Yttrande till kommunrevisionen över granskning av attester för utbetalningar

Relevanta dokument
Yttrande till kommunrevisionen över granskning av löneutbetalningar

Yttrande över kommunrevisionens granskning av kommunens kontroll över externa kostnader

Yttrande över kommunrevisionens granskning av intern kontroll 2017

Yttrande över Utvecklingsprogram för den regionala stadskärnan Flemingsberg

Yttrande över remiss av slutbetänkandet reboot omstart för den digitala förvaltningen (SOU 2017:114)

Yttrande över delbetänkandet Digitalforvaltning.nu (SOU 2017:23)

Yttrande över promemorian Cykelregler

Yttrande över slutbetänkandet Alkoholreklam i sociala medier m.m. (SOU 2017:113)

Yttrande över Nationella riktlinjer för prevention och behandling vid ohälsosamma levnadsvanor stöd för styrning och ledning

Yttrande över Energimyndighetens förslag till föreskrifter om bidrag till kommunal energi- och klimatrådgivning

Yttrande över Näringsdepartementets remiss: En förvaltning som håller ihop (SOU 2015:66)

Yttrande över remiss: Kollektivtrafik för Västmanland, trafikplan 2030

Miljö- och energidepartementets betänkande: Vägar till ett effektivare miljöarbete (SOU 2015:43)

Yttrande över remiss av rapporten Språkcentrum för nationella minoritetsspråk KSN

Yttrande över remiss av Agenda 2030-delegationens slutbetänkande Världens utmaning, världens möjlighet (SOU 2019:13) KSN

Ansökan om amorteringsfrihet för Curlingcompaniet AB

Attestreglemente. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta. att anta attestreglemente enligt bilaga.

Revidering av riktlinjer för styrdokument i Uppsala kommun

Ansökan om verksamhetsstöd för drift av Antidiskrimineringsbyrån Uppsala

Betänkandet SOU 2014:39 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Bättre juridiska förutsättningar för samverkan och service

Yttrande över Statskontorets rapport: Uppdaterad indelningsgrund i delmodellen för barn och ungdomar med utländsk bakgrund

Datum Rapporten är överlämnad till kommunstyrelsen samt styrelser och nämnder för synpunkter.

Handläggare Datum Diarienummer Thomas Backlund KSN

Yttrande över förslag till nationell institution för mänskliga rättigheter i Sverige (Ds 2019:4) KSN

Handlingsprogram för förebyggande verksamhet och räddningstjänst enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor

Yttrande över remiss Miljözoner för lätta fordon

Förslag till yttrande Reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Uppsala kommun, dnr KSN

Datum Motion av Marlene Burwick (S) om att ge Uppsalas unga en första väg in på arbetsmarknaden

Revisorsrapport i enlighet med 7 Lag (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m.

Permutationsansökan och hantering av donationsstiftelser

Regler för partistöd för mandatperioden KSN

Yttrande över Näringsdepartementets promemoria: Investeringsstöd för anordnande av nya bostäder och bostäder för studerande (Ds 2015:35)

Riktlinje för stöd- och skyddsinsatser för förtroendevalda

Trafikverkets remiss: Funktionellt prioriterat vägnät

Riktlinje för medborgardialog

Riktlinjer för premiering och priser i Uppsala kommun samt inrättande av nytt kvalitetspris, jämställdhetspris och omsorgspris

Yttrande över remiss: Ändring av tid för igångsättning av civil flygverksamhet vid Uppsala flygplats/ärna, Fullerö 18:48 m. fl.

Yttrande över förslag till godsstrategi för Stockholmsregionen

Riktlinjer för bidrag till skadeförebyggande arbete med medel från Svenska Kommun Försäkrings AB

Revidering av reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder

Arkivregler för Uppsala kommun

Yttrande över remiss: Legitimation för hälso- och sjukvårdskuratorer (Ds 2017:39)

Datum IT-policy, riktlinjer för styrning av IT i Uppsala kommun samt revidering av anvisningar för säkerhetsarbetet i Uppsala kommun

Kommunrevisionen: Granskning av intern kontroll 2016

Deltagande i Partnerskapet för barnets rättigheter i praktiken

KS 4 4 SEPTEMBER 2013

Samverkansavtal med Uppsala pensionärers samarbetsråd samt föreskrifter för Uppsala kommuns pensionärsråd

Datum Finansdepartementet: Betänkandet Vital kommunal demokrati (SOU 2012:30)

Datum Remiss: Departementspromemoria 2014:9 En samlad kunskapsstyrning för hälso- och sjukvård och socialtjänst.

Avgiftsfri hemsjukvård för personer 85 år och äldre

Ekonomiskt stöd till Uppsalas studentkårer 2017

Motion av Stefan Hanna (-) om förvaltningschefers tillsättning KSN

Medlemskap i föreningen Funkisglädje

Revidering av regler för arvode och ekonomiska ersättningar för förtroendevalda i Uppsala kommun mandatperioden KSN

Utökning av verksamhetsområdet för den allmänna vatten- och avloppsanläggningen i Uppsala kommun KSN

Datum Motion av Frida Johnsson (MP) om kommunala traineetjänster

Riktlinjer för chefsanställningar

Yttrande över förslag om att slopa del av gamla enkelspåret på bandel 434 i Gamla Uppsala

KS APRIL Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta. att avslå motionen

Yttrande över kommunrevisionens granskning av den långsiktiga finansiella planeringen KSN

Remiss av delbetänkande Ökad trygghet för studerande som blir sjuka (SOU 2018:9)

Ersättning inom lagen om valfrihet (LOV) för vård- och omsorgsboende samt hemtjänst och hemsjukvård 2019

Riktlinje för jämställdhetspris

Ansökan om bidrag för utveckling av kommunal verksamhet för romsk inkludering

Taxor enligt lagen om skydd mot olyckor, gällande rengöring (sotning) och brandskyddskontroll

Motion av Jonas Segersam och Martin Wisell (båda KD) om skolskjuts i Uppsala kommun KSN

Nytt avgiftstak för maxtaxa inom förskola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet

Datum Motion av Liza Boëthius (V) om att anställa personer med funktionsnedsättning i kommunal verksamhet

Ersättning inom Lagen om valfrihet (LOV) för vård- och omsorgsboende och hemvård 2018

KS SEPTEMBER 2014

Datum Förslag till Riktlinjer för sociala medier i Uppsala kommun

Datum Kommunrevisionen: Angående stödsystem Heroma och Agresso

Avveckling av Regionförbundet Uppsala län

Remiss: Bättre samarbete mellan stat och kommun vid planering för byggande (SOU 2015:109)

Yttrande över av departementspromemorian: Ett gemensamt ansvar för mottagande av nyanlända (Ds 2015:33)

Datum att besvara motionerna med hänvisning till föredragningen i ärendet

Överföring av ansvaret för träffpunkt Gudruns uppdrag till omsorgsnämnden

Motion av Mohammad Hassan (L) om att utreda en ny skola mellan Gottsunda och Sunnersta

Socialdepartementets remiss: SOU 2015:32, nästa fas i e-hälsoarbetet

KS 8 13 JUNI Riktlinjer för arbetstid i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut. Kommunstyrelsen föreslås besluta

Remiss av PM: Myndigheters tillgång till tjänster för elektronisk identifiering

Kommunrevisionen Granskning av intern kontroll

Datum Delårsbokslut och helårsprognos 2012 för Uppsala kommun och Uppsala kommunkoncern

Motion av Stefan Hanna (C) om en bättre utbildning för Uppsalas barn och unga

Yttrande över Kommunrevisionens rapport: Granskning av mark- och exploateringsverksamheten i Uppsala kommun 2015

Svar på granskningsrapport om Nässjö kommun avtalsefterlevnad

Motion av Mia Nordström och Stefan Hanna (båda C) om att konsekvensanalys behövs innan borttagande av parkeringsplatser

Motion av Mia Nordström (C) om budget och årsredovisning över satsningar i kransorter och på landsbygden KSN

Datum att införa personliga inköpskort, med betalansvar för Uppsala kommun,

Förslag till tilläggsavtal finansiering av ny brandstation i Gimo

Datum Förslag till Regional utvecklingsstrategi för Uppsala län

Datum Slutrapport angående avtal om lokalt utvecklingsarbete i Gottsunda- Valsätra

Handläggare Datum Diarienummer. Äldrenämnden

Motion av Jonas Segersam (KD) angående handlingsplan mot våldsbejakande extremism

Förslag till taxor och avgifter inom idrotts-och fritidsnämndens område

Motion om att klä reningsverket i solceller från Mia Nordström (C) KSN

Datum Motion av Frida Johnsson (MP) om den administrativa bördan i Uppsalas skolor

Riktlinje för riskanalys och intern kontroll

Motion av Stefan Hanna (C) om bättre utbildning för Uppsalas barn och unga KSN

Remiss av betänkandet Bidragsbrott och underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen - en utvärdering (SOU 2018:14)

Transkript:

KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Backlund Thomas Datum 2018-05-22 Diarienummer KSN-2018-1368 Kommunstyrelsen Yttrande till kommunrevisionen över granskning av attester för utbetalningar Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att avge yttrande till kommunrevisionen enligt ärendets bilaga 1. Ärendet Kommunrevisionen har överlämnat rapporten granskning av attester för utbetalningar till kommunstyrelsen för yttrande senast den 30 augusti 2018, bilaga 2. Syftet med granskningen har varit att undersöka kommunens processer och kontroller vid utbetalningar till externa mottagare. Kommunrevisionens sammantagna slutsats är att kommunen har en acceptabel nivå på den interna kontrollen för utbetalningar. Det fastställda attestreglementet bedöms i stort ha en bra utformning med bland annat krav på dualitet vid betalningar. Utifrån granskningen har kommunrevisionen lämnat rekommendationer kring attestreglementet, inköp och beställningar, samt processen för att betala ut ekonomiskt bistånd. Beredning Ärendet har beretts av kommunledningskontoret. Föredragning En ändamålsenlig intern kontroll är av vikt för att säkerställa fungerande rutiner och i förlängningen allmänhetens förtroende. Det sker ett kontinuerligt arbete med att utveckla regelverk, rutiner och en kultur som stärker och främjar god intern kontroll i kommunen. Kommunrevisionens granskning visar på förbättringsmöjligheter som omhändertas i det löpande utvecklingsarbetet. I förslaget till yttrande i bilaga 1 kommenteras de rekommendationer som kommunrevisionen lämnat i ärendet. Kommunrevisionens rekommendationer kring inköp och beställningar Postadress: Uppsala kommun, kommunledningskontoret, 753 75 Uppsala Telefon: 018-727 00 00 (växel) E-post: kommunledningskontoret@uppsala.se www.uppsala.se

omhändertas inom ramen för införandet av det nya e-handelssystemet. En kontinuerlig aktualisering och anpassning av attestreglementet sker för att stärka verksamheten och internkontrollen och ett beslut om nytt reglemente kan förväntas under 2018. Kommunrevisionen identifierar särskilt behov av att analysera flöden i processen för att utbetala ekonomiskt bistånd. En processkartläggning ska genomföras under 2018 för att tydliggöra eventuella risker och behov av kontroller i processen. Kartläggningen är också en viktig del i verksamhetsutvecklingen. Ekonomiska konsekvenser Inte aktuellt i föreliggande ärende. Kommunledningskontoret Joachim Danielsson Stadsdirektör Christoffer Nilsson Chef kommunledningskontoret

KOMMUNSTYRELSEN Handläggare Backlund Thomas Datum 2018-05-22 Diarienummer KSN-2018-1368 Kommunrevisionen Granskning av attester för utbetalningar Kommunrevisionen har inkommit med ovanstående rubricerad skrivelse för yttrande senast den 30 augusti 2018. En ändamålsenlig intern kontroll är av stor vikt för att säkerställa fungerande rutiner och i förlängningen allmänhetens förtroende. Kommunstyrelsen arbetar kontinuerligt med att utveckla regelverk, rutiner och en kultur som stärker och främjar god intern kontroll. Kommunrevisionen lämnar åtta punkter med särskilda rekommendationer som kan grupperas i tre områden: attestreglemente, inköp och beställning samt ekonomiskt bistånd genom Procapita. Attestreglemente Kommunstyrelsen delar uppfattningen att attestreglementet bör omformuleras för att förtydliga hanteringsskillnader mellan de tre stora utbetalningsområdena leverantörsbetalningar och bidrag, löneutbetalningar samt ekonomiskt bistånd. En kontinuerlig aktualisering och anpassning av attestreglementet sker för att stärka verksamheten och internkontrollen. Ett beslut om nytt reglemente kan förväntas under 2018. Inköp och beställningar En väl fungerande e-handelslösning med utbildade beställare är en viktig målsättning för kommunen. E-handel skapar en effektiv inköpsprocess med kostnads- och tidsbesparingar genom en mer rationell hantering av beställningar och fakturor. Det förväntas också ge förbättrad kvalitet, service och intern styrning och kontroll vilket granskningen pekar på. Betydande erfarenheter har vunnits genom det e-handelsprojekt som bedrivits under 2017 och 2018. Processer har förtydligats och den allmänna accepten och förväntningarna kring e- handel är idag betydligt mer positiv än tidigare. Den e-handelslösning som använts hittills har emellertid inte kunnat möta förväntningarna vad gäller exempelvis funktionalitet och driftsäkerhet. Ett nytt system för e-handel kommer att införskaffas under 2018 och bedöms Postadress: Uppsala kommun, Kommunstyrelsen, 753 75 Uppsala Telefon: 018-727 00 00 (växel) E-post: kommunstyrelsen@uppsala.se www.uppsala.se

2 (2) kunna vara fullständigt implementerat tidigast under 2019. Under tiden upprätthålls nuvarande e-handelslösning med de mest frekventa leverantörerna samtidigt som kommunens leverantörer förbereds inför anslutning till det nya systemet. Ekonomiskt bistånd Kommunrevisionen pekar på avsaknad av dualitet i den process som genererar ekonomiskt bistånd till de individer som beviljas sådant. För att motverka risk för fel finns beloppsbegränsningar för handläggarna samt en förhållandevis omfattande stickprovskontroll. En processkartläggning, från individens första kontakt vid behov av stöd till en eventuell utbetalning, ska genomföras för att tydliggöra eventuella risker och behov av kontroller i processen. Kartläggningen är också en viktig nyckel till verksamhetsutveckling och gemensam förståelse av hanteringen för de olika medarbetargrupper som kommer i kontakt med den ur olika perspektiv. Kartläggningen ska genomföras under 2018. Överföringen av de flöden av leverantörsfakturor som tidigare hanterats manuellt inom socialoch arbetsmarknadsnämnderna påbörjades i maj 2017. Projektet har således bedrivits en längre tid, med syftet att de omkring 8 000 leverantörsfakturorna med olika grad av sekretessnivå nu ska finnas i och följa samma elektroniska flöde som övriga fakturor istället för att som tidigare hanteras manuellt på papper. I avseendet intern kontroll blir skillnaderna små eftersom samma attestprinciper tillämpats i det manuella flödet. Emellertid ökar effektiviteten samtidigt som sekretessen stärks och åtkomsten för behöriga medarbetare förenklas väsentligt. Kommunstyrelsen Marlene Burwick Ordförande Ingela Persson Sekreterare