Dnr Arkivhandbok. Version

Transkript

1 Dnr Arkivhandbok Version

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Begrepp i handboken Offentlighetsprincipen Arkivverksamhetens grundval Handlingsoffentlighet Allmänna handlingar Sekretess Arkivlagen, arkivreglementet och arkivhandboken Arkivlagen Arkivreglementet Arkivhandboken Tillämpningsområde Vilka berörs av arkivreglementet? Myndighet Kommungemensamma nämnder Bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser Förbund Mediaoberoende Myndighetens arkivansvar Myndighetens arkivorganisation Arkivansvarig Arkivredogörare Anmälan av arkivansvarig och arkivredogörare till Stadsarkivet Arkivmyndigheten Stadsarkivets organisation och funktion Tillsyn Rådgivning, besök och information Redovisning av arkiv Arkivbeskrivning och arkivförteckning Arkivbeskrivning Arkivförteckning Dokumenthanteringsplan Syftet med dokumenthanteringsplanen Upprättande av dokumenthanteringsplan Revidering av dokumenthanteringsplan Rensning Rensning i praktiken Sida 2 av 35

3 8 Bevarande och gallring Varför bevara och hur länge? Varför gallra och hur? Överlämnande Överlämnande till Stadsarkivet Leveranser Beskrivning av leverans till Stadsarkivet Överlämnande till enskilt organ Arkivbeständighet och förvaring Kraven gäller alla allmänna handlingar Arkivgodkänt material Hur man hanterar handlingar som inte finns på arkivgodkänt material Förvaring och packning av handlingar Förvaringsmaterial Förvaring av arkivhandlingar i lokaler Förvaring av arkivhandlingar i skåp Utlån av arkivhandlingar Om utlån Sida 3 av 35

4 1 Inledning Arkivhandboken är utformad efter reglerna i Tryckfrihetsförordningen (TF), Arkivlagen (AL), Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och efter det arkivreglemente som beslutats av kommunfullmäktige i kommunen. Tanken med handboken är att den ska fungera som rådgivning när arbetet med en myndighets arkiv ska inledas och underhållas samt tydliggöra enligt vilka principer som arkivverksamheten i Nyköpings kommun styrs. Viss information upprepas i handboken, detta då det även ska gå att kunna slå upp enskilda avsnitt i den vid behov. För frågor angående innehållet i texten går det bra att kontakta Stadsarkivet på e-post stadsarkivet@nykoping.se eller tel , eller Begrepp i handboken AL Arkivlagen (SFS 1990:782) Allmän handling Arkiv Arkivbeständig Arkivbildare Arkivbildning enligt definitionen i TF 2:3: handling som förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad hos myndighet. samling av handlingar hållbar under lång tid, motståndskraftig mot kemisk och fysisk påverkan, slitage och nötning vid användning upphovsman till arkiv skapandet av en samling handlingar, arkiv Arkivförordning SFS 1991:446 Arkivlokal Centralarkiv E-arkiv Gallra Gallringsfrist KF lokal som förvarar allmänna handlingar lokal för långtidsbevaring av allmänna handlingar system för digital långtidsförvaring permanent förstöra information eller möjligheten att återsöka information tidsspann för hur länge handlingarna ska förvaras och tillgängliggöras innan de förstörs genom gallring Kommunfullmäktige Kommunallagen SFS 1991:900 Sida 4 av 35

5 Myndighet Närarkiv kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning lokal för kortare tids förvaring av allmänna handlingar, oftast lokaliserad nära handläggare OSL Offentlighet- och sekretesslagen (SFS 2009:400) RA-FS Rensa Reversal SKL Skrivmedel Riksarkivets föreskrifter ta bort skadligt material från handlingar och rensa akter på handlingar som inte tillför ärende sakuppgift kvitto från Stadsarkivet på inlämnade arkivhandlingar Sveriges Kommuner och Landsting material eller utrustning avsedd för framställning av tecken, bilder och liknande på papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger, tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar TF Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) 1.2 Offentlighetsprincipen Arkivverksamhetens grundval Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter baseras på grundlagsskyddade regler i TF:s andra kapitel. Dessa regler, i dagligt tal offentlighetsprincipen, bildar en grundbult i den svenska rättsordningen och är en avgörande förutsättning för vårt arkivväsende. I arkivsammanhang berörs mest den del av offentlighetsprincipen som gäller allmänna handlingars offentlighet. I korthet innebär offentlighetsprincipen att kommuner inte okontrollerat kan göra sig av med allmänna handlingar och att det förutsätts att övergripande organisation kring hanteringen av allmänna handlingar finns. Ytterst handlar tillgång till myndigheternas information om såväl insyn som rättsäkerhet och är en central rättighet för allmänheten. Arkivlagstiftningen utgår, liksom övrig lagstiftning, från de ideologiska värderingar och ekonomiska överväganden som görs på politisk nivå. Syftet är att myndigheternas arkiv ska bevaras för framtiden och vara tillgängliga för allmänhet, forskare och myndigheter, samtidigt som arkivhanteringen ska vara så rationell som möjligt. Sida 5 av 35

6 1.2.2 Handlingsoffentlighet Sedan 1700-talet finns det i Sverige en offentlighetsprincip, enligt vilken alla har rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheterna, med undantag av handlingar som omfattas av sekretess. Sekretessen regleras bland annat genom OSL och Socialtjänstlagen. För att de allmänna handlingarna skall kunna återsökas har man också bestämt att myndigheterna ska registrera inkomna och upprättade handlingar. I de flesta fall görs detta i ett diarium men handlingarna kan även hållas ordnade på annat sätt i de fall då de inte diarieförs. Huvudregeln i Nyköpings kommun är dock att registrera handlingarna i ett diarium. I kommunen har olika verksamheter ibland egna diarium men det IT-system som de flesta av dem inryms i är Platina Allmänna handlingar Enligt TF är en handling allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling avses framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. 1 För att ta ett extremt exempel; om en kexchoklad inkommer till myndigheten och det i denna är inristad läsbar text blir kexchokladen att anse som en inkommen allmän handling. Det spelar alltså ingen större roll på vilket media handlingen inkommer utan kärnan ligger i om informationen är tydbar eller ej. Man kan säga att bedömningen av om en handling är allmän eller ej sker oberoende av media. Diarier, liggare och register blir allmänna redan när de färdigställts för första anteckning. Handlingar som skickas inom en myndighet, exempelvis på remiss, blir inte alltid allmänna då de lämnat myndigheten och därmed anses expedierade. Handlingar i ett ärende blir allmänna senast vid ärendets avslut. Rådgör gärna med din chef eller registrator om du är osäker på om en handling är att anse som allmän eller ej Sekretess Alla allmänna handlingar är inte offentliga och därför behöver sekretessprövning göras innan utlämnande. Detta kan i vissa verksamheter underlättas av att det redan vid handlingens mottagande eller framställning gjorts en bedömning om den innehåller sekretess eller inte. Då kan den stämplas med en särskild stämpel där detta framgår och i vissa system kan handlingen, och ibland hela ärendet, beläggas med sekretess och därigenom även få ett åtkomstskydd. 1 TF 2 kap 3 Sida 6 av 35

7 Har en handling fått en sekretess- eller hemligstämpling ska en prövning av denna sekretess ändå alltid göras innan utlämnande. Möjligen kan handlingen lämnas ut ändå. De handlingar som omfattas av sekretess ska förvaras åtskilda från övriga handlingar, detta för att skydda dem mot att obehörig får åtkomst till dem eller att de misstas för offentliga handlingar. De ska förvaras inlåsta i säkerhetsskåp eller dylikt. Vid leverans till Stadsarkivet gäller fortfarande att de ska hållas separerade från offentliga handlingar men levereras samtidigt med dessa och i egna aktomslag. Se instruktioner i avsnitt Beskrivning av leverans till Stadsarkivet. 1.3 Arkivlagen, arkivreglementet och arkivhandboken Handlingsoffentligheten kan utövas endast om myndighetens handlingar går att återfinna. Det måste finnas förteckningar och register som gör det möjligt att i ett stort handlingsbestånd finna just den uppgift man söker och man skall kunna ta del av uppgiften. Det regelverk som är en förutsättning för detta återfinns först och främst i OSL och AL Arkivlagen Denna lagstiftning gäller arkiv hos statliga och kommunala myndigheter. I AL 3 stadgas: Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt 3. forskningens behov. Förvaltning är här att likställa med myndighet Arkivreglementet Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i AL och arkivförordningen ska arkivreglementet gälla för Nyköpings kommun. Syftet med reglementet är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning. Nuvarande arkivreglemente beslutades av KF , dnr KK15/ Arkivhandboken Denna skrivelse är tänkt att fungera som rådgivning för den praktiska tillämpningen av AL och arkivreglementet. Den är utformad utifrån Sida 7 av 35

8 reglementets uppbyggnad för att tydliggöra dokumentens samband och för att underlätta sökning i dokumentet. 2 Tillämpningsområde Paragrafer i arkivreglementet 1 Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndigheter avses i reglementet kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. 2 De nämnder som kommunen har gemensamt med andra kommuner skall även de omfattas av detta reglemente där så överenskommits kommunerna emellan. 3 Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. 4 Reglementet gäller för alla allmänna handlingar, oavsett media. 2.1 Vilka berörs av arkivreglementet? Myndighet Med självständig ställning avses att enheten drivs och fattar beslut självständigt. Fullmäktigeberedningar och nämndutskott sorterar under fullmäktige respektive ansvarig nämnd Kommungemensamma nämnder Nyköpings kommun har dessa nämnder gemensamt med andra kommuner: Nyköpings Oxelösunds Överförmyndarnämnd Nyköpings Oxelösunds gemensamma servicenämnd För att Nyköpings kommuns arkivreglemente ska gälla för dessa nämnder ska detta ha överenskommits i den gemensamma nämnden och dokumenterats Bolag, ekonomiska föreningar och stiftelser Reglerna om handlingsoffentlighet är tillämpliga på företag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommuner utövar rättsligt bestämmande inflytande 2. Även AL gäller för dessa juridiska personer. Detta gäller även aktiebolag i vilka kommunen ensam eller gemensamt med annan kommun eller landsting innehar mer än hälften av aktierna eller mer än hälften av rösterna samt ekonomiska föreningar i vilka det också finns andra medlemmar än kommuner. I det följande menas därmed med myndighet även sådana juridiska personer som avses i 2 kap 3 OSL. 2 För vidare definition, se OSL 2 kap 3. Sida 8 av 35

9 Reglementet kan användas fullt ut på helägda kommunala bolag eller sådana juridiska personer som avses i 2 kap 3 OSL. Nyköpings kommuns arkivreglemente gäller för kommunens aktiebolag i enlighet med Företagspolicy & generella ägardirektiv för Nyköpings kommuns företag med dnr KK12/111. När det gäller övriga delägda bolag, d.v.s. där kommunen inte utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, gäller inte AL och inte heller reglerna om handlingsoffentlighet. Fullmäktige skall dock enligt kommunallagen verka för att allmänheten skall ha rätt att ta del av handlingar hos företaget enligt de grunder som gäller enligt tryckfrihetsförordningen och OSL Förbund Eftersom AL gäller även för kommunalförbund har dessa att fatta beslut om egna arkivregler i särskild ordning. Någon skillnad i detta hänseende mellan kommunalförbund med fullmäktige och kommunalförbund med direktion föreligger inte. Beställarförbund, vilka inrättats med stöd av lagen om lokal försöksverksamhet med finansiell samordning mellan socialförsäkring, hälsooch sjukvård och socialtjänst, omfattas likaså av AL. Fullmäktige får, efter samråd med Riksarkivet, meddela föreskrifter om förbundets arkivvård Mediaoberoende Med mediaoberoende avses att det inte är avgörande om informationen förvaras digitalt eller analogt, se avsnitt 10 för mer information angående arkivgodkända material för förvaring. 3 Myndighetens arkivansvar Paragrafer i arkivreglementet 5 Varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår i paragrafer av detta reglemente. 6 Myndigheten skall fastställa ansvarsfördelning rörande hanteringen av allmänna handlingar och arkiv. I detta ingår att utse en arkivansvarig en tjänsteman med samordningsansvar inom området. Denna skall också svara för kontakterna med arkivmyndigheten. Härutöver skall myndigheten också utse arkivredogörare. Namnen på arkivansvariga och arkivredogörare skall av myndigheten anmälas till Stadsarkivet. 3.1 Myndighetens arkivorganisation Myndigheten ansvarar för att de allmänna handlingarna hanteras enligt OSL och hålls tillgängliga enligt offentlighetsprincipen. De arbetsuppgifter som åligger myndigheten kan inte klaras utan insatser av personal. Myndigheten behöver en arkivansvarig befattningshavare som har 3 RA-FS 1995:3 Sida 9 av 35

10 till uppgift att bevaka arkivfrågorna och som svarar för kontakterna mellan nämnd, personal och arkivmyndighet. Hos stora myndigheter med förgrenad verksamhet kan funktionen som arkivansvarig behöva förstärkas Arkivansvarig Inom arkivansvarigs uppgifter ingår bland annat: Känna till gällande bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård samt eventuella ändringar av dessa. Inom exempelvis skolverksamheten kan detta gälla ändring i skollagen som påverkar arkivläggningen. Ansvara för att handlingar i arkiv förvaras enligt gällande bestämmelser och anvisningar samt hanteras enligt OSL. Utöver arkivansvarig måste vanligtvis finnas personal (arkivredogörare, se nedan Arkivredogörare) som svarar för de praktiska arkivvårdande insatserna. De bör väljas på en sådan organisatorisk nivå att insatserna lätt kan förenas med övriga arbetsuppgifter. Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. Detta gäller bland annat organisationsförändringar inom myndigheten eller flytt till ny arkivlokal. Vid dessa tillfällen skall kontakt tas och samråd ske med Stadsarkivet. Ansvara för att arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och annan nödvändig arkivdokumentation utarbetas i samråd med Stadsarkivet. Ansvara för att berörd personal informeras om arkiv. Detta kan bland annat innefatta att, utifrån Stadsarkivets bestämmelser, utforma rutiner för verksamheten rörande exempelvis hur handlingarna ordnas i arkivet. Även utbildning av berörd personal innefattas då arkivansvarig kan sammankalla exempelvis arkivredogörarna för att, om så önskas, få information från Stadsarkivet om arkivvård med mera. Det åligger den arkivansvarige att tillse att arkivredogörare har kunskap om gällande bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård Arkivredogörare Inom arkivredogörarens uppgifter ingår bland annat: Vårda myndighetens/verksamhetens handlingar utifrån gällande bestämmelser och anvisningar. Dessa är främst arkivhandboken, arkivreglementet och, för arkivredogörarens verksamhet, aktuella RA-FS. Sida 10 av 35

11 Biträda vid utarbetandet av arkivbeskrivning, dokumenthanteringsplan och annan nödvändig arkivdokumentation i samråd med Stadsarkivet. Se avsnitt 5 och 6 i denna arkivhandbok för mer information. Tillse att beslutad gallring utförs. Detta sker förslagsvis årsvis efter att gallringsfrist för handlingarna gått ut. Om gallringsfristen är 10 år enligt dokumenthanteringsplanen kan då gallring ske året därpå (alltså 11 år efter det år som gäller som utgångspunkt för gallringsfristen) för att säkerställa att alla handlingarnas gallringsfrist utgått. Handlingarna ska i och med gallringen förstöras på så sätt att informationen inte går att avläsa. Pappershandlingar kan tuggas eller brännas och en del IT-system har möjlighet till automatiserad gallring. Finns handlingar både utskrivet och digitalt ska de gallras i båda former utifrån gallringsbeslut. Handlingar som innehåller känsliga uppgifter eller sekretess ska brännas. Annars är tuggning eller återvinning av pappershandlingar godkänt som gallringsmetod. Tillse att arkivbildningen sker i enlighet med dokumenthanteringsplanen och att handlingarna hålls ordnade enligt denna. För den praktiska arkivläggningen ska Stadsarkivets anvisningar följas vilka framgår av arkivhandboken avsnitt 6 och information på IN. Förbereda avlämning av handlingar till Stadsarkivet. Detta innebär att kontrollera att de är packade enligt Stadsarkivets anvisningar, att reversal är ifyllda och att Stadsarkivet kontaktas för att gemensamt komma överens om en tid för leverans. Se avsnitt Leveranser för mer information. Samråda med den arkivansvarige och Stadsarkivet i arkivfrågor Anmälan av arkivansvarig och arkivredogörare till Stadsarkivet Funktionen som arkivansvarig och arkivredogörare kan i praktiken vara samma person. Dock rekommenderas att beakta att funktionerna kan komma att innebära en högre arbetsbelastning för den som blir utsedd, särskilt när det kommer till den praktiska hanteringen av arkivet exempelvis inför gallring eller leverans till Stadsarkivet. En god arkivhållning från det att en handling initieras eller inkommer underlättar arkivhanteringen och förebygger tidskrävande punktinsatser. Myndigheten ska anmäla vem eller vilka som innehar funktionerna som arkivansvarig och arkivredogörare genom att maila Stadsarkivets funktionsbrevlåda (stadsarkivet@nykoping.se) med namn och kontaktuppgifter, så som telefonnummer och mail. Stadsarkivet behöver dessa uppgifter för att kunna informera utsedda funktioner om arkivråd, uppdateringar av arkivhandboken etc. Myndigheterna ska även se till att Sida 11 av 35

12 uppdatera Stadsarkivet om den/de som utsetts inte längre ska inneha funktionen och vem/vilka som i så fall ersätter. 4 Arkivmyndigheten Paragrafer i arkivreglementet 7 Kommunstyrelsen fullgör uppdraget som arkivmyndighet och har som sådan det särskilda ansvar för den kommunala arkivverksamheten som framgår av arkivlagen (SFS 1990:782), arkivförordningen (SFS 1991:446) och detta reglemente. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett stadsarkiv. Stadsarkivet är arkivmyndighetens arkivfunktion. 8 Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Stadsarkivet fullgör arkivmyndighetens uppgifter som centralarkiv och har dess beredande och verkställande funktion. 9 Stadsarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Stadsarkivet ger myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor. I den av Stadsarkivet författade arkivhandboken finns förtydliganden av i detta reglemente följande paragrafer och råd i arkivvårdsfrågor. 4.1 Stadsarkivets organisation och funktion Kommunen kan bara ha en arkivmyndighet. Denna skall vara nämnd/styrelse och i Nyköpings kommuns fall är Kommunstyrelsen arkivmyndighet. I AL har särskilt betonats att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Det bör dock framhållas att också arkiv utanför myndighetssektorn i lika mån är bärare av information av stort kulturellt värde. Det kan bli fråga om att ta om hand arkiv från bolag, föreningar m.fl. som haft betydelse för den lokala historien. För detta har Stadsarkivet två enheter som handhar sådant material: Bild- och företagsarkivet som tar emot bilder som bedöms ha ett lokalhistoriskt värde och arkiv från företag som har lokal anknytning samt Folkrörelsearkivet som tar emot arkiv från lokala folkrörelser och föreningar. Till Stadsarkivet hör även kommunarkivet som handhar arkiv från Nyköpings kommunala myndigheter. Bland de uppgifter som arkivmyndigheten, genom Stadsarkivet, har gentemot myndigheterna kan särskilt nämnas: inspektion/tillsyn rådgivning besök information Tillsyn I arkivmyndighetens uppgifter ingår att utöva tillsyn över myndigheterna, dvs uträtta formella inspektioner av deras arkivverksamhet. Tillsynen sker genom regelbundet återkommande besök hos myndigheterna och dokumenteras hos arkivmyndigheten genom en skriftlig rapport. Sida 12 av 35

13 Från myndighetens sida bör verksamhetsansvarig, arkivansvarig och arkivredogörare delta vid tillsyn av myndigheten. Stadsarkivet upprättar en rapport över tillsynen där Stadsarkivet ger ett helhetsomdöme om myndighetens arkivverksamhet och en sammanfattning av både rekommendationer och yrkanden på de olika punkterna i tillsynen. Där anges också en senaste tidpunkt vid vilken punkterna ska ha åtgärdats eller när en ny tillsyn ska ske. Om punkterna inte åtgärdats när utsatt tid passerat skickas tillsynsrapporten med missiv till nämnd beroende på hur allvarliga missförhållanden uteblivna åtgärder kan leda till. Vilka punkter som anses som så pass allvarliga ska framgå av rapporten Rådgivning, besök och information Rådgivning är ett viktigt inslag i Stadsarkivets verksamhet. Det kan till exempel ske genom bokade besök där Stadsarkivet kommer ut till verksamheten. Arbetsfördelningen mellan myndigheterna och arkivmyndigheten går att utläsa i arkivreglementet. För vilka aktörer denna tillämpas på, se ovan avsnitt 2. Myndigheterna skall fortlöpande hålla kontakt med Stadsarkivet i sådana arkivfrågor som kräver rådgivning, tolkning av bestämmelser eller prövning av ett eller annat slag. Det kan t ex gälla viktiga förändringar i arkivbildningen, lokalfrågor vid exempelvis flytt eller ombyggnation, nya gallringsärenden, arkivrutiner för IT-system och dokumenthanteringsplaner m.m. Stadsarkivet kan vid behov hålla utbildning i grundläggande hantering av arkiv vilket kan ske på begäran av myndigheten. Annars fungerar arkivhandboken, dokumenthanteringsplanerna och rutiner i den administrativa handboken som stående rådgivning i arkivfrågor. Finns inte svar på myndighetens arkivfrågor i dessa medium kan Stadsarkivet kontaktas via stadsarkivet@nykoping.se. 5 Redovisning av arkiv Paragrafer i arkivreglementet 10 Varje myndighet skall redovisa sitt arkiv dels genom en arkivbeskrivning, dels i en arkivförteckning. 11 Arkivbeskrivning och arkivförteckning skall fortlöpande revideras. 5.1 Arkivbeskrivning och arkivförteckning Enligt AL och 10 i arkivreglementet är det myndigheten som ansvarar för att arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättas. Uppgifterna ska lösas i samråd med Stadsarkivet. När det gäller juridiska personer där kommunen utövar rättsligt bestämmande inflytande och aktiebolag i vilka kommunen själv eller gemensamt med annan kommun utövar ett rättsligt bestämmande inflytande men innehar mer än hälften av aktierna eller mer än hälften av rösterna skall arkivbeskrivningar och arkivförteckningar också upprättas. Sida 13 av 35

14 5.1.1 Arkivbeskrivning En arkivbeskrivning ger en samlad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning. Den har till syfte att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Enligt AL ska varje myndighet ha en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat 4. Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, dess historik, arkivets struktur (huvudarkiv, delarkiv m.m.) samt vilka gallringsregler som tillämpats. Det ska även uppges vilka IT-system som myndigheten använder, eller har använt, som producerar allmänna handlingar. Även här ska en historik över IT-systemen vara med, där datum för införandet, eventuellt avvecklande, migrering av informationen till annat system etc. framgår. En stor del av dessa uppgifter finns redan i exempelvis organisationsplaner, rutinbeskrivningar eller liknande. Viktigt är att arkivbeskrivningen begränsas till den information som är av betydelse för att söka information i myndighetens arkiv. Arkivbeskrivningen skall också upplysa om vilken funktion som ansvarar för myndigheternas arkivvård. Vilka personer som innehar aktuella funktioner ska på annat sätt uppges för Stadsarkivet, se avsnitt Anmälan om arkivansvarig och arkivredogörare till Stadsarkivet. Se exempel på hur du kan utforma en arkivbeskrivning nedan. Mall för ifyllnad finns i Platina. Arkivbeskrivning för Stadsarkivet Myndighet Kommunstyrelsen Upprättad Dokumentet upprättades Historik Föregående nämnder: Drätselkammaren fördes Svärta kommun över till Nyköpings kommun skedde en sammanläggning av kommuner. Jönåker, Rönö, Stigtomta, Tunaberg och Tystberga kommuner samt Husby-Oppunda och Vrena socknar fördes över till Nyköpings kommun fördes också Daga, Gnesta, Trosa och Vagnhärads kommuner till Nyköpings kommun delades Nyköpings kommun. Trosa, Trosa- Vagnhärad, Västerljung och del av Torsåker församlingar blev Trosa kommun. Björnlunda, Frustuna- 4 AL 6 2p Sida 14 av 35

15 Kattnäs, Gnesta, Gryt och Gåsinge-Dillnäs församlingar blev Gnesta kommun. Nyköpings kommun började använda styrmodellen Beställar/utförarsystem Politikerna fattar beslut om vilken verksamhet och service kommunen ska erbjuda medborgarna. De beställer verksamheten från kommunens egna verksamheter och från externa utförare. Det innebär att kommunens funktion, att beräkna och dimensionera invånarnas behov av kommunala tjänster, hålls skild från funktionen att producera tjänsterna. Personalen lyder under kommunstyrelsen och arbetar åt sin verksamhets nämnd. Tillkomst Organisation 1 januari 1971 i samband med kommunindelningsreformen. Verksamheten finns på Kommunledningskansliet och lyder under Kommunstyrelsen. Se bilaga organisationsschema för Nyköpings kommun. Arbetsuppgifter/ verksamhet Utifrån Arkivreglemente beslutat av KF ansvarar Stadsarkivet för att: tillsyn utförs på kommunens myndigheter och bolag, rådgivning till myndigheter och bolag, de allmänna arkiven hålls ordnade, förtecknade och tillgängliga för allmänheten, hantera utlämnande av allmän handling som förvaras av Stadsarkivet och eventuell sekretessprövning sker innan, handlingar som inte är allmänna men av ett kulturhistoriskt värde hålls ordnade, förtecknade och tillgängliga för allmänhet. Viktiga handlingar Sökingångar Se bifogad dokumenthanteringsplan I Stadsarkivet förvaras handlingar som bevaras för framtida forskning. Diariesystemet Platina, diarium KKår/nr, används sedan Ärenden och handlingar från systemet Ärende konverterades över till Platina Platina som dokumenthanteringssystem har använts från Sida 15 av 35

16 Visual Arkiv används som förteckningsprogram av arkiven och leveranser till arkiven. IT-system Ej känt namn på IT-systemet för diarieföring 83XXXX Producerar allmänna handlingar i form av diarium. Ärende i Windows XXXX. Producerade allmänna handlingar i form av diarium och ärenden för handläggning. Informationen migrerades över till Platina med följden att viss information med felaktigt överförd för åren och därför är svårsökta i Platina. Platina 05XXXX -. Producerar allmänna handlingar i form av diarium och ärenden för handläggning samt handlingar till dessa ärenden. Kan även innehålla arbetsmaterial i form av ej diarieförda ärenden. Dessa är då inte att räkna som allmänna. Visual Arkiv (tidigare Royal Arkiv) ca Producerar allmänna handlingar i form av arkivförteckningar etc. Specifik lagstiftning Arkivlagen SFS 1990:782 Arkivförordningen SFS 1990:446 Sekretess Offentlighet- och sekretesslagen SFS 2009:400 avdelning I-IV Arkivansvarig Sociala medier Gallringsbestämmelser Dokumenthanteringsplan Personuppgiftsombud Se bifogad dokumenthanteringsplan. Se bilaga Kanslichef Facebook Utses av nämnd, se gällande beslut Arkivförteckning Myndighetens arkivförteckning Myndighetens arkivförteckning är dokumenthanteringsplanen, se avsnitt 6 Dokumenthanteringsplan. Mall som planen ska föras i finns i Platina. Dokumenthanteringsplanen är godkänd som arkivförteckning förutsatt att serie som handlingsslagen sorteras in under anges. Serie tas fram av Stadsarkivet. Sida 16 av 35

17 Anledningen till att myndigheten inte behöver ha en arkivförteckning på samma nivå som Stadsarkivets, vilken beskrivs nedan, är då denna kräver ett mer omfattande arbete att upprätta och hålla uppdaterad, något som kan vara svårt för verksamheten att uppfylla Stadsarkivets arkivförteckning Stadsarkivets arkivförteckningar är ett inventarium över de handlingar som förvaras hos och hanteras av Stadsarkivet. Handlingarna redovisas på volymnivå, strukturerade i en ordning som kallas allmänna arkivschemat, i enlighet med RA-FS 1997:4. Syftet med förteckningarna är att dels möjliggöra sökning och åtkomst av specifika handlingar, dels fixera arkiven och därmed minska risken för att handlingar försvinner. Enligt AL ska det finnas en arkivförteckning på varje kommunal och landstingskommunal arkivbildare. Även arkiv från kommunala företag ska ha arkivförteckningar. Arkivförteckningarna skall genomgås regelbundet och kompletteras eller ändras med avseende på uppkomna förändringar i arkivet. Det är inte möjligt att redovisa alla handlingar i arkivet. Redovisningen utgår istället från två olika nivåer: Serier: en serie är en följd av handlingar mellan vilka det finns en given, fysisk eller logisk ordning. Exempel på serier: nämndprotokoll, diarieförda handlingar, verifikationer. Ett digitalt register kan också vara en serie. Volymer: fysiska enheter som omfattar flera handlingar. Det kan vara inbundna böcker, men lika gärna arkivkartonger, mikrofilmrullar etc. Ett arkiv består följaktligen av ett antal serier, som vardera i många fall består av flera volymer. Serierna grupperas enligt följande: A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier D Register och liggare E Inkomna handlingar F Handlingar ordnade efter ämne G Räkenskaper H Statistik J Kartor och ritningar Sida 17 av 35

18 K Fotografier Ö Övriga handlingar 6 Dokumenthanteringsplan Paragrafer i arkivreglementet 12 Varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Denna skall fortlöpande revideras. 13 Innan dokumenthanteringsplan fastställs skall samråd ske med arkivmyndigheten. 14 Dokumenthanteringsplan är att likställa med arkivförteckning och gallringsbeslut. 6.1 Syftet med dokumenthanteringsplanen I en dokumenthanteringsplan redovisas myndighetens samtliga handlingar med regler för bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen. Den ska vara ett hjälpmedel för hur verksamheten ska hantera myndighetens handlingar. Om ett handlingsslag inte tas upp i dokumenthanteringsplanen eller i det allmänna gallringsbeslutet Gallring av allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KK 08/31) får handlingsslaget inte gallras. Det är inte enbart de diarieförda handlingarna som utgör myndighetens arkiv, utan dit räknas till exempel även protokoll, nyhetsbrev, verksamhetsberättelser, register, sociala medier och hemsidor. De handlingar som inkommer och skickas via fax och e-post skall behandlas enligt samma principer som andra handlingar. Likaså kartor och ritningar. Man får genom dokumenthanteringsplanen veta om handlingarna skall bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras), vilken typ av förvaringsmedel man skall använda m m. I en modern myndighet, där handlingar bearbetas och lagras med hjälp av olika medier, kan en effektiv dokumentstyrning knappast åstadkommas utan en dokumenthanteringsplan. Den ger en översikt och möjlighet till kontroll som annars skulle gå förlorad och ökar möjligheterna till insyn i myndighetens verksamhet. Myndigheten ska, enligt 5 AL, redan vid registrering och framställning av handlingar aktivt arbeta för korrekt arkivering. Enligt 6 1 p AL skall arkivet dessutom organiseras på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dokumenthanteringsplanen ger myndigheten nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att återsöka information. En dokumenthanteringsplan måste hållas aktuell då den anger hur arkivet ska byggas upp, något som i sin tur i så hög grad som möjligt ska spegla den verksamhet som bedrivs inom myndigheten. Den skall överensstämma med verkligheten på myndigheten, vilket medför att planen bör arbetas om i takt med att handlingar tillkommer och försvinner, exempelvis på grund av ändrade rutiner. Om förändringar i en myndighets organisation och arbetssätt påverkar Sida 18 av 35

19 arkivbildningen i stor utsträckning bör myndigheten samråda med Stadsarkivet. 6.2 Upprättande av dokumenthanteringsplan Utarbetandet av en dokumenthanteringsplan kräver en noggrann inventering och genomgång av myndighetens alla handlingar. Mall för dokumenthanteringsplan finns i Platina. Själva utformningen av en dokumenthanteringsplan är enligt följande exempel: Nämnd: Kommunstyrelsen Verksamhet: Stadsarkivet I Stadsarkiv ingår Bild- och företagsarkivet, Folkrörelsearkivet och de kommunala handlingarna. Serie Verksamhet / process Medium/ Databärare Arkivläggning Handlingsslag Gallringsfrister Till Stadsarkiv Anmärkning Denna spalt fylls i av Stadsarkivet Vilken typ av handling rör det sig om? Vilken verksamhet eller process producerar handlingen? Hur produceras den (i vilket IT-system) och hur förvaras den? Hur sorteras handlingen, exempelvis i vilken ordning sätts den in i pärmen? Kan handlingarna gallras? Hur länge behöver verksamheten bevara den och vad säger lagen och arkivråden? Ska de bevaras? Efter hur lång tid kan handlingarna skickas till Stadsarkivets centralarkiv för omhändertagande och ansvarsövertagande? Finns det annan specifik information som kan vara viktig vid hanteringen av handlingarna? A APTprotokoll Stadsarkiv Digitalt i Platina/ Papper Kronologisk Bevaras 10 år Den som är sekreterare ansvarar för att skriva ut ett ex och sätta i pärm på forskarexpeditionen F Stadsarkiv Digitalt i Platina/ Papper Tillsynsrapport Diarienummer Bevaras 5 år D Postlista Stadsarkiv Digitalt i Platina/ Papper Kronologisk 2 år - Vid skapande eller revidering av en dokumenthanteringsplan bör en grupp sättas ihop bestående av representanter från verksamheten, arkivansvarig, Sida 19 av 35

20 någon resursansvarig över verksamheten och, gärna redan från början, en representant från Stadsarkivet. Sedan kan man utgå från SKL:s råd för att få en utgångspunkt för vilka handlingsslag som verksamheten kan producera. Därefter kan man lägga till och ta bort handlingsslag och kartlägga; hur hanterar verksamheten handlingarna idag, vad finns det för lagkrav på hur de ska hanteras och hur beslutar myndigheten, efter samråd med Stadsarkivet, att handlingsslagen ska hanteras? Spalten Serie fylls i av Stadsarkivet efter att alla handlingsslag angivits, i den mån myndigheten och dess verksamhet kunnat, och är en förutsättning för att dokumenthanteringsplanen ska kunna gälla som arkivförteckning. Dokumenthanteringsplanen gäller först efter att den har beslutats av nämnd. Innan dess är den att anse som arbetsmaterial och gäller inte som gallringsbeslut. 6.3 Revidering av dokumenthanteringsplan Efter att en dokumenthanteringsplan beslutats kan det framkomma att vissa handlingsslag saknas i planen eller att de faktiskt hanteras eller ska hanteras på ett annat sätt än vad planen anger. I dessa fall kan planen behöva revideras i efterhand, något som är helt naturligt i en myndighet med en aktiv verksamhet som utvecklas och ibland omorganiseras. Önskemål om revidering ska anmälas till Stadsarkivets funktionsbrevlåda eller genom arkivansvarig. Viktigt att ange är då vilken dokumenthanteringsplan som det gäller, om det är ett nytt handlingsslag som ska läggas till i planen, om det är ett redan uppgett handlingsslag som behöver ändras eller om det är ett handlingsslag som inte längre hanteras av verksamheten. Var även tydlig med att ange om det berör gallringsfristen då det kan krävas en mer brådskande revidering om det gäller exempelvis ett handlingsslag som enligt den gällande planen kan gallras plötsligt ska bevaras, antingen av nya lagkrav eller på grund av verksamhetens behov. Även en nytillkommen tvingande gallring är av vikt att ange, exempelvis om ett handlingsslag måste gallras på grund av integritetsskäl. Stadsarkivet för in önskemålen i en excelfil där de markeras utifrån hur brådskande förändringarna är. I vissa fall behöver kanske planen revideras snarast medan det i andra fall kanske kan invänta fler önskemål innan den tas upp till beslut. Stadsarkivet kontaktar i så fall myndigheten. 7 Rensning Paragrafer i arkivreglementet 15 Handlingar som inte skall tillhöra arkivet skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Även material som är skadligt för handlingarna skall rensas bort. 16 Rensning skall genomföras senast i samband med arkivläggningen av person som är insatt i materialet. Sida 20 av 35

21 7.1 Rensning i praktiken Rensning innebär att man tar bort handlingar som inte är allmänna, t.ex. övertaliga kopior, utkast m.m., innan akten arkiveras. Detta är alltså inte att likställa med gallring. I rensningen ingår även att ta bort material som kan vara skadligt för handlingarna så som; Gem (både av metall och plast), Plastfickor, Post-it lappar, Färgade aktomslag, Tejp Gummisnoddar Metall eller plastspiral som binder handlingar. Om materialet inte går att avlägsna läggs ett aktomslag om handlingen. Inbundna handlingar med limmad rygg är godkända för arkivförvaring. M.m. Finns det information på post-it lappen eller det färgade aktomslaget bör denna bevaras på något sätt. Antingen kan den överföras på godkänt material genom avskrift eller kopiering eller så kan den få ett eget, godkänt, aktomslag om sig som skyddar mot påverkan på de omgivande handlingarna. Häftklamrar bör undvikas helt från första början men tas inte bort i efterhand då tidsåtgången för detta inte uppväger nyttan. Rensningen bör utföras av person med god kännedom om handlingarnas betydelse för förståelsen av materialet, exempelvis handläggaren i ett diariefört ärende som då bör rensa akten så snart ärendet avslutats. 8 Bevarande och gallring Paragrafer i arkivreglementet 17 Myndighet beslutar, efter samråd med arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Gallring av arkivhandlingar som överlämnats till arkivmyndigheten beslutas efter samråd mellan denna och överlämnande myndighet. 18 Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. Med gallring avses förstöring av allmänna handlingar. Förstöring av handlingar i samband med konvertering eller migrering räknas som gallring, om detta medför: Informationsförlust, Förlust av möjliga sammanställningar, Förlust av sökmöjligheter eller Förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet Sida 21 av 35

22 8.1 Varför bevara och hur länge? I dagens läge gäller att de handlingsslag som ska bevaras ska skrivas ut på papper. Detta då Stadsarkivet inte kan ta emot digitala handlingar för arkivering. Verkar det finnas en funktion i ett IT-system för just arkivering är denna med största sannolikhet inte godkänd. Fråga systemansvarig och Stadsarkivet vid tveksamheter. I AL (3 ) förklaras varför arkiv skall bevaras: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen 3. forskningens behov När vi talar om att något ska bevaras är målet att det ska bevaras för alltid. Om detta sedan i praktiken är möjligt får framtiden utvisa men det är därför det krävs noggranna utredningar innan nya medium används för långtidsförvaring, som exempelvis i ett e-arkiv. Vissa databärare vet vi redan nu om att ha en begränsad livslängd, så som CD-skivor, varför Stadsarkivet vill ha informationen utskriven på papper inför arkiveringen. 8.2 Varför gallra och hur? Syfte med gallringen är att begränsa tillväxten i arkivet, så att det blir möjligt att bevara de viktigaste handlingarna för framtiden. Gallring innebär att handlingar i ett arkiv förstörs eller att uppgifter som ingår i upptagning utplånas. För digitala upptagningar gäller, att gallringen verkställs genom att informationen raderas. Detta kan exempelvis innebära att USBminnet eller CD-skivan som är informationsbäraren destrueras. Allmänna handlingar får inte förstöras utan stöd i författning eller gallringsbeslut. Även om myndigheten gallrar en mycket stor del av sina arkivhandlingar bör all gallring ske med restriktiv inställning. För att gallring ska kunna ske ska handlingen vara gallringsbar enligt beslutad dokumenthanteringsplan eller gallringsbeslutet som fattats av Kommunfullmäktige, Gallring av allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, KK08/31. I kommunen fattas gallringsbesluten av respektive myndighet/nämnd efter samråd med Stadsarkivet. Beslut att gallra ska alltid finnas dokumenterat i gallringsbeslutet fattat av Kommunfullmäktige, dokumenthanteringsplan eller Stadsarkivets arkivförteckning. Vid gallring skall alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet. Följande handlingstyper skall enligt AL undantas från gallring: handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndigheters verksamhet, handlingar som kan behövas för kommunens myndigheter och verksamheter eller för framtida utredningar, handlingar som kan ha rättslig betydelse, Sida 22 av 35

23 handlingar som är av värde för framtida forskning. Myndigheten ska även beakta verksamhetens eget behov för kontroll, uppföljning och utvärdering samt vilka olika typer av forskning som kan ha behov av handlingarna. Att myndigheten beslutar om gallring efter samråd med arkivmyndigheten betyder att myndigheten inte kan besluta om gallring utan att först ha inhämtat synpunkter från Stadsarkivet. Observera att allt som levereras till Stadsarkivet sparas för alltid. Gallring kan också ske för att uppfylla krav på integritetsskydd och blir då tvingande. I vissa fall finns bestämmelser om gallring i lagar och förordningar eller i beslut av statlig myndighet med stöd av författning t.ex. i socialtjänstlagens regler om gallring av personakter. För att sedan rent praktiskt gallra handlingarna, kan de, i fall av pappershandlingar återvinnas, tuggas och/eller brännas beroende på hur känslig informationen är. Det ska i vart fall leda till att det inte längre går att utläsa informationen på pappershandlingarna. Handlingar som innehåller känsliga uppgifter eller sekretess ska dock alltid brännas. I vissa IT-system kan gallring utföras automatiskt. Kontakta systemansvarig för att ta reda på vad som gäller för IT-systemet du arbetar i. 9 Överlämnande Paragrafer i arkivreglementet 19 Myndigheten kan, efter överenskommelse med arkivmyndigheten, besluta om att överlämna sitt arkiv eller delar därav till Stadsarkivet för fortsatt vård då handlingarna inte längre behövs för verksamheten. 20 Om en myndighet upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet efter överenskommelse överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige beslutat något annat. 21 Förutsättningarna för överlämnande av handlingar är att rensning och gallring skett i enlighet med de, för kommunen, gällande gallrings- och dokumenthanteringsplanerna om inte annat överenskommits med arkivmyndigheten. Vid särskilda fall kan kommunfullmäktige besluta vilken myndighet som ska stå för kostnader som kan vara förenade med iordningställandet av arkivhandlingarna. 22 Vid överlämnande av arkivhandlingar skall kvitto, i form av en reversal, upprättas av överlämnande myndighet. 23 Annat överlämnande, t.ex. till myndighet utanför kommunen, kräver stöd av lag eller särskilt beslut av fullmäktige. 9.1 Överlämnande till Stadsarkivet När arkivhandlingar inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet kan de, efter överenskommelse, övertas av Stadsarkivet för fortsatt vård. Av dokumenthanteringsplan eller särskilt beslut av fullmäktige kan framgå när så skall ske. Sida 23 av 35

24 Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte fullmäktige har beslutat något annat. Överlämnande av arkiv till Stadsarkivet är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för arkivhandlingarna övergår till Stadsarkivet. Beslut om gallring, utlämnande av sekretesskyddad handling m.m. skall då fattas av Stadsarkivet i enlighet med vad som framgår av lag och arkivreglemente. Dock kan Stadsarkivet behöva inhämta information från den överlämnande myndigheten inför exempelvis en sekretessprövning, om arkivmaterialet är av sådant slag att det inte faller inom Stadsarkivets ordinarie hantering av utlämnande av allmän handling Leveranser Leveranser till Stadsarkivet är reglerade. Varje gång en myndighet eller enhet vill leverera handlingar sker det efter särskild överenskommelse. Detta kan till exempel initieras genom att formuläret på IN under Arkivering fylls i. Följande riktlinjer gäller överlämnande myndighet för leveranser till Stadsarkivet. handlingarna skall vara ordnade handlingarna skall inte vara angripna av mögel eller skadedjur. Om misstanke om detta finns skall Stadsarkivet kontaktas och rådfrågas. myndigheten skall i förväg avtala om tidpunkt för leverans myndigheten ansvarar för att arkivmaterialet levereras till Stadsarkivet reversal skall medfölja För leveranser av personakter ska lista på levererat material, med exempelvis personnummer, bifogas för att på så sätt säkerställa korrekt mottagande. Reversalen ska inte innehålla några personuppgifter ur materialet som överlämnas. Mall till reversal finns på IN under Blanketter. Se nedan för exempel på hur reversal kan fyllas i: Reversal För leverans av handlingar till Stadsarkivet Reversalen upprättas av avsändaren. Reversalen ska bifogas leveransen. Stadsarkivet återsänder en kopia som kvitto efter kontroll. Kommunledningskansliet Överlämnande myndighet/enhet Datum Sida 24 av 35

25 Pelle Svensson 0155-xx xx xx Namn på arkivredogörare Tfn Antal volymer (pärmar, arkivkartonger ect.) Om volymerna innehåller samma handlingsslag behöver volymerna inte redovisas var för sig. Flera handlingsslag kan levereras i samma arkivkartong för att sedan särsorteras av Stadsarkivet. Handlingar (enligt dokumenthanteringsplanen) Här anges handlingsslagen utifrån dokumenthanteringsplanen Tid Här anges tiden som handlingarna spänner över 1 arkivkartong APT-Protokoll, Minnesanteckningar från enhetsmöten arkivkartonger Diarielista och diarieförda ärenden 2011 Ovanstående volymer är mottagna av Stadsarkivet Arkivarie Datum: Stadsarkivets anteckningar Accessionsnummer:. Stadsarkivet kopierar och skickar ett undertecknat exemplar av reversalen till myndigheten eller enheten när leveransen är uppackad och kontrollerad Beskrivning av leverans till Stadsarkivet Denna information finns även att läsa på IN under Arkivering. Inför att lämna handlingar till Stadsarkivet 1. Kontrollera att du har arkivboxar och aktomslag som är arkivbeständiga, det finns 55 mm och 80 mm arkivboxar att beställa hos Stadsarkivet. 2. Kontrollera att handlingarna ska levereras enligt aktuell dokumenthanteringsplan. 3. Ta ut handlingarna från det förvaringsmedel som de förvaras i, t.ex. pärm eller hängmapp. 4. Rensa handlingarna från: Gem (både metall och plast) Gummiband Plastfickor Post-it Sida 25 av 35

26 Annan plast eller metall, t.ex. försättsidor i plast eller metallclips. Övertaliga kopior eller dubbletter som inte tillför ärendet något. Häftklammer får sitta kvar, detta för att bevara ordningen på handlingarna. Om det är diarieförda ärenden som lämnas till Stadsarkivet ska dessa ha status Avslutad i Platina. I diarieförda ärenden som skapas från och med 2014 ska också en handlingslista från Platina skrivas ut när ärendet är avslutat och ligga längst fram i akten. Om en diarieförd akt inte skickas med till Stadsarkivet pga. Att ärende är pågående ska en handlingslista läggas på aktens plats i arkivboxen. 5. Placera handlingarna i arkivboxen i den ordning som de redan finns, t.ex. kronologisk, alfabetisk eller personnummer. Om ärendena inte har aktomslag sedan tidigare ska ett omslag läggas kring varje ärende, arkivbeständiga aktomslag beställs från Stadsarkivet. 6. Information på USB, CD, DVD ska skrivas ut om det ska arkiveras. Stadsarkivet tar ännu inte emot digitala handlingar. 7. Fyll upp arkivboxen ordentligt, undvik halvfulla eller överfulla arkivboxar då det skadar handlingarna. Det finns två olika storlekar hos Stadsarkivet, beställ gärna olika storlekar för att kunna packa bra. 8. När arkivboxen är fylld ska arkivansvarig skriva med blyerts längst upp på ryggen på den stående arkivboxen, var handlingarna kommer från, vad det är för handlingar, årtal och ev diarienummer som den innehåller. Exempel ej diarieförda handlingar: Exempel diarieförda handlingar: Tekniska divisionen Tekniska divisionen Kommunfastigheter Diarieförda handlingar Avtal TEK14/1-TEK14/12 (ej TEK14/10) Hantering av sekretesshandlingar Diarieförda handlingar som innehåller sekretess ska hållas separerade från de allmänna offentliga handlingarna men ska levereras samtidigt som de offentliga till Stadsarkivet. Sekretesshandlingarna ska ligga ett ärende per aktomslag, som beställs från Stadsarkivet. På aktomslaget ska ärenderubriken samt sekretesstämpel, där paragraf ska framgå, finnas. Aktomslagen läggs sedan i diarienummerordning per år i arkivboxar. Denna rutin gäller från och med 2015 så har verksamheten tidigare haft rutin där sekretesshandlingen ska ligga i kuvert kan levereras så till Stadsarkivet fram till och med år Sida 26 av 35

27 Att leverera arkivhandlingarna till Stadsarkivet Leverans sker till Stadsarkivet när arkivhandlingarna inte behövs för den löpande verksamheten eller levereras av annan anledning, då övergår hela ansvaret för handlingarna till arkivmyndigheten, Stadsarkivet (arkivlagen 9). Handlingar som omfattas av sekretess har samma skydd hos Stadsarkivet som de haft hos levererande verksamhet. Leveranser får endast ske efter överenskommelse med Stadsarkivet, det 1. är viktigt att kommunikation sker mellan verksamheten och Stadsarkivet innan leverans. Kontakt tas med Stadsarkivet för att boka in tid för leverans och eventuellt andra praktiska frågor via formulär på IN under Stadsarkivet eller via telefon. All kostnad kring leveranserna svarar den levererande myndigheten för, om dessa leveransanvisningar inte följs eller om leveranserna inte föranmäls och en kostnad uppstår för Stadsarkivet kan denna kostnad komma att debiteras på den levererande verksamheten. 2. Arkivboxarna ska packas i flyttkartonger eller likande, flyttkartongerna ska inte packas fulla då det blir för tungt och handlingarna kan skadas. Om leveransen gäller diarieförda handlingar ska diarier skickas med. Lista på diariet dras ut ur Platina, via Rapporter/Diarieförda ärenden. Om leveransen gäller personakter, ritningar m.m. ska en översiktlig redogörelse medfölja som redovisar på vilket sätt handlingarna är sorterade, t.ex. i personnummerordning, fastighetsbetäckning, A-Ö. 3. Med leveransen ska en Reversal medfölja, dokumentet finns på IN i kolumnen till höger. Fyll i reversalen, skriv ut ett ex och skicka med leveransen. När Stadsarkivet har kontrollerat leveransen får du en kopia av reversalen åter, det är ditt kvitto på att du har levererat något. Om du levererar diarieförda handlingar som innehåller sekretess, ange om möjligt på reversalen vilka diarienummer och handlingsnummer som levereras. Stadsarkivet tar inte emot arkivmaterial som är angripet av mögel eller skadedjur, vid misstanke om sådana angrepp, kontakta Stadsarkivet för förslag på åtgärder. 9.2 Överlämnande till enskilt organ Kommunfullmäktige får enligt lagen om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får förvaras under viss tid hos ett specificerat enskilt organ, t.ex. ett bolag eller en stiftelse, utan att handlingarna upphör att vara allmänna. Det enskilda organet, t.ex. ett kommunalt bolag, skall vid förvaring och handhavande av de allmänna handlingarna se till att dessa lätt kan särskiljas från bolagets egna handlingar. När det gäller handhavandet av dessa Sida 27 av 35

28 allmänna handlingar, t.ex. frågor om utlämnande av allmän handling, jämställs bolaget med myndighet. Mellan arkivmyndigheten och bolaget bör man träffa en särskild överenskommelse om kommande leveranser av de allmänna handlingar som överlämnats för visstidsförvaring. Om bolagets struktur ändras så att frågan om förvaringen av dessa handlingar påverkas bör fullmäktige fatta ett nytt beslut om den framtida förvaringen. 10 Arkivbeständighet och förvaring Paragrafer i arkivreglementet 24 Handlingar som myndigheten upprättar, skall framställas så att de kan läsas under den tid de skall bevaras. I förekommande fall skall hänsyn tas till möjligheten att i framtiden överföra uppgifterna till annan databärare. 25 Arkivhandlingar skall förvaras under betryggande former. Närmare bestämmelser om arkivbeständighet och förvaring meddelas av arkivmyndigheten Kraven gäller alla allmänna handlingar Riksarkivets utfärdade föreskrifter för statliga myndigheter, deras allmänna råd och tekniska krav tjänar som norm även för den kommunala arkivvården. Myndigheternas arkiv består emellertid även av handlingar som kommer att gallras. Eftersom dessa handlingar tillkommer i en verksamhet för vilken myndigheten har hela ansvaret måste denna se till att handlingarna framställs och förvaras så att informationen kan användas under den tid som krävs. Detta gäller alltså även handlingar som kan gallras. Dokumentationen måste alltid uppfylla de rättsliga krav som finns för verksamheten Arkivgodkänt material Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med godkänt material, dvs. material som garanterar informationens beständighet. Det krävs då bland annat att man använder skrivmaterial som har arkivgodkänts och att enkelsidig utskrift tillämpas om inte annat särskilt beslutats. Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP) utger förteckningar över godkänt skrivmaterial. Nedan symboler visar om materialet är arkivbeständigt: Evighetssymbolen kan finnas på kopieringspapprets förpackning och SPmärkningen finns på bläckpatronen på de pennor som är godkända. Sida 28 av 35