Kompetensförsörjningsnätverket Bengt Eriksson Marie Christine Taylor AV Solna 2008-01-30 Dagordning, förslag Dialog kring utveckling av medarbetarskapet med exempel från Arbetsmiljöverket. Ingrid Brorsson Christina Bjerin Arbetsgivarverkets arbetsgivarrollsprojekt och kopplingen till HR Britt-Marie Jonsson Aktuell från myndigheterna Alla Aktuellt om verksamhetsåret och HR Regleringsbrev Nästa års förutsättningar för kompetensförsörjningsredovisning Alla Bengt Eriksson 1
Nätverksträffar resten av år 2008 Marie Christine Taylor Bengt Eriksson Aktuella rapporter och studier Competency Management in EU Public Administrations Performance Assessment in the Public Services of the EU Member States Regulating Conflicts of Interest for Holders of Public Office in the European Union Leadership Competencies for Change Management What are Public Services good at? Bengt Eriksson Övriga frågor Marie Christine Taylor Regleringsbrevet (Källa HR-grund) Sedan budgetpropositionen beslutats av riksdagen utfärdar regeringen ett regleringsbrev för varje myndighet. Där anges vilka medel myndigheten disponerar, vilka uppdrag som läggs på myndigheten, utöver de som framgår av instruktionen, och vilka krav på redovisning som regeringen ställer på myndigheten. Regleringsbrevet skickas ut till myndigheterna och finns också hos ESV. Tolkningen av regleringsbrevet behöver göras utifrån ett HRperspektiv. Vad indikerar t.ex. uppdragen för behov av kompetens kort och långsiktigt? Hur står sig behoven i förhållande till den kompetens vi har. Verva har utvecklat ett material Planera för kompetens, som kan beställas hos Verva. 2
Källa: ESV Regleringsbrev är benämningen på de regeringsbeslut som utfärdas årligen för varje myndighet i syfte att styra myndighetens verksamhet. Regleringsbrevet gäller alltså för ett visst budgetår, till skillnad från regeringens instruktion för myndigheten som gäller tills den ändras. Innehållet i regleringsbreven utgår från riksdagens beslut om statsbudgeten samt regeringens prioriteringar. Normalt har också fackdepartementet en dialog med respektive myndighet om regleringsbrevet under hösten. Regeringen beslutar om regleringsbreven under senare hälften av december. Därefter kan myndigheten besluta om sin interna verksamhetsplan och budget. Regleringsbrevet består av två huvuddelar: en verksamhetsdel som bland annat anger mål för verksamheten och krav på återrapportering en finansieringsdel som anger de finansiella förutsättningarna för myndigheten Benämningen regleringsbrev härrör från de kungliga brev som fram till 1975 utfärdades för den slutliga regleringen av riksstaten (numera statsbudgeten). Samtliga regleringsbrev publiceras elektroniskt i den så kallade Statsliggaren på ESV:s webbplats. 3
Verksamhetsdelen I verksamhetsdelen anges mål, återrapporteringskrav, uppdrag samt kompletterande organisationsstyrning. Målen avser sådant som myndigheten bör uppnå under året. Återrapporteringskraven avser sådan information som myndigheten ska rapportera till regeringen, främst i årsredovisningen. Såväl mål som återrapporteringskrav följer normalt indelningen i politikområden, verksamhetsområden och verksamhetsgrenar. Uppdrag är ofta en beställning av en viss utredning eller liknande som avrapporteras i särskild ordning. Med organisationsstyrning avses styrning av myndighetens interna verksamhet, till exempel personalfrågor eller IT-frågor. Finansieringsdelen I finansieringsdelen redovisas vilka och hur stora anslag myndigheten disponerar, vilka villkor som gäller för anslagen avseende till exempel anslagskredit, vilka s.k. Finansieringsdelen I finansieringsdelen redovisas vilka och hur stora anslag myndigheten disponerar, vilka villkor som gäller för anslagen avseende till exempel anslagskredit, vilka s.k. beställningsbemyndiganden som myndigheten beviljats, villkor avseende räntekontokredit och låneram samt villkor för myndighetens avgiftsbelagda verksamhet. 4
Kompetensförsörjningsredovisning 2009 Förutsättningar Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 3 Kap Kompetensförsörjning 3 Myndigheten skall redovisa de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål. I redovisningen skall det ingå en analys och en bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till att nå verksamhetens mål. ESV:s föreskrifter till 3 kap 3 Redovisningens innehåll skall anpassas till myndighetens specifika förutsättningar och regeringens behov av information. Redovisningen skall baseras på dokumenterade data och mätmetoder. ESV:s allmänna råd till 3 kap. 3 Med kompetensförsörjning avses här att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på både kort och lång sikt. Med verksamhetens mål avses myndighetens mål enligt 3 kap. 1 första stycket. Analysen och bedömningen bör avse de sammantagna åtgärder som vidtagits i relation till verksamhetens mål. Det kan t.ex. avse åtgärder som syftat till att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens, samt åtgärder för kompetensöverföring. 5
ESV:s handledning för myndigheternas redovisning av kompetensförsörjning 1. Inventering Analys Planering 2. Åtgärder för kompetens vidtas 3. Måluppfyllelseanalys 4 Redovisning av åtgärder för kompetens 5. Redovisning av analys och bedömning I figuren ovan sätts måluppfyllelseanalysen i centrum, vilket åskådliggör att arbetet med kompetensförsörjning ska bidra till att myndigheten uppnår sina mål. Redovisningen blir sedan ett tillfälle att bedöma om åtgärderna avseende kompetensförsörjning verkligen har gjort detta. Bilden är schematisk och särskiljer de olika stegen. I praktiken går de in i varandra, men för tydlighetens skull låter vi dem stå för sig själva. Bilden ska ses som en illustration av arbetet med redovisningen av kompetensförsörjningen och måste tolkas utifrån varje myndighets specifika verksamhet. 6
Aktuella rapporter och studier Competency Management in EU Public Administrations Competency Based Management (CBM) definieras olika i medlemsländerna (MS): focus on people instead of the job; the concern for performance; the need of behavioural evidence; the work as the context in which competencies are revealed; the existence of several types of competencies. Creating a more adequate method for selection, development, assessment or rewarding is the main problem addressed by CBM. Ofta praktiseras CBM selektivt: vissa institutioner, gradvis implementering, fokus på vissa yrkesgrupper Facing common difficulties: the difficulty in specifying competencies, determining their verification level, brist på samsyn på vad kompetenser är samt hur att implementera CBM i praktiken. Kompetens kan med fördel ses som kopplingen mellan individ och organisation men effektiviteten beror på hur intressenternas uppfattning om specifika kompetenser är delad. Respondenterna beskriver HR-rollen i respektive förvaltning som i huvudsak administrativ och mindre strategisk medan en utveckling av roller och kompetens inom HR är fundamental för ökad HR-effektivitet. Generalised experimentation is what is lacking. If the trend towards a more responsive model of public administration is taking place, there is need for enabling competencies. 7
The impact of individual assessments on organisational performance in the public services of the EU member states Den tidigare tyska rapporten underströk stor acceptans för individuell prestationsbedömning (performance assessment) som grundsten i performance management. Ansenliga praktiska utmaningar för att implementera individual assessment. Linjechefer och deras kompetens är avgörande i sammanhanget. Det finns en kraftfull rörelse i riktning mot decentralisering av Performance Assessment Systems. Rörelse mot hybridsystem: blandning av mer formella kriterier och mer målbaserade kriterier. Performance assessment systems är vanligare i positionsbaserade än i karriärbaserade system. I Skandinavien är de vanligaste belöningarna för goda resultat: pengar, karriärutveckling, tillgång till särskilda läroch utvecklingsmöjligheter. Pengar är vanligast belöning i positionsbaserade system. Skandinaviska länder tillämpar oftast utvecklingsåtgärder vid dåliga prestationer. Effekterna av performance assessment anses av landrepresentanter vara motivationen hos anställda samt individuella prestationer; av cheferna: medvetenhet om verksamhetsplanering och mål samt kommunikation och återkoppling. Anglo-Saxiska länder har positivast uppfattning om den sammantagna effekten, därefter de skandinaviska. 8
Den positiva uppfattningen är störst i positionsbaserade system och i decentraliserade PA-system. Regulating Conflicts of Interest for Holders of Public Office (HPO) in the EU Fler regler medför inte nödvändigtvis mindre intressekonflikter och korruption. Det förefaller snarare vara så, att i länder där allmänhetens förtroende är högt behövs inte mer av reglering. Många och alltför restriktiva regler kan bli kontraproduktiva. Ytterligare en utmaning är att implementera och upprätthålla de aktuella befintliga reglerna. Trots utredarnas varningar för överreglering visar studien att en del intressekonfliktssituationer kan vara för underreglerade i vissa institutioner och EU-medlemsstater. Detta anses särskilt gälla frågan "post-employment". 9
Några av utredarnas rekommendationer är följande: Att använda sig av andra staters jämförbara institutioner som "benchmarks". Att regler och standarder som regel utformas för att fylla institutioners specifika behov snarare än för att finna generella lösningar. Utredarna rekommenderar särskilt att policies för gåvor utformas av de enskilda institutionerna beroende på olika grad av problematik i frågan. Beträffande intressentregister ("registers of interest") föreslår utredarna att oberoende tjänstemän utses för att årligen rapportera utifrån aktuella data, snarare än att dessa uppgifter handhas av institutionens ledning. Eftersom utredarna anser att kunskapen inte är tillräcklig om aktuella regler och standarder föreslår de ökad utbildning av HPO s (Holders of Public Office). Utredarna konstaterar att det råder ett negativt samband mellan omfattning av reglering i medlemsstaterna och poäng på Corruption Perception Index och rekommenderar medlemsstaternas institutioner att följa "the moderate regime model 2" som presenteras i rapporten. 10
Aktuella enkätstudier på EU HR-nivå What are Public Service good at? The study is to identify positive developments, success factors and practices which may enhance trust in the public administrations. Svar senast 22 februari. Leadership Competencies for Change Management Which cognitive, functional, personal and social leadership competencies are essential for successful change management in public administration? Svar senast 25 januari. 11