Styrdokument, policy Kommunledningskontoret 2011-05-03 Per-Ola Lindahl 08-590 970 35 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2015:314 per-ola.lindahl@upplandsvasby.se IT-policy Nivå: Kommungemensamt styrdokument Antagen: Kommunfullmäktige 2011-06-20 Reviderad: Kommunfullmäktige 2016-xxx Giltig t.o.m: 2017-12-31 Ansvarig ägare: Utvecklingsdirektör
2/5 Bakgrund och syfte Syftet med IT-policyn är att utgöra ett övergripande och gemensamt regelverk för Upplands Väsby kommun i frågor som rör styrning, ledning och hantering av IT. Utöver denna policy så finns det en informationssäkerhetspolicy som är konkretiserad till tre instruktioner; en för användare, en för kontinuitet och drift och en för förvaltning. Definitioner IT är en förkortning för informationsteknik eller informationsteknologi. Här avses endast användning av datorteknik, digitala nätverk och telefoni för att hantera och utbyta information. Informationssystem är ett gemensamt begrepp på system som används för att skapa, förmedla eller bearbeta information. IT-plattform är ett gemensamt begrepp på all utrustning för databearbetning och system för detta oavsett om utrustningen är kopplad till det gemensamma datornätverket. De primära komponenterna i IT-plattformen är arbetsdatorer, serversystem, datornätverk, kommunikationsutrustning, kopiatorer, skrivare, telefoner, telefoni och telefonilösningar. Informationssäkerhet avser skyddandet av information oavsett hur den förekommer, manuellt eller automatiserat och oberoende i vilken form eller miljö den förekommer. Kontinuitetsplanering avser hur kommunen ska kunna leverera tjänster till kunderna, även om produktionen störs. IT-visionen Kommunens mål och färdriktning anges i den flerårsplan som fastställs årligen av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges övergripande mål utgår från de fyra perspektiven: medborgare, samhälle & miljö, medarbetare och ekonomi. Kommunens nyttjande av IT skall stödja dessa mål genom bl a: Förbättrad service genom högre effektivitet Ökad tillgänglighet och mer interaktivitet Mål för IT i Upplands Väsby kommun IT ska: Vara ett verktyg för att stödja styrning och uppföljning av verksamheten Skapa nya arbetssätt och arbetsformer som effektiviserar och ger en hög servicegrad Bidra till god tillgänglighet och självservice Underlätta och förbättra kommunikation och interaktivitet
Bidra till en god image genom att nyttja moderna verktyg och hjälpmedel Möjliggöra nya sätt att presentera information Bidra till ökad demokrati och medborgarinflytande 3/5 Dessa mål skall konkretiseras i årliga förvaltningsplaner för informationssystemen, som en del i den ordinarie verksamhetsplaneringen. Omfattning IT-policyn omfattar alla verksamheter, förtroendevalda och medarbetare i kommunen. Roller och ansvar Kommunens informationssystem ska förvaltas enligt en förvaltningsstyrningsmodell som innebär att varje verksamhetskritiskt, påverkande och stödjande system ska ha en utsedd systemägare och systemförvaltare. För vart och ett av dessa informationssystem ska det upprättas en årlig förvaltningsplan med budget. Kommundirektören, med stöd av koncernledningsgruppen föreslår IT-policy. Kommunfullmäktige fastställer IT-policyn. Kommunstyrelsen är ansvarig för att av kommunfullmäktige fastställd IT-policy efterlevs. Digitalstrategen har ansvaret för att IT-policyns mål och riktlinjer efterlevs samt kommundirektörens uppdrag att initiera, planera, leda och i förekommande fall tillsammans med verksamhetsföreträdarna genomföra kommungemensamma och för kommunen viktiga utvecklingsprojekt. Systemägaren har det övergripande ansvaret för att IT-policyn efterlevs för sina respektive informationssystem. Systemförvaltaren har ansvaret att genomföra IT-policyns mål som en del av sin årliga planering och dagliga verksamhet. Verksamhetschefen ansvarar för att nyttjandet av IT inom det egna verksamhetsområdet är i enlighet med denna policy. Verksamhetschefen ansvarar även för att dess medarbetare har adekvat kompetens för ett effektivt nyttjande av IT. Verksamhetschefen ansvarar för att möjligheten att använda IT beaktas i verksamhetsutvecklingen och att all IT-utveckling föregås av processanalys. Giltighetstid för IT-policyn IT-policyn är antagen av kommunfullmäktige den 20 juni 2011. Reviderat den 20 oktober 2016.
4/5 IT-policyn är giltig till och med 2017-12-31. Med giltighetstid menas att dokumentet ska ses över och eventuellt revideras innan utsatt datum. Giltighetstiden finns för att säkerställa att styrdokumentet hålls aktuellt. Ansvarig för IT-policyn Varje styrdokument ska ha en ägare som ansvarar för att styrdokumentet är aktuellt, känt och finns tillgängligt på kommunens interna och externa webbplatser. Digitalstrategen är ansvarig för framtagning, uppdatering samt uppföljning av ITpolicyn. Respektive verksamhetschef är ansvarig för att styrdokumentets innehåll är känt bland medarbetarna, efterlevs och följs upp. Relaterade dokument Policy Instruktioner Rutinbeskrivningar Pyramiden ovan visar de olika styrdokumentens nivåer och inbördes förhållanden. Handlings-, projekt- och förvaltningsplaner ska följa dessa styrdokument. Övriga dokument relaterade till styrning och användning av IT och informationssäkerhet inom Upplands Väsby kommun utgörs av: IT-policy: ger förutsättningarna för att IT används effektivt och ger bästa möjliga effekt inom kommunens verksamheter. o IT-instruktion: Förvaltning, beskriver organisation och processer kring förvaltning av kommunens IT-system. Informationssäkerhetspolicy: beskriver vilja och mål för informationssäkerhetsarbetet. Denna policy är konkretiserad till: o Informationssäkerhetsinstruktion: Användare o Informationssäkerhetsinstruktion: Förvaltning o Informationssäkerhetsinstruktion: Kontinuitet och Drift Upplands Väsby kommuns projektmodell: beskriver hur projekt bör hanteras inom kommunen Avtal om nyttjande av mobiltelefon: beskriver vad som gäller kring användning av kommunens telefonitjänster och är riktad till samtliga medarbetare.
2/5 IT-Arbetsplatsen 2014-2017: Beskriver IT-arbetsplatsens för det administrativa nätet, inklusive vilka IT-verktyg vi använder samt metoder för kommunikation.