Samkommunstyrelsen 8/2018. Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum)

Transkript

1 TIDPUNKT MÖTESPLATS kl Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum) ÄRENDEN Ärende nr Bilaga nr ST 112 : Inledning av mötet... 3 ST 113 : Mötets laglighet och beslutförhet... 3 ST 114 : Protokolljusterare... 3 ST 115 : Dagordning... 4 ST 116 : * Rapportering... 5 ST 117 : Bilaga 2 Upplösning av samkommunen... 6 ST 118 : Ersättning för utträdande kommuner... 8 ST 119 : Bilaga 3 Redogörelse för bindningar ST 120 : Samkommunens lånearrangemang ST 121 : Samkommunens beslutslängder ST 122 : Meddelanden ST 123 : Samkommunstyrelsens mötestidpunkt och mötesplats ST 124 : Bilaga 1 Besvärsanvisning *) Med möteskallelsen utdelas skilt grundinformationsmaterial som inte arkiveras. Materialet sparas mötesvis samlat i minst två års tid, beroende på innehållet. ORDFÖRANDE Protokollet finns till allmänt påseende Roope Lenkkeri Fr.o.m i det allmänna datanätet

2 TIDPUNKT MÖTESPLATS kl Edupoli, Yrkesvägen 1, Borgå (Rektorns arbetsrum) MEDLEMMAR ANDRA NÄRVARANDE Maria Grundström (Lovisa), viceordförande Hannu Haukkasalo (Borgnäs) Tuomo Jussila (Orimattila) Markus Kalliokivi (Buckila) Virpi Karjalainen (Sibbo) Jari Kettunen (Borgå) Roope Lenkkeri (Borgå), ordförande Satu Lindgren (Mörskom) Heidi Norra (Lappträsk) Kaija-Leena Tuomisto (Askola) Raija Vaniala (Borgå) Maija Penttilä, förvaltningsdirektör Pentti Suursalmi, samkommunens direktör Kimmo Orava, direktör ÄRENDEN UNDERSKRIFTER Roope Lenkkeri ordförande Maija Penttilä protokollförare PROTOKOLLJUSTE- RING Underskrifter protokolljusterare protokolljusterare Protokollet finns till allmänt påseende Fr.o.m i det allmänna datanätet

3 ST 112 : Inledning av mötet Samkommunens styrelseordförande Roope Lenkkeri öppnade mötet kl.. ST 113 : Mötets laglighet och beslutförhet Förslag (PS): Mötet konstateras lagenligt sammankallat och beslutfört. ST 114 : Protokolljusterare Förslag (PS): Två protokolljusterare väljs för justering av detta protokoll. Till protokolljusterare valdes och.

4 ST 115 : Dagordning Förslag (PS): Föredragningslistan godkänns som mötets dagordning.

5 ST 116 : * Rapportering - ekonomi 08/2018 Förslag: (PS) Antecknas för kännedom.

6 ST 117 : Bilaga 2 Upplösning av samkommunen Enligt grundavtalet fattar medlemskommunernas fullmäktige beslutet om upplösning av samkommunen. Om samkommunen upplöses ska samkommunsstyrelsen sköta likvidationen, såvida inte medlemskommunerna kommer överens om något annat arrangemang. De tillgångar som inte behövs för att betala samkommunens skulder eller fullgöra dess förpliktelser, delas mellan medlemskommunerna i proportion till deras andelar av grundkapitalet. Om det belopp som krävs för att täcka kostnaderna, betala skulderna och fullgöra förpliktelserna är större än tillgångarna, är medlemskommunerna skyldiga att betala mellanskillnaden i proportion till sina andelar av grundkapitalet. Likvidationen godkänns av medlemskommunernas fullmäktige. Det sista bokslutet och ansvarsfriheten behandlas i medlemskommunernas fullmäktige. Redogörelse för upplösning bifogad. Bilaga 2. Förslag (PS): Samkommunstyrelsen antecknar redogörelsen för kännedom.

7 ST 162 : ( ) Medlemskommuners utträde ur samkommunen Enligt paragraf 6 i grundavtalet bör medlemskommun som önskar utträda ur samkommunen, skriftligen anmäla därom till samkommunen. Avtalet utgår och kommunens utträde träder i kraft vid utgången av det kalenderår som följer efter anmälan, såvida annan överenskommelse om tidpunkten inte avtalats med samkommunstyrelsens medgivande. Kommun som utträder kan överlåta sin andel av samkommunens tillgångar åt en annan medlemskommun eller i enlighet med vad som överenskommes kommunerna emellan. Överlåtelser bör meddelas åt samkommunen. I andra fall besluter samkommunstyrelsen om vilken ersättning som erläggs åt den utträdande kommunen. Samkommunstyrelsen kan besluta att som ersättning erlägga andelar av samkommunens tillgångar. Ifall kommunen utträder ur samkommun, bör till kommunen erläggas en ersättning, som motsvarar kommunens andel i samkommunens egendom och tillgångar minus skulderna och samt statsandelar- och bidrag som erhållits för införskaffandet av tillgångarna. Rättigheter och skyldigheter som härrör sig från de överlåtna andelarna träder i kraft från och med första januari följande kalenderår om inte annat överenskoms med samkommunstyrelsen. I grundavtalets 7 paragraf bestäms, att ifall en kommun utträder erläggs denna en av samkommunstyrelsen fastslagen ersättning för de andelar som överlåts till samkommunen. Ersättningen utbetalas som en engångsprestation då utträdet träder i kraft, ifall ersättningen är mindre än Ifall ersättningen är större, utbetalas den i tre lika stora rater inom 3 år från utträdets ikraftträdande. De återstående kommunerna utbetalar ersättning för utträde eller grundkapitalet minskas med motsvarande summa. Ledande konsult Riitta Ekuri från FCG Konsultointi Oy förklarar beräkningsgrunderna för medlemskommunernas utträdesersättning på mötet. Förslag (JS): Samkommunens styrelse diskuterar ärendet och fattar beslut om ersättning som betalas till medlemskommunen samt om förpliktelser som överförs till kommunen. Samkommunens styrelse beslöt, att eventuella ersättningar för utträde bereds enligt de i FCG:s avvecklingsutredning presenterade balansvärdena (kolumn A), med beaktande att pensionsförpliktelserna övergår till den utträdande medlemskommunen. ST 105 : Beviljande av utträde ur samkommunen

8 ( ) Enligt paragraf 6 i grundavtalet bör en medlemskommun som önskar utträda ur samkommunen, skriftligen anmäla därom till samkommunen. Avtalet utgår och kommunens utträde träder i kraft vid utgången av det kalenderår som följer efter anmälan, såvida annan överenskommelse om tidpunkten inte avtalats, med samkommunstyrelsens medgivande. Buckila kommun, Mörskom kommun och Orimattila stad har fattat beslut att utträda ur samkommunen omgående (Buckila KF , Mörskom KF , Orimattila SF ). Borgnäs kommun har beslutat att träda ur samkommunen (Borgnäs KF ). Förverkligandet av upplösningen av samkommunen och överlåtelsen av tillgångarna till EdupoliPointCollege Oy förutsätter i praktiken, att de utträdande kommunerna beviljas utträde före överlåtelsen av apportegendomen. Därför är det förnuftigt att bevilja de utträdande kommunerna utträde redan den EdupoliPointCollege Oy:s verkställande direktör förklarar saken på mötet. Beredningen av utträdesersättningarna pågår fortfarande, för denna del tas ärendet upp på följande möte. Förslag: (PS) Samkommunen beviljar Buckila kommun, Mörskom kommun, Orimattila stad och Borgnäs kommun utträde ur samkommunen så, att datumet för utträdet är den Samkommunstyrelsen påminner Borgnäs kommun om, att för att utträdet ska träda i kraft för Borgnäs del den , krävs Borgnäs kommunfullmäktiges godkännande, eftersom Borgnäs kommunfullmäktiges ursprungliga beslut gällde datumet ST 118 : Ersättning för utträdande kommuner Samkommunens egendom överlåts som apportöverlåtelse till EdupoliPointCollege Oy. För detta har samkommunen av utomstående expert bett om värderingsinstrument gällande dess fastigheter. Värderingarna av fastigheterna i värderingsinstrumentet avviker från bokföringens balansräkningsvärde. Samkommunen reder ut vilka värden som används vid apportöverlåtelsen och huruvida detta inverkar på storleken på ersättningarna för utträde. Förslag: (PS)

9 Samkommunstyrelsen antecknar beredningen av ersättningsärendet för kännedom.

10 Tark 54 ( ) Redogörelse för bindningar Enligt förvaltningsstadgan övervakar revisionsnämnden att den i kommunallagens 84 avsedda skyldigheten att meddela om bindningar iakttas, och ser till att de offentliga uppgifterna i registret över bindningar publiceras på samkommunens webbplats. Revisionsnämnden är registeransvarig för registret över bindningar. Enligt kommunallagens 84 ska en förtroendevald och tjänsteinnehavare i samkommunen lämna en redogörelse för sina bindningar när det gäller uppgifter i ledningen för eller förtroendeuppdrag i företag och andra sammanslutningar som bedriver näringsverksamhet, för betydande förmögenhet och för andra bindningar som kan vara av betydelse vid skötseln av förtroende- och tjänsteuppdrag. Enligt förvaltningsstadgan ska revisionsnämnden informera samkommunstyrelsen om redogörelser för bindningar årligen. Förslag: Revisionsnämnden går igenom läget för redogörelserna för bindningar och informerar samkommunstyrelsen om redogörelserna. Revisionsnämnden: godkänner den uppdaterade listan över redogörelser för bindningar (bilaga 2) konstaterar, att redogörelse för bindningar saknas av två av samkommunstyrelsens suppleanter och ber fortfarande de anmälningsskyldiga komplettera sin anmälan informerar samkommunstyrelsen om de godkända redogörelserna för bindningar ST 119 : Bilaga 3 Redogörelse för bindningar Redovisningsnämnden har på sitt möte den godkänt en uppdaterad lista över redogörelser för bindningar och delgett samkommunstyrelsen de godkända redogörelserna för bindningar. Redogörelserna publiceras på samkommunens webbplats i det allmänna datanätet. Bilaga 3. Förslag (PS): Samkommunstyrelsen antecknar redogörelserna för bindningar för kännedom.

11

12 ST 120 : Samkommunens lånearrangemang Samkommunstyrelsen har den fattat beslut om ibruktagande av Kommunfinans Abp:s Kuntatodistusohjelma. Dessutom har samkommunen, å sina medlemskommuners vägnar, tagit långfristigt lån från Kommunfinans Abp för finansiering av grundrenoveringsarbeten vid Styrmansvägen 6 under åren 2009 och 2010 samt samkommunens eget lån för finansiering av grundrenoveringsarbeten vid Askola-fastigheten under åren 2013 och När samkommunens funktioner den övergår till EdupoliPointCollege Oy, kommer Kommunfinans att kräva 100 % garanti av medlemskommunerna för lånen. Enligt EdupoliPointCollege Oy:s utkast till aktieägaravtal har aktieägarna ingen skyldighet att ge ut lån åt bolaget eller gå i borgen för, eller garantera bolagets förpliktelser. Förutom från Kommunfinans har samkommunen långfristigt lån från Östnylands Andelsbank. Lånet är taget för grundrenovering av Askola-fastigheten år Andelsbanken har meddelat att de godkänner samkommunens fastigheter som säkerhet för lånen. Med Andelsbanken har man förhandlat om att sammanslå de förutnämnda lånen till ett lån. De erbjudna lånealternativen presenteras på mötet. Förslag (PS): Samkommunstyrelsen besluter att godkänna att lånen från Kommunfinans Abp överförs till Östnylands Andelsbank och befullmäktigar förvaltningsdirektören att förhandla om tidpunkten för lyftande av lånet och andra detaljer med Andelsbanken, samt att underteckna lånedokumenten. För xxx % andel av lånekapitalet tas ränteskydd med fast ränta.

13 ST 121 : Samkommunens beslutslängder Samkommunstyrelsens ordförande - Edupoli Suursalmi Pentti Rekrytering godkänd enligt följande uppgifter om anställningsförhållande: Kaipiainen Heli, tillsvidareanställning, huvudsyssla på heltid, systemassistent, Tieto, neuvonta ja ohjauspalvelut teamet Huvudsaklig arbetsplats: Borgå Yrkesvägen. Prövotid: 4 mån Suursalmi Pentti Hanna Rainios avskedsanmälan är godkänd, datumet för avskedsanmälan är Orava Kimmo Kymppirakenne Oy. Reparation av täckdikning vid Yrkesvägen enligt offert daterad den Priset för entreprenaden är euro Orava Kimmo Porvoon Paalurakenne Oy. Saneringsentreprenad för undervisniningsrestaurang Iris kök enligt offert daterad den Priset för entreprenaden är euro. Arbetet inleds den Suursalmi Pentti Kaija Tuiskulas avskedsanmälan är godkänd, anställningsförhållandet upphör den

14 ST 122 : Meddelanden Förslag (PS): Samkommunstyrelsen antecknar följande meddelanden för kännedom: Från undervisnings- och kulturministeriet har man i september fått beslut om 104 studerandeår till för år 2018, vilket i pengar betyder euro. Den utförde Kiwa Inspecta en extern revision vid samkommunen. Inga avvikelser konstaterades; certifikaten fortsätter gälla. Samkommunen har tre certifikat: ISO9001, ISO14001 ja OHSAS18001.

15 ST 123 : Samkommunstyrelsens mötestidpunkt och mötesplats Förslag: (PS): Samkommunstyrelsen sammanträder följande gång xx

16 ST 124 : Bilaga 1 Besvärsanvisning Ordföranden avslutade mötet kl. bilaga 1. och gav besvärsanvisning enligt

17 BESVÄRSANVISNING Bilaga 1 Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress: Helsingfors förvaltningsdomstol Banbyggarvägen Helsingfors Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärstid dagar Besvärstid dagar Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet dagar dagar Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens ut gång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till 1): namn, adress och postadress Paragrafer Enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015) ska en rättegångsavgift på 250 euro tas ut av ändringssökanden för behandlingen av ett mål eller ärende i förvaltningsdomstolen. Detaljerade anvisningar om hur man begär omprövning / besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten FOGAS TILL PROTOKOLLET