Regeringsbeslut III 5 REGERINGEN 2016-02-25 N2016/01642/EF Näringsdepartementet Ekonomistyrningsverket Box 45316 104 30 Stockholm EKONOMiSTYRNINGSVERKEr Inkom Uppdrag att följa de statliga myndighetemas användning av it och hur myndigheterna tar tillvara digitaliseringens möjligheter 1 bilaga Dn r Regeringens beslut Regeringen uppdrar åt Ekonomistyrningsverket (ESV) att, i enlighet med vad som anges nedan under rubriken Närmare om uppdraget, under 2016-2018 följa myndigheternas användning av it och hur myndigheterna tar tillvara digitaliseringens möjligheter. Uppdraget ska rapporteras senast den15mars 2017, den15mars 2018 och slutrapporteras den 15 mars 2019 till Regeringskansliet (N äringsdepartementet). Uppdraget ska genomföras i dialog med Regeringskansliet (Närings departementet). ESV får för uppdraget rekvirera högst 5 000 000 kronor för 2016. Kostnaderna ska belasta anslaget 2:6 Gemensammae-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse, anslagsposten l Gem. e-förv.proj- e-förvaltning, under utgiftsområde 22 Kommunikationer. Medlen utbetalas engångsvis efter rekvisition ställd till Kammarkollegiet senast den 15 augusti 2016. Medel som inte utnyttjats ska återbetalas till Kammarkollegiet på bankgiro 5052-5781 senast den31mars 2017. Vid samma tidpunkt ska ESV lämna en ekonomisk redovisning över använda medel till Kammarkollegiet. Rekvisition, eventuell återbetalning och redovisning ska hänvisa till det diarienummer som detta beslut har. Regeringen avser att återkomma avseende finansiering och omfattningen av uppdraget för 2017 och 2018. Bakgrund ESV har under 2015 haft regeringens uppdrag att fördjupa arbetet med jämförelser av de statliga myndigheternas it-kostnader, inhämta information om vilka strategiskait-projekt som bedrivs och som kan bedömas ha en högre risk samt utarbeta förslag till hur mätning och Postadress 103 33 Stockholm Besöksadress Mäster Samuelsgatan 70 Telefonv~xel 08-405 10 00 Telefax 08-411 36 16 E-post: n.registrator@regeringskansliet.se
2 rapportering av de statliga myndigheternas it-användning kan utvecklas och hur statsförvaltningens digitalisering kan följas upp ( dnr N2015/00738/EF). För att myndigheterna ska ha förutsättningar att säkerställa ett effektivt tillhandahållande av it och tillvaratagande av digitaliseringens möjligheter anser ESV att myndigheternas interna styrning och kontroll av it måste stärkas (ESV:s rapport Fördjupat it-kostnadsuppdrag, Simrapport-förslag inför framtiden, ESV 2015:64). ESV har genomfört en mognadsmätning som har fokus på intern styrning och kontroll samt relationen mellan ledning, verksamhet och it. Mognadsmätningen pekar på att många myndigheter inte uppvisar acceptabla resultat inom centrala områden som strategi för it-försörjning, portföljhantering samt nyttorealisering. Vidare visar ESV:s kartläggning att alltför få myndigheter har tillräckligt bra kontroll på sina kostnader för it. ESV föreslår i sin rapport en rad åtgärder som bl.a. kan bidra till att säkerställa ett effektivt tillhandahållande av it. ESV föreslår bl.a. att arbetet med att samla in nyckeltal, mognadsmätningar och strategiska itprojekt ska fortsätta och att uppgifterna ska samlas in årligen. Informationen kan, enligt ESV, ge regeringen en god bild av enskilda myndighetersit-användning och kan skapa förutsättningar för relevant styrning samt bidra till myndigheternas arbete med effektivitet, utveckling av verksamheten och hushållning. ESV har vidare regeringens uppdrag att säkerställa att det finns kompetensstöd och handledningar om nyttorealisering för myndigheterna m.m. (dnr N2015/03210/EF). Dessutom ska ESV som en del i det uppdraget följa statsförvaltningens digitalisering. Pensionsmyndigheten rapporterade den 28 december 2015 uppdraget att analysera och värdera potentialen för användning av molntjänster i staten (dnr N2015/03778/EF). Konsult- och it-analysföretaget Gartner har på uppdrag av Näringsdepartementet analyserat större statliga myndigheters i t-drift ( dnr N2015/08546/EF). Gartners bedömning är att många myndigheter har en låg mognad i sin it-drift och därför saknar förutsättningar för att använda molntjänster eller göra outsourcing i större omfattning. Pensionsmyndigheten och Gartner för båda fram att en väl utvecklad i t-drift och användning av molntjänster är viktigt för att dra nytta av digitaliseringens möjligheter och för kostnadseffektivitet, innovation och möjlighet till snabb förnyelse. Enligt viss forskning utvecklar organisationer som lyckas väl med att ta tillvara digitaliseringens möjligheter sin verksamhet t.ex. genom att knyta ihop strategi och innovation, medborgarens och företagarens beslutsprocess med den egna organisationens processer samt automatisera dessa processer. Dessa organisationer kan använda teknik, ta tillvara stora datamängder och analysera dessa för att utveckla verksamheten.
3 Skälen för regeringens beslut Regeringen aviserade i budgetpropositionen för 2015 en satsning 2015-2018 för att förstärka styrningen och samordningen av övergripande it-användning i statsförvaltningen och förstärka uppföljningen av de statliga myndigheternasit-användning (prop. 2014/15:1 utg.omr. 22). Digitaliseringen påverkar alla delar av samhället och ger också offentliga verksamheter nya möjligheter att lösa sina uppgifter. Regeringen framhåller i budgetpropositionen för 2016 att digitalisering är ett viktigt verktyg för effektivisering av den offentliga förvaltningen. Regeringen bedömer också att digitala tjänster ska, så långt det är möjligt och där det är relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med medborgare, organisationer och företag (prop. 2015/16:1 utg.omr. 22). ESV:s kartläggning för 2015 visar att det finns ett behov för regeringen att få en fortsatt uppföljning av myndigheterna och att ESV stöder myndigheterna i utvecklingen av intern styrning och kontroll av it. Uppföljning av myndigheternas användning av it och hur de tar tillvara digitaliseringens möjligheter bidrar till myndigheternas effektivitet, hushållning med statens resurser och utveckling av deras verksamhet. Det är också viktigt för att utveckla regeringens uppföljning och styrning. Närmare om uppdraget ESV ska följa myndigheternas användning av it och hur myndigheterna tar tillvara digitaliseringens möjligheter. ESV ska årligen inhämta nyckeltal, mognadsbedömningar och information om strategiskait-projekt från de myndigheter som omfattas av uppdraget. Informationsinhämtningen ska ta sin utgångspunkt i det som beskrivs i ESV:s rapport Fördjupat itkostnadsuppdrag, slutrapport- förslag inför framtiden (ESV 2015:64). Informationsinhämtningen i denna del ska samordnas med den uppföljning som ingår i uppdraget att stödja regeringens satsning på e-förvaltning (dnr N2015/03210/EF). En analys tillsammans med inhämtad information om nyckeltal, mognadsmätning och strategiska projekt m.m. ska rapporteras årligen den 15 mars till Regeringskansliet (N äringsdepartementet). Syftet är att arbetet ska bidra till ett lärande för berörda myndigheter, bl.a. genom att ta tillvara möjligheter till systematiska jämförelser. ESV ska stödja myndigheterna i deras utveckling av den interna styrningen och kontrollen av it. ESV ska genomföra ett fortsatt utvecklingsarbete av nyckeltal, mognadsmätning och uppföljningen av strategiska it-projekt. Dessa tre delar ska utvecklas vidare under 2016, så att resultaten blir hållbara som indikatorer över en längre tid. ESV ska i utvecklingsarbetet inledningsvis lägga
4 särskilt fokus på myndigheternas mognad avseende nyttorealisering, portföljstyrning och it-försörjning. De myndigheter som omfattas av ESV:s uppdrag och som ska inrapportera information till ESV är de myndigheter som omfattas av internrevisionsförordningen (2006:1228) och Bolagsverket, Sjöfartsverket samt Sveriges geologiska undersökning, med undantag för Försvarsmakten, Försvarets materielverk, Länsstyrelsen i Jämtlands län, Länsstyrelsen i Norrbottens län, Länsstyrelsen i Västerbottens län och Totalförsvarets forskningsinstitut. ESV ska ge stöd till myndigheterna i deras genomförande av uppdraget genom riktlinjer, vägledning och samordning. På regeringens vägnar "l.,.,~ GÖran Lindsjö Kopia till S tatsråds beredningen/sam U trikesdepartementet/ustyr Finansdepartementet/BA, E2, ESA, FPM, S3, SFÖ och TOT Näringsdepartementet/KLS, SUN och SUBT Kulturdepartementet/Kl Ansvariga för budgetsamordning i A, Fi, Ju, M, S och U Kammarkollegiet
5 Myndigheter enligt bilaga Bilaga: Myndigheter som omfattas av uppdraget 1. Affärsverket svenska kraftnät 2. Arbetsförmedlingen 3. Bolagsverket 4. Boverket 5. Centrala studiestödsnämnden 6. Domstolsverket 7. E-hälsomyndigheten 8. Finansinspektionen 9. Fortifikationsverket 10. Försäkringskassan 11. Göteborgs universitet 12. Havs- och vattenmyndigheten 13. Inspektionen för vård och omsorg 14. Kammarkollegiet 15. Karlstads universitet 16. Karolinska institutet 17. Kriminalvården 18. Kronofogdemyndigheten 19. Kungliga tekniska högskolan 20. Lantmäteriet 21. Linköpings universitet 22. Linneuniversitetet 23. Luleå tekniska universitet 24. Lunds universitet 25. Läkemedelsverket 26. Länsstyrelsen i Skåne län 27. Länsstyrelsen i Stockholms län 28. Länsstyrelsen Västra Götalands län 29. Malmö högskola 30. Migrationsverket 31. Mittuniversitetet 32. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 33. Myndigheten för yrkeshögskolan 34. Naturvårdsverket 35. Pensionsmyndigheten 36. Riksgäldskomoret 37. Polismyndigheten 38. Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige (ESF-rådet) 39. Sjöfartsverket 40. skatteverket 41. skogsstyrelsen 42. Specialpedagogiska skolmyndigheten 43. Statens energimyndighet 44. Statens fastighetsverk 45. Statens institutionsstyrelse 46. Statens jordbruksverk
6 47. Statens kulturråd 48. Statens servicecenter 49. Statens skolverk 50. Statens tjänstepensionsverk 51. Statistiska centralbyrån 52. Stockholms universitet 53. Styrelsen för internationellt utvecklingsarbete (Sida) 54. Sveriges geologiska undersökning 55. Sveriges lantbruksuniversitet 56. Tillväxtverket 57. Trafikverket 58. Transportstyrelsen 59. Tullverket 60. Umeå universitet 61. Universitets- och högskolerådet 62. Uppsala universitet 63. Åklagarmyndigheten 64. Örebro universitet