Individ- och myndighetsnämnden

Individ- och myndighetsnämnden kallas till sammanträde torsdagen den 16 januari 2014, kl. 9.15 i sammanträdesrum Borgmästaren, stadshuset, Lysekil, för behandling av följande ärenden: ÄRENDE Upprop samt val av justerare. Föregående justerare: Camilla Karlsson Förslag, dagens justerare: Ulrika Lundbäck BILAGA Öppet sammanträde, utom i de punkter som markerats med sluten del eller där ordföranden så beslutar. Utbildning/Information Regler för sekretess, tystnadsplikt och jäv Barn- och ungdomspolitiska programmet pågående arbete Ekonomiärenden EK 1. Planering för bokslut 2013 2. Plan för uppföljning av budget 2014 3. Plan för budget 2015 Övrigt ÖVR 1. Matdistribution till ordinärt boende inom hemtjänsten 2. Egenkontroll a) Rapport, beslut om särskilt boende b) Redovisning av domar IMA c) Redovisning av domar IFO ÖVR 1 3. Riktlinjer för handläggning av dödsboärenden ÖVR 3 Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se

4. Delegation i samband med handläggning av dödsboärenden 5. Genomförd tillsyn enligt alkohollagen under 2013 6. Tillsynsplan enligt alkohollagen under 2014 7. Komplettering angående folkhälsorådets beslut om bidrag för projektet social interaktion mellan anhöriga via it-stöd ÖVR 4 ÖVR 5 ÖVR 6 ÖVR 7 8. BAS Behov av stöd ÖVR 8 9. Förvaltningschefen informerar 10. Planering för möte IMN/IFO den 13 februari 11. Avvikelsrapportering 12. Anmälningsärenden ÖVR 12 NEDANSTÅENDE ÄRENDEN TILLHÖR DEN SLUTNA DELEN AV SAMMANTRÄDET (separat utskick) Kl. 9.15 A. Redovisning av delegationsbeslut Se pärm på smtr.bord B. Övervägande enligt SoL B 1-7 C. Anmälan ordförandebeslut C D. Fortsatt placering i familjehem D E. Bostad med särskild service för vuxna enligt LSS F. Begäran om ersättning för vård av anhörig (med företräde inför nämnden) E F 2014-01-08 Kommunledningskontoret/amm Maria Forsberg / Anne-Marie Mattsson Ordförande Sekreterare Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se

1/2 Vård- och omsorgsnämnden Individ- och myndighetsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 2013-12-11 Förvaltning: Socialförvaltningne Handläggare: Ingrid Fredriksson Telefon: 0523/613 387 E-post: ingrid.fredriksson@lysekil.se Kompletterande uppgifter gällande matdistribution Dnr: 2013-192-739 Föreliggande utredning har kompletterats med en mätning av vilka biståndsbedömda insatser som planeras in och utförs samtidigt som distribution av mat sker. Pga. tidsskäl har dock material inkommit från endast ett av områdena i kommunen. Uppgifter från kostchef samt miljö- och hälsoskyddsmyndighet Enligt kostchef finns vissa bestämmelser gällande distribution av varm mat. Kontakt har också tagits med miljö- och hälsoskyddsmyndighet. Enligt Livsmedelsverkets riktlinjer får varmhållning ske under max max 2 timmar för att bibehålla vitamininnehåll i maten. Vitamininnehållet i maten minskar ju längre tid den varmhålles. Maten skall hålla en temperatur av minst 60 grader. Maten får därför inte tas ur den box den förvaras i under transporten (varmhållningsplatta) innan den serveras. Temperaturen på maten innan distribution kontrollmäts dagligen av kostenheten för att säkerställa att den vid leveransens början har fastställd temperatur. Därefter övergår ansvaret till distributören att ansvara för att temperaturen hålls uppe till godkänd nivå. Miljö- och hälsoskyddsmyndigheten gör här ibland stickprovskontroller. Av de stickprovskontroller som gjorts har inte framkommit något att anmärka på enligt muntlig uppgift från miljö- och hälsoskyddsmyndigheten. Insatser som utförs samtidigt som leverans av mat. För att undersöka i vad mån andra insatser utförs samtidigt som leverans av mat har en mätning gjorts av detta i verksamheten. Mätning har gjorts under en vecka i december månad. I bilaga framgår sammanställning över insatser som Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se

2/2 sker samtidigt. Sammanställningen tar endast med de redovisade vårdtagare där personal angett att annan insats sker samtidigt. Av sammanställningen framgår: 1. Tid för att öppna matlåda och ta bort plast redovisas som insats utöver leveransen 2. Insatser sker där beslut om insats inte finns eller där tid i verkställighet anges längre än beslutad tid. 3. 1 ärende har inte fördelats tid till verkställande grupp. 4. 2 ärenden där beviljad insats inte utförts alternativt utförts av annan personal än den som levererat maten. Behov av åtgärder: Definiera vad som skall ingå i matdistributionen: Förslag: Mat skall levereras till bostaden och överlämnas till vårdtagaren. Om vårdtagaren önskar hjälp med att öppna matlådan och ta bort plast skall detta ske. Om vårdtagaren inte svarar på påringning kan matportion hängas på dörren. Om vårdtagaren två dagar i sträck inte svarar på påringning ansvarar leverantören för att informera hemtjänstgruppen som i sin tur följer upp detta. Insatser utöver beslut innebär förskjuten myndighetsutövning och får inte förekomma. Givetvis skall leveransen utföras på ett trevligt och serviceinriktat sätt men att sträcka sig utöver vad myndighetsutövningen innebär är inte tillåtet. Kostnadsansvar samt leverans av kyld mat Individ- och myndighetsnämnden är kostnadsansvarig för ersättning till Vårdoch omsorgsnämnden för matdistribution. Ersättningen avser tidsinsats för personal att distribuera maten. Vård- och omsorgsnämnden är utförare. Vård- och omsorgsnämnden är kostnadsansvarig för betalning av mat till kostenheten och intäkter för verksamheten tillfaller även VON. Efter november månads utgång redovisas ett negativt utfall hos VON på 290 tkr. VON har vid två olika tillfällen beslutat att ej införa leverans av kyld mat. Förslag till beslut framgår av tidigare utsänd utredning. Socialförvaltningen Agneta Essén Socialchef Ingrid Fredriksson Avdelningschef

Vårdtagare Insats Tidsåtgång minuter Beviljad tid minuter Kommentar Kommentar till utredning 01:01 Medicin Ej angett Ej beslut Utöver beslut 02:01 Duka fram, social tid 30 10 Tid 03:01 Ta av plast 1 - Ingå i tid för distributionen 03:02 Sitta med vid måltid 40 Beslut ej tid Tid skall fördelas Hjälp med post Ej beslut Utöver beslut Lägga upp mat Se ovan Utöver beslut Slänga sopor Ej beslut Utöver beslut Medicin Ej beslut Utöver beslut 04:01 Medicin Ej angett Ej beslut Utöver beslut Öppna matlåda - Ingå i tid för distributionen 04:02 Medicin Ej angett Ej beslut Utöver beslut Öppna matlåda - Ingå i tid för distributionen 06:01 Öppna matlåda 4 - Ingå i tid för distributionen 06:02 Öppna matlåda 4 - Ingå i tid för distributionen 06:03 Öppna matlåda 7 - Ingå i tid för distributionen Medicin Ej beslut Utöver beslut 06:04 Ej mat 4 Tid? Medicin 10 06:05 Öppna matlåda 10 Ingå i tid för distributionen Lägga upp mat - Utöver beslut Tömma kateter HSL HSL 06:06 Öppna o lägga upp 30 10 Beslut bereda måltid Tid Sitta med vid måltid Ej beslut Utöver beslut 07:01 Öppna matlåda, slänga plast 4 - Ingå i tid för distributionen 07:02 Öppna matlåda, slänga plast 5 - Har ej matdistr.beslut Utöver beslut 07:03 Sitta med vid måltid 30 20 Tid 07:04 Sitta med vid måltid, matning 30 20 Tid 07:05 Sitta med vid måltid, matning 60 33 Tid 08:01 Förflyttning t o fr säng 30 10 Lägga upp mat, matning 20 Tömma kateter HSL

Vårdtagare Insats Tidsåtgång minuter Beviljad tid minuter Kommentar Kommentar till utredning 08:02 Lägga upp mat 5 - Utöver beslut 08:03 Lägga upp mat 5 23 Beslut sitta med vid måltid Utför ej beviljad insats Medicin Ej beslut Utöver beslut Matvaruleverans 1 ggn/v 15 45/v 09:01 Leverans till köksbord 1 - Ingå i tid för distributionen 09:02 Öppna matförpackning Ej angett - Ingå i tid för distributionen Ställer fram bestick och glas - Utöver beslut 10:01 Öppna matförpackning 5 15 Utför ej beviljad insats? Lägger upp på tallrik tar fram mjölk 10:02 Öppna matförpackning Ingå i tid för distributionen Lägger upp på tallrik tar fram dricka 6 Utöver beslut Lägger upp på tallrik tar fram 10:03 dricka 6 Ingen extra tid beviljad Utöver beslut 10:04 Lämnar på bordet - - Ingå i tid för distributionen 10:05 Lämnar i köket - - Ingå i tid för distributionen

1/9 Individ- och myndighetsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: 131101 Förvaltning: Individ- och myndighetsavdelningen Handläggare: Marianne Gammal Telefon: 0523 613 407 E-post: marianne.gammal@lysekil.se Matdistribution till ordinärt boende Dnr: SON 13-192-739 Uppdraget Individ- och myndighetsnämnden har 130514 gett förvaltningen i uppdrag att kostnadsberäkna och konsekvensbeskriva distribution av kyld mat. Denna utredning behandlar frågeställningar utifrån två perspektiv. Dels kostnad för distribution av insatsen matdistribution samt dels leverans av kyld mat till den som har beslut på matdistribution. Vård- och omsorgsnämnden har vid två tillfällen 120619 och 131104 tagit beslut gällande kyld mat till ordinärt boende se nedan (citat från vård- och omsorgsnämndens protokoll): 1. 120612 Frågan om kyld mat i ordinärt boende utreds inte vidare. 2. 131104 Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för kvalitet och säger nej till kyld mat efter de erfarenheter som finns efter att ha prövat kyld mat inom Stångenäsområdet, vilket inte uppskattades av brukarna. Tidigare tjänsteskrivelse gällande matdistribution, augusti 2013 På individ- och myndighetsnämndens sammanträde i augusti månad 2013 presenterades en utredning gällande matdistribution till ordinärt boende. Nämnden beslutade att återremittera ärendet. Ärendet lämnades även till vård- och omsorgsnämndens sammanträde i augusti månad 2013 för information. Utredningen sammanställdes i fyra slutsatser Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se

2/9 Slutsatser 1. Hemtjänstgrupperna över- och underkompenseras ekonomiskt för matdistribution. En översyn och justering av dagens beräkning av tidsåtgång behöver göras så att den fördelade ersättningen till de olika verksamhetsområdena speglar verkligheten. 2. Av de som beviljas matdistribution är det flera som enbart beställer mat sporadiskt. Riktlinjer för biståndsbeslut matdistribution behöver ses över. 3. Totalkostand för leverans av varm mat tillagad av kommunens kostenhet och levererad av hemtjänsten i Lysekils kommun, exklusive bilar och bensin, 6 573 888 kronor/år (utifrån maj 2013). 4. Beräknad totalkostnad för leverans av kyld mat enligt uppgift från Elit, tillagad mat av Matfabriken i Sala och levererad 1 ggr/vecka av Samhall, 2 485 440 kronor/år (2013). Denna tjänsteskrivelse utgår ifrån ovanstående slutsatser. Nulägesbeskrivning Biståndsbeslut matdistribution Matdistribution är en biståndsbedömd verksamhet. Brukaren eller dennes företrädare ansöker om matdistribution hos biståndshandläggare på individ- och myndighetsavdelningen. Handläggaren utreder och beslutar om rätt till insats föreligger. Bistånd beviljas till den som inte har förmåga att själv laga mat beroende på psykiska eller fysiska tillkorta kommande. Matdistribution beviljas för varje dag i veckan och innebär endast att mat levereras till brukaren. Vid behov av ytterligare hjälp vid måltider t.ex. intag av måltid, tillsyn etc. beviljas det som särskild insats utöver matdistribution. Att bli beviljad matdistribution innebär att brukaren får färdig, varm mat levererad till sin bostad. Maten tillagas av kommunens kostenhet och levereras via kommunens hemtjänst. Den enskilde kan själv välja frekvens och kan avbeställa samma dag fram till kl. 11:00. Avgift för matdistribution och mat tas ut och debiteras i efterhand. Distributionsavgift uttas med 12 kronor/portion. Denna avgift är kopplad mot betalningsförmågan. För kost uttas avgift med 46 kronor. Denna avgift uttas utan koppling mot betalningsförmågan men den enskildes förbehållsbelopp höjs för att ge ett utrymme att betala kostavgiften. Kostnad för distribution av beviljad insats matdistribution Hemtjänsten ersätts för distribution av mat till ordinärt boende med 289 kr/timme (från 2014, 291 kr/tim). Beräkningen av ersättningens storlek utgår från tidsåtgång för distributionen. Hemtjänsten i Lysekils tätort ersätts utifrån

3/9 en schablonberäknad tid medan Brastad, Lyse och Skaftö ersätts med 15 minuter/beslutad (verkställd) insats matdistribution. Enhetscheferna i Lysekils tätort har gjort en beräkning att det går åt 3 timmar/dag för att leverera mat till ordinärt boende inom Lysekils tätort. Denna beräkning gjordes i samband med att matdistributionen i Lysekil området övertogs av hemtjänstens personal från att tidigare skötts av Taxi. Brastad, Skaftö och Lyse får en ersättning med 15 minuter/verkställd matportion. Ersättning till vård- och omsorgsnämnden för utförd insats matdistribution Vid fördelning av medel avseende matdistribution i ordinärt boende hämtas uppgifter från verksamhetssystemet. Underlaget/listorna visar vilka som har en beviljad och verkställd insats av matdistribution. Inte alla med verkställd insats matdistribution väljer att utnyttja denna möjlighet och vissa väljer att sporadiskt beställa mat. Detta syns inte i verksamhetssystemet. Underlag för debitering till brukaren för insatsen matdistribution Kostenheten skickar varje månad en lista med namn på de brukare som beställt mat till avgiftshandläggarna på individ- och myndighetsavdelningen. Denna lista är underlag för debitering av mat till brukaren. Utifrån denna lista kan vi se hur många matportioner som har levererats till ordinärt boende. Kostnad för mat av beviljad insats matdistribution Socialförvaltningen köper mat från kostenheten för insatsen matdistribution enligt Socialtjänstlagen. Kostenheten debiterar socialförvaltningen. Tidsberäkning avseende insatsen matdistribution enligt enhetscheferna I tidigare tjänsteskrivelse (augusti -13) presenterades uppgifter från enhetscheferna i äldreomsorgen gällande faktisk planerad tid för matdistribution. Ny kontakt har tagits med enhetscheferna för att säkerställa deras uppgift då den redovisade tidsåtgången föreföll mycket hög. Enhetscheferna har då korrigerat den tidigare inlämnade planerade tiden (tidsåtgången) för matdistribution, enligt nedan. Område Tidigare inlämnade uppgifter, planerad tidsåtgång timmar/dag Korrigerad uppgift planerad tidsåtgång timmar/dag Lysekil 10,5 6,0 Lyse 4,25 2,0 Skaftö 7,0 4,75 Brastad 9,0 8,0

4/9 Dialog med biståndshandläggarna Dialog har genomförts med biståndshandläggarna där följande frågeställningar framkommit som behöver utredas vidare: Hur kan vi reglera biståndsbesluten, dvs. kan vi tidsbegränsa biståndsbeslutet för att återknyta till brukaren om behovet kvarstår/om önskan om matdistribution kvarstår? Finns gamla beslut som kan avslutas då den enskilde inte utnyttjat beviljad insats? Kan ett utökat samarbete finnas mellan biståndshandläggaren alt. hemtjänsten om beslut som inte utnyttjas? Hur skall vi hantera biståndsbeslut matdistribution i förebyggande syfte (boende på Järnvägsgatan har biståndsbeslut avseende matdistribution för att de vid behov kan få maten till sin bostad)? Alternativa distributions möjligheter Samhall gällande distribution av kost Kosteneheten har ett avtal med Samhall avseende matdistribution till gruppbostäder, äldreboenden och skolor från Skärgårdsköket, Lysekil. Samhall distribuerar mat varje förmiddag och varje eftermiddag sju dagar i veckan. Samhall kör även ut akuta leveranser om något har blivit fel eller matvaror. Avtalet skrevs om 2013-01-07. Kontakt har tagits med Samhall med en förfrågan om ungefärligt pris för distribution av kost enligt insatsen matdistribution. Samhall uppger att det är svårt att beräkna, men en ungefärlig summa utifrån uppgifter som de får till sig beräknar de att kostanden för distribution till ca 50 kronor/matportion. Taxi Väst AB Taxi Väst AB, Lysekil, har tidigare anordnat distribution av mat inom Lysekils tätort. Enligt redovisningssystemet betalade år 2009 socialförvaltningen 501 000 kronor för distributionen av mat till Taxi Väst AB. Vid en eventuell upphandling kan det tillkomma andra intressenter. Frågeställning om leverans av kyld mat Kontakt har tagit med Samhall som levererade kyld mat i Brastad 2006. Samhall är idag uppköpt av företaget Elit. Elit anlitar Matfabriken i Sala för tillagning av kyld mat. Samhall levererar sedan maten till brukaren. Leverans sker 1 ggr/vecka. Följande räkneexempel har lämnats av Matfabriken: Med ett antal om ca 3 500 matportioner per månad fördelade på ca 150 gäster är priset ca 55 kr 60 kr per levererad matportion (matkostand och leverans).

5/9 Undantaget är leverans till öar som kräver båtförbindelse. Företaget har idag bl.a. kunder som Alingsås, Kungälv och Vårgårda. I genomsnitt levereras 3 443 matportioner/månad i Lysekils kommun. Sammanställning av beviljad insats Matdistribution och distribuerade matportioner. Område Antal brukare med beslut Antal levererade portioner per månad Antal utnyttjade per månad Andelen utnyttjade/månad Lysekil 108 1 381 45 42 % Lyse 24 370 12 50 % Skaftö 21 539 17 81 % Brastad 69 1 153 37 54 % Slutsats: Mer än hälften av de som beviljas insats utnyttjar den inte dagligen Sammanställning av tidsåtgång för distribution av insatsen Matdistribution Tidsåtgång Dagens ersättningssystem i relation till levererade portioner (kostenheten) Enligt verksamhetens planeringssystem i relation till levererade portioner (senaste inlämnade uppgifterna) Tid/dag Tid/portion Tid/dag Tid/portion Lysekil 3,0 timmar 4,0 minuter 6,0 timmar 8 minuter Lyse 1,6 timmar 8,3 minuter 2,0 timmar 10 minuter Skaftö 5,3 timmar 18,3 minuter 4,75 timmar 14 minuter Brastad 15,2 immar 24,6 minuter 8 timmar 13 minuter Slutsats: Över- underkompenseras. Totalt sett överkompenseras hemtjänsten. Socialförvaltningens kostander för kost Socialförvaltningen betalar till kostenheten för kost avseende insatsen Matdistribution en fastkostnad och en rörlig kostnad enligt nedan. Den fasta kostnaden kvarstår i kommunen (enligt nuvarande) om kommunen väljer leverans av kyld mat.

6/9 Fast kostnad för kost avseende insatsen Matdistribution Lysekils tätort inkl. Lyse 121 667 kronor/månad 1 460 004 kronor/år Brastad 48 667 kronor/månad 584 004 kronor/år Skaftö 36 500 kronor/månad 438 000 kronor/år Totalt 206 834 kronor/månad 2 482 008 kronor/år Rörlig kostnad 19 kr/portion Sammanställning Kostnad "Matdistribution"/år Totalkostnad enligt dagens ersättningssystem Totalkostnad enligt verksamhetens planeringssystemet Kostnad för leverans av kyld mat Distributions kostnad. 2 749 993 2 359 970 Kostnad för kost 2 903 275 2 903 275 Totalt 5 653 268 5 263 245 2 478 960 * *baseras på ett genomsnitt av levererade matportioner (mars-aug -13) med en kostnad på 60 kronor/levererad matportion. Riskanalys enligt SOSFS 2011:9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Risk Sannolikhet Allvarlighetsgrad Åtgärd Risk att person 2 1 med beslut om matdistribution upplever otrygghet med att ny personal distribuerar matportionerna Sannolikhet: mycket stor (4), stor (3), liten (2), mycket liten (1) Allvarlighetsgrad: katastrofal (4), betydande (3), måttlig (2), mindre (1)

7/9 Slutsatser Hemtjänstgrupperna över- och underkompenseras ekonomiskt för matdistribution. En översyn och justering av dagens beräkning av tidsåtgång behöver göras så att den fördelade ersättningen till de olika verksamhetsområdena speglar verkligheten. Av de som beviljas matdistribution är det flera som enbart beställer mat sporadiskt. Förvaltningen kommer att lägga om rutinerna för att följa upp biståndsbesluten. Totalkostnad för leverans av varm mat tillagad av kommunens kostenhet enligt dagens ersättningssystem och levererad av hemtjänsten i Lysekils kommun, exklusive bilar och bensin är, 5 653 268 kronor/år. Beräknad totalkostnad för leverans av kyld mat enligt uppgift från Elit, tillagad mat av Matfabriken i Sala och levererad 1 ggr/vecka av Samhall, 2 478 960 kronor/år (2013). Man får ta i beaktande att: den fasta kostnaden för mat avseende insatsen matdistribution, är 2 482 008 kronor/år, som socialförvaltningen betalar till kostenheten är, enligt nuvarande regelverk, en kostnad som Lysekils kommun har oavsett om socialförvaltningen köper kost eller inte. Det innebär att frågan om leverans av kyld mat behöver samberedas i berörd förvaltning samt berörda nämnder. Beräkning av kostnad för distribution av matportioner tillagade av kostenheten, Lysekils kommun distribuerade av Samhall AB ca 50 kronor/matportion, 2 065 800 kronor/år för distribution, totalkostnad inklusive mat från kostenheten i Lysekils kommun blir 4 969 075 kronor/år jämfört med dagens ersättningssystem, 5 653 268 kronor/år. Förslag till beslut Individ- och myndighetsnämnden föreslås besluta 1. att fortsätta utreda leverans av kyld mat i samarbete med Samhällsbyggnadsförvaltningen. 2. att uppdra åt förvaltningen att upphandla distribution av mat, tillagad av kosteneheten i Lysekils kommun, under ett år. 3. att utarbeta riktlinjer för biståndsbeslut matdistribution 4. att resursfördelningen förändras i avvaktan på upphandlingen av distribution av mat genom att ersättningen ges per levererad matportion enligt följande tidsberäkning:

8/9 Lysekils tätort med 8 minuter/distribuerad matportion Lyse med 10 minuter/distribuerad matportion Skaftö med 14 minuter/distribuerad matportion Brastad med 13 minuter/distribuerad matportion Uppgifterna till beräkningarna är hämtade från Verksamhetssystemet Kostavdelningens debitering av kostander för mat (Matilda) Kostavdelningens fakturaunderlag för debitering av matdistribution till brukare Enhetschefernas uppgifter om planerad tid för matdistribution Socialförvaltningen Agneta Essén Förvaltningschef Marianne Gammal Utredare

9/9

Individ- och myndighetsnämnden Riktlinjer för handläggning av dödsboärenden Antagen av Individ-och myndighetsnämnden

Innehållsförteckning INLEDNING 3 2 (15) ALLMÄNT 3 Socialtjänstens ansvar 3 Dödsboanmälan 3 Dödsboförvaltning 3 Begravning 3 Ekonomiskt bistånd till begravningskostnad 4 Internationella dödsbon 4 Formella krav på handläggningen 4 Dödsboanmälan och dödsboförvaltning 4 Dokumentation 5 Sekretess 5 Ekonomiskt bistånd till begravningskostnad 5 Ärendeansvar 5 Mellan kommuner 5 DÖDSBOANMÄLAN OCH DÖDSBOFÖRVALTNING 6 Schematisk översikt 6 Dödsboanmälan 7 Utredning inleds 7 Förutsättningar 7 Boutredning 7 Tillgångarnas värde 8 Kostnader/skulder som får beaktas vid dödsboanmälan 8 Beslut 9 Innehållet i dödsboanmälan 9 Dödsboförvaltning 10 Provisorisk förvaltning 10 Utredning 10 Ordna med begravning 11 Bouppteckning och dödsboanmälan 11 Ekonomisk hantering 11 Timtaxa 11 Den provisoriska förvaltningens avslutning 11 Dödsbodelägare anträffas- Överlämnande till dödsbodelägare 11 Dödsbodelägare saknas- Anmälan om god man för Allmänna Arvsfonden 11 Ingen dödsbodelägare anträffas, men kan finnas-anmälan om god man 12 Dödsbodelägare agerar inte 12 Socialtjänsten förvaltar och avvecklar 12 Beslut 13 Begravning 13 Allmän om begravning 13 Begravningsavgift 13 Lokal och officiant 13 Ordnandet med begravning 13 Anvisningar för beställning av begravning 13 Ekonomiskt bistånd till begravningskostnader 14 Avliden som omfattas av lag om mottagagande av asylsökande m.fl. (LMA) 15

3 (15) I Lysekils kommun är det Individ och myndighetsnämnden som har ansvar för handläggning av dödsboärenden. Dessa beslut kan enligt 6 kap 33 kommunallagen delegeras till tjänsteman. De lagar som främst reglerar verksamheten är ärvdabalken (ÄB), socialtjänstlagen (SoL), begravningslagen (BegrL), förvaltningslagen (FL) och sekretesslagen (SekrL). Dessutom omfattas regler i äktenskapsbalken (ÄktB), sambolagen, lag om registrerat partnerskap, förmånsrättslagen, föräldrabalken (FB), jordabalken (JB), kommunallagen (KL), lag om offentlig upphandling (LOU) och lag om mottagande av asylsökande m.fl. (LMA) m.fl. Handläggning och beslut ska präglas av respekt, rättssäkerhet och tillgänglighet. ALLMÄNT Utgångspunkten vid handläggningen är att den avlidnes anhöriga alltid i första hand ska förvalta och avveckla dödsboet och ta hand om begravningsarrangemanget. Vid alla dödsfall ska en boutredning ske. Boutredningen syftar till att avveckla den avlidnes hem och egendom genom att betala skulder och fördela överskottet mellan dödsbodelägarna. Om särskilda förutsättningar föreligger åligger det socialtjänsten att göra en dödsboanmälan och i vissa fall att förvalta och avveckla dödsbon. Ibland åligger det även socialtjänsten att ordna så att en begravning kan komma till stånd och om dödsboets tillgångar inte är tillräckliga för att täcka skälig kostnad för begravning kan under vissa förutsättningar ekonomiskt bistånd till begravningskostnader beviljas. Socialtjänstens ansvar Dödsboanmälan När någon har avlidit ska en bouppteckning göras. Bouppteckning är en sammanställning över den avlidnes tillgångar och skulder och ska göras vid en särskild förrättning inom tre månader efter dödsfallet. Bouppteckningen medför som regel en kostnad för dödsboet. Om den dödes tillgångar endast räcker till begravningskostnader och andra utgifter med anledning av dödsfallet, och det inte finns någon fast egendom eller tomträtt i boet, kan bouppteckningen enligt 20 kap 8a ÄB ersättas med en dödsboanmälan. Dödsboanmälan ska upprättas av socialtjänsten och ska vara skriftlig. Dödsboanmälan bör göras inom två månader efter dödsfallet till Skatteverket där den ska förvaras. Dödsboförvaltning När någon har avlidit ska enligt 18 kap 1 ÄB efterlevande make eller sambo, arvingar och universella testamentstagare (dödsbodelägarna) gemensamt förvalta den dödes egendom under boets utredning. Om sammanlevande dödsbodelägare, efterlevande make som inte är delägare eller annan delägare som kan ta hand om boet saknas är socialtjänsten enligt 18 kap 2 ÄB ansvarig för boets provisoriska förvaltning till dess dödsbodelägare spårats och underrättats. Om det saknas tillgångar i boet och Allmänna arvsfonden är dödsbodelägare har socialtjänsten ansvaret att med fullmakt från dem förvalta och avveckla dödsboet. Begravning När en person avlider är det den avlidnes anhöriga som ska ombesörja att en begravning arrangeras. Om den avlidne saknar anhöriga som ordnar med begravningen har socialtjänsten inom ramen för den provisoriska dödsboförvaltningen enligt 18 kap 2 ÄB skyldighet att ordna att en begravning kommer till stånd. Socialtjänstens uppgift är att beställa begravningen hos en begravningsbyrå. För kostnaderna har socialtjänsten rätt till ersättning ur dödsboet. Om begravning av någon orsak inte anordnas av dödsboet eller av socialtjänsten i samband med dödsboförvaltning enligt 18 kap 2 ÄB ska begravningen enligt 5 kap 2 BegrL ordnas av den kommun där den avlidne senast var

folkbokförd eller, om den avlidne inte har varit folkbokförd i Sverige, av den kommun där dödsfallet inträffade. 4 (15) Ekonomiskt bistånd till begravningskostnad Begravningskostnader ska i första hand täckas av tillgångarna i dödsboet. I föräldrars eller makars/registrerade partners försörjningsskyldighet ligger dock även ett ansvar att efter förmåga stå för kostnaderna för ett minderårigt barns eller makes/ registrerad partners begravning. Samboende omfattas dock inte av denna skyldighet. Om dödsboets tillgångar inte är tillräckliga för att täcka begravningskostnaden kan, efter ansökan av dödsboet, ekonomiskt bistånd enligt 4 kap 1 SoL beviljas. I Lysekils kommun är detta ett halvt basbelopp för begravningskostnaden inklusive kostnaden för gravsten. När det gäller rätten till ekonomiskt bistånd går begravningskostnaderna före alla andra kostnader som kan belasta dödsboet. Ekonomiskt bistånd till begravningskostnad ska återkrävas enligt 9 kap SoL om det senare visar sig att det finns tillgångar i dödsboet. Internationella dödsbon Om det i Sverige finns egendom efter någon som vid sin död inte hade sin hemvist här ska anmälan ske till socialnämnden. Om det behövs ska socialnämnden ta hand om egendomen. Det åligger vidare socialnämnden att besluta vad som ska ske med denna. Detta regleras av en särskild lag (1937:81) om internationella rättsförhållanden rörande dödsbo. Formella krav på handläggningen Eftersom dödsbohandläggningen innehåller olika slag av arbetsuppgifter och beslut som styrs av olika författningar skiljer sig handläggningsreglerna för de olika åtgärderna. Dödsboanmälan och dödsboförvaltning Handläggning av en dödsboanmälan enligt 20 kap 8 a ÄB ska betraktas som ärendehandläggning och beslutfattande och utgör myndighetsutövning. Även själva dödsboförvaltningen enligt 18 kap 2 ÄB ska betraktas som ärendehandläggning och beslutsfattande. Det senare av följande skäl. När en anmälan om dödsboförvaltning kommer in till socialtjänsten kan det inte med säkerhet fastställas vilka åtgärder eller beslut som kommer att fattas i samband med förvaltningen. Först efter utredning av boet kan handläggaren avgöra om exempelvis förutsättningarna för dödsboanmälan är uppfyllda. Dödsboförvaltningen och handläggningen av en dödsboanmälan kan i dessa fall betraktas som en enda process, ett ärende, som kan mynna ut i olika typer av beslut. Enligt ärvdabalkens ovan nämnda bestämmelser är det socialnämnden som åläggs en rad åtgärder. Handläggning av dödsboanmälan och dödsboförvaltning utgör därmed socialtjänst, varför bl.a. socialtjänstlagens handläggningsregler blir tillämpliga. Eftersom socialtjänstlagen hänvisar till flera bestämmelser i förvaltningslagen ska även vissa regler i denna lag tillämpas. Följande uppräkning utgör de viktigaste bestämmelserna för handläggning vid dödsboförvaltning och/eller dödsboanmälan. 4 10 FL om bl.a. myndigheternas serviceskyldighet, effektivitet i handläggning samt den enskildes rätt till tolk och ombud i vissa fall. 13 FL om remiss, 14 FL första stycket om parts rätt att meddela sig muntligen, 16 FL och 17 FL om parts rätt att få del av uppgifter, 20 FL om motivering av beslut, 21 FL om underrättelse av beslut 26 FL om rättelse av skrivfel

11 kap 1 SoL om inledande av utredning 11 kap 5 och 6 SoL om dokumentation 11 kap 9 SoL om företräde inför nämnden (tjänsteman) 12 kap 1 och 2 SoL om gallring och bevarande 5 (15) Handläggningen kan resultera i följande typer av beslut: 1. Beslut att göra dödsboanmälan 2. Beslut att inte göra dödsboanmälan 3. Beslut att överlämna förvaltning och avveckling till dödsbodelägare 4. Beslut att överlämna förvaltning och avveckling till Allmänna arvsfonden 5. Beslut att överlämna förvaltning och avveckling till god man för bortavarande 6. Beslut att föranstalta om bouppteckning enl. 20 kap 2 2 st ÄB 7. Beslut att förvalta och avveckla dödsboet Dessa beslut kan enligt 6 kap 33 kommunallagen delegeras till tjänsteman, dock inte till uppdragstagare. Besluten ska enligt 6 kap 35 kommunallagen anmälas till nämnden. Normalt sker detta genom att besluten listförs och anmäls med en viss periodicitet till nämnden. Besluten kan överklagas genom laglighetsprövning enligt 10 kap kommunallagen. Dokumentation Dokumentationen av utredning och beslut görs i verksamhetssystemet. Personakt läggs upp på den avlidnes personnummer och utredningstypen dödsbo. I akten förvaras bl.a. journalanteckningar, beslut, kopia på dödsboanmälan, ekonomisk redovisning, fullmakter, kopia på fakturor på begravningskostnader, kvitton på omhändertagna/ utlämnade kontanter, värdesaker m.m. Förvaring av akten ska ske i låst plåtskåp/ kassaskåp. Gallring sker efter tio år enligt gällande regler. Sekretess Kommunens uppgifter avseende dödsboanmälan och dödsboförvaltning är som redan angetts att betrakta som socialtjänst, varför 7 kap 4 sekretesslagen ska tillämpas. Detta innebär att sekretess är huvudregel för alla uppgifter. Utlämnande av uppgifter kan i princip endast ske med stöd av lag, vid samtycke eller om det inte finns risk för att den enskilde eller honom någon närstående lider men. Ekonomiskt bistånd till begravningskostnader För handläggning av ärenden om ekonomiskt bistånd till begravningskostnader gäller samma regler som för alla andra biståndsärenden. Det rör sig om ärendehandläggning och myndighetsutövning i förvaltningslagens mening. Socialtjänstlagen, sekretesslagen och förvaltningslagens regler blir då tillämpliga fullt ut och beslutet kan överklagas genom förvaltningsbesvär. Dokumentationen av utredning och beslut samt utbetalning av ekonomiskt bistånd till begravningskostnader görs i paraplysystemet, utredningstyp ekonomiskt bistånd. Personakt läggs upp på den avlidnes personnummer och familjetypen dödsbo. Undantag: Om det är ett minderårigt barn som avlidit läggs akten upp på föräldrarna och om den avlidne var gift eller registrerad partner läggs akten upp på den efterlevande. Ärendeansvar Mellan kommuner Vistelsebegreppet, var den avlidne bor, är avgörande för vilken kommun som har ansvar för dödsboanmälan, dödsboförvaltning och eventuellt ekonomiskt bistånd till begravningskostnaden. När det gäller boendeform och hur boendet är arrangerat är detta av underordnad betydelse. Det kan exempelvis röra sig om första- eller andrahands-kontrakt, inneboenderum eller inneboende hos