KOMMUNIKATIONSPOLICY
2 Förtroende och respekt för människors kunskap och egen förmåga samt för deras vilja att ta ansvar. Nacka kommuns grundläggande värdering
KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR NACKA KOMMUN Kommunikationspolicyn tar avstamp från såväl visionen om öppenhet och mångfald som kommunens grundläggande värdering; Förtroende och respekt för människors kunskap och egen förmåga samt för deras vilja att ta ansvar. Det faktum att systemet med kundval är så utbrett som styrsystem med många aktörer och anordnare, ställer krav på vårt förhållningssätt hur vi kommunicerar. Medborgarna har rätt att förvänta sig en neutral information om utbud, kvalitet och resultat. Tre viktiga lagar när det gäller kommunikation: Offentlighetsprincipen, Meddelarskyddet, Serviceskyldigheten inom Förvaltningslagen. REGLERAT I LAGEN Inom området information/kommunikation finns det tre lagar som är mycket viktiga att känna till: Offentlighetsprincipen som innebär att alla handlingar som kommit in till, eller upprättats av, myndigheten är allmänna och offentliga med undantag för handlingar som faller under sekretesslagen. Meddelarskydd och -ansvar innebär att en myndighet inte får undersöka vem som har lämnat ut information till pressen eller undersöka vem som frågar efter offentliga uppgifter. Serviceskyldigheten inom Förvaltningslagen pekar på att vi är skyldiga att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Vi ska också upplysa om rättigheter och skyldigheter, om vart man kan vända sig i olika frågor samt vem som ansvarar för vad. 3
INRIKTNINGSMÅL FÖR KOMMUNIKATIONSARBETET Anställda i Nacka kommun har skyldighet att själva ge och söka information. Information och kommunikation är strategiska styrmedel. Att utveckla, förmedla och förankra idéer och informa tion, både internt och externt, så att fullmäktiges övergripande mål uppfylls. ANSVARSOMRÅDEN Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret förkommuni kationsfrågorna i Nacka kommun. Informationsdirektören har, efter det att kommunstyrelsen fattat beslut, ansvar för kommungemensam extern och intern kommunikation, samt för policy- och profilfrågor. Informationsdirektören initierar även utbildning för nyckelpersoner inom kommunikationsområdet. Varje nämnd är övergripande ansvarig för kommunikationen, externt och internt, inom sitt ansvarsområde. Varje chef/direktör har kommunikationsansvar inom sitt ansvarsområde, gentemot sin medarbetare och sina kunder. Varje medarbetare har kommunikationsansvar gentemot sin närmaste chef, övriga medarbetare samt kunder. 4
SEX HUVUDPRINCIPER FÖR INFORMATION/ KOMMUNIKATION I NACKA KOMMUN Informationen/kommunikationen ska vara: ärlig och öppen relevant och saklig tillgänglig och begriplig snabb och offensiv planerad enhetlig. GRAFISK PROFIL Nacka kommuns grafiska profilprogam finns presenterat i ett separat häfte. Syftet med profilprogrammet är att ge ramar för hur vi ska presentera oss externt. Nacka kommuns logotyp ska alltid finnas med i vår externa information. 5
INTERNKOMMUNIKATION Kommunikation kräver lyhördhet och utrymme för dialog. Kommunikation mellan nätverk och projektgrupper är viktig för hela kommunens utveckling. Förtroendevalda ska ges relevant information som grund för sina ställningstaganden. Chefer/direktörer ansvarar för att de har nödvändiga kanaler för den interna kommunikationen. SYFTE OCH MÅL Kommunikation är ett medel för att nå fastställda mål ska skapa en öppen och serviceinriktad attityd gör att medarbetare känner delaktighet och ansvar. MÅLGRUPPER medarbetare förtroendevalda. RIKTLINJER OCH ANSVAR Chefer/direktörer i Nacka kommun har informations/ kommunikationsansvar. Kommunikation kräver lyhördhet och utrymme för dialog. Medarbetare ska informeras om Nacka kommuns och den egna enhetens mål, strategi, organisation, ekonomi, roll i samhället och framtida utvecklingsplaner ska ges möjlighet att vara delaktiga innan beslut fattas ska snabbt informeras om viktiga beslut ska informeras före eller samtidigt som massmedia har ansvar för att själv söka och ta del av den information som är en förutsättning för att kunna utföra sitt arbete. 6
EXTERN INFORMATION SYFTE OCH MÅL Genom ett långsiktigt arbete ska vi skapa trovärdighet och förståelse för vårt agerande samt etablera ett gott anseende. Nackaborna ska veta vart de ska vända sig i olika frågor. Kommunen har en viktig uppgift att medverka till insyn och ökad demokrati genom att informera våra invånare om: Nacka kommuns organisation och verksamheter hur de kan delta och påverka innan beslut fattas rättigheter och skyldigheter. MÅLGRUPPER Nackas invånare massmedia näringsliv turister och besökande organisationer, föreningar, studieförbund kommuner och landsting statliga myndigheter. 7
RIKTLINJER Nackaborna ska lätt hitta information om kommunens övergripande mål, ekonomi, planer och service. Vi ska vara väl förberedda att möta allmänhetens frågor och informera om ärenden som är av allmänt intresse, innan beslut fattas. Chefer/direktörer ansvarar för att de har nödvändiga kanaler för den externa kommunikationen. Direktörer ansvarar för att medborgarna får en neutral information om utbud, resultat och kvalitet. 8
MASSMEDIA Meddelarfrihet och åsiktsfrihet är viktiga hörnstenar i ett öppet demokratiskt samhälle. När vi uttalar oss för Nacka kommun bör vi, utan att göra avkall på dessa principer, skilja på våra privata åsikter och de åsikter vi för fram för Nacka kommuns räkning. SYFTE OCH MÅL Goda massmediekontakter ska bidra till att öka kunskapen om Nacka kommun och dess verksamhet. Den publicitet vi får är avgörande för hur vi upp fattas av omvärlden. Genom medierna kan vi förklara och öka förståelsen för vårt arbete. RIKTLINJER OCH ANSVAR Informationsdirektören leder arbetet gentemot massmedia, även om uttalanden görs av andra ansvariga personer. Chefer/direktörer ansvarar för kontakten med journalister i frågor som rör den egna verksamheten. Medierna fyller en viktig samhällsfunktion som granskare av kommunens arbete. I vårt land finns en grundlagsskyddad frihet att framföra åsikter samt en grundlagsskyddad anonymitet att lämna uppgifter till massmedia, s.k meddelarfrihet. Medarbetare som kontaktas av massmedia har en självklar rättighet att uttala sig. Vi ska informera internt i organisationen innan vi går ut och informerar externt. Det är viktigt att vi uppfattas som goda servicegivare till pressen. För att underlätta det övergripande kommunikationsarbetet är det bra om både förtroendevalda och medarbetare som har haft kontakt med massmedia i en fråga av större betydelse eller som har skickat ut press meddelanden, meddelar detta till informationsdirek tören, samt till närmaste chef/direktör. Detta gäller dock inte om kontakterna har skett inom ramen för alla anställdas och förtroendevaldas meddelarfrihet. Avsikten är således inte att på något sätt efterforska källa eller uppmana att källa röjs. 9
SPONSRING Se mer i Kommunikations - handboken. Med sponsring menas stöd i någon form som förväntas leda till goodwill för den som ger stödet. Relationen mellan stödets omfattning och goodwilleffekten ska vara rimlig. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för sponsringsfrågorna i Nacka kommun. Varje nämnd och verksamhet är ansvarig för sponsring inom sitt eget verksamhetsområde. Vägledande för all sponsring i Nacka kommun är ett urval av de etiska regler som tagits fram av Internationella handelskammaren. 10
INFORMATION VID ALLVARLIGHÄNDELSE Nacka kommun har en särskild planering för hur vi ska agera om en allvarlig händelse inträffar: Beredskap vid allvarlig händelse i Nacka kommun. Vid en katastrof planeras alla informationsinsatser centralt efter beslut i en för situationen bildad ledningsgrupp. Informationsdirektören ansvarar för kontakter med massmedia. Se mer i Kommunikationshandboken, i pärmen Allvarlig händelse i Nacka kommun eller på KanalN. Vid en mindre allvarlig händelse har chef/direktör ansvaret. Håll stadsdirektör och informationsdirektör löpande informerade. Kontakta även för råd och stöd. TILL DEN ÖVERGRIPANDE KOMMUNIKATIONSPOLICYN HÖR SKRIFTERNA Kommunikationshandbok (råd och stöd) Grafisk profil Skrivhandboken Beredskap vid allvarlig händelse i Nacka kommun Samtliga skrifter finns även på KanalN/information-kommunikation. 11
Öppenhet och mångfald Nacka kommuns vision Produktion: Nacka kommun., Nacka Partner information. Tryckt på Silverblade matt 130/200 g hos Jakobsbergs Tryckeri AB, februari 2007. 12 Nacka kommun 131 81 Nacka Tel vxl 08-718 80 00 E-post nacka.kommun@nacka.se www.nacka.se