Överenskommelse Regional försörjning för personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling

Transkript

1 Överenskommelse Regional försörjning för personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Informationsmöte mars 2017

2 Regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling

3 Regional försörjning för Hjälpmedel vid medicinsk behandling del av större sammanhang En gemensam process som på ett enhetligt, patientsäkert och kostnadseffektivt sätt hanterar förskrivningsbara produkter oavsett om de betraktas som läkemedel, hjälpmedel eller läkemedelsnära produkter. Steg på väg Regional försörjning för produkter inom Hjälpmedel vid medicinsk behandling

4 Varför en gemensam försörjning? Spårbart enligt kraven i SOSFS 2008:1 Lika och jämlik vård Västra Götaland Underlätta övergångar i vårdkedjan Möjliggöra regional uppföljning ur behandlings- och ekonomiskt perspektiv Effektiv logistik Effektivt utnyttjande av utrustning

5 Överenskommelse - Regional försörjning för personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Giltighetstid Beslutat av Regionstyrelsen utifrån det beslutsunderlag som Regionens förvaltningar arbetat fram. DR nr RS Överenskommelsen bygger på öppenhet och samarbete mellan Vårdgivarna och Hjälpmedelscentralen. Överenskommelsen syftar till att gemensamt utveckla arbetssätt gällande effektivitet och kvalitet. Syfte Överenskommelsens syftar till att ge Västra Götalandsregionen en enhetlig försörjning och distribution av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Mål Målet med Överenskommelsen är att patienter i Västra Götaland på lika villkor ska få tillgång till patientsäkra hjälpmedel samt god service oavsett bostadsort och vårdgivare

6 Överenskommelse - Regional försörjning för personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Styrdokument för förskrivning av produkterna inom överenskommelsen är Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel. Omfattar de hjälpmedel och tillhörande förbrukningsartiklar som i Handbokens produktanvisningar finns under rubrik medicinsk behandling Finns i separat bilaga. Harmoniera med Samarbetsavtal för försörjning av personliga hjälpmedel som också försörjs via Hjälpmedelscentralen.

7 Vårdgivarna ansvarar för att Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel följs Säkra och ändamålsenliga medicintekniska produkter förskrivs Förskrivningen är spårbar Förskrivarnas kompetens Patienter på jourtid kan få sina förskrivna hjälpmedel åtgärdade eller utbytta. Kostnader för produkter och tjänster inom Överenskommelsen Medarbetarna följer överenskommelsen och upprättade rutiner.

8 Hjälpmedelscentralens ansvarar för att Följa lagstiftning, aktuella författningar och Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedel Följa överenskommelsen med tillämpningsanvisningar Utföra uppdraget på ett etiskt, kvalitativt och ekonomiskt effektivt sätt Utbudsinformation finns på 1177.se, tema Hjälpmedel Ha tillräckligt med personal, med kompetens inom området

9 Tillämpningsanvisningar För praktisk tillämpning finns det revideringsbara webbaserade anvisningar. Beslut om revideringar fattar ledningsrådet för hjälpmedel vid medicinsk behandling. Tjänstespecifikation Beskrivning av hjälpmedelscentralens tjänster, leveransvillkor och kvalitetsuppföljning Finansiell samverkan Beskrivning av prissättningsmodell och avgifter Samarbete och styrning Beskrivning av Lednings och samarbetsstruktur Övergångsregler Beskrivning av hur ägarbyte av produkter går till

10 Guide - till Överenskommelsen, Regional försörjning av personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling Syftet med guiden är att: konkretisera innehållet i överenskommelsen stödja dem som utför arbete, hos vårdgivare och på Hjälpmedelscentralen, inom förskrivningsprocessens huvudprocess och dess stödfunktioner. Guiden kommer att publiceras på vårdgivarwebben den 1 maj, då Överenskommelsen träder i kraft. PDF-version kommer i informationssyfte att finns på projektets webbplats från mitten av mars.

11 Begreppsförklaringar Förskrivare Den legitimerade personal som bedömt patientens behov och utifrån bedömningen valt lämpligt hjälpmedel enligt förskrivningsprocessen och är behandlingsansvarig. Beställare Den som registrerar i Websesam Avhjälpande underhåll Åtgärder för att avhjälpa uppkomna fel (reparation). Hjälpmedel med funktionshyra Rekonditioneringsbart hjälpmedel Köphjälpmedel Hjälpmedel som inte är rekonditioneringsbara. Förbrukningsartikel Artiklar som inte är rekonditioneringsbara och används till ett hjälpmedel med funktionshyra.

12 Tillämpningsanvisning för Tjänstespecifikation I denna anvisning beskrivs: Vårdgivarnas åtagande Tillgänglighet Leveranstider Tjänster med mer beskrivande moment Kvalitetsuppföljning

13 Processbeskrivning Förskrivning Val av hjälpmedel HMC Rekonditionera Lagerhålla Beställning i Websesam HMC hämtar HMC levererar Vårdgivare skapar hämtorder Patient i hemmet

14 Vårdgivarnas åtagande Hjälpmedel ska beställas i Websesam så att de blir registrerade på patienten och därmed spårbara. Informera patienten om lånevillkor för hjälpmedlet. Informera patienten om kontaktvägar vid problem med förskrivet hjälpmedel. På jourtid ansvara för att patienter kan få sina förskrivna hjälpmedel åtgärdade eller utbytta.

15 Hjälpmedelscentralen Hjälpmedelscentralen verkar i hela Västra Götaland och finns fysiskt på 4 orter Borås, Mölndal, Skövde, Uddevalla I Skövde finns huvudlagret för hjälpmedel vid medicinsk behandling. Strömstad Dals-Ed Bengtsfors Åmål Bäckefors Gullspång Tanum Mellerud Färgelanda Töreboda Munkedal Mariestad Karlsborg Götene Sotenäs Uddevalla Vänersborg Lidköping Skövde Tibro Grästorp Skara Lysekil Orust Trollhättan Vara Hjo Lilla Edet Essunga Falköping Tidaholm Tjörn Stenungsugn Vårgårda Herrljunga Kungälv Ale Alingsås Lerum Borås Ulricehamn Öckerö Partille Göteborg Bollebygd Härryda Mölndal Skene Tranemo Hjälpmedelscentralens öppettider 08:00-16:30, helgfria vardagar Kundtjänst och Websesamsupport tfn Svenljunga = sjukhus

16 Leveranstider Leverans av hjälpmedel inklusive förbrukningsartiklar ska ske senast 7 vardagar efter mottagen beställning (A-sortiment = lagervara). Övriga hjälpmedel inklusive förbrukningsartiklar ska levereras senast 17 vardagar efter beställning (B-sortiment = beställningsvara). Vid samleverans styrs leveransdatum av den produkt som har längst leveransdatum.

17 Tjänster Leverans/hämtning Rekonditionering Montering/demontering Anpassning Specialanpassning Avhjälpande underhåll Förebyggande underhåll Sortiment Expertkunskap och konsultation Support IT-stöd Statistik och analys gällande i avtalet ingående tjänster Hantering av medicintekniska avvikelser Fakturering

18 Leverans/Hämtning Hjälpmedelscentralen levererar och hämtar vid den adress som beställaren anger, det kan vara en avdelning, mottagning eller till patients vistelseadress. Vid leverans/hämtning på vistelseadress så ska tid överenskommas För att ett hjälpmedel med funktionshyra ska avregistreras från patienten måste en hämtorder göras i Websesam. Funktionshyran fortsätter debiteras tills hjälpmedlet är avregistrerat i Websesam, även om hjälpmedlet är återlämnat fysiskt.

19 Spårbarhet Hjälpmedel. som har en individmärkning. Individmärkningen möjliggör spårbarhet.

20 Buffertförråd Sjukhusen har valt att ha buffertförråd. Buffertförråden har automatpåfyllnad vilket innebär att de fylls på 1 ggr/vecka under förutsättning att de som tagit artiklar från förrådet har registrerat över produkten till patient i Websesam Buffertförrådet ska fungera som ett lager för snabb tillgänglighet av frekventa hjälpmedel Vilka produkter och volymer som behövs i buffertförråd ses över årligen så att det motsvarar vårdgivarens behov och är kostnadseffektivt

21 Montering/demontering Hjälpmedelscentralen ska efter att de fått en arbetsorder montera beställt hjälpmedel hos patienten. Efter monteringen görs en funktionskontroll av hjälpmedlet. Hjälpmedelscentralens personal gör inte individuella inställningar samt doseringar på hjälpmedel. Anpassning/specialanpassning Hjälpmedelscentralen ska efter beställning göra anpassningar och vid behov specialanpassningar tillsammans med förskrivare när det inte finns andra lösningar för att lösa patientens behov.

22 Avhjälpande underhåll Avhjälpande underhåll (reparation) utförs av hjälpmedelscentralens tekniker och kan beställas av vårdgivare, patient eller person som företräder patienten Ett avhjälpande underhåll ska påbörjas inom 3 vardagar och avslutas inom 10 vardagar Akut avhjälpande underhåll ska utföras inom 8 arbetstimmar och kan beställas av vårdgivare, patient eller person som företräder patienten. Snabbservice, Patienten kontaktar kundtjänst och bokar tid för avhjälpande underhåll på närmaste Hjälpmedelscentral. Vid akuta fel på ett livsuppehållande hjälpmedel, under jourtid, ansvarar vårdgivare på sjukhus för att byta till ett fungerande hjälpmedel.

23 Förebyggande underhåll Hjälpmedelscentralen ansvarar för att utföra förebyggande underhåll (service) på de hjälpmedel där det anges i tillverkarens anvisningar eller enligt gällande krav från myndigheter. Medicinteknisk avvikelse Vårdgivarna är ansvariga för att anmäla avvikelser till läkemedelsverket, tillverkaren och ev. inspektionen för vård och omsorg. Hjälpmedelscentralen kan vara behjälpliga med bedömning kring ev teknisk orsak, som del av underlag i anmälan.

24 Sortiment Utifrån Handbok för förskrivning av personliga hjälpmedels produktanvisningar ansvarar Hjälpmedelscentralen för att ha ett sortiment som täcker patienternas behov. Sortimentsöversikter finns på HMC webbplats I sortimentsöversikten redovisas vilka typer av förbrukningsartiklar som ingår i försörjningen. Undantag gäller förbrukningsartiklar till infusionspumpar. Vårdgivarnas nuvarande beställningsrutiner kvarstår under en övergångsperiod. I Websesams varukatalog finns alla produkter inom sortimentet, sorterade efter ISOkod.

25 Expertstöd och konsultation Hjälpmedelscentralen har personal med expertkunskap (konsulenter och tekniker) för hjälpmedel vid medicinsk behandling. Dessa arbetar konsultativt och ger råd och förslag till vårdgivare. Hjälpmedelscentralen ansvarar för att visa och erbjuda utbildning gällande aktuellt sortiment - annonseras på Hjälpmedelscentralens webbplats Hjälpmedelscentralen erbjuder utbildning som tillgodoser förskrivarnas behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedlen

26 Websesam Beställningar av hjälpmedel och andra tjänster ska göras i Websesam. Rutin för undantag, tex patienter med skyddad identitet, finns på hjälpmedelscentralens webbplats. Webbaserad utbildning Länk Support Websesam Hjälpmedelscentralen ansvarar för behörighetshantering och användarsupport Länk

27 Statistik och analys Hjälpmedelscentralen lämnar kvalitetsuppföljningsrapporter till Ledningsrådet för Hjälpmedel vid medicinsk behandling 4 gånger per år. Varje vårdgivare kan ta ut statistik utifrån fakturaunderlag ifrån rapportgeneratorn Crystal Report.

28 Fakturering Fakturering sker månadsvis Fakturaunderlag finns i websesam per kalendermånad Fakturor avseende hjälpmedel som förtroendeförskrivs ska styras till rätt betalare Primärvårdens fakturor går till respektive hälso- och sjukvårdsnämnd.

29 Kvalitetsuppföljning Det finns en matris för nyckeltal som Hjälpmedelscentralen kvartalsvis ska redovisa till ledningsrådet för hjälpmedel vid medicinsk behandling. Kvalitetsmåtten gäller: Patientsäkerhet Leveranssäkerhet Tillgänglighet

30 Tillämpningsanvisning Finansiell samverkan Kalkylmodell

31 Bygger på faktiska kostnader för personligt förskrivna hjälpmedel vid medicinsk behandling. Kalkylmodell Hjälpmedel med funktionshyra Köphjälpmedel Förbrukningsartiklar Buffertförråd Tjänster Avgifter Prissättning Regleras 1 gång/år Reglering överunderskott Prisjustering Utifrån självkostnadskalkyl finns möjlighet att göra ändringar 2 gånger per år

32 Funktionshyra mer än bara hjälpmedlet Funktionshyra rekonditioneringsbar funktionsduglig produkt

33 Prissättning Hjälpmedel med funktionshyra är rekonditioneringsbara hjälpmedel, kostnaderna som ingår beskrivs i föregående bild, isberget. Köphjälpmedel har ett påslag på 12,8% för hjälpmedelscentralens omkostnader. Förbrukningsartiklar Inga prispåslag från inköpspriset Tjänster 553kr/tim gäller tjänsterna: konsultation montering/demontering specialanpassning akut avhjälpande underhåll Avgifter fasta priser för: utbildning uteblivande från utbildning akutleverans, bomkörning Buffertförråd prissätts utifrån storlek och innehåll

34 Tillämpningsanvisning för övergångsregler Från 1 maj 2017 övertar Hjälpmedelscentralen ägandeskapet för de rekonditioneringsbara hjälpmedel som vårdgivarna inventerat och rapporterat som kända hjälpmedel. Kända hjälpmedel Nödvändig och kvalitetssäkrad information finns om hjälpmedlet Ägarskap övergår till HMC Ersättning utgår Hjälpmedlet kommer visas i Websesam Hyra debiteras från Hjälpmedel där information saknas Hjälpmedel som saknar någon del av den nödvändiga informationen Ägarskap och ansvar ligger kvar hos vårdgivaren tills produkten kommer in till Hjälpmedelscentralen för bedömning Ersättning utgår först när hjälpmedlet anses funktionsdugligt Hjälpmedlet kommer inte visas i Websesam

35 Ersättning till vårdgivare i samband med ägarbyte Hjälpmedelscentralen ersätter vårdgivare för alla hjälpmedel som bedöms funktionsdugliga. Dessa ersätts med hjälpmedlets restvärde. Dock som lägst 20 % av gällande inköpspris. Hjälpmedel som inte är registrerade i Websesam från och med ska när behovet hos patienten upphört lämnas till Hjälpmedelscentralen. De ska vara tydligt uppmärkta med avsedd blankett (manuell hämtorder) från Hjälpmedelscentralen. Hjälpmedel som saknar information om ägare tillfaller Hjälpmedelscentralen. Omställningshyra Finansiering av Hjälpmedelscentralens utökade verksamhet sker enligt självkostnadsprincipen och regleras varje månad via omställningshyra.

36 Tillämpningsanvisning för Samarbete och styrning Ledningsrådets uppdrag Består av representanter från alla sjukhusen, primärvård, H&H, hjälpmedelscentralen. Ansvarar för att prioritera, förvalta, driva och utveckla försörjningen för personligt förskrivna hjälpmedel för medicinsk behandling, samt omvärldsbevaka. Ge uppdrag till beredningsgruppen för att kunna hantera förändringar i handboken. Beredningsgruppens uppdrag Bereda förslag och rekommendationer till ledningsrådet. I samverkan med hjälpmedelscentralen ansvara för sortimentsarbetet. Identifiera behov och förslag till förändringar i handboken. Samverkan med andra beredningsgrupper och involvera vårdgivare för att få förankring, evidensbaserad förskrivning och likvärdig grundsyn. Består av representanter från alla sjukhusen, primärvård, H&H, hjälpmedelscentralen. Samordningsfunktion från koncernstab hälso- och sjukvård Samordningsfunktionen Rapporterar till ledningsrådet från beredningsgrupp Samarbeta med vårdgivare, hjälpmedelscentral, brukaorganisationer, etc Samordnar och sammanställer som sekreterare för ledningsrådet och ordförande, sekreterare för beredningsgrupp Informera om övergripande frågor på webbplats och nyhetsbrev

37 Lokala Rutiner Hur hanterar ni registreringar osv mellan 15 april och 1 maj?..

38 Information Adress till projektets webbplats Adress till projektinformation på vårdgivarwebben gional-forsorjning-for-personligt-forskrivna-hjalpmedel-vidmedicinsk-behandling/