LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2015-12-02 27 (33) 183 REVIDERING AV ÄGARDIREKTIV OCH BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2014-477 Kommunfullmäktige godkände vid sitt sammanträde 2015-01-15, 15, att Lysekils Stadshus AB:s helägda dotterbolag Kolholmarna AB avvecklas att genom en fusion uppgå i Lysekils Hamn AB. I anslutning härtill krävs att styrdokumenten för Lysekils Hamn AB i form av ägardirektiv och bolagsordning revideras. Revideringen innebär, att tillämpliga delar av styrdokumenten för Kolholmarna AB överförs till motsvarande styrdokument för Lysekils Hamn AB. De reviderade styrdokumenten har behandlats av styrelsen för Lysekils Stadshus AB som tillstyrkt förslagen. Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde 2015-06-25, 57, att återremittera ärendet för komplettering. Återremissen skulle ge möjlighet att beakta de synpunkter på förslaget till ägardirektiv som framförts vid styrelsemöte i Lysekils Hamn AB under juni. Vid sammanträdet 2015-09-24, 83, beslutade kommunfullmäktige att ytterligare en gång återremittera ärendet för vidare bearbetning på tjänstemannanivå. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-11-19, med bilagor. Yrkande Mats Karlsson (M) och Christer Hammarqvist (C): bifall till förvaltningens förslag. Fredrik Häller (LP): återremiss Yngve Berlin (K): avslag på Fredrik Hällers yrkande om återremiss. Propositionsordning Kommunstyrelsen godkänner följande propositionsordning Proposition på Fredrik Hällers yrkande om återremiss mot att avgöra ärendet idag. Om kommunstyrelsen beslutar att avgöra ärendet idag, proposition på förvaltningens förslag. Proposition Ordförande ställer proposition på Fredrik Hällers yrkande om återremiss mot att avgöra ärendet idag och finner att kommunstyrelsen beslutar att avgöra ärendet idag. Ordförande ställer proposition på förvaltningens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt förslaget. Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2015-12-02 28 (33) Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att fastställa ägardirektiv och bolagsordning för Lysekils Hamn AB i enlighet med upprättat förslag november 2015. Reservation Fredrik Häller (LP) anmäler blank reservation. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerare: Utdragsbestyrkande:
1/2 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Datum: 2015-11-19 Förvaltning: Kommunstyrelseförvaltningen Handläggare: Leif Schöndell Telefon: 0523-61 31 01 E-post: leif.schondell@lysekil.se REVIDERING AV ÄGARDIREKTIV OCH BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2014-477 Kommunfullmäktige godkände vid sitt sammanträde 2015-01-15, 15, att Lysekils Stadshus AB:s helägda dotterbolag Kolholmarna AB avvecklas att genom en fusion uppgå i Lysekils Hamn AB. I anslutning härtill krävs att styrdokumenten för Lysekils Hamn AB i form av ägardirektiv och bolagsordning revideras. Revideringen innebär, att tillämpliga delar av styrdokumenten för Kolholmarna AB överförs till motsvarande styrdokument för Lysekils Hamn AB. De reviderade styrdokumenten har behandlats av styrelsen för Lysekils Stadshus AB som tillstyrkt förslagen. Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde 2015-06-25, 57, att återremittera ärendet för komplettering. Återremissen skulle ge möjlighet att beakta de synpunkter på förslaget till ägardirektiv som framförts vid styrelsemöte i Lysekils Hamn AB under juni. Vid sammanträdet 2015-09-24, 83, beslutade kommunfullmäktige att ytterligare en gång återremittera ärendet för vidare bearbetning på tjänstemannanivå. Yttrande Utifrån diskussion vid ägardialog mellan Lysekils Stadshus AB och Lysekils Hamn AB samt samtal mellan kommunchef och VD i hamnbolaget har nu en ytterligare bearbetning skett av förslaget till nytt ägardirektiv. Förslaget, som även är kommunicerat med presidiet i Lysekils Hamn AB, redovisas i bilaga. I förhållande till ärendet som var uppe till behandling vid kommunfullmäktiges sammanträde i september så innebär det nu föreliggande förslaget följande förändringar: Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/2 Ett visst förtydligande av första stycket under rubriken Ändamål med bolagets verksamhet. Punkten Bolaget ska pröva alternativ till att driva bolaget i kommunal regi. tas bort under rubriken Verksamhetsmål. Detta bedöms vara en ägarfråga. Punkten Bolaget ska verka för att finna externa medfinansiärer, stöd från sponsorer och donationer inom ramen för det kommunala regelverket. tas bort under rubriken Ekonomiska mål. Detta bedöms inte vara relevant i en affärsdrivande verksamhet. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att fastställa ägardirektiv för Lysekils Hamn AB i enlighet med upprättat förslag november 2015. Kommunstyrelseförvaltningen Leif Schöndell Kommunchef Bilaga Förslag till reviderat ägardirektiv för Lysekils Hamn AB
Ägardirektiv för Lysekils Hamn AB Dnr: LKS 2014-477, antagen av kommunfullmäktige 2015-12-17, xx Ändamål med bolagets verksamhet Bolaget ska bedriva handelshamnsverksamhet för fartygsoperationer och omlastningar med tillhörande logistiktjänster samt ansvara för övriga hamnrelaterade frågor avseende yrkessjöfart inom kommunen, med undantag för Fiskhamnen. Bolagets verksamhet ska kännetecknas av personlig service, effektivitet och kvalitet för att därigenom stärka kundernas konkurrensförmåga. Bolaget ska även ansvara för infrastrukturella frågor i Lysekils handelshamn och i angränsande områden enligt bifogad karta. Bolaget ska äga magasinen samt planera för disposition av markområden och övrig infrastruktur inom och i anslutning till handelshamnen i Lysekil. Ägarens krav Verksamhetsmål Bolaget ska ansvara för uthyrning och medverka vid en eventuell försäljning av infrastruktur och markområden som framgår av bifogad karta. Bolaget ska fullgöra sina åtaganden på så sätt att bolaget säkerställer en långsiktig konkurrenskraft. Bolaget ska bedrivas på affärsmässig grund och präglas av effektivitet och miljöhänsyn. Bolaget ska medverka till att utveckla Lysekils kommun till en attraktiv kommun vad avser boende, utbildning, näringsliv och livskvalitet. Bolaget ska medverka i kommunens planering och utredningsverksamhet samt i övrigt bistå kommunen med de uppgifter som överlämnas till bolaget. Bolaget ska i sin verksamhet och dess utveckling alltid beakta samordningsmöjligheter med den övriga kommunkoncernen och kommunens förvaltningar. Ekonomiska mål Bolaget har rätt att reinvestera överskjutande kapital. Det resultat som överstiger 25 % av det egna kapitalet kan utdelas efter samråd med ägaren. Bolaget ska ha en långsiktigt hållbar ekonomi utan ägartillskott. Sida 1 av 2
Rapportering Bolaget ska följa de av moderbolaget utfärdade anvisningarna för budget, verksamhetsplanering och bokslut. Bolaget ska vad avser budget och ekonomisk uppföljning följa de riktlinjer och direktiv som utgår från kommunens centrala ekonomifunktion för att möjliggöra en samordning i hela kommunkoncernen. Sida 2 av 2
BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2014-477, antagen av kommunfullmäktige 2015-12-17, xx 1 Bolagets firma Bolagets firma är Lysekils Hamn AB. 2. Bolagets säte Bolaget skall ha sitt säte i Lysekils Kommun, Västra Götalands län. 3. Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget skall bedriva handelshamnsverksamhet för fartygsoperationer och omlastningar med tillhörande logistiktjänster. Bolaget svarar dessutom för övriga hamnrelaterade frågor i förhållande till yrkessjöfart inom kommunen. Bolaget skall till föremål för sin verksamhet äga, utveckla, upplåta och förvalta markområden, kajer, magasin och övrig infrastruktur inom och i anslutning till handelshamnen i Lysekil. Föremålet för verksamheten bedrivs i enlighet med 1 kap 3 och 3 kap 6 Lagen om vissa kommunala befogenheter. 4. Bolagets ändamål Bolaget är inom sin verksamhet Lysekils kommuns fackorgan och svarar för drift och förvaltning av de verksamheter som kommunfullmäktige överlämnat till bolaget enligt 3. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen, likställighetsprincipen samt gällande särlagstiftning. Likvideras bolaget ska behållna tillgångar tillfalla Lysekils kommun. 5. Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst 100 000 kronor och högst 400 000 kronor. 6. Antal aktier och aktiebelopp Antal aktier skall vara lägst 1 000 och högst 4 000. Aktie ska lyda på 100 kronor. 7. Styrelse Styrelsen skall bestå av fem (5) ledamöter med tre (3) ersättare. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Lysekils kommun för tiden från årsstämman som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. Sida 1 av 3
8. Revisor och lekmannarevisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utser årsstämman en auktoriserad huvudansvarig revisor med suppleant. Deras uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. Som revisor kan även ett registrerat revisionsbolag utses. För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Lysekils kommun utse två lekmannarevisorer. 9. Räkenskapsår Bolagets räkenskapsår är kalenderår. 10. Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma, som skall hållas i Lysekil, och andra meddelanden till aktieägarna, skall ske genom brev med posten eller e-post. Kallelse till bolagsstämma sker tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. Kallelse till bolagsstämma anslås på kommunens anslagstavla. 11. Årsstämman Årsstämma hålls årligen inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. På årsstämman skall följande ärenden förekomma: 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande och sekreterare vid stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av en eller två protokollsjusterare 5. Fastställande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigt sammankallad 7. Föredragning av årsredovisning, revisionsberättelse samt lekmannarevisorernas granskningsrapport. 8. Beslut om: a) fastställande av resultaträkning och balansräkning b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören d) fastställande av arvode åt styrelse, revisor och lekmannarevisorer e) Val av revisor när så skall ske Sida 2 av 3
9. Anmälan av styrelseledamöter och ersättare som enligt 8 förrättats av kommunfullmäktige 10. Övriga ärenden, vilka ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen 12. Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Lysekils kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Ledamöterna i Lysekils kommunfullmäktige samt ledamöter i moderbolagets styrelse har rätt att närvara och yttra sig vid bolagsstämma. Representanter från allmänheten har rätt att närvara vid årsstämman. 13. Kommunfullmäktiges rätt Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Lysekils kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut fattas i verksamheten, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 14. Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Lysekils kommun. Sida 3 av 3
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige 2015-06-25 8 (46) 57 REVIDERING AV ÄGARDIREKTIV OCH BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2014-477 Kommunfullmäktige godkände vid sitt sammanträde 2015-01-15, 15, att Lysekils Stadshus AB:s helägda dotterbolag Kolholmarna AB avvecklas att genom en fusion uppgå i Lysekils Hamn AB. I anslutning härtill krävs att styrdokumenten för Lysekils Hamn AB i form av ägardirektiv och bolagsordning revideras. Revideringen innebär, att tillämpliga delar av styrdokumenten för Kolholmarna AB överförs till motsvarande styrdokument för Lysekils Hamn AB. De reviderade styrdokumenten har behandlats av styrelsen för Lysekils Stadshus AB som tillstyrkt förslagen. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2015-05-28, med bilagor Protokoll från kommunstyrelsen 2015-06-10, 98 Yrkande Klas-Göran Henriksson (S): återremiss för att ge möjlighet för kommunstyrelsen att beakta yttrande från Lysekils Hamns AB över förslaget till ägardirektiv. Proposition Ordförande ställer proposition på Klas-Göran Henrikssons återremissyrkande och finner att kommunfullmäktige beslutar enligt yrkandet. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet för komplettering. Beslutet skickas till Lysekils stadshus AB Lysekils Hamn AB Kommunstyrelsen Justerare: Utdragsbestyrkande:
LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunfullmäktige 2015-09-24 6 (17) 83 REVIDERING AV ÄGARDIREKTIV OCH BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2014-477 Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde 2015-06-25, 57, att återremittera ärendet för komplettering. Återremissen skulle ge möjlighet att beakta de synpunkter på förslaget till ägardirektiv som framförts vid styrelsemöte i Lysekils Hamn AB under juni. Kommunstyrelseförvaltningen har tagit del av de synpunkter kring förslaget till nytt ägardirektiv för Lysekils Hamn AB som bolagets styrelse lämnade efter sitt styrelsemöte den 3 juni. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår, att ägardirektivet kompletteras med en aktuell kartbilaga med tydlig hänvisning i ägardirektivet. De förändringar som styrelsen föreslagit under avsnitten ändamål och verksamhetsmål innebär, som kommunstyrelseförvaltningen ser det, ingen ytterligare tydlighet varför ursprunglig skrivning i förslaget till nytt ägardirektiv ska stå fast. Kommunstyrelseförvaltningen är inte heller beredd att tillstyrka att punkt 2 under ekonomiska mål ska utgå, då denna punkt är gemensam för samtliga dotterbolag i koncernen. Beslutsunderlag Kommunfullmäktiges protokoll 2015-06-25, 57 Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-08-04 med bilagor. Protokoll från kommunstyrelsen 2015-09-02, 129 Yrkande Klas-Göran Henriksson (S): återremiss för vidare bearbetning på tjänstemannanivå. Proposition Ordförande ställer proposition på Klas-Göran Henrikssons återremissyrkande och finner att kommunfullmäktige beslutar enligt yrkandet. Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet för vidare bearbetning på tjänstemannanivå. Beslutet skickas till Lysekils stadshus AB Lysekils Hamn AB Kommunstyrelsen Justerare: Utdragsbestyrkande: