Evenemangshandbok för arrangörer i läckö-kinnekullebygden
Läckö-Kinnekullebygden möjligheter för dig som arrangör Evenemangshandboken är framtagen för att underlätta för dig som arrangör när du planerar ett evenemang i Läckö-Kinnekullebygden. Tanken är att den ska fungera som ett uppslagsverk där du som arrangör kan få vägledning i din planering med information om arenor, evenemangsplatser, kontaktpersoner, bestämmelser, säkerhet och tillstånd m.m. kring evenemang. På sista sidan i handboken finns alla viktiga kontaktuppgifter samlade. Handboken är ett levande dokument och kommer kontinuerligt att uppdateras och vi tar tacksamt emot synpunkter, om du tycker att någon information saknas i dokumentet. Evenemang är motorn för besöksnäringsströmmar, skapar förståelse mellan människor och kulturer, är sysselsättningsintensivt och fungerar som katalysator för tillväxt i samhället. Här i Läckö-Kinnekullebygden finns stora möjligheter för arrangörer genom bredd på arenor och evenemangsplatser och inte minst erfarna samarbetspartners. Dessutom ger läget vid Vänern med 22 mil Vänerkust en unik evenemangsplats och en räckvidd på mer än 1,3 miljoner invånare inom 90 minuter. Välkomna till evenemangsdestinationen Läckö-Kinnekullebygden! www.lackokinnekulle.se/evenemang
Innehåll 1. har du en evenemangsidé?... 5 1.1 Destination Läckö-Kinnekulle erbjuder Arrangörer... 6 Support inför, under och efter evenemanget... 6 Plats för evenemanget Konkurrentanalys Bestämmelser kring evenemang Biljettförsäljning Miljömärkning av evenemang Mobil InfoPoint Markservice Utvärdering/Dokumentation Marknadsföring... 6 Västsveriges evenemangskalender Press Infartstavlor Marknadsföring offentliga miljöer, Affischering/Vepor 1.2 Förteckning arenor & evenemangsplatser... 8 2. marknad & publikt upptagningsområde... 10 2.1 Mer än 1,3 miljoner personer inom 90 minuter... 10 3. bestämmelser kring evenemang, tillstånd och säkerhet... 13 3.1 Polistillstånd... 13 Allmän sammankomst på offentlig plats Ordningshållningen, ordningsvakter och polisbevakning Ansökan Polistillstånd 3.2 Tillståndsansökan Götene & Lidköpings kommuner... 15 Trafikavstängning Livsmedelshantering Alkoholservering Toaletter/renhållning Buller/Ljud 3.3 Anmälan till Räddningstjänsten... 16 Anmälan om användande av brandfarlig vara vid evenemang Anmälan tillfällig övernattning Framkomlighet för räddningsfordon Samlingstält Uppställning av avfallskärl Fyrverkeri och scenpyroteknik 3.4 Checklista: Säkerhet vid evenemang... 18 Riskanalys Säkerhetsplan Besiktning 4. övrigt att tänka på... 19 STIM Försäkringar Rent och snyggt Tillgänglighetsanpassat Värdskap & Kommunikation Avtal 5. viktiga kontaktuppgifter frågor och tillstånd kring evenemang i götene & lidköping... 20
Låt dig inspireras i Läckö-Kinnekullebygden * Ett av Västsveriges största besöksmål, Läckö Slott, evenemangsarena med bl.a. opera på borggården och stora utomhuskonserter på slottsbacken. * Rörstrand Center med en innergård i fd fabriksmiljö för kreativa idéer. * Kinnekulle med ett varierat utbud av olika arenor från små intima evenemang inomhus i historiska miljöer till större utomhusytor med natur och geologi som bidrar till att förhöja helheten av ett evenemang. * Sparbanken Lidköping Arena, inomhusarena med publikkapacitet på 12 500 personer utnämnd till årets bandyarena 2010/2011. * Flera arenor i toppklass, bl a motorsportsarenorna Kinnekulle Ring & Lidköpings Motorsportarena samt Lidköpings nya Ridhus (2011) med kapacitet för internationella hopptävlingar. * En av Sveriges bästa tornerspelsarena, 5 min från Götene Centrum * Fast utomhusscen i Lidköpings Stadsträdgård, med en beräknad publikkapacitet på ca 12 000 personer, här arrangeras scenuppträdanden varje vecka under sommaren. * Mat och dryck med bl a 5 restauranger omnämnda i White Guide: Forshems Gästgiveri, Hellekis Trädgårdscafé & Kök, Pirum Vin & Kök, Restaurang Sjöboden och Läckö Måltider. * Historiska natur- & kulturmiljöer exempelvis borgruinen i Husaby och Limtorget med hantverksgården i Lidköping. * Vänern, 22 mils strandremsa vid Sveriges största sjö.
1. Har du en evenemangsidé? Destination Läckö-Kinnekulle är Götene och Lidköpings gemensamma destinationsbolag och fungerar som en»sambandscentral«för evenemang i de båda kommunerna. Vi arbetar med att stötta etableringen av besöksnäringsmässigt intressanta evenemang, det kan gälla interna föreningsevenemang med gäster från hela landet eller öppna publika evenemang med dagsbesökare och övernattande besökare som målgrupp. Evenemangsarrangörer kan kontakta destinationsbolaget för att få hjälp med att etablera ett evenemang, utveckla evenemangsidéer, paketering- och marknadsföringslösningar, biljettförsäljning, besöksmätningar, få reda på vilka andra evenemang som planeras i området samt skapa synergieffekter och samarbeten med andra aktörer. Målsättningen är att få befintliga evenemang att växa och att etablera nya besöksnäringsmässigt intressanta evenemang. 1. 5
1.1 destination läckö-kinnekulle erbjuder arrangörer Support inför, under och efter evenemanget Plats för evenemanget: I Evenemangshandboken på sid 8-9 finns en förteckning över de största arenorna, kontakta destinationsbolaget för ytterligare information om arenor i Götene och Lidköping. Konkurrentanalys: Få information om när, var och hur andra evenemang äger rum i närområdet. Bestämmelser kring evenemang: På sid 13-17 i evenemangshandboken kan du läsa om var man söker tillstånd för olika typer av evenemang. Kom ihåg att ansöka om tillstånd i god tid! Biljettförsäljning: Destination Läckö-Kinnekulle fungerar som biljettombud för evenemang i området och kan hjälpa till med paketering & försäljning av evenemangsbiljetter tillsammans med andra turistprodukter genom bokningssystemen Iticket och CityBreak. Miljömärkning av evenemang: Destination Läckö-Kinnekulle har ett samarbete med Håll Sverige rent, som är den organisation i Sverige som Miljömärker evenemang. Samarbetet innebär att destinationsbolaget fungerar som en lokal samverkanspart för att stötta evenemangsarrangörer i arbetet att miljöanpassa sitt evenemang. Paketering: Vid större evenemang erbjuder destinationsbolaget möjligheten för arrangörer att paketera evenemanget tillsammans med hotell, restauranger och andra turistprodukter via det dynamiska bokningssystemet CityBreak. Mobil Info Point: En mobil bemannad turistinformation placerad i anslutning till ett större märkesevenemang. En mobil Info Point erbjuder muntlig information och trycksaker. Markservice: Vi samarbetar med föreningsliv och utbildningar som kan anlitas för att vara behjälpliga under evenemang. Utvärdering/Dokumentation: Besöksintervjuer: Samarbete med föreningsliv och utbildningar som kan genomföra besöksenkäter under evenemang. Digitala enkäter: På destinationsbolagets webbplats www.lackokinnekulle.se finns möjligheten till digitala enkäter för besökare/arrangörer av evenemanget för utvärdering och uppföljning. Dokumentation: Kontakter och samarbetsparter som kan anlitas för dokumentation, film eller foto vid evenemang. Marknadsföring Västsveriges evenemangskalender: Arrangörer kan lätt sprida information om sina evenemang via den digitala evenemangskalendern som täcker hela Västsverige och syns både på Götene- och Lidköping kommuns hemsidor, www.gotene.se och www.lidkoping.se, på destinationsbolagets hemsida, www.lackokinnekulle.se, www.skaraborg.nu och på www.vastsverige.com. Destination Läckö-Kinnekulle administrerar kalendern och via www.lackokinnekulle.se/evenemang, kan du anmäla ditt arrangemang genom att fylla i ett formulär. Glöm ej att skicka med bilder i JPEG format till info@lackokinnekulle.se som behövs för att kunna publicera evenemanget. Ett tips är att alltid fotografera vid ditt evenemang, då finns det bra bilder inför framtida arrangemang. 6 Infartstavlor: I Lidköping administreras infartstavlorna genom Destination Läckö-Kinnekulle tel 0510-200 20 och i Götene via Medborgarkontoret tel 0511-38 60 01. Marknadsföring offentliga miljöer, Affischering/Vepor: Boka vephållare längs evenemangsstråket i Lidköping, Torggatan/Mellbygatan/Sveagatan/Stenportsgatan samt Järnvägsgatan via Destination Läckö-Kinnekulle. Affischeringen får inte hindra framkomligheten och ska tas ned så snart arrangemanget är avslutat. Samhällsbyggnad på Lidköpings kommun och Service & Teknik i Götene kommun kan upplysa om möjliga platser för affischering. Tillstånd för detta söks hos polisen.
Övrig marknadsföring: - Marknadsföring av evenemang i nyhetsbrev - Genom turistbyrån & Info Points - Rastplatser, evenemangs- & infartsskyltar - Sociala medier Press: Destination Läckö-Kinnekulle hjälper till i arbetet kring mediefrågor, pressmeddelanden, distribution av pressinformation, bla genom My News Desk, samt direkt till lokala presskontakter inför och i samband med evenemanget. Det finns många lokala medier i Skaraborg och Västsverige, här följer en lista på de största: Lidköping Nya Lidköpings Tidningen Skaraborgs största tidning, ges ut 3 ggr/vecka till 54 000 läsare per utgivningsdag i Lidköping/Vara/Götene/Grästorp/Essunga (Annonssamarbete med Skaraborgs Allehanda/Mariestads tidning /Hjo tidning som tillsammans når ca 148 000 läsare/utgivning). Lidköpingsnytt Områdets största webbtidning med ca 55 000 unika läsare/månad. Äntligen Annonstidning med 2 utgivningsdagar/månad till alla hushåll i Lidköping/Skara/ Götene (ca 37 000). Lidköpingsextra Webbtidning & Annonstidning med 1 utgivning/månad till alla hushåll i Lidköping (ca 20 000). Götene Götene Tidning Delas ut 1 ggr/vecka till alla hushåll i Götene (ca 6800). Hällekiskuriren Lokal webbtidning, tar emot pressmeddelanden för direktpublicering. Skaraborg Skaraborgs Läns Tidning Utgivning 4 ggr/vecka i Skara/Vara (annonssamarbete med Skövde nyheter/falköpings tidning/västgötabladet som tillsammans når ca 55 000 läsare). Skaraborgsbygden Utgivning 1 ggr/vecka (når ca 36 000 läsare). Skaraborgs Allehanda Utgivning 6 ggr/vecka (ca 50 000 läsare Skövde, Tibro, Hjo, Karlsborg, Falköping). Sveriges Radio Skaraborg ca 98 000 lyssnare varje dag. TV4 Skaraborg Lokala nyheter, täckning hela Skaraborg. Västsverige GP Västsveriges största tidning, ges ut dagligen och når 630 000 läsare. GT Kvällstidning inriktning Göteborg och Västsverige. Västnytt Lokala nyheter, täckning hela Västsverige. 7
1.2 förteckning arenor & evenemangsplatser Här anges Lidköping och Götenes största arenor och evenemangsplatser. LIDKÖPING 8 Inomhus Sparbanken Lidköping Arena Fakta: Evenemangsarena från 2009. Utformad för både stora och små evenemang inom is-sport, idrott, underhållning, utställningar och mässor. Här arrangeras Melodifestivalens Andra Chansen 2014. Kapacitet: 12 500 varav 4 250 på läktare inkl. 1226 sittplatser. Hemsida: www.lidkoping.se/ sparbankenlidkopingarena Folkets Park Fakta: En scenlokal som används året om för ex danser, konserter, mässor, konferenser. Kapacitet: 1 200 personer. Hemsida: www.folketspark-lidkoping.com De la Gardieskolans aula Fakta: Scen. Kapacitet 600 Sittplatser. Används för konserter, föreläsningar. Kontakt: 0510-77 07 00. Röda kvarn Fakta: Två salonger och foajé med mingelyta, scen, bioduk. Kapacitet Stora salongen 126 sittplatser i biosittning. Lilla salongen kapacitet 70 sittplatser i biosittning. Hemsida: www.lidkoping.se/campus Parketten Lidköping Fakta: Evenemangslokal med scen för bla mässor, konserter, danser. Restaurang i anslutning. Kapacitet: 810 personer + 390 matgäster. Hemsida: www.galejan.se Folkets hus Fakta: Lokaler till fasta och tillfälliga hyresgäster för alltifrån mindre föreningsmöten till mer omfattande konferenser, kulturaktiviteter, film och teater. Kapacitet: Upp till 232 personer i biosittning. Hemsida: www.folketshus-lidkoping.se Idrottens Hus Fakta: Idrottsanläggning med flera inomhushallar i anslutning till badhus, används vid större idrottsarrangemang, konserter, mässor m.m. Kapacitet: Upp till 1350 personer i samma lokal. Hemsida: www.lidkoping.se/idrottochfritidsanlaggningar Esplanadteatern Fakta: En stor spelsal och två mindre salar. De lämpar sig för fler aktiviteter än teater som ex konferenser, musikarrangemang, inhyrda teateruppsättningar m m. Hemsida: www.esplanadteatern.se Övriga Anläggningar: www.lidkoping.se/idrottochfritidsanlaggningar För bygdegårdar och övriga lokaler, kultur- och naturmiljöer kontakta destinationsbolaget, tel 0510-200 20. Utomhus Dina-scenen Fakta: Dina-scenen är Lidköpings kommuns utomhusscen och ligger i den vackra Stadsträdgården. Under sommaren arrangeras konserter och evenemang varje vecka. Kapacitet: Upp till 12 000 besökare. Hemsida: www.lidkoping. se/idrottochfritidsanlaggningar/dinascenen Läckö Slott Fakta: Borggården och Slottsbacken vid Läckö Slott passar bra för alla slags evenemang exempelvis opera, teater, konserter och marknader. Victoriahuset, konferenslokal klar 2012. Kapacitet: Borggård ca 500 sittplatser, Slottsbacken ca 5000 konsertbesökare. Hemsida: www.lackoslott.se Rörstrand Center Fakta: Innergården används som evenemangsarena vid konserter, festivaler och övriga evenemang som t.ex Göta Kanal Rock 2011 & 2012 och Diggiloo 2013 & 2014. Finns anslutande inomhuslokaler. Kapacitet: ca 3000 besökare. Hemsida: www.rorstrandcenter.se Lidköpings Motorstadion Fakta: På motorstadion finns traktorpullingbana, folkracebana, go-kartbana, motocrossbana, endurobana samt miniracingbana. Hemsida: www.motorsportarenan.com Nya stadens torg Fakta: Ett av norra Europas största torg, används som marknadsplats onsdag och lördag året om, blandat med evenemang, konserter, festivaler m.m. Kapacitet: ca 5000 sittande/10 000 stående. Kontakt: 0510-77 17 90. Iqbal torget Fakta: Litet torg med scen för mindre evenemang. Kapacitet: ca 1000 personer. Kontakt: 0510-77 17 90. Stenportsplatsen Fakta: Nybyggt torg 2012 på kulturstråket vid Biblioteket och Folkets hus i Lidköping. Kapacitet: ca 1000 personer. Kontakt: 0510-77 17 90 Framnäs Stadion Fakta: Utomhusarena för fotboll och fridrott, utmärkt inhägnad konsertarena. Hemsida: www.lidkoping.se/idrottochfritidsanlaggningar
GÖTENE Inomhus Parken Götene Fakta: Fest och evenemangslokal, dans, konferens, konserter m.m. Kapacitet: 1 500 personer, 600 sittande. Hemsida: http://home.swipnet.se/gotenepark Folkets Hus Hällekis Fakta: Evenemangslokal för bl a konferens, mässor med närhet till vandrarhem och restaurang. Kapacitet: ca 200 personer, vandrarhem med 140 bäddar. Hemsida: www.falkangen.se Lundsbrunns Kurort, Brunnsalongen, Konferensanläggning Fakta: Brunnsalongen lämplig för evenemang, musik och utställningar. Kapacitet: Brunnsalongen 210 personer och Konferensanläggning med över 40 olika salar, varav den största har kapacitet på 280 personer. Hemsida: www.lundsbrunn.se Hällekis säteri Stora växthuset och Smedjan Fakta: Stora Växthuset är en ljus och rymlig lokal lämplig för evenemang och utställningar. Smedjan är en lokal lämplig för mindre tillställningar med max 100 sittande. Hemsida: www.hellekis.com Kollängens tingshus Fakta: Lokal för mindre konserter och utställningar. Kapacitet: 50 sittande. Hemsida: http://kollangen.blogspot.se/ Hjelmsäter Egendom Fakta: Plats för arrangemang såsom mässor, mindre konserter m.m. Kapacitet: ca 90 sittande, 2500 besökare på mässa. Hemsida: www.hjelmsater.se Götenesalen Centrumhuset Fakta: Digital utrustning. Kapacitet: 87 sittande. Hemsida: www.gotene.se Österplana kyrka Fakta: Kyrkobyggnad som används till utställningar, musik och teater m.m. Kapacitet: 440 sittplatser. Hemsida: www.svenskakyrkan.se/kinnekulle Utomhus Evenemangsarena Götene Fakta: Utomhusarena byggt för Tornespel och evenemang, rankad som en av Sveriges bästa tornerspelsarenor. 5 min från Götene centrum. Kapacitet: ca 2000 sittplatser + Ståplatser på planen. Kontakt: Götene kommun 0511-38 60 51. Kinnekulle Ring Fakta: En av Sveriges anrika motorbanor, arrangörer av bl a SM i Rallycross 2012. Ca 5 km från Götene centrum. Hemsida: www.kinnekullering.se Torget Götene Kontakt: Destination Läckö-Kinnekulle 0510-200 20. Kinnekullebacken Fakta: Evenemangsplats med naturlig amfiteater i backen för upp till ca 5000 personer. Kontakt: För mer info kontakta Destination Läckö-Kinnekulle tel 0510-200 20. Stora Stenbrottet Kinnekulle Fakta: Det majestätiska stenbrottet ger en spektakulär inramning vid evenemang. Kontakt: För mer info kontakta Destination Läckö-Kinnekulle tel 0510-200 20. Falkängen Fakta: Evenemangsplats för möten, konferens, mässor, marknader och musik, utomhusscen och inomhuslokaler. Hemsida: www.falkangen.se Husaby Biskopsborg Fakta: Evenemang i spännande miljö i historiska Husaby. Hemsida: www.biskopsborgen.se Evenemangsområden, grusplaner i Sil & Västerby för bl a cirkus Kontakt: Götene kommun 0511-38 60 07. Övriga Anläggningar: www.gotene.se För bygdegårdar och övriga lokaler, natur och kulturmiljöer kontakta Medborgarkontoret Götene, tel 0511-38 60 01. 9
2. Marknad & publikt upptagningsområde 2.1 mer än 1,3 miljoner personer inom 90 minuter Ort Avstånd Invånare per kommun Lidköping 0 38 074 Götene 0 13 134 Skara 22 km 18 518 Vara 33 km 15 818 Grästorp 36 Km 5 851 Skövde 47 Km 50 610 Falköping 48 km 31 349 Mariestad 51 km 23 825 Essunga 51 km 5 503 Tibro 68 km 10 662 Töreboda 70 km 9 063 Tidaholm 74 km 12 693 Hjo 78 km 8 890 Gullspång 90 km 5 291 Karlsborg 92 km 6 790 Totalt antal invånare Skaraborg 209 042 Trollhättan 56 km 54 487 Herrljunga 57 km 9 280 Vårgårda 62 km 10 976 Vänersborg 67 km 36 989 Alingsås 83 km 37 680 Uddevalla 86 km 51 258 Färgelanda 104 km 7 114 Borås 107 km 63 441 Stenungsund 108 km 23 657 Mellerud 110 km 9 442 Jönköping 111 km 84 423 Lysekil 119 km 15 031 Kungälv 124 km 38 900 Kristinehamn 126 km 23 886 Degerfors 127 km 10 106 Göteborg 128 km 507 330 Bollebygd 131 km 8 200 Askersund 134 km 11 386 Mark/Kinna 138 km 33 114 Kumla 143 km 20 157 Karlskoga 150 km 30 343 Nässjö 154 km 30 576 Örebro 160 km 130 693 Karlstad 170 km 83 641 Totalt antal invånare Västsverige 1 358 795 10
2.2 hotell & restauranger I Läckö-Kinnekullebygden erbjuds besökare ett brett utbud av restauranger och boendemöjligheter och i Skaraborg finns på ett avstånd av 0-10 mil över 5 000 rum av hotell-, pensionats-, vandrarhems- och Bed & Breakfastkaraktär. Dessutom finns drygt 30 campingplatser av varierande storlek och standard. Lidköping Bäddar Rum Hotell 373 219 Enklare boende 141 49 Campingplatser: Fyra stycken Götene Bäddar Rum Hotell 415 231 Enklare boende 202* 60* Campingplatser: Två stycken Skara (22 Km) Bäddar Rum Hotell 340* 180 Enklare boende 302 122 Campingplatser: Tre stycken Vara (33 Km) Bäddar Rum Hotell 92 60* Enklare boende 194 92 Campingplatser: En styck Grästorp (36 Km) Bäddar Rum Hotell 30* 12 Enklare boende u.s. u.s. Campingplatser: Saknas Skövde (47 Km) Bäddar Rum Hotell 1 190* 684 Enklare boende 127 48 Campingplatser: En styck Falköping (48 Km) Bäddar Rum Hotell 207* 108 Enklare boende 214* 117* Campingplatser: Saknas Mariestad (51 Km) Bäddar Rum Hotell 167 102 Enklare boende 305* 123* Campingplatser: Tre stycken Trollhättan (56 Km) Bäddar Rum Hotell 597 386 Enklare boende 49 21 Campingplatser: Tre stycken Herrljunga (57 Km) Bäddar Rum Hotell 66 31 Enklare boende 34 14* Campingplatser: En styck Vårgårda (62 Km) Bäddar Rum Hotell 35* 19* Enklare boende 214* 49* Campingplatser: En styck Vänersborg (67 Km) Bäddar Rum Hotell 481 111 Enklare boende 169 51 Campingplatser: En styck Tibro (68 Km) Bäddar Rum Hotell 30 22 Enklare boende 120 40* Campingplatser: Saknas Tidaholm (74 Km) Bäddar Rum Hotell 76* 44* Enklare boende 110* 46* Campingplatser: Två stycken Hjo (78 Km) Bäddar Rum Hotell Saknas Saknas Enklare boende 147* 60 Campingplatser: En styck Alingsås (83 Km) Bäddar Rum Hotell 210 118 Enklare boende 80 25 Campingplatser: Två stycken Uddevalla (86 Km ) Bäddar Rum Hotell 639 341 Enklare boende 702 189* Campingplatser: Två stycken Karlsborg (92 Km) Bäddar Rum Hotell 255 124 Enklare boende 61 38 Campingplatser: Fem stycken * Siffran delvis uppskattad då vissa uppgifter saknas gällande enstaka boendealternativ. u.s Finns, men uppgift saknas 11
2.3 kommunikationer OSLO Snabba förbindelser mellan småstad och storstad Tåg/Buss Till Lidköping och Götene kan man ta sig från Stockholm, Örebro och Göteborg med hjälp av Kinnekulletåget eller SJ. Från Göteborg finns det direkttåg till Lidköping och Kinnekulle, vissa turer har byte i Herrljunga. Kommer man från Stockholm byter man anknytning i Hallsberg E6 alternativt Skövde för vidare transport VÄNERN i tåg/buss till Lidköping och Götene. Sök resor på www.vasttrafik.se eller www.sj.se Reseplaneraren Resrobot Reseplaneraren Resrobot gör det möjligt att enkelt jämföra resealternativ med tåg, buss, båt, flyg och bil i hela Sverige och i detalj planera resan från dörr till dörr. Sök resor på www.resrobot.se LIDKÖPING GÖTENE GÖTEBORG Lidköpings flygplats Hovby flygplats ca 5 km från Lidköpings centrum. En tillgänglig samarbetspart som uppfyller dina behov och önskemål med ett strategiskt läge, erfaren personal och hög kvalitet. Kontakt: tel 0510-222 38. VÄTTERN STOCKHOLM ÖREBRO VÄNERN HALLSBERG LIDKÖPING E20 GÖTENE VÄTTERN GÖTEBORG 12
3. Bestämmelser kring evenemang, tillstånd och säkerhet Är det första gången du arrangerar ett evenemang kan det vara bra att få en sammanställning av de olika tillstånd som behövs sökas från olika myndigheter. Nedan är de vanligaste tillstånden, som gäller majoriteten av evenemang, sammanställda. 3.1 polistillstånd Allmän sammankomst och offentlig tillställning på offentlig plats Vid samtliga offentliga tillställningar och allmänna sammankomster och begagnande av offentlig plats är grundregeln att tillstånd krävs av polismyndigheten. Polisen gör sedan en remissrunda till de myndigheter och kommunala instanser de anser behöver yttra sig. Följande offentliga tillställningar kräver normalt alltid tillstånd oavsett var de äger rum Offentliga danstillställningar (då publiken inbjuds att dansa) Tivoli och festtåg Marknader och mässor (större arrangemang) Tävlingar och uppvisningar i sport, idrott och flygning Fyrverkerier och pyroteknik Uppsläpp av ballonger eller rislampor Cirkusföreställningar, mannekänguppvisningar och bingotillställningar Med allmän sammankomst avses Sammankomst som utgör demonstration eller hålls för överläggning, opinionsyttring eller upplysning i allmän eller enskild angelägenhet och religionsutövning. Föreläsningar och föredrag som hålls för undervisning eller för att meddela allmän eller medborgerlig bildning. Teater, bio, konsert och andra sammankomster för att framföra konstnärligt verk ex konsert och gatumusik i det fall gatumusikantens uppträde förväntas få stort deltagarantal eller orsaka fara för trafik eller allmän ordning. Andra sammankomster vid vilka mötesfriheten (människors frihet att hålla möte och demonstration) utövas. Begagnande av Offentlig plats En offentlig plats inom detaljplanerat område får inte utan tillstånd av polismyndigheten användas på ett sätt som inte stämmer överens med det ändamål som platsen upplåtits för eller som inte är allmänt vedertaget. Det behövs därmed inget tillstånd för försäljning på salutorg eller liknande plats som är upplåten som torghandelsplats/allmän försäljningsplats. Man kan säga att en verksamhet som är naturlig för områdets karaktär är tillståndsfri. Exempel på typfall av anordningar som kräver tillstånd är kiosker, korv- och glassvagnar, lotteristånd, uteserveringar, uppställning av annonspelare, skyltar och montrar samt container/ byggnadsställningar. 13
Offentlig plats Upplåtelse av allmän mark för större arrangemang och offentliga tillställningar avgörs från fall till fall. Ansökan om tillstånd skall om möjligt inlämnas till Polismyndigheten minst en månad före arrangemanget. Ordningshållningen, ordningsvakter och polisbevakning Den som anordnar en allmän sammankomst eller offentlig tillställning ska svara för att det råder god ordning. Polismyndigheten behöver därför en utförlig beskrivning för hur sökanden har tänkt när det gäller att bemöta eventuella ordningsproblem. I fält nr 6 på ansökningsblanketten ska därför polismyndigheten få en kort redogörelse för hur sökanden eller ansvarig anordnare själv ser på detta, exempelvis vilken målgrupp sammankomsten eller tillställningen vänder sig till, förväntat antal besökande, tid och plats samt andra omständigheter som sedan ska utgöra ett underlag för en riskbedömning och av vilka villkor som anses nödvändiga för att sammankomsten eller tillställningen ska kunna genomföras. Ansökningsblankett finns på www.polisen.se Ordningsvakter Polismyndigheten kan vid utfärdande av tillstånd kräva att ett visst antal förordnade ordningsvakter måste delta under arrangemanget. Detta är vanligt förekommande vid danstillställningar, när alkoholtillstånd beviljats samt större publika arrangemang. Polisbevakning Polisen ska i vissa fall ta ut ersättning för kostnader för ordningshållning vid offentliga tillställningar och allmänna sammankomster. Det är respektive polismyndighet som beslutar i ersättningsfrågorna. För mer information www.polisen.se Ansökan Polistillstånd Ansökan ska vara skriftlig och inkommen i god tid. (Så snart evenemanget är definitivt och önskvärt 3 veckor före tänkt tillfälle för sammankomsten eller tillställningen). Sök tillstånd hos polismyndigheten i Västra Götalands län. Det går bra att besöka Polisstationen i Lidköping, posta eller faxa din ansökan. Polismyndigheten måste dock ha en rimlig tid, önskvärt 3 veckor för handläggning av en ansökan med hänsyn till inhämtning av nödvändiga remisser och därmed för bedömning av ordning och säkerhet. Blankett kan hämtas på polisstationen i Lidköping eller på hemsidan www.polisen.se Innan beredning påbörjas vid ansökan om tillstånd ska ansökningsavgift vara betald även om undantag får göras. Ansökan eller anmälan ska innehålla: Ansökan eller anmälan ska innehålla uppgifter om vem som är sökande och ansvarig anordnare. Tiden för sammankomsten eller tillställningen. Art och utformning av sammankomsten eller tillställningen. Åtgärder om ordning och säkerhet som anordnaren själv beskriver exempelvis bedömning av antalet ordningsvakter och andra funktionärer. Ansökan om tillstånd ska alltid vara undertecknad. Vid större evenemang bör risk- och säkerhetsbeskrivning upprättas av sökanden. 14
3.2 tillståndsansökan götene & lidköpings kommuner Trafikavstängning Måste en allmän gata, parkering eller dylikt stängas krävs tillstånd. Du behöver först kontakta Samhällsbyggnad på Lidköpings kommun och Service & Teknik i Götene kommun som tar beslut om medgivande och därefter söks tillståndet hos polismyndigheten. Livsmedelshantering Skall livsmedel hanteras i samband med ett tillfälligt arrangemang krävs tillstånd för detta av Miljö-Hälsa på Lidköpings kommun, gemensamt för Götene & Lidköpings kommuner. Ansökan om livsmedelstillstånd bör inlämnas minst 1 månad innan arrangemanget skall genomföras Alkoholservering För att få sälja eller servera alkohol till allmänheten krävs tillstånd enligt alkohollagen. Detta tillstånd söks hos kommunens alkoholhandläggare. Tänk på att detta kan ta lång tid så ansök så snart evenemangsplanerna är fastställda, minst 1 månad innan evenemanget. Enligt Alkohollagen får serveringen börja klocka 11.00 och skall vara avslutad senast klockan 01.00 om inte tillståndsmyndigheten beslutar om annan sluttid och då krävs särskilda skäl. Gäller för festivaler och liknande arrangemang med alkoholservering Servering av spritdrycker tillåts ej. Sökanden skall ha beviljats markupplåtelse av markägaren. Miljö-Hälsas krav på livsmedelshantering skall vara uppfyllda. Lagad mat skall tillhandahållas. Säkerheten på serveringsområdet skall vara granskad av Räddningstjänst. Serveringen skall bedrivas på en avgränsad serveringsyta. Antalet sittplatser skall vara tillräcklig och avgränsningarna skall vara tydliga. Ansvariga för serveringen skall vara lämpliga för uppgiften, d v s vara godkända som ansvariga för alkoholservering enligt Alkohollagen. Kunskaper i svensk alkohollag krävs. Betryggande uppsikt över serveringen måste garanteras. Om flera restauranger ingår i ett arrangemang och önskar servera alkoholdrycker skall samtliga söka sitt eget tillstånd. Varje tillstånd har eget serveringsområde. Kassaapparat skall vara godkänd. Kvitto ges till varje kund enligt lag. 15
Toaletter/renhållning Beräkna antalet personer som samtidigt kommer att befinna sig i området. - Vid arrangemang utan ölservering - 3 toaletter/1 000 besökare. - Vid servering av öl - 6 toaletter-urinoarer /1 000 besökare. - Toaletter skall hålla en hygienisk standard och hållas öppna under hela arrangemanget. - Vid varje tillfälligt arrangemang skall dessutom finnas sopkärl. Buller/Ljud Många utomhusaktiviteter utgör ofta olägenhet för sin omgivning. Musik och ljud från högtalaranläggningar kan medföra bullerstörningar för omkringboende. Särskilt det lågfrekventa bullret upplevs som störande. Folksamlingar utanför t.ex. restauranger, samlingslokaler och utomhusarrangemang kan ge upphov till buller, speciellt under kvällar och nätter. Förutom från rop och skrik kommer bullret bl.a. från radio/bandspelare och motorfordon. Rekommendation, Socialstyrelsens Allmänna Råd, sosfs1996:7/rev (sosfs2005:6/ utomhus sosfs2005:7 js20110614) Ljudtyp Ljudnivå db Maximalt L AF max = 115 Ekvivalent L Aeq T = 100 Rekommendationerna om gränser för då höga ljud kan utgöra risk för olägenhet skall tillämpas vid diskotek, konserter m.m. både utomhus och inomhus. Arrangören skall bevaka/kontrollera att ljudnivåerna inte överskrids. 3.3 anmälan till räddningstjänsten Planerar du ett evenemang i en lokal som inte tidigare brandbesiktats (lokaluthyraren har uppgifter om detta) måste du kontakta räddningstjänsten som gör en bedömning av hur många människor som får rymmas i lokalen. Sker evenemanget utomhus på offentlig plats kommer polisen automatiskt begära yttrande från räddningstjänsten som då gör en bedömning av utrymningsvägar, infartsvägar för utryckningsfordon med mera. Anmälan och Ansökan om användande av brandfarlig vara vid evenemang Enligt gällande föreskrifter ska användande av terrassvärmare, grillar, kaminer eller dylikt som drivs med brandfarliga gaser eller vätskor anmälas till räddningstjänsten. För användning av Gasol krävs ansökan om tillstånd. För kommunerna Skara och Götene ska anmälan skickas till Räddningstjänsten Skara Götene. Anmälningsblankett finns på hemsidan www.skara.se (Sökväg: Skara kommun Leva & Bo Räddningstjänst). För kommunerna Lidköping, Vara, Grästorp och Essunga ska anmälan skickas till Räddningstjänsten Västra Skaraborg. Anmälningsblankett finns på hemsidan www.rvs112.se (Sökväg: Startsida Brandfarlig och explosiv vara Anmälan brandfarliga varor). Anmälan tillfällig övernattning Tillfällig övernattning på skolor, gymnastiksalar, bygdegårdar och dylikt ska anmälas till räddningstjänsten. Genom anmälan är räddningstjänsten informerad om att det vid anläggningen finns övernattande personer. I händelse av brand kan detta ha betydelse för utalarmering av räddningsstyrkor och agerande i samband med eventuell räddningsinsats. 16
För kommunerna Skara och Götene ska anmälan skickas till Räddningstjänsten Skara Götene. Anmälningsblankett finns på hemsidan www.gotene.se (Sökväg Högermenyn Blanketter Turism och Fritid Tillfällig förläggning inom skol -och fritidsanläggningar). För kommunerna Lidköping, Vara, Grästorp och Essunga ska anmälan skickas till Räddningstjänsten Västra Skaraborg. Anmälningsblankett finns på hemsidan www.rvs112.se Framkomlighet för räddningsfordon Vid evenemang i form av festivaler, marknader, tillfälliga campingar, parader eller dylikt ska man se till att: Tillfälliga avspärrningar av gator, uteserveringar, inhägnader, tält och bodar inte hindrar framkomlighet för räddningsfordon till och runt byggnader. Räddningsvägar ska ha en minsta fri bredd om 3,0 meter och en fri höjd av minst 4,0 meter. Inhägnade område för evenemang är åtkomliga för räddningsfordon från minst två håll. Besöksparkeringar och parkeringsvakter finns i tillräcklig omfattning så att gator som kan komma att användas av räddningsfordon inte blir blockerade av parkerade bilar. Marknadsplatser och tillfälliga campingplatser delas in kvarter där det mellan de olika kvarteren finns körvägar framkomliga för räddningsfordon. Samlingstält Vid uppställning och användande av samlingstält ska man se till att: Tältduk i samlingstält uppfyller kraven för svårantändligt material. Det finns minst två av varandra oberoende utgångar om samlingstältet rymmer över 30 personer. Vid fler än 400 men högst 800 personer ska det finnas minst 3 utgångar och vid fler än 800 personer ska det finnas minst 4 utgångar. Utgångarna bör ha en minsta fri bredd av 1,2 meter och vid beräkning av maximalt antal personer som får vistas i tältet ska 1 meter utrymningsbredd svara mot 150 personer. Samlingstält inte placeras närmare byggnad än 8 meter. Uppställning av avfallskärl Vid evenemang utomhus i anslutning till bebyggelse ska man med avseende på risken för anlagd brand se till att: Avfallskärl inte placeras under utstickande takfot eller skärmtak till byggnader. Plastkärl placeras minst 4 meter från byggnader. Öppna avfallscontainrar placeras minst 6 meter från byggnader. Fyrverkeri och scenpyroteknik Vid avskjutande av fyrverkeri/scenpyroteknik vid evenemang krävs det alltid tillstånd från Nuläge Polisen. Gemensam målbild för evenemangsutveckling i Götene och Lidköping Appendix till affärsplan 2009-2011 1. bakgrund och nuläge sid 5-8 Bakgrund Evenemang som tillväxtmotor Omvärldsanalys Evenemangsgenrer SWOT-analys 2. framtid och utveckling sid 9-11 Målbild Strategier för utveckling av märkesevenemang Evenemangspyramiden 3. destination läckö-kinnekulle ab sid 12 4. evenemangsrådet sid 13 5. arbetsområden och ansvarsfördelning sid 14-15 Foto: Jesper Anhede, Rörstrand Center, Vänermuseet, Läckö Slott. 2009-11-30 3 17
3.4 checklista: säkerhet vid evenemang Du som anordnar ett evenemang ansvarar för att evenemanget genomförs på ett säkert sätt. Arrangören ska i ett tidigt skede analysera riskerna med evenemanget och vidta lämpliga förebyggande åtgärder för att förhindra brand och andra olyckor. Arrangören bör utse en säkerhetsansvarig för evenemanget. Nedan följer ett antal punkter som alla evenemangsarrangörer bör ha med i sin planering inför evenemanget. Riskanalys Följande information bör ligga till grund för riskanalysen: Områdesplan. Hur ser evenemangsplatsen ut och omkringliggande områden ut? Publikprofil. Vilken typ av publik förväntas besöka evenemanget, och hur hanteras de? Artistprofil. Vilka artister kommer att uppträda på evenemanget? Finns det något som organisationen måste känna till i förväg om dessa artister? Övrigt om situationen, t.ex: - Under vilken tidpunkt och årstid hålls evenemanget? - Vilka personella resurser har evenemanget? - Hur ser samarbetet med myndigheter och andra samarbetsparter ut? Säkerhetsplan Arrangören ska också ta fram en säkerhetsplan för agerande i händelse av brand eller annan olycka. Säkerhetsplanen skall gås igenom med de personer som ingår i evenemangets organisation. Planen bör minst innehålla följande: Hur man under evenemanget larmar SOS och vilka som ansvarar för detta. Hur man under evenemanget varnar publik/gäster och vilka som ansvarar för detta. Hur man utrymmer evenemanget och var eventuella återsamlingsplatser finns. Var man under evenemanget möter upp ambulans, polis eller räddningstjänst i händelse av brand, olycka, sjukdom eller dylikt. Var släckutrustning, sjukvårdsmateriel och dylikt finns under evenemanget och vilka i arrangörsorganisationen som ansvarar för att hantera denna utrustning. Besiktning En detaljerad områdesbesiktning bör göras av evenemangsplatsen, det är särskilt viktigt att besiktiga: Publikflöde: Kommer byggnationer, staket och skyltar att möjliggöra ett bra publikflöde? Nödutgångar & tillfartsvägar: Är nödutgångar och tillfartsvägar fria från hinder och lätt åtkomliga? Underlag: Har väder/slitage från uppbyggnad påverkat underlaget så att det måste förstärkas? Temporär infrastruktur: För en dialog med leverantör och montör: kan de garantera att scener och andra temporära konstruktioner är uppförda på ett säkert sätt? 18
4. övrigt att tänka på STIM När du arrangerar konserter, festivaler eller mindre spelningar med livemusik behöver du en musiklicens från Stim. Avgiften för konserter är relaterad till evenemangets biljettpris och du betalar en avgift per besökare. Få mer info på www.stim.se eller 08-783 88 00. Försäkringar Arrangören bör förhandla med ett försäkringsbolag om lämpligt försäkringsskydd för personal, besökare och materiel. Se till att ge försäkringsbolaget en god beskrivning av evenemanget och för sedan en dialog med bolaget så att ni får rätt försäkringsskydd. Dialogen bör dokumenteras i ett försäkringsbrev. Finns ansvarsförsäkring för personal/ledare/funktionär? Finns lokal/anläggningsförsäkring? Gäller försäkring även uthyrning av lokal/anläggning? Miljö & Hållbara evenemang Vänerskärgården med Kinnekulle utsågs 2010 av FN/UNESCO till Sveriges andra Biosfärområde. Utmärkelsen innebär att området är modell för hållbar utveckling och samverkar kring stärkande av entreprenörer och arrangörer med gröna ambitioner. Rent och snyggt Det blir mycket skräp kring evenemang, tänk på att ha ordentligt med soptunnor och regelbunden tömning av dessa osv. Här finns kontaktuppgifter till Avfallsanläggningar i Götene & Lidköping. Återvinningscentralen Lidköping, Kartåsen Lidköping Kundtjänst Renhållningen 0510-77 00 75 Hemsida: www.lidkoping.se/boendeochmiljo/ avfallochatervinning Återvinningscentralen Götene, Miljövägen Götene Kundtjänst Återvinningscentralen 0511-38 69 00 Hemsida: www.gotenevatten.se/renhallning.aspx Att miljöcertifiera evenemang Destination Läckö-Kinnekulle jobbar för att miljöanpassa större evenemang inom destinationen, Kontakta destinationsbolaget direkt eller läs mer om hur du kan miljöanpassa ditt evenemang här: www.hsr.se/miljodiplomerat Tillgänglighetsanpassat Evenemang ska vara till för alla, här följer några huvudpunkter att tänka på i planeringen och förberedelserna av evenemang: - Att informera om tillgänglighet/bemötande - Entréer och dörrar - Hygienutrymmen - Scen och huvudattraktion Ladda ner guiden Evenemang för alla: www.evenemangforalla.se Värdskap & Kommunikation En bra intern kommunikation i arbetsgruppen och med samarbetspartners ligger ofta till grund för ett i slutändan lyckat evenemang, Destination Läckö-Kinnekulle har tagit fram två mallar, en för internkommunikation och för utvärdering av ditt evenemang som kan ligga till grund för vad som kan göras bättre inför framtida evenemang. Du hittar dessa mallar som bilagor i denna Handbok. Avtal Tänk på att alltid skriva avtal på överenskommelser med samarbetspartners, artister m.m för att undvika att oenigheter och konflikter uppstår. 19
Viktiga kontaktuppgifter frågor och tillstånd kring evenemang i Götene & Lidköping Evenemangssupport Kontakt Hemsida utveckling, marknadsföring, biljettförsäljning, Destination Läckö-Kinnekulle Tel: 0510-200 20 Mail: info@lackokinnekulle.se utvärdering götene kommun arena/anläggningar arrangemangsbidrag www.lackokinnekulle.se lidköpings kommun Lidköping Kultur & Fritid www.lidkoping.se arena/anläggningar Tel: 0510-77 02 88 arrangemangsbidrag Mail: kulturfritid@lidkoping.se www.gotene.se Tillstånd Kontakt Hemsida begagnande av offentlig plats, offentlig tillställning, allmän sammankomst Götene Fritid & Föreningar Mail: bokningstjansten@gotene.se Tel: 0511-38 60 51 Mail: gotene.kommun@gotene.se Tel: 0511-38 63 94 Polisen www.polisen.se Tel: 114 14 Lidköping: mail: lidkoping.vastragotaland@polisen.se Skara/Götene: mail: skara.vastragotaland@polisen.se säkerhetsfrågor Räddningstjänsten Lidköping www.rvs112.se vid evenemang Tel: 0510-77 17 00 Mail: raddningstjansten@lidkoping.se Räddningstjänsten Skara/Götene Tel: 0511-324 82 Mail: brand@skara.se www.skara.se/raddningstjanst tillfälligt serverings- Samhällsbyggnad/ Miljö & Hälsa www.lidkoping.se tillstånd, alkohol, Mail: samhallsbyggnad@lidkoping.se www.gotene.se livsmedel Lidköping & Götene Tel: 0510-77 17 90 övriga frågor om tillstånd/ljudnivåer m.m. trafikavstängning Lidköping: Samhällsbyggnad www.lidkoping.se Tel: 0510-77 17 90 Götene: Service & Teknik Tel: 0511-322 02 www.gotene.se Var ute i god tid! Tänk på Handläggningstiden! Utgåva: 2013/2014, utgivaren åtar sig inte ersättningsskyldighet för i handboken förekommande uteslutning, ofullständigheter eller oriktigheter. Rättelser och/eller tillägg inför ev. kommande utgåvor kan lämnas till Destination Läckö-Kinnekulle.