Årsmöteshandlingar för Sverok Väst 2009

Årsmöteshandlingar för Sverok Väst 2009 Årsmötet Årsmötet är inplanerat till den 28/2 klockan 18:00-21:00. Även detta kommer att vara i Fängelsets lokaler. I samband med årsmötet kommer det serveras middag, som är gratis för alla ombud. För övriga tillkommer en kostnad på 100 kronor, men då ingår även mat under hela konventet (se nedan). Middagen serveras vid 17.00. Till årsmötet får varje förening sända ett visst antal ombud, vilka har rösträtt under mötet. Hur många ombud som får skickas beror på antal medlemmar i föreningen, se följande tabell: 1 ombud för upp till och med 25 medlemmar 2 ombud för 26-50 medlemmar 3 ombud för 51-75 medlemmar 4 ombud för 76-100 medlemmar 5 ombud för 101 medlemmar och därutöver Till grund för denna räkning ligger det medlemsantal, som vid föregående års utgång meddelats till förbundet. Även de som inte väljs till ombud är välkomna i mån av plats, men har då ingen rösträtt. Anmälan av ombud skall ske senast den 14 februari, via vår hemsida, på adress http://vast.sverok.se. Con-trole I samband med årsmötet kommer det anordnas ett litet konvent. På konventet kommer det att finnas en brädspelsbar och en TV-spelshörna som håller öppet hela tiden, och till det kommer det även att finnas ett antal fasta arrangemang. Mer info om dessa kommer läggas upp på hemsidan. Konventet slår upp portarna lördag 28/2 klockan 10.00, pausar för årsmötet mellan klockan 18:00-21:00 och stänger edan klockan 00:30. På söndagen har vi öppet mellan 10:00-16:00. Konventet är gratis för alla, men en kostnad på 100 kronor tillkommer för dem som önskar mat. Detta gäller inte ombud eller arrangörer. Vi måste ha en anmälan senast den 14 februari, för att kunna erbjuda mat. Vi är också begränsade till 150 platser, så först till kvarn gäller. Ombud har företräde. Det kommer finnas en del sovplatser för de som anmäler sig och har långt att resa. Anmälan sker genom vår hemsida, och skall vara oss tillhanda senast den 14:e februari. Hitta till Fängelset Till fängelset kommer du genom att ta 1:ans eller 3:ans spårvagn till Stockholmsgatan, och sedan följa skyltning därifrån. Fängelset ligger på Kålltorpsgatan 2

Dagordning 1. Mötets öppnande 2. Mötets behörighet 3. Fastställande av röstlängd 1. Fastställande av dagordning 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av två justeringsmän och två rösträknare 5. Verksamhetsberättelse 6. Ekonomisk berättelse med resultat och balansräkning 7. Revisionsberättelse 8. Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 9. Stadgemässiga val 10. Fastställande av verksamhetsplan 11. Fastställande av budget 12. Fastställande av avgifter 13. Motioner 13.1. Motion angående Sverok västs stadgar 13.2. Motion om antal ombud föreningar har rätt att skicka 13.3. Motion angående stadgeändring angående behörigt styrelsemöte 14. Övriga frågor 15. Mötets avslutande

Bilaga 1. Verksamhetsberättelse Ekonomi Sökt verksamhetsbidrag från Västa Götalandsregionen och Halland för 2007 Organiserat upp ekonomihanteringssystemet Vi har ändrat strukturer i hur ekonomin fungerar, som främst innebär att vi får hjälp med den ekonomiska hanteringen från en av Sverok Riks anställd ekonom. Förberett inför sökning av verksamhetsbidragen för 2008 Infomation Hemsidan är ombyggd Detta syns främst bakom sidan, då den nu är betydligt enklare att hantera. Sidan har nu också ett RSS-flöde. Ett nyhetsbrev har skickats. Arrangemang under Vetenskapsfestivalen I samarbete Göteborgs Vetenskapsfestival, arrangerade Sverok Väst lajv och speltält. Vi informerade även om Sverok. Bord på Arn-dagarna. Under Göteborgs Kulturkalas arrangerades Arn-dagar av Svenska kyrkan,och under dessa var det medeltidsmarknad runt Domkyrkan. Vi hade ett bord där och informerade om Sverok. Monter på Bok- och biblioteksmässan Vi hade på mässan en stor monter, och hade främst fokus på att under Fack-dagarna informera bibliotekarier om spel och Sverok, med syfte att få in mer spel på biblioteken. Under de allmänna dagarna informerade vi främst om Sverok. Bord på Majornadagen Majornadagen arrangeras för att lyfta fram föreningslivet i Majorna, och vi var där för att spela spel och informera om Sverok. Aktivitet under Göteborgs stadsbiblioteks fantasysportlovsvecka Under sportlovet arrangerade stadsbiblioteket i Göteborg en fantasyvecka, där vi arrangerade ett flertal arrangemang, däribland lajv, föreläsningar och brädspelsbar. Monter på Science Fictionmässan Vi hade en monter där för att informera om Sverok.

Externa samarbeten Under året har vi samarbetat med följande organisationer: Göteborgs Vetenskapsfestival Svenska Kyrkan Unga rörelsehindrade, Göteborg. Detta skedde genom att vi föreläste om, och spelade, rollspel. I sammarbete med UNF anordnades Geekweek, ett femdagars spelkonvent under sportlovet. Göteborgs Stadsbibliotek Interna samarbeten Vi har lånat ur våra lokaler ut Spelveckan. Vi har lånat ut radioutrustning och kansliet till Gothcon. Kanliet har även lånats ut till föreningar. Ett luciafirande anordnades i samarbete med flera av distriktets föreningar. Detta årsmöte och konvent är också ett samarbete mellan flera av våra föreningar. Vi har även varit ute och informerat om Sverok Väst på ett LAN arrangerat av Hellö Röman. Utvecklingsarbete En visionshelg anordnades, där vi pratade om vad Sverok Väst är och bör vara. Detta låg sedan till grund för verksamhetsplanen. Internt under året Kansliets vindsförråd är förstärkt. Kansliet är ommöblerat för att kunna nyttjas bättre. Kansliet har drabbats av en betydande vattenläcka, vilken omöjliggjorde aktivitet i lokalen under vintern. Detta är dock åtgärdat nu. Under året har vi haft ett lokalprojekt.

Bilaga 2. Verksamhetsplan Styrelsen för Sverok Väst ska under 2009: Ekonomi Söka verksamhetsbidrag från Region Halland och Västra Götalandsregionen. Ökat samarbete med föreningar Ta fram Samarbetsmodellen, ett verktyg som syftar till att göra det attraktivt för föreningar att söka samarbete med distriktet. Samarbeta med våra föreningar och ge dessa praktisk och ekonomisk hjälp i projekt. Införskaffa en skrivare, men vik- och häftfunktion. Förbättra information gentemot föreningar Ta fram en lokaldatabas, som innehåller de lokaler som kan nyttjas av föreningar inom distriktet. Ta fram en föreningsdatabas, som innehåller de föreningar i distriktet som är intresserade av fler medlemmar och samarbeten. Öka Sverok Västs synlighet bland våra föreningar. Skicka ut nyhetsbrev minst 4 gånger. Anordna visionsmöte inför verksamhetsåret 2010. Anordna Con-Trole 2010. Internt för styrelsen Ta fram en kontaktdatabas, som innehåller hela västs kontaktnät. Undersöka alternativ lokal för Sverok Väst. Denna skall inhysa både kansli och plats för föreningsverksamhet. Undersöka möjligheten att i stor mån indela styrelsearbetet i flera olika arbetsgrupper. Syftet med detta är att snabba på beslutsprocessen för beslut som endast rör begränsade arbetsområden och/eller geografiska områden. Arbetsgrupperna ska innehålla minst 1 person ifrån styrelsen, plus andra intresserade och ha en egen budget med klara direktiv. Under 2009 skall detta testas med en grupp för Halland. Utse mer detaljerade ansvarsområden för styrelsemedlemmar, se bilaga 2.1 för förslag. Ta fram en fungerande metod för styrelsens interna kommunikation. Förbättra modell för tydlig ekonomisk redovisning. Undersöka alternativ för hur årsmötet ligger i förhållande till verksamhetsår och budget.

Bussresor Arrangera bussresor till större konvent. Vidare är det önskvärt att styrelsen under 2009: Medverkar på marknadsförande event och mässor. Verkar för att öka genomskinligheten i styrelsearbetet. Arbetar för att kommuner och landsting ser spelande som en legitim kultur- och fritidsaktivitet. Bilaga 2.1. Förslag på ansvarsområden Deltagardagsansvarig; har huvudansvar för att utveckla Samarbetsmodellen samt att sköta rapporteringen av deltagardagar. Informationsansvarig; har huvudansvar för nyhetsbrev, hemsida, kalender samt forum. Kontaktansvarig; har telefon och info@vast.sverok,se. Föreningsansvarig; har huvudansvar för att utveckla kontakten med föreningarna i distriktet. Databasansvarig, med huvudansvar för att ta fram databaserna. Trivselansvarig; med huvudansvar för trevliga styrelsemöten och dylikt. Studiefrämjandetansvarig; med huvudansvaret för kontakt med Studiefrämjandet.

Bilaga 3. Budget Budget 2009 Inkomster Regionsbidrag 300000 Bussar 10000 310000 Utgifter Löpande utgifter Hyra, kanslie 66000 El 2500 Internet 2500 Telefon 1500 Förbrukningsvaror 2000 74500 Verksamhet Årsmöte och konvent (CON-trole) 35000 Samarbetsmodellen 50000 Bussar 42000 127000 Information och kommunikation internt Nyhetsbrev, föreningskontakter 10000 Visionsmöte 2000 Föreningsmöten 10000 22000 Information och kommunikation externt Profilmaterial Mässor och event Regionskontakter 6000 10000 1000 17000 Styrelse & övrigt ideelt arbete Ersättning för mat, resor o.dyl. i samband med arbete med Sverok Väst 15000 Möteskostnader 8000 Hallands-workgroup möten 3000 Styrelsevård & kickoff 2000 28000 Inventarier (skrivare) Inventarier (skrivare) 100000 100000 Utgifter, totalt 368500 Summa: -58500

Bilaga 4. Motioner 4.1. Motion angående bugg i Sverok Västs stadgar Det finns en bugg i Sverok Västs stadgar. Det är i allmänhet svårt att ändra stadgar för en förening. Oftast krävs det årsmötesbeslut, ibland med två tredjedelsmajoritet. Så är det i Sverok Väst. Det krävs att två tredjedelar av ombuden röstar för en stadgeändring för att den ska genomföras. I vissa frågor krävs det till och med två årsmötesbeslut på rad för att det ska bli ändring. Det är inget problem. Så brukar det vara. Vad som är ett problem att ovanstående bara gäller om det är styrelsen som föreslår ändringen. Om någon skickar in en motion om en stadgeändring (som den här motionen till exempel) så räcker det att en enda person röstar mot för att den ska falla. Det tror vi inte är meningen. I 40 står det om ovanstående med två tredjedelsmajoritet. I 41 däremot står det "Stadgeändring kan ske i de ärenden som uttryckligen angivits i kallelsen, samt i de ärenden som enhälligt årsmöte beslutar uppta." Kallelsen ska (enligt 32) skickas ut 4 8 veckor innan mötet. Det är först då som man kan börja skicka in motioner. Har man då en stadgemotion står ju det givetvis inte med i stadgarna. Rimligare vore istället att om motionen finns med i handlingarna, som enligt samma 32 ska skickas ut senaste två veckor innan mötet, så går den att beslut om i vanlig ordning. Annars räcker det som sagt med att en person röstar mot att motionen tas upp för att den ska falla. I övrigt anser vi inte att stadgeändring ska kunna göras om det inte funnits möjlighet att ta ställning till frågan innan. Därför vill vi också ta bort möjligheten att göra ändringar som inte funnits med i handlingarna. Vi yrkar att ordet "kallelsen" i 41 byts ut till möteshandlingarna. att ", samt i de ärenden som enhälligt årsmöte beslutar uppta" stryks. Jessika Karlsson Loftbring Jesper Berglund av årsmötet 2008 valda revisorer för Sverok Väst. Styrelsens svar Den första att-satsen löser ett uppenbart fel i stadgarna och vi anser att det självklart skall ändras. Den andra att-satsen innehåller en idé som är väl värd att diskutera, men då den praktiska nyttan av att kunna göra mindre ändringar i sittande möte väl överväger den risk som uppstår anser vi att det ändå är lämpligt att behålla formuleringen. Styrelsen yrkar bifall på första att-satsen, men avslag på andra att-satsen.

4.2. Motion angående ombud till distriktsårsmötet av Frida Aronsson och Elina Aronsson, EvE (Evigt Embololali) Som ombudsvalet är för tillfället så är det många mindre föreningar som bara får skicka ett ombud trots att de har mycket stor föreningsaktivitet och vill kunna påverka mer. Å andra sidan är de föreningar som får skicka flera ombud oftast så stora att de kan utnyttja alla 5 poster. Det är nu en skev fördelning i antalet ombud en förening få skicka då dessa tal väljs med jämna intervaller, utan hänsyn till hur föreningarna är fördelade i medlemsantal. Det här tycker vi är fel. I en 10-15 personers förening är varje medlem viktig och det kan vara svårt att hitta endast en representant att skicka. Vi vill därför ge mindre föreningar möjlighet att göra sin röst hörd så att inte de få stora föreningarna dominerar helt. Det är betydligt fler småföreningar än vad det är stora, och detta måste få märkas på årsmötet. Biträden är inte samma sak, då dessa inte har rösträtt och inte per automatik har yttranderätt. Systemet vi föreslår är matematiskt fungerande, då man för att få nästa nivå tar de båda talen från förgående nivå. Exempelvis tar man vid 2 ombud de båda talen 10 och 24 (vilket blir 34 ihop) och lägger till 34 på den nya nivån (som börjar på 25, då förra slutade på 24). Alltså blir det 25 +34 = 59 osv. Det här är vårt förslag på hur man kan sätta nivåerna och om det finns någon annan som har ett bättre förslag på system så är vi inte avigt inställda till det. Vi yrkar att: 30 ändras från 30 stadgar för väst. Till distriktsårsmötet får varje förening sända ombud i nedanstående omfattning: 1 ombud för upp till och med 25 medlemmar 2 ombud för 26-50 medlemmar 3 ombud för 51-75 medlemmar 4 ombud för 76-100 medlemmar 5 ombud för 101 medlemmar och därutöver Till grund för denna räkning ligger det medlemsantal, som vid föregående års utgång meddelats till förbundet. Till på nästa sida.

Till 30 stadgar för väst. Till distriktsårsmötet får varje förening sända ombud i nedanstående omfattning: 1 ombud för upp till och med 9 medlemmar 2 ombud för 10 24 medlemmar 3 ombud för 25 59 medlemmar 4 ombud för 60 144 medlemmar 5 ombud för 145 medlemmar och därutöver Till grund för denna räkning ligger det medlemsantal, som vid föregående års utgång meddelats till förbundet. Styrelsens svar Motionen innehåller tankar som diskuterats fram och tillbaks under lång tid i förbundet, stora mot små föreningars nivå av rätt att bestämma. Det nu gällande systemet är byggt kring ett linjärt system medans motionen bygger på en exponentiell ökning. Bägge systemen innehåller en maxnivå, som begränsar de stora föreningarnas maximala möjlighet att påverka. Vi anser att ett linjärt system i grunden är mer demokratiskt då det grundar sig i begreppet en person en röst. Vi anser även att de största föreningarna begränsas i tillräckligt hög grad med hjälp av maxnivån. Att nivåerna kan behöva ses över är något vi tar till oss, men vi vill gärna att detta utreds nogrannare för att kunna ta ett korrekt beslut. Styrelsen yrkar på remmitering av ärendet till nästa styrelse.

4.3. Motion angående stadgeändring för behörigt styrelsemöte. Av styrelsen Styrelsen kan enligt stadgarna vara mellan 7-12 personer (Ordförande & kassör + 5 till 10 ledamöter). Under 2008 har vi varit 7 personer i styrelsen och haft svårt att få till beslutsmässiga möten pga att vi varit fyra närvarande istället för fem. Därför skulle jag vilja föreslå att antalet ledamöter som krävs för beslutsmässigt möte ändras. Jag yrkar att stadgans 18: "Distriktsstyrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter är kallade och minst fem, däribland ordföranden eller vice ordföranden, är närvarande. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet, vid lika röstetal har distriktsordföranden utslagsröst. Kallelsen skall skickas senast en vecka innan mötet." ändras till "Distriktsstyrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter är kallade och minst hälften (avrundat uppåt), däribland ordföranden eller vice ordföranden är närvarande. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet, vid lika röstetal har distriktsordföranden utslagsröst. Kallelsen skall skickas senast en vecka innan mötet." Styrelsens svar Styrelsen yrkar bifall.

Motion om fler utbildningar Av Victor Sollerhed Jättebra med ekonomi-utbildningen dagen efter årsmötet! Vi ser gärna fler olika utbildningar som vi kan skicka våra engagerade medlemmar och styrelse-representanter på! Fördelar: - lära sig mer, bättre föreningar och evenemang som resultat - träffa andra Sverok'are, diskutera gemensamma problem etc. Förslag på ämnen man kanske kan gå utbildning i: - Ledarskap - Ekonomi Kommer inte på fler just nu men det finns säkert fler ämnen som kan vara intressanta... Jag ser också utbildningarna som ett sätt att motivera våra föreningars enskilda medlemmar att bli mer aktiva. Genom att ge dem utbildningar får de en starkare anknytning till föreningen och ökade kunskaper dvs. ökade möjligheter att vara med och hjälpa till. För oftast handlar det hela ju om ideellt arbete av och för ungdomar. =) Jag yrkar därför att: Sverok väst under 2009 genomför utbildningar för distriktets engagerade medlemmar och styrelserepresentanter. Styrelsens svar Styrelsen har inte hunnit svara på denna motion.