Information till anställda inom socialförvaltningen i Gislaveds kommun gällande:

Transkript

1 Information till anställda inom socialförvaltningen i Gislaveds kommun gällande: Sekretess, Avvikelsehantering, Lex Sarah och Lex Maria SOCIALFÖRVALTNINGEN

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING OFFENTLIGHETS- OCH SEKRETESSLAGENS BESTÄMMELSER... 3 INNEBÖRDEN AV DETTA FÖRKLARAS:...3 Vad betyder att lida men?... 3 Vad innebär sekretess inom socialtjänsten?... 3 Vem är skyldig att följa sekretessbestämmelserna?... 3 Gäller sekretessen även mot kollegor och överordnade?... 3 Får man lämna ut uppgifter till andra myndigheter?... 4 Får man lämna ut uppgifter till massmedia?... 4 Finns det några undantag från reglerna om sekretess?... 4 Vad händer om du bryter mot sekretessen?... 4 AVVIKELSEHANTERING... 5 Definition av begreppet avvikelse... 5 Syftet med avvikelserapportering... 5 Avvikelserapport... 5 LEX SARAH... 6 Rapporteringsskyldiga... 6 Vad som ska rapporteras:... 6 att rapportera avvikelser och lex sarah... 6 utreda, avhjälpa och anmäla... 7 LEX MARIA... 8 DEFINITIONER... 8 Syfte t med lex Maria är att... 8 När ska anmälan göras?... 8 VID FRÅGOR MOTTAGNINGSBEVIS... 10

3 OFFENTLIGHETS- OCH SEKRETESSLAGENS BESTÄMMELSER Det är offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som reglerar vilka uppgifter som ska beläggas med sekretess. Inom socialtjänsten gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men (26 kap. 1 OSL). Inom hälso- och sjukvården gäller sekretess för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (25 kap. 1 OSL). INNEBÖRDEN AV DETTA FÖRKLARAS: VAD BETYDER ATT LIDA MEN? Begreppet lida men har en vidsträckt innebörd, men avser framför allt de olika kränkningar av den personliga integriteten som kan uppstå om uppgifterna lämnas ut. Det kan till exempel betyda att någon blir utsatt för andras förakt om individens personliga förhållanden blir kända. Bara det att någon känner till en känslig uppgift om en person kan i många fall vara tillräckligt för att men ska föreligga. VAD INNEBÄR SEKRETESS INOM SOCIALTJÄNSTEN? Sekretess innebär att det är förbjudet att muntligen, skriftligen eller på annat sätt föra vidare uppgifter om enskilda klienter, brukare och vårdtagare till obehöriga. Inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården gäller huvudregeln att uppgiften endast kan lämnas ut över sekretessgränsen om det står klart att uppgiften kan lämnas ut utan att det medför men för den enskilde. I praktiken innebär det att den som ska bedöma om en uppgift kan lämnas ut, inte kan lämna ut den sekretessreglerade uppgiften utan att veta vem mottagaren är och vad han eller hon har för avsikter med uppgifterna. Det är viktigt att observera att sekretessen för uppgifter om en enskild också gäller i förhållande till närstående. Det betyder att en närstående person inte ska få del av uppgifter om en enskild om inte menprövningen eller en sekretessbrytande bestämmelse tillåter det. VEM ÄR SKYLDIG ATT FÖLJA SEKRETESSBESTÄMMELSERNA? Bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen gäller för den som är eller har varit verksam inom socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Det gäller också förtroendevalda, elever och praktikanter. Notera att du inte heller efter det att du slutat arbeta inom socialtjänsten eller hälso- och sjukvården får föra vidare sekretessbelagda uppgifter. GÄLLER SEKRETESSEN ÄVEN MOT KOLLEGOR OCH ÖVERORDNADE? För att människor med stora och sammansatta behov, bland annat de mest sjuka äldre, ska få en god vård och omsorg kan socialtjänsten och hälso- och sjukvården ha behov av att kunna lämna ut uppgifter om dessa personer. Det får dock bara göras om det står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men eller om en sekretessbrytande bestämmelse tillåter det. Uppgifter som omfattas av sekretess får bara lämnas mellan befattningshavarna innanför den så kallade sekretessgränsen i den utsträckning som är normal eller behövlig för ett ärendes handläggning 3 [10]

4 eller för verksamhetens bedrivande i övrigt, men uppgifter som inte har med ärendet att göra eller som inte har betydelse i den aktuella situationen får inte lämnas ut. Detta brukar kallas inre sekretess. FÅR MAN LÄMNA UT UPPGIFTER TILL ANDRA MYNDIGHETER? I princip gäller sekretessen också mellan socialtjänsten och andra myndigheter. I vissa fall har man dock möjlighet - ibland till och med skyldighet - att lämna ut uppgifter till andra myndigheter, t ex försäkringskassan, kronofogdemyndigheten eller domstolar. Vissa grova brott mot socialtjänstens verksamhet kan t ex polisanmälas utan hinder av sekretess. Innan en uppgift lämnas ut (som normalt är sekretessbelagd) måste dock utlämningen godkännas av verksamhetsansvarig. Kontakta därför alltid din arbetsledare innan du lämnar ut några uppgifter som kan vara känsliga ur sekretessynpunkt. Händelser som leder till anmälan enligt lex Sarah och lex Maria medför en skyldighet för socialnämnden att bryta sekretessen gentemot tillsynsmyndigheten. FÅR MAN LÄMNA UT UPPGIFTER TILL MASSMEDIA? Det är förbjudet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter till tidningar, radio och TV. Meddelarfriheten gäller inte inom socialtjänsten avseende sekretessuppgifter. FINNS DET NÅGRA UNDANTAG FRÅN REGLERNA OM SEKRETESS? Om en person ger dig tillåtelse eller lämnar samtycke att lämna ut en sekretessbelagd uppgift som rör henne/honom själv, har du rätt att göra det. Du bör dock kontrollera att någon anhörig till den som ger tillåtelse inte skadas av att uppgiften lämnas ut. Om så är fallet får du trots samtycket inte lämna ut uppgiften, såvida du inte har fått tillåtelse även av de anhöriga. Regleringen i OSL bygger på att man i varje enskild situation gör en bedömning av om uppgifter kan lämnas ut över en sekretessgräns. För att sekretessreglerade uppgifter ska kunna lämnas ut från offentlig verksamhet krävs antingen: att det föreligger en nödsituation (nödrätten) att det finns en sekretessbrytande bestämmelse som tillåter att sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut att en menprövning möjliggör det. Det finns sekretessbrytande bestämmelser som är möjliga att tillämpa i all offentlig verksamhet. De är: bestämmelsen om samtycke bestämmelsen om visst nödvändigt utlämnande bestämmelsen om uppgiftsskyldighet till annan myndighet Sekretess för uppgifter inom socialtjänsten hindrar inte att uppgift om en enskild eller någon närstående till denne lämnas från en myndighet inom socialtjänsten till en annan sådan myndighet eller till en myndighet inom hälso- och sjukvården, om det behövs för att ge den enskilde nödvändig vård, behandling eller annat stöd och denne 1. Inte har fyllt arton år, 2. Fortgående missbrukar alkohol, narkotika eller flyktiga lösningsmedel, eller 3. Vårdas med stöd av LPT eller LRV. Detsamma gäller uppgift om en gravid kvinna eller någon närstående till henne, om uppgiften behöver lämnas för en nödvändig insats till skydd för det väntade barnet. Motsvarande bestämmelser finns för hälso- och sjukvården. VAD HÄNDER OM DU BRYTER MOT SEKRETESSEN? Om du lämnar ut uppgifterna som du är skyldig att hålla hemliga kan du åtalas inför domstol och dömas för brott mot tystnadsplikten. Straffet för sådana brott är böter eller fängelse i högst ett år. 4 [10]

5 AVVIKELSEHANTERING En god hantering av de avvikelser som uppstår i verksamheten är nödvändig för att vi ska kunna lära av våra misstag och undvika att liknande händelser upprepas. Avvikelsehanteringen är ett viktigt led i utvecklingen av kvaliteten. DEFINITION AV BEGREPPET AVVIKELSE En avvikelse är allt som inte stämmer med normal rutin. Det kan vara irriterande småstrul som tar tid från det dagliga arbetet, ett tillbud med ett gånghjälpmedel, bristande samverkan, bortglömda mediciner, bortglömda insatser eller liknande. SYFTET MED AVVIKELSERAPPORTERING Avvikelsehanteringen har som primärt syfte att hjälpa till att förebygga missförhållanden och vårdskador samt att skapa ett lärande av våra misstag. Vi måste lära oss något av varje avvikelse och försöka förhindra att den upprepas. Genom hanteringen av avvikelser får vi kunskap om våra vanligaste avvikelser, orsakerna till avvikelserna och vilka risker vi har i verksamheten. AVVIKELSERAPPORT Om du upptäcker en avvikelse ska du rapportera denna antingen genom Magna Cura eller genom den blankett för avvikelser som förvaltningen tillhandahåller. Avvikelserapporten utreds sedan av ansvarig chef som även bedömer om dt finns behov av omedelbara åtgärder. Utredningen ska resultera i åtgärder som ska genomföras för att förhindra att likande situationer uppstår igen. Om avvikelsen bedöms vara missförhållande, påtaglig risk för missförhållande eller en vårdskada ska avvikelsen utredas enligt rutin för lex Sarah respektive lex Maria. 5 [10]

6 LEX SARAH Den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller vid Statens institutionsstyrelse ska genast rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, som rör den som får, eller kan komma i fråga för, insatser inom verksamheten. SoL 14 kap 3 Den som fullgör uppgifter i verksamhet enligt lagstiftning om stöd och service till vissa funktionshindrade ska genast rapportera om han eller hon uppmärksammar eller får kännedom om ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande, som rör den som får eller som kan komma ifråga för insatser enligt sådan lagstiftning. LSS 24 b RAPPORTERINGSSKYLDIGA Bestämmelsen om lex Sarah innebär en skyldighet för alla som arbetar inom omsorgen om vård och omsorg, funktionshinderverksamhet och individ- och familjeomsorgen att anmäla missförhållanden och risk för allvarliga missförhållanden. Rapporteringsskyldiga är således all personal samt praktikanter eller motsvarande under utbildning, de som gör uppdrag åt socialtjänsten och de som ingår i arbetsmarknadspolitiska program. Rapporteringsskyldigheten gäller även för externa utförare med undantag för familjehem, kontaktpersoner och kontaktfamiljer. VAD SOM SKA RAPPORTERAS: Missförhållande och påtaglig risk för missförhållande ska rapporteras enligt lex Sarah. Med missförhållanden, som ska rapporteras avses såväl utförda handlingar som handlingar som någon av försummelse eller av annat skäl har underlåtit att utföra och som innebär eller har inneburit ett hot mot eller har medfört konsekvenser för enskildas liv, säkerhet eller fysiska eller psykiska hälsa. Med en påtaglig risk för ett missförhållande, som också ska rapporteras, avser att det är rör sig om en uppenbar och konkret risk för ett missförhållande. Enligt bestämmelserna om lex Sarah ska: o personalen genast rapportera missförhållanden till den som bedriver verksamheten o den som bedriver verksamheten utreda och avhjälpa eller undanröja det rapporterade missförhållandet utan dröjsmål o den som bedriver verksamheten, om det visar sig att missförhållandet är allvarligt, snarast anmäla det till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). o Områdeschef/arbetsledare ansvarar för att all berörd personal som omfattas av rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah får kunskap och information om lex Sarah vid introduktionen och sedan fortlöpande under anställningstiden minst en gång per år eller när rapportmottagaren förändras. Att personalen tagit del av informationen ska signeras. ATT RAPPORTERA AVVIKELSER OCH LEX SARAH Om du upptäcker en avvikelse ska du rapportera den genom MagnaCura eller genom blankett för avvikelser. Avvikelserapporten ska i första hand meddelas ansvarig chef, men kan också lämnas till programområdeschef för staben och socialchefen. 6 [10]

7 UTREDA, AVHJÄLPA OCH ANMÄLA Den rapportmottagare som får till sig en avvikelse ska bedöma om avvikelsen är så pass allvarlig att den bör utredas vidare och om det rör sig om ett missförhållande som ska utredas enligt lex Sarah. Alla avvikelser som har lett till eller där det har förekommit en påtaglig risk för ett missförhållande eller allvarligt missförhållande ska utredas i enlighet med lex Sarah. Rapporten lämnas då till programområdeschef stab som sedan utser en utredare. Syftet med utredningen är att kvalitetssäkra verksamheten. En lex Sarah utredning syftar till att leda till förbättrade rutiner och arbetssätt och ska resultera i åtgärder som ska förhindra återupprepning. Syftet med utredningen är att hitta systemfel, inte att peka ut syndabockar. Alla allvarliga missförhållanden eller där det har förekommit en påtaglig risk för ett allvarligt missförhållande ska anmälas till IVO. Programområdeschef stab och socialchef är de tjänstemän som har delegation på att anmäla allvarliga missförhållanden till Inspektionen för vård och omsorg. 7 [10]

8 LEX MARIA I patientsäkerhetslagen (2010:659) 3 och 6 kap finns de skyldigheter som samtliga vårdgivare, all hälso- och sjukvårdspersonal och personal som utför delegerade hälso- och sjukvårdsuppgifte ska känna till. SOSFS 2005:28 beskriver hur Lex Maria ska handläggas i verksamheten DEFINITIONER Medicintekniska produkter Vårdskada Allvarlig vårdskada Avvikelsehantering är olika hjälpmedel som liftar, rullstolar mm men också t ex insulinpennor lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid en kontakt med hälso- och sjukvården vårdskada som är bestående och inte ringa eller har lett till att vårdtagaren fått ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud samt för att fastställa och åtgärda orsaker, utvärdera åtgärdernas effekt och sammanställa och återföra erfarenheterna SYFTE T MED LEX MARIA ÄR ATT göra en objektiv utredning om anledningen till en inträffad allvarlig skada eller risk för sådan hos vårdtagaren, och förebygga att liknande händelser ska upprepas den drabbade vårdtagaren (eller dennes närstående) genom utredningen så långt det går ska få klarhet i vad som faktiskt inträffat och varför situationen uppstod. öka säkerheten för vårdtagarna NÄR SKA ANMÄLAN GÖRAS? Avvikelser ska alltid skrivas sedan får utredningen visa om anmälan enligt Lex Maria ska göras. Legitimerad personal ska alltid kontaktas vid avvikelser för att vidta åtgärder som kan lindra eller undanröja ev. skada. Det är om vårdtagaren drabbas av en allvarlig vårdskada eller risk för allvarlig vårdskada eller sjukdom i samband med hälso- och sjukvård som avgör om det ska anmälas som Lex Maria.( Detta innefattar dock inte sådana komplikationer som ligger inom ramen för vad som kunnat förutses eller utgör en normal risk. Vad som kan betraktas som normal risk kan variera väsentligt, beroende på varje enskild vårdtagares egna resurser och behov.) Därför ska det utredas. Exempel på avvikelser som kan vara allvarliga och bör anmälas enligt lex Maria: förväxlingar, felaktiga förskrivningar, feldoseringar eller felexpedieringar av läkemedel avvikelser där läkemedel är inblandade, om de föranlett eller borde föranlett aktiva behandlingsåtgärder eller överföring av vårdtagaren till en annan vårdenhet utebliven eller fördröjd undersökning, vård eller behandling som varit klart indicerad enligt vedertagen praxis eller vårdplan 8 [10]

9 felaktigt utförd undersökning, vård eller behandling otillräcklig eller felaktig information till vårdtagare eller anhöriga otillräcklig eller vilseledande instruktion eller information till personal vid behandlande eller mottagande vårdenhet felaktig användning eller felaktigt underhåll av medicintekniska produkter eller annan utrustning t ex tekniska försörjningssystem och nödkraftsaggregat brister i arbetsrutiner, i vårdens organisation eller i samarbetet mellan olika vårdenheter vårdrelaterade infektioner återkommande likartade avvikelser på en vårdenhet, som var och en för sig inte kan betraktas som allvarliga, men som sammantaget kan vara det vårdtagare som utfört en handling som av behandlingsansvarig läkare bedömts som försök till självmord vårdtagare som begått självmord inom fyra veckor efter vårdkontakt Om en vårdtagare i samband med, eller i nära anslutning till undersökning, vård eller behandling: skadats vid fall eller vid förflyttning (s.k. fallskador) ska avvikelse skrivas och en bedömning göras om fallet föranletts av brister i säkerhetsanordningar eller tillsynen av vårdtagaren Hälso- och sjukvårdspersonal och personal med delegering ska rapportera i avvikelsesystemet, avvikelser som är av betydelse för vårdtagarnas säkerhet. Vid allvarlig skada eller risk för allvarlig skada eller om man är osäker på vad som ska rapporteras ska närmsta chef kontaktas. När en utredning påbörjas kontaktas medicinskt ansvarig sjuksköterska(mas). En bedömning ska snarast göras av MAS om det inträffade enbart ska hanteras i det lokala säkerhetsarbetet, eller om avvikelsen är av sådan art att den också ska utredas och anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Områdeschefen informerar vårdtagaren eller i förekommande fall närstående om en skada eller sjukdom som kan antas ha samband med vården eller behandlingen och att utredning påbörjats. Det är viktigt att det inträffade noggrant dokumenteras av alla inblandade och att åtgärder vidtas för att lindra ev. uppkommen skada och förhindra att avvikelsen upprepas. Händelsen och vem som informerats dokumenteras i patientjournalen av legitimerad personal. Om en avvikelse leder till en Lex Maria anmälan till IVO informeras berörd personal, vårdtagaren och ev. närstående av MAS. Anmälan ska göras inom 2 månader. IVO utreder anmälan och fattar beslut om åtgärder. 9 [10]

10 VID FRÅGOR Alla som arbetar inom socialtjänsten i Gislaveds kommun har ett gemensamt ansvar för att de som behöver vår hjälp får god omvårdnad och omsorg. Ta därför alltid kontakt med din arbetsledare vid oklarheter eller frågor angående offentlighets och sekretesslagen, Lex Sarah eller Lex Maria. Mer information om avvikelsehantering, lex Sarah och lex Maria hittar du i rutinerna: Rutin för rapportering av avvikelser och händelser enligt lex Sara, lex Maria eller vårdskada Rutin för utredning och anmälan av lex Sarah Rutin anmälningsskyldighet lex Maria Rutinerna och information hittar du på MOTTAGNINGSBEVIS Som anställd i Socialförvaltningen har du skyldighet att följa gällande lagar och rutiner kring sekretess, avvikelsehantering, Lex Sarah och Lex Maria. När du har gått igenom detta informationsmaterial ska du skriva under blanketten för underskrift gällande sekretess, avvikelsehantering, lex Sara, lex Maria. Den påskrivna blanketten kommer att förvaras hos arbetsgivaren tillsammans med ditt anställningsbevis. 10 [10]