Kravspecifikation Märkesauktoriserad underhållsservice och reparationer av polisens bilar

Kravspecifikation Märkesauktoriserad underhållsservice och reparationer av polisens bilar Polismyndigheten, Ekonomiavdelningen 2015 05 04 Bilaga 1

SPECIFIKATION 2 (9) Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 2 ALLMÄNT OM POLISENS BILAR... 3 3 POLISENS DEFINITION AV MÄRKESAUKTORISERAD UNDERHÅLLSSERVICE OCH REPARATIONER... 3 4 AVTALSOMRÅDEN... 4 4.1 ALLMÄNT... 4 4.2 MATRIS... 4 5 KRAV PÅ VERKSTADEN... 5 5.1 AUKTORISATION... 5 5.2 REPARATIONER... 5 5.3 RESERVDELAR... 6 5.4 STARTNYCKLAR... 6 5.5 DIAGNOSINSTRUMENT OCH VERKTYG... 6 5.6 MJUKVARUUPPDATERINGAR... 6 5.7 KOMPETENSKRAV... 6 5.8 TEKNISKA UPPDATERINGSKAMPANJER... 6 5.9 GARANTIER OCH GOODWILL... 7 6 KRAV PÅ ADMINISTRATION OCH HANTERING... 7 6.1 BESTÄLLNING AV SERVICE OCH REPARATIONSUPPDRAG... 7 6.2 IN OCH UTLÄMNING AV BILAR PÅ VERKSTAD... 7 6.3 KONTAKTPERSONER... 7 6.4 TIDSBOKNINGAR MED MERA... 8 6.5 AVRÅDANDE OCH AVBRYTANDE AV UPPDRAG... 8 6.6 TILLÄGGSARBETEN... 8 6.7 UTBYTTA RESERVDELAR... 8 6.8 KÄNSLIG UTRUSTNING... 9 6.9 TRANSPORTER AV POLISENS BILAR... 9 6.10 VERKSTADENS ANSVAR FÖR INLÄMNAD BIL... 9 6.11 GARANTIER PÅ UTFÖRT ARBETE... 9

SPECIFIKATION 3 (9) 1 Inledning Polismyndigheten avser att upphandla ramavtal för märkesauktoriserad periodisk underhållsservice och reparationer av polisbilar av fabrikaten Volvo, Volkswagen och Mercedes. 2 Allmänt om polisens bilar a) Bilar i polisoperativ verksamhet anpassas efter en kravspecifikation utfärdad av polisen. Det innebär bl.a. höga krav på manöverduglighet och trafiksäkerhet vid utryckningskörning och med där bilarna ofta är lastade upp till totalvikt. Detta medför krav att billeverantören levererar ett chassi och bromsar som är anpassat för polisens verksamhet och körning. b) Polisens körsätt är unikt jämfört andra kommersiella användare och samtidigt är polisens tjänstebilar ett av de viktigaste arbetsverktygen för att polisen ska kunna fullgöra sitt uppdrag i samhället. Polisens körsätt och metoder ställer långtgående krav på arbetsmiljö och trafiksäkerhet där bilens passiva och aktiva konstruktion måste vara av högsta klass. c) Körning i trängande fall innebär att polisen får överskrida gällande hastigheter och trafikregler med eller utan att godkänd larmanordning används och utan att trafiksäkerheten åsidosätts. Sådan körning innebär regelmässigt stor påfrestning på bilen där exempelvis kraftiga accelerationer, hög hastighet, undanmanövrar och kraftiga och upprepade inbromsningar förekommer. d) Mot bakgrund av ovan är ett väsentligt krav att bilens tekniska kvalitet vidmaktshålls under dess hela livscykel och att de reparationer som utförs och reservdelar som används inte på något sätt riskerar att försämra bilens ursprungliga utformning, prestanda, manöverduglighet, driftsäkerhet och trafiksäkerhet. 3 Polisens definition av märkesauktoriserad underhållsservice och reparationer a) Polisen definierar märkesauktoriserad underhållsservice och reparationer enligt följande: 1) En underhållsservice eller reparation som sker enligt en fabrikants anvisningar, instruktioner och metoder. 2) En underhållsservice eller reparation som sker på en verkstad som är kvalitetskontrollerad och godkänd av en bilfabrikant. 3) En underhållsservice eller reparation där trasiga delar ersätts med reservdelar som är utvecklade och anpassade för den aktuella bilmodellen och som är kvalitetsgranskade och godkända av bilfabrikanten. 4) En underhållsservice eller reparation som utförs av en servicetekniker som är utbildad enligt bilfabrikantens utbildningskrav för den bilmodell denne är satt att reparera och som genomgår föreskriven vidareutbildning. 5) En underhållsservice eller reparation som utförs med verktyg och diagnosinstrument som är anpassade till bilen, godkända av en bilfabrikant och som uppdaterar sig mot bilfabrikantens kvalitetssystem.

SPECIFIKATION 4 (9) 4 Avtalsområden 4.1 Allmänt a) Ramavtalet delas in i tre huvudområden som representeras av bilfabrikaten Volvo, Volkswagen och Mercedes. Därutöver bryts avtalet ner till i geografiska områden som utgör själva avtalsområdet. b) Varje avtalsområde benämns med 2 siffror och 1 bokstav, t ex 1A1 för avtalsområde Volvo i Mellersta Skåne. c) Leverantören kan lämna anbud för valfritt antal avtalsområden men kravet är att leverantören har en eller flera etablerade bilverkstäder inom det avtalsområdet anbudet avser. Hur anbudsutvärderingen kommer gå till framgår av förfrågningsunderlaget. 4.2 Matris a) De olika avtalsområdena illustreras i nedan tabell: A Volvo B Volkswagen C Mercedes 1 Region Syd 1A1 Mellersta Skåne 1B1 Mellersta Skåne 1C1 Mellersta Skåne 1A2 Nordvästra Skåne 1B2 Nordvästra Skåne 1C2 Nordvästra Skåne 1A3 Malmö 1B3 Malmö 1C3 Malmö 1A4 Södra Skåne 1B4 Södra Skåne 1C4 Södra Skåne 1A5 Nordöstra Skåne 1B5 Nordöstra Skåne 1C5 Nordöstra Skåne 1A6 Blekinge 1B6 Blekinge 1C6 Blekinge 1A7 Kalmar 1B7 Kalmar 1C7 Kalmar 1A8 Kronoberg 1B8 Kronoberg 1C8 Kronoberg 2 Region Väst 2A1 Storgöteborg 2B1 Storgöteborg 2C1 Storgöteborg 2A2 Älvsborg 2B2 Älvsborg 2C2 Älvsborg 2A3 Fyrbodal 2B3 Fyrbodal 2C3 Fyrbodal 2A4 Skaraborg 2B4 Östra Skaraborg 2C4 Östra Skaraborg 2A5 Halland 2B5 Halland 2C5 Halland 3 Region Öst 3A1 Jönköping 3B1 Jönköping 3C1 Jönköping 3A2 Östergötland 3B2 Östergötland 3C2 Östergötland 3A3 Södermanland 3B3 Södermanland 3C3 Södermanland 4 Region Stockholm 4A1 Gotland 4B1 Gotland 4C1 Gotland 4A2 Stockholm Syd 4B2 Stockholm Syd 4C2 Stockholm Syd 4A3 Stockholm City 4B3 Stockholm City 4C3 Stockholm City 4A4 Stockholm Nord 4B4 Stockholm Nord 4C4 Stockholm Nord 5 Region Mitt 5A1 Uppsala 5B1 Uppsala 5C1 Uppsala 5A2 Västmanland 5B2 Västmanland 5C2 Västmanland 5A3 Gävleborg 5B3 Gävleborg 5C3 Gävleborg

SPECIFIKATION 5 (9) A Volvo B Volkswagen C Mercedes 6 Region Bergslagen 6A1 Örebro 6B1 Örebro 6C1 Örebro 6A2 Torsby 6B2 Torsby 6C2 Torsby 6A3 Kristinehamn 6B3 Kristinehamn 6C3 Kristinehamn 6A4 Arvika 6B4 Arvika 6C4 Arvika 6A5 Karlstad 6B5 Karlstad 6C5 Karlstad 6A6 Borlänge 6B6 Borlänge 6C6 Borlänge 6A7 Falun 6B7 Falun 6C7 Falun 6A8 Mora 6B8 Mora 6C8 Mora 7 Region Nord 7A1 Norra Lappland 7B1 Norra Lappland 7C1 Norra Lappland 7A2 Östra Norrbotten 7B2 Östra Norrbotten 7C2 Östra Norrbotten 7A3 Luleå/Boden 7B3 Luleå/Boden 7C3 Luleå/Boden 7A4 Piteälvdal 7B4 Piteälvdal 7C4 Piteälvdal 7A5 Södra Lappland 7B5 Södra Lappland 7C5 Södra Lappland 7A6 Skellefteå 7B6 Skellefteå 7C6 Skellefteå 7A7 Umeå 7B7 Umeå 7C7 Umeå 7A8 Norra Ångermanland 7B8 Norra Ångermanland 7C8 Norra Ångermanland 7A9 Södra Ångermanland 7B9 Södra Ångermanland 7C9 Södra Ångermanland 7A10 Medelpad 7B10 Medelpad 7C10 Medelpad 7A11 Jämtland/ Härjedalen 7B11 Jämtland/ Härjedalen 7C11 Jämtland/ Härjedalen 7A12 Östersund 7B12 Östersund 7C12 Östersund b) Leverantören ska i bilaga 2, Verkstadsrepresentation AO ange vilka avtalsområden som anbudet omfattar samt i vilken eller vilka kommuner anbudsgivarens verkstäder är belägna. 5 Krav på verkstaden 5.1 Auktorisation a) Verkstaden ska vara auktoriserad av en bilfabrikant att utföra tjänster enligt denna specifikation och krav. 5.2 Reparationer a) Underhållsservice och reparationer ska utföras enligt fabrikantens anvisningar och reparationsinstruktioner. Verkstaden ska kunna utföra all slags underhållsservice och reparationer på bilen. b) Glasarbeten ska utföras på sådant sätt att eventuella säkerhetsfunktioner, såsom exempelvis nödbromssystem och adaptiva farthållare, inte påverkas i något avseende. c) Montage av fönsterrutor av polykarbonat ska ske enligt polykarbonatfabrikantens anvisningar samt med lim som denne anvisar. Fastsättning med skruvning får inte förekomma.

SPECIFIKATION 6 (9) 5.3 Reservdelar a) Endast reservdelar som är framtagna och anpassade för den aktuella bilmodellen och som är godkända av bilfabrikanten får användas. Kravet gäller även unika chassidetaljer eller inredning som är anpassat för bilmodellen i utryckningsutförande. b) Alla reservdelar som används ska omfattas av fabrikantens kvalitetsgaranti. c) Endast smörjoljor som är godkända av bilfabrikanten ska användas. Om särskild smörjolja anpasssat för utryckningsfordon finns, ska sådan smörjolja alltid användas. Detta kravet gäller även växellådsolja. 5.4 Startnycklar a) Verkstaden ska kunna leverera nya kodade startnycklar samt vid behov koda om befintliga startnycklar. 5.5 Diagnosinstrument och verktyg a) Verkstaden ska använda ett av bilfabrikanten tillhandahållet diagnosinstrument, analysinstrument och specialverktyg anpassade och godkända för den aktuella bilmodellen. b) Diagnosinstrument ska vara kontinuerligt uppkopplade mot bilfabrikantens centrala underhållssystem. c) Diagnosinstrumentet ska finnas i verkstadens egna lokaler. 5.6 Mjukvaruuppdateringar a) Periodiska uppdateringar av bilens mjukvara ska levereras och implementeras utan särskild begäran av beställaren. b) Bilens aktuella mjukvara ska kontrolleras vid varje tidpunkt för underhållsservice. 5.7 Kompetenskrav a) Leverantörens verkstadspersonal som ska arbeta med polisens bilar ska ha genomgått föreskriven fabrikatsspecifik vidareutbildning enligt bilfabrikantens utbildningskrav. a) Leverantörens verkstadspersonal som ska arbeta med polisens bilar ska genomgå årlig fabrikatsspecifik vidareutbildning hos bilfabrikanten. 5.8 Tekniska uppdateringskampanjer a) Reparationer eller uppgraderingar som är påkallade av bilfabrikant, så kallade auktioner eller kampanjer, ska genomföras enligt de direktiv bilfabrikanten utfärdar och utan särskild begäran av beställaren. b) Auktioner ska utföras antingen efter särskild inkallelse direkt från bilfabrikanten, verkstaden alternativt i samband med planerad underhållsservice och reparationer. c) Det åligger verkstaden att hålla sig uppdaterad om de av fabrikanten utfärdade auktioner som ska utföras på bilen samt vilka auktioner som redan genomförts på bilen.

SPECIFIKATION 7 (9) 5.9 Garantier och goodwill a) Fel som omfattas av bilens nybilsgaranti ska utan särskild begäran av beställaren hanteras som garantireklamation och åtgärdas utan kostnad för beställaren. Att en reparation utförs med garantiersättning istället för mot kundfaktura får inte påverka leveranstiden negativt. b) Leverantören ska kunna utföra garantireparationer i egen verkstadslokal. c) Fel som omfattas av fabrikantens principer för goodwillersättning ska utan särskild begäran utföras enligt bilfabrikantens eller verkstadens instruktioner, t ex att en åtgärd genomförs kostnadsfritt eller till reducerad kostnad för polisen trots att nybilsgarantin löpt ut. 6 Krav på administration och hantering 6.1 Beställning av service och reparationsuppdrag a) Underhållsservice eller reparation avropas genom att en rekvisition eller en elektroniskt skapad inköpsorder överlämnas eller skickas till verkstaden. Rekvisitionens utformning och faktureringsinformation framgår av avtalsunderlaget. b) Innan en rekvisition eller elektroniskt skapad inköpsorder har överlämnats eller skickats till verkstaden får arbete inte påbörjas. c) På rekvisitionen eller den elektroniskt skapade inköpsordern framgår om verkstaden, innan arbetet påbörjas, ska lämna en prisuppgift på uppdraget eller inte. Sådan prisuppgift ska meddelas beställarens kontaktperson innan arbetet påbörjas. 6.2 In och utlämning av bilar på verkstad a) Bilar ska kunna inlämnas och hämtas under normal kontorstid hos verkstadens kundmottagning, kontaktperson eller till dedikerad servicetekniker om sådan finnes. b) Om beställaren så begär, ska verkstaden upprätta en arbetsorder eller mottagningsbevis för den inlämnade bilen. På sådan arbetsorder ska uppdragets omfattning framgå, såvida den är känd för verkstaden vid tidpunkten för inlämnandet, samt när uppdraget preliminärt beräknas vara färdig. c) Vid hämtning av bilar ska följesedel medfölja. På följesedeln ska framgå vilket uppdrag som utförts, vad som eventuellt bytts ut eller reparerats samt uppdragets kostnad. d) Vid underhållsservice ska bilens servicebok stämplas. e) Endast personal anställd vid polisen ska äga rätt att avhämta bilar hos verkstaden. Den som avhämtar bilen hos verkstaden ska alltid styrka att denne är anställd av polisen genom uppvisande av giltigt tjänstekort eller legitimation. En person iklädd uniform är inte att anse som styrkt anställning. 6.3 Kontaktpersoner a) Verkstaden bör ha en utsedd kontaktperson som kan hantera bokningar, leveransplaner, servicerådgivning samt garanti och goodwillfrågor. b) För varje avtalsområde kommer polisen utse en eller flera kontaktpersoner som företräder beställaren och till vilken verkstaden ska vända sig i frågor om prisuppgifter, för avrådande av uppdrag, för godkännande av tilläggsarbeten eller motsvarande.

SPECIFIKATION 8 (9) 6.4 Tidsbokningar med mera a) Beställaren ska kunna boka verkstadstid via telefon, e post, via elektroniskt bokningssystem eller genom drop in där bilen avlämnas direkt till verkstad av beställaren eller av anlitat bärgningsföretag. b) Beställaren bör kunna erbjudas fasta verkstadstider för periodisk underhållsservice. Sådan ska dock ske i överenskommelse med verkstaden i varje enskilt fall. 6.5 Avrådande och avbrytande av uppdrag a) Om ett reparationsuppdrag bedöms överstiga 30 000 kronor eller om uppdraget med hänsyn till priset, bilens marknadsvärde eller andra särskilda omständigheter inte kan anses vara till rimlig nytta för beställaren, ska verkstaden underrätta beställaren om förhållandet och begära hans anvisningar. b) Om det först sedan uppdraget har börjat utföras visar sig att den inte kan anses vara till rimlig nytta för beställaren eller att priset för uppdraget kan bli betydligt högre än beställaren hade kunnat räkna med, ska verkstaden underrätta beställaren om förhållandet och begära hans anvisningar. c) Kan beställaren inte anträffas eller får verkstaden av annan orsak inte anvisningar av beställaren inom rimlig tid, ska verkstaden avbryta påbörjat arbete. Detta gäller dock inte, om det finns särskilda skäl att anta att beställaren ändå önskar få uppdraget utförd. 6.6 Tilläggsarbeten a) Om det medan uppdraget utförs framkommer behov av arbete som på grund av sitt samband med uppdraget lämpligen bör utföras samtidigt med detta (tilläggsarbete), ska verkstaden underrätta beställaren och begära dennes anvisningar. b) Kan beställaren inte anträffas eller får verkstaden av annan orsak inte anvisningar av honom inom rimlig tid, får verkstaden utföra tilläggsarbetet 1. om priset för detta är obetydligt eller om det är lågt i förhållande till priset för den avtalade tjänsten, eller 2. om det finns särskilda skäl att anta att beställaren önskar få tilläggsarbetet utfört i samband med uppdraget c) Verkstaden är skyldig att utföra sådant tilläggsarbete som inte kan uppskjutas utan fara för allvarlig skada för beställaren, om beställarens anvisningar inte kan inhämtas eller om beställaren begär det. 6.7 Utbytta reservdelar a) Om beställaren så begär, ska reservdelar och tillbehör som bytts ut under uppdragets fullgörande hållas tillgängliga för beställaren att kunna besikta den utbytta delen vid avhämtning av bilen b) Efter att bilen avhämtats har verkstaden ingen skyldighet att förvara utbytta reservdelar.

SPECIFIKATION 9 (9) 6.8 Känslig utrustning a) Om verkstadens personal misstänker att känslig utrustning eller materiel har lämnats kvar i bilen vid inlämning, ska beställaren omedelbart underrättas om förhållandet. b) Beställaren beslutar i varje enskilt fall hur det specifika ärendet ska hanteras. 6.9 Transporter av polisens bilar a) Annan transport på allmänna vägar av polisens bilar än 1. provkörning före, i samband med eller efter utförd åtgärd eller 2. transport mellan verkstadslokal och verkstadsparkering får inte förekomma annat än att beställaren först underrättats och lämnat sitt medgivande i varje enskilt fall. 6.10 Verkstadens ansvar för inlämnad bil a) Ansvaret för bilen övergår till verkstaden när bilen avlämnats på av verkstaden anvisad plats och startnyckel överlämnats. b) Verkstaden ansvarar för att bilen inte skadas under den tid bilen är inlämnad hos verkstaden samt att obehöriga inte ges tillträde till bilen. c) Bilen ska under icke arbetstid vara parkerat på en säker plats dit allmänheten inte har tillträde. d) Startnycklar ska, under den tid en servicetekniker inte arbetar med bilen, förvaras i ett låst nyckelskåp. 6.11 Garantier på utfört arbete a) Verkstaden ska lämna minst 12 månaders garantitid på utfört arbete. b) På reservdelar ska minst 12 månaders garanti mot fabrikationsfel lämnas.