Allmänna villkor för användning av Bolagsverkets API för digital inlämning av årsredovisningshandlingar

Transkript

1 AVT 1 (7) Klassificeringsid Allmänna villkor för användning av Bolagsverkets API för digital inlämning av årsredovisningshandlingar 1 Inledning Genom regeringsbeslut den 21 juli 2016 har Bolagsverket fått i uppdrag att i dialog med vissa andra myndigheter införa en tjänst för digital inlämning av årsredovisning, fastställelseintyg och eventuell revisionsberättelse (Årsredovisningshandlingar). Med ledning av det har Bolagsverket tagit fram tjänster för inlämningen. Tjänsterna för inlämning kan sammanfattas på följande sätt. Det företag som ska upprätta en årsredovisning (Användaren) eller ett ombud för företaget (Ombudet) tecknar avtal med en tjänsteleverantör (Ansluten tjänsteleverantör) som tillhandahåller en Redovisningstjänst, där årsredovisningen produceras. Ansluten tjänsteleverantör hämtar Grunduppgifter om Användaren från Bolagsverket via ett API som Bolagsverket tillhandahåller. Efter produceringen av årsredovisningen överför Användaren eller Ombudet årsredovisningen till ett eget utrymme (Eget utrymme) som Bolagsverket tillhandahåller. Där undertecknar Användaren fastställelseintyget och lämnar in Årsredovisningshandlingarna till Bolagsverkets inlämningstjänst. 2 Definitioner Ansluten tjänsteleverantör Det företag som tillhandahåller Redovisningstjänsten. Användaren Det företag som ska upprätta en årsredovisning. API Applikationsprogrammeringsgränssnitt. Eget utrymme Ett sådant skyddat förvar som tillhandahålls elektroniskt endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning. Grunduppgifter Registrerade uppgifter som rör det företag som ska lämna in en årsredovisning. Grunduppgifterna är för närvarande företagsnamn, företrädare, redovisningsperiod och uppgift om eventuellt krav på att lämna in revisionsberättelse. Ombud Den som företräder Användaren. Redovisningstjänst Tjänst där Årsredovisningshandlingarna produceras. Tekniskt ramverk De tekniska krav som Bolagsverket ställer på Redovisningstjänsten. Tredje part Leverantör som tillhandahåller programvara eller annan tjänst till Bolagsverket som berör API eller Testbänken och som inte är part i detta avtal. Testbänk Bolagsverkets testmiljö för felsökning och integration av nya programvaror. Årsredovisningshandlingar

2 AVT 2 (7) Avskrift av årsredovisning med fastställelseintyg och i förekommande fall revisionsberättelse 3 Om de allmänna villkoren Dessa Allmänna villkor gäller för Ansluten tjänsteleverantörs användande av API och Testbänk. Ansluten tjänsteleverantör godkänner villkoren och åtar sig att följa dem. Dessa Allmänna villkor, de handlingar som anges nedan och övriga handlingar som parterna överenskommer om och som gäller användandet av Bolagsverkets API och Testbänk utgör tillsammans Avtalet. I Avtalet ingår följande handlingar och de gäller inbördes i nedan angiven ordning: 1. Dessa Allmänna villkor 2. Tekniskt Ramverk 3. Annan mellan parterna överenskommen och upprättad handling, om inte parterna uttryckligen har angett att den i förhållande till ovanstående handlingar ska gälla i annan ordning. 4 Om API:et API:et ska användas av Ansluten tjänsteleverantör för att hämta Grunduppgifter om Användaren och för överföringen av Årsredovisningshandlingarna till Eget utrymme. Årsredovisningshandlingarna ska lämnas till Bolagsverket på det sätt och i det format som finns beskrivet i Tekniskt Ramverk. 5 Testbänken Bolagsverket tillhandahåller en testbänk för felsökning eller integration av nya programvaror. Ansluten tjänsteleverantör får inte använda Testbänken för annat ändamål. Testbänken får endast användas eller på annat sätt tillämpas av Ansluten tjänsteleverantör och således inte av Användaren eller Ombudet. Testbänken består av två delar: En websida för kontroll/validering av ixbrl-dokument: Ett ixbrl-dokument (inline XBRL) är en standard för införande av XBRL-delar i ett HyperText Markup Language (HTML)-dokument så att dokumentet kan visas i en browser och där XBRL-data automatiskt kan vidarebearbetas. Testversioner av Bolagsverkets tjänster för inlämning av Årsredovisningshandlingar Webbsida för kontroll/validering Webbsidan består av ett uppladdningsformulär där Ansluten tjänsteleverantör kan ladda upp ett årsredovisningsdokument i ixbrl-format och få detaljerad validerings och kontrollinformation. Syftet med webbsidan är att underlätta utveckling och felsökning av programvara. Webbsidan får endast användas för testsyfte. Testversioner av API:et Tjänsterna består i testversioner som motsvarar tillhandahållandet av de faktiska tjänsterna som omfattas av Avtalet, med följande undantag: Bolagsverket kommer inte att handlägga dokument som skickas till testversionerna som Årsredovisningshandlingar eftersom tjänsterna endast ska användas i testsyfte.

3 AVT 3 (7) Den information som framkommer i testversionerna utgör endast testdata och kan därför innehålla uppgifter som inte överensstämmer med registrerade uppgifter. Ansluten tjänsteleverantör ansvarar för att sådan information inte lämnas vidare. 6 Krav på Redovisningstjänsten 6.1. Funktionen i Redovisningstjänsten Ansluten tjänsteleverantör ska tillhandahålla en funktion i redovisningstjänsten där Bolagsverket kan visa upp de villkor som gäller för att få använda Eget utrymme och lämna den information som krävs enligt reglerna om persondataskydd. Ansluten tjänsteleverantör ska också tillhandahålla en funktion för Användaren eller Ombudet där denne kan acceptera villkoren, bekräfta att denne tagit del av informationen och ladda upp Årsredovisningshandlingarna Användningen av Grunduppgifter Ansluten tjänsteleverantör får inte använda Grunduppgifterna för något annat ändamål än för att tillgodose det behov av uppgifterna som Användaren eller Ombudet har vid upprättandet av Årsredovisningshandlingarna i samband med det digitala inlämnandet Information till Användaren och Ombudet Ansluten tjänsteleverantör ska informera Användaren och Ombudet: att det endast är den som är behörig att företa en rättshandling för Användarens räkning som får begära ett Eget utrymme med Bolagsverket och ingå avtal om det. att Användaren eller Ombudet vid överföringen till Eget utrymme ska ange personnumret för en behörig företrädare för Användaren Taxonomier Ansluten tjänsteleverantör får endast använda de taxonomier som Bolagsverket anvisar för Årsredovisningshandlingarna. Dessa taxonomier publiceras för närvarande på taxonomier.se. 7 Bolagsverkets tillgängliggörande eller annat tillhandahållande av API och Testbänken 7.1 Tillgänglighet API:et är normalt tillgängligt dygnet runt under årets alla dagar. Bolagsverket garanterar att Testbänken är tillgänglig klockan helgfri måndag till fredag (svensk tid). 7.2 Avbrott i tillhandahållande av API eller Testbänken Bolagsverket kan avbryta tillgängligheten till API:et eller Testbänken när och så länge detta behövs till följd av tekniska, driftmässiga eller underhållsmässiga skäl, hos Bolagsverket eller Tredje part som tillhandahåller programvara eller annan tjänst som påverkar API:et eller Testbänken eller tillhandahållandet av dessa. 7.3 Förändring av API eller Testbänken eller av tillhandahållandet Bolagsverket kan förändra API:et eller Testbänken eller tillhandahållandet av dessa, när detta är påkallat av tekniska, driftmässiga eller underhållsmässiga skäl, hos Bolagsverket eller Tredje part som tillhandahåller programvara eller annan tjänst som omfattar API:et eller Testbänken eller tillhandahållandet av dessa.

4 AVT 4 (7) 7.4 Bolagsverkets information om driftavbrott, förändring eller annan åtgärd Bolagsverket ska meddela om: Planerade driftavbrott, där meddelande härom ska ske utan oskäligt dröjsmål före avbrottet. Planerade större och mer genomgripande förändringar i API:et, varmed förstås sådana åtgärder som innebär att API:et förändras i större omfattning. I sådant fall ska Bolagsverket meddela detta senast 60 dagar innan förändringen. API:et kommer att stödja två parallella versioner av tjänstespecifikation och informationskontrakt under skälig tid. Bolagsverket ska meddela om driftavbrott, förändringar eller annan åtgärd som inte endast är av oväsentlig betydelse för tillhandahållandet av API:et eller Testbänken via Bolagsverkets hemsida ( 7.5 Bolagsverkets support eller annat stöd Frågor om API:et och Testbänken ska ställas till helpdesk@bolagsverket.se. Bolagsverket besvarar frågor om API:et och Testbänken samt lämnar support klockan helgfri måndag till fredag (svensk tid). Support består i rådgivning och anvisningar på distans till exempel genom telefon, e-post eller via Bolagsverkets hemsida eller på annat sätt som Bolagsverket anvisar. 8 Avstängning Bolagsverket får stänga av anslutning till API:et eller Testbänken om Ansluten tjänsteleverantör använder tjänsterna på ett sätt som: Strider mot Avtalet och sådant åsidosättande inte endast är av oväsentlig betydelse. Riskerar att hindra andra användares tillgång till API:et eller Testbänken. Sker för något annat ändamål än upprättande eller ingivande av sådana handlingar som omfattas av Avtalet eller på annat sätt strider mot ändamålet enligt Avtalet, eller om Bolagsverkets information lämnas till annan part i strid med ändamålet enligt Avtalet. Strider mot lag eller annan författning. Annars skäligen kan anses utgöra ett missbrukande av API:et eller Testbänken eller som annars skäligen kan anses olämpligt. 9 Personuppgifter 9.1 Allmänt Genom användningen av API:et eller Testbänken kan personuppgifter komma att behandlas. För behandling av personuppgifter gäller personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) och från och med den 25 maj 2018 Europaparlamentets och Rådets Förordning om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EC (allmän dataskyddsförordning) (GDPR) jämte lag eller annan författning för anpassning av de svenska nationella reglerna för behandling av personuppgifter. 9.2 Personuppgiftsansvarig Avtalet innebär inte att Bolagsverket åtar sig att för Ansluten tjänsteleverantör behandla personuppgifter eller att Ansluten tjänsteleverantör behandlar personuppgifter för

5 AVT 5 (7) Bolagsverkets räkning. Därmed är ingen av parterna personuppgiftsbiträde åt den andre parten, utan vardera parten är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter denne vid varje tid behandlar. Parterna är överens om att när det sker kommunikation av personuppgifter mellan parterna, exempelvis när Anslutet tjänsteföretag begär Grunduppgifter från Bolagsverket, är den som är avsändare av personuppgifterna personuppgiftsansvarig till dess uppgifterna nått mottagaren. 10 Säkerhetsåtgärder Bolagsverket har rätt att vidta rimliga åtgärder för att skydda API:et, Testbänken eller andra system hos Bolagsverket mot obehörig åtkomst till, förändring av eller obehörigt röjande av personuppgifter eller andra uppgifter som förekommer i samband med tillgängliggörandet eller tillhandahållandet av API:et eller Testbänken. Som exempel på sådana åtgärder kan nämnas att kontroll av behörighet för tillgång till eller användandet av API:et eller Testbänken eller för signering av olika dokument får ske i Bolagsverkets system. Bolagsverket får även logga tillgång till eller användande av API:et eller Testbänken, där sådan loggning kan ske på användar- eller individnivå, av vidtagna åtgärder samt under vilken tid tillgång, användande eller åtgärder förekommit. Bolagsverket får använda loggningen för vidtagande av åtgärder som Bolagsverket har rätt eller skyldighet till enligt Avtalet eller enligt lag eller annan författning. 11 Tystnadsplikt och sekretess Ansluten tjänsteleverantör får inte använda eller röja information som denne får tillgång till genom API:et eller Testbänken och som angår eller omfattas av Avtalet för något annat ändamål än för att göra det möjligt att förbereda information som ska ingå i Årsredovisningshandlingar avsedda att lämnas in till Bolagsverket, eller för annat ändamål som anges i Avtalet eller som följer av Avtalet. Denna tystnadsplikt gäller dock inte för uppgift som enbart angår Ansluten tjänsteleverantör själv eller som måste användas eller röjas för att Ansluten tjänsteleverantör ska kunna uppfylla skyldigheter eller tillvarata rättigheter enligt lag eller annan författning. Hos Bolagsverket gäller offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för de uppgifter som förekommer i samband med Avtalet. 12 Ansvar och ansvarsbegränsning 12.1 Ansvarsbegränsning Part ansvarar för direkt skada som denne orsakar den andre parten genom vårdslöshet. Bolagsverket ansvarar inte för fel eller avbrott i tillgången till API eller Testbänk om det inte beror på uppsåt eller grov vårdslöshet. Parts skadeståndsansvar per skadetillfälle är begränsat till ett belopp som motsvarar 10 prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110). Skadeståndsansvaret ska inte gälla om uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger.

6 AVT 6 (7) 12.2 Befrielsegrund Om part är förhindrad att fullgöra avtalet på grund av en omständighet utanför partens kontroll, som parten inte skäligen kunde förväntats ha räknat med eller tagit i beaktande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra grund för befrielse från ansvar (force majeure). Parten ska ge motparten meddelande om hindret inom skälig tid efter det att parten fick kännedom om hindret. Om meddelandet inte lämnats inom skälig tid, är parten skyldig att ersätta motparten för den skada som motparten kunde ha undvikit om meddelandet lämnats i tid. Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte ses som befrielsegrund om part själv eller koncern som parten ingår i, har tagit initiativ eller är direkt föremål för en sådan konflikt. Oavsett vilken omständighet som part anger som skäl för befrielsegrund, har den andra parten rätt att häva avtalet om omständigheten medfört att fullgörandet av avtalet försenats mer än tre månader. 13 Ändring av villkor De Allmänna villkoren kan komma att ändras från tid till annan. Bolagsverket aviserar sådana ändringar på i rimlig tid innan ändringarna börjar gälla. 14 Giltighetstid och upphörande Avtalet gäller tills vidare från det att Ansluten tjänsteleverantör har undertecknat avtalet. Bolagsverket kan upphöra med API:et eller Testbänken om det krävs på grund av lagstiftning eller myndighetsbeslut. Avtalet upphör då att gälla. Part kan säga upp Avtalet med en uppsägningstid om tre månader till upphörande vid det kalendermånadsskifte som inträffar närmast efter uppsägningstidens slut. Om Bolagsverket stängt av Ansluten tjänsteleverantör till API eller Testbänken enligt p 8 och Användaren inte vidtagit av Bolagsverket begärd lämplig åtgärd för rättelse senast inom en månad från avstängningen, får Bolagsverket säga upp Avtalet till omedelbart upphörande (hävning). Uppsägning eller hävning ska vara skriftlig. 14 Tvist Svensk rätt med undantag av dess lagvalsregler gäller för Avtalet. En eventuell tvist om Avtalet ska i första hand biläggas genom förhandlingar och i sista hand avgöras av svensk domstol.

7 AVT 7 (7) Godkännande av villkoren Ansluten tjänsteleverantör godkänner villkoren och åtar sig att följa dem. Företag: Organisationsnummer: Datum Namnteckning Uppgifter om kontaktperson Kontaktperson för avtalet och administrativa frågor Förnamn och efternamn Telefonnummer E-postadress Postadress Gatuadress Postnummer Ort