HANDBOK FÖR ARRANGÖRER I SKARA

Transkript

1 HANDBOK FÖR ARRANGÖRER I SKARA 1

2 Hitta i handboken Inledning 3 Handbok för arrangörer Evenemangsstaden Skara 4 Skara platsen för ditt nästa evenemang 5 Besöksströmmar 6 Årsklockan - fyra årstider i Skara 7 Skaras profil Skara kommuns policy för stöd till arrangemang Kvällsekonomi Planera ditt evenemang 8 Planering är A och O Marknad och publikt upptagningsområde 9 Marknadsföring Resurser 10 Arenor och evenemangsplatser Inomhus och utomhus 12 Lokala resurser : Catering, underhållning, föredragshållare, eventföretag 13 Boende, kommunikationer Tillstånd och bestämmelser 14 Bestämmelser kring evenemang Polistillstånd Ansökan om tillstånd i Skara kommun Säkerhet vid arrangemang 18 Övrigt att tänka på STIM, Försäkringar, hålla rent och snyggt, hållbarhet, miljöcertifiering Kontaktuppgifter tillstånd Checklista och kontakt 19 Checklista 20 Kontaktuppgifter evenemangssupport Vi kan erbjuda dig support inför, under och efter ditt evenemang Plats för evenemanget Förteckning i handboken, mötesfliken på Resurser Förteckning i handboken över evenemangsmaterial, catering, underhållning och guider. Konkurrentanalys Information om när, var och hur andra evenemang äger rum i närområdet. Bestämmelser kring evenemang Förteckning i handboken. Ansök om tillstånd i god tid! Biljettförsäljning Biblioteket fungerar som biljettförsäljningsställe. Markservice Samarbete med centrumutvecklingsföreningen MEGA och föreningsliv som kan anlitas för att vara behjälpliga under evenemang. 2

3 Handbok för arrangörer i Skara Skara har varit en mötesplats i tusen år för affärer och nöjen, musik och dans, idrott och konst, handel och studier. Skara har den lilla stadens charm men bjuder på stora möjligheter för såväl möten som event. Den här handboken har tillkommit för att underlätta för dig att planera på bästa sätt. Här kan du hitta information om mötes- och konferensmöjligheterna i Skara. Träffas under glittrande stjärnhimmel eller omgiven av konstverk. Här ges du möjligheter att passa in ditt evenemang i ett koncept som kan byggas på av andra aktörer till bokningsbara paket online. Här får du vägledning om arenor, evenemangsplatser, kontaktpersoner, bestämmelser, säkerhet och tillstånd. Här finns alla viktiga kontaktuppgifter samlade. Storslaget i det lilla Småstaden Skara kan erbjuda en mängd kombinationer: kulturella pärlor i vackra omgivningar, duktiga kockar, musikaliska servitörer, teaterbitna underhållare och spännande arenor. Det mesta inom gångavstånd och med goda kommunikationer i alla riktningar. Om det är något du saknar i handboken tar vi tacksamt emot synpunkter på Turistbyrån, telefon , turistbyran@skara.se. Välkommen till Skara! 3

4 EVENEMANGSSTADEN SKARA Skara - platsen för ditt nästa evenemang Hisnande historia Skara är en av Sveriges äldsta städer, vilket uppmärksammades när Skara stift firade 1000 år under Staden är känd för sitt rika kulturliv och sina kulturhistoriska byggnader. Såväl Skara domkyrka som Varnhems klosterkyrka, båda från 1100-talet, rymmer vackra arenor med fantastisk akustik. Grönskade överraskningar Strax utanför Skara finns det bedövande vackra Valleområdet, känt för sina många körsbärsträd. Alldeles vid Billingens fot hittar du detta kuperade landskap med mängder av små sjöar och vandringsleder. Här är det tätt mellan gårdsbutiker, kreativa konstnärer och mysiga bed & breakfast. Besöksströmmar Under mars och april är Hornborgasjön ett populärt besöksmål.. Där infinner sig årligen inte bara tusentals tranor, utan också omkring besökare. Under sommarsäsongen är det istället Skara Sommarland som står i centrum. Varje år besöks parken av över gäster och här finns stora ytor som passar för evenemangsverksamhet. Från mars till september finns här alltså ett ordenligt besöksunderlag för just ditt evenemang. Storslaget i det lilla Skara kan också stå värd för större evenemang med flera tusen besökare. Här finns Axevalla travbana med arrangemang som bland annat På Landet-festivalen, SkaraHästivalen och StoChampionatet. Även Vilans fritidsområde med både is- och idrottshall är populärt i detta sammanhang. Här arrangeras flertalet sportläger årligen och dessutom den internationella samlarmässan. Skara erbjuder också flertalet platser för små intima sammankomster i historiska miljöer. De många församlingskyrkorna, de vackra anrika herrgårdarna, de gemytliga verksamheterna i den fantastiska naturen, det gamla biblioteket eller Djäkneskolan med sin vackra aula, bjuder in till härliga stunder. Kulturell hotspot För kulturintresserade är Jula konsthall ett måste med Sveriges största privata samling av Anders Zorns fantastiska konst. I denna inspirerande miljö finns goda evenemangsmöjligheter. Det nybyggda hotellet i samma byggnad kan ta emot upp till 300 övernattande gäster. Rosers salonger är ytterligare ett välkänt besöksmål med sina många teateruppsättningar och farser. I de rymliga lokalerna i centrum finns plats för närmare 500 personer. Här finns välbesökta Västergötlands museum med många spännande utställningar. Till Västergötlands museum hör också Fornbyn, Skaras eget Skansen, med flertalet hus från 1600-talet och framåt. Fornbyn är ett populärt område för evenemang som midsommarfirande, veteranfordonsträffar, musikevenemang, hundutställningar och mycket mer. Läge! Sist men inte minst har vår gemytliga stad ett strategiskt läge mitt i Skaraborg med bra kommunikationer och närhet till det mesta. 4

5 EVENEMANGSSTADEN SKARA En miljon besökare varje år! Lången Skärvalången Flian Flian Hornborgasjön Kilometer Rösjön Copyright Skara kommun Kommunens upphovsrätt omfattar även bearbetning av materialet. Framställd av Samhällsbyggnadskontoret 2014 Stora dragare Skara Sommarland Västergötlands museum Trandansen (Hornborgasjön) Varnhem med Kata Gård Skara domkyrka StoChampionatet I Skara har vi... Flera cateringföretag med hög kapacitet, varav en kunglig hovleverantör. Ett upparbetat samarbete mellan stadens krögare vid event. Skaraborgs största restaurang med sittning för 900 personer. Sveriges största uthyrare av lösa stolar. Tältuthyrare, scen- och ljudkompetens. Filmare och fotografer. Musik- och teaterutbildningar och ett rikt föreningsliv. Viljan att göra något tillsammans! 5

6 Kulturnatt Kulturveckan Filmfestival EVENEMANGSSTADEN SKARA Evenemang under alla årstider Utnyttja besöksströmmarna när du planerar Det här är ett axplock av befintliga arrangemang och besöksanledningar i Skara. Vissa av dessa områden i årsklockan har utvecklats till bokningsbara paket online. Utnyttja besöksströmmarna och låt dig inspireras kanske finns något som kan byggas på och utvecklas. Trantid i Skara Trandans vid Hornborgasjön Vandringar i körsbärsblom Internationell samlarmässa Kulturhöst i Skara Trantider och grönskande vår Trantider naturupplevelser i Hornborga Vandra i Valle i körsbärsblom Stadsvandringar med guide Studentsång i Botan och Krabbelund Vallevägen och Vallehelgen Stadsfest Mat & kulturhöst Valle Baroque Kulturnatten och Kulturveckan Vandring i höstfagra Valle Skara Filmfestival Program på museerna: Västergötlands-, Veterinär-, järnvägs,- och Garnisonsmuseet Vinmässa och matmarknader Scenskolans föreställningar Oktoberfest på Stadt och After Work på Jula Hotell Sommar i Skara Julstaden Skara Skarakvällar Sommarland StoChampionatet Tomteparad Dagsnäs julmässa Nyårskonsert i Domkyrkan Sommarstaden Skara Sommarland med konsertkvällar Skarakvällar med underhållning Domkyrkan och Varnhems klosterkyrka Ångtåg Skara-Lundsbrunn Charlies sommarteater Sommarlandscupen TreBerg cykeltävling Arn Racing motorträff StoChampionatet Temavandringar Hästivalen Kata Gård Julstaden Skara Skyltsöndagen med tomteparad, julmarknad Den pittoreska småstaden med unika butiker och adventskonserter Julkonserter med bl a MoP och Skara Manskör Scenskolans luciaframträdanden Kråkjul Julefridens utblåsande Nyårsfirande Kvällsekonomi Dra nytta av de stora besöksströmmarna till Sommarland och Trandansen - anordna ett kvällsevenemang! 6

7 Skaras profil Inspiration till samarbeten En tusenårig stad kan förstås erbjuda mycket och det är ingen överdrift att Skara är storslaget i det lilla: stiftscentrum, hästcentrum, musik, kultur- och lärdomsstad, därtill ett med spännade sport- och fritidsutbud. Här är några rubriker som kan inspirera dig till olika arrangemang eller samarbeten: Tusen år Stadsvandring och temavandringar Stadsguidning Sveriges äldsta bok Kyrkresor Varnhemspaket Västergötlands museums program Veterinärmuseets program Pilgrimsledens vandringar Domkyrkans program Stiftcentrum Stiftsjubileum besökare Återkommande stormöten för ideella och anställda Domkyrkans program Musik, teater, konst och muséer Olinsgymnasiet, konserter, körer, Valle Baroque. Zornhall med ABC-mästarna kan hyras. Beskows glasmosaiker i Skara domkyrka. Scenskola, estetprogram, Charlies teater Nio muséer med allt från bronssköldar och vikingatid till veterinärhistoria, soldatliv, Oplar och mopeder. Lärdomsstaden Djäknedagar: Besök Djäknestallet Forskarseminarier på SLU Dramatiserade stadsvandringar Djur och natur SkaraHästivalen Tranpaket Travpaket Pilgrimspaket Georesor Astropaket Arn och Örn Sport och bad Sommarlandspaket Lägerverksamhet på Vilan Sommaris i ishallen Hyr relaxavdelningen på Vilan, eller varför inte hela badhuset? Handel Matmarknader med olika teman Nationaldagsfirande med öppna butiker Skyltsöndag Butiksaktiviteter hela året Påskparad Leta Travhästar Gratis torghandel sista fredagen i månaden samt varje lördag. Skara kommuns policy för stöd till arrangemang Målet för besöksnäringsutvecklingen i Skara kommun är att Skara skall vara en attraktiv plats att besöka. Vi vill helt enkelt att fler ska stanna längre och uppleva mer. Detta ger fler gästnätter och fler arbetstillfällen inom besöksnäringen. Om det arrangemang du planerar uppfyller kriterierna för ett gott värdskap och inriktningen stämmer med Årsklockan ökar möjligheterna till samarbete med Skara kommun. Kommunen gör också en bedömning av hur evenemanget kan kopplas till kommunens visioner och mål och förväntad effekt. 7

8 PLANERA DITT EVENEMANG Planering är A och O Har du koll på målgrupp, förväntat antal besökare och dina mål? Med en tydlig bild av detta har du större chans att nå det resultat du förväntar dig. Vid större arrangemang kan det också vara lämpligt att göra en riskanalys. Se checklistan på sid 19! På startsidan på vår webbplats hittar du inbokade evenemang för året. Låt dig inspireras till att komplettera bokade evenemang med fler aktiviteter, eller planera ditt evenemang så att du undviker krockar. Ta kontakt med Turistbyrån så lägger de in ditt evenemang i kalendern (se nästa sida). De uppgifter som publiceras är: Datum Aktivitet Plats Arrangör Kontaktuppgifter Bild Marknad och publikt upptagningsområde Ort Invånare (SCB nov 2016) Avstånd i kilometer Essunga Falköping Grästorp Götene Hjo Karlsborg Lidköping Mariestad Skara Skövde Tibro Tidaholm Vara

9 PLANERA DITT EVENEMANG Marknadsföring Västsveriges evenemangskalender Arrangörer kan lätt sprida information om sina evenemang via den digitala evenemangskalendern som täcker hela Västsverige och även exponeras på Turistbyråns tjänster Marknadsföringsmaterial skickas till skara.se. Glöm ej att skicka med bilder i jpg-format som behövs för att kunna publicera evenemanget. Infartstavlor: I Skara administreras infartstavlorna genom Skara turistbyrå tel Marknadsföring i offentliga miljöer Boka vepahållare längs Skaraborgsgatan via MEGA, Peter Gustavsson, tel Affischering får inte hindra framkomligheten och ska tas ned så snart arrangemanget är avslutat. Övrig marknadsföring: Marknadsföring av evenemang i nyhetsbrev och På Gång-bladet Genom turistbyrån & turistserviceplatser Evenemangs- och infartsskyltar Sociala medier Lokala medier Det finns många lokala medier i Skaraborg och Västsverige, här följer en lista på de största: Skara Skaraborgs Läns Tidning (SkLT) 4 ggr /vecka. Annons-och redaktionssamarbete med ytterligare fyra tidningar; Falköpings Tidning, Skövde Nyheter och Västgöta-Bladet (Tidaholm), totalt ca läsare. Äntligen Annonstidning med 2 utgivn.dagar/månad till alla hushåll i Lidköping/Skara/ Götene (ca ). Skaraborgsbygden 1 gång i veckan till ca läsare i Skaraborg främst landsbygd. Lidköping Nya Lidköpings Tidningen (NLT) ges ut 3 ggr/ vecka, läsare (Annonssamarbete med Skaraborgs Allehanda/Mariestads tidning /Hjo tidning, totalt ca läsare/utgivning). Lidköpingsnytt Områdets största webbtidning med ca unika läsare/månad. Annonsbladet Annonstidning 1 utgivning/månad till alla hushåll i Lidköping (ca ). Götene Götene Tidning Delas ut 1 ggr/vecka till alla hushåll i Götene (ca 6800). Hällekiskuriren Lokal webbtidning, tar emot pressmeddelanden för direktpublicering. Skaraborg Skaraborgs Allehanda (SLA) Utgivning 6 ggr/vecka (ca läsare Skövde, Tibro, Hjo, Karlsborg, Falköping). Sveriges Radio Skaraborg ca lyssnare varje dag. Radio Treby - reklamradiokanal. Västsverige GP Västsveriges största tidning, ges ut dagligen och når läsare. GT Kvällstidning, inriktning Göteborg och Västsverige. Västnytt Lokala nyheter, täckning hela Västsverige. 9

10 RESURSER Arenor och evenemangsplatser Här anges Skaras största arenor och evenemangsplatser. Inomhus Fokus Folkets Park Scenlokal med god hörbarhet som lämpar sig för dans, musik, uppträdanden och anföranden. Kapacitet: 1500 personer Kontakt: Rosers salonger Generös lokal med biosittning för större evenemang. Används ofta till revyer, konserter och teaterföreställningar. Kapacitet: 500 personer Kontakt: Veterinärmuseet Mindre lokal med öppen spis, passar föreläsningar, musik, teater etc. Kapacitet: 40 personer Kontakt: Mariasalen, Kyrkans hus Trevlig lokal som passar t ex föreläsningar. Kapacitet: 100 personer Kontakt: SLU Hernqvistaulan Stor lokal med biosittning. Kapacitet: 222 personer + 80 på läktaren Kontakt: SLU Smedjan Populär lokal som passar för de flesta arrangemang. Kapacitet: 90 personer Kontakt: Katedralskolans aula Lokal med biosittning. Kapacitet: 323 personer Kontakt: Uddetorpsskolans aula Naturbruksgymnasiets aula med biosittning. Kapacitet: 99 personer Kontakt: Västergötlands museum Hörsal med bänkar, biosittning. Kapacitet: 85 personer Kontakt: Jula konsthall Modern konsthall med konst av framförallt Zorn, Carl Larsson och Bruno Liljefors. Kapacitet: 120 personer i biosittning Kontakt: Grandbiografen Stadens biograf med bekväma stolar. Kapacitet: 180 personer Kontakt: skara@svenskabio.se Brunsbo gästgifveri Gammal biskopsgård med boende nära Skara. Lokal lämpad för föreläsningar och mindre konserter. Kapacitet: 100 personer Kontakt: Götala herrgård Fantastiska salar på övervåningen och stora utrymmen i nedre plan. Lämpligt för t ex dans, konsert, fest etc. Kapacitet: Drygt 110 personer Kontakt: Ljungstorps bygdegård Stor, ljus och nyrenoverad bygdegård med högt i tak, väl anpassad för olika framträdanden. Kapacitet: 120 personer Kontakt: Vallegården, Eggby Stor bygdegård, populär vid t ex loppisar och julmarknader. Kapacitet: 150 personer Kontakt: Nya Biblioteket Ljust och fint bibliotek med en hörsal samt torget i mitten av biblioteket. Används främst av lokala föreningar. Kapacitet: Prubbasalen 60 personer, Torget 100 personer. Kontakt:

11 RESURSER Friskolan Metis gymnastiksal Gymnastiksal, kan användas till t ex teater. Scen finns som tillval. Kapacitet: 100 personer vid biosittning. Kontakt: Kata Gård Vikingatida kyrkoruin under tak. Mindre musikarrangemang eller föredrag. Kapacitet: 40 personer (i kryptan) Kontakt: Skara Skolscen Teaterlokal med möjlighet till biosittning och i viss mån konferensbord. Kapacitet: 70 personer Kontakt: , Leif Carlsson Vilanhallen 1 och 2 Kapacitet: Max 700 pers i varje hall,ca fasta sittplatser i varje hall samt stor parkering/grusplan. Kontakt: Idrottshallen Arena med läktare för t ex mässor, samt stor parkering/grusplan. Kapacitet: Upp till ca 1100 personer, max ca 700 sittplatser. Kontakt: Badhuset Hyr hela badhuset med varmbassäng, simhall, bastu och bubbelpooler. Personal är behjälpliga. Kiosk med lättare matalternativ och fika. Bokningsbart lördagar kl Kapacitet: Max 400 personer Kontakt: Utomhus Axevalla travbana Tottohallen: Används till t ex utställningar, mässor och julmarknad. Max 400 personer. Innerplan: stor grönyta för diverse aktiviteter, t ex tävlingar, festivaler & mässor. Körhallen: 40x80 m, används till tävlingar, mässor, festivaler Restaurang: Rymmer 450 ätande gäster, används främst till mässor och företagsevent. Kapacitet: Hela anläggningen ca personer. Kontakt: , info@axevalla.travsport.se Stadsträdgården Stor grönyta mellan Västergötlands museum och Kråks herrgård. Kapacitet: ca 5000 personer. Kontakt: Tillstånd sökes hos polisen tel Fornbyn Friluftsmuseum med stora grönytor samt dansbana. Passar många olika sorters evenemang. Kapacitet: ca 5000 personer. Kontakt: Västergötlands museum, Vilans fritidsområde, arenan Kapacitet: Upp till ca 3000 personer, max 640 sittplatser samt stor parkering/grusplan. Kontakt: Djäknescenen Stor grusplan med öppen scen i centrala Skara. Kapacitet: ca 3000 personer. Tillstånd sökes hos polisen tel Kontakt: Johan Frick, Olins park Mysig mindre park mitt i centrala Skara, har använts till t ex allsång och utomhusbio. Tillstånd sökes hos polisen tel Kapacitet: ca 1500 personer. Kontakt: Johan Frick, Hötorget Ett av Skaras två torg, här förekommer bland annat matmarknader, tävlingar och givetvis försäljning. Tillstånd sökes hos polisen tel Kapacitet: 1500 personer. Kontakt: Anette Fernholt Axevalla hed Kapacitet: Obegränsat Kontakt: Tillstånd sökes hos bl.a. Fortifikationsverket, Johan Rådberg Stureplan, ungdomens hus - unikt koncept! Helhetstänk för ungdomar, men levande hus även för andra grupper. Avlång lokal lämplig för lek, spel, idrott, teater. Läktare, scen och vikväggar finns att tillgå. Kapacitet: 100 personer. Musikstudio, dansrum, och dubbelkök. Kontakt: Kjell Johansson

12 RESURSER Skara Sommarland Stor grönyta som lämpas för många olika ändamål och kan anpassas efter kundens önskemål. Kan kombineras med andra aktiviteter, t ex familjedag. Kapacitet: personer. Kontakt: Rickard Bender , rickard. bender@sommarland.se.campingrestaurangen: Louise Fröjdh, , louise.frojdh@sommarland.se För fler förslag, t ex på bygdegårdar, församlingshem och andra utemiljöer i Skara, slå en signal till turistbyrån, tel Boende I Skara med omnejd erbjuds besökare ett brett utbud av boendemöjligheter och i Skaraborg finns på ett avstånd av 0-10 mil över rum hotell-, pensionat-, vandrarhem och boende av bed & breakfast-karaktär. Dessutom finns drygt 30 campingplatser av varierande storlek och standard. Antal bäddar i Skara kommun hotell, vandrarhem, pensionat och B&B RUM BÄDDAR Best Western Jula Hotell Skara Stadshotell Flämslätt Järnvägshotellet Brunsbo hotell och B&B Herrtorps Qvarn Hallebergs B&B 5 12 Fredriksons pensionat 4 8 Höryda gård 3 8 Klostergårdens vandrarhem 4 17 Valle Vandrarhem 4 10 Summa 712 Kommunikationer Skara som har ett centralt läge i Skaraborg, har varit en knutpunkt och mötesplats i tusen år. Läget vid E20 och närheten till flera tåglinjer gör det lätt att nå Skara. Närmaste flygplatser är Landvetter och Axamo. Tåg Om du kommer med tåg finns de närmaste tågstationerna i Skövde, Falköping och Lidköping, alla inom en radie på max 3 mil från Skara. Sök resor på Buss Busstrafiken till Skara är väl utbyggd, inom en halvtimme når du både Skövde, Falköping och Lidköping. Sök resor på Reseplaneraren Resrobot Med Reseplaneraren Resrobot kan du enkelt jämföra olika resealternativ och planera din resa i detalj: 12

13 Samarbetspartner RESURSER Här hittar du kontaktuppgifter till några av Skaras företag som jobbar med event i någon form. Det finns fler, så gör gärna en sökning på nätet om du vill ha en fullständig lista. Utrustning, scener Skara Tält Sveriges bredaste sortiment av evenemangsmaterial Kontakt: , All-Musik Scener, scen- ljud- och ljusutrustning Kontakt: Catering Upp till 150 personer Connys Kalaskök Kontakt: Upp till 200 personer Restaurang Enjoy Kontakt: Upp till 250 personer Mattipset Kontakt: , Sällskapets Travrestaurang, Axevalla 450 platser Kontakt: Albert Khalaf , info@sallskapetskovde.se Upp till 500 personer Jula Hotel & Konferens Kontakt: Över 1000 personer Rosers Hotel & Event catering Samarbetspartners till Skara Tält Kontakt: Samordning/evenemang För samarbete mellan krögarna, kontakta MEGA Centrumutvecklare Peter Gustavsson, , peter@megaskara.se Eventföretag MusicCenter Kontakt: Underhållare Ullberg & Ljung Kontakt: Andreas Ljung Staffan Berlin (trubadur, specialitet: irländska visor) Kontakt: Bill Mountain Blue Grass Band Kontakt: Håkan Milton , miltoneggby@gmail.com Skara Scenskola Kontakt: Charlies Teater Kontakt: Charlotte Kristensson Olinsgymnasiet Elever erbjuder underhållning Kontakt: , info@olinsgymnasiet.se Digitaltryck och eventmaterial Kuvär-Ett Kontakt: info@kuvar-ett.se Föredragshållare Uppskattade föredragshållare i olika sammanhang Sven-Olof Ask Kontakt: Biblioteksassistent. Specialitet: Skaras litteratur Ewert Jonsson Kontakt: Västgötaguide. Specialitet: Medeltid, historiska stadsvandringar Barbro Olofsson Kontakt: Specialitet: Skaras historia, stadsvandringar Maria Vretemark Kontakt: Specialitet: Arkeologi, Varnhemsutgrävningarna Göran Elisson Kontakt: Specialitet: Museisamlingarna Åke Bonnier Kontakt: Biskop 13

14 TILLSTÅND OCH BESTÄMMELSER Bestämmelser kring evenemang Är det första gången du arrangerar ett evenemang, kan det vara bra att få en sammanställning av de olika tillstånd som du behöver från olika myndigheter. Nedan är de vanligaste tillstånden listade som gäller majoriteten av evenemang. Polistillstånd Allmän sammankomst och offentlig tillställning på offentlig plats Vid samtliga offentliga tillställningar och allmänna sammankomster och användande av offentlig plats är grundregeln att tillstånd krävs av polismyndigheten. Polisen gör sedan en remissrunda till de myndigheter och kommunala instanser de anser behöver yttra sig. Följande offentliga tillställningar kräver normalt alltid tillstånd oavsett var de äger rum: Offentliga danstillställningar (då publiken inbjuds att dansa). Tivoli och festtåg. Marknader och mässor (större arrangemang) Tävlingar och uppvisningar i sport, idrott och flygning. Fyrverkerier och pyroteknik. Uppsläpp av ballonger eller rislampor. Cirkusföreställningar, mannekänguppvisningar och bingotillställningar. Med allmän sammankomst menas Sammankomst som utgör demonstration eller hålls för överläggning, opinionsyttring eller upplysning i allmän eller enskild angelägenhet och religionsutövning. Föreläsningar och föredrag som hålls för undervisning eller för att meddela allmän- eller medborgerlig bildning. Teater, bio, konsert och andra sammankomster för att framföra konstnärligt verk, exempelvis konsert och gatumusik, i det fall gatumusikantens uppträdande förväntas få stort deltagarantal eller orsaka fara för trafik eller allmän ordning. Andra sammankomster där människors frihet att hålla möte och demonstration utövas. Användande av offentlig plats En offentlig plats inom detaljplanerat område får inte utan tillstånd av polismyndigheten användas på ett sätt som inte stämmer överens med det ändamål som platsen är tänkt för eller som inte är allmänt vedertaget. Det behövs därmed inget tillstånd för försäljning på salutorg eller liknande plats som är upplåten som torghandelsplats/allmän försäljningsplats. Man kan säga att en verksamhet som är naturlig för områdets karaktär är tillståndsfri. Exempel på typfall av anordningar som kräver tillstånd är kiosker, korv- och glassvagnar, lotteristånd, uteserveringar, uppställning av annonspelare, skyltar och montrar samt container/byggnadsställningar. Offentlig plats Uthyrning av allmän mark för större arrangemang och offentliga tillställningar avgörs från fall till fall. Ansökan om tillstånd skall om möjligt inlämnas till Polismyndigheten minst en månad före arrangemanget. Ordningshållningen, ordningsvakter och polisbevakning Du som anordnar en allmän sammankomst eller offentlig tillställning ska svara för att det råder god ordning. Polismyndigheten behöver därför en utförlig beskrivning för hur du har tänkt när det gäller att bemöta eventuella ordningsproblem. I fält nr 6 på ansökningsblanketten ska du därför redogöra för hur du eller ansvarig anordnare själv ser på detta. Exempelvis vilken målgrupp sammankomsten eller tillställningen vänder sig till, förväntat antal besökande, tid och plats samt andra omständigheter. Uppgifterna ska sedan utgöra underlag för riskbedömning och vilka villkor som anses nödvändiga för att sammankomsten eller tillställningen ska kunna genomföras. Ordningsvakter Polismyndigheten kan vid utfärdande av tillstånd kräva att ett visst antal förordnade ordningsvakter måste delta under arrangemanget. Detta är vanligt förekommande vid danstillställningar, när alkoholtillstånd beviljats samt större publika arrangemang. 14

15 Polisbevakning Polisen ska i vissa fall ta ut ersättning för kostnader för ordningshållning vid offentliga tillställningar och allmänna sammankomster. Det är respektive polismyndighet som beslutar i ersättningsfrågorna. För mer information Ansökan Polistillstånd Ansökan ska vara skriftlig och inkommen i god tid (så snart evenemanget är definitivt beslutat). Sök tillstånd hos polismyndigheten i Västra Götalands län. Det går bra att besöka Polisstationen i Lidköping, posta eller faxa din ansökan. Polismyndigheten måste dock ha en rimlig tid, önskvärt är tre veckor för handläggning av en ansökan med hänsyn till inhämtning av nödvändiga remisser och därmed för bedömning av ordning och säkerhet. Blankett kan hämtas på polisstationen i Lidköping eller på webbplatsen Innan beredning påbörjas vid ansökan om tillstånd ska ansökningsavgift vara betald även om undantag får göras. Ansökan eller anmälan ska innehålla: Uppgifter om vem som är sökande och ansvarig anordnare. Tiden för sammankomsten eller tillställningen. Art och utformning av sammankomsten eller tillställningen. Åtgärder om ordning och säkerhet som anordnaren själv beskriver, exempelvis bedömning av antalet ordningsvakter och andra funktionärer. Ansökan om tillstånd ska alltid vara undertecknad. Vid större evenemang bör en risk- och säkerhetsbeskrivning göras av sökanden. Ansökan om tillstånd i Skara kommun Trafikavstängning Måste en allmän gata, parkering eller dylikt stängas krävs tillstånd. Du behöver först kontakta Service & Teknik i Skara kommun som tar beslut om medgivande och därefter söks tillståndet hos polismyndigheten. Livsmedelshantering Ska livsmedel hanteras i samband med ett tillfälligt arrangemang krävs tillstånd för detta av Miljöenheten i Skara kommun. Ansökan om livsmedelstillstånd bör lämnas in minst en månad innan arrangemanget skall genomföras. TILLSTÅND OCH BESTÄMMELSER Alkoholservering För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söker du hos kommunens alkoholhandläggare. Tänk på att detta kan ta lång tid så ansök så snart evenemangsplanerna är fastställda, minst en månad innan evenemanget. Enligt alkohollagen får serveringen börja klocka och ska vara avslutad senast klockan om inte tillståndsmyndigheten beslutar om annan sluttid och då krävs särskilda skäl. Gäller för festivaler och liknande arrangemang med alkoholservering. Servering av spritdrycker tillåts inte. Du som söker ska ha beviljats markupplåtelse av markägaren. Miljöenhetens krav på livsmedelshantering ska vara uppfyllda. Lagad mat ska tillhandahållas. Säkerheten på serveringsområdet ska vara granskad av Räddningstjänst. Serveringen ska bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser ska vara tillräcklig och avgränsningarna ska vara tydliga. Ansvariga för serveringen ska vara lämpliga för uppgiften, d v s vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs. Tillförlitlig uppsikt över serveringen måste garanteras. Om flera restauranger ingår i ett arrangemang och önskar servera alkoholdrycker ska samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde. Kassaapparat ska vara godkänd. Kvitto ges till varje kund enligt lag. Toaletter/renhållning Beräkna antalet personer som samtidigt kommer att befinna sig i området. Vid arrangemang utan ölservering: 3 toaletter/1 000 besökare. Vid servering av öl: 6 toaletter-urinoarer /1 000 besökare. Toaletter ska hålla en hygienisk standard och hållas öppna under hela arrangemanget. Vid varje tillfälligt arrangemang ska det dessutom finnas sopkärl. Buller/Ljud Många utomhusaktiviteter utgör ofta olägenhet för sin omgivning. Musik och ljud från högtalaranläggningar kan medföra bullerstörningar för omkringboende. Särskilt det lågfrekventa bullret upplevs som störande. Folksamlingar utanför t ex restauranger, samlingslokaler och utomhusarrangemang kan ge upphov till buller, speciellt under kvällar och 15

16 TILLSTÅND OCH BESTÄMMELSER nätter. Förutom från rop och skrik kommer bullret bl.a. från radio/bandspelare och motorfordon. Rekommendation, Socialstyrelsens Allmänna Råd, sosfs1996:7/rev (sosfs2005:6/ utomhus sosfs2005:7 js ) Ljudtyp Ljudnivå db Maximalt L AF max = 115 Ekvivalent L Aeq T = 100 Rekommendationerna om gränser då höga ljud kan utgöra risk för olägenhet ska tillämpas vid diskotek, konserter m m både utomhus och inomhus. Arrangören ska bevaka/kontrollera att ljudnivåerna inte överskrids. Säkerhet vid arrangemang Som arrangör ansvarar du för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. Det ligger på arrangören att i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Du som arrangör bör utse en säkerhetsansvarig för evenemanget som gör en säkerhetsplan och en riskanalys. Nedan följer ett antal punkter som alla evenemangsarrangörer bör ha med i sin planering inför evenemanget. Riskanalys Följande information bör ligga till grund för riskanalysen: Områdesplan. Hur ser evenemangsplatsen och omkringliggande områden ut? Publikprofil. Vilken typ av publik förväntas besöka evenemanget, och hur hanteras de? Artistprofil. Vilka artister kommer att uppträda på evenemanget? Finns det något som organisationen måste känna till i förväg om dessa artister? Övrigt om situationen, t.ex: Under vilken tidpunkt och årstid hålls evenemanget? Vilka personella resurser har evenemanget? Hur ser samarbetet med myndigheter och andra samarbetsparter ut? 16 Säkerhetsplan Den som anordnar ett evenemang ansvarar också för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. Arrangören ska i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Arrangören ska också ta fram en säkerhetsplan för agerande vid brand eller annan olycka. Det är viktigt att de personer som ingår i evenemangets säkerhetsorganisation får en genomgång av säkerhetsplanen. Planen bör innehålla minst följande: Hur man under evenemanget larmar SOS och vilka som ansvarar för detta. Hur man under evenemanget varnar publik/ gäster och vilka som ansvarar för detta. Hur man utrymmer evenemanget och var eventuella återsamlingsplatser finns. Var man under evenemanget möter upp ambulans, polis eller räddningstjänst i händelse av brand, olycka, sjukdom eller dylikt. Var släckutrustning, sjukvårdsmateriel och dylikt finns under evenemanget och vilka i arrangörsorganisationen som ansvarar för att hantera denna utrustning. Evenemang i samlingslokaler och tillfällig övernattning Vid evenemang i samlingslokaler och vid tillfällig övernattning ska man se till att: Inte ta in fler personer än vad lokalerna är godkända för. Utrymningsvägar är markerade och att de lätt går att öppna utan tillgång till nyckel eller annat redskap. Utrymningsvägar invändigt inte är blockerade av bord, stolar eller dylikt samt att de på utsidan är skottade och sandade vintertid. Utrymningslarm, nödbelysning och andra brandtekniska installationer finns i tillräcklig omfattning och fungerar på ett tillfredsställande sätt. Lösa stolar som placeras i rader sammankopplas så att de inte kan falla omkull och begränsa möjligheten för säker utrymning. Släckutrustning finns på lämpliga markerade platser. Tillfällig övernattning på skolor, gymnastiksalar, bygdegårdar och dylikt ska anmälas till räddningstjänsten. Genom anmälan är räddningstjänsten informerad om att det vid anläggningen finns övernattande personer. I händelse av brand kan detta ha betydelse för utalarmering av räddningsstyrkor och agerande i samband med eventuell räddningsinsats. Ansökan görs till Samhällsskydd Mellersta Skaraborg (se sidan 18).

17 TILLSTÅND OCH BESTÄMMELSER Användande av utrustning med brandfarlig vara vid evenemang Vid användande av terrassvärmare, grillar, kaminer eller dylikt som drivs med brandfarlig gas eller vätska ska man se till att: Ansvarig föreståndare finns för varje användningsplats. Behållare, slangar, anslutningar och förbrukningsapparater inte är skadade eller läcker. Utrustningen står stadigt uppställd och att tillräckliga skyddsavstånd till brännbara material upprätthålls. Användningsplatsen är väl ventilerad och att obehöriga inte kan komma åt behållare, slangar, ventiler eller dylikt för brandfarlig gas eller vätska. Behållare med brandfarlig gas eller vätska antingen transporteras till och från evenemanget före och efter öppethållandet till en godkänd förvaringsplats eller att godkänd förvaringsplats anordnas inom evenemangsområdet. Anmälan om användande av brandfarlig vara vid evenemang Användning av brandfarliga gaser eller vätskor inomhus ska anmälas till Samhällsskydd Mellersta Skaraborg. Utomhus behövs inget tillstånd om det rör sig om minder än 60 liter (se sidan 18). Framkomlighet för räddningsfordon Vid evenemang i form av festivaler, marknader, tillfälliga campingar, parader eller liknande ska man se till att: Tillfälliga avspärrningar av gator, uteserveringar, inhägnader, tält och bodar inte hindrar framkomlighet för räddningsfordon till och runt byggnader. Räddningsvägar ska ha en minsta fri bredd om 3,0 meter och en fri höjd av minst 4,0 meter. Inhägnade områden för evenemang är åtkomliga för räddningsfordon från minst två håll. Besöksparkeringar och parkeringsvakter finns i tillräcklig omfattning så att gator som kan komma att användas av räddningsfordon inte blir blockerade av parkerade bilar. Marknadsplatser och tillfälliga campingplatser delas in kvarter, där det mellan de olika kvarteren finns körvägar framkomliga för räddningsfordon. Samlingstält Vid uppställning och användande av samlingstält ska man se till att: Tältduk i samlingstält uppfyller kraven för svårantändligt material. Det finns minst två av varandra oberoende utgångar om samlingstältet rymmer över 30 personer. Vid fler än 400 men högst 800 personer ska det finnas minst tre utgångar och vid fler än 800 personer ska det finnas minst fyra utgångar. Utgångarna bör ha en minsta fri bredd av 1,2 meter och vid beräkning av maximalt antal personer som får vistas i tältet ska en meter utrymningsbredd svara mot 150 personer. Samlingstält inte placeras närmare byggnader än åtta meter. Uppställning av avfallskärl Vid evenemang utomhus i anslutning till bebyggelse ska man med avseende på risken för anlagd brand se till att: Avfallskärl inte placeras under utstickande takfot eller skärmtak till byggnader. Plastkärl placeras minst 4 meter från byggnader. Öppna avfallscontainrar placeras minst 6 meter från byggnader. Fyrverkeri och scenpyroteknik Vid avskjutande av fyrverkeri/scenpyroteknik vid evenemang krävs det alltid tillstånd från polisen.ta därför i god tid kontakt med Polismyndigheten och se till att: Det finns en ansvarig pyrotekniker för riggning och avskjutning av pjäserna. I Sverige finns ingen certifiering av pyrotekniker utan arrangören måste själv bilda sig en uppfattning om personen har den kompetens som krävs. De pyrotekniska pjäser som ska användas är godkända av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap eller är CE-märkta. Riggning av de pyrotekniska pjäserna sker enligt tillhörande anvisningar och att nödvändiga säkerhetsavstånd upprätthålls. Släckutrustning och utrustning för alarmering finns tillgänglig vid avskjutningstillfället. 17

18 ÖVRIGT Övrigt att tänka på STIM När du arrangerar konserter, festivaler eller mindre spelningar med livemusik behöver du en musiklicens från Stim. Avgiften för konserter är relaterad till evenemangets biljettpris och du betalar en avgift per besökare. tel Försäkringar Du som arrangör bör förhandla med ett försäkringsbolag om lämpligt försäkringsskydd för personal, besökare och materiel. Se till att ge försäkringsbolaget en god beskrivning av evenemanget och för sedan en dialog med bolaget så att ni får rätt försäkringsskydd. Dialogen bör dokumenteras i ett försäkringsbrev. Finns ansvarsförsäkring för personal/ledare/ funktionär? Finns lokal/anläggningsförsäkring? Gäller försäkring även uthyrning av lokal/anläggning? Avtal Tänk på att alltid skriva avtal på överenskommelser. Rent och snyggt Det blir mycket skräp kring evenemang, tänk på att ha ordentligt med soptunnor och regelbunden tömning av dessa osv. Skaras avfallsanläggning: Återvinningscentralen Rödjorna Kundtjänst Hemsida: Miljö & Hållbara evenemang Kommunens vision är ett hållbart samhälle med positiv social och ekonomisk utveckling utan negativa effekter på miljön. Genom hållbara vanor kan vi vara ett föredöme för andra och därför ser Skara kommun gärna miljöanpassade evenemang. Fundera på hur evenemanget kan komma att påverka miljön på kort och lång sikt. Vidta åtgärder innan evenemanget för att minska miljöpåverkan så mycket det går. Arbeta t ex med miljövänliga transporter och begränsa antalet transporter till så få som möjligt, miljömärkt och ekologisk mat- och konsumtionsprodukter, sortering av avfall och säker kemikaliehantering. Att miljöcertifiera evenemang Du kan miljöanpassa ditt evenemang genom att certifiera evenemanget som ett Miljömärkt event genom Håll Sverige Rent. Läs mer på Tillgänglighetsanpassat Evenemang ska vara till för alla, här följer några huvudpunkter att tänka på i planeringen och förberedelserna av evenemang: Att informera om tillgänglighet/bemötande Entréer och dörrar Hygienutrymmen Scen och huvudattraktion Kontaktuppgifter angående tillstånd Användande av offentlig plats, offentlig tillställning, allmän sammankomst Polisen. Tel: skara.vastragotaland@polisen.se Säkerhetsfrågor vid evenemang Samhällsskydd Mellersta Skaraborg, samhallsskydd@falkoping.se Dagtid , övrig tid Tillfälligt serveringstillstånd, alkohol Kommungemensam Alkoholhandläggning i Skaraborg: Anders Ferrer, Telefon eller Maria Nilsson, Tel: Mail: info@ka-skaraborg.se. Övriga frågor om tillstånd/ljudnivåer m.m. Miljö & Hälsoskyddsinspektör Samuel Edvardsson Tel: Mail: samuel.edvardsson@skara.se, Trafikavstängning Service & Teknik, Bo Hermansson, Tel: Mail: bo.hermansson@skara.se, 18

19 Evenemang kan vara väldigt olika till upplägget, men här är några punkter att fundera över för ett lyckat arrangemang. Förberedelser Konkurrentanalys Avtal med samarbetspartner Tidsplan Hitta plats för arrangemang Kontakta markägaren, säkerställ att ev lagar och regler följs, boka CHECK- LISTA ARRANGÖRER I SKARA Tillstånd Polistillstånd allmänt Polistillstånd musikevenemang Trafikavstängning Alkoholservering Matservering Musiklicens från STIM Anordnande av tävling Bygglov för evenemang Hantering av brandfarliga ämnen Säkerhet och miljö Säkerhetsplan Riskanalys Anmälan till räddningstjänsten Ordningsvakter Framkomlighet för räddningsfordon Tillgänglighetsanpassning Toaletter Avfallskärl Områdesbesiktning Kommunikation och marknadsföring Internkommunikation Marknadsföring Paketering Biljettförsäljning Genomförande Avslutning Utvärdering 19

20 Evenemangssupport Biljettförsäljning Biblioteket, Tel Marknadsföring, Turistbyrån, Tel skara.se och vastsverige.com Arena/anläggningar Arrangemangsbidrag Samarrangemang med kommunen Centrumaktiviteter Utveckling, utvärdering Vilans Fritidsområde, Camilla Helander Johan Frick, verksamhetsutvecklare Tel , Peter Blom, kommunikationschef Tel , MEGA, Peter Gustavsson Tel Marie Wennerholm, besöksnäringsstrateg Tryckår