Uppföljning av intern kontrollplan 2013



Relevanta dokument
Uppföljning av intern kontrollplan 2012

Regionstyrelsens arbetsutskott 18-40

Regionstyrelsens arbetsutskott 1-17

Regionstyrelsens arbetsutskott 18-35

Regionstyrelsens arbetsutskott

Uppföljning av intern kontrollplan 2011

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar

Regionstyrelsen

Landstingets kansli organisatorisk förändring

Bistånd - avyttring av uttjänta ambulanser

Revisionsrapport - Granskning av systemförvaltningen för journalsystemet Cosmic.

Regionstyrelsens arbetsutskott 50-72

Försäljning av fastigheter - uppdrag

Regionalt utvecklingsansvar i Östergötlands, Kronobergs och Jämtlands län (Ds 2013:67)

Motion: Utöka friskvårdsbidraget

Regionstyrelsens arbetsutskott 18-35

Motion: Jämställt Landstingsfullmäktige i Jönköpings län? Handlingar i ärendet:

Förslag till beslut Planeringsdelegationen föreslår landstingsstyrelsen besluta YTTRANDE 1(1) LJ2012/1385. Förvaltningsnamn Avsändare

Granskning av intern kontroll

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV LJ2012/518

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV LJ2012/97. Förvaltningsnamn Landstingsstyrelsen

Hälsofrämjande arbetsplats friskvård

Fysioterapeut ny skyddad yrkestitel för sjukgymnaster, Ds 2013:4

Familjecentral Värnamo - om- och tillbyggnad Värnamo Sjukhus

YTTRANDE 1(2) LJ 2013/1475. Förvaltningsnamn Avsändare

Förslag till beslut att godkänna bifogat yttrande som svar till Socialdepartementet. MISSIV LJ 2013/329. Förvaltningsnamn Avsändare

Regionstyrelsen 28-41

Regionstyrelsens arbetsutskott 18-40

Avtal om avrop/anskaffning av fordon jämte borgensåtagande

Landstinget Blekinge Dnr 2015/ Landstingsdirektörens stab Maria Gotthardsson

Motion: Stärk Landstingets kunskap och kompetens om kemikaliers inverkan på barn Handlingar i ärendet:

Redovisning av icke slutbehandlade motioner

Motion: Länstrafiken+turism=sant Handlingar i ärendet:

Ombyggnad av hus 05, Nässjö vårdcentrum för kundcenter

Motion: Rätten att se klart Handlingar i ärendet:

Regionstyrelsens arbetsutskott 1-17

Bolagsordning för Tvätteriet Norrköping textilservice AB - revidering Handlingar i ärendet:

Rätt av teckna avtal - revidering

Motion Förenkla för kollektivtrafikresenärer genom laddning av kort på nätet

att godkänna handlingsplan för arbete med de mest sjuka äldre.

Motion Riktlinjer och omvårdnadsansvarig för äldre på akuten

Betänkandet upphandlingsstödets framtid SOU 2012:32 Landstinget i Jönköpings län har beretts tillfälle att yttra sig över rubricerade betänkande.

Införande av läsplattor för distribution och läsning av politiska handlingar

Samverkansavtal - naturbruksutbildning

Lokalbehov för Landstingets IT-verksamhet mm - Vårdaren 8, Rosenlund

Regionstyrelsens arbetsutskott

Motion Förenkla för kollektivtrafikresenärer genom laddning av kort på nätet

Motion: Plånboken avgör om du blir impotent Handlingar i ärendet:

Motion: Automatisera frikort Handlingar i ärendet:

Motion: Rätten att se klart!

Motion: Stärk Landstingets kunskap och kompetens om kemikaliers inverkan på barn

Familjecentral Värnamo om- och tillbyggnad Värnamo Sjukhus

Regionstyrelsens arbetsutskott 50-72

Motion Uppmärksamma celiaki

Motion: Hur har jämställdheten påverkats av vårdval? Handlingar i ärendet:

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

YTTRANDE 1(2) LJ 2013/1265. Förvaltningsnamn Avsändare

Återremiss Motion Hygiensköterskor i förskolan

S Intern kontroll Regler

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV LJ 2012/1344. Förvaltningsnamn Avsändare

Regionstyrelsens arbetsutskott 1-17

Motion: Förebyggande behandling nödvändig för att undvika stroke Handlingar i ärendet:

Granskning intern kontroll

Avtal om samverkan kring hjälpmedelsfrågor

Motion: Sjukgymnaster till den psykiatriska vården

Motion: Plånboken avgör om du blir impotent I en motion till landstingsfullmäktige föreslår Urban Persson, Moderaterna

Motion: Mödravårdscentralernas uppdrag och Barnavårdscentralernas uppdrag

Landstingsfullmäktige

Borgen för lån Regionledningskontoret

Regionstyrelsens arbetsutskott

YTTRANDE LJ2012/140

Landstingsstyrelsen

Presidium Nämnd för Folkhälsa och sjukvård

Planeringsdelegationen 1-15

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

Motion: Hygiensköterskor i förskolan

Motion Vilka resvanor har de landstingsanställda i Jönköpings län

Blekingesjukhuset. Internkontroll. Marie Edvardsson

Nya lokaler för bröstmottagning vid Länssjukhuset Ryhov

Motion Information och uppföljning vid upprepade aborter

Regionstyrelsens arbetsutskott

21 Övrigt - Nämndens ledamöter rapporterar från styrelser etcetera - Omvärldsbevakning / konferenser - Delegationsbeslut

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta MISSIV LK Landstingsstyrelsen

Presidium Nämnd för Folkhälsa och sjukvård 56-66

Motion: Gör den internationella kvinnodagen, den 8 mars, till en regional flaggdag i Jönköpings län Handlingar i ärendet:

Regionstyrelsens arbetsutskott

Konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation av fastigheter

Regionstyrelsen 43-58

Reglemente Fastställd i Kommunfullmäktige

Onkologi investeringsbehov för utbyggnad

Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslår landstingsfullmäktige besluta

Motion Kompetensutveckling och samarbete inom rehabiliterings- och psykosociala området med fokus på yrkesspecifika frågor

Reglemente för intern kontroll

Motion - Ambulanssituationen i Jönköpings län

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL

Planeringsdelegationen Tid: , 09:00-12:00 Plats: Landstingets kansli, sal A

Motion: Utveckla sjukvårdsapp till ungdomar

Granskning av nämnden för funktionshinder och habilitering år 2013

Planeringsdelegationen Tid: , kl 09:00-11:55 Plats: Landstingets kansli, sal A

Arbetet med intern kontroll inom KSK och förslag till tidplan för upprättade av intern kontrollplan under 2006

Transkript:

1(4) Förvaltningsnamn Ekonomiavdelningen Jonatan Buhr Juris Landstingsstyrelsen Uppföljning av intern kontrollplan 2013 Bakgrund Den interna kontrollens syfte är att genom uppföljningssystem kontrollera verksamhetens följsamhet till mål och riktlinjer för en god hushållning d.v.s. att verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv. Den interna kontrollen har därmed två inriktningar: Kontroll att tjänster produceras och som uppnår och tillgodoser de behov som fullmäktige och styrelse anger ( rätt saker ) - anges i bland annat budget som verksamhetsmål och ekonomiska ramar Genom månadsuppföljningar, delårsrapporter och årsredovisning följs hur väl målen för verksamheten uppnås. Kontroll att produktionen utförs på ett kostnadseffektivt sätt - anges genom ekonomiska ramar, lagar, reglementen, policys och riktlinjer, system mm I denna del ska med rimlig grad av kontrollinsats säkerställas att organisation och det sätt som arbetet bedrivs säkrar: - följsamhet till lagar, riktlinjer och policys - rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten - skydd mot förluster eller förstörelse av landstingets tillgångar - upptäckt av allvarliga fel och att dessa elimineras - ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner I det följande lämnas en sammanfattande uppföljning av den kontrollplan landstingsstyrelsen fastställt för 2013.

2(4) Kontrollmoment Betalning av leverantörsfakturor i tid (skydd mot förluster och förströelse av landstingets tillgångar) Rehabilitering handlingsplan efter sjukdag 90 (ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner) Skyddsronder (upptäckt av allvarliga fel och att dessa elimineras) Reseräkningar - underlag för ekonomisk reglering (skydd mot förluster och förstörelse av landstingets tillgångar) Patientavgiftskoder i Cosmic (följsamhet till lagar, riktlinjer och policys) (rättvisande och tillförlitlig redovisning och information) Uppföljning av investeringar (rättvisande och tillförlitlig information) Syfte Kontrollera omfattningen och orsak till att leverantörsfakturor ej betalas i tid. Enligt rehabiliteringsprocessen ska en handlingsplan upprättas för det fortsatta rehabiliteringsarbetet. Kontrollera att så sker. Genomförs skyddsronder och dokumenteras skyddsronder enligt föreskrifter. Kontrollera underlag för utbetalning utifrån reseräkningar. Kontrollera att korrekta patientavgiftskoder vid besök är registrerade i Cosmic enligt regelverket för patientavgifter i vården. Kontrollmomentet ska ge svar på kvalitet och tillförlitlighet i beslutsunderlag. Betalning av leverantörsfakturor i tid Kontrollen visar att andelen fakturor som ej betalas i tid har ökat jämfört med föregående års mätning. Första halvåret 2012 Första halvåret 2013 Totalt betalda fakturor Betalda fyra dagar Andel % eller mer för sent* 95 193 7 787 8,2 % 98 530 9 510 9,7 % *Denna avgränsning gjordes för att inte få med fakturor som betalats för sent på grund av förfallodag på en lördag eller söndag. Förvaltningarnas kontroller visar på brister och att uppskattningsvis 50 % av för sent betalda fakturor kan bero på handhavande fel. En del i detta är att originalfakturan inte kommit till fakturaenheten. Fakturaenheten har fått den först då det har kommit en påminnelsefaktura. Orsaken till detta kan vi inte klargöra, och i dessa fall behöver det inte handla om handhavande fel. Förslag till åtgärd efter förra årets kontrollmoment var att i samband med införandet av elektronisk handel se över attestreglementet. Det är gjort så nu kan attesträtten delegeras i de fall det förekommer att beslutsattestanter inte hinner prioritera fakturorna. Denna åtgärd förväntas ge effekt så att fakturor attesteras i tid.

3(4) För sent betalda fakturor har inneburit att Landstinget under första halvåret 2013 betalade 167 000 kronor i dröjsmålsräntor till leverantörer. Samma period 2012 var summan 53 000 kronor. Följa upp i hur många fall det saknas originalfaktura samt vilken leverantör det rör sig om. Gå igenom var det finns brister och återkoppla till berörda. Det finns möjlighet att delegera attesträtten. Fakturaenheten Förvaltningschefer Rehabilitering handlingsplan efter sjukdag 90 Resultatet av dessa kontroller visar att följsamhet till policyn förefaller god men med förbättringsmöjlighet. I situationer när handlingsplaner inte upprättats är det som regel kopplat till orsaker som arbetsgivaren inte styr över. Det handlar oftast om att sjukdomstillståndet inte medger arbetsinriktad rehabilitering eller ens kontakt med arbetsgivaren. Dessa situationer kommer alltid att finnas och ses inte möjliga att åtgärda. Beslutat har tagit att införa ett nytt tydligare dokumentationsstöd med start efter sommaren. Ett stöd med bevakning och obligatorisk dokumentation ska avhjälpa situationer där vi idag ser att det endast sker muntlig dialog. En grundförutsättning är att alla chefer får utbildning. Arbetsmiljöutbildningen är obligatorisk för alla chefer, och det måste säkerställas att chefer får denna utbildning. Personaldirektören via personalchefskollegiet Personalchefer/ Förvaltningschefer Skyddsronder Resultatet av dessa kontroller visar att följsamhet till gällande föreskrifter och riktlinjer förefaller god men med förbättringsmöjlighet främst avseende uppföljning av genomförda skyddsronder. Resultatet av genomförd intern kontroll kommer att presenteras för landstingets ledningsgrupp och personalchefer för dialog om möjligt förbättringsarbete i syfte att säkra rapportering vid chefsbyte och efterlevnad av gällande föreskrifter och riktlinjer. Information om förbättringsåtgärder delges verksamhetschefer. Personaldirektör Förvaltningschefer/ Personalchefer

4(4) Reseräkningar - underlag för ekonomisk reglering Resultatet av dessa kontroller visar att följsamhet till gällande resepolicy förefaller god vid att utbetald ersättning ska styrkas med kvitto. Inom de flesta förvaltningar är cirka 85 % av alla kontrollerade reseräkningar inlämnade i tid. Pågående införande av elektronisk signering leder troligtvis till färre förseningar. Information om vikten att lämna reseräkning i anslutning till resan då annars kontroll/verifiering försvåras. Personaldirektör/ Systemförvaltning Heroma Personaldirektör/ Systemförvaltning Heroma Patientavgiftskoder i Cosmic Kontrollen visar att samtliga slumpmässigt utvalda besök har registrerats med korrekta avgiftskoder. Denna kontroll föranleder inga åtgärder. Uppföljning av investeringar Kontrollen är påbörjad men inte slutförd, vilket förklaras av personalförändring. Det har gjorts en uppföljning när det gäller 3 investeringsprojekt för energibesparing inom hållbarhetsprogrammet. Bedömningen är att dessa har gett en högre besparing än vad som beskrivits i beslutsunderlag. Ytterligare projekt ska utvärderas innan kontrollen för 2013 är slutförd. Kontrollen kommer att slutföras under 2014. Ekonomidirektör/ controller (investeringar) Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås besluta att godkänna rapport om intern kontroll för år 2013 LANDSTINGETS KANSLI Agneta Jansmyr landstingsdirektör Stefan Schoultz ekonomidirektör

PROTOKOLL UTDRAG Planeringsdelegationen 12-33 Tid: 2014-02-11, kl 09:00-12:30 Plats: Landstingets kansli, sal A 21 Dnr LJ2013 /48 Uppföljning av intern kontrollplan 2013 Föreligger rapport om intern kontroll för 2013. Kompletterande redovisning ges vid landstingsstyrelsens sammanträde Vid protokollet Beslut Planeringsdelegationen föreslår landstingsstyrelsen besluta att godkänna rapport om intern kontroll för 2013. Utdrag: Landstingsstyrelsen Siw Kullberg Justeras Håkan Jansson Rätt utdraget, Intygar Lena Sandqvist