EDA KOMMUN Datum Arende 2009-06-08 l)nr. Kom mun ledningsförvaltningen Kommunstyrelsen Jan-Olof Seveborg, 0571-28105 Andrad bolagsordning och ägardirektiv för Eda Bostads AB Sammanfattning Kommunfullmäktige har den 27 maj godkänt blagsordning och ägardirektiv tör Eda Energi All. Kommunledningsförvaltningen har nu upprättat förslag till motsvarande handlingar för Eda Bostads A13 så att de överensstämmer med de nya dokumenten tör energibolaget Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 8 juni 2009 Ärende Kommunfullmäktige har den 27 maj godkänt blagsordning och ägardirektiv för Eda En ergi AB. Kommunledningsförvaltningen har nu upprättat förslag till motsvarande handlingar för Eda Bostads AB sa att de överensstämmer med de nya dokumenten för energibolaget, där kommunstyrelsens styrande roll klargörs. Komnurnledningsförvaltningen föreslår att förslaget till reviderad bolagsordning och ägardirektiv för Eda Bostads AB godkännes. Kommunledningsförvaltningens förslag l. Upprättat förslag till reviderad bolagsordning och ägardirektiv tör Eda Bostads AB godkännes. 2. Under förutsättning att kommunfullmäktige bifaller konununledningsförvaltningens förslag till bolagsordning och ägardirektiv Rör Eda Bostads AB utser konununstyrelsen en representant som kommunens ombud vid kommande bolagsstämma med Eda Bostads AB nyed instruktion att rösta för antagande av bolagsordning och ägardirektiv enligt punkt 1 ovan och arvoden enligt kommunfullmäktiges beslut den 27 niaj 2009 Jan-Olof Seveborg Vik. kommunchef : : Postadress Postgiro 1 12 87-0 Telefon : vxl Fax: Box 66 Bankgiro: 104-2134 0571-281 03 673 22 CHARLOTTENBERG Organisationsni. 212000-1769 0571-281 00 0571-281 35 Samhdllsbyggnad 0571-281 64 Socialförvaltningen
Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Eda Bostads AB
Bolagsordning för Eda Bostads Aktiebolag, org.nr 556040-7296, godkänd av kommunfullmäktige i Eda kommun den [datum] och fastställd av bolagsstämma i bolaget den [datum] 1 Bolagets firma Bolagets firma är Eda Bostads Aktiebolag. 2 Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Eda kommun förvärva fastigheter eller tomträtt för att därå uppföra och förvalta bostadshus med tillhörande affärslägenheter och kollektiva anordningar. Bolagets verksamhet må jämväl omfatta upprörande av småhus för försäljning. Bolaget skall även bygga och förvalta fastigheter för kommunens förvaltning samt för komnmersiell service. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Ändamålet med bolagets verksamhet är att främja bostadsförsörjningen i Eda kommun. Skulle bolaget likvideras skall dess behållna tillgångar tillfalla Eda kommun att, till den del de ej motsvaras av tillskjutet kapital, användas till det ändamål för vars främjande bolaget bildats. 4 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst 2.652.000 kronor och högst 10.608.000 kronor. 5 Antal aktier l bolaget skall finnas lägst 26.520 aktier och högst 106.080 aktier. 6 Styrelse Styrelsen skall bestå av minst tre och högst nio ledamöter med lika antal suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Eda kommun tör tiden från den årsstämma, som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige har förrättats, intill slutet av den årsstämnia, som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. 1 (3)
7 Säte Styrelsen skall ha sitt säte i Charlottenberg, Värmlands län. 8 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en suppleant. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret eller revisorsvalet. Till revisor får även ett registrerat revisionsbolag utses. Om så sker skall ingen revisorssuppleant utses. 9 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller gir bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Eda kommun utse en lekmannarevisor med en suppleant. 10 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. Förslag till dagordning skall bifogas kallelsen. 11 Ärenden på årsstämma På årsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordgirande vid stämman; 3 Upprättande och godkännande av röstlängd; 4. Val av en eller två justeringsmän; 5. Fastställande av dagordning; 6. Prövning av om stämnian blivit behörigen sammankallad; 7. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport; 8. Beslut om a/ fastställelse av resultat- och balansräkningen; b/ dispositioner beträffande bolagets vinst eller (örlust enligt den fastställda balansräkningen; c/ ansvarsfrihet tör styrelseledamöterna och verkställande direktören; 9. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 10. 1 förekommande fall val av revisor och revisorssuppleant; 11. I förekommande fall anmälan av kommunfullmäktiges i Eda kommun beslut rörande styrelseledamöter och lekmannarevisorer med suppleanter; 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 2(3)
12 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 13 Firmateckning Styrelsen lår ej bemyndiga annan än styrelseledamot, verkställande direktör och vice verkställande direktör att teckna bolagets linea. Sådant bemyndigande tår endast avse två personer i förening. 14 Närvaro vid bolagsstämman Närvaro- och yttranderätt vid bolagsstämmor skall tillkomma dels kommunstyrelsens ledamöter, dels en företrädare för varje sådant i kommunfullmäktige representerat politiskt parti, som ej är företrätt bland kommunstyrelsens ledamöter. 15 Kommunstyrelsens rätt till information Kommunstyrelsen i Eda kommun äger till följd av dess uppsiktsskyldighet enligt 6 kap kommunallagen (1991:900) rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper och i övrigt informera sig om bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. 16 Ändring av bolagsordningen Denna bolagsordning tör ej ändras utan godkännande av kominunfitllniäktige i Eda kommun. 3 (3)
Agardirektiv för Eda Bostads AB Ägardirektiv tör verksamheten i Eda Bostads AB (nedan kallat bolaget), antagna av kommunfullmäktige i Eda kommun den [datum] och fastställda av bolagsstämma i bolaget den [datum]. Roller 1. Bolaget sona kommunalt organ Bolaget ingår som organ i den kommunala organisationen. Bolaget skall därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunens arbete för att främja utveckling och tillväxt inom kommunen. Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 kommunallagen. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom a) b) c) d) gällande bolagsordning gällande ägardirektiv av fullmäktige utfärdade särskilda direktiv förekommande avtal mellan kommunen och bolaget I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, skall dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning. 2. Kommunstyrelsens roll Kommunstyrelsen har i uppgift enligt 6 kap 1 kommunallagen att ha uppsikt över verksamheten i bolaget. Kommunstyrelsen har också sin beredande funktion i ärenden som berör bolaget och där kommunfullmäktige har att fatta beslut. Kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i den utsträckning som inte styrfunktionen enligt lag, bolagsordningen eller utfärdade ägar- eller övriga, särskilda direktiv skall utövas av kommunfullmäktige. Styrfunktionen skall i första hand utövas i samförstånd och bygga på acceptans. Kommunstyrelsen skall ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen skall, om detta inte regleras specifikt i dessa eller övriga, särskilda direktiv, fastställas av kommunstyrelsen efter samråd med bolagets styrelse. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket gäller författningsreglerad sekretess. Innehåller handling som skall översändas till kommunstyrelsen uppgift för vilken gäller sådan sekretess, äger bolaget därför utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits. 3. Kommunfullmäktiges roll Kommunfullmäktiges godkännande skall i förväg inhämtas såvitt avser 1 (6)
a) investering, förvärv eller försäljning av egendom till ett belopp överskridande 500 prisbasbelopp b) bildande eller förvärv av dotterbolag c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt Skulle olika meningar uppkomma i bolagets styrelse om fråga är av sådant slag att den skall underställas fullmäktige skall samråd ske med kommunstyrelsen, vars ställningstagande i saken styrelsen skall efterrätta sig. Skulle kommunstyrelsen med ledning av den information om bolaget som kommunstyrelsen erhåller enligt dessa direktiv genom beslut finna att viss fråga är av sådan art att den skall underställas fullmäktige, skall bolagets styrelse efterrätts sig sådant beslut. Styrning 4. Grundläggande principer rör bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att förutsättningarna för uppfyllelse av bolagets ändamål och mål är bästa möjliga. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga, marknadsorienterade grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som nyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala koncernen (vaneed avses kommunen och kommunens bolag). Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar rör organisationen i dess helhet song överväger rördelarna för bolaget. Kommunstyrelsen och bolaget skall därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen. 5. Självkostnads - och likställighetsprinciperna ni m Bolaget skall i sin verksamhet tillämpa de kommunala självkostnads- och likställighetsprinciperna om ej annat följer av lag eller annan rörfattning. Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärd som ej är förenlig med kommunal kompetens. 6. Mål för bolagets verksamhet Bolaget skall eftersträva följande verksamhetsmål: Bolaget skall erbjuda attraktiva bostäder åt de bostadskonsumenter som föredrar hyresrätten som boendeform Bolaget skall erbjudas valfrihet i servicegraden och därmed också i hyresnivån Bolaget skall sträva efter ett långsiktigt kvarboende Bolaget skall, rör att stimulera långsiktigt kvarboende, erbjuda kompletterande service till dc boende 2 (6)
Bolaget skall i sin verksamhet beakta kommunens planer och inriktningsbeslut i övergripande frågor 7. Ekonomiska mål och krav Kommunstyrelsen fastställer ekonomiska mål och krav för bolaget, såsom avkastningskrav och soliditetsmål. Ändringar sker i samband med att budget behandlas. Långsiktiga bedömningar och beslut skall eftersträvas vid fastställande av sådana mål och krav. 8. Riktlinjer ni ni inom det ekonomiska området Före investering, förvärv eller försäljning av egendon inorre intervallet 250-500 prisbasbelopp skall kommunstyrelsens godkännande inhämtas. Bolaget skall tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom det ekonomiska området som kommunstyrelsen anvisar. 9. Budget ni m Bolaget skall årligen fastställa budget fair det närmaste räkenskapsåret. Budgeten skall delges kommunstyrelsen enligt tidsplan som kommunstyrelsen bestämmer i samråd med bolaget. Bolagets långsiktiga verksamhetsplanering skall äga rum i samråd ined kommunstyrelsen. Information 10. Underlag för sammanställd redovisning Bolaget skall tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag som kommunstyrelsen begär för upprättande av kommunens sammanställda redovisning enligt lagen om kommunal redovisning i enlighet med tidsplan som upprättas av kommunstyrelsen. 11. Informationsskyldighet Bolaget skall hålla kommunstyrelsen väl informerat om sin verksamhet. Informationsskyldigheten innefattar viljande. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen snarast översända a) protokoll från bolagsstämma i bolaget b) protokoll från styrelsesammanträde i bolaget c) bolagets årsredovisning d) revisionsberättelse avseende bolaget e) granskningsrapport avseende bolaget Härutöver skall löpande ekonomisk och verksarnhetsmässig rapportering avseende bolaget ske periodiskt till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen avgör vilka verksamhetsmått m m son skall användas. Händelser av större vikt för bolagets verksamhet och ekonomi skall rapporteras omedelbart. 3 (6)
Bolaget skall vidare lämna underlag och sammanställning för uppföljning inom det arbetsgivarpolitiska området. 12. Informationssammanträde Bolaget skall årligen sedan årsredovisning, revisionsberättelse och lekmannarevisorns granskningsrapport till kommunstyrelsen och i god tid före årsstämman deltaga i ett informationssammanträde inför kommunfullmäktige. Vid sammanträdet skall styrelsens ordförande, verkställande direktören och lekmannarevisorn närvara och på frågor lämna upplysningar orn bolaget i motsvarande utsträckning som enligt 7 kap 32 aktiebolagslagen (2005:55 1). Frågor skall ej besvaras om det därigenom skulle röjas uppgifter sons omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980: 100). 13. Förvaltningsberättelsens innehåll Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen angivna ändamålet med bolagets verksamhet och de i punkt 6 uppställda målen samt i förhållande till de ekonomiska mål och krav som fastställts enligt punkt 7. Bolagets ledning 14. Arbetsordning för styrelsen Styrelsen skall enligt 8 kap 6 aktiebolagslagen årligen fastställa en skriftlig arbetsordning tör sitt eget arbete vari bl a skall redovisas arbetsfördelningen mellan styrelsens ledamöter, hur ofta styrelsen skall sammanträda och i vilken utsträckning som suppleanterna skall delta i styrelsens arbete och kallas till dess sammanträden. 15. Suppleanters inträde ni m Suppleant äger rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden även om han eller hon ej ersätter ledamot. Suppleant skall inträda istället för ledamot i styrelsen i den ordning som han eller hon har utsetts av kommunfullmäktige. Suppleant skall alltid kallas till styrelsesammanträde. Närvarande suppleant song ej ersätter ledamot har att iakttaga motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot. 16. Instruktion för verkställande direktör Styrelsen har enligt 8 kap 29 aktiebolagslagen att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen skall vidare enligt 8 kap 7 aktiebolagslagen ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Styrelsen skall tillse att instruktionerna omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter. I instruktionerna skall anges de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således skall omfattas av verkställande direktörens kompetens. 4(6)
Arbetsgivarfrågor 17. Riktlinjer m m inom det arbetsgivarpolitiska området Bolaget skall i tillämpliga delar tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom det arbetsgivarpolitiska området som kommunstyrelsen anvisar, även innefattande riktlinjer gällande anställningsvillkor för verkställande direktör i de kommunala bolagen. Bolaget skall samråda med kommunstyrelsen i förväg för det fall bolaget önskar tillämpa egna, ytterligare policyprogram in m av angivet slag. Omplaceringsskyldighet föreligger inte mellan kommunen och bolaget. Anställningstid enligt lagen om anställningsskydd skall beräknas tör all tid i den kommunala koncernen. Detta gäller både vid turordningsberäkning inför eventuell uppsägning och kvalificeringstid för återanställning. Företrädesrätt följer bestämmelserna i lagen om anställningsskydd. 18. Arbetsgivarpolitisk konsultation Bolaget skall ha möjlighet att nyttja kommunens centrala arbetsgivarpolitiska funktion konsultativt för råd och stöd, utbildning, inlörmation m ni på notsvarande sätt sons gäller för den övriga kommunala koncernen. 19. Arbetsgivarorganisation m m Bolaget skall tillhöra den arbetsgivarorganisation och anlita den pensionsadministratör sons kommunstyrelsen anger. 20. Kollektivavtal m m Bolaget skall teckna samma centrala kollektivavtal som kommunen. I övrigt skall kollektivavtal av principiell art som hinder bolaget godkännas av kommunstyrelsen. Förhandlingsöverenskommelser i arbetsgivarärenden av principiell art rörande bolaget skall godkännas av kommunstyrelsen. 21. Pensions - och försäkringsfrågor Samverkan och samordning skall ske vad gäller pensions- och försäkringsfrågor inom hela den kommunala koncernen. Konununledningsförvaltningen skall konsulteras innan viktigare beslut fattas inom omsrådet. Komnunledningsförvaltningen bistår bolaget med pensionshandläggning för den enskilde arbetstagaren. Övrigt 22. Revisorer och lekmannarevisorer Revisorer och lekmannarevisorer skall samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta skall FAR:s (Föreningen Auktoriserade Revisorer) rekommendation om gemensam revision tillämpas. 5 (6)
Lekmannarevisorerna skall i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets uppfyllelse av målen enligt punkt 7 samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. 23. Ledningsmöten Bolagets verkställande direktör skall delta i de ledningsmöten som kommunen kallar till. 24. Upphandling För upphandling gäller lagen om offentlig upphandling. Samordning och samverkan skall ske utifrån lagens krav och skall lör övrigt eftersträvas och utvecklas inom hela den kommunala koncernen. 25. Samordning och samverkan inom IT-området Samverkan och samordning av Cl'-satsningar och strategiska frågor skall inom området ske inom hela den kommunala koncernen. Kommunledningsförvaltningen inom kommunen skall konsulteras innan viktigare beslut fattas inom IT-området. Kommunledningstörvaltningen bistår bolaget med råd och information. Bolaget skall tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom IT-området som kommunstyrelsen anvisar. 26. Samordning av administrativa rutiner och system Bolaget skall utforma sina administrativa rutiner och system i enlighet med kommunstyrelsens anvisningar i fall då kommunstyrelsen finner det vara till gagn för koncernnyttan. 27. Arkivreglemente Kommunens arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering. 6 (6)