VISION CRITICAL COMMUNICATIONS INC. FÖRETAGETS INTEGRITETSPOLICY ÖVERSIKT Här hos Vision Critical Communications Inc. ("VCCI") är respekt för integriteten en viktig del av vårt åtagande gentemot klienter, panelmedlemmar och allmänheten. När du deltar i en panelundersökning som vårt företag utför kan du känna dig säker på att eventuell personlig information stannar hos oss. Närhelst du deltar som svarande i någon av våra panelundersökningar kan du vara säker på att dina individuella svar kommer att hållas konfidentiella och aldrig kunna kopplas samman med informationen som är kopplad till din person, utan ditt uttryckliga medgivande. Du kan själv välja om du vill eller inte vill delta i en panelundersökning. Du kan välja att inte svara på vissa frågor och du har rätt att avbryta deltagandet när som helst. VCCI integritetspolicy handlar om principer och riktlinjer som beskriver vilken skyddsnivå den personliga information som VCCI ger den svarande och allmänheten har. VCCI: s målsättning med integritetspolicyn är att uppmuntra ansvarsfull och transparent hantering av personlig information på ett sätt som stämmer överens med villkoren för Personal Information Protection and Electronic Documents (Skydd av personuppgifter och elektroniska dokument) (Kanada). VCCI kommer även i fortsättningen att granska integritetspolicyn för att se till att den är uppdaterad och att den stämmer med förändrade branschstandarder, tekniker och lagar. Om du har frågor om hur din integritet skyddas hos VCCI, kontakta vår Privacy Officer via e-post på privacyofficer@visioncritical.com eller på postadress: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer
DETALJERAD INTEGRITETSPOLICY FÖR VCCI OMFATTNING OCH TILLÄMPNING De tio principer som utgör grunden för VCCIs integritetspolicy är sammanlänkade, och VCCI ska förhålla sig till de tio principerna som en helhet. Varje princip måste läsas tillsammans med den tillhörande kommentaren. I enlighet med Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada), har kommentarerna i VCCI integritetspolicy utformats för att spegla frågor om personlig information som särskilt berör VCCI. Omfattningen och tillämpningen av VCCI integritetspolicy är följande: - VCCI integritetspolicy gäller personlig information som samlats in, använts eller lämnats ut av VCCI i samband med kommersiella aktiviteter. - VCCI integritetspolicy gäller hantering av personlig information i alla former, muntlig, elektronisk eller skriftlig. - VCCI integritetspolicy inför inga begränsningar för insamling, användning eller utlämnande av följande information av VCCI: (a) (b) (c) icke-personlig identifierbar information namn, titel, företagsadress och/eller telefonnummer till en anställd i ett företag annan information om en individ som är allmänt tillgänglig och som specificeras av bestämmelser enligt Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada). - Tillämpningen av VCCIs integritetspolicy sker i enlighet med kraven och villkoren i Personal Information Protection and Electronic Documents Act (Kanada), de bestämmelser som ingår däri, samt annan tillämplig lagstiftning eller bestämmelser, inklusive Information Protection Act (British Columbia).
DEFINITIONER insamling: Insamling, förvärvande, arkiverning eller införskaffande av personlig information från alla källor, inklusive tredje part, på alla sätt medgivande: Frivilligt medgivande gällande insamling, användande och spridning av personlig information för angivna syften. Medgivandet kan antingen vara uttryckligt eller underförstått, och kan ges direkt av individen eller av en auktoriserad representant. Uttryckligt medgivande kan lämnas muntligt, elektroniskt eller skriftligt, men det är alltid otvetydigt och kräver ingen inblandning av VCCI. Underförstått samtycke är samtycke som rimligen kan utläsas av en individs handlande eller brist på handlande. spridning/utlämning: Låta tredje part komma åt personlig information. anställd: En person som är anställd hos eller arbetar på uppdrag av VCCI. personlig information: Information om en identifierbar individ, men den innehåller inte namn, titel, adress till arbetsplats eller telefonnummer till en anställd i ett företag, och den inkluderar inte beskrivande, saklig information om ett företag. svarande: En person som lämnar personlig information till VCCI genom att delta i en panelundersökning som utförs av VCCI. Exempelvis kan en svarande vara en individ som lämnar personlig information till VCCI under en kvantitativ eller kvalitativ marknadsundersökning eller vid samhällsforskning. tredje part: En individ eller organisation utanför VCCI. användning: Behandlingen, handläggningen och hanteringen av privat information av och inom VCCI eller av tredje part genom VCCI:s medgivande och godkännande.
DE TIO INTEGRITETSPINCIPERNA PRINCIP 1 - ANSVAR VCCI ansvarar för personlig information under sin kontroll och ska utse en eller flera personer som ansvariga för att VCCI uppfyller följande principer. Ansvaret för att bestämmelserna i VCCI integritetspolicy efterlevs ligger hos VCCI Privacy Officer. VCCI Privacy Officer kan kontaktas via e-post på privacyofficer@visioncritical.com eller på postadress: Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer Andra individer hos VCCI kan delegeras att handla på uppdrag av denne Privacy Officer eller att ta ansvar för den dagliga insamlingen och/eller behandlingen av den personliga informationen. VCCI ansvarar för personuppgifter i dess besittning eller kontroll och ska använda avtalsenliga eller andra sätt att upprätthålla en jämförbar skyddsnivå medan information behandlas eller används av en tredje part. PRINCIP 2 IDENTIFIERING AV SYFTEN FÖR INSAMLING AV PERSONLIG INFORMATION VCCI ska identifiera i vilket syfte den personliga informationen samlas in och detta innan informationen samlas in. VCCI samlar in privat information från allmänheten endast i följande syften: (a) (b) (c) att genomföra kvantitativ eller kvalitativ marknadsundersökning eller samhällsforskning att förstå svarandes åsikt för att se om denne är lämplig för ytterligare kvantitativ och kvalitativ marknadsundersökning eller samhällsforskning, och att uppfylla rättsliga och regelmässiga krav. Ytterligare hänvisning till identifierade syften innebär syften som identifierats i denna princip. VCCI ska muntligt, elektroniskt eller skriftligt specificera de identifierade syftena till respondenten vid eller före den tid den privata informationen samlas in i en undersökning. På begäran ska personer som samlar in privat information förklara dessa identifierade syften eller referera till den individ eller utsedda person inom VCCI som kan förklara dessa syften. När privat information som samlats in ska användas eller lämnas ut i ett syfte som tidigare inte identifierats, ska det nya syftet identifieras före användning. Om inte det nya syftet är tillåtet eller rättsligt nödvändigt, kommer svarandes samtycke att inhämtas innan informationen används eller lämnas ut för det nya syftet. VCCI kan komma att förse klienter eller tredje part med information från vilken undersökning som helst, i sammanlagd form. I sammanlagd form är det omöjligt att identifiera en enskild svarandes personliga information.
DOKUMENT: VISION KRITISK INTEGRITETSPOLICY PRINCIP 3 FÅ SAMTYCKE TILL INSAMLING, ANVÄNDNING ELLER UTLÄMNANDE AV PRIVAT INFORMATION Individens vetskap och samtycke krävs för insamling, användning eller utlämning av privat information, utom när detta är olämpligt. Svarandes deltagande i panelundersökningar är alltid frivilligt. När en svarande går med på att delta i en panelundersökning, ger han/hon sitt medgivande till panelundersökningen genom att delta. I allmänhet avslöjas inte någon privat information som samlats in vid en panelundersökning till tredje part om inte klienten sponsrar projektet. Under omständigheter när VCCI lämnar ut information till annan tredje part än den klient som sponsrar projektet, förklarar VCCI alltid anledningen till utlämnandet för den svarande, och skaffar sig uttryckligt tillstånd från denne innan ett sådant utlämnande görs. En svarande kan alltid välja om han/hon vill delta i en panelundersökning, kan välja att inte svara på vissa frågor och har rätt att avbryta deltagandet när som helst. När samtycket hämtas ska VCCI använda rimliga resurser för att se till att den svarande är upplyst om de identifierade syftena för vilka personlig information kommer att användas eller lämnas ut. De identifierade syftena ska uttryckas på ett som rimligen kan förstås av den svarande. Generellt ska VCCI söka medgivande till att använda och lämna ut privat information samtidigt som informationen samlas in. VCCI kan emellertid söka medgivande till att använda och lämna ut privat information efter att den har samlats in, men innan den används och/eller lämnas ut för ett nytt syfte. Genom att bestämma den lämpliga formen för medgivande, ska VCCI ta hänsyn till känsligheten hos privat information och rimliga förväntningar hos de svarande. De svarandes deltagande i en kvantitativ eller kvalitativ marknadsundersökning eller i en samhällelig forskningsstudie kan utgöra ett underförstått samtycke för VCCI för att samla in, använda och lämna ut information för de identifierade syftena. PRINCIP 4 BEGRÄNSA INSAMLINGEN AV PRIVAT INFORMATION VCCI ska begränsa insamling av privat information till vad som behövs för de syften som identifierats av VCCI. VCCI samlar endast in privat information med rättvisa och lagliga metoder. Vid genomförandet av undersökningar begränsar VCCI mängden och sorten personlig information som samlas in. VCCI samlar endast in den mängd och den typ av information som krävs för de syften som identifierats för individerna. VCCI samlar in privat information om en individ huvudsakligen från den individen eller en medlem ur dennes hushåll. Förutom vad som tillåts av lagen, samlar VCCI endast in privat information från externa källor, såsom kundorganisationer, om individerna har samtyckt till sådan insamling.
PRINCIP 5 BEGRÄNSNING AV ANVÄNDNING, SPRIDNING OCH LAGRING AV PRIVAT INFORMATION VCCI kommer inte att använda eller lämna ut privat information för andra syften än för de Som den samlades in för, utan samtycke från personen ifråga, eller enligt vad som krävs eller tillåts av lagen. Privat information ska endast lagras så länge som behövs för att uppfylla dessa syften. VCCI kan lämna ut en svarandes privata information till: (a) (b) (c) (d) en av VCCI:s klienter då den svarande har samtyckt till ett sådant utlämnande en tredje part som anlitats av VCCI för att utföra uppgifter en myndighet eller representant för en myndighet, om, efter rimlig bedömning av VCCI, det förefaller finnas en överhängande fara för liv eller egendom vilken kan undvikas om denna information lämnas ut, eller tredje part eller parter, där den svarande samtycker till sådant utlämnande eller att utlämnande krävs eller tillåts av lagen. Endast anställda på VCCI med en verklig, affärsrelaterad anledning, eller vars tjänster så kräver, får tillåtas tillgång till privat information om de svarande. VCCI kommer endast att behålla privat information så länge som det behövs eller är relevant för de identifierade syftena eller enligt vad som krävs av lagen. Beroende på omständigheterna, där en svarande kan behöva kontaktas på nytt för att förtydliga svar i en undersökning, eller söka efter ytterligare svar, ska VCCI behålla den privata informationen under en tidsperiod som är rimligt tillräcklig för att tillåta denna återkontakt. VCCI ska upprätthålla rimliga och systematiska kontroller, tidsscheman och praxis för lagring av information, arkivering och destruering, vilka gäller för privat information som inte längre behövs eller är relevant för de identifierade syftena eller som rättsligen krävs. Sådan information ska förstöras, raderas eller göras anonym. PRINCIP 6 TILLFÖRLITLIGHET HOS PRIVAT INFORMATION Privat information ska vara så tillförlitlig, komplett och aktuell som krävs för de syften för vilka den ska användas. Privat information som används av VCCI ska vara tillräckligt tillförlitlig, komplett och aktuell för att minimera möjligheten att olämplig information kan användas för att ta ett beslut om en svarande. VCCI ska vid behov uppdatera privat information om svarande och anställda för att uppfylla de identifierade syftena eller då den svarande så meddelar. PRINCIP 7 - SÄKERHETSÅTGÄRDER VCCI ska skydda privat information genom säkerhetsåtgärder som är lämpliga utifrån informationens känslighet.
VCCI ska skydda privat information mot sådana risker som förlust eller stöld, otillåten åtkomst, spridning, kopiering, användning, modifiering eller destruering, genom lämpliga säkerhetsåtgärder, oavsett i vilket format det förvaras. VISION KRITISK INTEGRITETSPOLICY VCCI ska skydda privat information som lämnas ut till tredje part genom kontraktöverenskommelse som anger den sekretess som ska gälla för informationen och i vilket syfte den ska användas. Alla VCCI:s anställda med åtkomst till privat information måste respektera att informationen är konfidentiell. PRINCIP 8 ÖPPENHET GÄLLANDE POLICYREGLER OCH TILLVÄGAGÅNGSSÄTT VCCI ska på ett för enskilda personer lättåtkomligt sätt tillhandahålla specifik information om de principer och det tillvägagångssätt som relaterar till hantering av privat information. VCCI ska göra informationen om sina principer och tillvägagångssätt enkel att förstå, inklusive: (a) (b) (c) (d) titel och adress till den person som ansvarar för att VCCI uppfyller sin integritetspolicy och till vem frågor och/eller klagomål kan riktas. hur man får tillgång till den privata information som innehas av VCCI en beskrivning på den typ av privat information som innehas av VCCI, inklusive en allmän redogörelse för dess användning, och en beskrivning av vilken privat information som görs tillgänglig för relaterade organisationer (t.ex. dotterbolag). PRINCIP 9 ENSKILD ÅTKOMST TILL PRIVAT INFORMATION På begäran ska VCCI informera en enskild person om existensen, användningen och spridningen av hans eller hennes personuppgifter, och ge denne tillgång till denna information. En enskild person ska kunna ifrågasätta tillförlitligheten och fullständigheten hos informationen och om så är lämpligt få den ändrad. På skriftlig begäran till Privacy Officer, kommer VCCI att informera den enskilde om existensen, användningen och spridningen av hans eller hennes personuppgifter och ge denne tillgång till denna information. I vissa situationer har VCCI inte möjlighet att ge åtkomst till alla personuppgifter som finns om en svarande. VCCI kan till exempel inte ge tillgång till information om man genom detta troligen avslöjar personuppgifter om tredje part eller om den rimligen kan utgöra fara för liv eller säkerhet för en annan individ. VCCI kan inte heller ge åtkomst till information om utlämnandet innebär att konfidentiell kommersiell information avslöjas. För att skydda personuppgifter kan en svarande bli ombedd att lämna tillräcklig identifieringsinformation för att tillåta VCCI att bekräfta existens, användning och spridning av personuppgifter, och för att tillåta åtkomst till dennes uppgifter. All eventuell sådan information får endast användas i detta syfte.
VCCI ska omgående rätta eller komplettera all privat information som visar sig vara felaktig eller ofullständig. Eventuella olösta avvikelser angående tillförlitligheten eller fullständigheten ska noteras i individens filer. Där så är lämpligt ska VCCI överföra till tredje part som har tillgång till den privata informationen i fråga all tillagd information eller existensen av eventuella olösta avvikelser. VISION KRITISK INTEGRITETSPOLICY Svarande och anställda kan få information eller söka åtkomst till sina individuella mappar genom att kontakta VCCI Privacy Officer. PRINCIP 10 IFRÅGASÄTTA EFTERLEVNAD En individ ska kunna lämna klagomål angående efterlevandet av ovanstående principer till den/de personer som utsetts eller personer som ansvarar för att VCCI uppfyller VCCI integritetspolicy. VCCI ska tillhandahålla procedurer för att ta emot och svara på alla frågor eller klagomål från sina svarande angående VCCI:s hantering av personlig information. VCCI ska, på skriftlig begäran, informera sina svarande om existensen av dessa procedurer liksom förekomsten av klagomålsförfaranden. Den eller de personer som ansvarar för att VCCI integritetspolicy uppfylls kan vid behov söka råd utifrån innan ett slutligt svar lämnas till det individuella klagomålet. VCCI ska undersöka alla klagomål angående överensstämmelse med integritetspolicyn. Om ett klagomål visar sig vara rättfärdigat, ska VCCI vidta lämpliga åtgärder för att lösa klagomålet, inklusive, om så behövs, ändring av sina principer och tillvägagångssätt. Den svarande ska informeras om resultatet av undersökningen om hans eller hennes klagomål. YTTERLIGARE INFORMATION För mer information om VCCI integritetspolicy, kontakta VCCI Privacy Officer via e-post privacyofficer@visioncritical.com Suite 700, 858 Beatty Street Vancouver, BC V6B 1C1 Attention: Privacy Officer www.privcom.gc.ca.