Församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån. Linnamäki Anita ledamot Wikman Håkan ledamot

Transkript

1 Sammanträdesdatum tisdagen den 17 november 2015 Plats Församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån. Tid kl Närvarande Fagerudd Martin ordförande Bergström, Marianne ledamot Eklöf, Jan-Erik ledamot Halmén, Annika ledamot Halminen, Birgit suppleant, i stället för Jan Lindqvist Mannola, Maximilian ledamot Nurmi-Kokko Tiina ledamot Olenius, Christina suppleant, i stället för Håkan Wikman Pekanpalo Reijo suppleant, i stället för Sara Karlsson Ruusu, Inger suppleant, i stället för Alex Nurmi Sandell, Håkan ledamot, frånvarande pga jäv 126 Sergelius,Tom suppleant, i stället för Anita Linnamäki Träskman, Marianne ledamot Halonen Solveig sekreterare Frånvarande Karlsson Sara ledamot Lindqvist Jan ledamot Nurmi Alex ledamot Linnamäki Anita ledamot Wikman Håkan ledamot För kännedom Tuohimäki Juha Venho Juha Savioja Anita Turunen Sari Laitinen Aappo Harviainen Katriina Juusela Pauli 1

2 FÖREDRAGNINGSLISTA: 115 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 116 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET 117 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDET AV PROTOKOLLET 118 ARBETSORDNINGEN FÖR SAMMANTRÄDET 119 VANDA SVENSKA FÖRSAMLINGS VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLAN FÖRNYANDET AV AVTALET OM UNGDOMSGÅRDEN HELSINGGÅRD MED FOLKHÄLSAN I ÖSTRA HELSINGE rf 121 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRSARBETET (Ekberg) 122 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN (Halonen) 123 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRS- VERKSAMHETEN 124 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGS- VERKSAMHETEN 125 VIKARIE FÖR UNGDOMSARBETSLEDAREN 126 ANSÖKAN OM RESEBIDRAG FÖR DELTAGANDE I STUDIERESA TILL MISSIONSFÄLT SOM UNDERSTÖDS AV VANDA SVENSKA FÖRSAMLING (MIssionsdirektionen) 127 BESÄTTANDE AV BEFATTNINGEN SOM BARNLEDARE (59 %) 128 UPPHANDLINGSPROCESSEN 129 STRATEGIGRUPP FÖR VANDA SVENSKA FÖRSAMLING 130 ARBETSGRUPP FÖR GUDSTJÄNSTLIV OCH MUSIK 131 ARBETSGRUPP FÖR FÖRVALTNING AV TESTAMENTSMEDEL OCH EKONOMI 132 CAROLA LUNDS OCH TINA ELLONENS BREV TILL FÖRSAMLINGSRÅDET 133 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING 134 ANMÄLNINGSÄRENDEN 135 FÖRSAMLINGSRÅDETS SAMMANTRÄDEN VÅREN NÄSTA SAMMANTRÄDE 137 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING 2

3 115 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Ordförande inledde sammanträdet med bibelläsning och bön, varefter han förklarade sammanträdet öppnat. Namnupprop förrättades. Församlingsrådet är beslutfört när mer än hälften av medlemmarna är närvarande (KL 7:4,1). Kallelse tillsänds ledamöterna elektroniskt torsdag och i pappersform enlighet med församlingsrådets beslut 108/ Föredragningslista jämte beredning av ärenden har varit ledamöterna till handa senast 5 dagar före mötet (Församlingsrådets reglemente 1:2). Kungörelsen om församlingsrådets möte har funnits på församlingens anslagstavla och hemsida och dokument 5 dagar före mötet. Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Marianne Bergström, som får sin kallelse per post, meddelade att hon inte fått kallelsen i tid. 116 VAL AV TVÅ PROTOKOLLJUSTERARE FÖR SAMMANTRÄDET Församlingsrådet utser två protokolljusterare. Till protokolljusterare valdes Håkan Sandell och Tom Sergelius. 117 JUSTERING OCH FRAMLÄGGANDE AV PROTOKOLLET Protokollet är klart för justering tisdag kl på församlingens pastorsexpedition. Det justerade protokollet är framlagt till påseende på pastorsexpeditionens anslagstavla och hemsida ARBETSORDNING FÖR SAMMANTRÄDET Föredragningslistan godkänns som arbetsordning för mötet. 3

4 119 VANDA SVENSKA FÖRSAMLINGS VERKSAMHETS- OCH EKONOMIPLAN Gemensamma kyrkorådet i Vanda kyrkliga samfällighet har fastslagit att församlingarna och enheterna returnerar sina verksamhets- och ekonomiplaner senast Dokumenten De strategiska målen 2016 och De statistiska parametrarna 2016 behandlas inte, eftersom kyrkoherden översänt dem till gemensamma kyrkofullmäktige i Vanda kyrkliga samfällighet för fastställelse (Se beslutsförteckningen 111 Nr. 13/2015). Vanda svenska församlings Verksamhets- och ekonomiplan och budget för år 2016 (Bilaga 1) föreligger för församlingsrådets godkännande. Budgeten för år 2016 budget är lika stor som budgeten för innevarande år, men med den skillnaden att arbetsgivarens pensionsavgifter sänkts med 4 %, från 28 % till 24 %. Avgiften till pensionsfonden ökar från 1,2 % till 4,0 %. Detta påverkar inte församlingens nettobudget eftersom denna betalas med samfällighetens gemensamma finansieringsmedel. P.g.a. sänkningen av arbetsgivarens pensionsavgifter, sänkes personalbudgeten med motsvarande summa som uppgår till ca Samfälligheten bidrar i år igen för Vanda svenska församlings del med euro/år av samfällighetens överskottsmedel (åren ). godkänna 1. Vanda svenska församlings Verksamhets- och ekonomiplan samt budget för år Ärendet justeras omedelbart. 120 FÖRNYANDET AV AVTALET OM UNGDOMSGÅRDEN HELSINGGÅRD MED FOLK- HÄLSAN I ÖSTRA HELSINGE rf Ordförande för Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. Patrik Karlsson önskar förnya avtalet om ungdomsgården Helsinggård med Vanda svenska församling för de två följande åren Vanda svenska församling samarbetar med fyra andra föreningar på Ungdomsgården Helsinggård i Dickursby. Gården är öppen för alla svenskspråkiga ungdomar i Vanda fredagar kl Vanda svenska församling understöder verksamhet bland barn och ungdomar. I och för det slöt Församlingsrådet i Vanda svenska församling avtal i januari 2014 med Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. om ungdomsgården Helsinggård (Protokoll 01/ / 009). Enligt tidigare överenskommelser har Vanda svenska församlings ungdomsarbetsledare haft till uppgift att medverka på Helsinggård varje fredag. Vanda svenska församling har inte mera resurser till detta, utan församlingen har egen personal på plats varannan fredag eller ½ ledare per fredag. Församlingen är villig att ersätta Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. för att sköta ½ ledare per fredag under åren För detta ändamål ingår Vanda svenska församling ett avtal med Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. 4

5 Förslaget till avtalstext med Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. (Bilaga 2), vilken ordförande Patrik Karlsson godkänt, har följande innehåll: 1. Omfattningen av detta uppdragsavtal: Vanda svenska församling samarbetar kring ungdomsgården HG i Dickursby (Helsinggård), som är öppen på fredagar, kl för alla svenskspråkiga ungdomar i Vanda. 2. Vanda svenska församling har egen personal på plats varannan fredag eller ½ ledare per fredag. Vanda svenska församling vill att den andra ½ ledaren per fredag sköts av Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. under åren Villkor för uppdraget: Detta avtal gäller inte om det är så att ungdomsgården HG skulle stängas. 2. Avtalet kan ensidigt sägas upp med ett halvt års varsel av avtalsparterna. 3. Uppdragets varaktighet: Ersättning för uppdraget: Vanda svenska församling betalar för skötande av uppdraget åt Folkhälsan i Östra Helsinge r.f per år, 1380 i april och 1380 i november. 5. Övrigt: Det här avtalet har upprättats i två likalydande exemplar varav uppdragsgivaren och uppdragstagaren erhållit varsitt. Föredragande föreslår att församlingsrådet i Vanda svenska församling godkänner avtalet, samt befullmäktigar kyrkoherden att underteckna det på församlingens vägnar. 1. Godkänna avtalet med Folkhälsan i Östra Helsinge r.f. för åren Befullmäktiga kyrkoherden att underteckna avtalet på församlingens vägnar. 3. Ärendet justeras omedelbart. 121 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRSARBETET (Ekberg) Kantor Anders Ekberg ansöker om 4220 för pensionärsarbetet (Bilaga 3). I ansökan ingår en budget. Av de ansökta medlen är den större delen riktad till ViAnda-körens verksamhet (3940 ). ViAnda-kören är en kör för personer i åldern 60+. Som dirigent för kören fungerar församlingens kantor. ViAnda-körens verksamhet stöds inte med församlingens budgetmedel, utan endast med Vanda svenska församlings testamentsmedel. Församlingsrådet beviljade 5700 för ViAnda-körens verksamhet år 2014 ( / 108). Medlen som då beviljades har räckt för en stor del av verksamhetsåret En mindre del av medlen (280 ) är ämnade för traktering på Folkhälsanhuset i samband med De Vackraste Andliga Sångerna -evenemang. Dessa evenemang som leds av församlingens kantor på Folkhälsan-huset har hållits i flere år och är uppskattat av de inneboende. Församlingsrådet beviljar 4220 enligt ansökan ur Dagny Bäckströms fond. 1. Bevilja 4220 för pensionärsarbetet. 2. Bevilja medlen för ändamålet ur Dagny Bäckströms fond. 3. Ärendet justeras omedelbart. 5

6 122 ANSÖKAN OM TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGSVERKSAMHETEN (Halonen) Förvaltningssekreteraren Solveig Halonen ansöker om testamentsmedel för församlingsverksamheten, för informationen för år 2016, sammanlagt (Bilaga 4). I ansökan ingår en budget. Den mest kostsamma informationen är annonseringen i Hufvudstadsbladet. Denna tidning läses så gott som enbart av församlingens seniorer. Därför är det bra, att en del av församlingens information till sina seniorer kunde riktas via Hbl. Församlingen har annonserat i Hbl särskilt om den veckovis återkommande gudstjänstverksamhet i Hbl under rubriken Söndag - kyrkdag. I den får församlingen också synlighet tillsammans med huvudstadsregionens övriga församlingar, vilket har visat sig vara en god satsning. En annan särskild annonseringssatsning i Hbl har gått under rubriken Bikupan. Det är en annonsering som gäller enbart Vanda. Motsvarande annonsering har också Helsingfors och Esbo församlingar. Annonseringen återkommer Bikupan endast några gånger per år. I denna får församlingen synlighet tillsammans med övriga Vandaorganisationer. I Bikupan har församlingen annonserat om musikverksamheten och särskilt konserter. Alla dessa evenemang riktar sig till seniorerna, som läser Hbl. Föredragande föreslår att: 1. församlingsrådet beviljar för annonseringen i Hbl för år medlen utbetalas ur de medel som församlingen erhållit av Dagny Bäckströms stiftelse. 3. paragrafen justeras omedelbart. 1. Församlingsrådet beviljar för annonseringen i Hbl för år Medlen utbetalas ur Dagny Bäckströms fond. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Annika Halmén föreslog följande tillägg till beslutet: Finansieringen av informationsverksamhet och övrig verksamhet behandlas redan under våren 2016 som en helhet där man beaktar såväl testamentsmedel som samfällighetens budgetmedel. Församlingsrådet omfattade enhälligt tillägget. Församlingsrådet beslöt att 1. Bevilja för annonseringen i Hbl för år Medlen utbetalas ur Dagny Bäckströms fond. 3. Finansieringen av informationsverksamhet och övrig verksamhet behandlas redan under våren 2016 som en helhet där man beaktar såväl testamentsmedel som samfällighetens budgetmedel. 4. Paragrafen justerades omedelbart. 123 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR PENSIONÄRS- VERKSAMHETEN Diakonitjänsteinnehavarna Annakatri Aho och Heidi Salminen redovisar för användningen av testamentsmedel 1300 för pensionärernas födelsedagsfest (Bilaga 5). Medlen beviljades av församlingsrådet /

7 Summan som använts för ändamålet är 1346 och överskrider den beviljade summan med 46 (Traktering 1125, hyra 130, betalningstillägg 6, rosor 85 = 1346 ). Sammanlagt beviljade församlingsrådet pensionärsarbetet / pensionärsarbetet i samma anhållan av Heidi Salminen och Annakatri Aho. I den totala summan ingick även utgifter för kaffeservering i pensionärskretsar 820, som kan användas i detta fall. Ifall inte medlen räcker till för kaffeserveringen i pensionärskretsarna för detta år, kan diakonitjänsteinnehavarna inkomma med en ny anhållan. Församlingsrådet godkänner redovisningen. godkänna Annakatri Ahos och Heidi Salminens redovisning. 124 REDOVISNING FÖR ANVÄNDNING AV TESTAMENTSMEDEL FÖR FÖRSAMLINGS- VERKSAMHETEN Diakonen Heidi Salminen redovisar för användningen av summan för församlingsverksamheten på 830, som beviljades av församlingsrådet ( / 044 ). Diakonen Heidi Salminen meddelar att den anhållna summan på 830 inte har använts eftersom för få deltagare anmälde sig till evenemanget som inte kunde förverkligas (Bilaga 6). Diakonen Heidi Salminens redovisning för användning av testamentsmedel godkänns. Församlingsrådet besluter godkänna diakonen Heidi Salminens redovisning. 125 VIKARIE FÖR UNGDOMSARBETSLEDAREN Den ordinarie ungdomsarbetsledaren Daniela Hildén är moderskap-, föräldra- och vårdledig Församlingsrådet besluter därför om att anställa en vikarie för ordinarie ungdomsarbetsledaren. Teologie studerande Jona Granlund fungerar redan som vikarie för Daniela Hildén ( ). Jona Granlund har gett sitt samtyckande till att fungera som ungdomsarbetsledarens vikarie under år Kyrkoherden har anställt teologie studerande Jona Granlund som ungdomsarbetsledarens vikarie för tiden (Se beslutsförteckningen 111 Nr. 16/2015). anställa teologie studerande Jona Granlund som vikarie för ungdomsarbetsledaren för tiden Anställd i tjänsteförhållande måste vara konfirmerad medlem av kyrkan ifall tjänsteförhållandet överstiger 2 månader eller tjänsteförhållandet omfattar uppgifter inom fostran (KL 6:13). 7

8 Föredragande föreslår att församlingsrådet besluter, att 1. Teologie studerande Jona Granlund anställs som t.f. ungdomsarbetsledare under tiden Lönen utgår från kravgrupp 502, vars grundlön är 2 282, Ärendet justeras omedelbart. 1. Teologie studerande Jona Granlund anställs som t.f. ungdomsarbetsledare under tiden Lönen utgår från kravgrupp 502, vars grundlön är 2 282, Ärendet justeras omedelbart. 126 ANSÖKAN OM RESEBIDRAG FÖR DELTAGANDE I STUDIERESA TILL MISSIONS- FÄLT SOM UNDERSTÖDS AV VANDA SVENSKA FÖRSAMLING (Missionsdirektionen) Håkan Sandell meddelade jäv och avlägsnade sig under 126. Missionsdirektionen hade sitt möte onsdag När detta ärende bereds har föredragande inte ännu fått utdrag ur Missionsdirektionens protokoll. Föredragande har dock fått sekreteraren Kaj Anderssons information om beslut i ärendet. Missionsdirektionen har inte förordat resebidrag åt missionsdirektionens ordförande Håkan Sandell Församlingsrådet Missionsdirektionens ordförande Håkan Sandell har riktat sin ansökan om resebidrag till kyrkoherden, som bereder detta ärende för församlingsrådet. Håkan Sandell anhåller om reseunderstöd för en resa till Senegal som Vanda svenska församlings och dess missionsdirektions representant. Resan ordnas av Finska missionssällskapet Resans totala pris är 1800 euro, vilken inkluderar flygresorna Helsingfors-Dakar- Helsingfors, transporter i Senegal, kost och logi och övriga avgifter. Reseförsäkringar och obligatoriska vaccinationer samt lokal resor i Finland ingår inte. Vanda svenska församling har genom sitt avtal med FMS stött läskunnighetsprojektet Rätten att studera på eget modersmål. Av avtalets summa går 65,5% för detta ändamål. Under resan bekantar sig representanterna med Senegals lutherska kyrka och dess arbete samt erhåller information om biståndsprojekten och i synnerhet om det projekt Vanda svenska församling understöder. Dessutom finns på programmet samtal med missionärerna om behoven på missionsfältet. I missionsdirektionens verksamhetsbudget finns inte medel för detta ändamål, inte heller ingår resan i Vanda svenska församlings Verksamhets- och ekonomiplan VEP är dock ännu inte godkänd, p.g.a. att församlingsrådet inte varit beslutfört under ett enda av höstens möten. 8

9 Resan bedömer föredragande som behjärtansvärd trots missionsdirektionens negativa beslut. Det är viktigt att församlingen följer med på ort och ställe hur församlingens medel för läskunnighetsprojektet förvaltas. Det är särskilt viktigt att notera att nu pågår projektets sista år. Med hjälp av projektutvärderingen finns planer för ett fortsättningsprojekt. Missionssällskapets årliga budget för detta projekt kommer att minska med över hälften då statens finansiering av utvecklingssamarbetsprojekt kraftigt minskas. Missionssällskapet hoppas att församlingarna i Finland vill be för projektet och i fortsättningen understöda arbetet. Det skulle vara sorgligt att avbryta den skolväg förskolebarnen nu kommit in på. Inom Missionssällskapets område i Senegal finns ingen annan förskoleundervisning och inte heller någon läskunnighetsundervisning. De flesta som deltar i läsundervisningen är kvinnor, vars läskunskap bevisligen har en stor betydelse för deras barns fortsatta studier. För att inte tala om arbetet med ordboken som nu på slutrakan skulle avbrytas. Eftersom församlingsrådet inte varit beslutfört under två av sina möten har församlingen sparat in i mötesarvoden ca Dessa medel kunde användas för resan. Föredragande föreslår att församlingsrådet besluter om att bevilja 1000 ur Församlingsrådets kostnadsställe som resebidrag ur åt Håkan Sandell. Håkan Sandell står själv för de kostnader som förorsakas av reseförsäkring, vaccinationer och övriga utgifter. Håkan Sandell jävade sig under behandlingen av denna paragraf och avlägsnade sig. 1. Bevilja 1000 ur Församlingsrådets kostnadsställe som resebidrag ur åt Håkan Sandell. 2. Håkan Sandell står själv för de kostnader som förorsakas av reseförsäkringar och övriga utgifter. 3. Ärendet justeras omedelbart. Församlingsrådet beslöt enhälligt att 1. Inte bevilja 1000 ur Församlingsrådets kostnadsställe som resebidrag åt Håkan Sandell p.g.a. att nödhjälp på plats i hemlandet prioriteras. 2. Ärendet justerades omedelbart. 127 BESÄTTANDE AV BEFATTNINGEN SOM BARNLEDARE (59%) Församlingsrådet beslöt vid sitt möte att remittera ärendet för ny beredning samt att ge kyrkoherden lov att i samråd med stödgruppen för barn, familj och ungdom anställa en barnledare för en kortare tid ifall behov uppkommer. Den ursprungliga beredningen föreslog, att på grund av att endast ett barn anmälts till dagklubben i Dickursby skulle denna befattning inte besättas. Föredragande har samtalat med ledande barnledaren som meddelat att tre barn har anmälts till Dickursby dagklubb och sex barn till Mårtensdal.dagklubb. som inte är alla tre dagar på klubben, Ledande barnledaren meddelade att arbetet sköts tillfälligt med nuvarande personal och att ingen ny anställning behövs. 9

10 Ifall det anmäler sig flere barn till dagklubben kan föredragande i samråd med stödgruppen för barn, familj och ungdom anställa behövlig personal för en kortare tid. 1. Dagklubbsarbetet sköts tillfälligt med nuvarande personal. 2. Ge kyrkoherden lov att i samråd med stödgruppen för barn, familj och ungdom anställa behövlig personal för en kortare tid. 3. Ärendet justeras omedelbart. 128 UPPHANDLINGSPROCESSEN Församlingsrådet beslöt vid sitt möte att remittera ärendet för ny beredning. Ärendet handlar om tjänsteinnehavares rätt att göra anskaffningar, beställningar samt godkänna räkningar. Församlingsrådets reglemente samt tjänsters och befattningars instruktioner definierar i allmänhet om rätt att godkänna räkningar och att göra anskaffning. Församlingsrådets reglemente definierar för kyrkoherden i 8 2 mom. att denne beslutar inom budgetramen om anskaffning, vars värde uppgår till högst , om inte ärendet hör till någon annan tjänsteinnehavare. I Vanda svenska församling är det endast kyrkoherden som godkänner räkningar. Övriga tjänsteinnehavare har inte denna rätt. Däremot säger instruktionerna om tjänsteinnehavares rätt att göra anskaffningar. Tjänsteinnehavare har rätt att göra anskaffningar med sitt kreditkort. Kreditkortet har en högsta kreditgräns på Denna gräns kan inte överskridas eftersom kreditkortet inte då fungerar. Samtliga tjänsteinnehavare behöver kyrkoherdens lov för beställningar och anskaffningar, vars värde överstiger Samtliga tjänsteinnehavare har rätt att göra anskaffningar med sitt kreditkort. 2. Samtliga tjänsteinnehavare behöver kyrkoherdens lov för beställningar och anskaffningar vars värde överstiger STRATEGIGRUPP FÖR VANDA SVENSKA FÖRSAMLING Annika Halmén föreslog vid församlingsrådets sammanträde Övriga ärenden punkt 1, att församlingsrådet skulle utse en strategigrupp för Vanda svenska församling. Församlingarna i Vanda har en egen strategi som församlingarna tillämpar i sin verksamhet. Strategiarbetet i församlingarna i Vanda sker kollegialt och har initerats av kyrkoherdemötet i Vanda. 10

11 För att uppdatera samfällighetens strategi behandlade Kyrkoherdemötet i Vanda på sitt seminarium för andligt ledarskap församlingarnas kärnkunnande genom vilken församlingarna i Vanda förbinder sig att förstärka medlemsskapet. Ett centralt element i detta arbete är Jäsen360 -verktyget, för att församlingarna närmare skall kunna definiera befolkningsgrupper som utgör tyngdpunkten i församlingarnas arbete. Gemensamma kyrkorådet i Vanda beslöt vid sitt möte att uppdatera samfällighetens strategi på de grunder som kyrkoherdemötet i Vanda behandlade Församlingsrådet tar del av kyrkoherdens information om uppdateringen av strategiarbetet och antecknar saken för kännedom. När samfälligheten färdigställt Vanda församlingars strategi hösten 2016 tar församlingsrådet del av den. i början av år 2017 tar församlingsrådet upp ärendet på nytt om att tillsätta en strategigrupp sedan samfälligheten färdigställt Vanda församlingars strategi Anteckna kyrkoherdens information om samfällighetens strategiarbete för kännedom. 2. Hösten 2016 tar församlingsrådet del av samfällighetens färdigställda strategi för Församlingarna i Vanda I början av år 2017 tar församlingsrådet upp ärendet om att tillsätta en strategigrupp. 4. Ärendet justeras omedelbart. 130 ARBETSGRUPP FÖR GUDSTJÄNSTLIV OCH MUSIK Annika Halmén föreslog vid församlingsrådets sammanträde Övriga ärenden punkt 2, att församlingsrådet skulle utse en arbetsgrupp för Gudstjänstliv och musik. Kyrkoherdemötet i Vanda behandlade vid sitt möte initiativet om ett utvecklingsprojekt för Gudstjänstlivet. Detta utvecklingsprojekt syftar på en helhetskartläggning av gudstjänstlivet i församlingarna i Vanda. Kyrkoherdemötet i Vanda beslöt på mötet att grunda en arbetsgrupp som leds av kontraktsprosten Jukka Nevala. Målet för projektet är att finna nya gudstjänstformer samt dela med av varje församlings best practise. Dessutom syftar projektet på att planera gemensamma temagudstjänster för hela Vanda för att nå befolkningen genom att utnyttja Jäsen360 -verktyget. Församlingsrådet tar del av kyrkoherdens information om arbetet i arbetsruppen för gudstjänstlivet och antecknar detta för kännedom. Vanda svenska församling inväntar resultaten från den av kyrkoherdemötet i Vanda grundade arbetsgruppen och använder sig av dess expertis. Under ett möte under år 2016 tar församlingsrådet del av resultaten från den av kyrkoherdemötet tillsatta arbetsgrupp för gudstjänstliv. 11

12 På basen av informationen från arbetsgruppen, dryftar församlingsrådet resultaten och hur dessa kan gagna Vanda svenska församlings gudstjänstliv och musik. 1. Anteckna kyrkoherdens information om arbetsgruppens arbete för kännedom. 2. Under ett möte år 2016 ta del av resultaten från den av kyrkoherdemötet tillsatta arbetsgruppen för gudstjänstliv. 3. På basen av informationen från arbetsgruppen, dryfta resultatet och hur detta kan gagna Vanda svenska församlings gudstjänstliv och musik. 4. Ärendet justeras omedelbart. Församlingsrådet beslöt enhälligt att: 1. Anteckna kyrkoherdens information om arbetsgruppens arbete för kännedom. 2. Under ett möte år 2016 ta del av resultaten från den av kyrkoherdemötet tillsatta arbetsgruppen för gudstjänstliv. 3. På basen av informationen från arbetsgruppen, dryfta resultatet och hur detta kan gagna Vanda svenska församlings gudstjänstliv och musik. 4. under år 2016 tar församlingsrådet upp ärendet till behandling om det finns behov av en grupp för gudstjänstliv och musik. 5. Ärendet justerades omedelbart. 131 ARBETSGRUPP FÖR FÖRVALTNING AV TESTAMENTSMEDEL OCH EKONOMI Annika Halmén föreslog vid församlingsrådets sammanträde Övriga ärenden punkt 3, att församlingsrådet skulle utse en arbetsgrupp för förvaltning av testamentsmedel och ekonomi. Församlingsrådet i Vanda svenska församling förvaltar tre fonder: Dagny Bäckströms fond, Doris Westerlunds fond och Margit Lucanders fond ( , vilka ingår i Fondstadgar för Vanda svenska församlings testaments- och stiftelsemedel). Kyrkoordningen säger (kap.10:13,2) att Församlingsrådel kan tillsätta permanenta direktioner, som lyder under rådet och vilkas uppgifter bestäms i instruktioner som detta fastställer. Om direktionerna skall i övrigt i tillämpliga delar gälla vad som är stadgat eller bestämt om de direktioner som tillsatts att biträda kyrkorådet. För tillfälliga uppgifter kan församlingsrådet tillsätta kommissioner samt bestämma dessas uppgifter och mandattid. Församlingsrådet har dock bestämt i Fondstadgarna för Vanda svenska församlings testaments- och stiftelsemedel att församlingsrådet i sin helhet förvaltar testaments- och stiftelsemedel och ansvarar för dem. Detta ansvar delegerar församlingsrådet därför inte till en arbetsgrupp. Församlingsrådets ansvar i de ekonomiska frågorna handlar om att besluta om ekonomiplan och budget för kommande år, samt om bokslut för gångna år. Det är inte ändamålsenligt att delegera denna uppgift till en arbetsgrupp. Det är bättre att församlingsrådet i sin helhet sköter sina egna åligganden och inte splittrar arbetet, som ändå är alldeles tillräckligt byråkratiskt i en så stor samfällighet som i Vanda. Församlingsrådets Protokoll 09/ / 145) säger att För att kunna avstämma församlingens behov av rörelsekapital och kunna ta ställning till större förändringar i placeringen av medel, utser församlingsrådet representanter som träffar förvaltarna av 12

13 testamentsmedlen 2-4 gånger per år. Representanterna föredrar ändringsförslag för församlingsrådet, vilket gör beslut i ärendet ( 2). Församlingsrådet torde utse tre representanter som träffar förvaltarna av testamentsmedlen 2-4 gånger per år. 1. Inte grunda en arbetsgrupp för förvaltning av testamentsmedel och ekonomi. 2. Utse tre representanter som träffar förvaltarna av testamentsmedlen 2-4 gånger per år. 3. Ärendet justeras omedelbart. Församlingsrådet beslöt att: 1. Inte grunda en arbetsgrupp för förvaltning av testamentsmedel och ekonomi. 2. Utse fyra (4) representanter som träffar förvaltarna av testamentsmedlen 2-4 gånger per år: Jan-Erik Eklöf, Inger Ruusu, Marianne Träskman och Håkan Wikman. 3. Inbjuda Jerker Hedman från Aktia Bank Abp att en gång i året informera församlingsrådet om portföljutvecklingen. 4. Ärendet justerades omedelbart. 132 CAROLA LUNDS OCH TINA ELLONENS BREV TILL FÖRSAMLINGSRÅDET Carola Lund och Tina Ellonen riktar ett brev både till Domkapitlet i Borgå stift och till Församlingsrådet i Vanda svenska församling (Bilaga 7). Brevet består av frågor i anslutning till församlingsrådets protokoll punkt 2. Vi i Vanda -gruppen i församlingsrådet har gjort 7 klagomål till domkapitlet med anledning av nämnda paragraf jämte 4 andra klagomål. Kyrkoherden har inlämnat sina bemötanden på klagomålen till domkapitlet. Lagfarne assessorn vid domkapitlet har tillställt bemötandena till Vi i Vanda -gruppen för kommentar. Detta ärende är således under behandling och kan inte behandlas en gång till. Brevet skall därför inte heller besvaras av Församlingsrådet. Domkapitlet skall i egenskap av högre instans behandla brevet. Domkapitlet kan, ifall det finner det nödvändigt, be om församlingsrådets utlåtande i ett senare skede. Församlingsrådet antecknar detta brev endast för kännedom. 1. Anteckna Carola Lunds och Tina Ellonens brev för kännedom. 2. Ärendet justeras omedelbart. 133 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING Kyrkoherden redogör för följande tjänstemannabeslut: Nr. 8/2015 Kyrkoherden har beviljat förvaltningssekreteraren Solveig Halonen övertidsledighet för uppgifter uppkomna 7.5, 12.5 samt Övertidsledigheten tas ut följande måndagar i juni 2015: 1.6, 8.6 och 13

14 Nr. 9/2015 Kyrkoherden har beviljat oavlönad tjänstledighet åt församlingssekreteraren Åsa Alaterä under tiden Nr. 10/2015 Kyrkoherden har beviljat åt församlingssekreteraren Åsa Alaterä mertidsledighet som uppkommit (2,5h) på planeringsmöte med församlingsrådet och för planeringsarbete med personalen Mertidsledigheten togs ut Nr. 11/2015 Kyrkoherden har beslutit att ungdomsarbetsledaren Daniela Hildéns semesterrätt 29 dagar utbetalas i pengar. Nr. 12/2015 Kyrkoherden har beviljar på basen av anhållan friplats åt ett barn dagklubben. Nr. 13/2015 Kyrkoherden har å tjänstens vägnar sänt dokumenten De strategiska målen 2016 och De statistiska parametrarna 2016 till gemensamma kyrkofullmäktige i Vanda kyrkliga samfällighet för fastställelse eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte Nr. 14/2015 Kyrkoherden beslöt att det internationella missionsunderstödet på 19656, som församlingsrådet i Vanda svenska församling besluter om, tilldelas i sin helhet till Finska Missionssällskapet, eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte Nr. 15/2015 Kyrkoherden beviljar ungdomsarbetsledare Daniela Hildén moderskapsledighet , föräldraledighet och vårdledighet , eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte Nr. 16/2015 Kyrkoherden anställer teologie studerande Jona Granlund som ungdomsarbetsledarens vikarie för tiden som utför sådant arbete som avses i 6 kap mom. i kyrkoordningen (3 kap. 8 1 mom. a), eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte Nr. 17/2015 Kyrkoherden har översänt kyrkokollektlistan för oktober december 2015 till samfällighetens centralförvaltning för att upptagandet av kollekter skall fortsätta utan avbrott, eftersom församlingsrådet inte var beslutfört vid sitt möte Nr. 18/2015 Kyrkoherden har beviljat församlingssekreterare Åsa Alaterä mertidsledighet för uppgifter uppkomna , och Mertidsledigheten tas ut 23 och Nr. 19/2015 Kyrkoherde har beviljat ledande barnledaren Alexandra Blomqvist övertidsledighet för uppgifter uppkomna under tiden Övertiden tas ut i ledighet följande dagar: 2.11, 11.12, och samt Nr. 20/2015 Kyrkoherden har beviljat förvaltningssekreteraren Solveig Halonen övertidsledighet för uppgifter uppkomna , totalt 2 arbetsdagar. Övertiden tas ut i ledighet följande dagar: och Nr. 21/2015 Kyrkoherden har översänt Personalutvecklingsplanen 2016 för Vanda svenska församlings personal för fastställelse till domkapitlet i Borgå stift. Denna skall sändas enligt domkapitlets direktiv före utgången av oktober Denna åtgärd p.g.a. att församlingsrådet inte var beslutfört vid sammanträdet Nr. 22/2015 Kyrkoherden har översänt sitt förslag till utlåtande om Vanda kyrkliga samfällighets verksamhets- och ekonomiplan samt om dess budget för år 2016 (Församlingsrådets PM/Protokoll ). Kyrkoherdens beslut vinner laga kraft. 14

15 134 ANMÄLNINGSÄRENDEN 1. Budgetutfallet per (Bilaga 8). 2. Portföljrapporten (Bilaga 9). 3. Kyrkomötesval och val av stiftsfullmäktige a) Val av ombud till kyrkomötet och medlemmar i stiftsfullmäktige för perioden sker tisdagen den 9 februari b) Domkapitlet har vid sitt sammanträde tillsatt en valnämnd för stiftet och en valnämnd för Åland. Från Borgå stift väljs till kyrkomötet 4 lekmannaombud, inklusive ett lekmannaombud från Åland, samt 2 prästombud. Till stiftsfullmäktige väljs 14 lekmannamedlemmar och 7 prästmedlemmar. c) Uppställande av kandidater Valmansföreningarna skall tillställa domkapitlet valmansföreningens stiftelseurkund, kandidatlista och försäkran av valmansföreningens ombud senast före kl d) Observera att det krävs skriftligt samtycke och försäkran av kandidaten och att det i samtycket också skall ges samtycke till att personens adressuppgifter får användas för valkommunikation i valet. e) Blanketter finns på sacrista.evl.fi/kyrkomotesval. Alla dokument är tvåspråkiga. f) All information om valet finns på den ovan angivna adressen sacrista.evl.fi/kyrkomotesval. g) Maximilian Mannola meddelade att han ställer upp som kandidat i stiftsfullmäktigevalet. Antecknas för kännedom. 135 FÖRSAMLINGSRÅDETS SAMMANTRÄDEN VÅREN 2016 Enligt samfällighetens årskalender är möjliga mötesdatum för församlingsråden under våren 2016 följande tisdagar kl : 12.1, 9.2, 15.3, 12.4 och Församlingsrådet i Vanda svenska församling sammanträder under våren 2016 följande tisdagar kl i församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 våningen: 12.1, 9.2, 15.3, 12.4 och Församlingsrådet i Vanda svenska församling beslöt att 1. sammanträda under våren 2016 följande tisdagar kl i församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 våningen: 12.1 (vid behov), 9.2, 15.3, 12.4 (vid behov) och I samband med mötet hålls vårens stora medarbetarkonferens tillsammans med personalen. 136 NÄSTA SAMMANTRÄDE Församlingsrådet sammanträder till vårterminens första möte tisdag kl i församlingens mötesrum på Vallmovägen 5 A, 2 vån. Församlingsrådet sammanträder till vårterminens första möte tisdag kl. 18 vid behov. I annat fall sammanträder församlingsrådet första gången kl

16 137 BESVÄRSANVISNING OCH SAMMANTRÄDETS AVSLUTNING Ordförande meddelade lagenlig besvärsanvisning samt avslutade sammanträdet kl Martin Fagerudd Ordförande Solveig Halonen Sekreterare Protokollet justerat och godkänt i Vanda 24/ Håkan Sandell Protokolljusterare , Tom Sergelius Protokolljusterare 16

17 Vanda svenska församling / Vanda kyrkliga samfällighet ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING Församlingsrådet Sammanträdesdatum Paragraf i protokollet FÖRBUD MOT ATT SÖKA ÄNDRING Grunderna för förbudet Förbud mot att söka ändring vid beredning och verkställighet Över följande beslut är det enligt 24 kap. 5 i kyrkolagen inte möjligt att anföra kyrkobesvär och enligt 5 1 mom. i förvaltningsprocesslagen inte möjligt att anföra förvaltningsbesvär, eftersom besluten endast gäller beredning eller verkställighet. Besvär enligt lagen om offentlig upphandling får inte anföras över ett beslut om offentlig upphandling, eftersom beslutet endast gäller beredning av upphandlingsförfarandet. Paragrafer i protokollet: , 132, Besvärsförbud på grund av rätten att framställa rättelseyrkande Följande beslut får inte överklagas genom besvär eftersom det enligt 24 kap. 3 1 mom. i kyrkolagen är möjligt att framställa skriftligt rättelseyrkande över beslutet: Paragrafer i protokollet: , , 133 Nr 8-10, 18-20/2015, 134. Förbud mot att söka ändring i underställningsärende Enligt 24 kap. 3 2 mom. i kyrkolagen är det inte möjligt att yrka rättelse i ett beslut som underställs domkapitlet eller Kyrkostyrelsen för fastställelse. Paragrafer i protokollet: Särskilda bestämmelser om förbud mot att söka ändring Enligt 1. kyrkolagen 24 kap mom. 2. förvaltningsprocesslagen 5 2 mom. 3. lagen om kyrkans tjänstekollektivavtal 19 eller 4. någon annan lagstiftning får följande beslut inte överklagas genom besvär: Paragrafer i protokollet och grunderna för besvärsförbudet:---. Förbud mot att söka ändring i upphandlingsärenden Med stöd av 24 kap. 8 a 2 mom. i kyrkolagen får ändring inte sökas genom rättelseyrkande eller kyrkobesvär i ett upphandlingsbeslut, om ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet. Ärendet hör till marknadsdomstolens behörighet om upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som anges i 15 i upphandlingslagen 1. Paragrafer i protokollet: ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE Behörig myndighet och tidsfrist för rättelseyrkande Den som är missnöjd med följande beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet som rättelseyrkandet riktas till och kontaktinformation: Församlingsrådet i Vanda svenska församling Besöksadress: Vallmovägen 5 A, Vanda Postadress: PB 69, Vanda Fax: ---- E-post: vandasvenska@evl.fi Paragrafer i protokollet: , , 134. Innehållet i rättelseyrkandet Yrkande ska framställas inom 14 dagar efter det att parten har fått del av beslutet. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. En församlingsmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet har lagts fram till allmänt påseende. Rättelseyrkandet kan på eget ansvar skickas per post, genom bud eller elektroniskt (fax eller e-post). Rättelseyrkandet ska vara framme senast den sista dagen för yrkande av rättelse inom kansliets öppettid. Av rättelseyrkandet ska framgå: - namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för behandlingen av ärendet vilket beslut rättelseyrkandet gäller hurdan rättelse som yrkas på vilka grunder rättelse yrkas. UPPHANDLINGSRÄTTELSE Inlämning av upphandlingsrättelse En part som är missnöjd med den upphandlande enhetens beslut eller ett annat avgörande i upphandlingsförfarandet kan framställa en skriftlig upphandlingsrättelse till den upphandlande enheten (80 83 i upphandlingslagen). Inlämningsadress 1 De nationella tröskelvärdena är euro (varor och tjänster), euro (hälsovård och socialtjänster) och euro (byggentreprenader och byggkoncessioner) 17

18 Upphandlingsrättelsen ska lämnas in till den upphandlande enheten. Den upphandlande enhetens kontaktinformation: Besöksadress: Postadress: Fax: E-post: Upphandlingsrättelsens innehåll Yrkande på upphandlingsrättelse ska framställas inom 14 dagar efter det att parten har fått del av den upphandlande enhetens beslut eller annat avgörande i upphandlingsförfarandet. Upphandlingsrättelsen kan på eget ansvar skickas per post, genom bud eller elektroniskt. Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. Vid elektronisk delgivning anses parten ha fått del av meddelandet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen då meddelandet skickats anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Upphandlingsrättelsen ska vara framme senast den sista dagen för yrkande av rättelse inom kansliets öppettid. Av upphandlingsrättelsen ska framgå: namnet på den som yrkar på rättelse och den kontaktinformation som behövs för behandlingen av ärendet vilket beslut upphandlingsrättelsen gäller hurdan rättelse som yrkas på vilka grunder rättelse yrkas. BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid Till upphandlingsrättelsen ska fogas de dokument som åberopas, om inte den upphandlande enheten redan har dessa till sitt förfogande. Kyrko- och förvaltningsbesvär Följande beslut kan överklagas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktinformation Helsingfors förvaltningsdomstol Besöksadress: Banbyggarvägen 5 Postadress: HELSINGFORS Fax: E-post: helsinki.hao@oikeus.fi Kyrkobesvär, paragrafer i protokollet: ---. Förvaltningsbesvär, paragrafer i protokollet: Kyrkobesvär i ett underställningsärende Följande beslut kan överklagas genom skriftliga besvär. Besvärsmyndighet och kontaktinformation Domkapitlet i Borgå stift, paragrafer i protokollet: 133 Nr 8-10, 18-20/2015. Besöksadress: Gymnasiegränd 2 Postadress: Borgå Fax: E-post: borga.domkapitel@evl.fi Kyrkostyrelsen, paragrafer i protokollet: Adress: Södra kajen 8, Helsingfors Postadress: PB 210, Helsingfors Fax: E-post: kyrkostyrelsen@evl.fi Besvärstid 30 dagar 30 dagar Besvärstid 30 dagar 30 dagar Undervisnings- och kulturministeriet, paragrafer i protokollet: Adress: PB 29 (Sjötullsgatan 10), Statsrådet Fax: (registratorsbyrån) E-post: kirjaamo@minedu.fi 30 dagar Besvär hos marknadsdomstolen Besvär ska lämnas in skriftligen inom 14 dagar från den dag då den anbudssökande eller anbudsgivaren skriftligen har fått del av de avgöranden som påverkar dennes ställning eller om anbudsförfarandets utgång och grunderna för dessa avgöranden samt en skriftlig anvisning om hur ärendet kan föras till marknadsdomstolen (besvärsanvisning). Delgivningen anses ha skett den sjunde dagen efter att brevet postades, om det inte visas att den har skett senare. Vid elektronisk delgivning anses parten ha fått del av meddelandet den dag det elektroniska meddelandet står till mottagarens förfogande i dennes mottagarapparat på ett sådant sätt att meddelandet kan hanteras. Dagen då meddelandet skickats anses vara en sådan tidpunkt, om det inte ges en tillförlitlig redogörelse om att det elektroniska meddelandet har nått mottagaren vid en senare tidpunkt. Den som söker ändring i ett upphandlingsärende ska dessutom skriftligen underrätta den upphandlande enheten om att ärendet förs till marknadsdomstolen. Den upphandlande enheten ska underrättas på den adress enheten uppgett senast när besvären om upphandlingen lämnas till marknadsdomstolen. Den upphandlande enhetens 18

19 kontaktinformation anges ovan vid informationen om upphandlingsrättelse. Beräkning av tiden för ändringssökande Besvärsskrift Inlämning av besvär Marknadsdomstolens kontaktinformation Besvären ska tillställas marknadsdomstolen på följande adress: Postadress: PB 118, HELSINGFORS Besöksadress: Banbyggarvägen 5, Helsingfors. Fax E-post: Besvärstid 14 dagar Besvärstid och tid för rättelseyrkande räknas från den dag vederbörande har fått del av beslutet, denna dag undantaget. Om inte annat visas anses en part ha fått del av beslutet sju dagar efter att brevet postades, vid den tid mottagningsbeviset visar eller vid den tid som antecknats på ett separat intyg över delfående. I besvärsskriften ska anges: vem som anför besvär, namn och hemort postadress och telefonnummer där meddelanden om behandlingen av ärendet kan lämnas till den som anfört besvären. vilket beslut man söker ändring i på vilka punkter man söker ändring i beslutet och vilka ändringar som yrkas på vilka grunder ändring söks. Besvärsskriften ska undertecknas av den som anför besvär, av en laglig företrädare eller av ett ombud. Om talan förs av en laglig företrädare eller ett ombud, eller om besvärsskriften avfattats av någon annan person, ska även denna persons namn och hemort uppges i besvärsskriften. Till besvärsskriften ska fogas: det beslut man söker ändring i, i original eller kopia ett intyg över vilken dag beslutet har delgetts eller en annan utredning över när besvärstiden börjat handlingar som åberopas till stöd för yrkandet, om inte dessa redan tidigare har lämnats till myndigheten. Ett ombud som inte är advokat eller offentligt rättsbiträde ska också bifoga en fullmakt till besvärsskriften. Enligt upphandlingslagen (548/2007) kan den upphandlande enhetens beslut eller ett annat avgörande i upphandlingsförfarandet som påverkar den anbudssökandes eller anbudsgivarens ställning överklagas genom besvär hos marknadsdomstolen. Besvär hos marknadsdomstolen kan inte anföras över ett sådant beslut eller annat avgörande av den upphandlande enheten som enbart gäller beredning av ett upphandlingsförfarande. Ärendet kan föras till marknadsdomstolen om upphandlingens värde överstiger det tröskelvärde som anges i 15 i upphandlingslagen. Besvärshandlingarna ska inom besvärstiden lämnas in till den besvärsmyndighet som anges i beslutet. På eget ansvar kan besvärsskrifterna skickas per post, genom bud eller elektroniskt. Handlingarna ska postas i så god tid att de hinner fram innan kansliet stänger den sista dagen av besvärstiden. Rättegångsavgift Enligt 3 i lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndigheters prestationer (701/1993) tar förvaltningsdomstolen ut en rättegångsavgift på 90 euro och marknadsdomstolen en rättegångsavgift på 226 euro av den som anför besvär, om inte något annat följer av lagens 6 och 7. En detaljerad besvärsanvisning bifogas protokollsutdraget. 19