SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner avseende gemensam lönefunktion 2014-01-01 1
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Verksamhetsområde... 3 3 Värdkommun... 3 4 Nämndens sammansättning och mandatperiod... 3 5 Arvoden och ekonomiska förmåner... 3 6 Reglemente... 4 7 Verksamhetsstyrning och budget... 4 8 Kostnadsfördelningsprincip... 4 9 Medelsförvaltning och kostnadsredovisning... 4 10 Redovisningsprinciper... 5 11 Egendom... 5 12 Arkiv... 5 13 Organisation... 5 14 Försäkringar... 6 15 Omförhandling av avtalet... 6 16 Giltighet... 6 17 Avveckling... 6 18 Tvist... 7 2
1 Inledning Genom detta avtal ska, från och med 2014-01-01, Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner, nedan kallad medlemskommunerna, inrätta en gemensam nämnd för löneadministration. Samverkan skall ske i enlighet med bestämmelserna i 3 kap. 3a Kommunallagen genom inrättande av en gemensam nämnd, nedan kallad Lönenämnden SML med tillhörande gemensam förvaltningsorganisation, nedan kallad Löneenheten. Syftet med samgåendet är i första hand att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig organisation med minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Målet är att optimera resursutnyttjande i syfte att bygga upp/säkerställa en väl fungerande lönefunktion samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. 2 Verksamhetsområde För samverkan i enlighet med detta avtal gäller att Lönenämnden SML fullgör kommunernas uppgifter inom löneområdet. Nämnden ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: Löneadministration Support och utbildning i lönesystemets olika delar Support i tillämpning av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration 3 Värdkommun Munkedals kommun är värdkommun och såväl den gemensamma nämnden som löneenheten ingår i Munkedals kommuns organisation. 4 Nämndens sammansättning och mandatperiod Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Första mandatperioden omfattar kalenderåret 2014. Därefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. 5 Arvoden och ekonomiska förmåner Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas och utbetalas av den kommun som valt dem enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. 3
6 Reglemente Vid sidan av detta avtal finns ett reglemente upprättat som ska gälla för Lönenämnden SML. Reglementet och ändringar i detta ska fastställas av samtliga medlemskommuner för att vara giltigt. 7 Verksamhetsstyrning och budget Den gemensamma lönenämnden ska leda och samordna verksamheten inom dess verksamhetsområde. Nämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Värdkommunen skall i enlighet med 8 kap. 4 kommunallagen fastställa årsbudget och investeringsbudget för Lönenämnden SML efter samråd med övriga medlemskommuner. Förslag till budget för nästkommande verksamhetsår skall överlämnas till medlemskommunerna senast 30 april varje år. Gemensamma överläggningar mellan kommunernas budgetberedningar och Lönenämnden SML om ekonomiska ramar för kommande års drift- och investeringsbudget och verksamhet skall ske under perioden mars - april. Värdkommunen ansvarar för att upprätta fungerande rutiner för budgetprocess. 8 Kostnadsfördelningsprincip Den gemensamma lönefunktionen avser att vara finansierad genom kommunbidrag från medlemskommunerna. Nettokostnaden för den gemensamma nämndens arbete och verksamhet som regleras i detta avtal ska fördelas mellan de samverkande kommunerna med följande fördelningsnyckel: - Genomsnitt antal beräknade löner per månad för respektive kommuner under perioden april till mars året därpå. För verksamhetsåret 2014 innebär fördelningsprincipen följande: Löner/mån Antal löner Andel % Sotenäs 479 1197 27,1 Munkedal 492 1377 30,3 Lysekil 398 1908 42,6 Totalt 444 4482 100 9 Medelsförvaltning och kostnadsredovisning Värdkommunen förvaltar nämndens medel. Den siste i varje månad skall 1/12 av Sotenäs och Lysekils kommuns andel av kommunbidrag faktureras respektive kommun av Munkedals kommun (såsom värdkommun). 4
Resultatöverföring av föregående års resultat skall behandlas i samband med överläggningar om ramar för kommande år. Eventuella underskott eller överskott som uppstår i verksamheten under de två första verksamhetsåren skall täckas av, alternativt återgå till de samverkande kommunerna enligt den fördelning som angivits ovan. Därefter skall eventuella årliga underskott budgeteras om. Slutlig reglering av slutligt kommunbidrag från medlemskommun för visst år skall ske senast 15 februari efter utgången av aktuellt verksamhetsår. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter fakturans utställningsdag. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen enligt gällande räntelag. Samtliga medlemskommuner har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Lönenämnden SML ska till respektive medlemskommun tertialvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är samt årligen avge verksamhetsberättelse före den 1 februari för föregående verksamhetsår. Värdkommunen ansvarar för att erforderlig revision sker. 10 Redovisningsprinciper Sammanfattande redovisning av Lönenämnden SML:s verksamheter sker i värdkommunens redovisningssystem. Redovisning av nämndens verksamheter ska ske enligt god redovisningssed och följa råd och anvisningar från Rådet för kommunal redovisning. Medlemskommunerna skall tillämpa gemensamma principer avseende löneenheten. För att utvärdera arbetet inom lönesamverkan ska regelbundna avstämningsmöten alternativt redovisningar hållas mellan Löneenheten och respektive kommunledning. 11 Egendom Medlemskommunerna överlåter till värdkommunen den lösa egendom som används av de som idag fullgör de uppgifter som efter 2014-01-01 kommer att fullgöras av Lönenämnden SML. Om samverkansavtalet upphör att gälla skall överlåten egendom återgå till respektive medlemskommun. Äganderätt till lös egendom som anskaffas efter avtalets ikraftträdande, ägs av värdkommunen. Om den gemensamma löneorganisationen upphör sker en fördelning av tillgångar enligt särskild förhandling mellan parterna. Utgångspunkten är att fördelningen ska ske rättvist med beaktande av den volym som respektive kommun bidragit till för investeringen och dess faktiska värde enligt avskrivningsplan. 12 Arkiv Då respektive kommun fortfarande är anställningsmyndighet för sina anställda ska arkivering ske i respektive kommun. 13 Organisation Värdkommunen är huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden har en egen förvaltning som svarar för beredning och verkställighet inom nämndens verksamhetsområde. Förvaltningen är placerad i värdkommunen och samtliga arbetstagare i den gemensamma förvaltningen har sin anställning i värdkommunen. 5
Förvaltningspersonal All förvaltningspersonal vars arbetsuppgifter, som vid verksamhetsövergången/avtalets ikraftträdande ingår i respektive medlemskommuns verksamhetsområde enligt 2, ska erbjudas motsvarande anställning i den nya löneorganisationen. Kommunstyrelsen i Munkedals kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för personalen inom Lönenämnden SML. Vid överflyttningen till annan huvudman (värdkommunen) tillämpas verksamhetsövergång. Personalförmåner t.ex. intjänade tjänsteår, semester etc. följer därmed med till värdkommunen. Senast 2013-12-31 skall medlemskommunerna reglera berörd förvaltningspersonals övertid, flextid, kompensationstid och mertid. Om detta inte kan regleras skall medel motsvarande den tid som inte kunnat regleras överföras till värdkommunen senast 2014-03-01. Övriga medlemskommuner skall senast 2014-03-01 även överföra medel motsvarande respektive kommuns semesterskuld för berörd förvaltningspersonal till värdkommunen. Samtliga nyanställningar av personal inom Lönenämnden SML:s verksamhetsområde skall göras av värdkommunen med värdkommunen som arbetsgivare. Om samverkansavtalet upphör att gälla och den gemensamma löneorganisationens verksamhet upphör ska förvaltningspersonalen övertas av den medlemskommun där den enskilde arbetstagaren var anställd vid tidpunkten för verksamhetsövergången/avtalets ikraftträdande. Arbetstagare som rekryterats till den gemensamma löneorganisationen skall kvarstanna under värdkommunen om inget annat avtalas. Lönechef Löneenheten ska ledas av en lönechef. Kommunstyrelsen i Munkedals kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för enhetschefen. Lokalisering Löneenheten placeras i Munkedals kommun, som svarar för ändamålsenliga lokaler. 14 Försäkringar Värdkommunen tecknar och vidmakthåller erforderliga försäkringar inom nämndens verksamhet. 15 Omförhandling av avtalet Om förutsättningarna för att samarbeta enligt detta avtal avsevärt förändras får avtalet omförhandlas. 16 Giltighet Detta avtal gäller t.o.m. 2014-12-31. Därefter förlängs avtalet med fyra år varje gång om det inte sägs upp. Avtalet skall sägas upp senast 12 månader före innevarande avtalsperiods utgång. Detta avtal gäller först sedan samtliga medlemskommuners fullmäktige godkänt avtalet. 17 Avveckling I det fall den gemensamma verksamheten upphör fördelas avvecklingskostnaderna efter antalet invånare i varje kommun vid det årsskifte som föregick avtalsperiodens utgång. Med avvecklingskostnader avses onyttiga kostnader inom följande områden som kan uppstå till följd av att den gemensamma verksamheten upphör: 6
1. Kostnad för icke avskriven del av investering, 2. Kostnader som uppstår vid övertalighet, 3. Kostnader för att avveckla avtal med tredje man, samt 4. Härmed jämförliga kostnader. 18 Tvist Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol. ------- ------- Detta avtal har upprättats i tre exemplar av vilka parterna har tagit var sitt. För Sotenäs kommun, 2013-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef För Munkedals kommun, 2013-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef För Lysekils kommun, 2013-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef. 7