Policy för Kungälvs kommuns författningssamling Diarienummer: KS 2015/233 Dokumentansvarig: Chef för enheten, utveckling planering och uppföljning Beredande politiskt organ: Kommunstyrelsen, Beslutad av: Kommunfullmäktige Datum för beslut: 2015-06-17 Giltighetstid: 2019-12-31 Handläggare: Ing-Britt Runger
Innehållsförteckning 1. Inledning 3 2. Syfte 4 3. Avgränsningar 4 4. Giltighetstid 4 5. Uppföljning av Riktlinjer/Regler för Kungälvs kommuns Författningssamling 4 6. Styrdokuments definition och beslutsnivå 4 6.1 Grundläggande styrning - beslutas/fastställs i kommunfullmäktige 5 6.2 Visionära dokument - beslutas/fastställs i kommunfullmäktige 5 6.3 Tillämpande dokument - beslutas/fastställs i kommunstyrelsen/nämnd 5 6.4 Dokument med beslut/fastställande i förvaltningsledning 6 6.5 Dokument som inte tillhör kategorin styrdokument ur ett fullmäktige/styrelse- perspektiv, men som finns med i författningssamlingen för information 7 7. Styrdokumentens sammanställning Författningssamling, Bilaga 7 8. Anvisningar för arbetet med styrdokument -förklaring 8 2
1. Inledning Kungälvs kommun har ett stort antal uppgifter som är riktade till att ge bästa möjliga service till kommunens invånare och besökare. Servicens omfattning och kvalitet bestäms av folkvalda politiker medan arbetet utförs av anställda i den kommunala förvaltningen. Politikerna deltar inte i det dagliga arbetet utan styr därför den kommunala verksamheten genom politiska beslut och fastställda styrdokument. Styrdokumenten reglerar all kommunal verksamhet, dess förhållande till kommunens invånare och näringsliv samt relationer med och förhållande till externa aktörer. Det är angeläget att styrdokument samordnas och att de är så konkreta, enkla och få som möjligt för att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning. Styrdokumenten finns samlade i Kungälvs Kommuns Författningssamling/KFS I kommunallagen framgår att en kommun skall ha en budget, en arbetsordning för kommunfullmäktige samt reglementen för de politiska nämnderna. Samtliga av dessa dokument fastställs av kommunfullmäktige. Utöver dessa styrdokument finns andra, som innefattas av annan lagstiftning, både generellt och speciellt för vissa specifika områden och verksamheter, exempel på detta är översiktsplan, skolplan och jämställdhetsplan. Utöver de lagstyrda styrdokumenten, finns andra som upprättas och beslutas i respektive kommun. Beslutande organ för dessa kan variera mellan fullmäktige, styrelse och förvaltning. Samtliga styrdokuments innehåll påverkas av respektive kommuns politiska styrning varför inriktningen på dem kan variera från tid till annan. I kommunallagen anges att kommunala föreskrifter skall kungöras genom att det på kommunens anslagstavla tillkännages att protokollet för de beslutade föreskrifterna har justerats. Gällande kommunala föreskrifter skall också finnas tillgängliga för allmänheten på kommunens webbplats. De skall där vara samlade i kommunens författningssamling. Innehållet i samlingen skall framgå av ett register eller annan förteckning där det tydligt finns angivet vilka av dokumenten som är bindande. 3
2. Syfte Syftet med Policy (tidigare riktlinjer) för Kungälvs kommuns styrdokument är att definiera vad som är ett styrdokument, skapa enhetlig terminologi och struktur för olika styrdokuments inbördes förhållande, ange dokumentets beslutsnivå och därigenom tydliggöra rollen när det gäller styrning och uppföljning av verksamhet i kommunen. 3. Avgränsningar Policy (tidigare riktlinjer) för styrdokument i Kungälvs kommun reglerar endast styrdokument som är beslutade av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller på delegation från dessa organ. Bolag ansvarar själva för sin egen struktur och terminologi, men kommunens riktlinjer kan vara ett stöd även i deras arbete med styrdokument. 4. Giltighetstid Styrdokumenten skall revideras vart fjärde år om inget annat specifikt finns beslutat. Arbetet med revidering skall ske under en ny mandatperiods första år för att dokumentet skall kunna beslutas i samband med nästkommande årsskifte. Dokumentansvarig är skyldig att tillse att denna revidering kommer till stånd och att berörda instanser är inblandade i arbetet. De dokument som inte framtagits till beslut i samband med fastställt datum slutar därmed att gälla och tas bort från kommunens författningssamling. Kommunkansliet har en övergripande roll i arbetet med styrdokumenten och ansvarar för att uppdateringar sker i diarier och på hemsida. 5. Uppföljning av riktlinjer/regler Ansvaret för uppföljning av dessa Riktlinjer/Regler finns hos Enheten för kommunkansli och juridik. De skall revideras och fastslås vid ny mandatperiod i januari, alltså vart fjärde år, eftersom de skall ligga till grund för mandatperiodens första års arbete med samtliga styrdokument. 6. Styrdokumentens definition och beslutsnivå Ett styrdokument är ett dokument som är antaget av kommunfullmäktige, kommunstyrelse/ nämnder, förvaltningsledning eller på uppdrag av några av dessa och vars syfte är att vara styrande, visionära eller tillämpande för all kommunal verksamhet. Kungälvs kommuns styrdokument finns sammanställda i en författningssamling/kfs och är indelade efter följande rubriker, där varje rubrik följs av ett antal olika dokumenttyper. 4
6.1 Grundläggande styrning - beslutas/fastställs i kommunfullmäktige Arbetsordning Används endast för fullmäktiges arbetsordning enligt 5 kap 63 Kommunallagen Reglementen Föreskrifter Rambudget Taxa Bolagsstyrning Förbundsordning Enligt 6 kap 32, kommunallagen skall fullmäktige utfärda reglementen med föreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer. Bindande, detaljerade bestämmelser inom vissa sakområden. Rambudgeten är kommunfullmäktiges årsuppdrag till kommunstyrelsen. Rambudgeten innehåller strategiska förutsättningar och strategiska mål för verksamhet och ekonomi för en period av fyra år. Förslaget till rambudget utformas som ett samlat dokument från kommunfullmäktiges beredningar, med ekonomiberedningen som sammanhållande. Taxa är en konstruktion för beräkning av avgifter och/eller en listad sammanställning av avgifter inom ett visst område. Gäller kommunala bolag. Bolagsordning är ett aktiebolags regelverk, som tillsammans med lagstiftning anger ramarna för verksamheten. Används för de kommunala bolagen. Ägardirektiv tydliggör ägarnas intentioner avseende inriktningen av bolagets verksamhet utöver vad som framgår av gällande bolags-ordning. Koncernpolicy uttrycker Kungälvs kommuns intentioner för bolagen och Kungälvsbostäder och för samarbetet dem emellan. God sed för styrning av Kungälvs kommuns helägda bolag god sed syftar till att bidra till kommunens arbete med ägarfrågor och bolagsstyrning. Avgörande för god styrning är en aktiv och innehållsrik dialog mellan kommunen eller landstinget eller bolagen. Används för kommunförbund. 6.2 Visionära dokument - beslutas/fastställs i kommunfullmäktige Vision En vision uttrycks oftast som ett framtida tillstånd som man vill uppnå. Visionen skall ge en bild av framtiden som alla kan ta till sig. Visionen skall inte uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. Program Policy Programmet skall tala om vad vi vill uppnå för ett visst område; geografiskt eller verksamhetsmässigt och vilka metoder vi vill använda. Programmet tar inte slutlig ställning till metoder eller utförande, utan kan t ex ange alternativ att ta ställning till i plandokument eller i verkställighet. Programmet anger inte heller några detaljerade tidsplaner. En policy är en övergripande avsiktsförklaring, som vägleder och anger förhållningssätt samt vilka värden som skall beaktas. 6.3 Tillämpande dokument - beslutas/fastställs i kommunstyrelsen/nämnd 5
Plan Riktlinjer Regler Årsplan Årsredovisning Verksamhetsplan En plan fastställs för att tydliggöra ett tidsbegränsat uppdrag om förändring. Planen innehåller konkreta, uppföljningsbara åtgärder och uppdrag och anger vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de skall vara genomförda, vilka prioriteringar som skall ske samt de ekonomiska konsekvenserna av att genomföra åtgärderna. Planen skall också ange hur ofta uppföljning skall ske och i vilken politisk instans den skall beslutas. Planen skall alltid följas upp minst en gång per mandatperiod i det organ som fastställt den. En plan skall vara kopplad till en vision eller en policy. Riktlinjer skall ge konkret stöd för hur arbetsuppgifter skall utföras. De kan till exempel ange vilken typ av åtgärder och tillvägagångssätt vi bör välja, och sätta gränser för omfattningen. Riktlinjer kan också vara inriktade på metod och rekommendera vissa tillvägagångssätt. Riktlinjer kan vara så detaljerade att de fungerar som instruktionsbok för verksamheten. Riktlinjer är inte absolut bindande. De anger ett handlingssätt som ger ett visst utrymme för individuella variationer. Alternativt kan man avvika från riktlinjen om det finns starka argument i det enskilda fallet. Regler anger absoluta normer för vårt agerande. De skall vara tydliga och inte innehålla formuleringar som låter den enskilde göra egna tolkningar. Reglernas roll är att sätta gränser och tillåta eller förbjuda vissa beteenden. Regler är den mest konkreta formen av politiskt beslutat styrdokument, de skall koncentrera sig på hur en åtgärd görs och inte på vad den innehåller. Årsplanen är kommunstyrelsens svar på det uppdrag kommunfullmäktige gett i rambudgeten. I årsplanen gör kommunchefen ett åtagande gentemot kommunstyrelsens ordförande. Detta åtagande beskrivs i termer av resultatmål och ekonomiska resurser. Årsredovisningen är en sammanställd rapport över kommunens verksamhet och bokföring under ett räkenskapsår. En verksamhetsplan är en skriven plan av de aktiviteter man planerar att genomföra under den kommande perioden. Verksamhetsplanen konkretiserar hur målen skall uppnås från ett mer tidsbegränsat perspektiv. 6.4 Dokument som beslutas/fastställs i förvaltningsledning Tillämpningsanvisning/ Anvisning Anvisning används för styrdokument som utfärdas inom förvaltningen. Anvisning kan både omfatta skall och bör, dvs anvisningarna kan vara bindande eller rekommenderande. För anvisningar som har direkt koppling till ett politiskt beslutat styrdokument används benämningen Tillämpningsanvisning och i övriga fall används Anvisning. En tillämpningsanvisning skall meddelas den politiska instans som gett uppdrag att ta fram en anvisning. Anvisningar ingår inte i KFS men skall, om de är kopplade till ett politiskt styrdokument, vara kopplade till 6
detta KFS dokument så att de är lätt sökbara från alla håll. I övrigt skall anvisningarna kommuniceras på lämpligt sätt. Rutinbeskrivning Rutinbeskrivning används för detaljerade instruktioner, som ofta rör upprepade processer och arbetsmoment. Rutinbeskrivningar ingår inte i KFS utan kommuniceras enbart på lämpligt sätt till berörd målgrupp (kan t ex vara inbäddade i administrativa system eller processbeskrivningar). Verksamhetsberättelse En verksamhetsberättelse är en skriftlig beskrivning av vilken verksamhet en organisation haft under ett verksamhetsår. Den skall tillsammans med bokslut granskas vid revision, gärna mot en verksamhetsplan, för den gångna perioden. 6.5 Dokument som inte tillhör kategorin styrdokument ur ett fullmäktige/styrelseperspektiv, men som finns med i författningssamlingen för information. Delegationsordning Förteckning över överförd beslutanderätt från nämnd till utskott, ledamot eller tjänsteman. Genom att beslutanderätten flyttas över, träder den som fått delegationen helt och hållet in i styrelsens/ nämndens ställe och beslutet kan inte ändras av styrelsen/nämnden. Delegationsbesluten måste anmälas hos respektive nämnd för att vinna laga kraft och för att tiden för överklagande skall börja löpa. Delegationsbesluten överklagas i samma ordning som gäller för nämndbeslut. Revisionsansvaret ligger hos nämnden. Behörighet att underteckna handlingar Stadgar Avtal Dessa dokument reglerar firmateckningsrätten. Beslutas av respektive styrelse/nämnd men skall ingå i KFS för samtliga nämnder. Avtal, andra handlingar och skrivelser som skall undertecknas för Kungälvs kommuns räkning och som inte kan hänföras till viss nämnd skall, enligt beslut i KF, undertecknas av kommunstyrelsens ordförande och kontrasigneras av kommun-chefen. Vid förfall för dessa inträder kommunstyrelsens vice ordförande resp. kommunchefens ersättare. Antas av olika typer av associationer t.ex. stiftelser. Ingår bland styrdokumenten som information för stiftelser där kommunen är formell intressent. Avtal är inte styrdokument i egentlig mening men skall i detta sammanhang omfattas av begreppet när det gäller alla interkommunala avtal med mera som godkänts av kommunfullmäktige. Gemensam viljeinriktning /Stiftelsen Kungälvsbostäder Kungälvsbostäder leds av en självständig styrelse som handlar under eget ansvar. Övergripande bostadspolitiska frågor, strategiska utvecklingsprojekt och liknande diskuteras vid genomgångar med kommunledningen. En sådan dialog genomförs minst två gånger per år. 7. Styrdokumentens sammanställning Författningssamling Samtliga styrdokument finns sammanställda i en författningssamling. De är inordnade efter fastställd huvudrubrik och där efter dokumenttyp, dokumentnamn, ansvar, giltighetstid med mera. Författningssamlingen publiceras på hemsidan och uppdateras kontinuerligt med enheten för kommunkansli och juridik som övergripande ansvarig enhet. 7
8. Tillämpningsanvisningar En handling kommer att framarbetas, efter att beslut fattats om Policy för Kungälvs kommuns styrdokument, som skall underlätta vid framtagande/revidering/justering av styrdokument. Anvisningen kommer att fastställas/beslutas på förvaltningsledningsnivå. Dokumentet kommer att finnas tillgängligt tillsammans med policyn och författningssamlingen. 8