Valfrihetssystem enligt LOV för insatser inom kommunala åtgärdsprogram coach/mentorer för arbetslösa

Transkript

1 Upphandlingsdokument - Upphandlarversion Upphandlande organisation Upphandling Sollentuna kommun Valfrihetssystem enligt LOV för insatser inom kommunala åtgärdsprogram coach/mentorer för arbetslösa Kajsa Gradin 2014/0003 UPPH 155 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen Valfrihetssystem enligt LOV för insatser inom kommunala åtgärdsprogram coach/mentorer för arbetslösa 1 Uppdragsbeskrivning 1.1 Inledning Sollentuna kommun har en ambition att utveckla sitt arbete för att skapa ytterligare förutsättningar för människor som av olika skäl befinner sig utanför arbetsmarknaden att komma i egen försörjning. Som ett led i detta bildades Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden den 1 januari Syftet med den nya nämnden är att få ett tydligare fokus på utbildning, jobb och möjligheter till egen försörjning för dem som kommer i fråga för arbetsmarknadsåtgärder från kommunens sida, samt att minska beroendet av försörjningsstöd. Vidare ska nämnden också fokusera på gruppen unga som varken studerar eller arbetar. Ett nytt kontor startades upp i februari 2013 som bland annat har som uppgift att ta emot ovanstående grupp och göra en bedömning av vilket behov av insats som individen behöver innan val av utförare sker. Från och med 1 april 2013 startar ett valfrihetssystem för ovan nämnda insatser, där utförare löpande kan bli godkända. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden vill härmed bjuda in utförare att ansöka om godkännande i kommunens valfrihetssystem för att tillhandahålla stöd till ovan nämnda grupp. Detta förfrågningsunderlag reglerar utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens (nedan kallad beställaren) bestämmelser kring de åtaganden som är förenat med uppdraget. Vidare benämns leverantörer utförare och individer som deltar i en insats benämns deltagare. 1.2 Målsättning Målsättningen är att insatserna ska stärka deltagarnas möjligheter att antingen få stadigvarande arbete, gå vidare till studier eller starta eget företag. 1.3 Målgrupper Utskrivet: :52 Sida 1 av 19

2 Målgruppen är arbetslösa som har ekonomiskt bistånd, nyanlända som behöver stöd för inträde på arbetsmarknaden, dels ungdomar mellan år som omfattas av kommunens uppföljningsansvar och dels unga mellan år. 1.4 Tjänsternas omfattning och innehåll Behovet av stöd på väg till egen försörjning är individuellt. En utgångspunkt är att utföraren har ett entreprenöriellt förhållningssätt vilket innebär att stödja deltagarna i att ta initiativ, ansvar och att omsätta idéer till handling. Insatsen ska bidra till att deltagaren får kännedom om sina kompetenser och därmed sina möjligheter på arbetsmarknaden. Insatserna ska innefatta moment som utifrån individuella behov möjliggör för deltagaren att själv eller med stöd av utföraren, komma vidare till arbete eller studier. En kartläggning görs tillsammans med deltagaren. Denna utmynnar i en individuell handlingsplan i vilken nivån på insatsen framgår. Planen utgör grunden för överenskommet uppdrag mellan kommunen och utföraren. Omfattningen av kontakten mellan deltagare och coach kan vid behov specificeras i handlingsplanen. Deltagaren väljer själv vilken utförare som denne vill ta stöd av. Beställaren kan därför inte lämna någon volymgaranti på antal uppdrag till utföraren. Utförare som ansöker om godkännande att utföra de aktuella tjänsterna bestämmer själv kapacitetstak samt inom vilka områden och nivåer som utföraren vill verka. 1.5 Tjänsternas innehåll Nivåer Vid nivåbedömning beaktas behovet av stöd samt tillgängliga insatser från andra instanser, som exempelvis Arbetsförmedlingen. Nivå 1 (3 månader) Avser insatser för individer som utifrån ovanstående bedöms ha behov av en kortare insats på tre månader. Nivå 2 (4-6 månader) Avser insatser för individer som står längre från arbetsmarkanden där en längre insats bedöms nödvändig för att deltagaren ska nå målet. Det innebär mer kontakt med deltagaren i syfte att väcka motivation och synliggöra möjliga handlingsalternativ för att nå en lösning. Nivå 3 (7-12 månader) Avser individer som står långt ifrån arbetsmarknaden. Här behövs ytterligare insatser som ska ge besked om individens möjligheter att få arbete på den öppna arbetsmarknaden. Förlängning av insats: Handläggaren på Möjligheternas kontor kan vid behov fatta beslut om eventuell förlängning av insatsen. Ansöker ni om att få bedriva verksamhet inom alla nivåer? (/ svar) Ansöker ni om att få utföra insatser på nivå 1? (/ svar) Ansöker ni om att få utföra insatser på nivå 2? (/ svar) Ansöker ni om att få utföra insatser på nivå 3? (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 2 av 19

3 1.6 Tid för tjänsternas utförande Samtliga aktuella tjänster ska utföras mellan vardagar såvida inget annat överenskoms i det enskilda fallet. Accepterar ni kravet under avsnitt 1.6 Tid för tjänsternas utförande? (/ svar) 1.7 Kapacitetstak Utförare kan medges begränsning i kapacitet i antal timmar per månad. Önskar ni begränsning i kapacitet? (/ svar) Vid ett svar ja, ange omfattningen av era möjligheter att utföra insatserna. (Fritextsvar) 2 Administrativa bestämmelser 2.1 Ansökan om godkännande Ansökan Ansökan ska vara skriftlig, skriven på svenska språket och i enlighet med angivna förutsättningar. Samtliga positioner i förfrågningsunderlaget ska besvaras i sin helhet och begärda handlingar ska vara bifogade. Reservationer accepteras inte. Anbudet får inte lämnas via e-post, telegram, telefax eller på pappersformat/skriftligen till kommunen. Anbudet får därför endast ges in elektroniskt genom Vismas system Tendsign som tillhandahålls av kommunen. Frågor kring ansöknings- och godkännandeprocessen besvaras genom frågor- och svarsfunktionen i Visma TendSign Komplettering till ansökan Sollentuna kommun får medge att en sökande rättar en felskrivning eller något annat uppenbart fel i ansökan. Beställaren får även begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras Handläggningstid och godkännande Beställaren handlägger och godkänner kompletta ansökningar löpande. Handläggningstid tar normalt fyra veckor. Därefter fattas beslut inom tre veckor. Undantag gäller dock för sommaruppehåll och längre sammanhängande helgdagar där tiden för godkännande kan bli längre. Kontrakt upprättas efter att utförare blivit godkänd. För att få och behålla sitt godkännande ska utföraren vid varje given tidpunkt uppfylla villkoren i förfrågningsunderlaget, dess bilagor samt avtal. Om utföraren inte blivit godkänd eller känner sig felaktigt behandlad kan denne välja att begära rättelse i förvaltningsdomstol. Ansökan om rättelse ska göras skriftligen inom tre veckor. Utförare kan efter avslag, inkomma med en ny komplett ansökan. Utskrivet: :52 Sida 3 av 19

4 Vid ny ansökan från utförare, där avtalet tidigare har hävts, måste utföraren för att åter bli godkänd i en ny komplett ansökan visa att åtgärder har vidtagits för att bristerna inte ska upprepas Kvalificering för godkännande När ansökan inkommit sker en kontroll av att utföraren utformat sin ansökan i enlighet med angivna förutsättningar och bifogat de handlingar som begärts. Begärda uppgifter samt Sollentuna kommuns kontroll enligt nedan ska visa att företaget har ekonomisk stabilitet, fullgjort sina juridiska skyldigheter, samt har kompetens och kapacitet att genomföra uppdraget. Utförare med komplett ansökan kallas till ett möte. Vid mötet görs en avstämning av beställarens förväntningar på utföraren och utförarens förståelse för uppdraget. Det som framkommer vid mötet utgör ett underlag för bedömning av om utföraren har kompetens och kapacitet att genomföra uppdraget. Deltagande på detta möte är obligatoriskt för att utföraren ska kunna bli godkänd. 2.2 Fullständig ansökan Ansökan ska vara fullständig i enlighet med föreskrivna krav samt beskrivningar, bilagor och redogörelse enligt det som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Utföraren ska godkänna förfrågningsunderlagets intentioner och ska-krav. Ange företagsnamn, organisationsnummer, adress, namn på firmatecknare eller dennes ställföreträdare. Ange er kontaktperson under ansökningstiden med namn, telefonnummer samt e-postadress. (Fritextsvar) Utföraren bekräftar att ansökan är fullständig (/ svar) Utföraren bekräftar att samtliga intentioner och ska-krav i förfrågningsunderlaget är godkända (/ svar) Beställaren bekräftar att utförarens ansökan är fullständig (/ svar) 2.3 Ansökans giltighetstid Ansökan ska vara bindande i sex månader. Accepterar ni kravet under avsnitt 2.3 Ansökans giltighetstid? (/ svar) 2.4 Kontrolluppgifter från Skatteverket Kontroll att krav i enlighet med Blankett SKV 4820, leverantörskontroll, från Skatteverket eller motsvarande blankett för utländska anbudsgivare kommer att göras av Sollentuna kommun. Utskrivet: :52 Sida 4 av 19

5 Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. För företag under bildande gäller att företaget ska vara bildat vid ansökanstillfället. Företaget ska senast vid ansökanstillfället inneha F-skattsedel. Utföraren försäkrar att denne har fullgjort sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter (/ svar) Enligt beställarens kontroll har utföraren fullgjort sina åligganden gällande skatter och sociala avgifter. (/ svar) 2.5 Registreringsbevis från Bolagsverket Anbudssökande ska vara registrerad i aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register, som förs i det land där anbudssökandens verksamhet är etablerad. Är företaget registrerat hos Bolagsverket (eller för utländskt företag motsvarande myndighet i hemlandet) (/ svar) Enligt beställarens kontroll finns aktuellt registreringsbevis (/ svar) 2.6 Lagenligt ställda krav Utföraren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Det innebär att kommunen kan komma att utesluta anbudsgivaren från deltagande i upphandlingen om förhållanden enligt 7 kapitlet LOV 1-2 föreligger. Utföraren bekräftar att lagligen ställda krav gällande registrerings-, skatte- och avgiftsskyldighet uppfylls. (/ svar) Beställaren har kontrollerat att utföraren uppfyller lagenligt ställda krav (/ svar) 2.7 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivare ska ha en stabil och ekonomisk bas. Krav på företaget är bästa möjliga rating enligt kreditupplysningsföretagets Creditsafes skala, dock lägst eller motsvarande grad enligt annan företagsupplysning eller på annat sätt. Beställare kan komma att kontrollera anbudsgivarens uppgifter. För mer information om kreditupplysning kontakta upphandlingsenheten. Vid gemensam organisation, konsortium, gäller att var och ett av de ingående företagen ska erhålla ovan angivna omdöme från Creditsafe eller motsvarande grad enligt annan företagsupplysning eller på annat sätt. Utskrivet: :52 Sida 5 av 19

6 Anbudssökande som inte är skyldig att upprätta årsredovisning/årsbokslut ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller på begäran lämna referens till bank eller annan finansiär. Anbudssökande som har ett nystartat företag eller företag under bildande ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa t ex aktiekapital eller på annan begäran tillhandahålla en finansiell säkerhet ( t ex lämna bankgaranti eller koncerngaranti samt på begäran kunna redovisa referens till bank eller finansiär eller på annat lämna förklaring, så att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar ekonomiskt stabilitet. Beställaren kommer själv och i samverkan med myndigheter att löpande kontrollera utförarens uppgifter. Utföraren bekräftar att denne uppfyller kraven på ekonomisk och finansiell ställning (/ svar) Beställaren har genom kontroll bekräftat utförarens ekonomiska och finansiella ställning (/ svar) Väljer utföraren att styrka sin ekonomiska status på annat sätt ska dessa handlingar bifogas ansökan. Skriv vilka bilagor som bifogas gällande detta krav. (Fritextsvar) 2.8 Ansvars- och allriskförsäkring Uppgift om ansvars- och allriskförsäkring relevant för uppdraget (kopia på försäkringsbevis kan lämnas vid avtalstecknande). Har ni tecknat en ansvars- och allriskförsäkring? (/ svar) Bifogas ansvars- och allriskförsäkring ansökan? (Fritextsvar) 2.9 Referenser Anbudssökanden ska lämna in svar från 2 referenser. Svar ska lämnas in på den blankett som finns bifogad som bilaga. Referensernas svar ska scannas och bifogas ansökan. Referenserna ska vara för liknande uppdrag under de senaste två åren. Referenterna ska ge poäng 1 till 5 för varje delfråga samt vid behov lämna kommentarer. För att utföraren ska få sin ansökan godkänd måste utföraren få en snittpoäng på lägst 3 från sina två referenter. För referensfrågor se bilaga. För nybildade företag gäller att personliga referenser istället kan lämnas avseende företrädarna (de fysiska personerna) för företaget. Referenserna ska vara från liknande uppdrag som har bedrivits inom de senaste två åren. Utföraren bekräftar att referensernas svar bifogats anbudet. (/ svar) Beställaren har kontrollerat att referenser bifogats ansökan. (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 6 av 19

7 Uppfyller referenserna beställarens ställda krav? (/ svar) 2.10 Avtalstid Avtalstiden är 1 år med automatisk årsvis förlängning, om inte beställaren beslutar annat. I övrigt se avsnitt nedan förändring av villkor samt avsnitt upphörande av valfrihetssystem. Accepterar ni kravet under avsnitt 2.10 Avtalstid? (/ svar) 2.11 Ickevalsalternativ För personer som inte själv kan välja utförare erbjuder beställaren ett så kallat ickevalsalternativ i form av en i förväg uppställd turordningslista med utförare. Utförare som godkänts som utförare kan välja att ingå i turordningslistan för ickevalsalternativ. Som utförare vill jag finnas med på den i förväg uppställda turordningslistan? (/ svar) 2.12 Skyldighet att ta uppdrag Utföraren ska ta emot de deltagare som godkänts av beställaren inom ramen för eventuellt kapacitetstak eller områdes/nivåbegränsning. Befintliga beställningar som utökas ska inte begränsas av kapacitetstak. Från och med den tidpunkt utföraren har fått en beställning av ett uppdrag ska åtagandet i normalfallet kunna påbörjas inom tre dagar. Underhandsbesked om nytillkommande uppdrag lämnas så snart så kan ske. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 2.12 Skyldighet att ta uppdrag? (/ svar) 2.13 Presentation av utföraren För att deltagaren ska kunna göra ett aktivt val sammanställer beställaren ett informationsmaterial för varje godkänd utförare. Utföraren ska senast i samband med avtalstecknande lämna över information om sig själv och sin verksamhet enligt de riktlinjer som beställaren bestämt. Accepterar ni kravet under avsnitt 2.13 Presentation av utförare? (/ svar) 2.14 Utförarens marknadsföring Utförarens marknadsföring får inte ske aggressivt utan ska ske i enlighet med god marknadsföringssed, med stor respekt för deltagare och övriga utförare. Avsteg från kravet kan leda till avtalets upphörande. Utskrivet: :52 Sida 7 av 19

8 Accepterar ni kravet under avsnitt 2.14 Utförarens marknadsföring? (/ svar) 2.15 Lagar och regler Utföraren ska bedriva verksamheten enligt gällande lagar och regler samt allmänna råd, riktlinjer och förordningar på området. Accepterar ni kravet under avsnitt 2.15 Lagar och regler? (/ svar) 2.16 Arbetsgivaransvar Utföraren är arbetsgivare och helt ansvarig för drift och skötsel av verksamheten, inkluderat arbetsmarknadsförsäkring för personalen. Accepterar ni villkoret under avsnitt 2.16 Arbetsgivaransvar? (/ svar) 2.17 Huvudmannaskap Kommunen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten och beslutar i alla frågor som innefattar myndighetsutövning. Accepterar ni villkoret under avsnitt 2.17 Huvudmannaskap? (/ svar) 2.18 Administrativa system Informationssäkerhet Hantering av skyddsvärd information ställer allt högre krav på ett aktivt informationssäkerhetsarbete vilket också lagstiftaren (PDL, PuL m.fl.) och tillsynsmyndigheterna (DI m.fl.) tar fasta på. För Sollentuna kommun är det av största vikt att deltagaren känner sig trygg med att all informationshantering i verksamheten sköts på ett kvalitets- och säkerhetsmässigt korrekt sätt. Kommunens höga ambitioner inom informationssäkerhetsområdet avspeglas i informationssäkerhetspolicyn, vilken är vägledande för all kommunal verksamhet. Det är ytterst varje utförare som bär ansvaret för att kommunens höga ambitioner upprätthålls och att alla omvärldskrav uppfylls IT-säkerhet Utföraren ska följa gällande lagstiftning, föreskrifter samt kommunens gällande informationssäkerhetspolicy samt riktlinjer för informationssäkerhet. Utföraren ska säkerställa att obehöriga inte får tillgång till eller information från systemen. Utföraren får inte, utan utbildnings- och arbetsmarknadskontorets skriftliga medgivande, kopiera uppgifter i verksamhetssystemen till något annat register eller verksamhetsprogram. Utföraren ska säkerställa att uppdaterat virusprogram och brandvägg finns på utförarens utrustning. För hantering av rutiner, information, IT-system och kommunikation ska utföraren i allt väsentligt efterleva de inom Kommunförbudet Stockholms Län (KSL) och Sollentuna kommun antagna 16 principer för samverkan, se bilaga 16 principer för samverkan. Utskrivet: :52 Sida 8 av 19

9 Accepterar samtliga krav under avsnitt 2.18 Administrativa system? (/ svar) 2.19 Utförarens lokaler och utrustning Lokalerna ska vara lämpliga och utrustade för den verksamhet som utföraren avser bedriva. Det innebär att: utrymme för enskilda möten och aktiviteter i grupp skall finnas lokalerna skall uppfylla riktlinjerna om tillgänglighet framtagna av myndigheten för handikappolitisk samverkan ( lokalerna skall vara godkända av brandskyddsmyndigheten för den verksamhet som avses bedrivas utföraren tillhandahåller nödvändig utrustning såsom datorer, skrivare internetuppkoppling etc utan kostnad för deltagaren Accepterar ni villkoret under avsnitt 2.19 Utförarens lokaler och utrustning? (/ svar) 2.20 Teknisk försörjning Utföraren tecknar och bekostar själv abonnemang och leveransavtal för nödvändig teknisk försörjning med respektive leverantör. Accepterar ni villkoret under avsnitt 2.20 Teknisk försörjning? (/ svar) 3 Kvalitetskrav på utförarens verksamhet 3.1 Kvalitetskrav på utförarens verksamhet Utföraren ska i dialog med deltagaren utföra aktuella insatser i enlighet med denna upphandling. Uppdragets krav är att de individuella aktiviteterna som anges i handlingsplan och genomförandeplan blir uppfyllda. Aktiviteterna ska syfta till att nå handlingsplanens mål. En kontinuerlig avstämning med kommunen ska ske. Verksamheten ska bedrivas religiöst och politiskt obundet och med beaktande av allas likhet inför lagen, saklighet och opartiskhet. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 3.1 Övergripande kvalitetskrav? (/ svar) 3.2 Kvalitet Insatserna ska ha god kvalitet. Med god kvalitet avses bland annat deltagarens upplevelse av att samarbetet med utföraren bidrar till att uppnå målet. God kvalitet kännetecknas även av att arbetet präglas av pålitlighet, trovärdighet, tillgänglighet samt en god kommunikations-förmåga. Detta gäller både i kontakten med deltagaren liksom med kommunen i övrigt. Utföraren förväntas sträva efter ständiga förbättringar utifrån rådande förutsättningar och Utskrivet: :52 Sida 9 av 19

10 uppdraget ska utföras på ett adekvat och professionellt sätt. Utöver ovanstående definierar beställaren även god kvalitet med nedanstående kriterier Kontinuitet Insatserna ska samordnas med så få personer som möjligt inblandade för att säkerställa god kontinuitet Kontaktperson Varje deltagare ska ha en kontaktperson. Utföraren ska ha skriftig dokumentation/rutin för kontaktmannaskap som ska följas Deltagarens byte av utförare Utförare ska underlätta deltagare byte och säkerställa att god kvalitet och säkerhet i samband med bytet bibehålls. Utförare ska ansvara för att bytet sker med minsta möjliga negativa påverkan för deltagaren och andra berörda. Vid byte överförs resterande tid till den nya utföraren Flexibilitet Utföraren ska tillsammans med deltagaren planera för hur när och på vilket sätt insatserna ska utföras och hur tiden ska disponeras Självbestämmande och integritet Insatserna och utförandet av dem ska utformas utifrån deltagarens behov och förmåga. Det innebär att utföraren ska betrakta deltagaren som sin uppdragsgivare inom ramen för insatsen vilket ställer krav på personalens professionella förmåga och förhållningssätt Genomförandeplan En genomförandeplan utifrån den individuella handlingsplanen ska upprättas av utföraren tillsammans med deltagaren och lämnas inom tio dagar till kommunens kontaktperson. Planen ska beskriva hur och när insatserna praktiskt ska genomföras samt hur uppföljning ska ske. Planen undertecknas av utföraren, kontaktpersonen och deltagaren och görs känd för all personal. Utföraren ska omgående informera kommunens kontaktperson i om ändringar av genomförandeplanen blir nödvändig Tystnadsplikt och sekretess Utföraren ska tillse att samtlig personal inom verksamheten undertecknar och får kännedom om tystnadsplikt och sekretess enligt gällande lagar för uppgifter om den enskildes hälsotillstånd, personliga tillstånd eller personliga förhållanden, och tillse att denna tystnadsplikt och sekretess efterlevs Dokumentation Utföraren ska ansvara för att löpande dokumentation av insatser görs och förvaras i enlighet med gällande författningar och myndighetsföreskrifter. Utföraren ska följa av Sollentuna kommun upprättad dokumenthanteringsplan vad gäller bevarande och gallring samt leverans till kommunarkivet. I det fall utförarens uppdrag upphör och uppdraget övergår till ny utförare ska handlingarna överlämnas till denne på sätt som utbildnings- och arbetsmarknadskontoret bestämmer. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 3.2 Kvalitet? (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 10 av 19

11 3.3 Åtgärder vid brister i verksamheten Vid brister i verksamheten kommer beställaren vidta följande åtgärder: Varning Vid misstanke/kännedom om brister i verksamheten som inte är avgörande för kvaliteten på verksamheten kan kommunen utdela en varning. Varningen ska innehålla en information om orsaken, krav på åtgärdsplan och utföraren ska ges rimlig tid att åtgärda bristen Varning med intagningsstopp Vid misstanke/kännedom om väsentliga brister i verksamheten kan kommunen besluta om intagningsstopp. Det innebär att utföraren inte är valbar av deltagaren till dess att frågan utretts. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 3.3 Åtgärder vid brister i verksamheten? (/ svar) 4 Krav på utförarens organisation och styrning 4.1 Organisation och styrning Utföraren ska vara väl insatt i sina styrdokument och den lagstiftning som gäller för verksamheten. Accepterar ni kravet under avsnitt 4.1 Organisation och styrning? (/ svar) 4.2 Ledning Företagets ledning samt person med övergripande ansvar för verksamheten ska ha dokumenterad erfarenhet av likartad verksamhet och adekvat utbildning. En chef för verksamheten med erforderlig utbildning och erfarenhet ska finnas för verksamheten. Utsedd person ska rapporteras till beställaren. Vid chefsbyte ska detta anges till beställaren. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.2 Ledning? (/ svar) Redovisa i bifogad bilaga en presentation av företagets huvudsakliga verksamhetsinnehåll, företagets ägarstruktur och organisation, företagets ledning, företagsidé och eventuell profilering, antal år i branschen samt antal anställda. Skriv vilka bilagor som bifogas gällande detta krav (Fritextsvar) Redovisa i bifogad bilaga vilken utbildning och erfarenhet som företagets ledning har samt vilken utbildning och erfarenhet som person med övergripande ansvar har. Bevis på att kraven gällande utbildning och erfarenhet uppfylls ska biläggas. Skriv vilka bilagor som bifogas gällande dessa krav. (Fritextsvar) Bedöms utföraren uppfylla de beskrivna kraven? (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 11 av 19

12 4.3 Personalens kompetens Utförarens personal ska ha adekvat utbildning och erfarenhet av arbetet, såsom exempelvis samhällsvetenskaplig- eller beteendevetenskapligexamen på kandidatnivå samt erfarenhet av coachning. Personalen ska behärska det svenska språket i tal och skrift. Utföraren ska tillse att personalen kontinuerligt ges erforderlig utbildning, fortbildning och handledning för att vid varje tillfälle vara lämpade att utföra sina arbetsuppgifter. Personalens engagemang och erfarenhet ska tas tillvara och stimuleras. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.3 Personalens kompetens? (/ svar) Beskriv i bifogad bilaga hur ni som utförare arbetar med kompetensutveckling och handledning för personalen. Skriv vilken bilaga som bifogas gällande detta krav. Om beskrivningen inte är godtagbar skriftligen och muntligen kommer ansökan om godkännande att avslås. (Fritextsvar) Bedöms utföraren uppfylla kravet? (/ svar) 4.4 Personuppgiftslagen Sollentuna kommun är personuppgiftsansvarig. Utföraren är personuppgiftsbiträde. Enligt 30 i Personuppgiftslagen (1998:204) (PuL) ska det finnas ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. Nedan följer de krav som föreskrivs i lagen och som därmed regleras i och med att skriftligt avtal tecknas i denna upphandling. Rätten att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning följer LOV-avtalets tid. När LOV-avtalet upphör ska utföraren återlämna och/eller förstöra samtliga personuppgifter som denne haft tillgång till under avtalstiden. Återlämning eller information om förstöring ska ges till beställaren i anslutning till att avtalet upphör. Utföraren åtar sig att behandla personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen och personuppgiftsansvariges instruktioner. Personuppgiftsbiträdet ska, enligt vad som framgår av 31 PuL, vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Utföraren ska skicka en sammanställning över utförda åtgärder enligt ovanstående stycke till kommunen. Beställaren ska meddela utföraren om ytterligare tekniska och/eller organisatoriska åtgärder behövs. Utföraren ska på beställarens begäran förse beställaren med information om utförarens behandling av personuppgifter. Parterna ska samarbeta och utbyta information så att vardera parten kan uppfylla Personuppgiftslagens krav avseende information till registrerade och rättelse av personuppgifter. Utföraren ska hålla kommunen skadeslös i händelse av att den enskilde åsamkas skada som orsakats av att utföraren har behandlat personuppgifter i strid med avtal eller instruktion från kommunen. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.4 Personuppgiftlagen? (/ svar) 4.5 Meddelarfrihet Utskrivet: :52 Sida 12 av 19

13 Utföraren förbinder sig att ge personalen meddelandefrihet gällande verksamhetens kvalitet på den utförda tjänsten. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.5 Meddelarfrihet (/ svar) 4.6 Klagomålshantering Utföraren ska ha rutiner för klagomålshantering. Deltagaren ska alltid veta till vem man vänder sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter på utförarens verksamhet. Deltagaren ska få svar inom sju dagar eller om hanteringen av klagomålet inte kan lösas inom sju dagar få besked om när svar kan ges. En särskild sammanställning över klagomål samt vidtagna åtgärder, eller förslag till åtgärder, ska årsvis lämnas till beställaren. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.6 Klagomålshantering? (/ svar) 4.7 Utförarens ansvar för uppföljning och egenkontroll Utföraren ska ansvara för egenkontroll genom systematisk och regelbunden uppföljning och utvärdering av verksamheten. Beställaren ska årsvis delges resultaten. Accepterar ni kravet under avsnitt 4.7 Utförarens ansvar för uppföljning? (/ svar) Beskriv i en bifogad bilaga hur företaget arbetar med uppföljning av verksamheten. Skriv vilken bilaga som bifogas gällande detta krav. Om beskrivningen inte är godtagbar skriftligen och muntligen kommer ansökan om godkännande att avslås. (Fritextsvar) 4.8 Insyn Beställaren eller dess företrädare ska alltid få den insyn i verksamheten som krävs för uppföljning, kvalitetskontroll eller utvärdering. Utföraren ska bistå beställaren i detta och erbjuda den insyn som är nödvändig. Utföraren ska regelmässigt rapportera och informera om verksamheten till beställaren. Utföraren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål efter det att beställaren framställt begäran härom till denne överlämna sådan information som avses i 3 kap. 19 a kommunallagen (1991:900). Informationen som lämnats till kommunen enligt texten ovan ska ej anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. Denna bestämmelse har ingen inverkan på räckvidden av övriga bestämmelser i förfrågningsunderlaget. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.8 Insyn? (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 13 av 19

14 4.9 Beställarens uppföljning Utföraren ska acceptera de uppföljningar som beställaren eller representanter för denne genomför. Utföraren ska vid alla uppföljningar/utvärderingar biträda beställaren. Utföraren ska lämna underlag för nationell och lokal statistik och undersökningar. I de fall underlag till nationell statistik lämnas ut ska utföraren även bistå beställaren med en kopia i de fall beställaren efterfrågar det. Beställarens kvalitetsuppföljning utvecklas ständigt och kan komma att kompletteras över tid. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 4.9 Beställarens uppföljning? (/ svar) 5 Ytterligare krav på utföraren vid insatser 5.1 Förändring av insatsbehov Utföraren ska omgående kontakta ansvarig handläggare i kommunen om deltagarens behov förändras i sådan grad att målet i den individuella handlingsplanen inte bedöms kunna uppnås. Accepterar ni kravet under avsnitt 5.1 Förändring av insatsbehov? (/ svar) 5.2 Tolk Om behov av tolk uppstår beslutar kommunen om omfattningen av detta stöd. Accepterar ni kravet under avsnitt 5.2 Tolk? (/ svar) 6 Kommersiella villkor 6.1 Kontaktpersoner under avtalstiden Marie Eklund Verksamhetschef , marie.eklund@sollentuna.se Utförarens kontaktperson ska utses så snart avtalet är slutet. 6.2 Ansvar Skadeståndsskyldighet Beställaren har rätt till ersättning för skada beställaren har lidit på grund av utförarens avtalsbrott om skadan är en följd av att utföraren åsidosatt sina åtaganden eller inte visat den yrkesskicklighet som förutsatts vara allmän inom branschen. Beställaren har även rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som givits till tredje man för skada som orsakats av utföraren eller dennes personal Försäkringar Utföraren ska teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt allriskförsäkring. Utskrivet: :52 Sida 14 av 19

15 6.2.3 Fullföljandegaranti Utföraren ska garantera fullföljandet av avtalet oavsett eventuella förändringar i utförarens verksamhet. I händelse av förändringar i utförarens verksamhet, vilka försvårar eller omöjliggör fullföljande av åtagandet, åvilar det utföraren att ersätta beställaren för eventuella merkostnader. Utföraren ska omedelbart rätta till iakttagna fel och brister i sin verksamhet. Om utförare byter juridisk person ska ny ansökan lämnas, nytt godkännande prövas och nytt kontrakt tecknas Förändring av kapacitetstak Om utförare önskar sänka eller utöka sitt kapacitetstak ska kommunen meddelas två veckor före förändringen. Utföraren är alltid skyldig att fortsätta utföra insatser för befintliga deltagare samt utökning av befintliga deltagares insatser, även om kapacitetstaket sänks. De utförare som har ett avtalat kapacitetstak ska meddela beställaren när kapacitetstaket är nått. Om utföraren inte meddelar detta, ses det som att kapacitetstaket har höjts och beställningar fortsätter att skickas till utföraren. Meddelande ska skickas till ansvarig handläggare i kommunen. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.2 Ansvar? (/ svar) 6.3 Ekonomi Ersättningsmodell Ersättning anges i svenska kronor och gäller för perioden Ersättningsmodellen består av två nivåer. Utöver detta kan ett bonusbelopp rekvireras om deltagaren går över till arbete eller studier efter avslutad insats och 3 månader därefter är fortsatt anställd eller bedriver studier. Bonusbeloppet är 10 % av det fastställda nivåbeloppet. I nivå 1 förväntas målet för deltagaren vara uppnått inom 1-3 månader och i nivå 2 inom 4-6 månader. Utifrån den kartläggning av individens styrkor och svagheter som görs avgör kommunen vilken nivå deltagaren är berättigad till. Nivå kr, kr/månad i max 3 månader Nivå kr, kr/månad i max 6 månader Nivå kr, kr/månad i max 12 månader Ersättningen ska täcka alla utförarens kostnader för de insatser som görs om inte annat avtalats. Ersättningen rekvireras en gång i månaden. Första utbetalningen sker när insatsen pågått i 14 dagar och kommunen har tagit del av deltagarens genomförandeplan. Om en deltagare når målet på kortare tid än som beslutad nivå, rekvireras resterande belopp ut vid kommande betalningstillfälle. Utskrivet: :52 Sida 15 av 19

16 6.3.2 Ersättningsreglering Priset ska räknas upp årligen per den 1 april, baserat på statistiska centralbyråns preliminära arbetskostnadsindex för tjänstemän inom privat sektor AKI till 75 procent och till konsumentprisindex KPI till 25 procent. Första uppräkningen sker den 1 april Betalningsvillkor Kommunen har betalningsvillkor om 30 dagar efter godkänd faktura. Om beställaren inte betalar ersättning i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt räntelag Fakturering Fakturan ska skickas till kommunen senast den 5:e varje månad. Beställaren har infört e-fakturering. Faktura med ofullständiga uppgifter återsänds till leverantören för rättelse. Förfallodag räknas från den dag fakturan återkommit i rättat skick. Särskilda faktureringsavgifter betalas ej. Rutiner och faktureringsuppgifter och information om eventuella förändringar enligt länken här nedan: or-anordnare-av-arbetsmarknadsinsatser pdf Dröjsmålsränta Om beställaren inte betalar ersättning i rätt tid utgår dröjsmålsränta enligt lag. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.3 Ekonomi? (/ svar) 6.4 Underleverantör Efter godkännande av beställaren får utföraren anlita underleverantör för att fullfölja del av verksamheten. Ansökan om godkännande av underleverantör ska ske enligt beställarens fastställda rutiner för detta. Utföraren ska svara för underleverantör som för sitt eget arbete och samma krav som gäller för utförare ska fullt ut gälla för underleverantör. Ansökan om godkännande av underleverantör ska göras på särskild ansökningsblankett. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.4 Underleverantör? (/ svar) Har ni som utförare för avsikt att ansöka om godkännande av underleverantör? (/ svar) Om ni svarat JA på ovanstående fråga, inom vilken/vilka insatser har ni för avsikt att använda er av underleverantör? (Fritextsvar) 6.5 Förändring av villkor Beställaren förbehåller sig rätten att utveckla/ändra i förutsättningarna över tid. Ändrat innehåll i förfrågningsunderlaget innebär att nya kontrakt upprättas för alla utförare, oberoende av kontraktstid. Om förfrågningsunderlag eller ersättning förändras och utförare ej kan acceptera de nya villkoren upphör godkännandet/kontraktet efter tre månader, från tidpunkten då detta meddelats beställaren. Utskrivet: :52 Sida 16 av 19

17 Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.5 Förändring av villkor? (/ svar) 6.6 Uppsägning av avtal Om utföraren önskar upphöra med sin verksamhet ska utföraren meddela detta skriftligen till beställaren senast 3 månader innan verksamheten upphör. Kontrakt upphör automatiskt, om utförare inte har några deltagare under ett års kontraktstid. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.6 Uppsägning av avtal? (/ svar) 6.7 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande. Accepterar ni villkoret under avsnitt 6.7 Överlåtelse av avtal? (/ svar) 6.8 Upphörande av valfrihetssystem Om beställaren fattar beslut om att inte längre ha valfrihetssystem upphör automatiskt detta kontrakt. I väntan på upphandling gäller en övergångstid som utföraren ska förbinda sig till. Denna övergångstid kan längst vara i 12 månader. Ersättning lämnas inte till utföraren för kontrakt som upphör att gälla i förtid. Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.8 Upphörande av valfrihetssystem? (/ svar) 6.9 Uppgifter i anledning av upphandling I det fall beställaren bestämmer sig för att upphandla enligt LOU ska utföraren lämna erforderliga uppgifter om verksamheten till beställaren. Vid avveckling av verksamhetsdrift ska utföraren samverka med beställaren och eventuell ny utförare. Utföraren ska skapa förutsättningar för att övergången till den nya verksamhetsdriften sker med minsta möjliga negativa påverkan hos den enskilde och andra berörda Accepterar ni samtliga krav under avsnitt 6.9 Upphörande av valfrihetssystem? (/ svar) 6.10 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till kontrakt kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av parterna. Accepterar ni villkoret under avsnitt 6.10 Ändringar och tillägg? (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 17 av 19

18 6.11 Handlingarnas inbördes rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1) Skriftliga ändringar och tillägg till avtal 2) Avtal 3) Eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlag 4) Förfrågningsunderlag med bilagor 5) Ansökan Accepterar ni villkoren under avsnitt 6.11 Handlingarnas inbördes rangordning? (/ svar) 6.12 Hävning Om utföraren eller dess underleverantörer bryter mot sina förpliktelser i träffat avtal eller på annat sätt missköter något som beställaren skäligen hade kunnat förvänta sig vid avtalets tecknande, äger beställaren rätt att häva avtalet i sin helhet. Rätten att häva avtalet utesluter ej beställarens rätt att göra gällande andra i detta avtal reglerade påföljder. Om de avtalade tjänsterna inte uppfyller avtalade villkor betraktas det som ett avtalsbrott. Innan hävning görs ska avtalsbrottet skriftligen påtalas för utföraren och denne ska vidta rättelse inom 30 dagar. Om avtalet hävs är utföraren ersättningsskyldig för den skada som hävningen förorsakat. Hävning ska vara skriftlig. Omständigheter som beskrivs nedan är grund för omedelbar uppsägning av avtalet. Beställaren äger rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om utföraren efter avtalets ingående: Gör sig skyldig till avtalsbrott genom att brista i sina åtaganden enligt detta avtal eller i åtaganden uppställda i andra handlingar eller överenskommelser som utgör en del av avtalet mellan parterna Blir föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastade näringsförbud Blir föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande Blir dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller sociala avgifter i hemlandet eller annan stat inom EES-området Accepterar ni villkoren under avsnitt 6.12 Hävning? (/ svar) 6.13 Tvist Tvist mellan beställare och utförare med anledning av ingånget avtal ska i första hand försöka avgöras mellan parterna. Slutligt avgörande sker i svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Utskrivet: :52 Sida 18 av 19

19 Tvist mellan beställare och kommunal utförare med anledning av ingånget avtal ska avgö-ras av förvaltningschef. Accepterar ni villkoret under avsnitt 6.13 Tvist? (/ svar) Utskrivet: :52 Sida 19 av 19