Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Överförmyndarnämnden Tid: Tisdagen den 1 Mars 2016, kl 17.00 Plats: Rådslaget, Rådhuset, Alingsås Information och överläggningar Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Revisionens grundläggande granskning av Alingsås kommun 2015 2. Regional lägesbild - flyktingsituationen Birgit Thorman (S) Ordförande Angelica Nåfors Sekreterare Tel: 0322617270 E-post: angelica.nafors@alingsas.se
Ärende 1 Revisionens grundläggande granskning av Alingsås kommun 2015
Revisorerna Göteborg 2016-02-05 Alingsås kommun Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Miljöskyddsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Valnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Årlig grundläggande granskning 2015 Kommunens revisorer har genomfört ovanstående granskning. Rapport har upprättats efter genomförd granskning. Rapporten fastställdes på revisionsmöte den 26 januari varvid revisorerna beslutade att sända rapporten till nämnden. Våra granskningsrapporter skall löpande redovisas till kommunfullmäktige under året. Vi skall redovisa rapporten vid kommunfullmäktiges sammanträde den 30 mars och skulle vilja ha Era kommentarer och redovisning på åtgärder utifrån granskningens rekommendationer så snart som möjligt, dock senast den 8 april. Skicka era svar till erik.soderberg@se.ey.com samt till kommunstyrelsen@alingsas.se för registrering i Revisionens diarium. Med vänliga hälsningar Erik Söderberg På uppdrag av kommunens revisorer Kopia till: Kommunfullmäktiges presidium
Datum: 2016-02-25 Överförmyndarnämnden Handläggare: Angelica Nåfors Direktnr: 0322617270 Beteckning: 2016.001 ÖN Revisionens grundläggande granskning av Alingsås kommun 2015 Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har genomfört granskning av Alingsås kommuns nämnder. Efter utförd granskning har rapport upprättats och skickats ut till nämnderna. I rapporten framgår att kommunens revisorer rekommenderar att överförmyndarnämnden säkerställer att internkontrollen genomförs enligt plan. Förvaltningens yttrande Kommunledningskontoret har tagit del av rapporten och de åtgärder som presenteras. Det är av stor vikt att interkontroll genomförs och följs upp, vilket inte skett till fullo under år 2015. Interkontrollen genomfördes i början av år 2016, och har rapporterats till nämnden i samband med årsredovisning. Förslag till beslut i Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden föreslås godkänna rapporten och de rekommendationer som kommunens revisorer har lagt fram. Överförmyndarnämnden säkerställer att internkontroll genomförs enligt plan. Exp: Kommunens revisorer Överförmyndaren Eva Karlsson Kanslichef Angelica Nåfors Kanslistrategl Godkänd av: Eva Karlsson Titel: Datum: 2016-02-25
Ärende 2 Regional lägesbild - flyktingsituationen
Karta 1. Socialförvaltningar Läget enligt enkät vecka 6 Bengtsfors Strömstad Dals-Ed Åmål Gullspång Tanum Färgelanda Mellerud Sotenäs Lysekil Munkedal Orust Tjörn Uddevalla Stenungsund Vänersborg Grästorp Trollhättan Essunga Lilla Lidköping Vara Herrljunga Töreboda Mariestad Karlsborg Götene Skövde Tibro Skara Hjo Falköping Tidaholm Kungälv Ale Alingsås Vårgårda Öckerö Lerum Göteborg Partille Härryda Bollebygd Borås Ulricehamn Mölndal Mark Svenljunga Tranemo Föregående rapportering Påverkan Ingen Måttlig Betydande Allvarlig Kritisk Definition Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten genomförs enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls. Tillgängliga resurser är tillfyllest. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är inte övermäktig. En eller två av kriterier för betydande påverkan är uppfyllda. Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten genomförs delvis enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls endast till del. Tillgängliga resurser är ansträngda. Belastningen på personal eller funktioner/ verksamheter börjar bli övermäktig. En eller två av kriterierna för kritisk påverkan är uppfyllda. Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten kan ej genomföras enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls ej. Tillgängliga resurser är uttömda och nya kan ej tillföras eller omfördelas. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är övermäktig.
Karta 2 Överförmyndarverksamhet Läget enligt enkät vecka 6 Bengtsfors Strömstad Dals-Ed Åmål Gullspång Tanum Färgelanda Mellerud Sotenäs Lysekil Munkedal Orust Tjörn Uddevalla Stenungsund Vänersborg Grästorp Trollhättan Essunga Lilla Lidköping Vara Herrljunga Töreboda Mariestad Karlsborg Götene Skövde Tibro Skara Hjo Falköping Tidaholm Kungälv Ale Alingsås Vårgårda Öckerö Lerum Göteborg Partille Härryda Bollebygd Borås Ulricehamn Mölndal Mark Svenljunga Tranemo Föregående rapportering Påverkan Ingen Måttlig Betydande Allvarlig Kritisk Definition Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten genomförs enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls. Tillgängliga resurser är tillfyllest. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är inte övermäktig. En eller två av kriterier för betydande påverkan är uppfyllda. Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten genomförs delvis enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls endast till del. Tillgängliga resurser är ansträngda. Belastningen på personal eller funktioner/ verksamheter börjar bli övermäktig. En eller två av kriterierna för kritisk påverkan är uppfyllda. Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten kan ej genomföras enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls ej. Tillgängliga resurser är uttömda och nya kan ej tillföras eller omfördelas. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är övermäktig.
Karta 3 Skolor och utbildning m.m. Läget enligt enkät vecka 6 Bengtsfors Strömstad Dals-Ed Åmål Gullspång Tanum Färgelanda Mellerud Sotenäs Lysekil Munkedal Orust Tjörn Uddevalla Stenungsund Vänersborg Grästorp Trollhättan Essunga Lilla Lidköping Vara Herrljunga Töreboda Mariestad Karlsborg Götene Skövde Tibro Skara Hjo Falköping Tidaholm Kungälv Ale Alingsås Vårgårda Öckerö Lerum Göteborg Partille Härryda Bollebygd Borås Ulricehamn Mölndal Mark Svenljunga Tranemo Föregående rapportering Påverkan Ingen Måttlig Betydande Allvarlig Kritisk Definition Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten genomförs enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls. Tillgängliga resurser är tillfyllest. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är inte övermäktig. En eller två av kriterier för betydande påverkan är uppfyllda. Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten genomförs delvis enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls endast till del. Tillgängliga resurser är ansträngda. Belastningen på personal eller funktioner/ verksamheter börjar bli övermäktig. En eller två av kriterierna för kritisk påverkan är uppfyllda. Följande tre kriterier uppfyllda: Verksamheten kan ej genomföras enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls ej. Tillgängliga resurser är uttömda och nya kan ej tillföras eller omfördelas. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är övermäktig.
Karta 4. Bedömd total översikt enligt kommunenkäter m.m. vecka 6 Bengtsfors Strömstad Dals-Ed Åmål Gullspång Tanum Färgelanda Mellerud Sotenäs Lysekil Munkedal Orust Tjörn Uddevalla Stenungsund Vänersborg Lilla Ess- Trollhät- Grästorp Herr- Lidköping Vara Töreboda Mariestad Karlsborg Götene Skövde Tibro Skara Hjo Falköping Tidaholm Kungälv Ale Alingså Vårgårda Öckerö Lerum Göteborg Partille Härryda Mölndal Bollebygd Borås Ulricehamn Föregående rapportering Mark Svenljunga Tranemo MiV VGR Polis KBV Tull MRV RÖS SÄRF NÄRF RSG MITTBOHUSLÄN
Datum: 2016-02-25 Överförmyndarnämnden Handläggare: Angelica Nåfors Direktnr: 0322617270 Beteckning: 2016.004 ÖN Regional lägesbild - flyktingsituationen Ärendebeskrivning Länsstyrelsen Västra Götaland och MSB skickar varje vecka ut lägesbilder över hur flyktingsituationen ser ut i Västra Götalandsregionen. I rapporten visas lägesbild från socialförvaltningar, överförmyndarverksamheter, skolor och utbildning mm samt en övergripande bedömd total översikt enligt kommunenkäter mm per vecka. Läget definieras av olika grader av påverkan, vilka är; Ingen Måttlig Betydande Allvarlig Kritisk Alingsås överförmyndarverksamhet har bedömts ha en betydande påverkan av flyktingsituationen, vilket presenteras i lägesbilden. Förvaltningens yttrande Kommunledningskontoret har sen lägesbilderna började skickas ut menat på att överförmyndarverksamheten påverkas i högre grad än vad som anges i lägesbilden. För att uppnå kritisk påverkan ska följande tre kriterier vara uppfyllda: verksamheten kan ej genomföras enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls ej. Tillgängliga resurser är uttömda och nya kan ej tillföras eller omfördelas. Belastningen på personal eller funktioner/verksamheter är övermäktig. Nivån under kritisk påverkan, allvarlig påverkan, uppnås genom att en eller två av kriterierna för kritisk påverkan är uppfyllda. Alingsås överförmyndarverksamhet kan ej genomföras enligt plan, lagstadgade och andra krav uppfylls ej. Belastningen på personal och verksamhet är övermäktig. Således uppfyller Alingsås överförmyndarverksamhet en allvarlig påverkan, vilket också borde förmedlas vidare i lägesbilden. Resurser för att rekrytera mer personal tillgängliga, vilket gör att kritisk påverkan ej uppnås.
Förslag till beslut i Överförmyndarnämnden Överförmyndarnämnden bedömer att överförmyndarverksamheten påverkas allvarligt av flyktingsituationen och bedömningen i lägesbilden ska därför höjas till allvarlig påverkan. Exp: SN, Klk för kännedom Överförmyndaren Eva Karlsson Kanslichef Angelica Nåfors Kanslistrateg Godkänd av: Eva Karlsson Titel: Datum: 2016-02-25