1(8) Kommunikationsavdelningen, redaktionen Karin Hansson 2013-06-14 Tema: Kommunikasjonen av resultat og kvalitet till brukeren (Statistiske produkter) Tittel: Integrerat klarspråkarbete för tillgängligare kommunikation av resultat och kvalitet Forfatternavn, e-postadresse: Karin Hansson, karin.hansson@scb.se Institusjon og arbeidsområde: SCB, kommunikationsavdelningen, språkvård Sammanfattning På SCB har vi på allvar börjat arbeta med hur vi genom att förbättra den språkliga kvaliteten kan göra statistiken mer tillgänglig. Det har vi gjort genom nära samarbete mellan en klarspråksexpert och specialister inom andra områden i två projekt, ett med syfte att förbättra kvalitetsdeklarationerna för åtta utvalda statistikprodukter och ett med syfte att skapa en ordlista med variabler och andra begrepp som statistikanvändarna möter på scb.se. Förutom dokumenterade resultat har vi genom projekten etablerat effektiva arbetsätt och metoder som kan få betydelse både i kommande projekt och i det dagliga arbetet. Bakgrund och syfte: Undanröja språkliga hinder för statistikanvändarna Under 2012 genomfördes två sedan länge planerade projekt för att förbättra SCB:s kommunikation av statistikresultaten och statistikens kvalitet. Sedan juni 2012 har SCB en klarspråksexpert vilket gjorde det möjligt att låta projekten även omfatta särskilda insatser för att åstadkomma begriplig svenska. Det är sedan länge känt på SCB att språket kan vara ett hinder när vi kommunicerar statistikens kvalitet och resultat till statistikanvändarna. Mottagaranpassat språk har alltid varit ett mål men utan klarspråksexpert har insatserna inte varit tillräckligt systematiska och omfattande för att fullt ut nå önskad effekt. I syftet med projekten ingick alltså att genom att integrera klarspråk i förbättringsarbetet utnyttja de möjligheter som språkliga insatser erbjuder för att göra det lättare för användarna att förstå statistiken och dokumentationen om dess kvalitet. Dessutom finns det sedan 2009 i Sverige en språklag som säger att myndigheternas språk ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Klarspråksarbetet i de här två projekten hade därför också som mål att bidra till att SCB uppfyller språklagen. Med vårdat, enkelt och begripligt menas i korthet att språket ska följa den officiella språkvårdens rekommendationer vara fritt från svårigheter som krånglig meningsstruktur och oförklarade facktermer anpassas efter de tilltänkta mottagarnas behov och förutsättningar. Kvalitetshöjning av kvalitetsdeklarationer Det första projektet heter Kvalitetshöjning av kvalitetsdeklarationer (se bilaga 2 för en förteckning över kvalitetsdeklarationernas innehåll). Det mest omedelbara syftet med var att erbjuda fullständigare och tydligare information om kvaliteten i statistiken för en extern granskning av SCB:s modell för kvalitetsindikatorer. Men eftersom kvalitetsdeklarationerna publiceras på SCB:s webbplats och riktar
2(8) sig till statistikens användare var det ett viktigt mål att förbättringarna skulle underlätta för statistikanvändarna. Kvalitetshöjningen omfattade följande aspekter: fullständighet enhetlighet tydlighet tillgänglighet. Ordlistan definitioner och förklaringar på webbplatsen Det andra projektet, Definitioner och förklaringar på webbplatsen, hade som mål att skapa en ordlista med statistiska termer på SCB:s webbplats. År 2011 gjordes en förstudie om statistikanvändares frågor om statistiska termer på scb.se. Studien visade att det fanns brister; statistikanvändarna fick inte alltid det stöd de behövde för att förstå och tolka statistiken på webbplatsen. För att bedöma vad som behövde förbättras mest gjordes användningstester. De största hindren vi fann i användningstesterna är: brist på hjälp där man behöver den, t.ex. i anslutning till tabeller, diagram, i ett pressmeddelande eller i en artikel språkligt svårtillgängliga ordförklaringar som förutsätter kunskaper inom statistik avsaknad av samling med alla termer på ett ställe snårig väg till de befintliga termlistor, vilket förutsätter förtrogenhet med scb.se bortom den sporadiska besökarens. Metod: Mot begripligare språk genom nära samarbete Utgångspunkten i båda projekten var att det effektivaste sättet att uppnå klarspråk är i nära samarbete mellan klarspråksexperten och de andra specialisterna i respektive projekt. I kvalitetsdeklarationsprojektet var dessa specialister metodexpert, dokumentationssamordnare, kvalitetssamordnare och ämnesexperter, och i ordlisteprojektet var de i första hand ämnesexperter och en terminolog men även en interaktionsdesigner. En viktig grundprincip var att dela på ansvaret för kvaliteten. Ingen enskild deltagare har haft sista ordet utan alla inblandade parter måste vara nöjda med texterna för att de ska anses hålla god kvalitet. Principen om delat ansvar för kvaliteten har varit nyckeln både till ett bra slutresultat och ömsesidigt förtroende hos deltagarna i projektet. Vi ville på det här sättet se till att alla relevanta aspekter av kvaliteten uppfylls så mycket som rimligen kan begäras och att uppfyllelsen av en kvalitetsaspekt inte sker på bekostnad av en annan. Detta framgångsrika, integrerade arbetssätt har inte bara lett till en korrekt och läsarvänlig ordlista samt konkreta förbättringar i kvalitetsdeklarationerna utan det är dessutom ett viktigt bidrag till SCB:s långsiktiga kvalitetsarbete. Vi är övertygade om att principen om delat ansvar för kvaliteten framgångsrikt kan tillämpas på projekt och arbetet inom många områden. I projekten hade vi samarbeten av olika slag, bland annat innehålls- och formgranskning av klarspråksexpert, dokumentationssamordnare och kvalitetssamordnare
3(8) innehålls- och formgranskning av klarspråksexpert, terminolog och ämnesexperter arbetsmöten med interaktionsdesigner, klarspråksexpert och ämnesexperter användningstester genomförda av interaktionsdesignern tillsammans med klarspråksexperten. Resultat: Bättre kommunikation och nya, effektiva arbetssätt Resultaten av kvalitetsdeklarationsprojektet är fullständigare och tydligare kvalitetsdeklarationer. Huvudsyftet med projektet var att ge bättre underlag till den externa granskningen av SCB:s kvalitetsindikatorer 2012. Att vi lyckades med visar de externa bedömarnas rapport, även om mycket kvarstår att göra. Viktigare ur ett kommunikationsperspektiv är att kvalitetsdeklarationerna efter en del mer bearbetning kommer att publiceras på SCB:s webbplats och spridas till statistikanvändarna. Det är tänkt att de omarbetade kvalitetsdeklarationerna ska tjäna som mall för de löpande, årliga publiceringarna av kvalitetsdeklarationerna för SCB:s samtliga undersökningar. Projektet Definitioner och förklaringar på webbplatsen resulterade i en ordlista med 33 poster. Det kan tyckas lite väl magert men det viktigaste resultatet är att de 33 ordförklaringarna uppfyller alla kvalitetskrav: innehållet är korrekt, den språkliga formen är läsarvänlig och den följer de terminologiska principerna. Dessutom har vi med projektet hittat och etablerat effektiva arbetssätt och metoder som kan användas framöver på SCB. Detta projekt är bara början på SCB:s långsiktiga terminologiarbete som bland annat syftar till att undanröja hinder för statistikanvändarna genom att förklara statistiska termer på ett mottagaranpassat sätt.
4(8) Bilaga 1: skärmbilder av ordlistans olika presentationsformer 1 Markerat ord i ett pressmeddelande (efter att man har klickat på det) 2 Om man klickar på Ordlista i rutan kommer man direkt till rätt ställe i ordlistan
5(8) 3 Exempel på post i ordlistan med både definition och förklaring 4 Hela ordlistan från start
6(8) 5 Markerat ord i anslutning till ett diagram (efter att man klickat på det) 6 Markerat ord i tabellhuvud (efter att man klickat på det)
7(8) Bilaga 2: innehållsförteckning och exempel ur kvalitetsdeklarationerna 1 Kvalitetsdeklarationernas innehållsförteckning 0 Inledning 1 Innehåll 1.1 Statistiska målstorheter 1.1.1 Objekt och population 1.1.2 Variabler 1.1.3 Statistiska mått 1.1.4 Redovisningsgrupper 1.1.5 Referenstider 1.2. Fullständighet 2 Tillförlitlighet 2.1 Tillförlitlighet totalt 2.2 Osäkerhetskällor 2.2.1 Urval 2.2.2 Ramtäckning 2.2.3 Mätning 2.2.4 Svarsbortfall 2.2.5 Bearbetning 2.2.6 Modellantaganden 2.3 Redovisning av osäkerhetsmått 3 Aktualitet 3.1 Frekvens 3.2 Framställningstid 3.3 Punktlighet 4 Jämförbarhet och samanvändbarhet 4.1 Jämförbarhet över tiden 4.2 Jämförbarhet mellan grupper 4.3 Samanvändbarhet med annan statistik Tisd 5.1 Spridningsformer 5.2 Presentation 5.3 Dokumentation 5.4 Tillgång till primärmaterial 5.5 Upplysningstjänster
8(8) 2 Exempel på förbättringar i kvalitetsdeklarationerna Exempel ur kvalitetsdeklarationen för undersökningen Företagens ekonomi (FEK) Före: [Ingen text alls. Information om studien eller om att en studie har gjorts saknas i den tidigare kvalitetsdeklarationen. Även en värdering av det totala täckningsfelet saknas.] Efter: Den potentiella under- och övertäckningen som beskrivs ovan leder till att statistiken behäftas med täckningsfel. En studie: Addressing coverage and measurement errors using multiple administrative data sources, gjordes 2007 som indikerar att under- och övertäckningsfel på totalnivå är av samma storleksordning varför det totala täckningsfelet bedöms som litet. Studien finns tillgänglig på SCB:s webbplats, www.scb.se/nv0109 Exempel ur kvalitetsdeklarationen för underösökningen Utrikeshandel med varor (UHV) Före: Kända mätfel Definierade kända mätfel som förekommer är felaktigt redovisad trepartshandel, redovisning av tjänsteprodukter i varuhandeln eller vice versa, redovisning av nolluppgifter (trots att EUmomsvärdet > 0 om varuförvärv redovisats till Skatteverket). Det finns även en risk att man feltolkat innebörden av reparation/lönebearbetning samt finansiell/ operationell leasing och redovisar felaktigt på grund av detta. Även lager och redovisning av programvaror kan vara förknippade med en större risk för felredovisning. Det största kända mätfelet brukar dock vara klassificeringen av varan som ska göras på en s.k. KN8-kod. Efter: Kända mätfel Det största kända mätfelet beror på felaktig klassificering av varor enligt EU:s varuklassifikation som ligger till grund för EU:s tulltaxa (anges med s.k. KN8-kod). Klassificeringen av varor på denna nivå är mycket tidskrävande för företagen, vilket försvårar för dem att lämna så precisa uppgifter som efterfrågas. SCB känner även till följande mindre allvarliga mätfel: felaktigt redovisad trepartshandel redovisning av tjänsteprodukter i varuhandeln eller vice versa redovisning av nolluppgifter trots att EU-momsvärdet > 0 om varuförvärv redovisats till Skatteverket uppskattningar av nettovikt eller annan kvantitet i stället för uppmätta värden felaktig redovisning av o reparation eller lönebearbetning o finansiell eller operationell leasing o lager o programvaror.