ADMINISTRATIV HANDBOK

Version 2016-05-23 Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet ADMINISTRATIV HANDBOK för mobilitet mellan programländer och partnerländer Kontraktsperiod 1 juni 2016 31 juli 2018

Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRKORTNINGSLISTA... 4 1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER... 5 1.1 Handbokens syfte... 5 1.2 Definitioner... 5 2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET... 8 2.1 Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal... 8 2.2 Ansökningsprocessen... 8 2.3 Universitets- och högskolerådets fördelning av medel och utbetalning... 8 2.3.1 Principerna för fördelning av medel till lärosäten... 8 2.3.2 Utbetalning av medel till lärosäten... 10 3 VILLKOR FÖR MOBILITET (STUDENTER OCH PERSONAL)... 10 3.1 Villkor för studentmobilitet... 11 3.2 Villkor för lärarmobilitet undervisningsuppdrag (STA)... 15 3.3 Villkor för personalfortbildning (STT)... 16 3.4 Force Majeure... 17 4 KONTRAKTSHANTERING... 18 4.1 Utbetalning från Universitets- och högskolerådet... 18 4.2 Regler för budgetöverföring och kontraktstillägg... 18 4.3 Omfördelning av medel mellan lärosäten... 19 4.4 Interimsrapportering... 19 4.5 Slutrapportering/kontraktsavslut... 20 4.6 Återbetalning av oförbrukade medel... 20 4.7 Sammanslagning eller delning av lärosäten... 20 5 ERASMUS+ MOBILITETSMEDEL FÖR STUDENTER, LÄRARE OCH ÖVRIG PERSONAL MED FUNKTIONSNEDSÄTTNING... 22 5.1 Stipendiemedel för studenter, lärare och övrig personal med funktionsnedsättning 22 5.2 Fördelningsprocessen... 22 6 TILLSYN OCH KONTROLL... 24 6.1 Fördjupad granskning... 24 6.2 Systemkontroll... 24 7 UNDERLÅTELSE ATT FÖLJA ERASMUS CHARTER FOR HIGHER EDUCATION (NON COMPLIANCE)... 26 8 SYNLIGHET AV EU-FINANSIERING (VISIBILITY OF UNION FUNDING)... 27 2

BILAGA 1: STIPENDIENIVÅER... 28 BILAGA 2: NÄRINGSGRENSINDELNING, EKONOMISKA SEKTORER... 31 BILAGA 3: ÄMNESKODER UNDER ERASMUS+... 32 BILAGA 4: AVSTÅNDSRÄKNARE MELLAN STÄDER I HELA VÄRLDEN... 33 3

Förkortningslista DS Diploma Supplement E+ Erasmus+ programmet ECAS ECHE ECTS ESC HEI H1 H4 ICM LA MT+ NA OLS OS PIC SM ST STA STT UHR URF European Commission Authentication System Erasmus Charter for Higher Education European Credit Transfer System Erasmus Student Charter Higher Education Institution (lärosäte) Heading 1 (medel från inomeuropeisk mobilitet) Heading 4 (medel från EU:s budget för utomeuropeiskt samarbete) International Credit Mobility (Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet) Learning Agreement Mobility Tool+ National Agency (nationellt kontor för Erasmus+) Online Linguistic Support (endast för mobilitet mellan programländer) Organisational support (Finansiering för organiserande av mobilitet) Participant Identification Code (identifieringskod för varje organisation) Studentmobilitet (inbegriper all studentmobilitet) Personalmobilitet (såväl för undervisning som för fortbildning) Lärarmobilitet undervisningsuppdrag (Teaching Assignment) Personalfortbildning (Staff Training) Universitets- och högskolerådet Unique Registration Facility (webbplattform för att skapa PIC) 4

1 HANDBOKENS SYFTE OCH DEFINITIONER 1.1 Handbokens syfte Denna handbok syftar till att förse handläggare för Erasmus+ programmet vid svenska universitet och högskolor med ett gemensamt administrativt ramverk för hur handläggningen av mobilitet mellan programländer och partnerländer (utomeuropeisk mobilitet) inom Erasmus+ ska hanteras. Handboken innehåller flera förändringar och förtydliganden jämfört med tidigare versioner. De mest betydande förändringarna är blåmarkerade. Denna handbok kompletterar EU-kommissionens programguide för Erasmus+ och kontraktet mellan UHR och lärosätet gällande medel för kontraktsperioden 1 juni 2016 31 juli 2018. Skulle uppgifterna i denna handbok strida mot dem i kontraktet så är det kontraktets text som gäller. Samtliga bilagor till kontraktet publiceras på adressen: www.utbyten.se/dokument-eplusicm. Där finns också länkar till hanteringen av projektet. 1.2 Definitioner Bilateralt avtal (Inter-institutional Agreement between institutions from programme and partner countries) Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet för studier och undervisningsuppdrag mellan lärosäten ska vara baserad på bilaterala avtal (inter-institutional agreements) mellan lärosäten i programländer som har ECHE och lärosäten i partnerländer. Mallen för bilaterala avtal finns som bilaga till avtalet mellan UHR och lärosätet. Ett bilateralt avtal kan ha olika giltighetslängd och kan gälla alltifrån hela kontraktsperioden (dvs. 26 månader) till hela programperioden (till sommaren 2022). De bilaterala avtalen kan justeras under kontraktsperioden genom tillägg. Dessa tillägg ska vara skriftliga. Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) ECHE är ett certifikat som är undertecknat av EU-kommissionen, vilket markerar de grundläggande principerna inom alla aktiviteter inom Erasmus+ och som ska respekteras av lärosäten. Endast lärosäten i programländer kan inneha en ECHE, medan lärosäten i partnerländer istället förbinder sig till samma principer genom bilaterala avtal med sina partnerlärosäten i programländerna. ECHE gör det möjligt för lärosäten att ansöka till UHR om Erasmus+ decentraliserad finansiering, till exempel medel för mobilitet. Ett ECHE är även nödvändigt för att söka centraliserade projekt inom Erasmus+. När ett lärosäte har fått ett ECHE, som ger tillgång till medel för mobilitet, kan lärosätet välja mellan att: a) ansöka om medel till UHR som individuellt lärosäte b) genom ett konsortium ansöka till UHR för medel Det är möjligt för en och samma institution/fakultet att skicka studenter både genom ett konsortium och genom det egna lärosätet. Institutionen/fakulteten är dock skyldig att i sådana fall kontrollera att det inte sker dubbelfinansiering av samma mobilitetsperiod. Forskning Erasmus+ är inte ett forskningsprogram och forskningsaktiviteter stöds inte. Mobilitet för doktorander är möjligt om utbytet avser t.ex. kurser eller förberedelse av avhandling. Heading 1 och Heading 4 Heading 4 -medel: täcker alla kostnader inom den utomeuropeiska mobiliteten utom utresande studenter på grund- och avancerad nivå inom budgetinstrumenten DCI och EDF (se kapitel 3). Heading 1 -medel har UHR valt att överföra från inomeuropeisk mobilitet för att kunna möjliggöra för utresande svenska studenter på grund- och avancerad nivå att åka till DCI och EDF-länder. Utan Heading 1- medel hade det inte varit tillåtet för svenska lärosäten att skicka bachelor- eller masterstudenter inom Erasmus+ till länder inom regioner som täcks av budgetinstrumenten DCI och EDF. Det är inte tillåtet att blanda dessa två typer av medel. Konsortium Definieras som en grupp av lärosäten som går ihop för att tillsammans ansöka om medel inom Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet. De flesta konsortier har ingen rättslig ställning utan stöder sig på sina medlemmar. Learning Agreement (LA) 5

Learning Agreement är ett dokument där studentens överenskomna studieplan framgår (mall för Learning Agreement finns som bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet). Innan en student påbörjar en utbytesperiod inom Erasmus+ ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas/erkännas på ett tillfredsställande sätt. Legal representative I olika Erasmus+-dokument krävs signatur av Legal representative. Detta är lärosätets rektor eller någon som delegerats rätten att signera. Om rätten att signera har delegerats ska en delegationsordning bifogas. Det enda undantaget är när prorektor signerar, då krävs inte någon delegationsordning, men då ska det tydligt framgå att personen är prorektor. När det gäller sommarledighet räcker en officiell lista över vilka som är tillförordnade rektorer under vissa veckor för att styrka signaturens legitimitet. Mobilitet En tids vistelse (fysiskt boende) i ett annat programland för studier, praktik, personalfortbildning eller undervisning. Mobiliteten kan på lämpligt sätt stödjas genom förberedande kurser eller fortbildningskurser i språk. Mobilitet mellan programländer Mobilitet för studier, praktik, personalfortbildning eller undervisning som sker mellan två programländer. Villkoren för mobilitet mellan programländer beskrivs i Erasmus administrativa handbok för mobilitet mellan programländer. Mobilitet med partnerland Mobilitet med partnerland, även kallad utomeuropeisk mobilitet, är möjlig mellan ett programland och ett partnerland. Villkoren för mobilitet med partnerländer täcks av denna handbok. Mobilitetsperiod En mobilitetsperiod är den tid deltagaren spenderar fysiskt i värdlandet för aktiviteter godkända för mobilitet. Språkkurser i värdlandet som anordnas av värdlärosätet eller av privata aktörer direkt före studentmobiliteten kan räknas in i mobilitetsperioden. Språkkursen får dock inte räknas in i minimiperioden för mobiliteten. Onlinekurser i språk räknas inte in i mobilitetsperioden. Mobilitetsperiodens längd En mobilitetsperiod för studenter kan pågå i maximalt 12 månader. Vid uträkning av stipendiets storlek räknas en hel månad som 30 dagar inom Erasmus+. Enligt denna logik blir 12 månader (12 x 30 dagar) totalt 360 dagar. Detta är det maximala antalet dagar som en studentmobilitetsperiod kan stipendieras för. I verkligheten kan alltså mobilitetens längd innefatta fler kalenderdagar än antalet stipendierade dagar (till exempel 31 kalenderdagar på en månad jämfört med 30 finansierade dagar). För mer detaljer kring hur antalet dagar räknas inom Erasmus+, se bilaga 1. Mobility Tool+ (MT+) Mobility Tool+ är EU-kommissionens online-verktyg för rapportering av aktiviteter under Erasmus+. MT+ räknar även automatiskt ut den totala stipendiesumman per individ. Registrering av samtliga mobiliteter ska göras i MT+ och görs med fördel innan alternativt i samband med att mobiliteten påbörjas. Länk till inloggning i MT+ finns på adressen www.utbyten.se/mt-eplusicm. Mobility Consortium Certificate for Higher Education Söks av konsortiet och är ett villkor för att kunna förmedla stipendier. Personal Med personal avses både undervisande och övrig personal (lärarutbyte respektive personalfortbildning). Doktorander kan delta i mobilitet som student eller personal, beroende på vad det huvudsakliga syftet med mobiliteten är. PIC - Participant Identification Code Varje organisation behöver skapa ett eget unikt PIC-nummer för att delta i Erasmus+. De flesta svenska lärosäten har redan ett PIC och registreringen gäller för hela programperioden fram till och med 2020. Lärosäten i partnerländer behöver inte ha PIC vid ansökningstillfället, men behöver skapa ett PIC innan de inleder ett samarbete inom Erasmus+. För att skapa PIC behöver lärosätet registrera sig i en särskild databas, Participant 6

Portal. Dessa uppgifter ligger sedan som grund för framtida ansökningar och deltagande i programmet. Instruktioner om hur detta går till finns på UHR:s (www.utbyten.se/erasmusplus-registrera-organisation) och EU-kommissionens webbplats (http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html). Praktik En tids vistelse vid ett företag eller en organisation. Observera att praktik inte är en giltig aktivitet för kontraktsperioden 2016-2018 för Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet. Programland/Partnerland Med programland menas EU-länder och samtliga övriga länder som fullt ut deltar i Erasmus+. Dessa är för närvarande 33 stycken 1. Partnerländer är i princip alla andra länder i världen. För en förteckning över dessa, se kapitel 3. Staff Mobility Agreement Training Staff Mobility Agreement Training för personalfortbildning ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. Den som anordnar personalfortbildningen måste godkänna Staff Mobility Agreement Training-dokumentet innan beslutet om mobilitet kan tas på lärosätet. Detta godkännande kan göras via e-post. Staff Mobility Agreement Teaching Staff Mobility Agreement Teaching för undervisningsuppdrag ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (inklusive ett program) och förväntat resultat, d.v.s. vad man förväntar lära sig under besöket. Den som anordnar undervisningsuppdrag måste godkänna Staff Mobility Agreement Teaching-dokumentet innan beslutet om mobilitet kan tas på lärosätet. Detta godkännande kan göras via e-post. Student En person som är antagen till ett lärosäte och som har påbörjat högre studier, oavsett studieområde, som syftar till erkänd examen eller annan eftergymnasial behörighet, till och med doktorsexamen. För att delta i Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet ska studenten inte ha tagit ut sin examen. Underskrift Originalunderskrift, på papper, behövs i kontraktet mellan UHR och lärosätet. För övriga dokument godkänns inskannad eller digital underskrift. Inskannade och digitala signaturer godkänns enligt svensk lag. Om lärosätet vill använda inskannade och/eller digitala underskrifter i kontakten med partnerlärosäten, kontrollera då först med partnerlärosätet att deras lands lagstiftning också godkänner dessa. Spara alltid originaldokument för eventuell framtida kontroll. Zero grant-student En zero grant-student är en student som åker på mobilitet inom ramen för Erasmus+ men som inte får något stipendium. Studenten omfattas av allt som ingår i Erasmus+ programmet förutom stipendiet. Svenska lärosäten kan skicka eller ta emot studenter som zero grant-studenter om stipendiemedlen tagit slut på lärosätet. Då måste dock studenternas försörjning garanteras på något annat sätt. Även zero grant-studenter ligger som grund för hur antalet mobiliteter avgör lärosätets OS-medel. Zero grant-dagar En mobilitetsperiod för studenter kan råka bli något längre eller kortare än planerat. Om perioden blir längre och lärosätets stipendiemedel inte räcker till, kan lärosätet lägga till dagar i MT+ som studenten inte får stipendium för. Dessa dagar kallas zero-grant-dagar. Zero grant-mobiliteten räknas in i de maximala 12 månaderna per studienivå per student. 1 EU:s 28 medlemsstater, Island, Norge, Liechtenstein, Makedonien och Turkiet 7

2 FÖRDELNING AV STIPENDIEMEDEL FÖR MOBILITET Principerna för fördelning av Erasmus+medel till studenter, personal samt OS-medel utgår från de generella riktlinjerna i Erasmus+ programguide. 2.1 Fördelning av stipendiemedel för mobilitet till studenter och personal Stipendiemedel till individer är till för att kompensera för de extra kostnader som mobiliteten medför och är inte avsedda att täcka hela kostnaden för utlandsvistelsen. Lärosätena måste respektera beloppsnivåerna som anges i bilaga 1 vid fördelningen av stipendiemedel till deltagande i mobilitetsaktiviteter. Alla deltagande måste få ett stipendium för att räknas inom Erasmus+ mobilitet. I undantagsfall, när stipendiemedlen är slut, kan även mobilitet utan stipendium beviljas (se ovan om zero-grant-studenter). Då måste dock studenternas försörjning garanteras på något annat sätt. Bilaga 1 anger stipendiebeloppen för deltagare i studentmobilitet samt för deltagare i personalmobilitet (undervisningsuppdrag och personalfortbildning). För samtliga deltagare är bidraget uppdelat i två delar: månads/dagersättning och resebidrag. Medel inom Erasmus+ ska gå direkt till Erasmus+aktiviteter. Inga schablonavdrag eller allmänna OH-kostnader får dras av från stipendierna. Däremot kan OS-medel användas till att täcka administrativa kostnader för både sändande och mottagande lärosäte. 2.2 Ansökningsprocessen Under våren har de svenska lärosäten som har Erasmus Charter for Higher Education (ECHE) möjlighet att ansöka om Erasmus+medel för kommande läsår. UHR informerar lärosätena via webbsidan utbyten.se, nyhetsbrev och genom e-postutskick. På utbyten.se finns inför varje ansökningsomgång information om ansökningsprocessen med närmare instruktioner om ansökan och länk till aktuellt ansökningsformulär. Sista ansökningsdag varierar från år till år men brukar vara i februari/mars. Ansökan sker online och ska vara elektroniskt inskickad senast sista ansökningsdag (vanligtvis kl. 12:00 svensk tid). Ansökan signeras av lärosätets legal representative, normalt rektor. Om rätten att skriva under (teckna lärosätets firma) har delegerats till någon annan än rektor eller prorektor ska en delegationsordning bifogas. Se legal representative under kapitel 1.2. 2.3 Universitets- och högskolerådets fördelning av medel och utbetalning När ansökningarna om medel för mobilitet inkommit från lärosätena görs först en giltighetskontroll av ansökan och därefter en kvalitetsbedömning av varje ansökt samarbete. Utifrån denna gör UHR en fördelning av stipendiemedlen och avsatta medel för respektive aktivitet och partnerland fördelas. UHR upprättar ett kontrakt med varje deltagande lärosäte. I kontraktet anges vilka summor som tilldelats för följande aktiviteter inom samarbetet med varje enskilt partnerland: Studentmobilitet (SM) Lärarmobilitet, undervisningsuppdrag (STA) Personalfortbildning (STT) OS-medel I kontraktet mellan UHR och lärosätet anges det belopp som lärosätet beviljas för samarbete med varje partnerland inom den aktuella kontraktsperioden. UHR har möjlighet att bevilja stipendiemedel till eventuella ansökningar från lärosätena om extra medel för studenter och personal med funktionsnedsättning (se kapitel 5). 2.3.1 Principerna för fördelning av medel till lärosäten Principerna för fördelning av medel för mobilitet inom Erasmus+ utomeuroepisk mobilitet, till studenter och personal samt för organisationsstöd utgår från de generella riktlinjerna presenterade i 2016 Guide for National 8

Agencies implementing the Erasmus+ Programme (NA-guide), UHR:s Work Programme för 2016 samt EUkommissionens kontraktsmall för avtal med lärosäten. Fördelning per partnerland Antal mobiliteter som beviljas räknas ut utifrån tillgänglig budget inom varje envelope. Ett lärosäte kan aldrig beviljas medel för fler mobiliteter än de ansökt om. Bedömningsprocessen Kvalitetsbedömningen av samtliga ansökningar görs av en eller flera externa bedömare. För varje ansökan bedöms ett samarbetsflöde (samarbete mellan det svenska lärosätet och lärosätet i ett enskilt partnerland) i taget. Varje flöde kan tilldelas maximalt 100 poäng, varav 60 är godkänt. Varje ansökan kan innehålla en eller flera olika bedömningar. Varje samarbetsflöde kan beviljas helt, delvis eller avslås. De samarbetsflöden som placeras på reservlista beviljas endast om medel för redan beviljade samarbetsflöden inom samma envelope återbetalas till UHR av något av de beviljade lärosätena. Medel för organisationsstöd (OS) Organisationsstödet är ett stöd för kostnader som uppstår för lärosätena relaterade till aktiviteter som syftar till att stödja mobilitet för studenter och personal. Lärosätena bestämmer själva vad de vill använda OS-medlen till så länge kostnaderna är direkt relaterade till mobilitetsaktiviteter samt att kommissionens regler för mottagande av medel följs 1 (dvs. att kostnaderna går att redovisa, att kostnaderna uppkommit under avtalets löptid osv.). I nedanstående lista finns några exempel på möjliga OS-aktiviteter 2 : Besök hos partnerlärosäten angående kontroll eller utvärdering av mobilitetsaktiviteter Förberedande besök hos potentiella partnerlärosäten för mobilitet Uppdatering av ECTS-kurskatalog Arbete med Learning Agreements och tillgodoräknande samt kostnader för administrativa verktyg Förberedelse, kontroll och utvärdering av student- och lärarmobilitet Urval av, samt förberedelse- eller välkomstaktiviteter, för studenter samt annat stöd till dem som deltar i utbytet Språklig förberedelse av studenter och personal som deltar i utbytet Produktion och distribution av informationsmaterial angående utbytet Aktiviteter kopplade till Diploma Supplement (DS) och Transcript of records Deltagande i konferenser som handlar om Erasmus+ mobilitet Täcka eventuella valutaförluster eller bankavgifter i samband med överföring av Erasmus+medlen Tilldelningen av OS-medel baseras på det totala antalet beviljade mobiliteter för studenter, lärare och annan personal. OS-medel ges för både in- och utresande mobilitet. Det är upp till det svenska lärosätet att avgöra hur OS-medlen ska fördelas mellan det egna lärosätet och partnerlärosätet. Antalet mobiliteter multipliceras med ett särskilt belopp per mobilitetsperiod (samma bidrag för studenter, lärare och övrig personal) enligt en tvåstegsmodell. 1-100 mobiliteter 350 euro/mobilitet över 100 mobiliteter 200 euro/mobilitet För det totala antalet utresande mellan 1-100 är OS-medlen per mobilitet 350 euro. För alla mobiliteter därutöver är OS-medlen 200 euro per mobilitet. Denna summa räknas fram automatiskt i MT+. UHR tillhandahåller även en omvandlingstabell för OS-medel för att underlätta uträkningen. Lärosätet har efter slutrapportering rätt att behålla de OS-medel som beräknats utifrån antalet rapporterade mobiliteter i MT+, även om medlen inte förbrukats, under förutsättning att slutrapporteringen godkänns (se avsnitt 4.6). Dessa medel bör användas efter kontraktsperiodens slut för att täcka kostnader kopplade till Erasmus+ mobilitet. 1 Se Annex III KA107 till kontraktet, Financial and contractual rules 2016 för mer detaljer. 2 Se Erasmus+ Programme Guide for 2016 s. 43 för ytterligare information. 9

2.3.2 Utbetalning av medel till lärosäten Under maj månad skickar UHR ett kontrakt till det deltagande lärosätet som specificerar fördelningen av medel till lärosätet. Efter att UHR mottagit två av lärosätet underskrivna exemplar av kontraktet sker den första utbetalningen till lärosätet. Den första utbetalningen uppgår till 65 % av totalt beviljat belopp för det kommande läsåret. Baserat på uppgifter i interimsrapporten för innevarande läsår kan en andra utbetalning, bestående av den återstående delen av de beviljade medlen, göras till lärosätena. En förutsättning för att en andra utbetalning ska kunna göras är dock att lärosätet har använt minst 70 % av den första utbetalningen (exklusive OS) från UHR. Detta specificeras i kontraktet under punkt 1.4.3. Mobiliter som ännu ej ägt rum, men som registrerats i MT+, tas med i beräkningen av förbrukningsgrad vid interimsrapportering. De medel som lärosätet tillhandahåller kan användas när som helst under kontraktsperioden (26 månader). Om lärosätet inte förbrukar sina tilldelade medel kan dessa återbetalas i förskott. Detta sker i så fall efter interimsrapportering i dialog med UHR. 3 VILLKOR FÖR MOBILITET (STUDENTER OCH PERSONAL) Deltagande lärosäten ska upprätta rutiner för urvalet av sökande i enlighet med de generella riktlinjerna samt att de utförs på ett rättvist, transparent och konsekvent sätt. Urvalet av studenter samt lärare och annan personal inom Erasmus+ ska organiseras på ett sådant sätt att opartiskhet kan garanteras i urvalsprocessen. Urvalet av deltagare ska vara jämlikt och inkluderande i enlighet med de övergripande målen för Erasmus+programmet som presenteras i Erasmus+ Programme Guide. Urvalskriterierna och prioriteringarna som beskrivs i Erasmus+ Programme Guide och den årliga utlysningen (Call for proposals) måste respekteras. Dessa dokument kan laddas ner på adressen: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/. Alla krav som relaterar till urvalet av studenter eller personal ska vara fullständigt transparenta och ska göras tillgängliga för alla parter involverade i urvalsprocessen. Beslut om tilldelning av en plats inom programmet och stipendiemedel inom Erasmus+ ska dokumenteras och offentliggöras. De deltagande lärosätena ska i upp till fem år spara alla framtagna listor över studenter och personal som ansöker om en plats inom programmet. Listorna kan innehålla resultatet av ansökningarna till Erasmus+ samt några korta kommentarer till ansökan. Se kapitel 6 för mer information. Partnerländer (giltiga länder att samarbeta med) 2016-2018 Nedanstående länder, uppdelade i 5 budgetinstrument och 11 envelopes, kategoriseras som partnerländer och kan medverka fullt ut i Erasmus+ i kontraktsperioden 2016-2018: European Neighbourhood Instrument ENI East: Armenia, Azerbaijan, Belarus, Georgia, Moldova, Territory of Ukraine as recognised by international law 1 ENI South: Algeria, Egypt, Israel, Jordan, Lebanon, Libya, Morocco, Palestine, Syria, Tunisia ENI Russia: Territory of Russia as recognised by international law Development Co-operation Instrument DCI Asia: Afghanistan, Bangladesh, Bhutan, Cambodia, China, DPR Korea, India, Indonesia, Laos, Malaysia, Maldives, Mongolia, Myanmar, Nepal, Pakistan, Philippines, Sri Lanka, Thailand and Vietnam DCI Central Asia: Kazakhstan, Kyrgyzstan, Tajikistan, Turkmenistan, Uzbekistan 1 Kontakta UHR om ni är osäkra på vilka lärosäten i Ukraina, Syrien, Libyen eller Ryssland som är giltiga att samarbeta med. 10

DCI Latin America: Argentina, Bolivia, Brazil, Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Honduras, Mexico, Nicaragua, Panama, Paraguay, Peru, Uruguay, Venezuela DCI South Africa: South Africa Instrument for Pre-Accession IPA Western Balkans: Albania, Bosnia and Herzegovina, Kosovo, Montenegro, Serbia Partnership Instrument PI Industrialised Americas: Canada, United States of America PI Industrialised Asia: Australia, Brunei, Hong Kong, Japan, (Republic of) Korea, Macao, New Zealand, Singapore, Taiwan European Development Fund ACP African Caribbean and Pacific states: Angola, Antigua and Barbuda, Bahamas, Barbados, Belize, Benin, Botswana, Burkina Faso, Burundi, Cameroon, Cape Verde, Central African Republic, Chad, Comoros, Congo, Congo - Democratic Republic of the, Cook Islands, Djibouti, Dominica, Dominican Republic, Equatorial Guinea, Eritrea, Ethiopia, Fiji, Gabon, Gambia, Ghana, Grenada, Guinea, Guinea-Bissau, Guyana, Haiti, Ivory Coast, Jamaica, Kenya, Kiribati, Lesotho, Liberia, Madagascar, Malawi, Mali, Marshall Islands, Mauritania, Mauritius, Micronesia-Federated States of, Mozambique, Namibia, Nauru, Niger, Nigeria, Niue, Palau, Papua New Guinea, Rwanda, Saint Kitts And Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent And The Grenadines, Samoa, Sao Tome and Principe, Senegal, Seychelles, Sierra Leone, Solomon Islands, Somalia, South Sudan, Sudan, Suriname, Swaziland, Timor Leste -Democratic Republic of, Tanzania, Togo, Tonga, Trinidad and Tobago, Tuvalu, Uganda, Vanuatu, Zambia, Zimbabwe 3.1 Villkor för studentmobilitet För att kunna tilldelas en mobilitetsperiod och ett stipendium inom ramen för Erasmus+, ur de medel som kommissionen ställt till förfogande för detta ändamål, måste studenten uppfylla villkoren i följande avsnitt. Det är tillåtet att skicka Erasmus+studenter utan stipendium (zero-grant students) om stipendiemedlen tagit slut, så länge försörjning garanteras på något annat sätt. Såväl utresande som inkommande studenter måste uppfylla de villkor som ställs. Medborgarskap Alla studenter på högskolenivå i Sverige, även studenter som enbart är i Sverige tillfälligt för att studera, får oberoende av sitt medborgarskap delta i Erasmus+ om de uppfyller kraven. Erasmus+ mobilitet i hemlandet En utresande student vars hemvist är ett annat deltagarland men som för närvarande studerar i Sverige kan tilldelas stipendium för Erasmus+studier i sitt hemland men ansökan bör då ges lägsta prioritet i bedömningen av ansökningar. Med hemvist menas i detta sammanhang landet varifrån studenten flyttade till Sverige strax innan han/hon började sin utbildning. Med hemvist menas inte ett land där studenten har sina etniska rötter om studenten bodde i Sverige redan före studierna. Krav på studier En mobilitetsperiod genom Erasmus+ ska endast beviljas studenter som har läst på heltid i minst ett år på akademisk nivå, eller som kommer att ha läst minst ett år på akademisk nivå vid mobilitetsperiodens start. Kravet är att studenten ämnar ta ut en examen vid det sändande lärosätet och att tillgodoräknande av mobilitetsperioden i denna examen är möjligt. En student som enbart ämnar läsa en enstaka kurs vid lärosätet utan att ta ut en examen kvalificerar sig inte för Erasmus+ mobilitet. Hemlärosäte Utresande Erasmus+studenter måste vara registrerade vid ett svenskt lärosäte som innehar ECHE. Inkommande studenter måste vara registrerade vid ett lärosäte i ett partnerland. Det svenska lärosätet och lärosätet i partnerlandet måste ha tecknat ett inter-institutional agreement between institutions from programme and partner countries innan mobiliteten påbörjas. Se under avsnittet Bilateralt avtal nedan. Terminsavgifter Värdlärosätet får inte begära terminsavgifter från inkommande Erasmus+studenter (dessa avgifter omfattar studieavgifter, registreringsavgifter, examensavgifter etc.). Mindre avgifter kan dock förekomma för kostnader som försäkring, medlemskap i studentkårer och tillgång till olika hjälpmedel, t.ex. kopiatorer, biblioteksavgifter 11

och laboratoriematerial, enligt samma villkor som gäller för övriga studenter. Inkommande studenter kan dock åläggas att även fortsättningsvis betala sin vanliga terminsavgift till hemlärosätet under studieperioden utomlands. Om ett svenskt lärosäte får veta att ett partnerlärosäte begär terminsavgifter för utresande Erasmus+studenter från Sverige, ska det svenska lärosätet omgående underrätta UHR för vidare information till EU-kommissionen. Detsamma gäller om det kommer UHR tillkänna att ett svenskt lärosäte begär terminsavgifter för inkommande Erasmus+studenter. Försäkring De svenska lärosätena är skyldiga att se till att in- och utresande studenter som genomför en mobilitetsperiod inom Erasmus+ är försäkrade och att ingen student glömmer bort eller väljer bort att teckna en försäkring. Det är tillåtet att låta studenterna betala själva för sin försäkring. (Om lärosätet försäkrat studenterna via Kammarkollegiet är det dock inte tillåtet att låta studenterna betala för denna försäkring enligt Kammarkollegiets regler.) Bilateralt avtal All mobilitet mellan lärosäten måste baseras på bilaterala avtal (inter-institutional agreement) mellan de två deltagande lärosätena där det svenska lärosätet innehar ECHE. Som en bilaga till lärosätets kontrakt med UHR finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal mellan lärosäten i partner- och programländer. Kontraktsdokument för studentmobilitet Lärosätet ska teckna avtal med Erasmus+studenterna. Kontraktet ska vara underskrivet av båda parter innan studenten börjar sin utbytesperiod. Som en bilaga till lärosätets kontrakt med UHR finns mallen grant agreement studies med minimikraven ett studentkontrakt måste innehålla. Learning Agreement (LA) Utöver studentkontraktet är ett Learning Agreement (LA), där den överenskomna studieplanen framgår, obligatoriskt (mall för LA finns som bilaga till lärosätets kontrakt med UHR). Innan en student påbörjar en mobilitetsperiod inom Erasmus+ ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Detta gäller för både inresande och utresande studenter. Det skall finnas en fastställd plan för studierna under utbytet genom LA. LA ska vara en överenskommelse mellan hem- och värdlärosätet samt studenten. LA ska vara påskrivet av studenten, hem- och värdlärosätet innan mobilitetsperioden inleds. Om det finns behov av att ändra LA ska revidering avslutas och formaliseras inom studentens första månad vid värdlärosätet. Om några senare ändringar skulle behöva göras ska ändringarna vara formellt överenskomna mellan alla tre parter och utföras omedelbart. För att snabba upp processen med underskrifter till LA är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via e-post. En inskannad underskrift gäller. Om studenten använder utbytesperioden för att samla material till och skriva sin uppsats eller förbereda en avhandling så krävs inte nödvändigtvis LA för dessa aktiviteter på ett lärosäte. Det är dock ändå viktigt att det finns en skriftlig överenskommelse med det mottagande lärosätet om utbytesperioden och dess innehåll. Om en student på doktorandnivå förbereder en uppsats/avhandling under utbytet behöver de inte få några poäng från värdlärosätet, men hemlärosätet ska godkänna arbetet som en del av utbildningen. Uppsatsen/ avhandlingen kan handledas från och opponeras vid hemlärosätet. Det är dock starkt rekommenderat att studenten även har en handledare vid värdlärosätet. Erasmus Student Charter (ESC) I Erasmus Student Charter (ESC) fastslås Erasmusstudenters rättigheter och skyldigheter. ESC distribueras av UHR till lärosätena i samband med kontraktet. Lärosätena skall se till att varje student som åker på ett Erasmus+utbyte får ett ESC. Berättigad studentaktivitet Erasmus+stipendium får endast ges för nedanstående aktiviteter för utresande och inresande studenter mellan Sverige och ett partnerland: Heltidsstudier på grund-, avancerad eller doktorandnivå vid svenskt lärosäte som innehar ECHE eller vid ett partnerlärosäte som har tecknat ett bilateralt avtal med ett svenskt lärosäte. Studierna ska leda till 12

en erkänd examen vid hemlärosätet. Som studier räknas även uppsats-/avhandlingsförberedande aktivitet, men inte forskning. Praktik är inte en giltig aktivitet inom Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet för kontraktsperioden 2016-2018. Dubbelfinansiering Det är inte tillåtet att uppbära fler än ett stipendium från EU eller UHR för en och samma mobilitetsperiod. Exempelvis är det inte tillåtet för en student att ta emot stipendium inom Linnaeus-Palme eller MFS för samma mobilitetsperiod som han/hon får ett Erasmus+stipendium. Studentmobilitetens längd Minimitiden för en mobilitetsperiod för studier inom Erasmus+ är 3 månader och utbytet får inte överstiga 12 månader (eventuell zero grant-tid inräknad). Studieperioden skall genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. En mobilitetsperiod är den tid deltagaren spenderar fysiskt i värdlandet för aktiviteter godkända för mobilitet. Tiden för den fysiska vistelsen i värdlandet är den tid som ska stipendieras. Resdagar för studenter räknas inte in i mobilitetsperioden. Ett exempel är följande: en student som åker hem från värdlärosätet i mitten av december men lämnar in sluttentor från distans under januari månad. Den tid studenten är på plats är den tid som kan stipendieras. I det här fallet innebär det att vistelsen fram till och med mitten av december kan stipendieras. Det antal dagar studenten inte är på plats i värdlandet ska dras av i MT+. Om studenten väljer att stanna kvar av privata skäl efter mobilitetsperiodens slut ska denna period inte stipendieras och dagarna ska dras av i MT+. En språkkurs eller introduktionsvecka i värdlandet innan mobilitetsperiodens början får, om det svenska lärosätet vill, räknas in i mobilitetsperiodens längd i MT+ och därmed också stipendieras som Erasmus+ mobilitet. Språkkursen får dock inte räknas in i minimiperioden för mobiliteten. Observera att OLS inte får användas för Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet under kontaktsperioden 2016-2018. Om en students mobilitetsperiod avbryts, till exempel på grund av en lucka i tid mellan slutet på en språkkurs och starten för terminen, ska antalet dagar som motsvarar uppehållet dras av i MT+. I och med att kontraktsperioden mellan lärosätena och UHR är 26 månader möjliggörs mobiliteter som startar på vårtermin och avslutas på hösttermin. Om ett längre uppehåll görs i mobiliteten över sommaren ska den perioden inte räknas in i vistelsetiden och inte heller stipendieras. Den icke stipendierade perioden ska dras av i MT+. Perioden för studentmobilitet inom Erasmus+ ska beräknas baserat på datum som står på dokument utfärdade av värdlärosätet (t.ex. Letter of Acceptance/ Certificate of Attendance). Mobilitetsperiodens längd avrundas inte utan stipendium beviljas för det exakta antalet dagar som är mobilitetens längd. Mobilitetens längd räknas ut av MT+. Grundregeln är att varje månad har 30 dagar. För mer detaljer kring hur MT+ räknar, se bilaga 1. De faktiska mobilitetsdatumen ska återspeglas i det mottagande lärosätets dokumentation efter mobiliteten, så som betygsutdrag, etc. Startdatum ska vara den första dag studenten behövde närvara vid värdlärosätet. Detta kan till exempel vara startdatum för den första kursen, ett välkomstevent organiserat av värdlärosätet, eller en språkkurs. Slutdatum ska vara den sista dag studenten behövde närvara vid värdlärosätet, till exempel sista kursdagen, sista dagen i tentamensperioden eller liknande. Om vistelsetiden enligt dokumentationen från värdlärosätet är kortare än vad studenten och sändande lärosäte ursprungligen kommit överens om i kontraktet, ska detta justeras i MT+. Om vistelsen är 1-5 dagar kortare än planerat behövs dock ingen korrigering i MT+. Flera mobilitetsperioder Det är möjligt att skicka ut samma student inom Erasmus+ flera gånger. En student får dock enbart delta i mobilitetsperioder i sammanlagt 12 månader per utbildningsnivå (kandidat, master eller doktorand) både studier och praktik (i ett annat programland) inräknade. Inom långa, sammanhållna, utbildningar som inte delas i kandidat och master (till exempel inom medicin) kan studenten vara mobil sammanlagt 24 månader (dock ej längre än 12 månader i taget). Även utbytesperioder som zero grant-student räknas in i den totala mobilitetstiden per utbildningsnivå. Har en student till exempel varit på utbyte i sex månader på kandidatnivå som zero grant-student har studenten använt sex av de totalt tolv tillåtna månadernas mobilitet på den utbildningsnivån. 13

Studenter som ansöker om en mobilitetsperiod och som inte tidigare har deltagit i mobilitet på samma studienivå inom Erasmus+ eller Erasmusmobilitet under Programmet för livslångt lärande (LLP) eller Erasmus Mundus ska ges högre prioritet när urvalet av studenter görs. Förlängning av mobilitetsperioden En förlängning av en mobilitetsperiod kan godkännas mellan hemlärosätet och värdlärosätet om följande kriterier uppfylls: 1. Förlängningen regleras i avtal och övriga överenskommelser. Dessa ska ha tecknats innan den ursprungliga perioden har avslutats. Förfrågan om att förlänga vistelsen ska helst ha inkommit senast en månad innan mobilitetens slut. 2. Förlängningen kommer direkt efter pågående mobilitetsperiod. Inga uppehåll tillåts (semester och terminsuppehåll mellan terminer räknas inte som studieuppehåll). 3. Ingen mobilitetsperiod, inklusive förlängning, får sträcka sig utanför kontraktsperioden (1 juni år X till 31 juli år X+2). 4. Det svenska lärosätet kan antingen justera stipendiebeloppet till att stämma överens med den förlängda mobilitetsperioden eller komma överens med studenten om att de extra dagarna ska räknas som zerogrant-dagar. 5. De faktiska mobilitetsdatumen ska återspeglas i det mottagande lärosätets dokumentation efter mobiliteten, så som betygsutdrag, etc. Akademiskt erkännande (Academic recognition) Studenter som enbart läser någon eller några enstaka kurser utan syfte att ta ut examen kvalificerar sig inte för Erasmus+ mobilitet. Utbytesstudier inom Erasmus+ ska tillgodoräknas vid hemlärosätet utan fördröjning efter studentens hemkomst. Innan en student påbörjar en mobilitetsperiod för studier ska hans/hennes hemlärosäte försäkra sig om att värdlärosätets kurser är godtagbara som ett led i studentens utbildning och därmed kan tillgodoräknas på ett tillfredsställande sätt. Detta sker genom att ett Learning Agreement upprättas. Om studenten genomfört utbytesstudierna på ett tillfredsställande sätt ska värdlärosätet efter avslutad mobilitetsperiod tillhandahålla studenten ett betygsutdrag på genomförda studier i enlighet med Learning Agreement. Poäng eller tillgodoräknande kan endast komma att vägras om studenten misslyckas med att uppnå de akademiska mål som värdlärosätet sätter upp eller på annat sätt misslyckas med att leva upp till de krav som partnerlärosätet kräver. Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i MT+ som räknar ut storleken på det stipendium studenten har rätt till. När studenten kommit hem ska datumen justeras i MT+ så att de stämmer överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet. Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla studenter (både inresande och utresande) som har deltagit i en Erasmus+ mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till studenten från MT+ inför mobilitetens avslut, förutsatt att studentens uppgifter lagts in i MT+ av det svenska lärosätet. Avbrott Om studenten inte genomfört hela sin utbytesperiod kan delar av eller hela Erasmus+stipendiet krävas tillbaka av lärosätet. Alla de redan utbetalda medlen behöver dock inte krävas tillbaka om studenten förhindrats att genomföra de planerade studierna p.g.a. force majeure. Läs mer om force majeure i avsnitt 3.4. 14

3.2 Villkor för lärarmobilitet undervisningsuppdrag (STA) Stipendier för undervisningsuppdrag kan ges till undervisande personal (till exempel lärare, doktorander 1 och även eventuell undervisande personal vid universitetssjukhus) som åtar sig en undervisningsperiod, för inkommande personal, vid ett lärosäte i Sverige som har ECHE eller, för utresande personal, vid ett lärosäte i ett partnerland som har tecknat ett bilateralt avtal med det svenska lärosätet. För stipendiets storlek, se bilaga 1, tabell 2. Medborgarskap Det finns inga speciella krav på medborgarskap eller uppehållstillstånd. Kontraktsdokument för undervisningsuppdrag Innan varje lärarutbyte ska det upprättas en överenskommelse om uppdraget, t ex genom reseorder eller liknande. Vidare ska det skapas ett Staff Mobility Agreement Teaching som godkänns av både sändande och mottagande lärosäte före mobilitetsperioden. Blankett med minimikraven för Staff Mobility Agreement Teaching bifogas som bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet. För att snabba upp processen med underskrifter är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via e-post. En inskannad underskrift gäller i samband med undervisningsuppdrag. Bilateralt avtal All mobilitet för undervisningsuppdrag mellan lärosäten måste baseras på ett bilateralt avtal (inter-institutional agreement) mellan de två deltagande lärosätena, där lärosätet i Sverige måste inneha ECHE. Som en bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet finns ett dokument med minimikrav på bilateralt avtal mellan program- och partnerländer. Mobilitetsperiodens och resans längd Ett lärarutbyte ska alltid pågå i minst 5 arbetsdagar (exklusive resdagar) och innehålla minst 8 undervisningstimmar, för både inresande och utresande lärare. För längre perioder än 5 arbetsdagar gäller minst 8 undervisningstimmar per vecka. Om en lärare är på undervisningsuppdrag som varar längre än en vecka men avslutas med till exempel en halv vecka kan undervisningstiden som krävs för denna icke kompletta vecka räknas ut proportionellt till vistelsetiden. Exempel: en lärare som är på undervisningsuppdrag som varar mån-fre första veckan och mån-tis andra veckan behöver undervisa 8 timmar + cirka 3 timmar (8 timmar / 5 dagar = 1,6 timmar per dag) för den andra (icke kompletta) veckan. Detta ger totalt 11 timmar. Som undervisning räknas all typ av undervisning av studenter på grund-, avancerad och doktorandnivå där läraren är fysiskt närvarande på värdlärosätet, exempelvis föreläsningar, seminarier, individuell handledning, examination mm. Lärarutbyten får inte pågå längre än 2 månader. Resdagar kan rapporteras ekonomiskt som om de vore arbetsdagar. Helgdagar som ligger mellan arbetsdagar under mobilitetsperioden kan finansieras. Resdagar behöver inte ligga i direkt anslutning till arbetsperioden för att kunna finansieras. Utgångspunkten är att resorna sker från det sändande lärosätets ort till det mottagande lärosätets ort. När resorna avviker från detta och leder till en förändring i distance band ska den faktiska resan styrkas med kvitton som visar avrese- och ankomstort. Prioritet ska ges till lärarutbyten som utöver undervisning även: - försäkrar att den besökande lärarens medverkan ska vara en integrerad del av ett utbildningsprogram på värdlärosätet - leder till utarbetande av nytt undervisningsmaterial - används till att befästa och utöka kontakter och samarbeten mellan avdelningar och fakulteter samt förbereda för framtida samarbetsprojekt Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på stipendiet för mobiliteten. Datumen i MT+ ska stämma överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet 1 Beroende på vilket syfte en doktorand har med Erasmus+ mobilitet (t.ex. skriva avhandling eller undervisa) kan denne räknas som student eller lärare. Det är upp till lärosätet att bestämma. 15

Deltagarens rapportering efter mobiliteten Alla lärare som har haft en Erasmus+ mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till läraren från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats (förutsatt att lärarens uppgifter lagts in i MT+ av det svenska lärosätet). Avbrott Om läraren inte genomfört hela sin mobilitetsperiod kan delar av eller hela Erasmus+stipendiet krävas tillbaka av lärosätet. Alla de redan utbetalda medlen behöver dock inte krävas tillbaka om läraren förhindrats att genomföra de planerade aktiviteterna p.g.a. force majeure. Läs mer om force majeure i avsnitt 3.4. 3.3 Villkor för personalfortbildning (STT) Inom aktiviteten Staff Training, personalfortbildning (STT), kan lärosätet skicka ut eller ta emot anställda till eller från lärosäten i ett partnerland för arbetsplatsförlagd personalfortbildning (t.ex. arbetsskuggning/ job shadowing). Finansiering för personalfortbildning kan även gälla för kurser, seminarier eller workshops vid värdlärosätet men inte för konferenser. Konferenser som handlar om just mobilitetsfrågor kan finansieras av OSmedel. Workshops, kurser eller seminarier ska enbart handla om fortbildning i egna arbetsuppgifter och inte i akademiska ämnen eller ha ett endast allmänbildande syfte. Det kan t.ex. handla om kurser som anordnas av mottagande lärosäte, som exempelvis språkkurser i t.ex. engelska för lärare som planerar att undervisa på engelska. Möjligheten att skicka ut doktorander inom personalfortbildning finns, på samma sätt som för övriga anställda. Aktiviteterna ska då vara kopplade till doktorandens möjliga framtida yrke eller pågående yrkesutövning vid lärosätet. Medborgarskap Det finns inga speciella krav på medborgarskap eller uppehållstillstånd. Kontraktsdokument för personalfortbildning Innan varje personalfortbildningsperiod ska det upprättas en överenskommelse, t.ex. genom reseorder eller liknande. Urvalet av deltagare i personalfortbildning sker hos det sändande lärosätet baserat på ett fortbildningsprogram, Staff Mobility Agreement Training, som godkänts av både sändande och mottagande lärosäte före mobiliteten. Särskild uppmärksamhet ska iakttas vid möjliga jävsituationer i samband med att personal som arbetar med Erasmus+ ansöker om att själv delta i personalfortbildning. Staff Mobility Agreement Training ska innehålla de övergripande målen med besöket, aktiviteter (om möjligt ett program) och förväntat resultat dvs. vad personen förväntas lära sig under besöket. En blankett med minimikraven för Staff Mobility Agreement Training bifogas som bilaga till kontraktet mellan UHR och lärosätet. För att snabba upp processen med underskrifter är det tillåtet att använda inskannade dokument som skickas via e-mail. En inskannad underskrift gäller i samband med personalfortbildning. Bilateralt avtal Erasmus+ personalfortbildning måste vara baserad på ett bilateralt avtal (inter-institutional agreement). Mobilitetsperiodens och resans längd Personalfortbildning kan pågå under minst 5 arbetsdagar och maximalt under 2 månader. Perioden ska genomföras på ett och samma ställe under en sammanhängande period. Resdagar kan rapporteras ekonomiskt som om de vore arbetsdagar. Helgdagar som ligger mellan arbetsdagar under mobilitetsperioden kan finansieras. Resdagar behöver inte ligga i direkt anslutning till arbetsperioden för att kunna finansieras. Utgångspunkten är att resorna sker från det sändande lärosätets ort till det mottagande lärosätets ort. När resorna avviker från detta och leder till en förändring i distance band ska den faktiska resan styrkas med kvitton som visar avrese- och ankomstort. Prioritet För att försäkra sig om att så många som möjligt får delta över tid, ska prioritet ges till personal som inte tidigare har deltagit i liknande mobilitet. 16

Lärosätets rapportering inför, under och efter mobiliteten Lärosätet ska registrera alla deltagare i Mobility Tool+. MT+ räknar ut storleken på stipendiet för mobiliteten. Datumen i MT+ ska stämma överens med de datum som anges som start- och slutdatum för mobiliteten på Certificate of Attendance, eller motsvarande dokument, utfärdat av värdlärosätet. Deltagarens rapportering efter mobiliteten All personal som har företagit en Erasmus+ mobilitetsperiod ska lämna in en rapport efter avslutad mobilitet online via MT+. Länk till rapporten skickas automatiskt ut till deltagaren från MT+ så snart mobilitetsperioden avslutats (förutsatt att personens uppgifter lagts in i MT+ av det svenska lärosätet). Avbrott Om personalen inte genomfört hela sin mobilitetsperiod kan delar av eller hela Erasmus+stipendiet krävas tillbaka av lärosätet. Alla de redan utbetalda medlen behöver dock inte krävas tillbaka om personalen förhindrats att genomföra de planerade aktiviteterna p.g.a. force majeure. Läs mer om force majeure i avsnitt 3.4. 3.4 Force Majeure Force majeure handlar om oförutsägbara händelser där en deltagare inte kunnat påverka utgången. Strejk eller finansiella problem räknas inte som force majeure. I fall av generalstrejk, terrorattentat eller naturkatastrof kan UHR eller EU-kommissionen besluta om särskilda tillvägagångssätt. I force majeure-fall ska lärosätet kontakta UHR för skriftligt godkännande. I fall av force majeure kan deltagaren få behålla stipendiet för de dagar denne i verkligheten varit mobil, även om minimitiden för mobilitetsperioden inte uppfyllts. Ett exempel är om en student kommer hem efter endast sex veckors mobilitet eller om en lärare kommer hem efter endast tre dagar. Om ansökan om force majeure godkänns kan deltagaren få behålla stipendiet för perioden denne varit borta. Om lärosätet anser att det minskade stipendiet (som motsvarar det antal dagar deltagaren var på plats) är för litet för att täcka de kostnader denne redan haft på grund av mobiliteten är det möjligt för UHR att göra undantag och tillåta lärosätet att behålla en större del av stipendiet. Lärosätet föreslår i sin ansökan till UHR vilken summa de ska få behålla (och UHR beviljar eller avslår ansökan). En blankett för lärosätets ansökan om force majeure finns på www.utbyten.se/dokument-eplusicm. För studenter räknas den rapporterade (förkortade) perioden som en del av den maximala perioden av Erasmus+ mobilitet på 12 månader per studienivå. En student ska vara tillåten att, efter ett avbrott på grund av force majeure, fortsätta mobiliteten under förutsättning att mobiliteten slutar inom den aktuella kontraktsperioden. Mobiliteten rapporteras i MT+ som en enda mobilitet med ett uppehåll. Lärosätets rapportering vid force majeure Om lärosätet får godkänt på sin ansökan om force majeure av UHR ska mobiliteten inkluderas i rapporteringen i MT+ med förklaring i kommentarsrutan samt genom att fylla i ja i rutan för force majeure. Om mobiliteten avbryts efter att minimitiden för mobilitetstypen (tre månader för studenter och fem dagar för personal) passerats och deltagaren inte fått behålla mer i stipendium än det som motsvarar det antal dagar denne var på plats behövs ingen förklaring i kommentarsrutan i MT+. Om alla stipendiemedel krävts tillbaka ska deltagaren inte rapporteras alls. 17