INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ALLMÄNT...2 2. BEHOVET ATT ÄNDRA GÄLLANDE BESTÄMMELSER...2 2.1. Behörighetskrav... 2 2.2. Jäv... 3 2.3. Saklig behörighet... 4 2.4. Mottagande av en ed eller en försäkran... 5 2.5. Protokoll och saklängd... 5 3. BESTYRKANDE AV UNDERSKRIFTEN PÅ EN HANDLING...6 4. TJÄNSTER SOM ERBJUDS AV NOTARIUS PUBLICUS...7 4.1. Tillgängligheten... 7 4.2. Information... 8 5. AVGIFTER FÖR NOTARIUS PUBLICUS PRESTATIONER...8 6. UTVECKLANDE AV NOTARIUS PUBLICUS UPPGIFTER...9
2 1. ALLMÄNT Notarius publicus verksamhet regleras av lagen om notarius publicus (287/1960) som trädde i kraft den 1 januari 1961. Tidigare fanns det ingen allmän lag om notarius publicus och med denna lag samlades bestämmelserna om tjänstemän som sköter notarius publicus uppgifter samt behörighetskrav, geografisk behörighet, jävighet och protokollförande i en lag. Dessutom innehåller lagen bestämmelser om vissa notarius publicus uppgifter. Till en stor del finns bestämmelserna om notarius publicus uppgifter dock i särskilda lagar, t.ex. bestämmelserna om protest i växellagen. Syftet med lagen om notarius publicus var alltså inte (RP 72/1960) att samla ihop alla notarius publicus uppgifter som nämns särskilda lagar, utan i lagen intogs en särskild bestämmelse om att notarius publicus skall dessutom utföra de övriga åligganden som särskilt i lag eller förordning påförts notarius publicus. Huvuddelen av bestämmelserna om notarius publicus uppgifter i särskilda lagar förblev i kraft när den nya lagen trädde i kraft. Senare har många av dem dock upphävts eller förlorat sin tidigare betydelse. Förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus (367/1960) innehåller i huvudsak bestämmelser om de uppgifter som skall framgå av intyg eller expeditioner som utfärdats av notarius publicus samt närmare bestämmelser om förande av protokoll och saklängd. Efter att lagen om notarius publicus stiftades har den genomgått enbart några mindre ändringar och dessutom har ändringarna oftast gjorts i samband med andra lagstiftningsprojekt. Till exempel bestämmelserna om tjänstemän som sköter notarius publicus uppgifter och behörighetskrav ändrades i samband med underrättsreformen och lokalförvaltningsreformen. På samma sätt gjordes vissa preciseringar i lagen i samband med reformen av offentlighetslagstiftningen. Dessutom tillämpas bl.a. bestämmelserna om förvaltningsförfarande och offentlighet i myndigheternas verksamhet på notarius publicus. I notarius publicus uppgifter ingår bl.a. att bestyrka underskrifter och avskrifter av handlingar samt att bekräfta att en person är behörig att företa viss tjänsteåtgärd eller att någon innehar viss kompetens eller är rättsligt behörig att företräda en annan. Tjänstemän som sköter notarius publicus uppgifter vid magistraterna eller Ålands länsstyrelse kan dessutom ge apostille-intyg, dvs. bestyrka en allmän handling som skall uppvisas för myndigheter i en stat som tillträtt Haagkonventionen om legalisering av utländska allmänna handlingar Notarius publicus verksamheten har en stark internationell tradition. Av denna anledning behövs notarius publicus prestationer oftast för en utländsk myndighet eller samfund och enbart sällan för användning i Finland. 2. BEHOVET ATT ÄNDRA GÄLLANDE BESTÄMMELSER 2.1. Behörighetskrav Enligt 1 lagen om notarius publicus är bl.a. chefen för ett häradsämbete och en av honom förordnad tjänsteman vid häradsämbetet notarius publicus. Enligt lagens 2 är behörighetsvillkor för en tjänst som notarius publicus juris kandidatexamen. Enligt ikraftträdelsestadgandet kan dock
3 en tjänsteman vid magistraten som har utnämnts till en häradsskrivartjänst innan denna lag har trätt i kraft den 1 december 1996 fungera som notarius publicus. Bestämmelser om häradsämbeten finns i lagen om grunderna för utvecklande av den statliga lokalförvaltningen (126/1992). I ett häradsämbete kan finnas polis-, utsöknings- och åklagarenheter samt ett magistrat. Chefen för häradsämbetet har titeln häradslänsman. Länsstyrelsen förordnar någon av cheferna för enheterna i häradsämbetet att sköta denna uppgift för tre år i sänder. Oftast har det varit polischefer som förordnats till denna uppgift. Enligt 6 2 mom. polisförvaltningslagen (110/1992) är behörighetsvillkor för en tjänst som ett härads polischef juris kandidatexamen eller utöver polisbefälsexamen en vid universitet avlagd annan lämplig högre högskoleexamen samt erfarenhet av uppgiftsområdet och i praktiken visad ledarförmåga. Det finns en viss stridighet mellan dessa bestämmelser, eftersom en polischef som förordnats till häradslänsman inte nödvändigtvis har avlagt juris kandidatexamen. Arbetsgruppen anser att bestämmelserna bör ändras för att eliminera den stridighet som förekommer i de gällande bestämmelserna. Arbetsgruppen tar inte ställning till huruvida en chef för ett häradsämbete som inte har avlagt juris kandidatexamen kan fungera som notarius publicus. När detta övervägs är det dock skäl att beakta uppgiftens natur samt att grunden för uppgiften inte för väsentliga delar får avvika från internationell praxis. 2.2. Jäv Enligt 5 lagen om notarius publicus får notarius publicus inte företa en åtgärd, om han har del i saken eller om sådan särskild omständighet föreligger, som är ägnad att rubba förtroendet till hans oväld. Även om det i lagen ingår en särskild bestämmelse om notarius publicus jäv finns det en mer detaljerad definition om jäv och dess inverkan på skötseln av tjänsteåtgärden i 10 och 11 lagen om förvaltningsförfarande. I förvaltningslagen, som riksdagen godkände på våren 2003, har bestämmelserna vidare preciserats och dessutom innehåller lagen en bestämmelse om avgörande av jävsfrågor. Det har inte förekommit några större problem vid tillämpningen av bestämmelsen om notarius publicus jäv. Oftast uppstår jävsfrågor i en sådan situation att enbart en tjänsteman sköter notarius publicus uppgifter vid en myndighet. Notarius publicus jäv kan i detta fall vara ett problem med hänsyn till kundtjänsten, t.ex. om det behövs ett apostille-intyg för en handling som utfärdats av myndighetens notarius publicus. Notarius publicus tjänsten är alltid bunden till en statlig tjänst och oftast är det så att tjänstemannens huvudsakliga arbete utgörs av andra än notarius publicus uppgifter. Till exempel en häradsskrivare vid magistraten kan ha flera olika uppgifter som hänför sig till medborgar- och samfundsrättigheter, såsom bl.a. utredning om det föreligger hinder för ett äktenskap, vigsel eller registrering av partnerskap, registrering av utlänningar eller registrering av företag. I praktiken har det dock inte uppstått betydliga jävighetsproblem av att en häradsskrivare, en polischef eller annan statlig myndighet har skött notarius publicus uppgifter vid sidan av sin egen tjänst. Arbetsgruppen föreslår att bestämmelsen om notarius publicus jäv ändras för att få den att motsvara de allmänna bestämmelserna om jäv för tjänstemän. Arbetsgruppen föreslår att det
4 övervägs om bestämmelser om notarius publicus jäv över huvud taget behöver intas i lagen om notarius publicus eller om det räcker med bestämmelserna om jäv i lagen om förvaltningsförfarande och i förvaltningslagen som träder i kraft år 2004. 2.3. Saklig behörighet Tjänsten som notarius publicus regleras för de mest betydliga delarna av lagen om notarius publicus i dess ursprungliga form. På grund av den intensiva samhällsutvecklingen som skett under den tid som lagen varit i kraft är det dock skäl att överväga, om det finns anledning att för vissa delar ändra bestämmelserna om notarius publicus saklig behörighet. I lagens 4 1 mom. uppräknas vissa av de vanligaste notarius publicus uppgifterna. Uppgifterna har till största delen definierats tillräckligt tydligt och på ett så ändamålsenligt sätt att de motsvarar kundernas behov. För vissa delar är det dock svårt att motivera uppgiften som förordnats till notarius publicus. Till exempel enligt lagens 4 1 mom. 2 punkten är notarius publicus skyldig att på begäran utfärda vederhäftighetsintyg. I praktiken är intyget begränsat till att intyga att en person är vederhäftig att svara för en viss förbindelse, t.ex. borgen som hänför sig till verkställighet av en dom som inte vunnit laga kraft, en säkerhetsåtgärd eller en vräkning. Vederhäftighetsintyg utfärdas sällan och det kan över huvud taget vara svårt, eftersom det inte är möjligt att fullständigt utreda den sökandes gäldansvar. Intyget behövs dessutom oftast för utsökningsmyndigheterna, som själv har mest aktuella uppgifter om de utsökningsåtgärder som gäller för den sökande. Enligt 4 2 mom. lagen om notarius publicus skall notarius publicus dessutom utföra övriga uppgifter som särskilt i lag eller förordning påförts notarius publicus. Dylika bestämmelser finns i 6 (505/1986) lagen om stämningsmän, 15 och 18 (700/1975) lagen om faderskap, 60 (234/1929) äktenskapslagen, 1 (958/1996) köpvittnesförordningen, 20 (512/1993) fartygsregisterlagen, 24 (211/1927) lagen om inteckning i fartyg, 6 (31/1868) konkursstadgan samt 4 (4/1927) lagen om bevisning för bevakande av rätt i utlandet. Många av dessa bestämmelser har dock förlorat sin tidigare betydelse eller det kan också hända att åtgärden som nämns i bestämmelsen numera kan vidtas av en annan myndighet. I allmänhet kan det konstateras att notarius publicus ytterst sällan utför åtgärder eller förrättningar som nämns i dessa bestämmelser. Enligt 5 lagen om notarius publicus får notarius publicus inte vidta en åtgärd, som ankommer på särskild myndighet eller inrättning. Detta innebär att notarius publicus skall säkerställa att den åtgärd som han/hon bes vidta inte ankommer på annan myndighet. Även om principen som begränsar notarius publicus behörighet är tydlig, kan det i vissa fall ändå vara svårt att avgöra behörighetsfrågan. Detta beror bl.a. på att finska myndigheter allt mer baserar sina handlingar på olika dataregister. När uppgifterna behövs för finska myndigheter kan en person förete ett maskinellt undertecknat registerutdrag eller skicka uppgifterna till myndigheten med hjälp av en elektronisk dataförbindelse. Inom myndighetsverksamheten är det idag allmänt godtagbart att ge oundertecknade utskrifter ur olika register i stället för egentliga intyg. Dessa utskrifter kan inte legaliseras. Utomlands behöver kunden alltid ett på papper utskrivet intyg, som är försett med underskrift och stämpel. Notarius publicus tjänster har i praktiken behövts just för att utfärda förklaringar och intyg angående innehållet i olika registerutdrag eller sammanställningar av utdrag. I dessa situationer kan det ibland vara svårt att avgöra gränserna för en myndighets behörighet. Notarius publicus får inte heller vidta en åtgärd om ärendet är av den beskaffenhet att åtgärd av notarius publicus inte kan anses sakenlig. Dessutom skall notarius publicus överväga om åtgärden
5 kan anses vara sakenlig med beaktande av bl.a. principerna för en god förvaltning. I praktiken har detta tolkats så, att notarius publicus kan utöver uttryckligen nämnda åtgärder bestyrka nästan vad som helst under förutsättningen att kunden uppvisar tillräcklig utredning om ärendet eller att notarius publicus på annat sätt har säkra uppgifter om saken. Notarius publicus får dock inte bestyrka otydliga intyg eller sådana ärenden som han/hon inte har befogenhet att bedöma. Arbetsgruppen konstaterar att bestämmelserna om notarius publicus saklig behörighet är till största delen ändamålsenliga. Arbetsgruppen föreslår dock att uppgiften att utfärda vederhäftighetsintyg slopas. Dessutom bör bestämmelserna om saklig behörighet preciseras till att bättre motsvara nuvarande praxis och kundernas behov. Det skulle till exempel vara möjligt att slopa sådana notarius publicus uppgifter som i praktiken inte längre förekommer eller för vilka det redan har skapats ett annat förfarande. Dessutom är det skäl att överväga om den i 5 ingående bestämmelsen om notarius publicus behörighet kunde preciseras så, att den inte i onödan hindrar notarius publicus möjligheter att vidta åtgärder som med tanke på förnuftig kundtjänst kan anses vara motiverade. Preciseringen skall dock uttryckas på ett sådant sätt att ändringen inte överför en annan myndighets saklig behörighet till notarius publicus. 2.4. Mottagande av en ed eller en försäkran I lagen om notarius publicus finns inga bestämmelser om mottagande av ed eller försäkran. På grund av notarius publicus uppgiftens internationella natur kan det dock hända, att en utländsk myndighet ber kunden bekräfta det dokument han/hon undertecknat med ed. Även om en dylki ed inte ingår i Finlands rättsystem, som enbart känner den allmänna vittneseden och vissa andra ed som nämns i särskilda bestämmelser, har notarius publicus i praktiken kunnat bestyrka underskriften i en dylik handling. Notarius publicus bestyrkande av underskriftens riktighet har dock inte alltid räckt till i den stat där dokumentet har använts. Arbetsgruppen konstaterar att för denna del ger gällande bestämmelser inte tillräckliga möjligheter att möta kundens behov. Om notarius publicus ges möjligheten ta emot ovan nämnda ed som kan behövas för utländska myndigheter, skulle det inte vara frågan om att en uppgift överförs från en annan myndighet till notarius publicus eller att notarius publicus får en ny uppgift, utan det skulle vara frågan om att lagstiftningen preciseras till att motsvara nuvarande tjänstebehov. Arbetsgruppen föreslår att det övervägs om notarius publicus kunde ges möjligheten att ta emot ed eller försäkran i sådana fall, att uppgiften inte enligt lagstiftningen ankommer på annan myndighet. 2.5. Protokoll och saklängd Enligt 6 lagen om notarius publicus skall över notarius publicus förrättningar föras protokoll, om detta begärs eller om ärendets beskaffenhet det kräver eller om så bestäms annanstans i lag. I vissa ärenden, t.ex. då det i protokoll upptas förklaringar om rättsliga och ekonomiska förhållanden, är protokollförandet i sig en uppgift. Övriga ärenden i vilka protokoll skall föras är bl.a. öppnande av tresorfack, övervakande av lotteridragningar och sjöprotest. I 91 växellagen och 69 checklagen samt i 9 köpvittnesförordningen som stadgats med stöd av 1 kap. 6 jordabalken finns särskilda bestämmelser om prokoll- och diarieförande.
6 Enligt 3 förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus skall det av protokollet framgå ort och tid för förrättningen och namn, yrke och hemort för den som ansökt om förrättning, förrättningens art och redogörelse för dess förlopp samt i det fall som avses i 4 1 mom. 3 punkten lagen om notarius publicus där nämnda förklaringar. Protokollförandet sker i praktiken på så sätt att protokollet som förs av notarius publicus jämte möjliga bilagor arkiveras i nummer- och tidsföljd. Övriga förrättningar (dvs. förrättningar som inte protokollförs), med undantag av bestyrkande av namnteckningars och avskrifters riktighet, skall antecknas i en kronologiskt förd saklängd. I saklängden, som förs i kronologisk ordning skilt för varje år, skall enligt 4 förordningen angående tillämpning av lagen om notarius publicus antecknas ort och tid för vidtagen åtgärd, namn, yrke och hemort för den som ansökt om förrättning samt i korthet förrättningens art. I saklängden antecknas t.ex. bestyrkanden av meritförteckningar Enligt artikel 7 i apostillekonventionen skall det över apostille-intyg föras en förteckning eller ett kortregister av vilket framgår bl.a. intygets nummer och datum samt uppgifter om vem som utfärdat den handling som apostille- intyget gäller. I praktiken består förteckningen av kopior på apostilleintyg. Med hjälp av förteckningen kan man på begäran intyga att intygets innehåll överensstämmer med uppgifterna i förteckningen eller kortregistret. Arbetsgruppen har konstaterat att med undantag av förteckningen eller kortregistret över apostilleintyg tillämpar myndigheterna varierande praxis vid förande av protokoll och sakläng. I fråga om de uppgifter som skall framgå av protokollet och saklängden är bestämmelserna föråldrade och för många delar oändamålsenliga. Enligt arbetsgruppen är finns det skäl att modernisera och precisera dessa bestämmelser, även om det inte är frågan om ett stort praktiskt problem. Arbetsgruppen föreslår att bestämmelserna om förande av protokoll och saklängder ändras på så sätt att bl.a. bestämmelserna om förteckningarnas användningsändamål och de uppgifter skall framgå av dem samt förvaringssätt preciseras. 3. BESTYRKANDE AV UNDERSKRIFTEN PÅ EN HANDLING Många av de privaträttsliga handlingar som förutsätter två vittnen är familje- och kvarlåtenskapsrättsliga avtal. Enligt 66 äktenskapslagen skall underskriften i ett äktenskapsförord bevittnas av två ojäviga personer. Personerna skall vara ojäviga enligt vad som i 17 kap. 43 rättegångsbalken föreskrivs om ojävighet. Magistraterna har konstaterat att i samband med vigsel som förrättas av en häradsskrivare begärs det ofta om bestyrkande av äktenskapsförord. Magistratens tjänstemän har i dessa fall fungerat som vittnen, även om de inte är skyldiga att göra detta. Enligt kunderna är det lättare att låta tjänstemännen bestyrka äktenskapsförordet än att på annat sätt skaffa lämpliga ojäviga vittnen. Dessutom har man lagt märke till att när äktenskapsförordet gäller en utländsk person bes det uttryckligen om att notarius publicus ensam bestyrker handlingen. En allmän förutsättning för ett giltigt testamente är enligt bestämmelserna i kap. 10 ärvdabalken att testamentet upprättas skriftligen i två vittnens samtidiga närvaro och att vittnen bestyrker handlingen med sina namnteckningar. I rättspraxis finns det dock flera exempel på att ett testamente har förklarats ogiltigt på grund av ett ojävigt vittne eller något annat fel som skett vid bevittnandet av testamentet. Om notarius publicus ges möjligheten att ensam bestyrka testamente skulle detta öka testamentsgivarens rättssäkerhet. Rättsäkerheten ökas speciellt i det avseendet, att om notarius
7 publicus bestyrker testamentet minskar risken för att ett vittne är ojävigt. Dessutom kan det hända att kunden på samma sätt som vid äktenskapsförord föredrar att vittnet är en utomstående tjänsteman. Arbetsgruppen anser att det är ändamålsenligt och motiverat att notarius publicus ges möjligheten att ensam bestyrka underskrifterna i sådana handlingar, som enligt lagstiftningen skall bevittnas av två ojäviga vittnen. Notarius publicus bestyrkande skulle kunna användas parallellt med det nuvarande förfarandet. 4. TJÄNSTER SOM ERBJUDS AV NOTARIUS PUBLICUS 4.1. Tillgängligheten I alla 90 härad finns notarius publicus. Chefen för ett häradsämbete och chefen för en magistrat samt landskapsåklagaren och landskapsfogden i landskapet Åland är notarius publicus på tjänstens vägnar. Dessutom kan en tjänsteman vid häradsämbetet eller magistraten, eller en tjänsteman vid länsstyrelsen i landskapet Åland, som uppfyller behörighetsvillkoren förordnas till notarius publicus. I synnerhet magistraterna, som har sammanlagt 130-150 anställda med juris kandidatexamen, har goda möjligheter att erbjuda notarius publicus tjänster. Utfärdande av apostille-intyg baserar sig på konventionen om slopande av kravet på legalisation av utländska allmänna handlingar. Apostillekonventionen tillämpas på en allmän handling som upprättats i en föredragsslutande stat och som är avsedd att företes i en annan föredragsslutande stat. När en allmän handling som utfärdats av en finsk myndighet skall användas utomlands skall den oftast legaliseras av utrikesministeriets rättsavdelning eller förses med ett apostille-intyg. Enligt gällande lagstiftning kan notarius publicus vid magistraterna och Ålands länsstyrelse utfärda apostille-intyg enligt apostillekonventionen. Övriga notarius publicus har alltså inte befogenhet att utfärda apostille-intyg. Detta har inte vållat några större problem, eftersom apostille-intyget alltid utfärdas för en handling och därmed behöver kunden inte personligen besöka notarius publicus. I lagen om kundbetjäning vid gemensamma serviceenheter inom den offentliga förvaltningen (802/1993) ingår bestämmelser om på vilka grunder myndigheterna kan tillhandahålla sina tjänster i form av samservice. Enligt lagen kan en myndighet bemyndiga en annan myndighet att med dess medgivande med full befogenhet sköta uppgifter som inte förutsätter ändamålsenlighetsprövning och inte är förknippade med tillgripande av tvångsmedel. Om samservice ingås ett skriftligt avtal, där de ekonomiska och funktionella villkoren för uppgifterna definieras. Den myndighet som fått ett bemyndigande har samma rättigheter och skyldigheter som gäller den myndighet som gett bemyndigandet. Närmare bestämmelser om tillhandahållande av tjänster finns i statsrådets beslut (847/1993) som utfärdats med stöd av ovan nämnda lag. Enligt 1 2 mom. statsrådets beslut kan avtalet om ordnande av service ingås bl.a. så att en enskild person som är i en annan avtalsparts tjänst får i uppdrag att sköta en viss uppgift eller en viss typ av service. I beslutets 2 1 mom. 6 punkten bestäms vidare att bestyrkande av riktigheten hos en underskrift och en kopia av en handling är en sådan tjänst som kan tillhandahållas som samservice. Inrikesministeriet har den 13 juni 2002 tillsatt en arbetsgrupp med uppgiften att utreda reformen av samservicelagstiftningen. I samservicearbetsgruppens utkast till regeringsproposition föreslås det inte att tjänster som erbjuds av notarius publicus skulle kunna överföras till en annan myndighet med stöd av ett samserviceavtal. Enligt propositionen föreslås det även att den i statsrådets beslut ingående bestämmelsen om bestyrkande av riktigheten hos en underskrift och en kopia av en handling skall
8 upphävas. Arbetsgruppen konstaterar att tjänsten som notarius publicus är en personlig uppgift som baserar sig på en tjänstemans tjänsteställning eller ett särskilt förordnande. Lagen om notarius publicus innehåller uttömmande bestämmelser om vem som kan sköta denna tjänst. Av denna anledning anser arbetsgruppen att det inte är möjligt att utvidga tillhandahållandet av dessa tjänster med hjälp av samserviceavtal. Arbetsgruppen anser att den nuvarande lagstiftningen ger tillräckliga möjligheter att säkerställa ett tillräckligt utbud av tjänster som erbjuds av notarius publicus. Detta gäller också i fråga om apostille-intyg. Det finns inget omedelbart behov att ändra lagstiftningen. Enligt arbetsgruppen finns det inget behov eller möjligheter att erbjuda dessa tjänster som samservice. Däremot kunde vissa bestämmelser om utvidgandet av serviceutbudet vid behov intas i lagen om notarius publicus. 4.2. Information Information om tjänster som erbjuds av notarius publicus kan under tjänstetid erhållas från magistraterna, häradsämbetena och utrikesministeriet. På magistraternas och utrikesministeriets webbplatser finns dessutom allmän information om notarius publicus och vissa tjänster som erbjuds av notarius publicus. Arbetsgruppen anser att i synnerhet Internet kunde användas mer effektivt för informering och rådgivning. Mer effektiv användning av Internet skulle främja flexibel kundtjänst. Dessutom kunde kontaktuppgifterna för notarius publicus finnas tillgängliga på nätet. För upprätthållandet av notariernas kontaktuppgifter kunde man upprätta ett register (liknande till köpvittnesregistret). Uppgifterna i registret kunde utnyttjas även vid skötseln av notariella uppgifter, t.ex. om den som utfärdar ett apostille-intyg eller legaliserar en handling inte känner till notariet som undertecknat handlingen, kan behörigheten kontrolleras i registret. Arbetsgruppen föreslår att det upprättas ett register över notarius publicus. Dessutom bör Internet utnyttjas mer effektivt vid informering. 5. AVGIFTER FÖR NOTARIUS PUBLICUS PRESTATIONER Avgifterna som uppbärs för notarius publicus prestationer baserar sig på de avgiftsförordningar som skilt för varje år utfärdas av inrikesministeriet och justitieministeriet. Avgifternas storlek och grunderna för hur avgifterna bestäms är inte för alla delar tillfredsställande. Till exempel avgiften som uppbärs för bestyrkande av riktigheten hos en kopia av en handling är 1,80 euro/sida. I förhållande till kostnaderna för materialet och arbetet är avgiften låg. Avgiften för prestationen vid bestyrkande av riktigheten hos en kopia bör bestämmas i förhållande till hur mycket arbetstid det tar att jämföra originalhandlingen med kopian som kunden har med sig, eller i förhållande till kostnaderna som föranleds av kopieringen om handlingen kopieras på plats. Bestämmelsen om att maximiavgiften för handlingarna är 18 euro oberoende av sidoantalet kan också i vissa fall vara orimlig ur myndighetens synvinkel. Vissa prestationer förutsätter att notarius publicus personligen besöker kunden. Till exempel vid öppnande av tresorfack kan det vara svårt att förutse hur länge det tar att utföra uppgiften. I dessa fal skulle det vara motiverat att också resekostnaderna samt kostnaderna för arbetstiden som använts för prestationen uppbärs av kunden.
9 Notarius publicus har vissa samma uppgifter som andra myndigheter. Ändå kan storleken av och grunderna för avgifterna avvika, t.ex. avgiften som polisen uppbär för övervakning av lotteridragningar avviker från avgifterna som uppbärs för notarius publicus prestationer. I förordningen om polisens avgifter finns bestämmelser bl.a. om att resekostnaderna skall ersättas och att det för prestationen kan uppbäras en tidsbunden avgift. Arbetsgruppen föreslår att avgifterna som uppbärs för notarius publicus prestationer ändras till att bättre motsvara kostnaderna som föranleds av prestationen. Det bör också vara möjligt att uppbära en tidsbunden prestationsavgift och att få ersättning för resekostnaderna. Dessutom bör avgifterna inom olika förvaltningsområden i allmänhet göras mer enhetliga. 6. UTVECKLANDE AV NOTARIUS PUBLICUS UPPGIFTER Justitieministeriet har ansvaret för notarius publicus uppgifter och utvecklandet av dem. Efter att lagen om notarius publicus stiftades har man inte utfört några omfattande utredningar om de allmänna förutsättningarna för tjänsten, även om uppgiften har blivit allt mer internationell. Till exempel inverkan av EU-medlemskapet eller möjligheterna att utveckla uppgiften i en alleuropeisk riktning har inte utretts. Behörighetsvillkor för tjänst som notarius publicus är juris kandidatexamen och denna utbildning ger tillräckliga färdigheter att sköta uppgiften. Däremot har man inte ordnat någon vidareutbildning som skulle ge djupare förtrogenhet med uppgifterna. En förutsättning för att notarius publicus uppgifterna skall kunna skötas väl och på ett enhetligt sätt, är att notarierna har möjligheter att utveckla och uppdatera sina yrkeskunskaper. I förordningen angående tillämpningen av lagen om notarius publicus har särskild uppmärksamhet fästs vid notariernas språkkunskaper. Handboken som utarbetats för notarius publicus och som främst innehåller rekommendationer för utförande av uppgifterna avses att fungera som praktisk vägledning för personer som sköter dessa uppgifter. Det är viktigt handboken uppdateras i takt med utvecklingen inom rättspraxisen och lagstiftningen. Justitieministeriet har ansvaret för utvecklandet av notarius publicus uppgifter samt för behövlig utbildning och informering. Arbetsgruppen anser att det vid utvecklandet av notarius publicus uppgifter är viktigt att följa i synnerhet den internationella utvecklingen samt att vidta de åtgärder som denna utveckling förutsätter. Uppmärksamhet bör fästas vid att utveckla och upprätthålla notariernas språkkunskaper. Arbetsgruppen föreslår också att magistraternas utvecklingschef som arbetar vid Länsstyrelsen i Östra Finlands län fungerar som kontaktperson i fråga om utvecklandet av handboken för notarius publicus.