20 oktober 2014 Protokoll Institutionsråd vid institutionen för medicin Tid: Måndag 20 oktober, kl. 14:00 16:30 Plats: Jörgen Lehmann, Academicum Valda ledamöter Ord. & Prefekt Henrik Sjövall Vice ordf. & Proprefekt (frånvarande) Tove Hedenrud Universitetslektor Mattias Lorentzon Professor, tillika ordf. forskningsråd Magdalena Taube Forskare My Green Grundutbildning, studentrepresentant (frånvarande) Davoud Eskandari Forskarutbildning, studentrepresentant (frånvarande) T/A-personal Annika Olsson Administratör, T/A-personal Lena Strindberg Laboratorieassistent, T/A-personal (frånvarande) Mathias Arkeklint IT-samordnare, T/A-personal (frånvarande) Övriga ledamöter Mats Hagberg Avd. chef (samhällsmedicin och folkhälsa) (frånvarande) Gunnel Hensing Biträdande avd. chef (frånvarande) Jan Borén Avd. chef (molekylär och klinisk medicin) Annika Rosengren Biträdande avd. chef Malin Levin Biträdande avd. chef Claes Ohlson Avd. chef (invärtes medicin och klinisk nutrition) (frånvarande) Heléne Bertéus Forslund Biträdande avd. chef Marie Lagerqvist Biträdande avd. chef (frånvarande) Kristina Eriksson Avd. chef (reumatologi och inflammationsforskning) Inger Gjertsson Biträdande avd. chef (frånvarande) Karl Maack Representant (enheten för innovation & entreprenörskap) Annika Jakobsson Ordf. utbildningskommittéen Åsa Tivesten Ordf. forskarutbildningsutskottet (frånvarande) Esbjörn Telemo Likabehandlingsombud (frånvarande) Adjungerad Adjungerad Sekreterare
Dagordning 1. Val av justeringsperson Kristina Eriksson, avdelningschef vid reumatologi och inflammationsforskning valdes att justera protokollet. 2. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll godkändes och läggs till handlingarna. 3. Information förslag av ny ordinarie ledamot i institutionsrådet Ny representant för avdelningen för reumatologi och inflammationsforskning ska väljas. Valberedningen vid institutionen föreslår Tao Jin, forskare och läkare vid reumatologi och inflammationsforskning. informerade om processen kring fyllnadsval. Förslagsvis kommer röstberättigade anställda att kunna rösta genom att besöka Christel eller Eva Sjögren Nilsson vid angivet datum. Mer information och röstlängder på röstberättigade anställda skickas ut. Elektroniska val genomförs inte i detta val då det är ett mycket tidskrävande arbete. 4. Information ny Akademistyrelse från halvårsskiftet 2015. En ny Akademistyrelse ska utses från 2015-07-01. Institutionens beredningsgrupp kommer få i uppdrag att ge förslag på en ledamot till fakultetsstyrelsens beredningsgrupp. Processen kring detta är ännu något oklar. En instruktion om hur vi ska gå tillväga i detta arbete har utlovats från fakulteten. Prefekten uppmanade att detta är ett viktigt uppdrag och att man noga ska bevaka processen och den instruktion som kommer. Institutionens egen beredningsgrupp har suttit i tre år med mandat till 2015-06-30. 5. Information RALS 2014 informerade om årets lönerevision, som ser annorlunda ut i år då det är en separat hantering för respektive fackförbund. Oavsett revisionsmodell anger löneavtalen att minst 2,0 % ska fördelas för respektive förhandlingsområde. SEKO och OFR-anslutna medarbetare är redan färdigförhandlade med exakt 2,0 % och kommer att få sin nya lön i november. Med SACO-anslutna anställda hålls Lönesättande samtal, där alla institutioner inom SA ingår i ett pilotprojekt. Löneutbetalning av nya löner beräknas till januari 2015. Föredragande
Oorganiserade arbetstagare lönesätts genom arbetsgivarbeslut och hanteras sist. Förväntad löneutbetalning för nya löner är februari 2015. 6. Vision 2020 (handlingar bifogas) Handlingsplanen för Vision 2020 för institutionen för medicin 2014-2016 presenterades. Det framfördes synpunkter på att revidera handlingsplanen med ett tillägg om institutionens framtida budgetförändringar och fakultetens beslut om att inte fördela forskningsanslag prestationsbaserat. Tillägget är viktigt då det i hög grad påverkar visionen. 7. Information Fastställda kursplaner maj-augusti 2014 (handlingar bifogas) informerade om inom institutionen fastställda och reviderade kursplaner under perioden maj augusti 2014. Det redovisades även två kompletteringar av kursutbudet på forskarnivå, där båda kurserna hanteras inom forskarskolan CORS. 8. Läraranställningar & Adjungeringar (handlingar bifogas) - Förlängning av anställning som Senior professor, Ulf Lerner - Förlängning av adjungerad professor, Dan Mellström. Anställningarna tillstryktes utan invändningar. Prefekt gav en lägesrapport om pågående tillsättningar. 9. Administrationens omorganisation Institutionens administration ska anpassas till GU förnyas och fortsätta arbeta funktionsinriktat inom ekonomi, personal, forskarutbildning och utbildning på grund- och avancerad nivå. Som ett led i detta upphör arbetsuppgifterna som administrativ samordnare på avdelningsnivå. Prefekten har vid två möten, 23/9 och 1/10 diskuterat frågan med avdelningscheferna respektive de nuvarande administrativa samordnarna. Gruppen förde en diskussion om de små enheter, Östra och Reumatologen, som hanteras av en enskild person. Vid dessa enheter kommer även i fortsättningen en person hantera alla delar. På de avdelningar där det finns flera administratörer som jobbar med liknande arbetsuppgifter kan det finnas behov av en teamledare inom gruppen. Det ska tillsammans med administratörer göras ett arbete kring vilka tjänstebenämningar som istället ska användas, där man ska utgå från godkända tjänstebenämningar inom universitetet.
Det framkom vidare att det finns behov av ett bättre och säkrare informationsflöde inom institutionen. Alla anställda ska få korrekt information för att kunna utföra sitt arbete. Institutionen ska hitta bättre lösningar kring detta. Ett prefektbeslut fattas att fr o m 2015-01-01 kommer institutionen för medicin inte att ha funktionen administrativ samordnare på avdelningsnivå. 10. Bokslut gick igenom siffrorna i tertialbokslutet, T2. Institutionens bokslut per 2014-08-31 ligger i nivå med den periodiserade budgeten. I samband med bokslutet har en ny prognos gjorts, i vilken resultatet skrivs ner från -16,2 mnkr till -17,4 mnkr. Detta förklaras av ett större nyttjande av det bundna myndighetskapitalet på avdelningsnivå. 11. Redovisning av Sahlgrenska akademins budget för 2015 samt institutionens pågående budgetarbete. Daniel redovisade fakultetens anslagstilldelning för grundutbildning och forskningsanslag för 2015. En viss neddragning sker inom grundutbildningen för Dietistprogrammet, Folkhälsovetenskapligt program och Apotekarprogrammet. Vad gäller fakultetsanslaget fördelar fakulteten knappt hälften som basanslag till institutionerna. Av bastilldelningen tilldelas institutionen för medicin 19,7%. Budgetarbetet pågår nu inom institutionen. Det kommer att bli en mer detaljerad budget på avdelningsnivå för 2015, detta för att underlätta uppföljningsarbetet. Det blir troligtvis samma OH-påslag som för 2014. Gruppen diskuterade vad det finns för sätt att sänka OH-kostnaderna. Daniel har tagit fram en femårsbudget för forskningsverksamheten som ska presenteras för institutionens avdelningschefer under vecka 44. Denna budget kommer att ligga till grund för arbetet med att göra besparingar för att anpassa institutionens verksamhet till den nya tilldelningen av fakultetsanslag. Budgeten ska därefter presenteras och godkännas av fakultetsledningen. 12. Övriga frågor Inga övriga frågor. -
Vid protokollet Justerare Kristina Eriksson Professor Ordförande Prefekt