Ti l l g ä n g l i ga konferenser och möten

Ti l l g ä n g l i ga konferenser och möten En lathund från Handikappförbundens samarbetsorgan

Handikappförbundens samarbetsorgan, HSO, november 2000. Andra upplagan, mars 2001. Redaktion: Maryanne Rönnersten och Stefan Tengman, HSO. Grafisk form: Ann-Christine Berg, HSO. Tryck: Sjuhäradsbygdens Tryckeri AB. ISBN 91-973228-9-X.

Innehållsförteckning Inledning Före en konferens eller ett möte Tänk på utomhusmiljön En foajé för alla Garderob med möjligheter Ytor med bredd och markering Det ska vara lätt att förflytta sig inomhus Alla ska kunna använda toaletten Konferenssalen Om det blir grupparbete Mer att tänka på Om lokalen måste utrymmas Tillgänglig information Under en konferens eller ett möte Inte för långa pass Alla ska kunna äta och dricka Deltagarnas placering Medverkandes placering Fungerande kommunikation Efter en konferens eller ett möte Utvärdering Handikappföreningarnas samarbetsorgan i länen Andra viktiga adresser Beställ den här broschyren 4 6 6 8 9 9 10 11 12 14 14 15 16 18 18 18 19 20 21 22 22 23 30 31 3

TILLGÄNGLIGHET EN ANGELÄGENHET FÖR ALLA Det finns fortfarande många exempel på att möten och konferenser arrangeras utan att vara fullt tillgängliga för människor med funktionsnedsättning. Fastigheter kan vara omöjliga att komma in i för rörelsehindrade. Skrivet material som delas ut före och under en konferens kan vara helt oläsligt för synskadade om det inte finns på punktskrift och kassett. Dekorativa blomsterarrangemang kan göra att astmatiker måste vända i dörren. Hörselskadade kan aldrig vara säkra på att teleslingan fungerar och de som har behov av speciell kost får kanske avstå från lunchen i brist på alternativa maträtter. Alla dessa brister i tillgängligheten kan försvåra eller till och med förhindra funktionshindrade från att delta eller medverka vid möten och konferenser. Detta vill vi inom Handikappförbundens samarbetsorgan, HSO, ändra på. Broschyren ökar kunskaperna Den här lathunden har tagits fram för att öka kunskaperna om vad tillgänglighet är, om vikten av tillgänglighet och om vad en arrangör bör tänka på när konferenser eller möten planeras och genomförs. Tillgängligheten måste planeras 4

i god tid och gälla hela arrangemanget, från inbjudan till utskick av slutrapport eller protokoll. Därför tar lathunden upp vad som behöver ses över före, under och efter ett möte samt beskriver vilka insatser som kan behövas. Vi samarbetar gärna Vi inom handikapprörelsen vill gärna samarbeta med arrangörer för att göra möten och konferenser tillgängliga. Det finns ett samarbetsorgan för handikappföreningar i varje län, se adressförteckning längre bak i broschyren. Ta kontakt för att få råd och stöd kring tillgänglighetsfrågor. Beställ också gärna fler exemplar av denna broschyr och sprid den bland andra mötes- och konferensarrangörer. Tillsammans kan vi öka möjligheten för människor med funktionsnedsättning att delta och medverka på möten och konferenser. 5

FÖRE EN KONFERENS ELLER ETT MÖTE För att en konferens eller ett möte ska bli tillgängligt för alla måste funktionshindrades behov vägas in redan från början då konferensen planeras.det är viktigt att komma ihåg att det finns både synliga och osynliga funktionshinder så att inga behov glöms bort bara för att de inte syns. En bra konferens är så tillgänglig att funktionshindrade kan både delta och medverka på samma villkor som andra. Till en början handlar det om att hitta en konferensanläggning som är tillgänglig såväl utom- som inomhus. Sedan måste konferensinformation, inbjudan och allt material som ska skickas ut eller delas ut under konferensen utformas så att det är tillgängligt för alla. Kommunikationen under konferensen ska fungera och var och en måste kunna få den mat man behöver. Tänk på utomhusmiljön Handikapparkering måste finnas i närheten av konferenslokalens entré. Det ska inte vara för långt att förflytta sig för dem som har rörelsehinder eller andra funktionsnedsättningar. Gångavståndet till hållplatser får inte heller vara för långt. 6

Trottoarkanterna ska vara avfasade så att människor som har rörelsehinder kan ta sig fram med rullstol och rullator i utomhusmiljön kring konferenslokalen. Övergångsställen på vägen till och från konferensanläggningen måste vara anpassade med både ljud- och ljussignaler för dem som har syn- och hörselnedsättningar. Hissar eller ramper måste finnas vid trappor eller trappsteg i utomhusmiljön så att till exempel de som har rörelsehinder, hjärt- och lungsjukdomar eller astma kan ta sig fram. Huvudentrén ska vara tydligt skyltad så att de som har synskador och intellektuella funktionsnedsättningar själva kan hitta fram till konferensen. Alla dörrar måste vara så breda att personer som har elrullstolar lätt kan komma igenom. Dörrarna ska öppnas automatiskt eller ha dörröppnare. 7

Rökning får inte vara tillåten alls inomhus med tanke på de som har astma och allergier. Det är också viktigt att rökning inte tillåts i närheten av entréer och andra in- och utgångar så att inte cigarettrök kan leta sig in i konferenslokalerna. Rökare kan hänvisas till andra lämpliga platser genom skyltning och information. En foajé för alla Tydliga skyltar som anger var olika rum och utrymmen ligger måste finnas i entrén, så att människor som har synnedsättning och intellektuell funktionsnedsättning själva kan hitta rätt. Telefoner ska placeras i sådan höjd att rullstolsburna lätt kan nå dem. Telefonerna ska ha förstärkning så att hörapparatbärare kan använda dem. Texttelefon ska finnas så att också döva och hörselskadade kan ringa. 8

Garderob med möjligheter Tydliga skyltar som visar var kapprummet ligger underlättar för dem som har synnedsättningar och intellektuella funktionsnedsättningar. Tillräckligt golvutrymme måste finnas för att kunna svänga runt med en eldriven rullstol. Det ska finnas möjlighet att sitta ner när man klär av och på sig. Klädhängarna ska placeras i en sådan höjd att både gående och rullstolsburna kan komma åt dem. Speglarna ska också sitta i en höjd som är bra för alla. Ytor med bredd och markeringar Alla dörröppningar måste vara så breda så att personer som har eldrivna rullstolar lätt kan komma igenom. Det måste också finnas utrymme vid sidan om dörrarna så att det är möjligt att stå där och öppna. Trösklar får inte finnas i några av de dörröppningar som ska användas under konferensen. 9

Golvet i dörrarnas svängutrymme ska vara tydligt markerat. Annars kan man få dörren på sig när den går upp. Detta är extra viktigt när dörröppningen sker automatiskt. Automatiskt öppnande dörrar som öppnas utåt måste ha en spärr som gör att de inte öppnas när någon står innanför svängradien. Dörrar och fönster ska vara tydligt markerade för att de som har synnedsättningar ska kunna urskilja dem från väggen. Markeringen kan ske genom att dörr- och fönsterkarmar är målade i en färg som kontrasterar mot väggens. Stora glasytor måste ha tydlig markering mitt på glasytan så att ingen kan gå rakt in i dem. Det ska vara lätt att förflytta sig inomhus Trapporna får inte vara för långa, då kan inte människor som har svårt att gå och de som har hjärtbesvär ta sig upp eller ner. Vilplan måste finnas i längre trappor liksom ledstänger på båda sidor om trappan. Ramper får inte vara för branta, då blir de svåra att använda för människor som använder rullstol eller rullator. Om ramperna är långa måste det finnas vilplan med möjlighet att stanna upp och hämta kraft. Alla ramper måste 10

ha ledstänger på båda sidor. Hissarna ska vara så stora att de rymmer en person som använder eldriven rullstol. Både synlig och ljudande information måste finnas i hissar. Till exempel genom talsyntes som gör att det hörs vilket våningsplan hissen befinner sig på. Hissknapparna ska ha relieftryck så att det går att känna vilken våning respektive knapp gäller. Hissknapparna måste stå ut från väggen och inte vara så kallade touchknappar. De ska också vara placerade så att alla kan nå dem. Hissdörrarna bör helst öppnas automatiskt. I annat fall måste de vara mycket lätta att öppna för hand. Hissdörrarna ska också gå att ställa upp. Alla ska kunna använda toaletten Golvytan på toaletten ska vara så stor att det går att vända med en rullstol. Det måste finnas tillräckligt med utrymme vid sidan om toalettstolen så att det går att placera sin elrullstol där när man skall förflytta sig till toaletten. 11

Armstöd ska finnas på båda sidor om toalettstolen så att det går lätt att förflytta sig åt olika håll. Det ska vara lätt att fälla upp och ner armstöden, alternativt få i rätt läge. Tvättställ med engreppsblandare är en nödvändighet för att personer med svaga muskler och rörelsehinder ska kunna öppna och stänga kranen. En torr hylla ska finnas i anslutning till toalettstolen där de som har mag- och tarmsjukdomar eller stomi kan lägga ifrån sig sina hjälpmedel. Dörren ska vara lätt att låsa på egen hand. Ett vanligt låsvred fungerar oftast inte för dem som har begränsad rörelseförmåga i fingrarna. Konferenssalen Konferenslokalen måste gå att möblera flexibelt. Lokaler med fast biografsittning är därför inte lämpliga för arrangemang som ska vara tillgängliga för alla. Golvet ska vara plant och utan trappsteg vilket underlättar för människor som har begränsad 12

rörelseförmåga. Med tanke på allergiker får det inte finnas någon heltäckningsmatta. Akustiken måste vara god och det behövs ett fungerande högtalarsystem. Detta ökar möjligheten för människor som har hörselnedsättning att ta del av föreläsningar och åhörarinlägg. Fast teleslinga ska finnas och fungera. Det måste också finnas flera bärbara mikrofoner så att människor som har hörselnedsättningar kan ta del av åhörarinlägg. Teleslingan ska också omfatta podiet och bör kontrolleras regelbundet under konferensen så att den fungerar. Om teleslingor används i flera lokaler samtidigt så måste avståndet mellan rummen vara så stort, eller utrustningen så bra, att det inte blir överhörning mellan slingorna. Belysningen i konferenslokalen måste vara bra. Det underlättar för människor som har synnedsättningar, för döva som använder tolk samt för dem som har hörselnedsättningar och avläser läppar. Punktbelysning till exempel av en talare och en tolk ska finnas så att det går att se bägge även om resten av belysningen släcks ner. God ventilation utan drag är viktigt för alla. 13

Podiet måste också planeras så att det är tillgängligt för medverkande med funktionshinder. Om det blir grupparbete Samma förutsättningar som i konferenssalen måste gälla även i de grupprum som används under konferensen - se ovan. Det måste vara möjligt för personer som har funktionshinder att delta och medverka under hela konferensen, även vid grupparbeten och workshops. Mer att tänka på Alla gemensamma utrymmen som används i samband med konferensen måste vara tillgängliga för både medverkande och deltagare. Konferensarrangören måste se till att matsalar, pausrum och andra utrymmen är tillgängliga för människor som har funktionshinder. Städning av alla utrymmen i konferenslokalen ska genomföras så att damm inte virvlar upp, till exempel genom torr- eller fuktmoppning med mikrofibermopp. Om rengöringsmedel används får de inte vara parfymerade eller innehålla allergiframkallande ämnen. Doftande blommor eller krukväxter får inte finnas någonstans i lokalerna. Undvik också att 14

ge blommor till föreläsare och andra, välj istället en annan gåva som inte kan framkalla allergiska reaktioner. Pälsdjur ska inte tillåtas i lokalerna. Undantag är ledarhundar som placeras så att inte pälsallergiker får besvär. Om lokalen måste utrymmas Nödutgångar och larm måste vara tydligt markerade och försedda med ljud- och ljussignaler. Det måste både synas och höras om larmet går och hur man tar sig ut ur lokalen, så att människor som har syn- och hörselnedsättningar märker att lokalerna ska utrymmas. Detta gäller alla utrymmen; möteslokaler, pausrum, korridorer, toaletter, övernattningsrum och matsalar. Bärstolar eller trapprullstolar måste finnas om en konferenslokal ligger någon trappa upp eller ner, eftersom hissar inte kan användas i en nödsituation. Annars kan inte de som har rörelsehinder ta sig ut. All personal måste ha gedigen kunskap om 15

vad som krävs för att eventuell utrymning ska fungera för människor med funktionshinder. Tillgänglig information Allt material som används före, under och efter konferensen måste vara tillgängligt för alla. Det inbegriper även overheadbilder, skisser och diagram. Texter ska vara formulerade så att de är lätta att läsa och får inte innehålla svåra ord eller långa meningar. Layouten ska vara enkel och tydlig. Tryckt material ska ha god kontrast mellan text och bakgrund, helst svart på vitt. Papperet ska vara matt. Tydliga typsnitt måste användas och helst vara minst 13 punkters storlek. Det ska gå att få allt tryckt material också på punktskrift, kassett och diskett. Möjlighet att förhandsbeställa material är viktigt för människor som behöver längre inläsningstid. Det måste därför finnas möjlighet att i förväg beställa det material som kommer att användas under konferensen. 16

Påminn om att doftande parfym, rakvatten, deodorant och liknande kan framkalla allergiska reaktioner och måste undvikas. Alla som ska medverka, delta och arbeta på konferensen behöver information om detta redan i material som skickas ut i förväg. Den här informationen behöver också upprepas under konferensen. Inbjudan behöver innehålla viss basinformation som är viktig för personer med funktionsnedsättning. Till exempel kan följande framgå: Att konferensmaterialet går att få i anpassad form. Att det går att förhandsbeställa konferensmaterialet. Att särskild kost kan beställas i förväg. Att människor som har hörselnedsättningar eller el- och bildskärmsskador erbjuds en placering i konferenslokal och grupprum utifrån sina behov. Att deltagare och medverkande ska undvika doftande hygienartiklar och liknande. 17

UNDER EN KONFERENS ELLER ETT MÖTE Under konferensen gäller det att följa upp att allt som fungerar som planerat. Har alla fått platser så att de får bästa möjliga utbyte av konferensen? Fungerar kommunikationen? Fungerar podiet så att funktionshindrade kan medverka utan bekymmer? Får alla den mat de beställt? Och så vidare. Inte för långa pass Konferenspassen får inte vara för långa. Lagom proportion kan vara 15 minuters paus per timme. Det samma ska naturligtvis gälla även vid grupparbeten. Några orsaker till att passen inte får vara för långa: Tolkanvändarna behöver kunna ta igen sig. En del behöver få möjlighet att sätta sig in i utdelat material. Människor som har mag- och tarmsjukdomar måste få regelbundna möjligheter att gå på toaletten. De som har rörelsehinder måste ha tillräckligt med tid för toalettbesök. Alla ska kunna äta och dricka Särskild mat, dryck och kaffebröd måste finnas för dem som har allergier, överkänslighet 18

eller mag- och tarmbesvär. Det ska vara möjligt att få alternativ kost som är likvärdig den som övriga konferensdeltagare får, även om man har särskilda behov. Alternativ förtäring bör förses med information om vad som är vad, så att ingen tar fel. Deltagarnas placering Tolkanvändare behöver sitta så att de kan se både tolk, talare och overheadbilder eller whiteboard samtidigt. Detta gäller både i konferenslokaler och grupprum. Tolkarna måste vara belysta hela tiden, även när belysningen i salen dämpas vid till exempel visning av overheadbilder. Det finns idag projektorer som är så starka att belysningen inte behöver dämpas. Att kunna läppavläsa är viktigt för dem som har hörselnedsättningar. De måste därför erbjudas en placering som gör det möjligt att se talaren så bra att det går att avläsa under konferensen. 19

Möjlighet att själv välja sittplats måste gälla även för personer som använder rullstol. Undantag kan vara om det finns risk för att en eldriven rullstol kan störa teleslingan eller eloch bildskärmsskadade. Plats nära utgången kan behövas för dem som har mag- och tarmsjukdomar, så att de lätt kan komma till en toalett. Människor med el- och bildskärmsskador måste erbjudas särskilda platser. Vid dessa platser får det inte finnas lysrör eller starka magnetiska fält från till exempel datorer eller transformatorer. Sittplatserna får inte heller vara belägna inom teleslingans område eller i närheten av en eldriven rullstol. Mobiltelefoner och bärbara datorer får inte vara påslagna i närheten av dem som har el- och bildskärmsskador. Medverkandes placering Vanliga bord, om möjligt med justerbar höjd, i stället för talarstol ska finnas på podiet. Då får rullstolsburna talare samma förutsättningar som andra. Belysning av talaren måste vara konstant. Då kan tolkar och människor som är i behov av läppavläsning se ordentligt. 20

Talaren får inte vända ryggen mot auditoriet, då kan inte tolkar och de som använder läppavläsning se vad han/hon säger. Talare, tolk, overheadbilder och/eller whiteboard måste kunna ses samtidigt Annars får inte döva och hörselskadade samma information som andra. Fungerande kommunikation Mikrofoner måste alltid användas under konferenseller grupparbetspass. Allt som sägs ska sägas i mikrofon så att de som använder teleslinga får samma information som andra. Därför måste det finnas flera bärbara mikrofoner till teleslingan och högtalarutrustningen. Talaren ska ha en egen mikrofon och övriga mikrofoner skickas runt till de deltagare som vill yttra sig. Overhead och whiteboard måste vara placerade så att särskilt tolkanvändarna kan se dem samtidigt som de ser talare och tolk. 21

Det material som talarna använder ska gå att få i tryck, på punktskrift, på kassett eller på diskett. Det gäller till exempel overheadbilder, skisser och texter som skrivs på whiteboard. Text som visas på overhead eller skrivs på whiteboard måste alltid läsas upp och förklaras så att även människor som har synnedsättningar blir delaktiga. Bilder, diagram, skisser och liknande ska också beskrivas muntligt. EFTER EN KONFERENS ELLER ETT MÖTE Precis som allt annat material måste protokoll och rapporter från mötet eller konferensen vara tillgängligt för alla. De här materialen måste erbjudas deltagarna i den form som var och en behöver - på punktskrift, kassett eller diskett. Utvärdering Det är viktigt att dra slutsatser av den genomförda konferensen eller mötet. Hur tyckte deltagarna att tillgängligheten fungerade? Vad tyckte ni själva som arrangörer? Vad behöver ni förbättra till nästa gång? Vilken information behöver ni föra vidare till de som äger konferenslokalerna? Hur samarbetar ni vidare med handikapprörelsen i de här frågorna? 22

HANDIKAPPFÖRENINGARNAS SAMARBETSORGAN I LÄNEN Blekinge Handikappföreningarna Rådhusgatan 28 374 36 Karlshamn Tel: 0454-144 45 Fax: 0454-168 88 e-post: soblekinge@ebox.tninet.se Dalarna Klöverstigen 10 C 784 51 Borlänge Tel: 0243-627 00 Texttel: 0243-62717 Fax: 0243-627 08 Gotland Tjelvarvägen 15 621 42 Visby Tel/fax : 0498-21 12 91 23

Gävleborg Fack FH 28 801 30 Gävle Tel/fax: 026-61 51 64 e-post: hso.x@swipnet.se Göteborgs stad Box 12053 402 41 Göteborg Tel: 031-85 46 67 Fax: 031-14 59 76 e-post: info@gbg.hso.se Halland Länssjukhuset Norrebo 301 85 Halmstad Tel: 035-10 00 10 Fax: 035-10 00 13 Jämtland Handikappsamverkan Box 377 Folkets Hus Krondikesvägen 93 831 25 Östersund Tel: 063-18 18 84 24

Fax: 063-18 18 85 e-post: kansli@hsv.z.se Hemsida: www.hsv.z.se Jönköping Barnarpsgatan 33 553 16 Jönköping Tel: 036-15 28 70 Fax: 036-15 28 90 Kalmar Fabriksgatan 29 392 34 Kalmar Tel: 0480-274 40 Fax: 0480-274 64 e-post: hso-kalmar.lan@post.utfors.se hemsida: http://hem.fyristorg.com/hso.kalmar Kronoberg Idé- & Kunskapscentrum Västergatan 15 352 31 Växjö Tel: 0470-71 10 50 Fax: 0470-478 88 e-post:info@handikappkunskap.se 25

Norrbotten Kungsgatan 43 972 41 Luleå Tel: 0920-122 22 (vx+text) Fax: 0920-22 19 98 e-post: hso.norrbotten@telia.com Skåne HSO Skåne Magistergatan 1 252 27 Helsingborg Tel: 042-12 97 46 Fax: 042-24 46 75 e-post: info@skane.hso.se Stockholms län S:t Göransgatan 84 112 38 Stockholm Tel: 08-651 25 10 Fax : 08-651 25 15 e-post: hso.stockholm.lan@telia.com Stockholms stad Box 6049 129 06 Hägersten 26

Tel: 08-88 89 50 Fax: 08-88 89 40 e-post: hsosthlm@algonet.se Södermanland Östergatan 8A 2tr 633 43 Eskilstuna Tel: 016-13 87 90 Texttel: 016-13 87 85 Fax : 016-13 87 91 Uppsala Sankt Johannesgatan 28 752 33 Uppsala Tel: 018-56 09 00 vx Fax: 018-56 09 01 Texttel: 018-56 09 02 Värmland Handikappförbunden Värmland Box 499 651 11 Karlstad Tel: 054-18 04 65 Fax: 054-18 95 08 27

Västerbotten Box 328 901 07 Umeå Tel. 090-13 53 50 Fax: 090-12 40 85 Västernorrland Box 196 871 24 Härnösand Tel/fax: 0611-187 70 e-post: hso-hsand@swipnet.se Västmanland Allmogeplatsen 25-29 724 80 Västerås Tel: 021-35 30 70 Fax: 021-35 30 20 e-post: hso.vastmanland@swipnet.se Västra Götaland Jarlsgatan 3, 451 51 Uddevalla Tel: 0522-149 90 Texttel: 0522-169 84 Fax: 0522-397 64 28

e-post: hso-vastragotaland@post.utfors.se Örebro Drottninggatan 48 702 22 Örebro Tel: 019-14 71 74 Fax: 019-13 13 38 e-post: lan@hso-orebro.nu Östergötland Västra vägen 32 582 28 Linköping Tel: 013-12 30 60 Text.tel: 013-31 21 37 Fax: 013-31 48 67 e-post: hso-ostergotland@telia.com. 29

ANDRA VIKTIGA ADRESSER Miljödepartementet Tegelbacken 2 103 33 Stockholm Tfn 08-405 10 00 Fax 08-24 16 29 www.miljo.regeringen.se Hjälpmedelsinstitutet Sorterargatan 23 Box 510 162 15 Vällingby Tfn: 08-620 17 00, Fax: 08-739 21 52 Texttfn: 08-759 66 30 www.hi.se Byggdok Sankt Eriksgatan 46 112 34 Stockholm Tfn: 08-617 74 50 Fax: 08-617 74 60 www.byggtorget.se Boverket Drottninggatan 18 Box 534, 371 23 Karlskrona Tfn: 0455-35 30 00 Fax 0455-35 31 00 www.boverket.se Handikappombudsmannen Box 8009 104 20 Stockholm Tfn: 08-20 17 70 Texttfn: 08-21 39 39 Fax 08-20 43 53 www.handikappombudsmannen.se 30

Beställ den här broschyren från HSO Skriv, ring, faxa eller maila till: Handikappförbundens samarbetsorgan Box 1386 172 27 Sundbyberg Telefon: 08-546 404 00 Text tel: 08-546 404 50 Fax: 08-546 404 44 E-post: ali.ashnagar@hso.se 31

Den här broschyren har tagits fram som en hjälp till dig som är konferens- eller mötesarrangör. Fortfarande är det svårt för många människor med funktionsnedsättning att delta och medverka vid möten och konferenser. Broschyren ger information om viktiga saker att tänka på före, under och efter ett arrangemang för att det ska vara tillgängligt för funktionshindrade. Handikappförbundens samarbetsorgan 36 handikappförbund i samverkan Box 1386 Sturegatan 4, 2 tr 172 27 Sundbyberg Tel: 08-546 404 00 T exttel: 08-546 404 50 Fax: 08-546 404 44 E-post: hso@hso.se Internet: www.hso.se