STADGAR för den ideella föreningen Volvo i Eskilstuna Musikkår med hemort i Eskilstuna kommun. Föreningen bildades 1943 under namnet Bolinder Munktells Musikkår. Stadgarna senast fastställda av extraårsmöte den 16 april 2012. 1 Föreningens verksamhetsidé Föreningen är religiöst och politisk obunden och arbetar på ideell grund utan vinstintresse och skall verka för musikalisk gemenskap genom blåsmusik. Detta innebär bland annat att arrangera konserter i egen regi samt medverka med musik vid evenemang inom Volvobolagen enligt årlig överenskommelse med Volvobolagens kontaktperson. 2 Sammansättning Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar. 3 Beslutande organ Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelse. 4 Firmateckning Föreningen firmatecknas av föreningens ordförande och kassör var för sig eller om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter i förening. 5 Verksamhets- och räkenskapsår Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m. den 1 december t.o.m. den 30 november. Styrelsens arbetsår omfattar tiden mellan två årsmöten.
6 Stadgetolkning med mera Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår Föreningens verksamhet bedrivs enligt dessa stadgar. Meningsskiljaktigheter beträffande stadgarnas tolkning avgörs av styrelsen. Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen. Styrelsen skall tillse att dessa stadgar finns tillgängliga för medlemmarna. 7 Stadgeändring Beslut om ändring eller upphävande av dessa stadgar fattas på två av varandra följande årsmöten med minst två månaders mellanrum. För beslut om ändring eller upplösning av dessa stadgar krävs beslut där två tredjedelar av de röstande bifaller beslutet. Stadgarna kan också ändras i ett beslut om minst hälften av föreningens medlemmar biträder beslutet. Detta sätt får ej tillämpas vid ändring av denna paragraf. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen. Föreningen får icke såsom vilande antaga ett förslag om stadgeändring som är oförenligt med annat vilande stadgeförslag, utan att samtidigt beakta det först antagna förslaget. Stadgeändring gäller från och med den tidpunkt årsmötet bestämmer eller, om sådan tidpunkt ej är fastställd, från och med påföljande verksamhetsår. 8 Upplösning av föreningen För upplösning av föreningen krävs beslut av två av varandra följande årsmöten med minst två månaders mellanrum där beslutet bifalles av två tredjedelar av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall anges dels hur föreningens tillgångar skall användas, till exempel till ett bestämt musikändamål 1), dels var den upplösta föreningens handlingar m.m. skall arkiveras t.ex i folkrörelsearkiv eller motsvarande. 1) Sådant ändamål skall fastställas innan upplösning sker. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 2 (8)
Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår FÖRENINGENS MEDLEMMAR 9 Medlemskap Medlemskap beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Medlemmar förtecknas i en lista som föreningens sekreterare ansvarar för. Medlem i föreningen har en röst vid omröstningar. Medlemsavgift fastställs av årsmötet och betalas till föreningen före mars månads utgång. Medlem i föreningen äger rätt att - delta i föreningens aktiviteter och möten - erhålla fortlöpande information om föreningens angelägenheter Medlem i föreningen skall: - verka för föreningens gemensamma mål - betala den medlemsavgift som fastställts av årsmötet - verka för föreningens sammanhållning och utveckling - följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av organ inom föreningen - på lämpligt sätt vårda föreningens egendomar Det är inget krav att vara medlem i föreningen för att delta i verksamheten. Medlemskap uppmuntras för att den enskilde ska erbjudas möjlighet att påverka verksamheten samt kunna erhålla information om densamma. Ansökan om medlemskap kan avslås om det kan antas att vederbörande kommer att motarbeta föreningens ändamål eller intressen. Beslut att avslå medlemsansökan skall fattas av styrelsen. I beslutet skall skälen redovisas samt anges vad den medlemssökande skall iaktta för att överklaga beslutet. Beslutet skall inom fem dagar från dagen för beslutet skriftligen tillställas den som fått avslag på medlemsansökan. Ersättningar från spelningar fördelas enligt styrelsens beslut till de vid spelningar och repetitioner medverkande medlemmarna. Dessa ersättningar förvaltas av styrelsen. Syftet är att finansiera gemensamma aktiviteter. 10 Utträde och uteslutning Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift för två på varandra följande verksamhetsår får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen och meddelas detta skriftligen av styrelsen. Medlem kan uteslutas ur föreningen om vederbörande har motarbetat föreningens ändamål eller intresse. Beslut att utesluta medlem på dessa grunder tas på årsmöte. Vid utträde/uteslutning ur föreningen förblir erlagd medlemsavgift och eventuella tillgångar föreningens. Föreningens egendomar (t.ex. instrument, uniform, noter etc.) skall återlämnas snarast till föreningen. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 3 (8)
ÅRSMÖTE och EXTRA ÅRSMÖTE 11 Tidpunkt och kallelse Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av januari månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse och förslag på föredragningslista till årsmötet skall av styrelsen senast fyra veckor före årsmötet tillställas medlemmarna. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga. 12 Förslag till ärenden att behandlas av årsmötet Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmötet. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast tre veckor före årsmötet på det sätt styrelsen föreskriver. 13 Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet Medlem som i föreskriven ordning har betalat sina avgifter till föreningen har rösträtt (en röst) vid årsmöte. Rösträtten är personlig och får inte överlåtas. Samtliga medlemmar har yttrande- och förslagsrätt. 14 Beslutsmässighet Årsmötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. Styrelsen är beslutsmässig om minst hälften av styrelsemedlemmarna inklusive ordförande är närvarande. 15 Beslut och omröstning Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering). Enkel majoritet tillämpas om ej annat anges i dessa stadgar. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock röstning ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om han är röstberättigad. Är han inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag eller liknande. 16 Valbarhet Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 4 (8)
Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår 17 Ärenden vid årsmötet Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras: 1. Årsmötets öppnande 2. Representant från Volvo CE 3. Fastställande av röstlängd för mötet. 4. Val av årsmötesfunktionärer - ordförande - sekreterare - två justerare tillika rösträknare. 5. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 6. Godkännande av föredragningslista. 7. Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret, - föredragning - godkännande 8. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret. - föredragning - godkännande - beslut om årets resultat - beslut om fördelning av likviditet 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 10. Fastställande av medlemsavgifter. 11. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 12. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets- /räkenskapsåret. 13. Val av styrelse - Ordförande för en mandattid av 2 år (udda år) - Sekreterare för en mandattid av 2 år (udda år) - Vice ordförande mandattid av 2 år (jämna år) - Kassör för en mandattid av 2 år (jämna år) - 3 styrelseledamöter för en mandattid av 1 år vardera 14. Val av övriga funktioner, samtliga för en mandattid av 1 år - 2 revisorer - 1 revisorssuppleant - 2 materialförvaltare - 2 notbibliotikarier - 3 kontaktmän för spelningar - 1 PR ansvarig - Musikråd - 2 för valberedning varav en är sammankallande 15. Beslut om firmatecknare 16. Framtida verksamhet 17. Övriga frågor 18. Mötets avslutande Beslut i fråga av större ekonomisk betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte finns med i kallelsen till mötet. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 5 (8)
18 Extra årsmöte Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte om ett behov av ett sådant föreligger. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en femtedel av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall avfattas skriftligen och innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom två veckor utlysa ett sådant möte. Mötet skall hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast en vecka före mötet. Underlåter styrelsen att inom två veckor utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 14 och 15. VALBEREDNINGEN 19 Sammansättning och åligganden Valberedningen består av två ordinarie ledamöter valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder inför årsmöte, extra årsmöte eller vid eventuellt fyllnadsval. Valberedningen skall senast sex veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Valberedningens förslag ska distribueras samtidigt med övriga årsmöteshandlingar. REVISORER 20 Revision För kontroll av föreningens räkenskaper väljes vid årsmötet två revisorer jämte en suppleant. Dessa väljes för en tid av ett räkenskapsår. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar som revisorerna önskar ta del av närhelst de så begär. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast två veckor före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast en vecka före årsmötet. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 6 (8)
Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår STYRELSEN 21 Sammansättning Föreningens angelägenheter handhas av styrelsen. Den skall, inom ramen för dessa stadgar, verka för föreningen och tillvarata dess intressen. Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör samt tre ledamöter. Musikkårens muskaliska ledare adjungeras vid behov till styrelsemötena. Genom val på årsmöte utses ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör och antal ledamöter enligt dessa stadgar. Ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare väljs av årsmöte med en mandat period på två år. Val av ordförande och sekreterare respektive vice ordförande och kassör sker vartannat år. Avgår ledamot före mandattidens utgång, avgör styrelsen om fyllnadsval eller adjungerad medlem ska träda in i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. nästföljande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Styrelsen kan vid behov och till sin hjälp adjungera medlemmar i föreningen för olika projekt och kommittéer i den omfattning som styrelsen finner lämpligt. Styrelsen sammanträder när ordföranden så bestämmer, dock minst fyra gånger per år. Styrelsemöten skall protokollföras. 22 Styrelsens åligganden 22.1 När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att: - verkställa av årsmötet fattade beslut, - planera, leda och fördela arbetet inom föreningen, - utse en musikalisk ledare för föreningen, - ansvara för och förvalta föreningens medel, - tillställa revisorerna räkenskaper, - tillse att föreningens stadgar följs, - förbereda årsmöte 22.2 Ordföranden är föreningens officiella representant. Ordföranden skall leda styrelsens möten och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs. Har ordföranden förhinder skall vice ordföranden träda in i ordförandens ställe. Har inte annat beslutats ankommer nedan angivna uppgifter på sekreteraren och kassören. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 7 (8)
Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår 22.3 Sekreteraren ansvarar för att: - tillsammans med ordföranden förbereda föreningens årsmöte, - föra protokoll över styrelsens sammanträden, - se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras, - ansvara för att föreningens medlemslista är aktuell, - om ordföranden/styrelsen/årsmötet inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar, - årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen. 22.4 Kassören ansvarar för att: - se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen, - se till att föreningen söker bidrag från stat, kommun eller riks- och distriktsorganisation och liknande som finns att få, - svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper, - till årsmötet upprätta balans- och resultaträkningar, - i förekommande fall se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid, - i förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter, uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet, - förvalta materiel och föra inventarieförteckning, om ej särskild materialförvaltare utsetts av årsmöte eller styrelsen. 23 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning Styrelsens sammanträden påkallas av ordföranden, eller då minst halva antalet valda ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga valda ledamöter kallats och då ordförande och minst halva antalet valda ledamöter inklusive ordförande är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde alternativt via e-post. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträde. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en av varje möte särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet. 24 Överlåtelse av beslutanderätten Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande enligt föregående stycke skall fortlöpande underrätta styrelsen härom. 12-04-16 Stadgar Volvo i Eskilstuna Musikkår.doc Sida 8 (8)