It-kostnadsuppdraget Ett gemensamt språk Frukostseminarie 2015-06-04 Förstärkt styrning, samordning och uppföljning av den övergripande itanvändningen i staten En god bild av myndigheternas it-användning Samlad bild av strategiska it-projekt Öka synlighet och transparens inom myndigheterna Skapa möjlighet för gemensamt lärande i och mellan myndigheter 1
Projektflöde Uppstart Lev 1 Lev 2 Lev 3 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Projektbeställning Projektplan Inventering av strategiska it-projekt It-kostnader breddning 1 It-kostnader breddning 2 It-kostnader fördjupning Fortsatt arbete Breddning Inhämta nyckeltal och strategiska val från de myndigheter som omfattas av internrevisionsförordningen ESV ska tillhandahålla stöd till myndigheterna för beräkning av nyckeltal Ca 60 myndigheter 30 oktober 2
Fördjupning Nyckeltal Digital mognad It som möjliggörare Tjänst/er Drift, förvaltning och utveckling It som möjliggörare Effektivt tillhandahållande av it Mognad It-mognad- isk Komplettera med informationssäkerhet Fastställa parametrar Indikatorer per parameter Digital mognad Identifiera parametrar Identifiera indikatorer Inte fokus att fylla kostnadsmatrisen Informationssäkerhet/it-säkerhet Totalt fyra workshops Myndigheten har en itkompetensförsörjningsplan Myndigheten har portföljstyrning Myndigheten har jämfört sina it-kostnader med andra myndigheter eller aktörer 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Myndigheten tar regelbundet ställning till utkontraktering av itverksamhet Myndigheten använder sig av en itförvaltningsmodell Myndigheten använder en modell för nyttohemtagning Myndigheten använder en beslutad projektmodell Hur kan statsförvaltningens it-användning och digitalisering följas upp Hur statliga myndigheter ska mäta och rapportera Effektiviteten i användningen av it It-kostnader Strategiska it-projekt och projekt med hög risk Ska på sikt bidra till ett lärande hos berörda myndigheter Slutrapport 31 december Arbetet ska genomföras i samverkan med en grupp statliga myndigheter och i dialog med Regeringskansliet (Näringsdepartementet). 3
Redovisade strategiska itprojekt i sammanfattning Strategiska it-projekt Två workshops Enkelt ramverk - It-projekt - Strategiska it-projekt - Riskbedömningar Inventering Beskrivande rapport 31 maj 4
Vad är ett it-projekt Utvecklingsprojekt med inslag av it Verksamhetsutveckling med stöd av it Verksamhetseffektivisering med stöd av it Effektivt tillhandahållande av it-stöd 5
Vad är ett strategiskt projekt När myndighetens ledning följer eller borde följa genomförandet med anledning av bland annat sitt ansvar för verksamheten inför regeringen. Riskperspektiv I regeringsuppdraget Risk för budetöverskridande Risk för att inte kunna realisera planerade effekter Ett ytterligare perspektiv Risk för att projektet inte genomförs inom beslutad tidsram 6
Enkel modell för riskvärdering Utgångspunkt i myndigheternas riskvärdering Översätt till en trafikljusmodell - Hög risk - Viss risk - Låg risk Redovisade projekt 64 myndigheter har deltagit i arbetet 58 myndigheter har redovisat projekt 6 myndigheter har inga strategiska it-projekt 7
Redovisade projekt 244 redovisade projekt totalt 6 myndigheter har 10 eller fler projekt 11 myndigheter har mellan 5 9 projekt 41 myndigheter har mellan 1 4 projekt Verksamhetsutveckling med stöd av it 96 Verksamhetseffektivisering med stöd av it 92 Effektivt tillhandahållande av it-stöd 56 8
Myndigheter med 0 projekt E-hälsomyndigheten Länsstyrelsen i Skåne län Statens fastighetsverk Statens institutionsstyrelse Statens servicecenter Statens kulturråd Myndigheter med 1 projekt Domstolsverket Ekonomistyrningsverket Inspektionen för vård och omsorg Karolinska institutet Kungl. Tekniska högskolan Linnéuniversitetet Svenska ESF-rådet Sida Sveriges lantbruksuniversitet 9
Myndigheter med 2 projekt Kammarkollegiet Lantmäteriet Linköpings universitet Lunds universitet Riksgäldskontoret Stockholms universitet SMHI Tillväxtverket Umeå universitet Åklagarmyndigheten Örebro universitet Myndigheter med 3 projekt Bolagsverket Boverket Havs- och vattenmyndigheten Livsmedelsverket Luftfartsverket Luleå tekniska universitet Länsstyrelsen i Västra Götalands län Myndigheten för yrkeshögskolan Statens jordbruksverk Uppsala universitet Vetenskapsrådet 10
Myndigheter med 4 projekt CSN Finansinspektionen Kronofogdemyndig heten Mittuniversitetet MSB Skatteverket Statens skolverk Statistiska centralbyrån Transportstyrelsen Universitets- och högskolerådet Myndigheter med 5 projekt Statens energimyndighet Svenska kraftnät Trafikverket 11
Myndigheter med 6 8 projekt Karlstads universitet Skogsstyrelsen Malmö högskola Pensionsmyndigheten Statens tjänstepensionsverk Läkemedelsverket Specialpedagogiska skolmyndigheten Myndigheter med 9 14 projekt Migrationsverket Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Tullverket Göteborgs universitet Naturvårdsverket Kriminalvården 12
Projektdrivare 100 75 50 25 0 Orsak till att projekt är strategiskt Stödjer strategiska mål/plan 30 % Tvingande uppgift (lagkrav, regeringsuppdrag, externa krav) 24 % Verksamhetskritiskt, stor verksamhetspåverkan 17 % Omfattande och komplext 7 % Berör andra myndigheter eller intressenter 6 % Ledningsefterfrågat 5 % Annat 5 % Projekt med stora resurser/resurskrävande 3 % Påverkar flera projekt/områden 2 % Hög risk 1 % 13
Risknivåer för projekten Det finns 2 projekt som hade risknivå röd för alla kategorier Det finns 22 projekt som har risknivå röd inom två kategorier Det finns 76 projekt som har bedömts vara av låg risk inom alla kategorier Myndigheter med projekt med hög risk i två kategorier Centrala studiestödsnämnden Domstolsverket Försäkringskassan Havs- och vattenmyndigheten Läkemedelsverket Länsstyrelsen i Västra Götalands län Migrationsverket Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige Statens energimyndighet Statens jordbruksverk Statistiska centralbyrån 14
Riskvärdering Nytta Tid Budget Röd Gul Grön Projektbudget totalt Total budget: ca 8,5 miljarder kronor Största budgeten: drygt 1 miljard kronor Medianbudget: 7,8 miljoner kronor Medelbudget: 38 miljoner kronor 15
Budget per projekt 1200 1000 800 600 400 200 0 1 51 101 151 201 Projektbudget 2015 Budget: ca 2,5 miljarder kronor Största budgeten: ca 240 miljoner kronor Medianbudget: 2,9 miljoner kronor Medelbudget 12 miljoner kronor 16
Nyttor av att arbetet genomförts Gemensamma definitioner i staten kring it-projekt och vilka förväntningar som ställs på hur strategiska it-projekt genomförs och följs Mötesplatser och forum för informationsutbyte och samarbete kan gemensamma erfarenheter tas till vara. Fokus på en ny och viktig funktion (portföljhantering) i myndigheterna Gemensamma utgångspunkter för dialog om strategiska utvecklingsprojekt Nyttor om kartläggningen upprepas Ger möjlighet att följa strategiska it-projekt över tiden och gemensamt följa upp och lära av varandra Gemensamma utgångspunkter och underlag för en kontinuerlig dialog om strategiska utvecklingsprojekt Kunskap om viktiga kostnads- och finansieringsmodeller som grund för utveckling Ger möjlighet att identifiera centrala utvecklingsområden med behov av gemensamma lösningar 17
Utveckling Fånga framtida planerade utvecklingsprojekt för att stärka innovationsgraden i arbetet hitta det myndigheterna kan samarbeta kring i morgon. Uppföljning av avslutade projekt för att stärka lärandet, bland annat genom att följa upp hur väl projekten levererat gentemot plan, hemtagning av effekter samt hur väl rapporteringen och riskbedömningar stämmer överens med slutlig leverans. Det fortsatta arbetet 18
Mer information om strategiska it-projekt ESV:s rapport om strategiska it-projekt med hög risk (ESV 2015:48) Respektive myndighet Patrick Freedman Magnus Gunnarsson 19