FÖRVALTNINGSUNDERLAG INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. UPPDRAGET 2. BESLUTSORDNING a. STYRELSE b. FÖRENINGSSTÄMMA 3. ETISKA REGLER 4. BUDGET OCH BUDGETANVISNINGAR a. GENERELLT b. PLANERADE ARBETEN c. UTGIFTSSTAT (BUDGET) d. GEMENSAMMA KOSTNADER e. SNÖRÖJNING f. DRIFTBIDRAG g. SUMMERING 5. INTRÄDE I FÖRENINGEN a. 6. ARBETEN PÅ VÄGEN a. 7. TRANSPORT AV TUNG TRAFIK PÅ VÄGEN a. 8. STADGAR
Föreningen Vårt uppdrag Föreningens uppdrag är att förvalta, anläggningssamfälligheten Ramsta GA:2 vilket innebär att sköta och underhålla vägen från fastigheten Kumla 1:8, Ramsta 7:4 och Kumla 1:40 ner till allmänna vägen 978 (s:5, gamla Norrtäljevägen). Föreningen skall göra detta på de sätt som lagar och förordningar kräver samt myndigheter, såsom Vägverket och Lantmäteriverket. Föreningen skall även tillvarata medlemmarnas intressen avseende framkomlighet och att vägens kondition inte utgör fara för liv och egendom. Föreningen är inte en vinstdrivande organisation men är deklarationsskyldig. Förrättningar Grunden för förvaltningen av LÖVSÄTTRA samfällighetsförening är den förrättning, som vann laga kraft den 1993-01-22. Denna förrättning är utgångspunkten för all verksamhet inom föreningen. Det finns vidare ett tillägg 1996 avseende Europolitan AB, numera Vodafone Sverige AB s inträde som delägande fastighet i samfälligheten. Vidare finns en ändring 2002 med avseende Huvudstadens Golf AB s inträde i föreningen samt ombyggnad av vägen sektion I. utvisande den samfällda vägen inom LÖVSÄTTRA samfällighetsförening.
Beslutsordning Styrelsen Beslut i styrelsen skall alltid vara dokumenterat. Det finns tre olika sätt som beslut kan fattas. Dagordning Skall tillställas ledamöterna enligt gällande regler i stadgarna dvs. minst åtta (8) dagar före mötet, detta för att ledamöter skall kunna hinna sätta sig in i de ärenden vilka kommer att föredragas. Förslag till dagordning utformas av ordföranden i samband med kallelse. Styrelsebeslut Enhälligt beslut, denna beslutsform skall styrelsen alltid sträva efter, men går inte detta kan; Majoritetsbeslut fattas, det är den uppfattning vilka de flesta ledamöterna enas om Lottning, detta är också en möjlig beslutsform men är inte att rekommendera i synnerhet då det gäller ekonomiska frågor. Styrelseprotokoll Vid beslut skall det i protokollet göras en kort beskrivning av ärendet för vilket beslut skall fattas om. Vidare skall det tydligt framgå vilket beslut som är fattat dvs. en kort beskrivning över fattat beslut. I beslutet skall det framgå att beslutet är taget med acklamation (enhälligt beslut) eller med majoritetsbeslut, dvs. med angivande av antalet röster som är för beslutet och antalet röster som är emot beslutet. Styrelseledamot som inte delar beslutet har rätt att införa reservation i protokollet. De styrelseledamöter som inte anfört reservation mot beslut anses därmed till fullo dela styrelsens fattade beslut. Detta beslut gäller då som den officiella ståndpunkten gentemot tredje part. Ledamot som anfört reservation mot fattat beslut har rätt att en annan uppfattning än det tagna beslutet. Föreningsstämma Dagordning För stämman skall tillställas ledamöterna enligt gällande regler i stadgarna dvs. minst åtta (8) dagar före mötet, detta för att medlemmar skall kunna hinna sätta sig in i de ärenden vilka kommer att föredragas. Förslag till dagordning innehålla minst de punkter som finns upptagna i föreningens stadgar, det finns inget hinder att ha fler punkter om styrelsen finner detta nödvändigt. Stämmobeslut Enhälligt beslut,
Denna beslutsform skall styrelsen alltid sträva efter, men går inte detta kan Majoritetsbeslut Fattas, det är den uppfattning vilka de flesta ledamöterna enas om Protokollet Vid beslut skall det i protokollet göras en kort beskrivning av ärendet för vilket beslut skall fattas om. Vidare skall det tydligt framgå vilket beslut som är fattat dvs. en kort beskrivning över fattat beslut. I beslutet skall det framgå att beslutet är taget med acklamation (enhälligt beslut) eller med majoritetsbeslut, dvs. med angivande av antalet röster som är för beslutet och antalet röster som är emot beslutet. Medlem som inte delar beslutet har rätt att införa reservation i protokollet. De medlemmar som inte anfört reservation mot beslut anses därmed till fullo dela stämmans fattade beslut. Detta beslut gäller då som den officiella ståndpunkten gentemot tredje part. Medlem som anfört reservation mot fattat beslut har rätt att en annan uppfattning än det tagna beslutet. Röstning Röstning kan ske enligt två olika metoder Huvudtalsmetoden, dvs. en delägande fastighet har en röst inom föreningen Andelstalsmetoden, dvs. man röstar enligt andelstal Denna metod kommer i fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal i stället beräknas efter delägarfastigheternas andelstal, om medlem begär det. Dock får medlems röstetal ej överstiga en femtedel av det sammanlagda röstetalet för samtliga närvarande röstberättigade medlemmar (49 SFL) (andelstalsmetoden) Generellt Medlems rösträtt kan utövas ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem. Som stämmans beslut gäller den mening för vilken de flesta rösterna angivits. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning, medan i andra frågor den mening gäller som biträdes av ordföranden. Avvikelser från bestämmelserna om ombud kan dock föreskrivas i stadgarna (49 SFL). Vid beslut skall det i protokollet göras en kort beskrivning av ärendet för vilket beslut skall fattas om. Vidare skall det tydligt framgå vilket beslut som är fattat dvs. en kort beskrivning över fattat beslut. I beslutet skall det framgå att beslutet är taget med acklamation (enhälligt beslut) eller med majoritetsbeslut, dvs. med angivande av antalet röster som är för beslutet och antalet röster som är emot beslutet. Medlem har rätt att anföra reservation mot fattade beslut i protokollet.
Etiska regler Föreningen och dess styrelse skall ha etiska regler, detta för att på ett professionellt sätt uppträda gentemot medlemmar och tredje part. Dessa regler skall var så utformade så att styrelseledamöter inte skall behöva komma i en otillbörlig situation. En styrelseledamot skall; På styrelsemöte alltid begära ordet så att en allmän diskussion inte uppstår Var väl förberedd och insatt i de ärenden som skall avhandlas på mötet I de fall där ordföranden kan bedöma att ledamot inte är väl förberedd, ajournera mötet till en annan tidpunkt I alla lägen tillgodose föreningens intressen i första hand, efterleva dess stadgar och alltid ha föreningens intressen som den mest klart lysande stjärnan I beslut som fattas i styrelsen skall ledamot alltid framhäva föreningens styrelses ståndpunkt gentemot medlemmar och tredje part. Om ledamot har en avvikande uppfattning än den i styrelsen beslutade, skall ledamoten, alltid, i styrelseprotokollet framlägga sin reservation och därmed ha rätt till en avvikande uppfattning. Om ledamot inte framför reservation, anses ledamoten helt och till fullo dela styrelsens beslut. Ledamot får inte heller, som det står i stadgarna, "Taga befattning med angelägenhet, i vilken han har ett väsentligt intresse". Detta innebär att ledamot måste lämna rummet när ärenden avhandlas där misstänkt väsentligt intresse kan finnas. Detta för att i alla lägen ställa över alla tvivel att ledamot kan misstänkas för otillbörligheter.
Budget och budgetanvisningar Generellt Kostnader som skall drabba föreningens delägare (medlemmar) skall alltid vara planerade dvs budgeterade. Föreningens kommande kostnader skall därför alltid redovisas på ordinarie föreningsstämma. Detta innebär att alla kostnader i princip skall vara budgeterade och beslutade innan arbete påbörjas. Inför varje årsstämma skall föreningens styrelse göra en budget över kommande arbeten. Budgeten skall vara uppdelad sektionsvis enligt vissa fördelningsnycklar, detta för att kunna göra en så rättvisande som möjligt utdebiteringslängd per deltagande fastighet. Till styrelsen hjälp finns därför fyra blanketter som skall användas för budgetarbetet Besiktningsprotokoll Planerade arbeten kommande verksamhetsår Utgiftsstat (Budget) Inkomststat (Utdebiteringslängd Inför budgetarbetet och i synnerhet vid planeringen av kommande arbeten skall vägen besiktigas. Besiktningen och dess protokoll skall ligga till grund för kommande arbeten. Markera på kartskissen var på vägen åtgärden skall utföras och notera vilket positionsnummer denna åtgärd har i protokollet. Ange typ av åtgärd, vilken prioritet den har. Prioritet A, Måste åtgärdas omedelbart fara för framkomlighet föreligger Prioritet B Skall åtgärdas snarast, irriterande skada såsom större gropar eller vägen är som en "tvättbräda" samt att fara för att skadan förvärras inom kort Prioritet C, Åtgärdas vid tillfälle fara eller irritation föreligger inte Notera kort skadans art och omfattning, vilken prioritet den har, samt förslag till åtgärd. Undersök lämplig entreprenör för åtgärderna och dess kostnader. Besiktiningsprotokollet ligger sedan till grund för planeringen och utformandet av kommande arbeten inför budgeten. Protokollet kan även lämnas under löpande verksamhetsår till styrelsen om behov finnes av vägfogde eller annan av styrelsen utsedd person att besiktiga vägen. Planerade arbeten kommande verksamhetsår På denna blankett förs endast de arbeten och åtgärder som direkt kan hänvisas till respektive sektion. För upp respektive arbete eller åtgärd under den kolumn på vilken sektion som arbetet/åtgärden skall göras. Skriv en kort beskrivning vad som skall göras och respektive kostnad för åtgärden. Den summerade kostnaden för respektive sektion för över på blanketten "Utgiftsstat för Lövsättra samfällighetsförening"
Utgiftsstat (Budget) Här finns några parametrar som man måste ta hänsyn till vid budgetarbetet. Vägens verkliga fysiska längd, mixad bredd. Vägens kalkylerade längd vid tre meters bredd. Procentfördelning mellan sektionerna uträknad av Lantmäteriet sektion I = 63,9 % av det totala antalet tonkilometer och sektion II 36,9 % av det totala antalet tonkilometer. Vägens verkliga längd är ; från G.a Norrtäljevägen till infarten vid Kumla 1:8 1.100 meter. Vägen från Ramsta 7:6, (Berglund) till Ramsta 7:4 (Gradin) cirka 80 meter, upphöjt till 100 meter. Vägen från Ramsta 4:2 (Lindeberg) till Kumla 1:40 cirka 120 meter avrundat till 100 meter. Sammanlagd längd för vägen är alltså 1.300 meter. Bestående av sektion 1 400 meter, 6 meter bred och sektion II 900 meter 3 meter bred. Gemensamma kostnader Gemensamma kostnader för föreningen är kostnader av arten, styrelseomkostnader, kontorsmaterial, gemensam utrustning till vägen såsom snökäppar etc, samt andra kostnader som är svåra att fördela på respektive sektion eller är av mindre storlek att fördelning inte är lämpligt. Gemensamma kostnader skall fördelas mellan sektionerna enligt procentmetoden dvs sektion I skall bära 63,9 % och sektion II skall bära 36,1 % av de totala gemensamma kostnaderna. Exempel Del i gemensam kostnad för sektion I är således kostnaden 63,9 % av 5000 kr = 3.195 kronor. För sektion II är således kostnaden 36,1 % av 5.000 kr = 1.805 kronor, Summa 5.000 kronor. Beräknad kostnad för gemensamma utgifter för verksamhetsåret är 5.000 kronor. Specificera de totala gemensamma kostnaderna punkt för punkt i blanketten. Gör sedan den procentuella fördelningen av varje kostnad och för in dessa för respektive sektion. Summera sedan ihop de gemensamma kostnaderna såväl verkligt belopp som fördelade belopp per sektion. Snöröjning För att få en rättvisande bild av kostnader och intäkter detta i primärt syfte vid fördelning av snöröjningskostander och dess intäkter måste vägen i sin helhet räknas om till tre meters bredd. Detta innebär att sektion I s längd blir då 2 x 400 meter = 800 meter och sektion II blir oförändrad 900 meter, då blir vägens totala kalkylerade längd 1.700 meter. För att kalkylera snöröjningskostander och dess intäkter skall alltså den kalkylerade längden användas. Budgeterad, total snöröjningskostnad skall således divideras med 1.700 för att få fram snöröjningskostnad per meter. Denna kostnad per meter multipliceras sedan med, för sektion I, gånger 800 meter och för sektion II gånger 900 meter.
Exempel snöröjningskostnad/meter väg : Beräknad snöröjningskostnad för kommande vinter = 20.000 kr 20.000 = 11:7647 kr/m Kalkylerad snöröjningskostnad sektion I = 11:7647* 800 = 9.412 kronor 1.700 Kalkylerad snöröjningskostnad, sektion II = 11:7647*900 = 10.588 kronor. Summa = 20.000 kronor Förväntat driftbidrag från Vägverket I de budgeterade kostnaderna skall det förväntade driftbidraget från Vägverket redovisas. Det är alltid svårt att veta vilket driftbidrag föreningen kommer att få, men som riktvärde skall föregående års driftbidrag användas. Driftbidraget skall fördelas enligt procentmetoden, men med omvända procentsatser, detta beroende på att sektion I är hårdgjord dvs asfalterad med minst Y1G och kommer i framtiden inte kräva samma underhåll som sektion II. Fördelningsregler för driftbidraget är ; Sektion I 36,1 % Sektion II 63,9 % För att fördela driftbidrag mellan sektionerna; Beräknat driftbidrag från Vägverket är 10.000 kr. För sektion I tag 36,1 % av 10.000 kr = 3.610 kr och för sektion II = 10.000 kr 3.610 kr = 6.390 kr.för in det förväntade driftbidraget i blanketten och gör den procentuella fördelningen mellan sektionerna och för ut dessa under respektive sektion. Summering Summera nu ihop avdelningarna Kommande arbeten, Gemensamma kostnader och Snöröjning för respektive sektion. Avgår av det förväntade driftbidraget för respektive sektion. Nu skall det finnas en summerad nettokostnad för varje sektion, dvs kostnaden minus driftbidrag för varje sektion. Respektive sektions kostnad skall nu divideras med respektive sektions totala andelstal, vilket för sektion I och för sektion II. Divisionen ger en kostnad per andel. Denna kostnad/andel skall nu multipliceras med respektive delägares (fastighet) andelstal per sektion. Kostnaden skall redovisas sektionsvis för varje delägande fastighet, (Utdebiteringslängden) Inkomststat, (Utdebiteringslängd) Generellt Inkomststat (Utdebiteringslängd) skall utvisa; Alla delägande fastigheter som ingår i samfälligheten. Respektive delägares andelstal för respektive sektion Vad som kommer att utdebiteras per sektion och fastighet
Summering för varje fastighets totala utdebitering. Utvisande när betalning senast skall ske Kostnad för en andel per sektion enligt budget Summering av ; andelstal utdebiterade kostnader för respektive sektion Summering av totalt utdebiterad kostnad ( skall vara samma som budgeterade kostnader Utdebitering till sakägare Utdebitering skall ske enligt, av stämma beslutad inkomststat. Debiteringen skall utvisa andelstal och kostnad för respektive sektion och när betalning senast skall ske till varje sakägare. Om möjligt skall även färdigutskrivet inbetalningskort bifogas.
Regler för inträde i Lövsättra samfällighetsförening Generellt Dessa regler är till för att i första handtäcka den del av föreningens medel och då i synnerhet innestående medel i föreningens fond. Föreningen skall inte heller tjäna pengar på förändringar av en fastighets ändrade villkor som ändrade andelstal eller boendeformer. Däremot återbetalas inga medel beroende på ändrade boendeformer, försäljning eller ändrade andelstal under ett pågående verksamhetsår Fondens storlek För att beräkna inträdesbiljetten skall styrelsen kontrollera de fem (5) senaste årens storlek på fonden den 31 mars. De fem senaste åren summeras och delas med fem och på det sätt få fram medelvärdet på fonden under fem år. Lägg sedan till det senaste årets fond, summera medelvärdet och årets fond och dela sedan med två, du får då grundbeloppet för beräkningen. Beräkningsgrunder Dela sedan grundbeloppet med det totala antalet andelar för båda sektionerna, det uppkomna värdet är värdet av en andel i fonden. Multiplicera sedan den berörda fastighetens andelstal för respektive sektion I och sektion II. För att beräkna inträdesbiljetten skall först fondens storlek enligt ovan. Sedan skall fastighetens andelstal bestämmas enligt gällande regler, därefter jämförs de nya andelstalen med de gamla andelstalen för fastigheten och mellanskillnaden debiteras fastigheten och dess ägare. Minimidebitering är 2000 kr. Excel-fil för beräkning finns. Se utdrag från Excel-fil nedan. Fond Värde mars 2010 - kr Andelar enligt överenskommelse mars 2009 - kr Fastighet Sektion I Sektion II Summa mars 2008 - kr Ant Andelar 0 0 0 mars 2007 - kr Värde av en andel - kr - kr mars 2007 - kr Inträdeskostnad - kr - kr 2 000 kr Summa - kr Delat med antal år 5 Antal år Slitageavgift Summa Medelvärde - kr Slitage 5 - kr - kr Årets fond - kr Summa medel och årets fond - kr Antalet totala andelar 58679 Värde av en andel - kr Summa avgifter 2 000 kr Årsavgift Utöver kostanden för inträdesbiljettens kostnad, skall årsavgift betalas för innevarande verksamhetsår då överenskommelsen träffas.
Slitageavgift Fastighets som utför om-, till-, eller nybyggnation, skall betala en Slitageavgift till föreningen. Avgiften för slitage under byggperioden vara skälig och utgör normalt fem (5) gånger årsavgiften för berörd fastighet och innevarande verksamhetsår. I särskilda fall kan denna regel undantas då slitaget inte anses stå i relation i förhållande till det tänkta schablonuttaget, (litet slitage och stora årsavgifter för enskilda fastigheter). Slitageuttaget skall dock framgå i den överenskommelse som alltid skall träffas och dokumenteras mellan fastigheten och dess ägare samt styrelsen. Skulle det framkomma efter besiktning av den del av vägen som använts, har högre återställningskostnad än inbetald avgift, denna merkostnad skall kunna dokumenteras av föreningens styrelse-, äger föreningen och dess styrelse rätt att debitera fastigheten och dess ägare mellanskillnad av inbetald avgift och verklig återställningskostnad. Föreningen och dess styrelse skall i god tid innan slutdebitering ske av ovanstående, informera fastighetsägaren om det uppkomna läget. Utförande Det åligger fastighetsägaren att säkerställa att ingen utrustning som elkablar och eller VA-ledningar skadas eller förstörs i samband med byggandet. Fastighetsägaren måste själv se till att byggande av infart sker på ett sätt som säkerställer detta. Föreningen skall hållas skadeslös och utan ansvar för byggande i anslutning till vägområdet. Överenskommelse Varje överenskommelse görs upp vid varje enskilt tillfälle, detta beroende på att vid varje tillfälle som en överenskommelse görs, måste hänsyn tas till fondens storlek, samt eventuella särskilda förutsättningar vid tillfället. Förutsättningar för överenskommelsen 1. Att föreningen inte har några andra kostnader i samband med inträdet/förändringen 2. Att Fastigheten och dess lagfarna ägare som inträder i föreningen, själv skall bygga och bekosta infart enligt gällande regler i föreningen och efter överenskommelse om infarten placering. 3. Att skriftlig överenskommelse finns mellan fastigheten och dess ägare och föreningen finns och är undertecknad av båda parter.
Efter det att överenskommelsen är undertecknad, kommer styrelsen att sända denna till Lantmäteriet för registrering och slutgiltigt godkännande. Först därefter är överenskommelsen formellt gällande och bindande. Hantering av inbetalda medel Inbetalda medel i samband med ovanstående, skall föras på föreningens fond. Fondens totala belopp, inklusive inbetalt belopp under verksamhetsåret, redovisas i samband med årsredovisningen.
Arbeten på vägen Styrelseansvar Föreningen och dess styrelse är ansvarig väghållare. Detta innebär att styrelsen är ansvariga inför medlemmar och myndigheter avseende vägens underhåll och skötsel. Inom vägområdet (väg, slänter och diken) får endast arbeten som är beställda eller godkända av styrelsen utföras. Den som utför arbeten "godkända" av styrelsen benämns nedan "entreprenören". Väguppbyggnad se separat ritning, finns i PDF-format. Arbeten som utförs i anslutning till vägområdet Delägare kan i vissa fall behöva göra arbeten i anslutning till eller på vägområdet. I båda dessa fall skall skriftlig, se bifogad blankett, anmälan göras till samfällighetens styrelse, minst en månad före planerad start av arbete. I de fall styrelsen för samfälligheten upptäcker att arbete utförs utan tillstånd, skall vederbörande anmodas avbryta arbetena omedelbart och detta ofördröjligen tas upp i föreningen styrelse, huruvida polisanmälan skall göras om egenmäktigt förfarande. Sakägaren skall omedelbart återställa vägavsnittet till den standard som var före ingreppet, dock senast inom 8 timmar efter anmodan. Om detta inte sker, kommer föreningens styrelse för samfälligheten att på sakägarens bekostnad återställa vägavsnittet till den standard som den hade före ingreppet. Anmälans skall innehålla: Vem är ansvarig för arbetet, fastighetsbeteckning, namn, adress och telefon där ansvarig person kan nås. Vad skall göras, en noggrann beskrivning över typen av arbete, ex vis ombyggnad av infart till fastighet, ny infart till fastighet, infarter till nytillkomna fastigheter, dikning i tomtgräns som vetter mot vägområde, nedläggning av rör eller kabel genom vägbank En noggrann skiss över arbetet. Gäller det nedläggning av kabel eller rör skall en noggrann måttangivelse finnas var kabel eller rör ligger samt på vilket djup dessa ligger, minimidjupet är dock 60 cm. Vid vilken tidpunkt arbete önskas utfört, från datum till datum Om begränsning i framkomlighet eller avbrott i trafiken kommer att äga rum. När det gäller totalt avbrott i trafiken får detta endast ske mellan klockan 10.00 och 15.00. Tänkt entreprenör för arbetet Andra uppgifter som kan vara av vitalt intresse för styrelsen Underskrift av ansvarig sakägare Behandling av styrelsen Anmälan kommer att tas upp på ordinarie styrelsemöte för genomgång och beslut av tillstånd. Beslutet kan vara förknippat med villkor som skall uppfyllas i samband med arbetet, dessa kan variera från fall till fall beroende på arbetets art, villkoren kommer att anges i beslutet. Villkor som dock alltid beslutet kommer att innehålla är:
När arbetet får påbörjas (det är inte säkert att arbetet får påbörjas när ansvarig fastighet så önskar) och när senast skall vara slutfört Besiktning av den tänkta arbetsplatsen före och efter arbetet. Gemensamt protokoll upprättas vid respektive besiktning Återställning av arbetsplatsen till minst den standard platsen hade före arbetet. Krav på ytskikt skall vara efter det att jordmassorna fyllts i är, sett uppifrån; Slitlager minst 5 cm samkross 0-8 mm, under detta bärlager minst 10 cm samkross 0-18 mm inom sektion II på vägen. På sektion I tillkommer ovanpå slitlagret asfalt av minst kvaliteten Y1G. Efterfyllnad av eventuella sättningsskador efter arbetet åtgärdas av samfällighetens styrelse och kommer att debiteras ansvarig fastighet. När det gäller slutgiltig ytbeläggning på sektion I, skall detta avvaktas med av styrelsen beslutad tid, detta på grund av att återfyllda massor skall sätta sig innan ytbeläggning sker. Eventuell komplettering av bärlager och slitlager görs av ansvarig fastighet. Beslutet kommer att meddelas ansvarig fastighet skriftlig i god tid före start av arbetet och de villkor som gäller för arbetets utförande. Regler för arbetets beställning och utförande Med godkända arbeten menas arbeten som är dragna inför styrelsen, majoritetsbeslut är fattat samt att det är protokollfört i styrelseprotokoll. Efter beslut bör vägen besiktigas av båda parter. Protokoll med konstaterade brister upprättas och justeras av båda parter innan arbete kan påbörjas och utföras. Om planerade transporter bedöms innebära risker för skador kan styrelsen kräva att ett belopp deponeras eller att bankgaranti ställs. I tillståndet kan villkoras att skador som uppstår på vägavsnittet skall åtgärdas av entreprenören omedelbart eller 8 timmar efter anmodan, vid äventyr att skadan annars åtgärdas genom väghållarens försorg på entreprenörens bekostnad. Vidare skall arbeten anses som beställda om dessa är beslutade av föreningsstämma, med andra ord budgeterade arbeten dragna för, och beslutade av, föreningsstämma Endast styrelsen kan godkänna vilken leverantör/entreprenör som skall utföra arbetet. I de fall som styrelsen upptäcker att arbete utförs utan tillstånd, skall vederbörande anmodas att avbryta arbetena och detta ofördröjligen tas upp i styrelsen huruvida polisanmälan skall göras om egenmäktigt förfarande. För att anmälan skall kunna göras fordras majoritetsbeslut i styrelsen och beslutet är dokumenterat i styrelseprotokoll. Särskilda avtal kan upprättas i vissa fall mellan styrelse och annan intressent. Efter arbetenas färdigställande skall besiktning utföras efter kallelse av entreprenören. För ingrepp i vägkroppen gäller två års garanti. Undantag för anmälningsplikt för arbeten på vägen Vid akut och synnerligen alvarlig skada, som kan innebära fara för egendom, har ansvarig funktion och organisation (Namn på funktion och organisation på den
organisation som ansvarar för reningsverket) möjlighet att på utpekade och specifika avsnitt på vägen, där ledningar ligger nergrävda under vägbank, se bilaga A, avhjälpa fel som uppstår på vatten och avloppsledningar. Den ansvariga organisationen som ansvarar för åtgärda skadan har skyldighet att omedelbart rapportera åtgärden till styrelsen och begära ett extra styrelsemöte för att rapportera det inträffade. Vägen skall åtgärdas i enlighet med de regler som gäller för vägens utformning, ritning, se bilaga B Dessutom skall en garantiperiod på det gjorda ingreppet vara ett år, dock lägst fram till första maj år två från den tidpunkt då ingreppet skedde. Styrelsen kommer efter garantiperioden slut kalla till en garantibesiktning för slutförandet av ingreppet och den ansvarige för ingreppet ansvarig funktion och organisation (Namn på funktion och organisation på den organisation som ansvarar för reningsverket) åtgärdar eventuella fel som noterats i besiktningsprotokollet kostnadsfritt för föreningen. Intressekonflikt "Styrelseledamot får ej taga befattning med angelägenhet i vilken han har ett väsentligt intresse som strider mot föreningens" Detta innebär: Att styrelsemedlem med en tänkbar Intressekonflikt kan i och för sig sitta i styrelsen, men får inte delta i diskussioner där en misstänkt sådan konflikt kan föreligga, utan då skall denne lämna rummet då frågor av sådan natur diskuteras. Ytterligare information Ytterligare information, lämnas till samfällighetens styrelse av Lantmätare Anders Eriksson och VD Sven Ivarsson Riksförbundet Enskilda Vägar, (REV) och Lindhes advokatbyrå advokat Uno Jakobsson på uppdrag av REV.
Anvisningar för byggande av infart till fastighet från väg Anmälan Fastighetsägare som vill bygga ny eller bygga om befintlig infart till fasighet från vägen skall anmäla detta till styrelsen enligt gällande regler. Anvisningar Föreningen och dess styrelse anvisar, i samråd med fastighetsägare, var och hur infart skall utformas, med tanke på befintliga El- och VVS-ledningar och ur lämplighet ur trafiksäkerhetssynpunkt. Fastighetsägaren utför själv infarten efter godkännande av styrelsen enligt gällande regler. Minsta diameter på trumma i dike under infart skall vara minst 200 mm i diameter. Fastighetsägaren meddelar styrelsen när arbetet är slutfört. Besiktning av infart Styrelsen förbehåller sig rätten att tillsammans med fastighetsägaren besiktiga infarten och tillsammans med fastighetsägaren upprätta ett protokoll, eventuella felaktigheter, skall åtgärdas och bekostas av fastighetsägaren, senast 30 dagar efter påpekande. Annars kan styrelsen på fastighetsägarens bekostnad åtgärda de överenskomna påpekande. Kostnader Samtliga kostnader för infarten bekostas av fastighetsägaren för vilken infarten skall göras
Skiss över vägens uppbyggnad
Transporter, tyngre trafik Skador som uppkommer på vägarna till följd av tyngre trafik skall repareras på bekostnad av den eller de fastighetsägare för vars räkning transporten eller arbetet utförts. Anmälan skall ske till föreningens styrelse minst 1 månad innan transportens påbörjas. Styrelsen tillsammans med fastighetsägaren -na upprättar ett besiktningsprotokoll över vägens kondition. Efter avslutade transporter besiktigas vägen på nytt och eventuella uppkomna skador debiteras den eller de fastighetsägare för vars räkning transporten utförts. Tung trafik - Vad menas. Med tung trafik menas att om en markägare skall göra ett skogsuttag och timmerbilar kommer att forsla ut timmer ur skog över samfällighetens väg och antal timmerlass är mer än två lass så skall detta anmälas. Fritidsfastighet eller permanentfastighet skall kunna beställa hem enstaka lass grus eller jord med lastbil för fastighetens skötsel och underhåll utan att detta skall anmälas. Golfbanans gräns för tung trafik går, i förrättningen angiven kvantitet av motsvarande 2 lass jord eller sand med traktor och kärra per dag under golfsäsongen på sektion II. Motsvarande transporter som på sektion II, samt normala varutransporter till och från golfbanan får ske på sektion I, övriga arbeten eller transporter med tunga fordon skall anmälas enligt gällande regler. Under inga omständigheter får fordon över 3,5 tons totalvikt ske under den period som förening skyltat med begränsning av tung trafik under tjällossningsperioden. Dispens för tungtrafiksförbudet har endast fordon ur räddningstjänsten samt sopbilar
Stadgar Stadgar för samfällighetsförening, bildad enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltningen skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1 FIRMA Föreningens firma är: LÖVSÄTTRA samfällighetsförening. 2 SAMFÄLLIGHETER Föreningen förvaltar anläggningssamfällighet tillkommen genom anläggningsbeslut 1992 (dnr AB2:90559). 3 GRUNDERNA FÖR FÖRVALTNINGEN Samfälligheten skall förvaltas i enlighet med vad som vid bildandet bestämts om dess ändamål 4 MEDLEM Medlem i föreningen är ägare till fastigheten eller därmed jämställd egendom, som har del i samfällighet upptagen under 2. 5 STYRELSE, säte, sammansättning För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Vallentuna kommun. Styrelsen skall bestå av tre ledamöter och två suppleanter. 6 STYRELSE, val Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Första gången val äger rum skall en ledamot väljas på endast ett år. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. 7 STYRELSE, kallelse till sammanträde, föredragningslista Kallelse till styrelsesammanträde, vilken skall innehålla uppgift om förekommande ärenden skall tillställas ledamöter minst åtta dagar före sammanträdet. Suppleanter skall inom samma tid tillställas underrättelse om sammanträdet och förekommande ärenden. Ledamot, som är förhindrad att närvara, skall meddela detta till ordföranden, som har att omedelbart kalla suppleant i ledamots ställe. Suppleant som ej tjänstgör i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet men har ej rösträtt. 8 STYRELSE, beslutsförhet, protokoll Styrelsen är beslutsför när kallelse skett i behörig ordning och minst halva antalet ledamöter är närvarande. Utan hinder härav skall styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ledamöter infunnit sig till sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning. I andra frågor gäller den mening som biträdes av ordföranden. Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst två tredjedelar av styrelseledamöterna är närvarande och ense om beslutet. Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är ense om beslutet.
Den som deltagit i avgörandet av ärende äger anföra reservation mot beslutet. Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets beslut. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut skall föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av ordföranden eller annan ledamot som vid förfall för ordföranden lett sammanträdet. 9 STYRELSE, förvaltning Styrelsen skall: Förvalta samfällighetens och föreningens tillgångar Föra redovisning över föreningens räkenskaper. Föra förteckning över delägande fastigheter, dessas andelstal och ägare Årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi. Om förvaltningen omfattar flera samfälligheter eller annars är uppdelad på olika verksamhetsgrenar och medlemmarnas andelar inte är lika stora i alla verksamhetsgrenarna, föra särskild redovisning för varje sådan gren. I övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. 10 REVISION För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två (2) revisorer och en (1) revisorsuppleant. Revisionsberättelse skall överlämnas till styrelsen senast tre veckor före ordinarie stämma. 11 RÄKENSKAPSPERIOD Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden 1 april 31 mars. 12 UNDERHÅLLS- OCH FÖRNYELSEFOND Till föreningens underhålls- och förnyelsefond skall årligen avsättas minst 0 (noll) kronor. 13 FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie stämma skall årligen hållas under maj månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Om stämma skall godkänna uttaxering skall styrelsen bereda medlemmarna tillfälle att från det kallelseåtgärd vidtagits ta del av debiteringslängd, utvisande det belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske. Före ordinarie stämma skall dessutom förvaltningsberättelse och revisionsberättelse för den avslutade räkenskapsperioden samt utgifts- och inkomststat finnas tillgängligt för granskning under samma tid. 14 KALLELSE TILL STÄMMA Kallelse till stämma skall utfärdas av styrelsen och ske genom skriftlig handling. Kallelseåtgärd skall vidtas senast åtta (8) dagar före sammanträdet. I kallelsen skall anges tid och plats för stämman, vilka ärenden som skall förekomma på stämman och lämnas uppgift om plats där i 13 angivna
Ärenden finns tillgängliga. Andra meddelanden skall genom styrelsens försorg bringas till medlemmarnas kännedom genom skriftlig handling. 15 MOTIONER Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motion, som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara till styrelsen Tillhanda senast fjorton dagar dessförinnan. Styrelsen skall bereda angivna motioner och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen. 16 DAGORDNING VID STÄMMA Vid ordinarie stämma skall följande ärenden behandlas; 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman (normalt föreningens sekreterare) 3. Val av två justeringsmän 4. Styrelsens och revisorernas berättelser 5. Ansvarsfrihet för styrelsen 6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmar 7. Ersättning till styrelsen och revisorerna 8. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 9. Val av styrelse och styrelseordförande 10. Val av revisorer 11. Fråga om val av valberedning 12. Övriga frågor 13. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Vid extra stämma skall behandlas ärenden under punkt 1, 2, 3, 6 och 13 17 DISPOSITION AV AVKASTNING I de fall stämman beslutar att fördela uppkommet överskott skall detta ske efter medlemmarnas andelar i samfälligheten. 18 STÄMMOBESLUT Beslut fattas med acklamation om inte omröstning. Ifråga om omröstning m m gäller 48, 49, 51 och 52 lagen om förvaltning av samfälligheter. När omröstning företas skall till protokollet antecknas de omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud m m som har betydelse för bedömandet av röstresultatet. Val skall ske med slutna sedlar om någon begär det. 19 FLERA VERKSAMHETSGRENAR Denna paragraf är utlämnad och gäller ej Lövsättra samfällighet. 20 PROTOKOLLSJUSTERING Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna.