Inlagd SvK 2011-03-27 (under arbete) Sammanträde i församlingen En lathund Sören Ekström
Sammanträde i församlingen en lathund Detta är en lathund för arbetet i kyrkofullmäktige, kyrkoråd och nämnder i Svenska kyrkans församlingar. Man kan läsa mer i de böcker som nämns i slutet av lathunden och som har legat till grund för den här beskrivningen. Före sammanträdet Arbetsordning och reglemente Kyrkofullmäktige måste inte ha en arbetsordning. Starka skäl talar dock för att en sådan ska finnas. De flesta församlingar har också beslutat detta. Därigenom får man ordning och reda på arbetet. I arbetsordningen kan man bestämma spelreglerna i fullmäktigearbetet. Det är kyrkofullmäktige som utfärdar reglemente för kyrkorådet, liksom för de nämnder som finns i församlingen (en valnämnd ska alltid finnas). Också detta är ett nyttigt dokument för en församling som vill ha tydliga regler för sitt arbete. När sammanträde ska hållas Kyrkofullmäktige bestämmer när och var ordinarie sammanträden ska hållas. Det sker normalt årsvis genom beslut vid föregående års sista sammanträde. Sammanträde utöver de ordinarie, extra sammanträde, ska hållas när kyrkorådet eller minst en tredjedel av fullmäktiges ledamöter begär det, liksom när ordföranden i fullmäktige anser att det behövs. Också kyrkorådet bestämmer på egen hand tid och plats för sina ordinarie sammanträden. Därutöver ska sammanträde hållas då minst en tredjedel av ledamöterna begär det, kyrkoherden begär det eller ordföranden anser att det behövs. Nämnder, utskott, kommittéer och arbetsgrupper bestämmer normalt själva tid och plats för sina sammanträden. Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelsen utfärdas i rätt tid. Kallelse till sammanträde i kyrkofullmäktige (med tid, plats och ärenden) ska sättas upp på församlingens anslagstavla minst en vecka före sammanträdet. Samtidigt ska fullmäktiges ledamöter och ersättare få ett eget exemplar av kallelsen. Ett brådskande ärende får tas upp, utan att det har funnits med i kallelsen, om detta anslagits på församlingens anslagstavla senast vardagen innan fullmäktigesammanträdet. Också denna kallelse ska samtidigt lämnas till ledamöter och ersättare. Någon skyldighet att annonsera finns inte. Kyrkorådets kallelser regleras inte i kyrkoordningen, men kan regleras i ett reglemente som fullmäktige beslutar om för kyrkorådets arbete. 2
Ordförandens roll Kyrkofullmäktige väljer bland sina ledamöter en ordförande och en eller flera vice ordförande. Fullmäktige bestämmer tiden för uppdragen, man kan alltså välja ordförande för hela mandatperioden eller för ett eller några år i taget. Också kyrkorådet ska det finnas ordförande och vice ordförande. Under sammanträdet Ordförandens roll Ordföranden leder sammanträdet och ser till att beslut fattas i de ärenden som finns på föredragningslistan, att detta sker på ett korrekt sätt och att ordning råder under sammanträdet. Beträffande fullmäktige framgår av kyrkoordningen att ordföranden kan avsluta ett sammanträde, ajournera det eller visa ut en person från sammanträdet om vederbörande stör arbetet. Samma ordning kan bestämmas beträffande kyrkorådet i ett av kyrkofullmäktige beslutat reglemente. Om ingen bestämmelse finns brukar man ändå anse att ordföranden har detta ansvar. Om vare sig ordförande eller vice ordförande deltar i kyrkorådets sammanträde ska enligt kyrkoordningen en annan vald ledamot väljas till ordförande under sammanträdet. Motsvarande regel finns inte beträffande kyrkofullmäktige. Därför bör fullmäktige reglera frågan i en arbetsordning. Det är lämpligt att man använder samma ordning som i kyrkorådet. Kyrkoherden kan inte väljas till ordförande i ordinarie ordförandes eller vice ordförandes ställe, i vare sig fullmäktige eller kyrkoråd. Ledamöternas och ersättarnas tjänstgöring I kyrkofullmäktige styr kyrkoordningens bestämmelser ersättarnas tjänstgöring. Denna tjänstgöring framgår av stiftsstyrelsens valprotokoll. Partiväxling är inte tillåten. En ersättare från en nomineringsgrupp kan alltså inte gå in i stället för en ordinarie ledamot från en annan nomineringsgrupp. Ersättarna tjänstgör i den ordning de valts vid fullmäktigevalet. Har en ersättare börjat tjänstgöra har han/hon dock företräde oberoende av turordning. Reglerna för ersättarnas tjänstgöring i kyrkorådet beslutas av kyrkofullmäktige. Detta beslut fattas lämpligen vid val av ledamöter och ersättare i kyrkorådet. I kyrkorådet är partiväxling tillåten. I många församlingar tillämpar man detta. Det kan till exempel gå till så att de nomineringsgrupper som är representerade i kyrkorådet ställs upp i bokstavsordning eller efter antalet röster i fullmäktigevalet. Om ingen ersättare finns på plats då en ordinarie ledamot är frånvarande inträder i första hand ersättaren från samma nomineringsgrupp. Om denna inte finns på plats inträder en ersättare från närmast följande nomineringsgrupp (på den lista som fastställts) som har en icke tjänstgörande ersättare på plats. Från den sista nomineringsgruppen går man till den första. En ordinarie ledamot som kommer efter att ett sammanträde inletts har rätt att tjänstgöra även om en ersättare inträtt. En ordinarie ledamot kan däremot inte återinträda på sin plats efter att ha lämnat sammanträdet av annat skäl än jäv. Det är tillåtet att göra kortare avbrott i deltagandet, till exempel för ett kort telefonsamtal, utan att ersättare behöver inträda. Det är alltså viktigt för ordföranden att försäkra sig om huruvida en ledamot har lämnat sammanträdet eller bara är frånvarande för kortare bestyr. 3
Vid kyrkoherdens frånvaro inträder vikarierande kyrkoherde. Närvaro- och yttranderätt Kyrkofullmäktiges sammanträden är offentliga. Yttranderätt har emellertid bara tjänstgörande ledamöter. Ersättare har inte yttranderätt om de inte tjänstgör. Kyrkoherden har också rätt att delta i överläggningarna, men inte i besluten. Kyrkoherden har också rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Kyrkofullmäktige kan besluta att ge ytterligare personer rätt att yttra sig. Ett exempel på detta är då man vill göra det möjligt för en kyrkoråds- eller nämndordförande som inte är ledamot i kyrkofullmäktige att svara på frågor eller göra inlägg. Kyrkorådets sammanträden är slutna. Det fordras beslut av kyrkorådet för att ytterligare någon ska kunna vara närvarande. Alla tjänstgörande ledamöter har yttrande- och förslagsrätt. Ersättarna har enligt kyrkoordningen närvarorätt och oftast också yttranderätt. Också detta kan klargöras i ett av kyrkofullmäktige beslutat reglemente för kyrkorådet. Beslutförhet Kyrkofullmäktige kan fatta beslut om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Vid jäv inträder en ersättare. Om ändå antalet tjänstgörande ledamöter skulle vara mindre än hälften av antalet ledamöter kan vissa beslut ändå fattas. De vanligaste exemplen på detta är vid jäv för en ordinarie ledamot och vid beslut om ansvarsfrihet för kyrkorådet. Kyrkorådet kan fatta beslut om mer än hälften av ledamöterna är närvarande. Ärenden och beredning Kyrkofullmäktige är församlingens högsta beslutande organ och utövar beslutanderätten i församlingen. Kyrkofullmäktige beslutar i dels principiella ärenden, dels ärenden som på annat sätt är av större vikt. Det senare gäller främst mål och riktlinjer, budget, kyrkoavgift och andra viktiga ekonomiska frågor, kyrkorådets organisation och verksamhetsformer, val av kyrkorådsledamöter och revisorer, grunderna för ekonomiska förmåner åt förtroendevalda samt årsredovisning och ansvarsfrihet. Därtill kommer andra frågor som regleras i särskild ordning i kyrkoordningen. Kyrkofullmäktige ska från och med 2010 för församlingens del besluta om församlingsinstruktion. Kyrkofullmäktige ska således besluta i grundläggande och generella frågor, men inte svara för förvaltning och verkställighet. Frågor om köp och försäljning av fast egendom är emellertid av sådan art att beslut normalt bör fattas av kyrkofullmäktige. Kyrkofullmäktige ska besluta i ärenden som har väckts av kyrkorådet eller någon nämnd eller av en ledamot genom en motion, av kyrkostyrelsen eller övriga organ som är tillsatta av kyrkomö-tet, av stiftsstyrelsen eller någon nämnd som är tillsatt av stiftsfullmäktige, domkapitlet, eller av revisorerna, om ärendet gäller en förvaltning som har samband med revisionsuppdraget. I kyrkofullmäktige finns ett beredningstvång. Kyrkorådet eller en särskild nämnd bereder fullmäktiges ärenden. Har ett ärende beretts av en nämnd ska kyrkorådet ges möjlighet att yttra sig innan fullmäktiges behandling av ärendet. De enda undantagen som finns från beredningstvånget är då ett ärende är brådskande och samtliga närvarande ledamöter är eniga om beslutet. Då får ärendet avgöras även om det inte alls kungjorts. Val kan också genomföras utan beredning, liksom självfallet revisorernas berättelse och frågan om ansvarsfrihet för kyrkorådet. 4
I kyrkorådet finns inget beredningstvång. Det hindrar inte att ärenden kan beredas, till exempel i ett arbetsutskott eller annat utskott. Hur detta ska gå till och om arbetsutskottet ska ges möjlighet att yttra sig över förslag från andra utskott kan man bestämma i ett reglemente för kyrkorådet eller i de instruktioner som kyrkorådet beslutar för utskott och andra organ under kyrkorådet. Öppnande av sammanträdet Ordföranden öppnar sammanträdet. I samband med öppnandet är det vanligt att en mindre andakt genomförs med bibelläsning och bön, eventuellt också en kortare textutläggning. För detta kan kyrkoherden eller någon av ledamöterna svara. Meddelanden, till exempel av praktisk natur, kan också lämnas vid öppnandet. Parentation brukar ske i samband med öppnandet om någon av ledamöterna i kyrkofullmäktige eller kyrkorådet eller en dessa organ närstående person i övrigt avlidit sedan föregående sammanträde. Upprop Ordföranden ansvarar för att närvarokontroll sker och att det klargörs om någon av ersättarna ska inträde i en ordinarie ledamots ställe. Det enklaste sättet att genomföra närvarokontrollen är att ha en särskild punkt för upprop på föredragningslistan. Upprop kan också ske i samband med öppnandet. Beslut om föredragningslista Beslut om föredragningslista ska avse hela sammanträdet. Efter detta beslut ska man veta vilka ärenden som kommer att behandlas. Alltså ska också övriga frågor anmälas i samband med att beslutet fattas. Beslut om justering Ett protokoll ska justeras av ordföranden och minst ytterligare en ledamot. Ofta använder man en rullande justering i bokstavsordning. Den kan begränsas endera till ordinarie ledamöter eller vid sammanträdet tjänstgörande ledamöter. Den som är ersättare vid sammanträdet bör inte justera protokollet. Diskussion Diskussionen inleds i normalfallet med en föredragning. Föredragande är oftast kyrkoherden eller kanslichefen, kyrkokamreren eller motsvarande. Ibland kan det finnas skäl att kalla en annan anställd som föredragande. Föredragande kan också ibland vara ordföranden eller en annan ledamot. Se närvaro- och yttranderätt ovan! En utgångspunkt bör vara att alla läst de utskickade handlingarna och att föredragningen bara behöver konkretisera den frågeställning som ska behandlas. Också tillkommande kunskaper, som inte var kända då underlaget utarbetades, bör redovisas i föredragningen. Den diskussion som förs ska vara ordnad. Samtal under det att andra talar får inte förekomma. De som vill yttra sig anmäler detta till ordföranden som sedan fördelar ordet. Alla som deltar i diskussionen bör eftersträva ett effektivt sammanträde. Ordföranden har ett 5
särskilt ansvar för att de stora och svåra frågorna får ordentligt med tid och att de enklare frågorna går till snabba beslut. Diskussionen måste vara sakinriktad och utan inslag av personliga kommentarer och antydningar som kan vara besvärande för andra ledamöter. Det är viktigt att alla ledamöter på allvar sätter sig in i andra ledamöters förslag och tankar, liksom att en utgångspunkt är att man förutsätter att alla deltagarna i sammanträdet, inte minst de som har en annan uppfattning än man själv har, besjälas av en positiv vilja. Ordföranden bör lyhört försöka bedöma när en tillräcklig diskussion förts och då, utan att göra våld på friheten för varje ledamot att få uttrycka sin uppfattning, sammanfatta diskussionen genom att redovisa sitt eget beslutsförslag om enighet råder eller de beslutsförslag som förts fram under diskussionen om de är flera. Är det nödvändigt sätts streck i debatten, vilket innebär att bara de som har begärt ordet eller gör det i samband med att man beslutar om streck får yttra sig innan beslutet fattas. Ingen kan alltså anmäla sig för anförande efter att streck satts. Däremot kan ordföranden bevilja replik för den som blivit apostroferad eller om ett rent missförstånd uppstått. Beslut Ordföranden lägger fram förslag till beslut. Om det finns flera förslag till beslut ska ordföranden ställa dem mot varandra. Antingen det finns ett eller flera förslag till beslut ska proposition alltid ställas så att deltagarna kan svara ja eller nej. Ordföranden meddelar därefter vilket beslut han/hon anser har fattats. Efter en kort paus fastställer ordföranden beslutet genom ett klubbslag. Om någon av ledamöterna har en annan uppfattning begär denna votering innan klubbslaget skett. Votering sker då. Vid lika röstetal i öppna voteringar vinner det förslag som ordföranden röstat på ( utslagsröst ). Vid slutna voteringar, det vill säga vid val eller anställning av personal, sker däremot lottning. Jäv En ledamot får inte delta i handläggningen av ett ärende om han/hon är jävig, det vill säga har ett personligt intresse som kan komma i konflikt med församlingens. I såväl kyrkoordningen som på andra ställen finns utförliga diskussioner om vad som är jäv. I kyrkoordningen heter det att jäv föreligger då ett ärende rör ledamoten själv eller ledamotens make, sambo, förälder, barn, syskon, någon annan närstående eller något ledamoten närstående intresse. Inte heller får man delta om det finns någon omständighet som kan rubba förtroendet för ledamotens opartiskhet. Det kan uppstå ett formellt jäv. Då får den som är jävig inte delta i handläggningen av ärendet. Det beslut som fattas kan upphävas vid ett överklagande. Det kan också uppstå delikatessjäv, det vill säga att det kanske är formellt möjligt men inte lämpligt att delta av omsorg om tilltron till församlingens beslut. Då bör den ledamot det handlar om uppträda på samma sätt som vid ett formellt jäv. När delikatessjäv föreligger är inte alltid lätt att bedöma, men erfarna jurister brukar ge det enkla rådet att så snart du börjar fundera över om du är jävig så är du det. Ännu enklare uttryckt: När du själv undrar så finns det sannolikt ett antal personer som är övertygade I kyrkofullmäktige lämnar man vid jäv sammanträdesbordet, men man få sitta kvar i sammanträdesrummet eftersom sammanträdet är offentligt, men i de flesta fall lämnar en 6
omdömesgill ledamot ändå rummet. I kyrkorådet ska den som är jävig lämna sammanträdesrummet. Ett ofta begånget fel är att man inte tillämpar jävsreglerna vid behandlingen av frågan om ansvarsfrihet för kyrkorådet. De av kyrkorådets ledamöter och ersättare som också är ledamöter i kyrkofullmäktige är då jäviga och ska inte delta. Övriga frågor Övriga frågor, som alltså inte redan finns på förslaget till föredragningslista, ska som redan nämnts anmälas i samband med att beslut fattas om denna lista. Avslutning Ordföranden avslutar sammanträdet. I samband medetta kan det vara lämpligt att man läser välsignelsen och eventuellt sjunger en psalm, lämplig för tiden på kyrkoåret och/eller tiden på dagen. Efter sammanträdet Protokollet Ordföranden ansvarar enligt kyrkoordningen för att protokoll förs, att alla ärenden som behandlats redovisas och att alla beslut dokumenteras i kyrkofullmäktige, kyrkoråd och nämnder. Däremot finns inte i kyrkoordningen krav på protokoll från ett utskott. Ett sådant krav kan föras in i kyrkorådets instruktion till ett utskott. Det finns inte i kyrkofullmäktige och kyrkoråd några krav på redovisning av den diskussion som skett ( diskussionsprotokoll ). Protokollen kan alltså hållas kortfattade. Ett protokoll ska innehålla upplysningar om följande: Vilka som tjänstgjort som ledamöter eller varit närvarande i övrigt. Vilka förslag som lagts fram av ett beredande organ eller av en ledamot (om förslaget inte tagits tillbaka under sammanträdet). I vilken ordning beslut har fattats, vilka omröstningar som har skett och hur de har utfallit, vilka ledamöter som har deltagit i besluten och hur de har röstat (om en öppen omröstning skett). Resultatet av en sluten omröstning ska också redovisas. Reservationer, liksom om kyrkoherden antecknat särskild mening till protokollet, vilket kan ske i kyrkofullmäktige. Rätt att reservera sig har bara tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare, alltså de som deltagit i beslutet. Reservation mot ett beslut ska anmälas senast innan sammanträdet avslutas och en skriftlig reservation ska lämnas in innan protokollet justeras. Ibland kan en ledamot vilja anteckna något förhållande till protokollet, utan att för den skull reservera sig. Om detta säger kyrkoordningen ingenting. Beslut om detta ska tillåtas fattas av ordföranden. 7
Det kan också vara värdefullt att det redovisas på vilket sätt den aktuella frågan behandlats tidigare och hur den har beretts. Normalt ska man inte behöva läsa andra protokoll eller protokollsbilagorna för att förstå vad som hänt och beslutats under sammanträdet. Justering Ett protokoll ska justeras av ordföranden och minst en ytterligare ledamot. I många församlingar förbereder man justeringen genom att överenskommelse om protokollets innehåll träffas via mejl. Därefter skickas protokollet till de berörda för underskrift. Detta måste ske senast den dag kyrkofullmäktige eller kyrkorådet beslutat att protokollet ska vara klart. Enligt kyrkoordningen ska justering ske inom 14 dagar efter sammanträdesdagen. Senast andra dagen efter justeringen ska det ges till känna på församlingens anslagstavla. Så kallad omedelbar justering kan ske i särskilt brådskande fall. Detta fordrar dock att det på sammanträdet finns ett begränsat protokoll med beslutstexten, att denna justeras omedelbart av ordförande och justerare och att det justerade protokollet omedelbart anslås på församlingens anslagstavla. Ett beslut får inte verkställas förrän protokollet är justerat. Om ordförande och justerare inte är ense om innehållet i protokollet i någon väsentlig fråga, särskilt om oenigheten rör det beslut som fattats, ska justeringen överlämnas till det organ som fattat beslutet. Paragrafen kryssas över på protokollet och en upplysning lämnas om att justeringen övergått till beslutande organ. Utskick av protokollet Protokollet ska skickas ut till samtliga ledamöter och ersättare snarast möjligt efter att det justerats. Ordföranden beslutar om protokollet också helt eller delvis ska delges andra personer, myndigheter, organisationer eller företag. Verkställighet Ett beslut kan verkställas så snart protokollet är justerat. Den senaste tidpunkten för överklagande behöver inte inväntas. För verkställighet av kyrkofullmäktigebeslut svarar kyrkorådet. För verkställighet av kyrkorådets beslut är det vanligaste att ansvaret ligger på den som är verksamhetsansvarig. Överprövning Begäran om beslutsprövning, alltså frågan om ett beslut har fattats i rätt ordning, ska ske inom tre veckor efter det att beslutet anslagits på församlingens anslagstavla. En del beslut kan överklagas i fråga om innehåll. Det kan gälla ett beslut att inte lämna ut en handling eller att inte upplåta kyrkan. Det kan också gälla kyrkoherdens beslut om kyrkotillhörighet eller beslut som fattas enligt begravningslagen. 8
Källor Edqvist, Gunnar, Friedner, Lars, Lundqvist Norling, Maria, och Tibbling, Patrik, Kyrkoordning för Svenska kyrkan 2010 med kommentarer och angränsande lagstiftning (Verbum 2010). Framför allt finns nyttig läsning i kyrkoordningens andra avdelning, andra och tredje kapitlen. Protokoll från kallelse till justering (Svenska kyrkans församlingsförbund, nuvarande Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation). Wilhelmsson, Håkan E., Sammanträdesteknik i Svenska kyrkan (Verbum 2005). 9