Samverkan för en miljöanpassad offentlig upphandling

Samverkan för en miljöanpassad offentlig upphandling - En rapport om samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen i Västra Götaland 2010-09-14 Kommunnätverket för hållbar utveckling

SAMMANFATTNING Under våren 2010 har arbetsgruppen för upphandling i Hållbar utveckling Västs Kommunnätverk för hållbar utveckling gjort en undersökning angående samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen. Arbetsgruppen gjorde intervjuer och enkätutskick till upphandlare och miljöstrateger i Västra Götaland. Totalt svarade 46 personer på undersökningen. Undersökningen har visat att det i många fall finns någon typ av samarbete även om de är informella. Där det just nu inte finns samarbete ser de tillfrågade behovet av det, men tid, resurser och politiska beslut behövs för att göra samverkan möjlig i längden. Båda professionerna tycker att ämnet är viktigt att samarbeta kring och att det vore bra med metoder och verktyg för kontinuerlig samverkan. Behovet av samverkan upplevs av båda grupperna vara speciellt viktigt inom kommunövergripande riktlinjer och på policy nivå samt i upphandlingsprocessen. Det har påpekats att arbetet under avtaslperioden kan förbättras vesäntligt. Att miljöanpassa och utveckla avtalet är något som inte sker i någon större omfattning idag, ofta på grund av kunskaps- och tidsbrist. När det kommer till kunskap om integrering av miljöfrågor i upphandlingsprocessen är den begränsad. Båda grupperna ser att en generell kunskapshöjning vore fördelaktigt och områdena de tagit upp är: Hur man kan formulera förfrågningsunderlag så att kommunen har större möjlighet att välja det miljövänliga alternativet Vilka krav som kan ställas och hur det är möjligt att få ökad tyngd på miljöaspekterna gentemot andra aspekter (viktas högre) Svårigheten med att sätta rimliga miljökrav så att leverantörerna kan leva upp till dem Hur uppföljningen av kraven skall göras och hur man arbetar med miljökraven under avtalsperioden Både upphandlare och miljöstrateger har även visat ett stort intresse för en workshop inom området och arbetsgruppen för upphandling kommer därför att anordna detta under hösten 2010. Tack Tack till arbetsgruppen för upphandling som består av: Amanda Garrett, Katarina Gip, Tommy Klang, Renée Olsåker, och Lisa Ström samt projektledarna Carolina Dolff och Therese Näsman. Tack till alla som tagit er tid att delta i intervjuer och svarat på enkäter! 2(15)

INNEHÅLL Sammanfattning...2 Innehåll...3 1. Introduktion...4 1.1 Bakgrund...4 1.1.1 Syfte med studien...4 1.2 genomförande...4 2 Resultat och Analys...6 2.1 Samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare idag...6 2.2 Område för samverkan...8 2.3 Kunskap om varandras områden...9 2.3.1 Miljöstrategers kunskap om upphandling...9 2.3.2 Upphandlares kunskap om miljöfrågor...10 2.4 Integrering av miljöfrågor i upphandlingsprocessen...10 2.5 Intresse för workshop...11 3 Slutsats...13 Referenser...13 Appendix A -Enkät angående samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen...14 Appendix B -Intervjuunderlag angående samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen...15 3(15)

1. INTRODUKTION Den offentliga upphandlingen i Sverige uppgår till cirka 500 miljarder kr/år vilket motsvarar nästan 25 % av Sveriges BNP (Pedersen, 2008). Den offentliga sektorn har därför med sin stora köpkraft möjlighet att genom miljöanpassad offentlig upphandling påverka leverantörer mot en mer hållbar produktion (Milou, 2010). 1.1 BAKGRUND Hållbar utveckling Västs Kommunnätverk för hållbar utveckling syftar till att via samverkan mellan kommuner och andra aktörer stärka och växla upp varje medverkande kommuns arbete med hållbar utveckling. Samverkan sker genom arbetsgrupper samt genom att deltagarna tillsammans utvecklar och genomför konkreta aktiviteter. Arbetsgruppen för upphandling startade i september 2009 och består av miljöstrateger och upphandlare från 9 kommuner i Västra Götaland och Dalsland. Arbetsgruppen har diskuterat olika sätt att få upphandlingar mer miljöanpassade med till exempel hjälp av definierade kriterier och goda exempel. Arbetsgruppen kom dock fram till att de flesta följer Miljöstyrningsrådets riktlinjer. Diskussionerna återkom istället ofta till vad upphandlare respektive miljöstrateger kan förvänta sig av respektive profession i upphandlingsprocessen för att åstadkomma en mer miljöanpassad upphandling. Samverkan mellan upphandlare och miljöstrateger blev därför ett område som gruppen ville fokusera på och undersöka närmre. 1.1.1 SYFTE MED STUDIEN Syftet med studien är att öka förståelsen kring samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen, vilka roller respektive profession har och hur det är möjligt att gå vidare för att miljöanpassa den offentliga upphandlingen genom samverkan. Frågeställningar - Hur ser samverkan ut idag? - Hur stort är behovet av samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen? - Hur stor är kunskapen av att integrera miljöfrågor i upphandlingsprocessen? - Hur stort är intresset för att utveckla metoder för samarbete i upphandlingsprocessen? 1.2 GENOMFÖRANDE Arbetsgruppen valde att under maj/juni 2010 göra intervjuundersökningar med upphandlare i Västra Götaland och Dalsland samt skicka ut en enkätundersökning till miljöstrategerna. Intervjuerna gjordes per telefon och var strukturerade med öppna svar. Intervjuaren hade en frågemall att utgå ifrån men kunde fritt diskutera runt de olika frågorna med respondenten. (Appendix A Intervjuunderlag för upphandlare). En enkät med samma frågor som intervjuunderlaget, fast inriktade mot miljöstrateger, också med öppna svarsalternativ 4(15)

skickades till miljöstrategerna (Appendix B enkät för miljöstrateger). Då svarsalternativen var öppana har svaren delats in i olika kategorier vilka kan variera mellan miljöstrateger och upphandlare beroende på de svar vi fått in. Sammanlagt svarade 47 personer men några har inte svarat på alla frågor och andra har svarat flera alternativ. Detta gör att det totala antalet inte alltid stämmer överens med det totala antalet miljöstrateger/upphandlare som svarat. Följande kommuner valde att delta i undersökningen: Miljöstrateger (22 kommuner): Alingsås, Bengtsfors, Borås, Dals-Ed, Falköping, Färgelanda, Göteborg, Härryda, Kungsbacka, Kungälv, Lilla Edet, Lysekil, Mariestad, Mark, Mellerud, Mölndal, Skövde, Sotenäs, Tanum, Tranemo, Vänersborg och Åmål. Upphandlare (25 kommuner): Alingsås, Borås, Dals-Ed, Dalsland, Falköping, Härryda, Kungsbacka, Kungälv, Lilla-Edet, Lysekil, Mariestad, Mark, Mellerud, Mölndal, Orust, Skövde, Stenungsund, Strömstad, Tanum, Tidaholm, Tranemo, Trollhättan, Vänersborg, Åmål, Öckerö. Några av kommunerna har någon typ av gemensam inköpsfunktion men också lokala upphandlare. I de fall de har lokala upphandlare har dessa kontaktats för att svara på frågorna. 5(15)

2 RESULTAT OCH ANALYS 2.1 SAMVERKAN MELLAN MILJÖSTRATEGER OCH UPPHANDLARE IDAG Finns det idag någon samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen i din kommun? Total svarade 67% att de har någon form av samverkan i upphandlingsprocessen. Om ja, på vilket sätt sker samverkan? Samverkan sker till största del genom att inköpare konsulterar miljöstrategen när det finns behov eller vid upphandlingar som har tydlig miljöanknytning. Dessa rör framförallt transport, avfall och livsmedel. Få kommuner har något strukturerat arbete för samverkan mellan de två grupperna och kontakterna är därför ofta informella och endast ett fåtal har utarbetade metoder för samverkan. Vissa kommuner har dock börjat sätta ihop olika typer av arbetsgrupper för frågor som rör upphandling. 6(15)

Om nej, tycker du det finns behov av samverkan? Av dem som svarat att de inte har någon samverkan mellan dessa professioner i kommunen tycker en majoritet att det finns ett behov av att utveckla en sådan. Ingen svarade nej på frågan, men flera anser att det vore bra att samverka men att de inte har tid eller resurser avsatta till det sådant inom ramen för sin tjänst. En av de intervjuade svarade Ja, egentligen hade det ju varit bra om miljöfrågan kom upp vid de flesta upphandlingarna men jag känner att min tid inte räcker till detta. Flera tog även upp att de behöver beslut från politikerna, en uttryckte det som: Ja det skulle vara nyttigt, men behöver beslut från politikerna. Miljöstrategerna kanske kommer med jättebra idéer men om politikerna inte är med, då är det svårt att göra något. 7(15)

2.2 OMRÅDE FÖR SAMVERKAN Om samarbetet delas upp i tre delar - I vilken av delarna ser du att det finns ett behov av samverkan? a) Kommunövergripande policydokument och riktlinjer som påverkar både miljö och upphandling b) Upphandlingsprocess c) Avtalsperiod 8(15)

Både upphandlarna och miljöstrategerna tycker att det är inom riktlinjer och policydokument samt i upphandlingsprocessen som det finns störst behov av att samverka. Flera argumenterar för att riktlinjer och policyarbete är viktigt för att få med politikerna och ha tydliga ledningsbeslut att arbeta utifrån. En uttryckte det också som att Det är viktigt att samverka i policyarbetet då det måste bli rätt från början. När det kommer till upphandlingsprocessen anses det vara viktigt att en miljöstrateg är med i tidigt skede för genomläsning av förfrågningsunderlag. Någon uttryckte att Upphandlingen är viktigast då det är där man går från ord till handling. Flera trycker också på att miljöfrågan måste ses som en naturlig del i hela upphandlingen. En som uttrycker detta sa, Om miljön skall integreras på ett bra sätt i upphandlingshänseende är det viktigt att alla delar omfattas. Punktinsatser på vissa nivåer är ofta tillfälliga lösningar som inte får effekt då vissa verksamheter inte omfattas och känner sig delaktiga. Flera tar också upp vikten av uppföljning och utvärdering. Hur gör man med uppföljningen av krav under själva avtalsperioden? Vem ska göra detta och vem har kunskapen? En annan sade att Jag tror också att det är viktigt att samarbete sker vid utvärdering av upphandlingar, dvs. har upphandlingarna verkligen skett på ett sådant sätt att miljöaspekterna beaktats?. Intressant att notera är också hur få, framförallt hos miljöstrategerna, som valt samverkan under avtalsperioden då det är där mycket påverkansarbete kan ske för att förbereda leverantörer för nästkommande upphandlingar. 2.3 KUNSKAP OM VARANDRAS OMRÅDEN 2.3.1 MILJÖSTRATEGERS KUNSKAP OM UPPHANDLING Hur stor kunskap har du om upphandlingsprocessen och efterföljande avtalsperiod? En stor del av miljöstrategerna känner sig osäkra när det kommer till upphandlingsprocessen och anser att en generell kompetenshöjning för professionen vore bra. Några områden som tagits upp där större kunskap är önskvärt är: Hur man kan formulera förfrågningsunderlag så att kommunen har större möjlighet att välja det miljövänliga alternativet Vilka krav som kan ställas och hur det är möjligt att få ökad tyngd på miljöaspekterna gentemot andra aspekter (viktas högre) 9(15)

2.3.2 UPPHANDLARES KUNSKAP OM MILJÖFRÅGOR Hur stor kunskap har du av att integrera miljöfrågor i upphandlingsprocessen och efterföljande avtalsperiod? Många upphandlare säger sig ha ganska liten kunskap om miljöfrågor men tycker att det fungerar ganska bra som det är. Flera ser dock behovet av någon slags modell, verktyg eller handlingsplan att gå efter. Samverkan med andra kommuner tas också upp som en viktig del för att komma igång med arbetet och sätta press på leverantörer. Något som flera upphandlare tar upp är: Svårigheten med att sätta rimliga miljökrav så att leverantörerna kan leva upp till dem Hur uppföljningen av kraven skall genomföras samt arbetet under avtalsperioden 2.4 INTEGRERING AV MILJÖFRÅGOR I UPPHANDLINGSPROCESSEN På vilket sätt arbetar du för att integrera miljöfrågor i upphandlingsprocessen? Majoriteten av upphandlarna använder sig av Miljöstyrningsrådets kriterier för att integrera miljöfrågorna i upphandlingsprocessen. De försöker också följa utvecklingen i andra kommuner och samverka på olika sätt. Även upphandlarna poängterar resursbrist som en orsak till att man inte hinner med att integrera miljöfrågan mer än det gör i nuläget. 10(15)

De flesta miljöstrateger söker antingen upp upphandlarna eller blir uppsökta för att arbeta med frågorna. En del använder sig också av policydokument eller olika typer av styrdokument. Flera poängterar även bristen av avsatta resurser för att möjliggöra samverkan. 2.5 INTRESSE FÖR WORKSHOP Är du intresserad av att delta i en workshop i november 2010 arrangerad av arbetsgruppen för upphandling och HUV, angående metoder för ökad samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare? Av 42 som svarat på frågan har 26 svarat ja och totalt 34 ja/kanske vilket visar på att det finns ett intresse för en workshop. 11(15)

Arbetsgruppen för Upphandling och Hållbar utveckling Väst kommer därmed att arrangera en workshop på temat samverkan för en miljöanpassad offentlig upphandling under hösten 2010. Preliminärt datum för aktiviteten är den 4 november. Workshopen riktar sig till upphandlare och miljöstrateger samt andra intresserade inom Kommunnätverket för hållbar utveckling. Kommuner utanför Kommunnätverket är välkomna att delta på aktiviteten i mån av plats och mot en deltagaravgift. Den här studien kommer att ligga till grund för utformningen av workshopen. 12(15)

3 SLUTSATS Undersökningen har visat att det i många fall finns någon typ av samarbete mellan upphandlare och miljöstrateger i Västra Götaland inom ramen för offentlig upphandling, även om de till stor del är informella. Där det just nu inte finns samarbete ser båda professionerna ett behov av detta men tid, resurser och politiska beslut behövs för att en systematisk och långsiktig samverkan ska fungera. Båda grupperna tycker att ämnet är viktigt att samverka kring och att det vore bra med metoder och verktyg för kontinuerlig samverkan. Behovet av samverkan upplevs av båda grupperna vara speciellt viktigt inom kommunövergripande riktlinjer och på policy nivå samt i upphandlingsprocessen. Utvärdering av kraven är något som även båda grupperna tycker det vore bra att samverka kring. När det kommer till kunskap om integrering av miljöfrågor i upphandlingsprocessen är den begränsad hos båda professionerna. Båda grupperna anser att en generell kunskapshöjning vore fördelaktigt och områdena de tagit upp är: Hur man kan formulera förfrågningsunderlag så att kommunen har större möjlighet att välja det miljövänliga alternativet Vilka krav man kan ställa och hur man kan få ökad tyngd på miljöaspekterna gentemot andra aspekter (viktas högre) Svårigheten med att sätta rimliga miljökrav så att leverantörerna kan leva upp till dem Hur uppföljningen av kraven skall göras och hur man arbetar med miljökraven under avtalsperioden Det fanns ett stort intresse för en workshop inom området samverkan för en miljöanpassad offentlig upphandling och arbetsgruppen för Upphandling och Hållbar utveckling Väst kommer därför att anordna en sådan under hösten 2010. REFERENSER Ahlstedth, S., Rolfsdotter-Jansson, C., Carlsson-Green, B., Kjellman, A., (2010), Guide- Minska kommunens miljöpåverkan genom miljöanpassad offentlig anskaffning. Hämtad 2010-07- 15 från http://www.milou.hutskane.nu/files/guidenmedlnkar.pdf Pedersen, K. (2008), Upphandlingens grunder- en introduction till offentlig upphandling och upphandling I försörjningssektorerna, Jure förlag, Stockholm 13(15)

APPENDIX A -ENKÄT ANGÅENDE SAMVERKAN MELLAN MILJÖSTRATEGER OCH UPPHANDLARE I UPPHANDLINGSPROCESSEN 1. Finns det idag någon samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen i din kommun? a) Om ja, på vilket sätt sker detta? b) Om nej, tycker du att det finns ett behov av detta? 2. Om samarbetet delas upp i tre delar: a) kommunövergripande policydokument och riktlinjer som påverkar både miljö och upphandling, b) upphandlingsprocess c) avtalsperiod I vilken av delarna ser du att det finns ett behov av samverkan? Vad anser du behövs för att en sådan samverkan ska fungera? 3. Hur stor kunskap har du om upphandlingsprocessen och efterföljande avtalsperiod? Vilket stöd och kompetensutveckling behöver du? 4. På vilket sätt arbetar du för att integrera miljöfrågor i upphandlingsprocessen? 5. Är du intresserad av att delta i en workshop i november 2010 arrangerad av arbetsgruppen för upphandling och HUV, angående metoder för ökad samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare? Övriga kommentarer till samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen: 14(15)

APPENDIX B -INTERVJUUNDERLAG ANGÅENDE SAMVERKAN MELLAN MILJÖSTRATEGER OCH UPPHANDLARE I UPPHANDLINGSPROCESSEN Frågor 1. Finns det idag någon samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen i din kommun? a) Om ja, på vilket sätt sker detta? b) Om nej, tycker du att det finns ett behov av detta? 2. Om vi delar upp samarbetet i tre delar: a) kommunövergripande policydokument och riktlinjer som påverkar både miljö och upphandling, b) upphandlingsprocess c) avtalsperiod I vilken av delarna ser du att det finns ett behov av samverkan? Vad anser du behövs för att en sådan samverkan ska fungera? 3. På vilket sätt arbetar du för att integrera miljöfrågor i upphandlingsprocessen? 4. Hur stor kunskap har du om att integrera miljöfrågor i upphandlingsprocessen och efterföljande avtalsperiod? Vilket stöd och kompetensutveckling behöver du? 5. Är du intresserad av att delta i en workshop i november 2010 arrangerad av arbetsgruppen för upphandling och HUV, angående metoder för ökad samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare? Övriga kommentarer till samverkan mellan miljöstrateger och upphandlare i upphandlingsprocessen: 15(15)