HANDBOK För dig som arbetar med ungresurs.nu - volontärår i Svenska kyrkan. Handbok för ungresurs.nu - volontärår i Svenska kyrkan

Transkript

1 Handbok för ungresurs.nu - volontärår i Svenska kyrkan HANDBOK För dig som arbetar med ungresurs.nu - volontärår i Svenska kyrkan Handläggare: Cecilia Cedergren, Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift cecilia.cedergren@svenskakyrkan.se,

2 Innehåll 1. Inledning... 3 Vad är ungresurs.nu - Volontärår i Svenska kyrkan?... 3 Varför delta i ungresurs.nu?... 3 Syfte och disposition... 3 Kontakt Så fungerar ungresurs.nu... 4 Styrgruppen... 4 Handläggarens roll... 4 Stiftskontaktens roll... 4 Kursledningens roll... 4 Vem kan göra ungresurs.nu?... 4 Vilka praktikplatser kan delta i ungresurs.nu?... 4 Intyg Hur ser ett år ut? Upplägg Ansökan... 5 Praktikplatser... 5 Kriterier för antagning av praktikplatser... 5 Volontär... 5 Möjlig antagning och placering Kurser under året Praktikplatsuppgifter och praktiktider... 8 Praktikuppgifter... 8 Praktiktider och ledighet... 8 Praktikschema... 8 Vikariat... 8 Sjukdom... 8 Praktikplatsbesök... 9 Tystnadsplikt... 9 Vid avbrutet år Handledning Handledarens uppgift

3 Handledarens ansvar är att: Handledarsamtal Att tänka på Samtalskontakt Boende Allmänt Kostnader Möbler och utrustning Inventarielista Flyttstädning Telefon och Internet Ersättning och fickpengar Årskostnad för praktikplatsen Skatt och jämkning Resor Försäkringar Hemförsäkring Personförsäkring Vad händer vid problem? Föreslagna bilagor:

4 1. Inledning Vad är ungresurs.nu - Volontärår i Svenska kyrkan? Ungresurs.nu - Volontärår i Svenska kyrkan, är ett utbildningsår med praktik inom Svenska kyrkan. Det är en möjlighet för unga vuxna mellan år att under tio månader göra en insats för medmänniskor inom Svenska kyrkan och därmed dela kyrkans tro och liv. Samtidigt är det en möjlighet för församlingar inom Svenska kyrkan att ta emot en ung person. Ungresurs.nu - Volontärår i Svenska kyrkan genomförs som en folkhögskolekurs i samverkan mellan Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift, Göteborgs stift och Helsjöns folkhögskola. Idén kommer ursprungligen från Tyskland och sedan tanken kom till Sverige och Svenska kyrkan 1968 har drygt tre tusen ungdomar gjort en sådan insats inom Svenska kyrkan. Varför delta i ungresurs.nu? Runt om i landet finns unga personer som vill göra en insats för medmänniskor och för Svenska kyrkan, som vill uppleva en ny miljö och lära sig nya saker. Genom att vara volontär är den unga personen en extra resurs i en församling samtidigt som den får dela med sig av sina synpunkter och idéer. Även församlingen får en extra resurs i verksamheten både rent konkret och i samtalet. Ungresurs.nu ger unga personer en unik möjlighet till informellt lärande, d.v.s. att lära sig praktik före teori, vilket är den största skillnaden mellan ungresurs.nu och vanlig praktik eller utbildning. Hädanefter kommer församlingen benämnas som praktikplats och uppgifterna där kallas praktikuppgifter. Ungresurs.nu är en viktig möjlighet för rekrytering till yrken i Svenska kyrkan, unga personer får chansen att pröva på att finnas i ett kyrkligt arbetslag med alla dess uppgifter. Syfte och disposition Syftet med denna handbok är att ge alla som finns med i ungresurs.nu detaljerad information om vad det innebär att delta som församling och som volontär. Handboken är tänkt att ge en heltäckande bild av ungresurs.nu men kan även användas som uppslagsverk för att få svar på specifika frågor. Handboken är samma för alla deltagare; praktikplatser och volontärer, för att alla skall få samma information. Kontakt Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift Box Göteborg (alternativt ) 3

5 2. Så fungerar ungresurs.nu Huvudägare för ungresurs.nu - volontärår i Svenska kyrkan är: Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift, Göteborgs stift och Helsjöns folkhögskola. Styrgruppen Gruppen utses av distriktsstyrelsen för Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift. Uppdraget är att ha en strategisk ledning av ungresurs.nu. Gruppen består av 5-6 personer som representerar följande funktioner; Helsjöns folkhögskola, Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift, Göteborgs stift, kursledning, någon av de aktuella handledarna, någon tidigare volontär. Sammankallande är den administrativt ansvarige handläggaren. Handläggarens roll Handläggaren ansvarar för att: Sprida information om programmet samt marknadsföra det Medvetet arbeta för att församlingar ska vara kvar som praktikplats samt rekrytera nya församlingar Hålla kontakt med församlingar och stift vid rekrytering och information I samråd med Helsjöns folkhögskola rekrytera och anta volontärer Vara sammankallande i styrgruppen Stiftskontaktens roll Det finns en kontaktperson i varje stift som ansvarar för att intervjua de ungdomar som sökt till ungresurs.nu från det aktuella stiftet och som genomför ett praktikplatsbesök under höstterminen samt besöker praktikplatser utifall det uppstår problem under året. Kursledningens roll Kursledningen består av en representant från Helsjöns folkhögskola och en representant från Svenska kyrkans unga i Göteborgs stift/göteborgs stift. Kursledningen ansvarar för upplägg, planering och genomförande av kurserna utifrån fastställd kursplan. Vem kan göra ungresurs.nu? Ungresurs.nu är en utbildningsplats med praktik. Det är en möjlighet för unga vuxna mellan år som vill göra en meningsfull insats för sina medmänniskor och för Svenska kyrkan. För att antas som volontär i ungresurs.nu behöver den sökande vara nyfiken på att lära känna Svenska kyrkan, dess tro och liv samt dess yrken. Tidigare församlingserfarenhet är meriterande. I ansökan skall den sökande uppge två referenter varav en skall vara medarbetare i Svenska kyrkan. Vilka praktikplatser kan delta i ungresurs.nu? För att ta emot en volontär i ungresurs.nu krävs det att församlingen har ett engagemang för att välkomna en volontär under minst 10 månader. De ska tillhandahålla uppgifter, handledning, stöd och boende för denne under perioden. Se vidare under respektive kapitel. Intyg Som volontär i ungresurs.nu får en ett intyg från handläggaren efter att en fullgjort sitt år. Praktikplatsen ska också ge ett intyg till volontären där det mer konkret framgår vad praktiken bestått av. Den som under året behöver ett intyg för att söka utbildning eller arbete kan kontakta handläggaren. 4

6 3. Hur ser ett år ut? 3.1 Upplägg Sista ansökningsdag för församlingar som vill delta i ungresurs.nu är den 1 mars och för unga vuxna som vill bli volontärer är sista ansökningsdag den 15 april. Efter att ansökningstiden gått ut intervjuas de sökande och beslut tas om möjlig antagning och placering. De som antagits skall göra ett praktikplatsbesök, detta för att både den sökande och praktikplatsen skall få en bild av varandra. Därefter skall både den sökande och praktikplatsen var för sig ge besked om de accepterar den föreslagna placeringen eller inte. Efter det är placeringen definitiv. Ett ungresurs.nu-år innebär minst 10 månader från start till slut. Volontären börjar sitt år i samband med höstterminens start det är viktigt att en hinner vara med på olika uppstarter i församlingen och att en varit i verksamhet minst en vecka innan första kursen. I september är första kurstillfället, introduktionskursen. Under senare del av höstterminen besöker stiftskontakten volontären och dess handledare för att utvärdera året så långt. I januari infaller det andra kurstillfället, mellanårskursen. Sista kurstillfället infaller i maj/juni. 3.2 Ansökan Praktikplatser De praktikplatser som vill delta i ungresurs.nu skickar in en ansökan till handläggaren senast den 1 mars. Observera att även de som tidigare deltagit som praktikplats skall skicka in en ansökan. I ansökan skall det framgå varför församlingen vill delta och hur församlingen tänker kring praktikuppgifter samt boende. Kriterier för antagning av praktikplatser För att få delta krävs att praktikplatsen Har ekonomiska förutsättningar att bekosta en volontär Kan tillhandahålla en handledare som har tid att träffa volontären minst en gång per vecka för handledarsamtal Uppfyller praktiska krav för boende Förser volontären med de praktikuppgifter som beskrivs i ansökan Volontär Sista ansökningsdatum är den 15 april och ansökan skickas till Helsjöns folkhögskola, Horred. Med ansökan skickas ett personligt brev och den sökande uppger två referenter varav minst en skall vara medarbetare i Svenska kyrkan. Referenterna får ett brev med frågeformulär att fylla i och skicka in. De sökande intervjuas av stiftskontakten i respektive stift. Möjlig antagning och placering Möjlig antagning och placering av volontären grundar sig på Ålder Personligt brev 5

7 Personlig lämplighet Utdrag ur belastningsregistret Intervju Om det finns en lämplig praktikplats Vid förslagsplacering prioriteras sökande som har Erfarenhet av ideellt engagemang inom Svenska kyrkan Inkommit med ansökan i tid Komplett ansökan (antingen från början eller efter uppmaning om komplettering) Visar öppenhet i fråga om placering och praktikuppgifter Den sökande volontären kan önska särskild placering en viss församling om båda parter är överens om detta bör båda markera detta i sina respektive ansökningar. Ansökningshandlingar och mer info finns på 6

8 4. Kurser under året Målet för lärandet under året är att utrusta deltagarna genom att Tydliggöra Svenska kyrkans bekännelse, uppdrag och organisation Ge möjlighet till utveckling av och reflektion över tro och liv Öka intresset för yrken som finns i Svenska kyrkan Öka förståelsen och beredskapen för mötet med andra Bearbeta och återkoppla årets erfarenheter Öka kunskapen om demokrati och delaktighet som bärande begrepp i organiseringen av Svenska kyrkans verksamhet Förutom kurserna och den fortlöpande praktiken i församlingen innehåller året Bibelskola (Bibelfördjupning) ca en gång per månad Kontinuerliga handledarsamtal Praktikplatsbesök utav stiftskontakt Tillsammans bidrar detta till att ungresurs.nu:s syfte skall uppnås och att volontärerna skall få en helhetsbild av livet på praktikplatsen. Utvärdering av kurserna görs kontinuerligt och utvärdering av hela året görs under avslutningskursen. 7

9 5. Praktikplatsuppgifter och praktiktider Praktikuppgifter En stor del av året består av praktik och handledning. Det är viktigt att praktikplatsen har väl genomtänkta och planerade uppgifter. Det är även av stor vikt att praktikplatsen kan ge volontären meningsfulla uppgifter under hela arbetsåret. Vi är alla unika och givetvis ska praktikens uppgifter anpassas efter förmåga och kapacitet. För att kunna växa och mogna bör ansvaret öka efterhand. Exempel på uppgifter där volontären brukar vara uppskattad av alla parter är: Barn- och ungdomsverksamheter Musikverksamhet/Körer Konfirmandverksamhet Verksamhet för olika funktionsvariationer Verksamhet för äldre Diakonala verksamheter (socialt arbete) Kursverksamhet Administration och kommunikation Gudstjänstarbete Vaktmästeri Kyrkogård/förvaltning Praktiktider och ledighet Volontären skall ha praktik som räknas på en fyraveckorsperiod max 160 t/period. Med fördel planeras dessa med max 40 t/vecka, fem dagar i veckan. Tänk på att volontären har rätt till dygnsvila och veckovila. Volontären får inte extra ersättning för praktik som förläggs på kvällar och helger. Utbildningsåret har lovdagar som med fördel förläggs på höstlov, jullov samt sportlov max, 20 dagar. Om det är olämpligt för församlingens verksamheter kan parterna lokalt komma överens om andra perioder att ta ut sina lovdagar. Handledaren ansvarar för att tillsammans med volontären planera in lovdagar i god tid och dessa skall tas ut innan avslutningskursen. Praktikschema Handledaren gör tillsammans med volontären ett detaljerat praktikschema där parterna bl.a. kommer överens om vilka kvällar och helger volontären skall praktisera och när ledighet skall tas ut. Det fortlöpande schemat skall innefatta medarbetarsamlingar och liknande så att volontären blir en självklar del av församlingens arbetslag. Med jämna mellanrum ska schemat gås igenom vid handledarsamtalen för att fundera kring hur det fungerat. Se över vad som eventuellt behöver ändras på. Säkerställ att volontären får både lagom fördelning mellan uppgifter, utmaningar och fritid. Som volontär är det viktigt att lära sig se både egna och andras behov. Vikariat Volontären är en extra resurs på praktikplatsen och skall därför inte vikariera för ordinarie personal. Sjukdom Om volontären av ogiltig anledning inte kan närvara på de överenskomna 14 första dagarna på ungresursåret blir volontären av med sin utbildningsplats och mister därmed sin praktikplats. Under året anmäler volontären sjukdom till ansvarig handledare från första sjukdagen och om inte annat beslutas får volontären normalt inget avdrag på fickpengen vid sjukdom. Vid frånvaro längre än två veckor kontaktas handläggaren för att diskutera när, hur och om volontären kan komma tillbaka till sin plats. I de fall volontären blir långvarigt sjukskriven under året kan det bli aktuellt att avbryta ungresursåret. Detta initiativ kan komma från volontären, praktikplatsen eller handläggaren. 8

10 Praktikplatsbesök Alla deltagare får ett besök under året av respektive stiftskontakt. Syftet med besöket är att både volontär och handledare skall få tillfälle till en halvårsutvärdering. Tystnadsplikt Som volontär kan en i mötet med människor få förtroenden eller insikter som är svårt att förhålla sig till. Detta är viktigt att ta upp både på kurserna och under handledning. Läs gärna biskopsbrevet om tystnadsplikt ( Det även viktigt att reflektera kring hur volontären, som en del i ett arbetslag och representant för Svenska kyrkan, bör förhålla sig till både kompisgäng, ledargrupper och olika former av sociala medier. Rekommendationen är att volontären får skriva under ett papper angående tystnadsplikt. Se bilaga Vid avbrutet år Om volontären av någon anledning vill avbryta sitt år gäller en månads uppsägningstid efter det att handläggaren och praktikplatsen fått informationen. Vill praktikplatsen att volontären avslutar sitt uppdrag skall handläggaren informeras och även här gäller en månads uppsägningstid. Praktikplatsen har rätt att avbryta året om volontären misskött sig på ett sådant sätt att det påverkar det fortsatta uppdraget. I så fall skall detta vara tydligt kommunicerat i god tid till dels volontären, dels handläggaren. Praktikplatsen kan inte själva välja att avbryta året med volontären utan att handläggaren, i god tid, blivit kontaktad. Om volontären av någon anledning skulle vilja byta praktikplats skall handläggaren kontaktas för att diskutera situationen med alla inblandade parter. I första hand skall parterna försöka lösa situationen på plats, i andra hand försöker handläggaren hitta en ny praktikplats eller erbjuder plats till bibellinje på Helsjöns folkhögskola. Om ett byte inte är möjligt och volontären fortfarande inte vill vara kvar kan volontären tvingas att avbryta sitt år. 9

11 6. Handledning Handledarens uppgift Handledarens uppgift är att vara mentor för volontären. Handledningen innebär att det finns avsatt en fast tid varje vecka för coachning och planering av uppgifter, reflektion och kontinuerlig utvärdering. Dessutom skall handledare finnas med i någon eller några av de verksamheter där volontären är med. Handledaren har ansvar för introduktion och avslut för volontären på praktikplatsen. Handledaren bjuds in till två obligatoriska informations- och utbildningsdagar för handledare. Nya handledare ska träffa handläggaren för introduktion i ungresurs.nu innan läsåret påbörjas. Handledarens ansvar är att: Ge volontären handledning på de tider som planerats Vara intresserad och engagerad i de frågeställningar volontären har Ta sig tid att klargöra sina ståndpunkter och skälen till dem Erbjuda volontären att delta i lämplig fortbildning, konferenser, sammanträden osv. Föreslå volontären lämpliga uppgifter Informera volontären om Svenska kyrkan, praktikplatsen, rutiner, organisation m.m. Tillsammans med volontären kontinuerligt utvärdera uppdraget Så snart som möjligt kontakta handläggaren vid ev. handledarbyte eller avbrutet år Delta på handledardagarna Handledarsamtal Handledning är en viktig del i ungresurs.nu. Vid det första handledarsamtalet skall det göras upp om en fast tid och plats för regelbundna samtal. Det är också viktigt att prata om vad handledarsamtalen skall handla om, vilka förväntningar som finns på samtalen osv. Prata också om: Deltagande i praktikplatsens planeringsmöte etc. Praktikplatsens förväntningar på volontären Volontärens egna önskemål om uppgifter Hur året skall disponeras tidsmässigt Schemaläggning och ledighet De uppgifter som finns mellan kurserna ifrån kursledningen Skriv gärna ner vad ni kommit överens om. Ett tips är att vid det första handledarsamtalet tillsammans gå igenom denna handbok. Att tänka på Handledaren och arbetslaget måste vara medvetna om att det är mycket som är nytt och ovant för volontären. Kanske är det första gången hemifrån, på en ny plats och med eget boende. En hjälpande hand och en viss avstämning från i första hand handledaren i olika praktiska frågor även rörande saker som inte specifikt har med praktiken att göra kan underlätta. Kurserna är intensiva och väcker förhoppningsvis många tankar. Det är viktigt att fånga upp dessa i de handledarsamtal som följer efter kurserna. Samtalskontakt Året är ett intensivt och ibland utmanande år för deltagarna. Vi rekommenderar att volontären, förutom samtal med sin handledare, får hjälp att söka en samtalskontakt av mer själavårdande karaktär. Denna kontakt skall inte vara på praktikplatsen då det kan finnas behov av att samtala om just praktikplatsen. 10

12 7. Boende Allmänt Praktikplatsen skall tillhandahålla en bostad under året. Bostaden skall vara färdig att bo i vid volontärens start på praktikplatsen och bör inte vara större än ett rum och kök. Det är praktikplatsens ansvar att hitta bostad och bostadsfrågan ska vara planerad och genomtänkt när volontären gör sitt första besök. Önskvärt är att man kan besöka den tänkta bostaden och därmed få möjlighet att ställa frågor m.m. Praktikplatsen ansvarar för att skriva kontrakt, betala hyran, se till att det praktiska fungerar under året samt ha kontakt med hyresvärden. Skulle volontären inte vilja ha den bostad som erbjuds är det volontärens eget ansvar att ordna med ny bostad förutsatt att praktikplatsen godkänt detta. Det går också bra om volontären vill bo kvar hemma. Då utgår en schablonsumma för boende enligt konsumentverkets rekommendationer. Kostnader Volontären skattar för värdet på bostaden och därför är det viktigt att hålla nere kostnaden för bostaden. Ju fler kvadratmeter desto högre skatt. Om volontären har egen lägenhet eller delar lägenhet ersätts bostaden för ett rum och kök enligt skattetabellen i respektive kommun. Praktikplatsen står för el- och vattenkostnader samt internet då detta är en del av boendekostnaden. Ersättningen för boendekostnaden ska ske på något av följande sätt: Praktikplatsen tillhandahåller och bekostar boendet och volontären beskattas enligt Skatteverkets regler för den bostadsförmån som uppstår Praktikplatsen tillhandahåller boende till volontären som själv betalar hyra, praktikplatsen ger volontären ersättning som motsvarar den faktiska hyreskostnaden och den skall betalas ut tillsammans med volontärens fickpengar. Skatt dras då på den totala summan. Vid eventuella undantag skall handläggaren kontaktas. Möbler och utrustning Bostaden skall vara möblerad och det skall finnas städutrustning och köksutrustning. Standarden skall motsvara ett studentrum. Se bifogad bilaga för checklista för de möbler och den utrustning som skall finnas. Inventarielista Vi rekommenderar att praktikplatsen och volontären skriver en detaljerad inventarielista för allt som finns i bostaden. Det underlättar för båda parter vid in- och utflyttning. Inkludera även en överenskommelse om vad som händer om något går sönder utöver normalt slitage. Flyttstädning Vi rekommenderar att praktikplatsen ger volontären en städchecklista när det är dags att flytta. Praktikplatsen är den som genomför slutbesiktning av flyttstädning tillsammans med handledare och volontär. Telefon och Internet Vi rekommenderar att man får tillgång till internet både i hemmet och på praktikplatsen samt att man får en e-post genom Svenska kyrkan. 11

13 8. Ersättning och fickpengar Volontären gör ett utbildningsår inom Svenska kyrkan. Som ersättning får volontären bostad och fickpengar minus skatt på det totala beloppet. Utöver det får volontären utbildning på kurserna, handledning och möjlighet att göra en insats i Svenska kyrkan. Det behöver finnas en medvetenhet om att en under året som volontär har begränsat med pengar. För att erhålla sina fickpengar krävs det att volontären är på sin praktikplats och inte har ogiltig frånvaro. Då ersättningen räknas som en inkomst och boendet som en förmån måste skatt betalas på fickpengarna och förmånskatt för boendet. Praktikplatsen ansvarar för att fickpengarna betalas ut samtidigt som de anställda får sina löneutbetalningar, vanligtvis den 25:e varje månad. Avslutas eller påbörjas året mitt i en månad betalas bara den delen av fickpengarna ut som täcker den del av månaden som arbetat utförts. Praktikplatsen betalar förutom fickpengar och boende även terminsavgift till ungresurs.nu. Årskostnad för praktikplatsen Mat och fickpengar :- (6 800:- X 10) Bostad enligt skatteverkets regler, motsvarande ett rum och kök Terminsavgift ht 8 000:- kurser och resor Terminsavgift vt 8 000:- Kurser och resor Skatt och jämkning Som skrivits tidigare betalar volontären förmånsskatt för bostad vilket innebär att ju större bostad desto mer skatt och därmed mindre pengar netto i månaden. Volontären har möjlighet att skattejämka. Handledaren skall informera om detta och därefter ansvarar volontären själv för att göra en sådan jämkning, med uppgift om inkomst från praktikplatsen. 12

14 9. Resor Volontären gör ett antal resor under året. Kostnaden för dessa fördelas enligt följande Praktikplatsen betalar ersättning för rimliga resor under praktiken samt resan till praktikplatsbesöket i juni (se resepolicy i bilaga). Volontären kan med fördel få ett månadskort i kollektivtrafiken på orten för att förenkla småresor på praktiken och för att underlätta kontakten med andra deltagare. Ungresurs.nu står för resorna till och från kurserna samt resan från hemort i början av året och till hemort efter året samt en tur- och returresa till hemorten under året, det finns ett maxbelopp för dessa resor. Se bilaga. Volontären står själv för resor till och från praktiken, cykel rekommenderas när det är möjligt. Praktikplatsen bör kunna låna ut en cykel. För alla resor som volontären inte betalar själv gäller billigaste och mest miljövänliga alternativ. Se bilaga. Kvitton/biljetter skall redovisas till handläggare snarast efter genomförd resa. 10. Försäkringar Hemförsäkring Det är volontärens ansvar att se till att bostaden och alla personliga tillhörigheter är försäkrade under året. Volontären ska kontakta sitt försäkringsbolag för att veta vilken försäkring som passar bäst. Personförsäkring Praktikplatsen ansvarar för att hålla volontären försäkrad och ersätta eventuella skador under arbetstid på samma villkor som gäller anställda. Volontären bör själv teckna olycksfallsförsäkring för skador och olycksfall på fritiden. Under kurstillfällena inklusive resor till och från kurserna är volontären försäkrad genom Helsjöns folkhögskola/svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift. Används egen bil gäller egen bilförsäkring. Används egen bil på praktiken skall detta förankras hos handledaren innan. 13

15 11. Vad händer vid problem? Runt volontären finns ett skyddsnät av personer som kan hjälpa till vid problem: handledaren, handläggaren och kursledningen. Om det gäller en större fråga som längre eller allvarlig sjukdom, olycka eller om volontären eller praktikplatsen tycker att någon missköter sig skall alltid handläggaren, i god tid, informeras och rådfrågas för att lösa situationen. Om det uppstår konflikt mellan volontären och arbetsplatsen skall handläggaren alltid informeras. Föreslagna bilagor: Resepolicy Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift Personuppgiftspolicy - Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift Kursplan Reseräkningsinfo Avtal/överenskommelse praktikplats Överenskommelse ang. tystnadsplikt Etiska riktlinjer för arbete med åldrarna 0-18 år, Göteborgs stift 14

16

17 Personuppgiftspolicy SVENSKA KYRKANS UNGA I GÖTEBORGS STIFT 1. Tillämplighet och omfattning Denna Policy är tillämplig på alla anställda och förtroendevalda på Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift. Denna policy ska, på begäran och i enlighet med tillämplig lag, göras tillgänglig för Integritetsskyddsmyndigheten, vilken är svensk tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. I den mån dataskyddsförordningen ((EU) 2016/679) fastställer ytterligare krav ska den tillämpas vid sidan av denna policy. Om någon del av denna policy strider mot dataskyddsförordningen ska dataskyddsförordningen tillämpas i den berörda delens ställe. 2. Syfte Denna policy har tagits fram i syfte att säkerställa att Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt med hänsynstagande till individens rätt till skydd av integritet. Policyn förklarar Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts inställning vad gäller skydd av personuppgifter och fastställer instruktioner för hur dessa ska hanteras. 3. Definitioner Med personuppgifter menas i denna policy all information som direkt eller indirekt går att härleda till en identifierbar levande person, särskilt med hänvisning till en identifierare såsom namn, ID-nummer, lokaliseringsuppgifter eller onlineidentifikatorer eller faktorer som är specifika för personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Med registrerad menas i denna policy en identifierbar levande person vars personuppgifter är föremål för behandling. 4. Policy Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska följa dataskyddsförordningen och bedriva sin verksamhet på ett sätt som respekterar individers integritet. I detta avseende gäller följande för Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts behandling av personuppgifter: Laglighet, korrekthet och öppenhet. Insamling, användning och övrig behandling av personuppgifter ska ske på ett lagligt, korrekt och öppet sätt gentemot den registrerade. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska underlätta för den registrerade att utöva sina rättigheter i enlighet med dataskyddsförordningen.

18 Ändamålsbegränsning. Personuppgifter ska samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och får senare inte behandlas på ett sätt som går emot dessa ändamål. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska tillse att det finns rutiner för gallring eller avidentifiering av personuppgifter vars behandling inte längre är nödvändig för sina ursprungliga ändamål. Endast behandling på laglig grund. Personuppgifter ska endast behandlas om en laglig grund finns för behandlingen. Lagringsminimering. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska endast lagra personuppgifter så länge detta är nödvändigt för att uppfylla verksamhetens fastställda behov av behandlingen. När lagring inte längre är nödvändig av dessa skäl, ska Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift radera, begränsa eller anonymisera personuppgifterna i fråga. Information om behandling av personuppgifter. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska, i enlighet med dataskyddsförordningen, tillhandahålla information till berörda personer om behandlingen av personuppgifter. Åtkomst till personuppgifter. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska ge åtkomst till personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen. Invändningar mot behandling. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska tillse att den registrerade kan invända mot behandling som utförs på basis av ett allmänt eller berättigat intresse eller i direkt marknadsföringssyfte och ska godta en sådan begäran när det är aktuellt. Dataportabilitet. Personuppgifter ska, på begäran från den registrerade och under förutsättning att det är tekniskt möjligt, överföras från Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift till en annan organisation. I vilket fall som helst ska Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift, i de fall det är aktuellt enligt dataskyddsförordningen, kunna lämna ut personuppgifter i ett allmänt använt, strukturerat och maskinläsbart format och underlätta så långt möjligt för den registrerade att själv överföra sina uppgifter till en annan organisation. Uppgiftsminimering och korrekthet. Personuppgifter ska vara adekvata, relevanta och inte för omfattande för behandlingens ändamål och ska uppdateras vid behov. Felaktiga uppgifter ska rättas eller kompletteras, antingen på Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts eget initiativ eller på den registrerades begäran. Anlitande av personuppgiftsbiträden. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift får tilldela tredje parter uppgifter vilka innebär att de kommer att ha åtkomst till och behandla personuppgifter på Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts vägnar (personuppgiftsbiträden). Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska alltid säkerställa att personuppgiftsbiträdena uppfyller denna policys krav samt krav som följer av dataskyddsförordningen. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska särskilt ingå biträdesavtal med personuppgiftsbiträden för att kunna ställa krav på hur personuppgifterna får behandlas.

19 Personuppgifter utanför EU/EES. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska följa de restriktioner för överföring av personuppgifter till mottagare utanför EU/EES som ställs upp av dataskyddsförordningen. Integritet och konfidentialitet. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska utvärdera risker i relation till sin behandling av personuppgifter samt vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska säkerställa en tillräcklig nivå av konfidentialitet och säkerhet. Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska i synnerhet säkerställa skydd av personuppgifter mot obehörig eller otillåten behandling, förlust, förstöring eller skada genom olyckshändelse. Inbyggd integritet (privacy by design). Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska säkerställa att ITsystem och rutiner utformas med dataskyddsförordningens krav i åtanke redan från början. Dataskydd som standard (privacy by default). Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift ska säkerställa att personuppgifter inte behandlas i onödan och att IT-system och rutiner uppfyller dataskyddsförordningens krav som standard. Integritetsskydd ska vara regeln, inte undantaget. 5. Ansvar och överträdelser Samtliga arbetstagare och förtroendevalda ska ha kännedom om Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts inställning vad gäller skydd av personuppgifter och ska samarbeta med organisationen för att policyn ska kunna uppfyllas. Leverantörer och andra samarbetspartners förväntas följa denna policy i den mån de behandlar personuppgifter på Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts vägnar. Överträdelser av denna policy kan leda till disciplinära och/eller rättsliga åtgärder. Samtliga arbetstagare, förtroendevalda och samarbetspartners är skyldiga att omedelbart rapportera misstänkta överträdelser av denna policy till stiftskonsulent, kommunikatör eller ordförande för Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift. Denna policy antogs av Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stifts Arbetsutskott på delegation av Distriktsstyrelsen för Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift

20 Kursplan för ungresurs.nu - volontärår i Svenska kyrkan Årets syfte Syftet är att under tio månader (mitten av augusti mitten av juni) ge unga människor mellan år möjlighet att ställa sig till förfogande för kyrkans liv och verksamhet och undersöka vad det innebär att arbeta inom Svenska kyrkan. Året vill också ge tid och utrymme för reflektion kring det egna livet och tron. Syftet för praktikplatsen/församlingen är att få in en ung människas perspektiv i sin verksamhet och genom volontären erbjuda de unga i församlingen en förebild. Årets och kursernas upplägg Gudsbild, församlingssyn, människosyn och Bibelsyn är centrala begrepp som tillsammans formar kyrkans liv, verksamhet och inriktning. Under året ska dessa moment kontinuerligt bearbetas och reflekteras tillsammans. Utöver arbetet i församling innehåller året 15 kursdagar fördelade på tre tillfällen Bibelskola/bibelfördjupning ca en gång i månaden Kontinuerliga samtal med handledare Arbetsplatsbesök av stiftskontakt Mål för lärandet Att utrusta deltagarna genom att Tydliggöra Svenska kyrkans bekännelse, uppdrag och organisation Ge möjlighet till utveckling av och reflektion över tro och liv Öka förståelsen och beredskapen för mötet med andra Bearbeta och återkoppla årets erfarenheter Öka kunskapen om demokrati och delaktighet som bärande begrepp i organiseringen av kyrkans verksamhet I samverkan mellan Ungresurs.nu genomförs som en folkhögskolekurs i samverkan mellan Göteborgs stift, Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift och Helsjöns folkhögskola.

21 Göteborg Hej! Lite information om resor under volontäråret som ungresurs.nu betalar för dig. Ersättning för resor mellan hemorten och praktikplatsen i början och slutet av volontäråret betalas ut för billigaste färdsätt, faktiska kostnader upp till 800 kr (enkel resa). I de fall bagaget är så stort att resan genomförs med bil är ersättningen 18,50 kr/mil (även här max 800 kr). Under volontäråret står ungresurs.nu även för en hemresa, faktiska kostnader upp till 750 kr (tur och retur). Hör med din praktikplats om de beställer och lägger ut för din resa. Om de inte gör det ska kvitto skickas inom tre månader, under adress: ungresurs.nu volontärår i Svenska kyrkan Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift Box Göteborg Inskannade kvitton kan också skickas via e-post, till: ungagbg@svenskakyrkan.se Hälsningar Cecilia Cedergren Handläggare för ungresurs.nu Cecilia Cedergren cecilia.cedergren@svenskakyrkan.se

22 BILAGA 5 - Avtal mellan volontär och praktikplats Praktikplatskontrakt Volontär Församling UNGRESURS.NU SVENSKA KYRKANS UNGA I GÖTEBORG GÖTEBORGS STIFT HELSJÖNS FOLKHÖGSKOLA Volontärens uppgifter Volontärens namn: Född: (ÅÅMMDD-NNNN): Mobil: Adress: Postnr: Ort: Anhörigs uppgifter: Mobil: Epost: Anhörigs uppgifter: Mobil: Stiftskontakt uppgifter Stiftskonsulent: Tel: Stift: Epost: Praktikplats/församlings uppgifter Församling/pastorat: Tel: Handledare: Tel: Adress: Postnr: Ort: Org.nr: E-post: På kurs: På praktikplatsen/församlingen: Tid: Tre kurstillfällen på två terminer Tid: Fem dagar per vecka tillsvidare Innehåll: Tydliggöra Svenska Kyrkans bekännelse, uppdrag och organisation Ge möjlighet till utveckling av och reflektion över tro och liv Öka intresset för de kyrkliga yrkesprofilerna Avtalsperiod: 10 månader från och med: Innehåll: Det är av stor vikt att praktikplatsen kan ge volontären meningsfulla uppgifter under hela arbetsåret. 5 dagar per helgfri vecka. Volontärens ersättning är bostad och fickpengar (mat och fickpengar :- (6 000:- x 10 månader) minus skatt på det totala beloppet. Ort/Datum Volontär Handledare Ansvarig i församlingen Svenska kyrkans unga i Göteborg POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON WEBSIDA Box Lilla Bommen Göteborg

23 BILAGA 5 - Avtal mellan volontär och praktikplats Praktikplatskontrakt Volontär Församling UNGRESURS.NU SVENSKA KYRKANS UNGA I GÖTEBORG GÖTEBORGS STIFT HELSJÖNS FOLKHÖGSKOLA Mål och innehåll Ungresurs.nu är huvudman för utbildningen och ansvarar för planering, uppföljning och utvärdering av volontärens samlade utbildning. Församlingen/handledaren Utbildningen genomförs under ledning av handledare som är kunnig inom yrkesområdet. Det är handläggaren på ungresurs.nu ansvar att försäkra sig om att handledaren har den kompetens som krävs. Personalutrymmen står till volontärens förfogande. Volontären inordnas i den ordinarie arbetarskyddsverksamheten på praktiksplatsen. Stiftskontakten Handläggaren eller stiftskontakten besöker volontärer och praktikplatsen vid problem eller konflikter under året. Volontären Följer uppförandekoder, arbetstider och rutiner på praktikplatsen samt gällande skydds- och hanteringsföreskrifter. Volontären informerar alltid handledaren i förväg om frånvaro vid sjukdom eller annan frånvaro. Praktiken är en del av utbildningen och kan bara avbrytas med godkännande av handläggaren. Om volontären av någon anledning vill avbryta sitt år gäller en månads uppsägningstid efter det att handläggaren och praktikplatsen fått informationen. Om volontären av någon anledning skulle vilja byta praktikplats skall handläggaren kontaktas för att diskutera situationen både med alla parter. I första hand skall man försöka lösa situationen på plats, i andra hand försöker handläggaren hitta en ny praktikplats eller erbjuder plats till bibellinje på Helsjöns folkhögskola. Om ett byte inte är möjligt och volontären fortfarande inte vill vara kvar kan volontären tvingas att avbryta sitt år. Försäkring Personförsäkring Praktikplatsen ansvarar för att hålla volontären försäkrad och ersätta eventuella skador under arbetstid på samma villkor som gäller anställda. Volontären bör själv teckna olycksfallsförsäkring för skador och olycksfall på fritiden. Under kurstillfällena inklusive resor till och från kurserna är volontären försäkrad genom Helsjöns folkhögskola/svenska Kyrkans Unga. Används egen bil gäller egen bilförsäkring. Används egen bil på praktiken skall detta förankras hos handledaren innan. Ersättning Volontärens ersättning är bostad och fickpengar minus skatt på det totala beloppet. För att erhålla sina fickpengar krävs det att volontären är på sin praktikplats och inte har ogiltig frånvaro. Praktikplatsen ansvarar för att fickpengarna betalas ut samtidigt som de anställda får sina löneutbetalningar, vanligtvis den 25:e varje månad. Avslutas eller påbörjas året mitt i en månad betalas bara den delen av fickpengarna ut som täcker den del av månaden man arbetat. Anställning är max 10 månader, ersättning utgår under den tid som volontären tjänstgör. Praktikplatsen betalar förutom fickpengar och boende även terminsavgift till Ungresurs.nu. Årskostnad för praktikplatsen Mat och fickpengar :- (6 000:- X 10) Bostad - enligt skatteverkets regler, motsvarande ett rum och kök* Terminsavgift ht 7 500:- kurser och resor Terminsavgift vt 7 500:- Kurser och resor * Svenska kyrkans unga i Göteborg POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON WEBSIDA Box Lilla Bommen Göteborg

24 Förbindelse om tystnadsplikt för frivillig medarbetare I Svenska kyrkans verksamhet gäller enligt lag en offentlighetsprincip som innebär att var och en i princip har rätt att ta del av uppgifter som finns i Svenska kyrkans handlingar. Rätten att ta del av uppgifter är dock begränsad i vissa fall som närmare beskrivs i kyrkoordningens 54:e kapitel. I sådana fall gäller också, för dem som är anställda i Svenska kyrkan, en motsvarande tystnadsplikt enligt kyrkans kollektivavtal. Tystnadsplikten tar över den yttrandefrihet som annars gäller för alla medborgare enligt svensk grundlag. Detta innebär att om det finns ett förbud att röja en uppgift enligt kyrkoordningen får uppgiften inte lämnas ut, vare sig skriftligen genom att handlingen lämnas ut, eller muntligen. På så sätt kan bl.a. känsliga uppgifter om enskilda personer skyddas. Att frågor om offentlighet och tystnadsplikt hanteras korrekt och med omdöme i all verksamhet som Svenska kyrkan bedriver, är av avgörande betydelse för kyrkans trovärdighet. De människor som deltar i församlingens verksamhet, eller på annat sätt kommer i kontakt med församlingens medarbetare, oavsett om dessa är anställda eller medverkar ideellt, måste kunna lita på att uppgifter om deras personliga förhållanden inte förs vidare. Enligt 54 kap. 13 a i kyrkoordningen är den som i kyrkans verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd skyldig att genast anmäla detta till socialnämnden. Skyldigheten att anmäla missförhållanden rörande barn ger en tydlig signal om hur kyrkan anser att de som deltar i verksamheten ska agera, samt hur kyrkan ser på värdet av barns skydd. Anmälningsskyldigheten bryter därför tystnadsplikten för frivilliga medarbetare. Åtagande Som frivillig medarbetare i X församling förbinder jag mig att följa kyrkoordningens bestämmelser om förbud att röja uppgifter och att iaktta tystnadsplikt för de uppgifter som enligt förbuden inte får lämnas ut. Jag förbinder mig vidare att iaktta min anmälningsskyldighet om jag i kyrkans verksamhet får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd. Åtagandet gäller under den tid jag medverkar i församlingens verksamhet men också när jag har slutat, för uppgifter som jag har fått del av i samband med mitt deltagande i verksamheten. Jag har informerats om de regler om offentlighet och tystnadsplikt som gäller inom Svenska kyrkan. Att ovanstående medarbetare har informerats om de regler om offentlighet och tystnadsplikt som gäller inom Svenska kyrkan samt om vikten av tystnadsplikt i församlingens verksamhet intygas härmed. Ort och datum Församling och datum Namn Namn

25 Vem? Ansvar och tillsyn Dessa riktlinjer ska överlämnas till alla organisationer som Göteborgs stift samarbetar med kring barn och unga. Det blir respektive organisations uppgift att: göra ledarna medvetna om barnoch ungdomsverksamhetens syfte och mål i sin ledarutbildning diskutera frågor kring gränssättning, integritet och kränkningar ha en genomarbetad och väl förankrad policy angående tobak, alkohol och sexualetik i ledarteamet hålla de etiska frågorna och samtal om dessa levande bland barn, unga och ledare Efter genomförda arrangemang skall ansvarig ledare se till att eventuella incidenter kommer till ansvarig organisations kännedom. Om riktlinjerna inte följs har ansvarig huvudledare det yttersta ansvaret att se till att lämpliga åtgärder vidtas. När det gäller bemötande och förebyggande av sexuella övergrepp hänvisas till Göteborgs stifts informationsfolder Sexuella övergrepp och Svenska kyrkans ansvar. Lagen om registerkontroll 2013:852 ger arbetsgivaren rätt att begära in utdrag ur polisens belastningsregister för de som erbjuds anställning, uppdrag eller praktiktjänstgöring. För vidare information se Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations informationsblad Observera nr. 19 från december Etiska riktlinjer för arbetet bland barn och unga 0-18 år i Göteborgs stift Ovanstående riktlinjer är utarbetade i samarbete mellan Göteborgs stift och Svenska Kyrkans Unga i Göteborgs stift. Antagna av domkapitlet den 4 september 2014.

26 FN:s barnkonvention säger: Ett barn är varje människa under 18 år. Varför? Människosyn och värdegrund Bibeltexter om hur Gud skapade människan till sin avbild, om varje människas absoluta och okränkbara värde och om människans ansvar för hela skapelsen får motivera vår förståelse av att alla människor har lika värde. Barn- och ungdomsverksamheten är en helhet som ska präglas av en värdegrund där betoningen av människans okränkbara värde ska vara en del av den kultur och det förhållningssätt som genomsyrar arbetet. Barn och unga i vårt arbete ska känna sig trygga i en gemenskap där de blir respekterade oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Vi vill också sträva efter att ingen ska behöva avstå från att delta i vår verksamhet på grund av ekonomiska skäl. Vad? Regler för gemenskapen De lagar som gäller i samhället utgår från att tobak och snus inte är tillåtet för dem som är under 18 år. För dem som är över 18 år gäller i våra sammanhang att rökning respektive snusning endast får ske på anvisade platser och tider. Alkohol är inte tillåtet för dem som är under 18 år. I arbetet bland barn och unga får inte heller de över 18 år inneha eller nyttja alkohol. Andra droger, som inte är föreskrivna av läkare, är helt förbjudna. Kränkningar av olika slag, exempelvis mobbning eller sexuella trakasserier är förbjudna, såväl i de fysiska mötena som i de möten som sker via internet. Handlingar av sexuell karaktär mellan barn/unga och ledare eller andra vuxna i verksamheten får inte förekomma. Det är i alla sammanhang olämpligt att utnyttja någon i beroendeställning för att inleda eller upprätthålla kärleksrelationer eller relationer av sexuell karaktär. Alla har ett ansvar för att hantera sina känslor så att inte gemenskapen i verksamheten äventyras. I 0-18 års-arbetet skall normer som leder till begränsningar och förtryck av en människas fysiska, psykiska, sociala och andliga liv aktivt synliggöras och ifrågasättas! Svenska kyrkans kyrkoordning menar att i kristen tro intar barnen en särställning och de behöver därför särskilt uppmärksammas i kyrkans verksamhet. Hur? Förverkligande I arbetet med barn och unga finns många redskap för att skapa god gemenskap, såsom lekar, skapande verksamhet, samarbetsövningar och upplevelsevandringar. Att vara ledare bland barn och unga innebär att vara en förebild för dem som deltar. Ingen ska behöva utsättas för påtryckningar som kan leda till att man: ställs inför tvingande grupptryck eller kränkande situationer känner sig tvingad att uttrycka sin tro på ett visst sätt känner sig begränsad av könsstereotypa uttryck utsätts för integritetskränkande och förnedrande lekar eller lekar med sexuella undertoner behöver höra sexualiserat språk eller förnedrande kommentarer