FS 2009:1. Se särskilt 7 kap. Överlämnande till arkivmyndighet eller annan myndighet. De tekniska kraven återfinns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), RA-FS 2009:2. Data som levereras till stadsarkivet skall vara kvalitetskontrollerad och följa internationella metadatastandarder och internationellt vedertagna bevarandemetoder (OAIS 1, Moreq2 2, TRAC 3, DRAMBORA 4 ). Den kommunövergripande kvalitets- och arkiveringsprocessen skall inkludera följande komponenter i enlighet RA-FS 2009: 1 och RA-FS 2009:2 samt OAIS: 1. Identifiering och verifiering av filformat, kontroll av filintegritet 2. Möjlighet att verifiera, migrera och extrahera metadata 3. Konverteringsverktyg för filformat samt metadata Vid överlämnande av handlingar på mikrofilm gäller Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:2) om handlingar på mikrofilm, se särskilt 10 kap. Överlämnande. Vid överlämnande av ritfilm och reprografisk film gäller Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:3) om handlingar på ritfilm och reprografisk film. Se särskilt 9 kap. Överlämnande

17 6. Myndighetens arkivorganisation Varje myndighet har ansvar för hanteringen av sina allmänna handlingar. Formellt ligger detta ansvar hos förvaltningschefen. Ansvaret för planering, utveckling och uppföljning av arkivverksamheten skall enligt kommunens arkivföreskrifter delegeras till en särskilt utsedd arkivansvarig, som företrädesvis är administrativ chef eller motsvarande Arkivansvarig Till den arkivansvariges uppgifter hör bl.a. att: känna till vilka regler som gäller på arkivområdet, bevaka och samordna arkivverksamheten, se till att arkivbildningen sker i enlighet med gällande bestämmelser, samt vara stadsarkivets kontaktperson. Myndighetens arkivansvariga skall enligt kommunens arkivföreskrifter biträdas av arkivredogörare med ansvar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. En arkivredogörare bör utses per verksamhetsområde/enhet. Personen ifråga bör ha mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner Arkivredogörare Till arkivredogörarens uppgifter hör bl.a. att: se till att handlingar tas till vara och arkivläggs, hålla arkivredovisningen aktuell, verkställa gallring i samråd med arkivansvarig, ansvara för det praktiska vid leveranser till stadsarkivet, samt hålla sig underrättad om gällande föreskrifter på arkivområdet. 17

18 7. Ordlista Akt Aktomslag Allmän handling Arkiv Arkivansvarig Arkivbeskrivning Arkivbeständigt papper Arkivbildare Arkivbildning Arkivbildningsplan Arkivbox Arkivförteckning Arkivhandling Arkivinstitution Arkivlokal Arkivläggning Arkivmyndighet Arkivredogörare Sammanlagda handlingar i ett och samma ärende. När ärendet avslutats är akten färdigbildad och inga ytterligare handlingar tillförs Papper som viks kring handlingar i avgränsande och skyddande syfte Handling som upprättats hos eller inkommit till en myndighet och som alla, både svenska och utländska, medborgare har rätt att ta del av Bestånd av handlingar som uppkommit hos en arkivbildare som en följd av dennes verksamhet Anställd som utsetts att formellt ansvara för en myndighets arkivverksamhet Kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet Skrivpapper med förstärkande egenskaper för att motstå åldring och nötning. Arkivbeständigt papper är starkare och tål betydligt mer hantering än åldringsbeständigt papper Myndighet, organisation, bolag eller enskild som genom egen verksamhet alstrar och samlar handlingar, vilka bildar ett arkiv Ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form Se dokumenthanteringsplan Förvaringsmedel för arkivhandlingar i form av box tillverkad av syrafri kartong Systematisk innehållsförteckning över ett arkiv Handling vilken upprättas av eller inkommer till en arkivbildare som ett led i verksamheten och som sedan arkiveras Institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv, exempelvis Malmö stadsarkiv Lokal särskilt avsett för förvaring av arkiv, som uppfyller de föreskrifter som gäller för förvaring av arkiv Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan ett ärende avslutats Myndighet som har att utöva tillsyn gentemot andra myndigheters arkivfunktion och arkivbildning, exempelvis Malmö stadsarkiv Anställd med uppgift att utföra vissa delar av en myndighets arkivverksamhet 18

19 Avställa Diarieplan Diarium Dokumenthanteringsplan Dossier Förvaringsenhet Gallra Gallringsbeslut Gallringsfrist Handlingstyp Handlingsslag Leverans Leveransreversal Process Proveniens Proveniensprincipen Serie Seriesignum Skrivmateriel Volym Uttagande av redan arkiverade handlingar ur en ordning för att arkivera dem i en annan, ny ordning. Förekommer exempelvis i ett personaldossiésystem där avställning sker vid uppsägning eller pensionsavgång Ämnesindelat klassificeringsschema för handlingar, kan utgöra grund för diarieföring och arkivläggning i dossiéer Kontinuerligt förda anteckningar över inkommande och utgående handlingar Även arkivbildningsplan eller ärendehanteringsplan, styrinstrument för arkivbildning hos en arkivbildare, innehåller vägledande uppgifter om bl.a. arkivläggning och gallring Handlingar eller akter rörande samma ämne som placerats tillsammans Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar Förstöra handlingar eller uppgifter i arkiv efter på förhand fastställda rutiner Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under vilka former det skall ske Tidsrymd mellan gallringsbeslut och verkställande av gallring Handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat Mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat Överföring av hela eller delar av arkiv till centralarkiv eller arkivinstitution Följesedel vid leverans av arkiv, innehållande en översiktlig lista över de levererade handlingarna Avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten Arkivhandlingens härkomst eller ursprung beträffande arkivbildare Regel om synen på arkiv som en enhet vars handlingar bör hållas åtskilda från andra arkivbildares handlingar, detta för att underlätta återsökning i respektive arkiv Svit av handlingar eller volymer som utgör fortsättning på varandra eller är av likartat slag, och som skapats genom arkivbildares verksamhet eller ett senare ordningsarbete Seriebeteckning enligt arkivförteckning Medel och underlag för skriftlig framställning, t.ex. papper, pennor eller kopiator Beteckning för fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar och samtidigt utgör beståndsdel i en serie, exempelvis boxar eller pärmar 19

20 Åldringsbeständigt papper Skrivpapper med egenskaper att motstå åldring. Åldringsbeständigt papper är svagare och tål inte lika mycket hantering som arkivbeständigt papper 20