STADGAR för den ideella föreningen Emådalens vikingar med hemort i Vetlanda, Jönköpings län. Bildad den 2011-11-15. ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Ändamål Föreningen har som ändamål att vidga det historiska kunnandet, genom att främja historiska hantverksmetoder och på olika sätt göra detta levande för allmänheten. Föreningen är en ideell och demokratisk organisation som är partipolitiskt, religiöst och kommersiellt obunden. Föreningen tar avstånd från rasism och högerextremism och praktiserar icke-våldsprincipen. 2 Sammansättning Föreningen består av de fysiska personer som betalt medlemsavgiften för innevarande år. 3 Föreningens organ Föreningen har fyra viktiga organ årsmötet, styrelsen, valberedningen och revisionen. Årsmötet är högsta beslutande organ där alla medlemmar har rösträtt. Årsmötet tar bla övergripande beslut om verksamhetens inriktning det kommande verksamhetsåret. Styrelsen leder och fördelar detta arbete. Revisionen granskar styrelsens arbete och återkopplar till årsmötet. Valberedningen säkerställer föreningens framtid genom att föreslå lämpliga personer till styrelse och revision. Föreningens beslutande organ är årsmötet, extra årsmöte och styrelsen. 4 Firmateckning Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Firma kan endast tecknas av myndig person. 5 Verksamhets- och räkenskapsår Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår omfattar tiden fr.o.m den 1 januari t.o.m den 31 december. 6 Stadgetolkning Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. 7 Skiljeklausul Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist ska, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock ska följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna. 8 Stadgeändring Såväl medlemmar som styrelse får lämna förslag på ändringar av stadgarna. Sådana förslag skall lämnas som en motion se 15. Årsmötet beslutar om ändring av stadgarna. Det krävs minst 2/3 av antalet avgivna röster för beslut om ändring. 9 Upplösning av föreningen För att upplösa föreningen krävs beslut av årsmöte eller extra årsmöte med 2/3 majoritet av antalet avgivna röster. Alla utgifter regleras i första hand. Överskott fördelas till historiska ändamål enligt årsmötets/ extra årsmötets beslut. Föreningens egendom säljs till kvarvarande medlemmar eller utomstående till högsta bud. Föreningens handlingar mm arkiveras brandsäkert, i första hand i ett offentligt arkiv.
FÖRENINGENS MEDLEMMAR 10 Medlemskap Förening är öppen för alla. Medlem ska följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Medlemsavgifter bestäms av årsmötet. Som familj, vid familjemedlemsskap, räknas föräldrar och deras omyndiga barn. 11 Medlems rättigheter och skyldigheter Medlem har rätt att yttra sig, komma med förslag och rösta vid rådgivande stormöten har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna har rätt till information om föreningens angelägenheter ska följa föreningens stadgar och beslut som fattats av föreningsorgan ska betala medlemsavgift senast vid årsmötet samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen. har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen 12 Utträde Medlem som vill utträda ur föreningen, ska skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Personen avförs från medlemsförteckningen. Medlemsavgift, eller del därav, återbetalas inte. 13 Uteslutning Medlem kan uteslutas: vid utebliven medlemsavgift efter 3 skriftliga påminnelser om denne inte följer föreningens stadgar och beslut eller allvarligt skadat föreningens intressen. för kränkande uttalanden eller beteenden grundade på ålder, kön, etnicitet, religiös eller politisk tillhörighet. för politisk eller religiös agitation i föreningens verksamhet Styrelsen beslutar om uteslutning och meddelar den berörde. Beslut om uteslutning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig. ÅRSMÖTET och EXTRA ÅRSMÖTE 14 Årsmötets funktion, tidpunkt, kallelse Årsmöte (och extra årsmöte) är föreningens högsta beslutande organ där alla medlemmar har rösträtt. Årsmötet granskar styrelsens arbete under gångna verksamhetsåret och, om man finner detta i sin ordning, beviljar ansvarsfrihet. Årsmötet beslutar också om verksamhetens inriktning framöver, styrelsens sammansättning mm. Årsmötet hålls under mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet ska ske via brev eller mejl, senast 3 veckor före årsmötet. Finns viktiga förslag, som tex stadgeändring eller förslag från styrelsen, ska det framgå av kallelsen. Valberedningens förslag, verksamhetsberättelse, förvaltningsberättelse, revisionsberättelse, verksamhetsplan med budget, styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande ska finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen ska det stå var dessa handlingar finns tillgängliga. 15 Förslag till årsmötet (motioner) Såväl medlem som styrelse får avge förslag (motioner) till årsmötet. Dessa lämnas skriftligt till styrelsen senast 20 januari. Styrelsen ska avge skriftligt yttrande om inkomna förslag innan årsmötet. 16 Rösträtt samt yttrande- och förslagsrätt på årsmötet Medlem och familjemedlem som har betalt medlemsavgiften och under närmast kommande verksamhetsår fyller lägst 14 år har rösträtt på årsmötet. Rösträtten är personlig och får
inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet. 17 Årsmötet - beslutsmässighet Årsmötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. 18 Årsmötet - beslut och omröstning Beslut fattas med bifallsrop (acklamation). Om någon begär det, fattas beslut efter omröstning (votering). Omröstning sker öppet (handuppräckning), om ingen begär att det ska vara en sluten omröstning (med skriftliga röstsedlar). Omröstning vid personval är alltid sluten. Alla frågor vid omröstning beslutas genom enkel majoritet utom när det gäller stadgeändring (se 8 ) och upplösning av föreningen (se 9 ). Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Personval avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda). Om det blir lika röstetal ska lotten avgöra. För beslut i andra frågor krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Om det blir lika röstetal avgör ordföranden vid mötet. Beslut bekräftas med klubbslag. 19 Valbarhet Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Anställd i föreningen får inte väljas till ledamot av styrelsen valberedningen eller till revisor i föreningen. Revisorer behöver inte vara medlemmar i föreningen. 20 Ärenden vid årsmötet Vid årsmötet ska följande behandlas och protokollföras: 1. Val av ordförande och sekreterare för mötet 2. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt) 3. Val av protokolljusterare och två rösträknare 4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt 5. Fastställande av årsmötets dagordning 6. Styrelsens a. verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret b. förvaltningsberättelse för det senaste räkenskapsåret. 7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/ räkenskapsåret. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 9. Fastställande av medlemsavgifter för nästkommande verksamhetsår. 10. Behandling av styrelsens förslag och inkomna motioner. 11. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhetsåret. 12. Val av a. föreningens ordförande på 1 år b. vice ordförande på 1 år c. kassör på 1 år d. halva antalet övriga ledamöter i styrelsen på 2 år. Antalet övriga ledamöter ska uppgå till minst 4. e. minst 2 ersättare i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 2 år f. 2 revisorer och 1 ersättare på 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta. g. minst 3 ledamöter i valberedningen på 1 år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta. För att säkerställa kontinuitet i styrelsens arbete utformas mandattiden för styrelsen så att endast halva styrelsen omväljs, dvs omval på två år och nyval på 1 eller 2 år (gäller ej ordförande, vice ordförande, kassör). Övriga funktioner utses av den nya styrelsen vid det första styrelsemötet. 13. Övriga frågor endast informationspunkter Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet.
21 Extra årsmöte Styrelsen beslutar om extra årsmöte som kallas på samma sätt som ordinarie årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 1/3 av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Begäran om extra årsmöte lämnas skriftligt och ska innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska detta utlysas inom 14 dagar. Mötet ska hållas inom två månader från erhållen begäran. Underlåter styrelsen att kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 16 och 17. VALBEREDNINGEN 22 Funktion och sammansättning Valberedningen har som uppgift att föreslå lämpliga kandidater till förtroendeuppdragen inom föreningen styrelse och revision. Valberedningen tar emot medlemmars förslag på kandidater till styrelsen och undersöker om dessa är villiga att åta sig uppdraget. Senast 2 veckor före årsmötet ska valberedningen ha undersökt vilka ledamöter som vill kandidera för nästa mandattid och/eller ta fram förslag på nya ledamöter samt ha lämnat förslagen till styrelsen. Senast 1 vecka före årsmötet ska valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag. Valberedningen består av minst 3 ledamöter valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när någon av ledamöterna så önskar. REVISORER 23 Revision Föreningens ekonomi granskas fortlöpande av revisorerna och rapporteras till årsmötet genom revisionsberättelsen. Revisorerna behöver inte vara medlemmar i föreningen. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorerna har närvarorätt på styrelsemöten. Föreningens räkenskaper ska lämnas till revisorerna senast en månad före årsmötet. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 2 veckor före årsmötet. STYRELSEN OCH STYRELSEMÖTEN 24 Styrelsens funktion och ansvar När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ. Styrelsen ansvarar för den löpande verksamheten och de ekonomiska beslut/ transaktioner som sker i föreningens namn under verksamhetsåret. Verksamhet och ekonomi bygger på årsmötesoch styrelsebeslut. Inga åtgärder kan vidtas utan styrelsens protokollförda beslut. Styrelsen har ett särskilt ansvar att se till att föreningen följer gällande lagar och regler verkställa årsmötets beslut planera, leda och fördela arbetet inom föreningen förvalta föreningens tillgångar delge revisorerna föreningens räkenskaper mm enligt 23 förbereda årsmöte underlätta informations- och idéflödet mellan medlemmar och styrelse besluta om styrelsemöten ska vara öppna eller slutna Beslut inom styrelsen tas med enkel majoritet. Styrelsen redovisar sitt arbete till årsmötet genom verksamhetsrapporten och förvaltningsberättelsen.
25 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, kassör samt minst 4 ordinarie ledamöter och minst 2 ersättare. Vid det första styrelsemötet efter årsmötet utser styrelsen sekreterare och de övriga befattningshavare som behövs. I specifika frågor kan styrelsen under begränsad tid utse arbetsgrupper. Vid förhinder för ledamot inträder ersättare enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder ersättare i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot i styrelsen. Sådan ledamot har yttrandeoch förslagsrätt men inte rösträtt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen. 26 Styrelsen: kallelse, beslutsmässighet och omröstning Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då 5 ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas ska sådant beslut anmälas och protokollföras nästa styrelsemöte. Vid sammanträde ska protokoll skrivas. Protokoll ska justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening ska antecknas till protokollet. Styrelsens protokoll är ej offentliga, men ska vara tillgängliga i sin helhet för revisorerna. Styrelsens (och arbetsgruppers) arbete förmedlas istället till medlemmarna genom exempelvis stormöten, nyhetsmejl, sociala medier. 27 Styrelsen - Överlåtelse av beslutanderätten - arbetsgrupper Styrelsen får, under begränsad tid, överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till utsedd arbetsgrupp (med en eller flera medlemmar eller anställd). En arbetsgrupp kan vid behov tilldelas en egen budget. En arbetsgrupp kan också vara rådgivande, arbeta fram förslag etc och är då inte beslutande. Arbetsgruppen ska fortlöpande redovisa sitt arbete, beslut och ev ekonomiska status till styrelsen. Samt lämna en skriftlig slutrapport. Styrelsen har dock det yttersta ansvaret för arbetsgruppens verksamhet och ska därför klargöra uppdraget samt de befogenheter och skyldigheter arbetsgruppen har. STORMÖTEN 28 Stormöte Stormötet är till för att öka informationsflödet mellan föreningens medlemmar och styrelsen. Stormötet är ett diskussionsforum där både medlemmar och styrelsen enkelt kan framföra åsikter och idéer. Stormötet är rådgivande. Inbjudan till stormöten ser via föreningens hemsida/mejl.