Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg 2015-06-24

1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 24 juni 2015 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl. 09.30-ca 12.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Ägarutskottets sammanträdestider 2016 Diarienummer RS 66-2015 2. Utredning av hantering av statsbidrag Diarienummer RS 11-2015 3. Genomförandebeslut för fastighetsanpassning för ny 1,5T magnetröntgenkamera och uppgradering av befintlig 1,5T magnetröntgenkamera på SU Östra sjukhuset Diarienummer RS 11-2015 4. Byggnation av parkeringsdäck vid SU Mölndal sjukhus Diarienummer RS 11-2015 5. Bildande av kommunalförbund för svenskt ambulansflyg Diarienummer RS 2148-2015 6. Säkerhetspolicy och riktlinjer för informationssäkerhet Diarienummer RS 129-2015, RS 1594-2013 7. Översyn av Kultur i Väst Diarienummer RS 1961-2015 8. Utvärdering av Västra Götalandsregionens politiska organisation Diarienummer RS 691-2012 9. Redovisning av uppdrag kring hantering av föreningsbidrag Diarienummer RS 1896-2014 10. Anmälningsärenden 11. Övriga frågor Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Föredragningslista, Ägarutskottet, 2015-06-24 2 (2) Information A. Rapporter från presidieöverläggningar med mera/johnny Magnusson B. Aktuella rapporter från regiondirektören/ann-sofi Lodin C. Uppföljning av införandet av ny styrmodell Regionservice/Bodil Nielsen D. Lägesrapport Agnesbergs folkhögskola/bengt Säterskog E. Risk- och konsekvensanalys från Närhälsan som speglar bedömning om fler vårdcentraler riskeras att stängas till följd av krav i KOK-boken/Jörgen Thorn F. Information om upphandling; digitalisering av diagnostik Patos samt diskussion kring ägarutskottets roll vid inköp/peter Söderström G. Riskanalys regionstyrelsen/christina Karlsson H. Information om revidering av Finanspolicyn/Lars Hillerström Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (http://www.vasttrafik.se/).

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-16 Diarienummer RS 66-2015 Koncernkontoret/Ärendesamordning och kansli Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: 010-441 25 95 E-post: jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Ägarutskottets sammanträdestider 2016 Förslag till beslut Ägarutskottet beslutar följande: 1. Ägarutskottet sammanträder under 2016 på följande dagar: 19 januari, 24 februari, 15 mars, 20 april, 17 maj, 15 juni, 31 augusti, 21 september, 18 oktober, 15 november och 6 december. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen beslöt 2015-06-02 sammanträdestider för 2016. För ägarutskottets del beslöt regionstyrelsen att utskottet sammanträder, 19 januari, 24 februari, 15 mars, 20 april, 17 maj, 15 juni, 31 augusti, 21 september, 18 oktober, 15 november och 6 december. Ägarutskottet bör därför fastställa dessa sammanträdesdagar. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Koncernavdelningschef Ärendesamordning och Kansli Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Västra Götalandsregionen 1 (5) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-24 Diarienummer RS 11-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret, Avdelning budget, redovisning och finans Handläggare: Eva Ohlsson Telefon: 0706-30 69 03 E-post: eva.m.ohlsson@vgregion.se Till ägarutskottet Utredning av hantering av statsbidrag Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Fastställa föreslagen modell för hantering av statsbidrag 2. Intäkter för statsbidrag som idag budgeteras och bokförs på nämnder och styrelser, hanteras i fortsättningen som en central intäkt till moderförvaltningen 3. I detaljbudgeten för 2016 tydliggöra vilka statsbidrag (specialdestinerade och ALF/TUA) som fördelas till berörda nämnder och styrelser Sammanfattning Statsbidragen utgör ca 10 % av VGRs totala intäkter och är vid sidan av skatteintäkterna en viktig del i finansieringen av verksamheten. Statsbidragen delas in i generella och specialdestinerade. Utöver dessa finns medel för forskning och utbildning, s.k. ALF/TUA. De generella stadsbidragen inklusive två av de större specialdestinerade bidragen avseende hälso- och sjukvård, ingår idag i regionfullmäktiges budget och utgör en del av regionbidraget till nämnderna medan övriga bidrag inte synliggjorts på samma sätt. För att synliggöra alla statsbidrag och få en enhetlig hantering föreslås därför att även de specialdestinerade statsbidragen samt ALF/TUA räknas in i den samlade finansieringen och fördelas ut till beställande nämnder i samband med regionfullmäktiges budget. De nämnder som berörs idag är hälso- och sjukvårdsnämnderna, hälso- och sjukvårdsstyrelsen, regionutvecklingsnämnden, kollektivtrafiknämnden och kulturnämnden Förslaget innebär att den praktiska hanteringen av statsbidragen i form av t ex fördelning av medel till utförarna och eventuell återredovisning, även fortsättningsvis sköts av respektive beställande nämnd men att bokföringen flyttas till moderförvaltningen. Det ska tydligt framgå hur stort belopp som utgörs av statsbidrag (specialdestinerade och ALF/TUA) och som avser det uppdrag man har från staten. Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-06-24 2 (5) Diarienummer RS 11-2015 I samband med delårsrapporten per augusti bör regionstyrelsen få bemyndigande från regionfullmäktige att göra fördelningar till följd av förändringar av statsbidrag som inte är av principiell art. Beskrivning av ärendet Regionfullmäktige fastställde 2014-06-09-10 Budget 2015. I beslutet ingick uppdrag till regionstyrelsen att utvärdera Västra Götalandsregionens hantering av statsbidrag. Syftet var att kartlägga både generella och specialdestinerade statsbidrag och hur de analyseras och hanteras i budget och planeringsprocessen inom VGR. Statsbidrag är, liksom skatter och kommunalekonomisk utjämning, en viktig del av finansiering för den verksamhet som bedrivs. Utöver dessa finns patientavgifter, biljettintäkter, intäkter för såld vård och övriga intäkter. Statsbidragen utgör knappt 10 % av VGRs totala intäkter. Detta förslag tar sin grund i att statsbidragen synliggörs som en del av den samlade finansieringen av verksamheten i Västra Götalandsregionen, och ingår i regionfullmäktiges budget. Statsbidragen utgör då en del av den centrala finansieringen till beställande nämnder. Olika statsbidrag och hur de hanteras idag Generella statsbidrag används i systemet för kommunalekonomisk utjämning, för skillnader i intäkter eller strukturella förutsättningar. Beloppet baseras oftast på kronor per invånare och kräver som regel ingen motprestation. Till de generella statsbidragen räknas även läkemedelssubventionen för receptläkemedel. I VGR ingår de generella statsbidragen i finansieringen av regionfullmäktiges budget och ingår i fördelningen av regionbidrag till nämnder och styrelser. Specialdestinerade statsbidrag är satsningar för ett bestämt ändamål. För att erhålla specialdestinerade statsbidrag krävs som regel en motprestation och återrapportering. Utbetalningen till landstingen baseras då på uppnådda mål/prestationer och i vissa fall på hur många landsting som uppnått målen. I VGR budgeteras idag alla specialdestinerade statsbidrag, utom två, på mottagande verksamhet utifrån hur verksamheten bedömer måluppfyllelsen. I den mottagande verksamhetens budget ligger både intäkten och kostnaden. Sjukskrivningsmiljarden och f d kömiljarden, ingår dock i regionfullmäktiges beslutade budget. Utöver generella och specialdestinerade, finns statsbidrag för forskning och utbildning av läkare och tandläkare - ALF- och TUA. VGR sluter avtal med HÄLSOSAM. Idag går dessa bidrag i sin helhet till Sahlgrenska Universitetssjukhuset respektive Folktandvården, som hanterar och fördelar bidraget vidare inom VGR. Personalanknutna statsbidrag erhålls för anställda med någon form av nedsatt arbetsförmåga men omfattas inte av förändringen som föreslås i detta TU. Sammanställning - budgeterade statsbidrag för 2015

Datum 2015-06-24 3 (5) Diarienummer RS 11-2015 Statsbidrag Budget 2015 (mnkr) Generella statsbidrag (ingår i utjämningssystemet) 3 652 varav läkemedelssubventionen 3 520 Specialdestinerade statsbidrag 1 202 Hälso- och sjukvård 778 Kultur 305 Övriga verksamheter 119 Övriga statsbidrag 553 ALF + TUA-medel 508 Personalanknutna 45 SUMMA 5 407 Förslag till förändrad hantering Verksamheterna upplever idag en osäkerhet kring vilka statsbidrag som finns för innevarande år. Innan besked kan fås har ofta en stor del av året gått och de motprestationer som är kopplade till bidragen hinns inte med under året. För att få en tydlighet ut mot verksamheten föreslås därför en förändring av hanteringen av statsbidragen. Förslaget går ut på att de specialdestinerade statsbidragen samt ALF/TUA räknas in i den samlade finansieringen och fördelas ut till berörda nämnder i samband med regionfullmäktiges budget. Det ska tydligt framgå till vilken nämnd statsbidraget går och storleken på bidraget. För 2016 berörs HSN, HSS, RUN, KN och KTN. Detta skulle innebära: Berörda nämnder vet redan i juni, när regionfullmäktige fastställer budgeten, vilka statsbidrag de får. De budgeterar för ett internt bidrag samt för den beräknade kostnaden. Om ett specialdestinerat statsbidrag skulle förändras under året, förändras inte bidraget till verksamheten, utan positiva och negativa förändringar hanteras centralt i VGR. En eventuell förändring av bidraget för verksamheten måste föregås av ett politiskt beslut. Om staten inför ett nytt specialdestinerat bidrag, måste det finnas ett politiskt beslut att VGR ska satsa på den verksamhet som statsbidraget avser och nyttja bidraget. Om statsbidrag upphör, måste en beredning göras och ett beslut tas för om även VGR vill upphöra med satsningen eller om man väljer att fortsätta finansieringen. RF beslutar om en eventuell regionbidragsförändring eller ger regionstyrelsen bemyndigande att besluta i de fall förändringarna inte är av principiell art. Kunskapen kring de specialdestinerade statsbidragen är störst hos berörda nämnder. Hanteringen av statsbidrag vidare ut i verksamheter och till olika enheter, ligger därför kvar på nämnderna. Eventuell rapportering och återredovisning till givande myndighet, sker också i de flesta fall direkt från berörd nämnd, eller så som hanteringen går till idag.

Datum 2015-06-24 4 (5) Diarienummer RS 11-2015 Det är viktigt med en kontinuerlig dialog mellan koncernkontoret och berörda nämnder, så att förändringar blir kända i ett tidigt skede. Dialog måste också ske i samband med att budgetunderlaget till partierna tas fram, under budgetprocessen och i delårsbokslut för avstämning och prognos. Hantering All bokföring av statsbidragen sker centralt på moderförvaltningen, vilket förväntas ge en ökad kontroll av rekvirering och uppföljning. I de fall VGR väljer att nyttja ett specialdestinerat statsbidrag och inkludera det i den samlade finansieringen, beslutar RF om bidraget till berörd nämnd. Omvänt, när ett statsbidrag upphör. En specifikation över vilka statsbidrag som går till vilken nämnd måste finnas. Det ska också framgå, till berörda nämnder, hur stort belopp som utgörs av specialdestinerade statsbidrag respektive ALF/TUA. Beredning Ärendet har beretts inom koncernkontoret. Under beredningen har avstämningar gjorts med de politiska sekreterarna. Information har skett på ekonomichefsgruppen och med kansliledningen. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Förvaltningschef Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Förteckning över statsbidrag i budget 2015

Västra Götalandsregionen 5 (5) Statsbidrag, mnkr Budget 2015 Generella statsbidrag (ingår i utjämningssystemet) Hälso- och sjukvård för personer som vistas i landet utan tillstånd 51 Patientrörlighet 28 Tredje steget i tandvårdsreformen 30 HPV-vaccin 15 Läkemedelsförmånen 3 520 Vävnadsdirektivet, punkt 1, 119 mnkr (finns inte med i SKUP) 8 Summa 3 652 Specialdestinerade (riktade) statsbidrag Hälso- och sjukvård Kömiljarden - (Vårdgarantin) 150 Sjukskrivningsmiljarden 80 Vårdgaranti inom psykisk ohälsa, barn&ungdom 70 Försäkringsmedicinska utredningar 42 Råd och stöd LSS (Handikappverksamhet) Tolktjänst (Handikappverksamhet) Utrustning för elektronisk kommunikation 32 4 Vävnadsdirektivet punkt 2a 3 Rehabiliteringsgarantin 121 Tillgänglighet cancervården (jämlik cancervård) 68 Vård av asylsökande 207 Bidrag från MSB (PKMC och Säkerhet) 1 Summa hälso- och sjukvård 778 Övriga verksamheter Kultur, samverkansmodellen 305 Regionutvecklingsnämnden 8 Naturbruksnämnden 1 Göteborgs Botaniska trädgård 8 Agnesberg 9 Folkhögskolor 83 Västtrafik AB 8 Film i Väst AB 2 Summa övriga verksamheter 424 Övriga statsbidrag: ALF-bidrag (forskning, läkarutbildning) 432 TUA-bidrag (forskning, tandläkarutbildning) 76 Personalanknutna statsbidrag (AF, lönebidrag mm) 45 Summa övriga statsbidrag 553 Summa specialdestinerade statsbidrag 1 755 TOTALT 5 407 Bidrag som ingår i den samlade finansieringen i RFs beslutade budget 2015 Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-12 Diarienummer RS 11-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Verksamhetsuppföljning ekonomi och inköp Handläggare: Mattias Berntsson Telefon: 070-082 42 50 E-post: mattias.h.berntsson@vgregion.se Till Regionstyrelsen Genomförandebeslut för fastighetsanpassning för ny 1,5T magnetröntgenkamera och uppgradering av befintlig 1,5T magnetröntgenkamera på SU Östra sjukhuset. Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslås besluta följande: 1. Fastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra ombyggnation om totalt 16,3 mnkr för installation av ny 1,5T magnetröntgenkamera (MR) och uppgradering befintlig 1,5T MR på SU Östra sjukhuset 2. Investeringen finansieras enligt modellen för verksamhetsdrivna investeringar inom ramen för mindre verksamhetsdrivna investeringar. 3. Fastighetsnämndens behov av koncernbidrag är 848 000/år. Sammanfattning av ärendet SU Östra sjukhuset har inom ramen för strategiska utrustningsinvesteringar 2013 beviljats en ny 1,5T MR. Den förstudien som gjordes för fastighetsanpassningen utgick från en ekonomiskt driven fastighetsinvestering om 7,0 mnkr för år 2014. Från förstudie till systemhandlingsskedet blir det uppenbart att de fastighetstekniska åtgärderna är mer omfattande och uppgraderingen ställer också högre krav på de fastighetstekniska försörjningen och allt sammantaget leder det till en ökad investering som bedöms sakna utrymme inom SU:s egen fastighetsinvesteringsplan. Fördjupad beskrivning av ärendet SU:s ansökan för investering i strategisk utrustning i form av ytterligare en 1,5 MR kamera godkändes av regionstyrelsen under 2013. [I den inkomna ansökan från SU beskrevs inga tillkommande investerings- eller driftskonsekvenser från någon fastighetsanpassning. Projektets utveckling från förstudie till systemhandling gav att de fastighetstekniska åtgärderna är mer omfattande och bedömd kostnadsökning planerades kunna tas om hand av SU:s fastighetsinvesteringsplan 2015. När den nya 1,5T MR skulle beställas gällde ett nytt ramavtal inom VGR med en MR-version med högre krav på den fastighetstekniska försörjningen, vilket kräver en ökad investering som saknar utrymme inom SU:s egen investeringsram för fastighet. ] Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-03-16 Diarienummer RS 11-2015 2 (2) Ekonomi Fastighetsinvestering Det totala investeringsbeloppet beräknas uppgå till 16,3 mnkr i 2015 års kostnadsläge och sträcker sig över 2 år med följande fördelning i mnkr: Investering 2015 2016 Totalt Utrustning 5 11,3 16,30 Driftskostnader Investeringen beräknas medföra en hyreshöjning om 440 00 kr/år från befintliga 407 000 kr/år till 847 000 kr/år. Denna fastighetsanpassning utgör något av ett extremfall, då behov av koncernbidrag är 848 000/år, vilket är högre en ny hyra. Detta motiveras av att Västfastigheter inte kan ta in hyra för denna typ av fastighetsanpassning som per ny kvadratmeter är extremt kostsam. Beredning Ärendet har beretts i fastighetsnämnden 2015-04-28 Ärendet har beretts i styrelsen för SU 2015-05-18 Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Fastighetsnämnden protokoll 2015-04-28 Styrelsen för SU protokoll 2014-05-18. Besluten skickas till Regionkansliet ekonomiavdelningen, mattias.h.berntsson@vgregion.se Fastighetsnämnden, katarina.gruden.dahlin@vgregion.se

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-03 Diarienummer RS 11-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret/ Verksamhetsuppföljning ekonomi och inköp Handläggare: Mattias Berntsson Telefon: 070-082 42 50 E-post: Mattias.h.berntsson@vgregion.se Till Regionstyrelsen Byggnation av parkeringsdäck vid SU Mölndal sjukhus Förslag till beslut Regionstyrelsen föreslås besluta följande: 1. Fastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra nybyggnation om totalt 85 mnkr för nytt parkeringsdäck vid SU Mölndals sjukhus. 2. Investeringen finansieras enligt modellen för verksamhetsdrivna investeringar. Sammanfattning av ärendet Parkeringssituationen vid SU Mölndals sjukhus är problematisk med risk för brist på ca 200 parkeringsplatser vid utgången 2016, då nuvarande hyresavtal med Mölndals kommun upphör. I syfte att möta behovet av ytterligare parkeringsplatser föreslås byggnation av nytt parkeringshus som innefattar en fastighetsinvestering om 85 mnkr. Koncernkontoret föreslår att fastighetsnämnden får i uppdrag att genomföra nybyggnationen och att investeringen finansieras av regionstyrelsens centrala ram för verksamhetsdrivna fastighetsinvesteringar. Fördjupad beskrivning av ärendet Ett nytt parkeringshus med 301 parkeringsplatser var redan 2006 och 2008 under utredning. Idag hyrs 170 parkeringsplatser av Mölndals kommun fem minuters gångväg från sjukhuset. Detta hyresavtal sägs upp och avslutas 2016-12-31. Om en ny parkeringslösning inte tagits fram till dess kommer det saknas ca 200 parkeringsplatser för sjukhuspersonalen. Att äga parkeringshus på den fastighet VGR äger anses som strategiskt viktigt, då Västfastigheter vill kunna styra och samordna parkeringsavgifter på både markparkering och parkeringshus. Vid en försäljning av parkeringshus tas möjligheten bort att styra avgifterna. Dessutom bedöms det som strategiskt att behålla ägandet av marken där p-husen står, för att ha flexibilitet och i ett längre tidsperspektiv vid behov kunna utnyttja marken för sjukhusverksamhet. Grundtanken med det nya parkeringsdäcket vid Ågatan är att lösa parkeringssituationen för anställda på SU Mölndals sjukhus. Det befintliga parkeringshuset på Göteborgsvägen och de markparkeringar som finns närmare Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-03-16 Diarienummer RS 11-2015 2 (3) sjukhuset är avsedda för patienter och anhöriga för att öka vårdtillgänngligheten. Det nya parkeringshuset planeras i fyra plan och blir robust, prisvärt och enkelt att underhålla. Materialval planeras som uppfyller krav på miljö, brandsäkerhet, luftoch ljusinsläpp insläpp strålskydd och ekonomi. Projektet nominerades till investeringsplanen för 2016-2018 och har ännu inte hunnit godkännas, då regionstyrelsen fattar beslut om detaljerad investeringsplan inklusive nomineringsförslag hösten 2015. Det anses nödvändigt att behandla detta investeringsförslag med en snabbare beredning till genomförandebeslut för att undvika en situation med parkeringsbrist för personalen. Bygglovet för forskningshuset Hus R vid SU Mölndals sjukhus är villkorat att parkeringsfrågan är löst, varför genomförandebeslut av nytt parkeringshus är brådskande. Ekonomi Investeringen sträcker sig över 3 år med följande fördelning i mnkr: Investering 2015 2016 2017 Totalt Fastighet 3 79 3 85 Driftskostnader Investeringen beräknas medföra ökade hyreskostnader på 6 904 533 kr/år vilka avses täckas av parkeringsavgifter, vilket därmed inte kräver något koncernbidrag Utöver hyra förväntas inga ökade kostnader som konsekvens av investeringen. 2013 fick Västfastigheter uppdraget att bedriva parkeringsverksamheten inom VGR och parkeringar togs bort från internhyresmodellen. Regionstyrelsen beslutar om avgifter efter förslag från fastighetsnämnden. Verksamheten skall betalas med parkeringsavgifter och inte med skattemedel. Parkeringsavgifter för personal och besökare hanteras i ett separat ärende till regionstyrelsen och avser att täcka kostnaderna av investeringar i parkeringar. Beredning Ärendet har beretts i fastighetsnämnden 2015-04-28 Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga Fastighetsnämnden protokoll 2015-04-28 Illustration parkeringshus SU Mölndal

Datum 2015-03-16 Diarienummer RS 11-2015 3 (3) Besluten skickas till Regionkansliet ekonomiavdelningen, mattias.h.berntsson@vgregion.se Fastighetsnämnden, katarina.gruden.dahlin@vgregion.se

Västra Götalandsregionen 1 (4) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 2148-2015 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Mats Kihlgren Telefon: 0736 88 93 94 E-post: mats.kihlgren@vgregion.se Till Ägarutskottet Bildande av kommunalförbund för svenskt ambulansflyg Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Västra Götalandsregionen bildar kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg för att bedriva ambulansflyg inom Sverige tillsammans med Region Skåne, Landstinget Blekinge, Region Kronoberg, Landstinget i Kalmar län, Region Östergötland, Region Jönköping, Region Halland, Västra Götalandsregionen, Region Örebro, Landstinget i Värmland, Landstinget Västernorrland, Landstinget Västmanland, Landstinget i Sörmland, Landstinget Dalarna, Region Gävleborg, Region Gotland, Stockholms läns landsting, Landstinget i Uppsala län, Region Jämtland/Härjedalen, Västerbottens läns landsting och Norrbottens läns landsting. 2. Regionfullmäktige godkänner förslaget till förbundsordning för kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg. 3. Regionfullmäktige godkänner samverkansavtalet mellan kommunalförbundet och Västerbottens läns landsting om det medicinska ansvaret för kommunalförbundets verksamhet och att Västerbottens läns landsting därefter tecknar samverkansavtal med berörda landsting. 4. Regionfullmäktige godkänner att andelskapitalet i kommunalförbundet är en krona per innevånare, för Västra Götalandsregionen 1 632 012 kronor. 5. Regionfullmäktige beslutar att finansiera andelskapitalet inom moderförvaltningen. 6. Regionfullmäktige uppdrar till samverkansnämnden att nominera en ledamot och en ersättare till kommunalförbundets styrelse. Sammanfattning av ärendet. Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg bildas för att administrera och sköta uppdraget med ambulansflygplanverksamheten inom Sverige och överta befintligt samverkansavtal mellan de 21 landstingen och Västerbotten från den 1 januari 2016. Den ordinarie driftsstarten av kommunalförbundet förväntas ske början Postadress: Regionens Hus 405 44 Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5, Göteborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-06-15 2 (4) Diarienummer RS 2148-2015 2018. Under tiden fortsätter projektledning och uppbyggnaden av organisationerna så att verksamheten står redo vid ordinarie drifts start. Fördjupad beskrivning av ärendet Samverkansavtalet har slutits mellan Västerbottens läns landsting och Sveriges 21 landsting/regioner om gemensam upphandling av ambulansflygplan. Upphandlingen pågår och tilldelningsbeslut förväntas ske första kvartalet 2016. Upphandlingen avser drift av ambulansflygplan medan landstingen och regionerna genom kommunalförbundet skall i egen regi ansvara för den medicinsk tekniska utrustningen samt sjuksköterskor i flygplanen och en egen flygkoordineringscentral Kommunalförbundet svenskt ambulansflyg avser att äga och finansiera de upphandlade flygplanen. Kommunalförbundet skall inte sköta drift eller underhåll av planen utan tecknar avtal med operatör som reglerar förhållanden och ansvar för respektive part. Däremot kommer kommunalförbundet att inrätta en beställnings/kontroll funktion gentemot avtalspart i syfte att garantera underhåll mm sköts enligt överenskommen mall och transportmyndigheters krav. Denna funktion säkerställer även att flygplanen behåller den skötsel och standard för säkerställande av restvärdet på flygplanen. Finansiering (om det behövs) Information om vilka kostnader förslaget medför och hur det i så fall ska finansieras Process och tidplan för kommunalförbundets bildande För att kommunalförbundet ska kunna starta och vara i drift till 1 januari 2016 krävs ett antal beslut sker i respektive landsting/region vid specifika tidpunkter enligt nedan. 1. Inriktningsbeslut från arbetsutskott alternativt landstings/regionstyrelse: Att godkänna föreslagen förbundsordning. Beslut senast 18 juni. 2. Beslut i landstings/regionfullmäktige: Att godkänna föreslagen förbundsordning. Beslut senast 18 september. 3. Att utse 1 st fullmäktige ledamot till kommunalförbundets fullmäktige. Beslut senast 18 september. 4. Att i var och en av de 6 sjukvårdsregioner; Södra sjukvårdsregion Östra Sjukvårdsregion Västra Sjukvårdsregion Uppsala/Örebro sjukvårdsregion Stockholms sjukvårdsregion Norra sjukvårdsregion Utse 1 st. ledamot och 1 st. ersättare i förbundsstyrelsen. I norra sjukvårdsregion utses 2 st. ledamöter och 2 st. ersättare. Vilket totalt blir 7 st. ledamöter och 7 st. ersättare i förbundets styrelse. Beslut senast 23 oktober. 5. Att inbetala andelskapitalet 1 632 012:- (en krona per innevånare inom Västra Götalandsregionen) samt preliminär budget om 20 % av de ordinarie fasta kostnader enligt bilagda förteckning senast den 5 januari 2016.

Datum 2015-06-15 3 (4) Diarienummer RS 2148-2015 Samverkansavtal Samverkansavtalet reglerar bemanning och det medicinska ansvaret mellan kommunalförbundet och Västerbottens läns landsting Prismodell för fördelning av förbundets fasta kostnader Förbundets medlemmar är överens om att solidariskt finansiera den gemensamma driften av koordineringscentral, ordinarie sjuksköterskebemanning i flygplanen, anskaffning och underhåll av medicinteknisk utrustning samt administration. Kostnaderna skall fördelas mellan medlemmarna utifrån yta (55 %) och invånarantal (45 %). Kostnaden utgår som en särskild avgift per påbörjat flyguppdrag. Avgiften är dock maximerad till 10 000 svenska kronor per flygtimme. Överskjutande del av avgiften ska fördelas lika mellan övriga parter. Avgiften debiteras såsom en preliminär avgift vid årets början till medlemmarna utifrån fjolårets volym flygtimmar per medlem och avräknas efter årets slut utifrån faktiskt antal flygtimmar. Kostnaden för själva flygtjänsten (rörlig kostnad) fördelas utifrån antalet faktiska uppdrag och flugna timmar och faktureras från kommunalförbundet till beställande part. Kostander utöver flygtid för särskilda vårdteam (neonantal, ECMO och IVA) och organtransportger faktureras från den part som tillhandahåller teamet till beställande part. Beredning Remissvar från i höstas om bildande av kommunalförbundet svenskt ambulansflyg och förbundsordning. Inför förslag från styrgruppen för luftburen ambulanssjukvård om att bilda kommunalförbundet svenskt ambulansflyg med föreslagen förbundsordning, begärdes remissyttrande från samtliga landsting/regioner. 8 landsting/regioner svarade ja utan reservation. 11 st. svarade ja med reservation och 2 st. avböjde att svara respektive ville avvakta och utvärdera nuvarande samverkansavtal. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Bilagor: 1. Förslag till förbundsordning 2. Förslag till samverkansavtal mellan Kommunalförbundet svenskt Ambulansflyg och Västerbottens läns landsting

Datum 2015-06-15 4 (4) Diarienummer RS 2148-2015

Förbundsordning för Kommunalförbundet Svenskt ambulansflyg 1 Namn och säte Kommunalförbundets namn är Kommunalförbundet Svenskt ambulansflyg. Förbundet har sitt säte i Umeå. 2 Medlemmar Medlemmar i kommunalförbundet är landsting och regioner i Sverige enligt nedan. Stockholms läns landsting, Landstinget i Uppsala län, Landstinget Sörmland, Region Östergötland, Region Jönköping, Region Kronoberg, Landstinget i Kalmar län, Region Gotland, Landstinget Blekinge, Region Halland, Västra Götalandsregionen, Landstinget i Värmland, Region Örebro, Landstinget Västmanland, Landstinget Dalarna, Landstinget Gävleborg, Landstinget Västernorrland, Region Jämtland Härjedalen, Västerbottens läns landsting, Norrbottens läns landsting, Region Skåne. 3 Ändamål, uppgifter Förbundets ändamål är att för medlemmarnas räkning tillhandahålla ambulansflyg. Förbundets syfte är att effektivisera ambulansflyg för att öka patientnyttan och patientsäkerheten genom samordning av gemensamma resurser. Det ankommer därvid på förbundet att bland annat: - upphandla och samordna flygambulanstjänst, - upphandla, äga och finansiera egna ambulansflygplan, - samordna beställningar och genomförande av flygambulanstjänst genom tillhandahållande av flygcentral, - samordna och effektivisera inköp och drift av medicinteknisk utrustning, - tillhandahålla sjukvårdspersonal, samt - i övrigt följa därmed sammanhängande frågor för utveckling av den luftburna ambulanssjukvården i Sverige samt följa utvecklingen avseende ambulanshelikopterverksamheten i Sverige. 4 Organisation Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse, nedan kallat fullmäktige respektive styrelsen. 5 Förbundsfullmäktige Fullmäktige ska bestå av medlemmar i enlighet med 2. Varje medlem väljer en ordinarie ledamot och en ersättare som representant i fullmäktige. Ordinarie fullmäktige sammankallas minst två gånger per år. Fullmäktige ska besluta i följande ärenden:

- mål och riktlinjer för verksamheten, - förbundets årliga budget, - val av ledamöter och ersättare i styrelsen, - val av revisorer och revisorssuppleanter, - årsredovisning och ansvarsfrihet. Ledamöter och ersättare väljs för en mandatperiod om fyra år räknat från och med den 1 april efter ett valår. När val av ledamöter och ersättare sker första gången ska det avse tiden från den 1 januari 2016 till den 1 april 2019. Fullmäktige ska vid sitt första sammanträde under mandatperioden bland sina ledamöter utse en ordförande och två vice ordförande för resten av mandatperioden. Vid förfall av en ledamot i fullmäktige ska denne alltid ersättas av en förtroendevald från den medlem som valt ledamoten. Fullmäktige avgör om andra än ledamöter ska ha yttranderätt vid fullmäktiges sammanträden enligt kommunallagen kap 5 21. 6 Beslut i Fullmäktige Beslut i fullmäktige fattas med enkel majoritet. Beslut om kommunalförbundets budget fattas med kvalificerad majoritet som är 2/3 av antalet avgivna röster. 7 Arvodesbestämmelser Arvoden till och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i fullmäktige och styrelsen samt till revisorerna och revisorssuppleanter ska bestämmas enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i det landsting där kommunalförbundet har sitt säte. 8 Styrelse Fullmäktige utser för samma mandattid som för fullmäktige en styrelse. Styrelsen ska bestå av minst sju ledamöter och sju ersättare. Varje sjukvårdsregion ska vara representerad i styrelsen med minst en ledamot och en ersättare. Lagen om proportionellt valsätt ska inte tillämpas vid val till styrelsen. Styrelsen är ställföreträdare för fullmäktige i de ärenden där fullmäktige inte ska besluta enligt ovan. Styrelsen utser firmatecknare och beslutsattestanter för kommunalförbundet. Styrelsen utser en förbundschef som har att leda verksamheten inom kommunalförbundet enligt styrelsens anvisningar.

Styrelsen utser inom sig ordförande och vice ordförande. Närvaro- och yttranderätt för utomstående vid styrelsens sammanträden avgörs av styrelsen enligt kommunallagen kap 6 19. 9 Revisorer Kommunalförbundet ska ha två revisorer och två revisorssuppleanter för granskning av förbundets verksamhet. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i fullmäktige. Revisorerna ska avge revisionsberättelse till fullmäktige som beslutar om ansvarsfrihet för styrelsen. Denna ska också lämnas till varje förbundsmedlems fullmäktige senast före april månads utgång. 10 Initiativrätt Ärenden i fullmäktige får väckas av: - ledamot i fullmäktige, - styrelsen, samt - förbundsmedlem genom framställan av landstingsfullmäktige eller landstingsstyrelsen. 11 Kungörelser och tillkännagivanden Kommunalförbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella anslagstavla. Västerbottens läns landsting officiella anslagstavla är officiell anslagstavla för kommunalförbundet. Tid och plats för budgetsammanträde ska kungöras på samtliga medlemmars officiella anslagstavlor samt på kommunalförbundets web-sida. 12 Andelskapital Varje medlem tillskjuter en (1) svensk krona per landstingsinvånare som andelskapital vid kommunalförbundets bildande. Kvotvärdet av detta ger medlemmens andel i kommunalförbundet. 13 Andel i tillgångar och skulder Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder i förhållande förbundsmedlemmens andel av andelskapitalet. Fördelningsgrunden gäller även för täckande av brist om förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av förbundets upplösning.

14 Kostnadstäckning Kommunalförbundets årliga kostnader ska minst täckas av årets intäkter. Kommunalförbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Om årets kostnader inte täcks enligt andra stycket ska finansieringen av underskottet fördelas mellan förbundets medlemmar procentuellt i relation till värdet av nyttjade tjänster under året. 15 Lån, borgen mm Förbundet får uppta lån upp till ett belopp om sexhundramiljoner kronor ( 600 000 000 kronor) Kommunalförbundet får inte uppta lån utöver 600 000 000 SEK, teckna borgen, garantier eller andra ansvarsförbindelser utan godkännande av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige. Kommunalförbundet får inte bilda bolag, förvärva andelar i bolag, förvärva fast egendom eller motsvarande utan godkännande av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige. 16 Styrning och insyn i förbundets ekonomi och verksamhet Medlemmarna i kommunalförbundet, genom sina respektive styrelser, har rätt till insyn i kommunalförbundet. Förbundet ska löpande tillställa förbundsmedlemmarna rapport om verksamhetens ekonomi och utveckling. Styrelsen ska, efter samråd med medlemmarna, fastställa en tidplan för förbundets arbete med budget, uppföljning av ekonomi och verksamhet, delårsrapporter och bokslut. Styrelsen ska därutöver avlämna de rapporter över verksamheten som medlem i förbundet efterfrågar. Styrelsen svarar också, på eget initiativ, för att informera medlemmarna i förbundet om principiella händelser eller andra händelser av större vikt för förbundet eller någon av dess medlemmar. Innan beslut tas om avtal av större dignitet eller större investeringar ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar. Om förbundsmedlemmarna inte är överens om avtal av större dignitet eller större investeringar ska beslut om dessa fattas med enkel majoritet i fullmäktige. 17 Budget årsredovisning Fullmäktige ska årligen fastställa budget för förbundet. Budgeten ska innehålla en plan för såväl verksamheten och ekonomin under budgetåret som ekonomin under den kommande treårsperioden. Förbundet ska samråda med förbundsmedlemmarna om budgetförslaget enligt plan för budgetarbetet och senast en månad före fullmäktiges sammanträde. Budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret.

Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i kommunallagen. Tid och plats för budgetsammanträdet ska kungöras på kommunalförbundets officiella anslagstavla och samtliga medlemmars officiella anslagstavlor. Fullmäktige ska varje år upprätta bokslut/årsredovisning per den 31 december. Prisberäkningsmodell för debitering av medlemmarna för utförda tjänster fastställs årligen i budgeten. Fördelningsmodell av kommunalförbundets fasta kostnader (administration, koordineringscentral, medicinsk teknik och egna sjuksköterskor mm) finns i bilaga 1. (tillägg) Den kostnad som ska fördelas samt takbeloppet fastställs årligen i samband med budgetbeslutet för kommunalförbundet. Fastställd budget ska publiceras på kommunalförbundets web-sida. 18 Förbundskansli Förbundet ska ha ett kansli med uppgift att under förbundsstyrelsen sköta förbundets administration och förbundets löpande verksamhet. Förbundskansliet har kontor i Umeå. 19 Uppsägning och utträde Kommunalförbundet är bildat på obestämd tid. En förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från ingången av den månad då uppsägningen skedde. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen bestäms i en överenskommelse mellan samtliga förbundsmedlemmar. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller det år då medlemmen utträder ur förbundet, om inte annat avtalas mellan förbundsmedlemmarna. De kvarvarande medlemmarna antar de ändringar i förbundsordningen som behövs med anledning av utträdet. 20 Likvidation och upplösning Om medlemmarna inte kan enas om förutsättningarna för utträde när uppsägningstiden i 19 är till ända, ska förbundet omedelbart träda i likvidation. Likvidationen verkställs av styrelsen i egenskap av likvidator. Vid skifte av förbundets behållna tillgångar i anledning av likvidationen ska den i 11 angivna fördelningsgrunden mellan medlemmarna tillämpas. När förbundet har trätt i likvidation ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning eller på annat lämpligt sätt. Verksamheten får tillfälligt fortsätta om det behövs för en ändamålsenlig avveckling.

När styrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska styrelsen avge en slutredovisning för sin förvaltning. Redovisning sker genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Till slutredovisningen ska fogas styrelsens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna har delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 21 Tvister Tvist mellan förbundet och en eller flera medlemmar ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras genom skiljeförfarande enligt lag (1999:116) om skiljeförfarande. 22 Bildandet av förbundet Förbundet är bildat när medlemmarnas fullmäktige har antagit förbundsordningen. Förbundet ansvarar för verksamheten enligt förbundsordningen från den 1 januari 2016. 23 Ändringar av förbundsordningen Ändringar eller tillägg till förbundsordningen ska antas av fullmäktige och fastställas av medlemmarnas landstingsfullmäktige.

2015-03-30 Samverkansavtal mellan Kommunalförbundet Svenskt Ambulansflyg och Västerbottens Läns Landsting 1 Parter Föreliggande samverkansavtal har tecknats mellan Kommunalförbundet Svensk Ambulansflyg och Västerbottens Läns Landsting. 2 Avtalets syfte Avtalet ska tydliggöra ansvars- och rollfördelning mellan Kommunalförbundet och Västerbottens Läns Landsting. 3 Grundprinciper för ambulansflygverksamheten Kommunalförbundet bedriver ambulansflygverksamheten med säte i Umeå. Västerbottens Läns Landsting förbinder sig att stödja kommunalförbundet både medicinskt och administrativt på sätt som regleras nedan. 4 Parternas åtaganden 4. 1 Västerbottens Läns Landstings (VLL) uppgifter och ansvar VLL är vårdgivare för verksamheten. VLL ska förse kommunalförbundet med sjuksköterskor utifrån fastställd bemarming, antingen från den egna organisationen eller från andra medlemmar. VLL svarar, efter samråd med övriga medlemmar, för kravspecifikation för medicinskteknisk utrustning i flygplanen. VLL svarar för administrativt stöd till kommunalförbundet i den mån inte kommunalförbundet har egna resurser. Del kan vara både direkta insatser som ekonomi- och löneadministration eller konsultativa insatser i form av exempelvis juridisk rådgivning eller upphandlingsstöd. 4.2 Kommunalförbundets uppgifter och ansvar Kommunalförbundet ersätter VLL eller annan medlem för de personalkostnader som uppkommer i samband med tjänstgöring åt kommunalförbundet.

2015-03-30 Kommunalförbundet ersätter VLL för administrativa tjänster som de ställer till kommunalförbundets förfogande. Kommunalförbundet svarar för eventuell specialutbildningen som krävs för att vårdpersonal ska kunna tjänstgöra inom ambulansflyget. 5 Avtalstid och förändringar Avtalet gäller tills vidare med en uppsägningstid av 12 månader. Parterna ska under avtalstiden påtala behov av förändringar i avtalet. En uppföljning av avtalet ska ske inom tre år från ikraftträdandet. För Kommunalförbundet: 2015- Förbundschef För Västerbottens Läns Landsting: 2015- Landstingsdirektör

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-04 Diarienummer RS 129-2015 RS 1594-2013 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret, enhet säkerhet Handläggare: Valter Lindström Telefon: 010-441 30 40 E-post: valter.lindstrom@vgregion.se Till ägarutskottet Säkerhetspolicy och riktlinjer för informationssäkerhet Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige antar Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen. 2. Säkerhetspolicyn ersätter följande dokument: Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen (RF 62/2008), Reglemente för informationssäkerhet (RF 124/2002) och Informationssäkerhetspolicy (fastställd av regiondirektören 2/2000). Regionstyrelsen beslutar, under förutsättning att regionfullmäktige antar Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen, följande för egen del: 1. Regionstyrelsen antar Riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen. 2. Riktlinjer för informationssäkerhet ersätter Riktlinjer för informationssäkerhet (RS 150/2009). Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen antog 2013-03-26 handlingsplan för förbättring av informationssäkerhet, RS 518-2011. Ett uppdrag i planen var att förstärka ägarstyrningen. Därför har en översyn och revidering av regelverket för informationssäkerhet genomförts. I detta arbete har framkommit behov av en ny säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen. Säkerhetspolicyn är den viljeinriktning som regionfullmäktige beslutar. Den är styrande för allt säkerhetsarbetet och utgör grunden för ett systematiskt säkerhetsarbete som omfattar hela Västra Götalandsregionen. Det framtagna förslaget till riktlinjer för informationssäkerhet är en uppdatering och anpassning till ny organisation och ny styrmodell för IS/IT och har tydligare fokus på säkerhetsprocesser och -aktiviteter. Riktlinjerna utgör grunden i ledningssystemet för informationssäkerhet (LIS) och är en konkretisering av säkerhetspolicyn i dessa delar. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-06-04 Diarienummer RS 1594-2013 2 (3) Säkerhetspolicyn svarar mot de krav som ställs i Socialstyrelsens föreskrift, SOSFS 2008:14, att vårdgivaren ska ge direktiv och säkerställa att det i verksamhetens ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet finns en dokumenterad informationssäkerhetspolicy. De styrdokument på regionövergripande nivå (beslutade i regionfullmäktige och regionstyrelsen) gällande säkerhet som kommer att finnas när detta ärende beslutats är följande: Regionfullmäktigebeslut: Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen (förslag i detta ärende) Regional strategi för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionens verksamheter 2013-2016 (regionfullmäktige 2013) Säkerhetspolicy för publikt nät i VGR (regionfullmäktige 2013) Krishanteringsplan (beslutas i regionfullmäktige för varje mandatperiod) Regionstyrelsebeslut: Riktlinjer för informationssäkerhet (förslag i detta ärende) Riktlinjer för hantering av personer med skyddade personuppgifter ( regionstyrelsen 2005) Riktlinjer för personsäkerhet (regionstyrelsen 2009) Ramverk och riktlinjer för säkerhetsarbetet (regionstyrelsen 2008) Ett arbete har inletts för att dokumentera ett ledningssystem för koncernen Västra Götalandsregionen VGR. I detta arbete ingår en översyn av vilka regionövergripande styrdokument som ska finnas. Ovanstående styrdokument för säkerhet kommer att anpassas och inordnas i VGR:s ledningssystem, när struktur och form för detta har fastställts. Fördjupad beskrivning av ärendet Allmänt om säkerhet VGR ska värna människor, egendom, verksamheter och miljö, samt grundläggande värden som demokrati, jämlikhet, rättvisa, integritet och förtroende, mot hot och risker. En förutsättning för detta är ett strukturerat säkerhetsarbete där alla verksamheter arbetar utifrån samma regelverk. Säkerhetspolicyn är grunden för detta. Vissa säkerhetsområden kräver mer detaljerad styrning och detta sker i riktlinjer, beslutade av regionstyrelsen. Dessa kan kompletteras med rutiner, som beslutas på tjänstemannanivå och som mer i detalj reglerar de delar som kräver detta. Verksamhetsspecifika regelverk ska utgå från de regionala och innebära förtydligande av hur man arbetar i den egna verksamheten. Informationssäkerhet Ett område som kräver mer detaljerad styrning är informationssäkerheten. En av förutsättningarna för en god kvalitét i VGR:s arbete är att information hanteras säkert och korrekt. Dels i förhållande till de lagar som reglerar verksamheten och dels för att det är en förtroendefråga, att invånarna kan vara trygga med att informationen hanteras korrekt.

Datum 2015-06-04 Diarienummer RS 1594-2013 3 (3) Informationssäkerhet berör alla typer av information muntlig, skriftlig, elektronisk och alla olika sätt att hantera den på. Den ska tillvarata aspekterna tillgänglighet, riktighet, konfidentialitet och spårbarhet. Det är ett komplext område att reglera och regelverket blir därför tämligen omfattande. För att underlätta det praktiska arbetet kommer säkerhetsenheten att ta fram riktad information till olika yrkeskategorier. Beredning Under framtagningen har löpande information och förankring skett i det regionala informationssäkerhetsrådet. I tidigare versioner har materialet innefattat förslag till informationssäkerhetspolicy. Under arbetets gång har denna ersatts med förslag till revidering av säkerhetspolicy för VGR. Förslaget har varit utsänt till alla nämnder, styrelser och bolagsstyrelser. 35 svar har inkommit. Synpunkterna har inarbetats i det slutliga förslaget. Förankring har också skett vid möten med de tre branschledningarna inom IS/IT. Information har skett till regionstyrelsens MBL-grupp 27 april 2015. Koncernkontoret Ann-Sofie Lodin Regiondirektör Johan Flarup Chef koncernavdelning Ärendesamordning och kansli Bilaga Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen Riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen Besluten skickas till Samtliga nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Ordförande branschledningar IT-direktör Göran Ejbyfelt Regionjurist och samordnare PuO-gruppen Mats Dahlbom Chef Kompetenscentrum Monica Ekström

Koncernkontoret Enhet säkerhet Dokumenttyp Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen Dokumentansvarig Valter Lindström, koncernsäkerhetschef Beslutad av Regionfullmäktige Övergripande dokument Kontaktperson Giltig från 2015- Version 2.0 Dnr RS 129-2015 Ersätter Policy för säkerhetsarbete i Västra Götalandsregionen, RSK 636-2006. Reglemente för informationssäkerhet, RSK 541-2000. Informationssäkerhetspolicy, RSK 541-2000. SÄKERHETSPOLICY FÖR VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN

Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen RS 129-2015 Västra Götalandsregionen ska värna människor, egendom, verksamheter och miljö, samt grundläggande värden som demokrati, rättvisa, integritet och förtroende. Invånarna ska känna trygghet i Västra Götalandsregionens verksamheter och känna förtroende för att deras information skyddas och hanteras på rätt sätt. Därför arbetar Västra Götalandsregionen (VGR) aktivt för att uppnå en god säkerhet. För detta krävs ett systematiskt säkerhetsarbete, som bygger på strukturerad riskhantering och ständiga förbättringar. En annan förutsättning är en tydlig styrning av säkerhetsarbetet, rätt skyddsåtgärder och att en avvägning också sker mellan säkerhet, effektivitet och ekonomi. Som stöd för detta har VGR ett ledningssystem för säkerhet som är en del av det samlade ledningssystemet för VGR. Västra Götalandsregionen är en del av rikets krishanteringsorganisation. Samhällsviktig verksamhet, som hälso- och sjukvård och dess stödfunktioner, teknisk infrastruktur, person- och godstransporter samt flöden av varor och tjänster får inte bryta samman. Det ska finnas god förmåga i VGR att hantera krissituationer. Den ska byggas på ordinarie verksamhetens krav på säkerhet och uthållighet och tydliggörs i Krishanteringsplan för Västra Götalandsregionen. Säkerhetsarbetets mål Patienter, resenärer, besökare, studerande, medarbetare och förtroendevalda ska vara trygga i VGR:s lokaler och verksamheter. Rätt och riktig information ska nå rätt mottagare i rätt tid och vara skyddad för obehörig åtkomst och förstörelse. Att VGR och dess verksamheter ska vara robusta och ha god beredskap och förmåga att hantera kriser, extraordinära händelser och dess konsekvenser. Att VGR och dess verksamheter bedriver ett effektivt arbete mot oegentligheter och otillåten påverkan God säkerhetskultur och en gemensam säkerhetsprocess i VGR:s verksamheter ska underlätta samverkan i säkerhetsarbetet över organisatoriska gränser. Principer för säkerhetsarbetet Följande principer ska vara vägledande för säkerhetsarbetet: Ansvarsprincipen Närhetsprincipen Likhetsprincipen Den som ansvarar under normala förhållanden ansvarar även under kris. Krisen ska hanteras där den inträffar och av närmast berörda. Innebär att en verksamhets lokalisering och organisation så långt som möjligt ska vara densamma under fred, kris och krig. 2

Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen RS 129-2015 Ansvar Regionfullmäktige Regionstyrelsen Regiondirektör Nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Är ytterst ansvarig för säkerhetsarbetet i Västra Götalandsregionen. I detta ingår att fatta beslut om säkerhetspolicy. Fattar beslut om regionala riktlinjer. Ska utöva uppsikt över övriga nämnder och styrelser och kontinuerligt följa att ledningssystemet fyller sin funktion. Ansvarar för övergripande samordning av säkerhetsarbetet för verksamheter i egen regi. Regionstyrelsen företräder Västra Götalandsregionen som vårdgivare enligt kraven i patientdatalagen och Socialstyrelsens föreskrifter. Ledningens genomgång av säkerhetsläget sker regelbundet samt vid allvarliga säkerhetsincidenter. Ansvarar, på uppdrag av regionstyrelsen, för att leda, samordna, granska och följa upp säkerhetsarbetet i VGR. Ansvarar för att säkerhetsarbetet bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Ska säkerställa att säkerhetsarbetet sker inom ramen för arbetet med intern kontroll. Detta innebär bland annat att inrätta en funktion för säkerhetsarbete, fastställa och följa upp plan för säkerhetsarbetet samt vara personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen och utse personuppgiftsombud. Förvaltningschef/VD Ansvarar för att säkerhetsarbetet initieras, samordnas och följs upp samt att denna policy och övriga dokument i ledningssystemet för säkerhet följs. Alla medarbetare Ansvarar för att arbeta aktivt för ökad säkerhet och för att påpeka brister i säkerheten till närmaste chef. Genomförande Utgångspunkten är att identifiera vad som är skyddsvärt för att verksamheten ska nå sina mål och att säkerställa att säkerhetsprocessens aktiviteter ingår i verksamhetens ledningssystem. Kortfattat beskrivs säkerhetsprocessen: Före Riskanalys/sårbarhetsanalys, riskvärdering, riskreduktion/kontroll, planera och öva. Under Åtgärda det akuta läget, avvikelserapportering, aktivera krishantering. Efter Återgång till normal verksamhet, orsaksanalys, lärande av händelsen, återkoppling till förberedande/förebyggande arbete. Ett regionalt riskhanteringsråd ska samordna arbetet med risker av övergripande och gemensam karaktär. En strategisk funktion i koncernkontoret ska ha det samlade ansvaret för de frågor som, strategiskt eller på en övergripande nivå, måste hanteras före, under och efter en kris. Den som anlitar entreprenörer, inhyrd personal, konsulter och leverantörer ska se till att dessa externa medarbetare i tillämpliga delar omfattas av ledningssystemet för säkerhet. 3

Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen RS 129-2015 Inriktning och tillämpning Ledningssystemet för säkerhet gäller alla Västra Götalandsregionens förvaltningar och majoritetsägda bolag samt avtalsparter, där det i avtalet anges att VGR:s regelverk ska följas. Det består på regional nivå av denna policy samt riktlinjer och rutiner. Allt säkerhetsarbete i VGR utgår från dessa dokument. Styrande dokument på lokal nivå ska utformas utifrån regionalt regelverk för säkerhet. Denna policy med underliggande regelverk motsvarar också kraven på ledningssystem för informationssäkerhet utifrån Socialstyrelsens föreskrifter. Information, kommunikation och utbildning Extern och intern information är en viktig del i säkerhetsarbetet. VGR:s informationsfunktioner ska aktivt verka för att initiera och understödja informationsinsatser för att förbättra säkerheten. Alla medarbetare ska utbildas om säkerhet. VGR:s chefsutbildningar ska omfatta säkerhetsarbete och säkerhetskultur. Revision och granskning Säkerhetsarbetet ska revideras varje år inom respektive nämnds, styrelses eller bolags verksamhet. Resultatet ska redovisas i respektive årsredovisning, samt till regionstyrelsen enligt särskild anvisning. Regiondirektören kan initiera oberoende granskning av säkerhets- eller informationssäkerhetsarbetet i VGR. Personuppgiftsombudets uppgift är att självständigt se till att personuppgiftsansvarig alltid behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt att genomföra revision. 4

Koncernkontoret Säkerhetsenheten Dokumenttyp RS-riktlinjer för informationssäkerhet för Västra Götalandsregionen Dokumentansvarig Övergripande dokument Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen Kontaktperson Version 2.0 Dnr Valter Lindström, koncernsäkerhetschef Beslutad av Giltig från Ersätter RS 1594-2013 Regionfullmäktige 2015- Riktlinjer för informationssäkerhet, RSK 703-2006. RS-riktlinjer för Informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehåll 1 Övergripande information om ledningssystemet... 4 Giltighet... 4 Begreppet informationssäkerhet... 5 Styrning, ledning och arbete med informationssäkerhet... 6 Dokumentstruktur... 7 2 Organisation av informationssäkerhetsarbetet... 8 Mål... 8 Utgångspunkt... 8 Samordning och uppföljning... 8 Övergripande informationssäkerhetsansvar... 8 Verksamhetsansvar roller och ansvar på förvaltningsnivå... 9 Centrala roller... 10 3 Styrning av informationstillgångar... 11 Mål... 11 Utgångspunkt... 11 Märkning av handlingar... 11 Informationsklassificering... 11 3.4.1 Identifiera informationstillgångar... 12 3.4.2 Identifiera legala krav... 12 3.4.3 Klassificera information... 12 Skyddsnivåer... 12 3.5.1 Skyddsnivå i verksamhet... 12 3.5.2 Skyddsnivå IS/IT-tjänster och fysiskt skydd... 13 Säkerhetsdeklaration... 13 4 Riskhantering... 14 Mål... 14 Utgångspunkt... 14 Riskhantering... 14 4.3.1 Uppföljning... 15 Ansvar... 15 Eskalering av hot och risker av regiongemensam karaktär... 15 5 Personal och säkerhet... 16 Mål... 16 Utgångspunkt... 16 Före anställning... 16 5.3.1 Rekrytering av medarbetare... 16 5.3.2 Sekretess... 16 2

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Under anställning... 17 5.4.1 Regelbunden utbildning av alla medarbetare... 17 5.4.2 Disciplinär process... 17 Upphörande eller förändring av anställning... 17 6 Fysisk säkerhet... 18 Mål... 18 Utgångspunkt... 18 7 Utveckling av IS/IT-tjänster... 19 Mål... 19 Utgångspunkt... 19 8 Kommunikation och drift... 20 Mål... 20 Utgångspunkt... 20 9 Åtkomst till information... 21 Mål... 21 Utgångspunkt... 21 10 Hantering av informationssäkerhetsincidenter... 22 Mål... 22 Utgångspunkt... 22 Medarbetares skyldighet... 22 Verksamhetsansvarigs skyldighet... 22 IT-levererande parts skyldighet... 22 Uppföljning av incidenter... 23 Rapportering av händelser... 23 11 Kontinuitetsplanering... 24 Mål... 24 Utgångspunkt... 24 Arbetet med kontinuitetsplanering... 24 Verksamhetens ansvar... 24 Informationsägarens ansvar... 25 Resursägarens ansvar... 25 12 Uppföljning... 26 Mål... 26 Utgångspunkt... 26 Uppföljning av efterlevnad... 26 12.3.1 Personuppgiftsombudets granskningar... 26 12.3.2 Revision av IT-säkerhet... 26 12.3.3 Informations- och resursägarens uppföljning... 26 12.3.4 Vårdgivarens uppföljning... 26 Bilaga 1 - Termer och definitioner... 28 3

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 1 ÖVERGRIPANDE INFORMATION OM LEDNINGS- SYSTEMET Riktlinjerna för informationssäkerhet utgår från Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen. Enligt policyn är det övergripande målet för informationssäkerheten att rätt och riktig information ska nå rätt mottagare i rätt tid och vara skyddad för obehörig åtkomst och förstörelse. Informationssäkerhet handlar om att tillgodose krav på: Tillgänglighet Möjlighet att utnyttja information efter behov i förväntad utsträckning och inom önskad tid. Riktighet Skydd av informationen så att den är och förblir korrekt och fullständig. Konfidentialitet Informationen är tillgänglig endast för den som är behörig att ta del av och använda den. Spårbarhet Möjlighet att i efterhand visa hur och av vem informationen har hanterats. Informationssäkerhet är teknikneutral och omfattar skydd av såväl muntlig, pappersbunden som digital information. Giltighet Denna riktlinje är beslutad av regionstyrelsen och utformad med stöd av Säkerhetspolicyn. Den gäller således alla Västra Götalandsregionens förvaltningar och majoritetsägda bolag samt avtalsparter, där det i avtalet anges att regionens regelverk ska följas. Denna riktlinje ersätter: Informationssäkerhetspolicy, RSK 541-2000, beslutad av regiondirektör Jan-Åke Björklund 4 april 2000 Reglemente för informationssäkerhet, RSK 541-2000, beslutad av regionfullmäktige 7 maj 2002, 124 Riktlinjer för informationssäkerhet, RSK 703-2006, beslutade av regionstyrelsen 23 juni 2009, 150 Koncernsäkerhetschefen ansvarar på regiondirektörens uppdrag för förvaltning och förslag till eventuell revidering av riktlinjerna för informationssäkerhet. Med hänsyn till verksamhetens art kan avvikelse från bestämmelserna göras efter samråd med koncernsäkerhetschefen. 4

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Begreppet informationssäkerhet Informationssäkerhet kan beskrivas som att tillgodose behov av att informationen är tillgänglig i förväntad utsträckning, förblir riktig och oförvanskad, är insynsskyddad så att den är åtkomlig endast för den som är behörig konfidentialitet samt att det finns spårbarhet i vem som haft åtkomst till och/eller förändrat informationen. Se de fyra övre begreppen i illustrationen bild 1. För att uppnå de krav som ställs utifrån de fyra begreppen används olika former av skyddsåtgärder, som tillsammans ska åstadkomma rätt informationssäkerhet. Se nedre delen av illustrationen, bild 1. Bild 1: Schematisk bild av det som ska skyddas samt skyddsåtgärder Tillgänglighet Riktighet Konfidentialitet KRAV Spårbarhet Informationssäkerhet Administrativ säkerhet ÅTGÄRDER Teknisk säkerhet Policy & ramverk Riktlinjer & rutiner Övervakning och kontroll Fysisk säkerhet IT-säkerhet Revision och uppföljning Datasäkerhet Kommunikationssäkerhet 5

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Styrning, ledning och arbete med informationssäkerhet För att uppnå en god informationssäkerhet krävs ett långsiktigt arbete, som bygger på ett systematiskt säkerhetsarbete integrerat i det dagliga arbetet. Arbetet ska inkludera alla områden som hanterar informationstillgångar. Regionledningen styr och följer upp arbetet med stöd av ett system som inkluderar mål, regelverk, organisation och processer. Inom ramen för Västra Götalandsregionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT ska det genomföras säkerhetsaktiviteter vid beredning/projekt, utveckling, införande, förvaltning och avveckling av informationssystem. Bild 2: Beskrivning av ledningssystemets komponenter och uppbyggnad 6

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Dokumentstruktur Regionala styrdokument i ledningssystemet för informationssäkerhet är policy och riktlinjer som är beslutade på politisk nivå. Till dessa finns VGR-riktlinjer och VGR-rutiner beslutade av koncernsäkerhetschef. Inom ramen för dessa kan objektägare verksamhet och IT ta fram och besluta om objektspecifika rutiner. För att säkerställa sammanhållen helhet i ledningssystemet ska dessa kvalitetssäkras av säkerhetsstrategiska enheten före publicering. Dessa regionala styrdokument finns samlat publicerade på intranätet. Styrande dokumenten på lokal nivå utformas utifrån regionala styrdokument för informationssäkerhet. Bild 3: Beskrivning av dokumenthierarki för regionens regelverk för informationssäkerhet 7

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 2 ORGANISATION AV INFORMATIONSSÄKERHETS- ARBETET Mål Organisationen ska ha ett högt riskmedvetande och informationssäkerhetsarbetet ska vara organiserat, så att det finns ett tydligt ansvar och väl fungerande beredningsprocesser. Utgångspunkt Ansvar för informationssäkerhet följer ordinarie linjeansvar, vilket innebär att även informationsägarskapet följer linjeansvaret. Inom VGR:s styr- och förvaltningsmodell för IS/IT företräder objektägare verksamhet informationsägaren. Regelverkets krav på VGR IT och dess chef gäller i motsvarande grad andra organisationer inom VGR som bedriver IT-drift och utveckling, exempelvis Västtrafik Informationssäkerhetsfrågor ska vara en integrerad del i berednings- och inköpsprocessen för IS/IT. Samordning och uppföljning Koncernsäkerhetschefen leder ett informationssäkerhetsråd, för samordning och uppföljning av regionens informationssäkerhetsfrågor. I rådet ingår sakkunniga med mandat att företräda sin förvaltning och relevanta experter. Representanter från informationssäkerhetsrådet och personuppgiftsombuden ska delta i IS/ITberedningen och granska informationssäkerhetsaspekten. Detta gäller såväl på förvaltningsnivå som på regional nivå. Utöver detta finns ett regionalt riskhanteringsråd, se punkt 4.5. I kravställning av informationssäkerhet på nationella IS/IT-tjänster, ska denna grundas på verksamheternas behov. Koncernsäkerhetschefen ansvarar för att samordna med övriga landsting och regioner. Övergripande informationssäkerhetsansvar Regionfullmäktige Se Säkerhetspolicy för Västra götalandsregionen Regionstyrelsen Se Säkerhetspolicy för Västra götalandsregionen Regiondirektör Se Säkerhetspolicy för Västra götalandsregionen Koncernsäkerhetschef Enligt Socialstyrelsens föreskrifter ska vårdgivaren utse en eller flera som ansvarar för informationssäkerheten. Detta ingår i koncernsäkerhetschefens uppdrag. Personaldirektören 8

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Ansvarar för att säkerhetskraven införs i personalhanteringsprocessen före, under och efter anställning. Fastighetsdirektören Ansvarar för att kraven på fysiskt skydd beaktas i byggnadsprocessen. IS/IT-direktören Ansvarar för att IT-säkerheten (teknisk säkerhet, ansvar och rutiner) motsvarar ställda krav. Chef inköpsorganisation Ansvarar för att informationsägarens säkerhetskrav beaktas i inköpsprocessen. Verksamhetsansvar roller och ansvar på förvaltningsnivå Nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Se Säkerhetspolicy för Västra götalandsregionen Förvaltningschef Ansvaret för tillämpning av ledningssystemets regelverk i den egna förvaltningen, utforma lokala regelverk och rapportera status på informationssäkerhetsarbetet till nämnd/styrelse. Förvaltningschefen ska avsätta resurser för informationssäkerhetsarbetet och säkerställa att riskhanteringsprocessen blir en del av det lokala ledningssystemet. Verksamhetschef/motsvarande Ansvarar för informationssäkerhet inom egen verksamhet och ska verka för att arbetsmetoder som bidrar till en god informationssäkerhet används, samt att medarbetarna får utbildning i informationssäkerhet. Medarbetare Medarbetare ska ha förståelse för värdet av informationen och varför den ska skyddas. Detta innebär att medarbetaren ska få utbildning, som bidrar till en god säkerhetskultur och medvetenhet om det egna ansvaret. Alla medarbetare har ansvar att följa gällande regler avseende informationssäkerhet. Personuppgiftsombud (PuO) Har till uppgift att självständigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt genomföra revision. Samordnare informationssäkerhet/motsvarande Ansvarar för att samordna och följa upp informationssäkerhetsarbetet i den egna verksamheten och rapportera direkt till förvaltningschefen. Hen ska aktivt bidra med kunskap och aktiviteter i samordning och uppföljning av det regiongemensamma informationssäkerhetsarbetet. Samordnare IS/IT (SIS) Samordnar förvaltningens kravställning på IS/IT och samverkar med samordnaren för informationssäkerhet, så att informationssäkerhetskraven blir en del av förvaltningens samlade kravbild på IS/IT. 9

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Centrala roller I kravställning och införande av informationssäkerhet i IS/IT-tjänster är informationsägare och resursägare centrala roller. Alla informationstillgångar ska ha en utsedd ägarföreträdare inom Västra Götalandsregionen. Informationsägare objektägare verksamhet Ansvar som informationsägare följer linjeansvar. Informationsägaren ansvarar för den information som skapas och hanteras inom den egna verksamheten. När information ingår i objekt, enligt regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT, företräds informationsägaren i tillämpliga delar av objektägare verksamhet. Resursägare objektägare IT Resursägare är den som äger teknik, infrastruktur eller IS/IT-tjänster. Inom regionens styroch förvaltningsmodell för IS/IT är objektägare IT resursägare. I övriga fall ska en resursägare utses i respektive förvaltning. I fortsättningen används begreppen informationsägare och resursägare i detta dokument. Kontexten avgör om det är aktuellt inom en förvaltning alternativt inom VGR:s styr- och förvaltningsmodell för IS/IT. 10

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 3 STYRNING AV INFORMATIONSTILLGÅNGAR Mål All information och övriga informationstillgångar ska vara kopplade till en ägarföreträdare, som har ansvar för att informationen och resurserna klassificeras och skyddas på rätt sätt. Utgångspunkt Informationssäkerhetsarbetet ska ske utifrån generella säkerhetskrav (Säkerhetspolicy och Riktlinjer för informationssäkerhet) och de specifika säkerhetskrav som ställs av verksamheten genom informationsklassificering. Märkning av handlingar Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) styr hur allmänna handlingar ska hanteras i offentlig verksamhet. Allmän handling ska lämnas ut på begäran, under förutsättning att den inte omfattas av sekretess. I Västra Götalandsregionen används följande begrepp, förutom allmän handling, för handlingar: Utkast Minnesanteckning bakgrundsmaterial som har tillkommit endast för ärendets beredning eller föredragning, dock inte till den del den tillför ärendet sakuppgift. Sekretessbelagd Handling som är sekretessbelagd med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen Informationsklassificering Informationsägaren ska styra och skydda informationstillgångarna, med utgångspunkt från det värde informationen har för verksamheten. Informationsklassificering är därför en grundläggande aktivitet, för att kravställa skyddsåtgärder och skydda informationen på rätt sätt. Inom regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT företräder objektägare verksamhet också informationsägaren och är därmed ansvarig för att informationsklassificering görs ur ett verksamhetsperspektiv och blir en del av objektets dokumentation. Övriga informationstillgångar, som inte tillhör ett objekt, hanteras inom respektive förvaltning. Bild 4: Processbeskrivning av informationsklassificering Behov av informationssäkerhet Identifiera informationstillgångar Förteckning av informationstillgångar Identifiera legala krav Förteckning av informationstillgångar med legala krav Klassificera information 11

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 3.4.1 Identifiera informationstillgångar Första steget är att identifiera vilken information som hanteras inom avgränsningen för klassificeringen. Utgångspunkten är verksamhetsperspektivet och vilken information som behövs/ produceras i verksamhetsprocessen/objektet. Även de resurser som krävs för att hantera informationen identifieras. 3.4.2 Identifiera legala krav Nästa steg är att identifiera de legala krav som är tillämpliga för hanteringen av informationen och bedöma hur väl de uppfylls. Med legala krav avses lagkrav, föreskrifter och avtal. 3.4.3 Klassificera information Klassificeringen av informationen bestäms utifrån det värde den har i verksamhetsprocessen och vilka krav på skydd verksamheten ställer utifrån följande begrepp: Tillgänglighet möjlighet att utnyttja information efter behov i förväntad utsträckning och inom önskad tid Riktighet skydd av information så att den är och förblir korrekt och fullständig Konfidentialitet information är tillgänglig endast för den som är behörig att ta del av och använda den Spårbarhet möjlighet att i efterhand visa hur och av vem information har hanterats Klassificeringen genomförs med stöd av VGR:s metod, se VGR-rutin för klassificering av informationstillgångar. Klassificering ska som ett minimum genomföras/aktualiseras vid: Etablering av nya IS/IT-system Organisations-/processförändringar som kan påverka informationsbehandlingen Tekniska förändringar i infrastruktur eller programvaror, som kan påverka informationsbehandlingen Om molntjänster eller outsourcing av funktioner eller IS/IT-tjänst övervägs Vid allvarliga händelser/incidenter Skyddsnivåer Informationsklassificeringen ska leda till funktionella säkerhetskrav på tekniken samt hanteringsrutiner i verksamheten, som tillsammans uppfyller en säkerhetsnivå som motsvaras av klassificeringen rätt säkerhet. 3.5.1 Skyddsnivå i verksamhet Informationsägaren ansvarar för att det finns tydliga rutiner för hur informationen får hanteras i verksamheten. Reglerna ska omfatta all behandling av information. Regler och skyddsåtgärder ska omfatta olika typer av bärare av information som USB-minnen, DVD-skivor, ljudinspelningar, fotografier, telefoner, läsplattor, pappersdokument, m.m. 12

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 3.5.2 Skyddsnivå IS/IT-tjänster och fysiskt skydd Resursägaren ansvarar för att det finns tekniska lösningar och administrativa driftrutiner som motsvarar informationsägarens klassificering. Resursägaren ansvarar för att skyddsåtgärder regelbundet uppdateras och finns med i avtal med extern leverantör av IS/IT-tjänst. Säkerhetsdeklaration För viss typ av IS/IT-tjänst/-funktion är informationsklassificering inte tillämpbart. Då är det lämpligare att genomföra en säkerhetsdeklaration. Syftet med denna är att deklarera vilken säkerhetsnivå tjänsten/funktionen levererar. Detta utgör ett underlag för styrning av användningen. Se VGR-rutin för säkerhetsdeklaration. Resursägaren och informationsägaren ansvarar för att fastställa säkerhetsdeklarationen och, om så behövs, kommunicera hanteringsrutiner. 13

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 4 RISKHANTERING Mål Risker som kan påverka Västra Götalandsregionens informationssäkerhet ska identifieras, analyseras och hanteras. Utgångspunkt Ramverket för säkerhet och perspektiven före under efter tillämpas såväl för informationssäkerhet som för annat säkerhetsarbete. Tyngdpunkten ligger på det förebyggande arbetet där riskhantering är en grundläggande aktivitet. Allt säkerhetsarbete utgår från det som är skyddsvärt för VGR och medborgarna. Riskhantering Riskhantering är samordnade aktiviteter för att leda och styra en organisation med avseende på risk. Riskhanteringsprocessen i Västra Götalandsregionen är en generisk modell, som ska tillämpas av varje verksamhet och vara en del av beslutsunderlaget inför förändringar. Organisationens strategier och mål Projektets mål och produkt Riskanalys Definiera omfattning. Identifiera riskerna. Beskriva riskerna. Riskbedömning Riskvärdering Värdera om risken kan tolereras. Analysera alternativ. Riskhantering Riskreduktion/kontroll Fatta beslut. Åtgärda. Följa upp. Bild 5: Schematisk bild av riskhantering För genomförande av riskanalys se VGR-rutin för riskanalys. Riskhantering ska som minimum genomföras vid: Etablering av nya IS/IT-system Organisations-/processförändringar som kan påverka informationsbehandlingen Tekniska förändringar i infrastruktur eller programvaror, som kan påverka informationsbehandlingen Om molntjänster eller outsourcing av funktioner eller IS/IT-tjänst övervägs. 14

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 4.3.1 Uppföljning För att kontrollera om effekten är den önskade ska genomförda aktiviteter och fattade beslut dokumenteras och följas upp. Ansvar Ansvaret för riskhanteringen följer linjen, vilket innebär att respektive förvaltning ska integrera riskhanteringsprocessen och dess aktiviteter i det egna ledningssystemet. Det ska tydligt framgå i vilka forum som beslut om åtgärder fattas. I regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT ansvarar respektive informations- och resursägare för att riskhanteringsprocessen genomförs, i samverkan med berörda verksamheter. Samma beslutsvägar tillämpas som för övriga objektbeslut. Eskalering av hot och risker av regiongemensam karaktär Hot och risker som inte kan hanteras i linjen eller inom VGR:s styr- och förvaltningsmodell för IS/IT ska eskaleras till koncernsäkerhetschefen, för beredning i det regionala riskhanteringsrådet och därefter beslut av regiondirektör alternativt beslut i lämplig politisk församling. 15

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 5 PERSONAL OCH SÄKERHET Mål Alla medarbetare som hanterar regionens informationstillgångar, ska ha kännedom om regionens regelverk och tillräcklig kompetens för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt. Utgångspunkt När begreppet medarbetare används avses även uppdragstagare och externa leverantörer. Före anställning 5.3.1 Rekrytering av medarbetare Kontroller ska ske i enlighet med Regionövergripande riktlinjer vid rekrytering, framtagna av Regionkansliets HR-strategiska avdelning. Vid rekrytering eller befordran till särskilt informationssäkerhetskritiska arbetsuppgifter, ska flera och mer detaljerade kontroller övervägas. Det ska i anställnings- eller arbetsvillkor vara tydligt vilken information som ägs av arbetsgivaren och som inte får förstöras, kopieras eller röjas vid t.ex. avslutande av tjänst. Vid anställning ska informeras om Hur och för vad den anställdes personuppgifter registreras Regler för datoranvändning Att arbetsgivaren kan genomföra kontroll vid misstanke om att den anställde bryter mot gällande regelverk och/eller lagstiftning Att kontroll kan ske i lokal pc, mobila enheter, hemmakataloger, e-postsystem loggar m.m. 5.3.2 Sekretess Inom den offentliga sektorn är sekretess för de anställda reglerat i lag. Sekretessförbindelse är därför inte möjlig att använda, utan ersätts av en påminnelse om sekretess. Anställda ska skriva under att man mottagit påminnelse om sekretess. Anställda kan inte avkrävas någon tystnadsplikt utöver vad som anges i offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) samt yttrandefrihetsgrundlagen (SFS 1991:1469). Inom sjukvården ska det i påminnelse om sekretess anges, vilka regler som gäller för inre respektive yttre sekretess, för rätten att ta del av eller vidarebefordra patientuppgifter. Personer som inte har en anställning i Västra Götalandsregionen, exempelvis studerande, konsulter och andra som använder regionens resurser för informationsbehandling, ska också informeras och skriva under sekretessförbindelse. 16

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Under anställning 5.4.1 Regelbunden utbildning av alla medarbetare Chef har ansvar för att alla medarbetare får utbildning och information inom området informationssäkerhet, inklusive betydelsen av avvikelserapportering. Vid förändringar och tillägg av informationssäkerhetsregelverket, har varje chef ansvar för att de blir kända av medarbetarna. 5.4.2 Disciplinär process Vid misstanke om brott mot gällande lagstiftning, ska närmaste chef och HR-avdelningen informeras och polisanmälan upprättas. Vid misstanke om överträdelse av gällande regelverk inom Västra Götalandsregionen, ska detta hanteras på motsvarande sätt, med undantag för polisanmälan. Upphörande eller förändring av anställning Det ska på förvaltningsnivå finnas rutiner, som är utformade så att en persons tillgång till information och data snabbt anpassas i samband med organisationsförändringar, förändrade arbetsuppgifter eller upphörande av anställning. Se även kapitel 9, Åtkomst till information. 17

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 6 FYSISK SÄKERHET Mål Västra Götalandsregionens information samt övriga informationstillgångar, som exempelvis lokaler och den utrustning som används för informationshantering, ska skyddas på en nivå som identifierats genom informationsklassificering. Utgångspunkt Kraven på fysisk säkerhet finns beskrivna i VGR-riktlinje för fysisk säkerhet och ska tillämpas för alla lokaler där information hanteras, samt för all utrustning som används för informationshantering. Information och utrustning ska skyddas på ett likvärdigt sätt, oavsett om den hanteras innanför eller utanför regionens lokaler. Utöver ovanstående riktlinje ska Arkivnämndens regler och rekommendationer iakttas för lokaler som förvarar arkivmaterial. 18

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 7 UTVECKLING AV IS/IT-TJÄNSTER Mål Informationssäkerhet ska beaktas under hela IS/IT-tjänstens livscykel. Utgångspunkt Vid anskaffning, utveckling, underhåll och avveckling av IS/IT-tjänster ska informationssäkerhetskraven tillgodoses. Kravställningen tar sin utgångspunkt från gällande regelverk, informationsägarens klassificering och är en del av IS/IT-beredningen. Kraven på utveckling av IS/IT-tjänster finns beskrivna i VGR-riktlinje för styrning av utveckling, införande och förvaltning av IS/IT. Kraven ska även ställas på externa leverantörer som nyttjas vid utveckling, underhåll och avveckling av IS/IT-tjänster. 19

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 8 KOMMUNIKATION OCH DRIFT Mål Kommunikation och drift av IS/IT-miljö, system och tillhörande resurser ska ske utifrån fastställda rutiner för gemensam infrastruktur och de specifika säkerhetskrav som ställs av verksamheten genom informationsklassificering. Utgångspunkt VGR:s verksamhet bygger på informationshantering i ett stort antal system, tjänster och resurser. För att få rätt nivå på säkerhet i denna helhet krävs tydlig ansvarsfördelning, eftersom säkerhetskraven från informationsägaren ska tas om hand av olika system- och resursägare. Det ska finnas en IT-säkerhetsstrategi, som leder till en långsiktig säkerhetsarkitektur för VGR. Arkitekturen ska vara dokumenterad och följa regionens ledningssystem för informationssäkerhet. IS/IT-direktören ansvarar för att upprätta och förmedla en tjänsteportfölj med säkerhetsteknik, som matchar skyddsnivåerna enligt modellen för informationsklassificering. Skyddsnivåerna ska användas för både interna och externa system- och resursägare. Kraven på drift och kommunikation finns beskrivna i VGR-riktlinje för drift och kommunikation och ska tillämpas i drift och förvaltning av VGR:s informationsbehandlingsresurser. Kraven ska även ställas på externa leverantörer som används för drift, förvaltning och kommunikation. 20

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 9 ÅTKOMST TILL INFORMATION Mål Användare ska ha tillgång till rätt information på rätt sätt för sin arbetsuppgift och vara medveten om sitt personliga ansvar. Lämpliga krav på spårbarhet ska finnas omsatta i all informationshantering, samtidigt som den personliga integriteten värnas. Utgångspunkt Åtkomst till information ska ges enligt klart definierade principer, tydliga ansvarsförhållanden och enhetliga metoder. Det ska finnas ansvar, rutiner och tekniska skyddsåtgärder som styr användares åtkomst till information och IS/IT-tjänster. Detta gäller även för externa IS/ITtjänster och mobil utrustning. Informationsklassificering styr vilka krav på identifiering och behörigheter som ska ställas. Se VGR-rutin för klassificering av informationstillgångar. Västra Götalandsregionens grundläggande värderingar bygger på god etik och moral, vilket innebär att det inte är tillåtet att besöka sidor som innehåller pornografiskt material, hot, förtal, våld, terror, rasism, hets mot folkgrupp, mobbning, brott mot diskrimineringslagen eller uppmaning till droganvändning. Samma begränsning gäller för besökare, patienter, studerande och andra användare som ges tillgång till regionens nät Kraven för åtkomst till information finns beskrivna i VGR-riktlinje för åtkomst till information och ska tillämpas för all hantering av åtkomst till information. 21

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 10 HANTERING AV INFORMATIONSSÄKERHETSINCIDEN- TER Mål Process, organisation och resurser för avvikelse- och incidenthantering ska finnas, för att mildra effekter, förhindra upprepande och underlätta återgång till verksamhet på normal nivå, då någon form av säkerhetsincident inträffat. Utgångspunkt Det ska finnas ansvar och rutiner för rapportering, eskalering och uppföljning av informationssäkerhetsincidenter inom Västra Götalandsregionen och varje förvaltning/bolag. Reglerna berör inte enbart händelser, utan även sårbarheter som kan göra att hot förverkligas till incidenter. Avvikelser/incidenter med informationssystem som är klassade och CE-märkta som medicinteknisk produkt ska enligt Socialstyrelsens författning SOSFS 2008:1 anmälas till tillverkaren och läkemedelsverket. Allvarliga avvikelser/incidenter med egentillverkade medicinska produkter ska anmälas till inspektionen för vård och omsorg. En händelse som kan innebära en kris ska eskaleras enligt Regional Krishanteringsplan. Medarbetares skyldighet Det är ett krav att varje medarbetare omgående rapporterar sårbarheter, avvikelser och incidenter inom informationssäkerhetsområdet. Rapportering ska ske till närmaste chef eller till den som av chef utsetts att ta emot dessa anmälningar. Registrering i regionens system för avvikelser ska också ske. I de fall rapportering till närmaste chef bedöms olämplig, ska rapport om brister i informationssäkerheten lämnas till förvaltningens samordnare för informationssäkerhet eller koncernsäkerhetschef. Verksamhetsansvarigs skyldighet Vid allvarligare händelse ska en händelse-/orsaksanalys genomföras. Även vid mindre allvarliga händelser där det finns ett viktigt lärandeperspektiv bör analys göras. På begäran av verksamheten ska regionens IS/IT-organisation bidra och delta i händelseanalysen. Vid händelse som gäller personuppgifters riktighet och när den enskildes integritet kan ha kränkts, ska personuppgiftsombudet (PuO) informeras. IT-levererande parts skyldighet IT-levererande part har skyldighet att skapa rutiner och organisation för att hantera IS/IT-incidenter. I rutinen ska ingå att alltid skapa incidentrapport, som ska delges berörda parter. I syfte att identifiera systematiska fel och åtgärda dessa, ska händelse-/orsaksanalys genomföras. Analys kan initieras av IT-levererande part i samråd med VGR IT, förvaltning eller begäras av drabbad verksamhet. 22

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Även vid händelser av mindre karaktär har IT-levererande part skyldighet att samverka med berörda verksamheter och vid behov informera övriga verksamheter, som perifert kan påverkas. Av krishanteringsplanen framgår också att IT-levererande part har skyldighet att utforma krishanteringsklausul och avbrottsplan i avtal mellan leverantör av tjänster/varor och Västra Götalandsregionen, samt att vid behov ingå i berörda verksamheters krisorganisation. Uppföljning av incidenter Uppföljning av informationssäkerhetsincidenter ska ske i två olika nivåer: Uppföljning av enskilda incidenter, enligt rutin för VGR:s system för avvikelsehantering. För att kartlägga bland annat orsak, förlopp och vilka eventuella ytterligare säkerhetsåtgärder som kan behövas för att förhindra att liknande incidenter inträffar. Ansvaret följer linjeansvaret. Analys av statistik över incidenter, för att få en samlad bild, urskilja eventuellt mönster och systematiska felkällor och möjliga förbättringsåtgärder. Rapportering av händelser Händelser av större och/eller allvarligare karaktär ska analyseras och rapporteras till Koncernkontorets säkerhetsenhet. På begäran av koncernsäkerhetschefen ska det genomföras en händelse-/orsaksanalys och, där detta bedöms adekvat, rapporteras till regionstyrelsen. 23

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 11 KONTINUITETSPLANERING Mål Det ska finnas kontinuitetsplanering, för att säkerställa tillgång till information och funktioner som krävs, för att upprätthålla av ledningen prioriterad verksamhet. Planeringen ska regelbundet testas och uppdateras. Utgångspunkt Med kontinuitetsplanering avses den planering som behövs för att minimera de negativa effekter, som kan bli resultatet av olika typer av avbrott i tillgång till informationen. Avbrotten kan vara av olika karaktär, allt från mindre störningar till katastroftillstånd. Avsikten med planeringen är att upprätthålla kritiska verksamhetsprocesser och, så snabbt som möjligt efter ett avbrott, återgå till normalläge med korrekt och fullständig information. Arbetet med kontinuitetsplanering Inom ramen för verksamhetens arbete med kontinuitetsplanering ska en konsekvens- och riskanalys genomföras, för att identifiera kritiska verksamhetsprocesser och krav på kontinuitet för dessa. Därefter ska organisationen identifiera vilka informationstillgångar, samt nivåer av tillgänglighet, riktighet, sekretess och spårbarhet, som krävs för att de verksamhetskritiska processerna ska fungera som avsett. Även beroenden till nyckelpersoner för att upprätthålla verksamheten ska identifieras och dokumenteras i detta arbete. Arbetet ska generera en kravspecifikation för verksamhetsprocesserna, som definierar krav på återstartstider samt maximal toleranstid för förlust av data vid ett avbrott. Att definiera krav på återstartstid innebär den maximala tid som en aktuell process tillåts vara otillgänglig. Kravspecifikationen ska sedan utgöra underlag för vilka kontinuitetslösningar som väljs och hur reservrutiner ska utformas. Kontinuitetsplaneringen ur informationssäkerhetssynpunkt innehåller två delar. En del är verksamhetens kontinuitetsplan. Den andra delen är den avbrottsplan som IT-levererande part och övriga resursägare ska ha och som ska svara mot verksamhetens ställda krav. Planerna ska finnas tillgängliga i olika format, för att säkra åtkomst vid händelse. Men även förvaras skyddat, så att inte känslig information blir åtkomlig för obehöriga. Kontinuitetsplanen ska fortlöpande stämmas av med verksamhetens krishanteringsplan, för att säkerställa att dessa fungerar effektivt tillsammans. Kontinuitetsplanen ska regelbundet testas/övas, utvärderas och revideras. Verksamhetens ansvar Förvaltningschef ska, som grund för kravställning mot IS/IT-leverantören, identifiera kritiska verksamhetsområden och informationsprocesser. Syftet är att i samband med störningar och krissituationer kunna prioritera och säkerställa verksamhetens funktionalitet. I verksamhetens kontinuitetsplan ska ingå manuella rutiner för alternativ drift utan informationssystem. Personal ska utbildas i dessa och rutiner ska årligen testas. 24

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Informationsägarens ansvar Informationsägaren ansvarar för att kontinuitets- och avbrottsplan harmoniserar med varandra. Resursägarens ansvar Resursägaren ansvarar för att upprätta en avbrottsplan, som tar sin utgångspunkt ifrån verksamhetens prioritering och informationsklassificering 25

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 12 UPPFÖLJNING Mål Informationssäkerheten ska, som en del av den ordinarie verksamhetsredovisningen, regelbundet följas upp på central nivå och inom respektive nämnd, styrelse och bolag. Utgångspunkt Enligt regionens Säkerhetspolicy ska säkerhetsarbetet regelbundet följas upp. Detta gäller även informationssäkerhetsarbetet. Denna uppföljning utgör ett underlag till den övergripande säkerhetsredovisningen som nämnder, styrelser och bolag årligen lämnar till regionstyrelsen. Uppföljning av efterlevnad Funktion för informationssäkerheten inom en förvaltning eller ett bolag ska kontinuerligt följa upp informationssäkerhetsarbetet och säkerställa att informationssäkerhet ingår som ett område i styrelsens årliga säkerhetsredovisning och verksamhetens interna kontroll. Koncernsäkerhetschefen ansvarar på uppdrag av regiondirektören för sammanställning och analys till regionstyrelsen av förvaltningar och bolags säkerhetsredovisning. Koncernsäkerhetschefen kan dessutom vid behov initiera oberoende granskning av informationssäkerheten inom regionen. 12.3.1 Personuppgiftsombudets granskningar Skyddet för den personliga integriteten och efterlevnad av personuppgiftslagen och patientdatalagen granskas särskilt av personuppgiftsombudet. Personuppgiftsombudet är också den enskildes kontaktyta för att få registerutdrag och hjälp för att få uppgifter rättade eller raderade. 12.3.2 Revision av IT-säkerhet En årlig revision avseende den tekniska säkerheten för infrastrukturen och IT-driften ska göras av VGR IT. I de fall då driften finns hos extern leverantör, ska det i avtalet finnas inskrivet krav på motsvarande revision med VGR IT som mottagare. Denna revision utgör ett underlag som lämnas in till den övergripande säkerhetsredovisningen till regionstyrelsen. 12.3.3 Informations- och resursägarens uppföljning Inom regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT följs även informationssäkerhetsarbetet upp som en integrerad del i den ordinarie uppföljningen. Särskild uppmärksamhet ägnas åt att följa upp att ledningssystemet fungerar och att de aktiviteter som beskrivs i ledningssystemet genomförs. 12.3.4 Vårdgivarens uppföljning Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalhantering i hälsooch sjukvården, SOSFS 2008:14, ställs särskilda krav på att informationssäkerhetsarbetet re- 26

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 dovisas till vårdgivaren. I säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen fastställs att regionstyrelsen företräder Västra Götalandsregionen som vårdgivare enligt kraven i patientdatalagen och Socialstyrelsens föreskrifter. Redovisningen ska omfatta: granskningar och skyddsåtgärder av större betydelse som har gjorts i enlighet med Säkerhetspolicyn riskanalyser som har utförts avseende informationssäkerheten, och vidtagna förbättringsåtgärder Koncernsäkerhetschefen ansvarar för sammanställning och analys. Rapporteringen utgör ett särskilt område i den årliga säkerhetsredovisningen samt patientsäkerhetsberättelsen. 27

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 BILAGA 1 - TERMER OCH DEFINITIONER För användningen av detta dokument gäller följande termer och definitioner: Allvarlig händelse Händelse som är så omfattande att resurserna måste organiseras, ledas och användas på särskilt sätt. (Krishanteringsplan Västra Götalandsregionen) Avbrottsplan Resursägarens planering för att åtgärda olika typer av avbrott i infrastruktur och teknik. Avbrottsplanen ska utgå från verksamhetens prioritering och informationsklassificering Behörighet En persons åtkomsträttigheter till information i IT-system Hot Möjlig, oönskad händelse med negativa konsekvenser för verksamheten Information Innebörd hos data Informationsbehandlingsresurser Informationsbehandlingssystem, -tjänst eller stödjande infrastruktur, eller lokaler som inhyser resurserna. Informationssäkerhet Säkerhet för informationstillgångar avseende förmågan att upprätthålla önskad konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet (även spårbarhet och oavvislighet) Informationssäkerhetsincident En enskild eller en serie av oönskade eller oväntade informationssäkerhetshändelser som har en signifikant sannolikhet att äventyra verksamheten och hota informationssäkerheten Informationstillgång En organisations information och de resurser som används för att hantera informationen. Exempel på informationstillgång är: Information (kunddatabas, metodik, dokument etc.), program (applikation, operativsystem etc.), tjänster (Internetförbindelse, elförsörjning etc.), fysiska tillgångar (dator, bildskärm, telefon etc.). Informationstillgång kan vara av fysisk eller logisk karaktär, eller bådadera Informationsägare En aktör som ansvarar för informationen. Informationsägarskapet definieras och utses i respektive organisation. Regionstyrelsen är ägare av regionens samlade informationstillgångar Respektive nämnd, styrelse och bolagsstyrelse företräder regionen inom sitt ansvarsområde och ansvaret följer ordinarie linjeansvar. Företräds, i tillämpliga delar, av Objektägare verksamhet när informationen ingår i ett av regionens förvaltningsobjekt för IS/IT Inre sekretess Området för inre sekretess innefattar samtliga vårdenheter som ingår i VGR (25 kap 11 punkt 2 Offentlighets- och sekretesslagen). Privata vårdgivare och gemensamma nämnder ligger utanför. Vid inre sekretess görs ingen sekretessprövning enligt sekretesslagen. Det är användaren själv som gör bedömningen och har ansvaret, att legala kraven och verksamhetschefs regler följs och att endast ta del av de patientuppgifter som är nödvändiga för arbetsuppgiften. IT-säkerhet Säkerhet beträffande IT-system med förmåga att förhindra obehörig åtkomst och obehörig eller oavsiktlig förändring eller störning vid databehandling samt dator- och telekommunikation Konfidentialitet (insynsskydd) Avsikten att innehållet i ett informationsobjekt (eller ibland även dess existens) inte bör göras tillgängligt eller avslöjas för obehöriga Kontinuitetsplan Dokument som beskriver hur verksamheten skall bedrivas när identifierade, kritiska verksamhetsprocesser allvarligt påverkas eller störs under en längre, specificerad tidsperiod. Avsikten med planen är att upprätthålla kritiska verksamhetsprocesser och, så snabbt som möjligt efter ett avbrott, återgå till normalläge med korrekt och fullständig information. Objektägare verksamhet, /-ledare, -samordnare, -specialist Roller inom regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT, som företräder verksamhetssidan Objektägare IT, /-ledare, -samordnare, -specialist Roller inom regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT, som företräder tekniksidan 28

RS-riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen RS 1594-2013 Personuppgift All slags information, som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Även bild- och ljuduppgifter om fysisk person räknas som personuppgifter, även om inga namn nämns. Krypterade eller kodade uppgifter är också personuppgifter, om någon har en nyckel som kan koppla dem till en person Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter Personuppgiftsombud Den fysiska person som, efter förordnande av personuppgiftsansvarig, självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt och i enlighet med god sed samt genomföra revision Policy Dokument som beskriver ledningens viljeinriktning. Beskriver Att och Varför. Resursägare Är den som äger teknik, infrastruktur eller IS/IT-tjänster. Motsvarar rollen objektägare IT om resursen ingår i regionens styr- och förvaltningsmodell för IS/IT Riktighet Egenskapen att skydda exaktheten och fullständigheten gällande tillgångar Risk Kombination av sannolikheten för att en incident ska inträffa och konsekvenserna av en denna Riskanalys Process som identifierar hot mot verksamheten och uppskattar storleken hos relaterade risker Riskbedömning Övergripande process för riskanalys och riskvärdering Riskhantering Samordnade aktiviteter för att styra och kontrollera en organisation med avseende på risk Riskvärdering Process där uppskattad risk jämförs med uppsatta riskkriterier, för att avgöra riskens betydelse Root-konto Är en form av administrationskonto med högsta behörighet Skadlig kod En generisk term för skadliga datorprogram är skadlig kod Virus är en typ av skadlig kod. En besläktad företeelse är maskar som inte behöver någon hjälp från användare för att spridas Spårbarhet Möjligheten att entydigt kunna härleda utförda aktiviteter i systemet och/eller processen till en identifierad användare eller resurs Sårbarhet Brist i skyddet av en informationstillgång exponerad för hot. Detta kan t ex gälla fel i ett systems säkerhetsprocedurer men även brister i rutiner eller fysiskt skydd. Säkerhetsåtgärd Medel för hantering av risk, innefattandes policyer, riktlinjer, rutiner, förfaranden eller organisationsstrukturer vilka kan vara av administrativ, teknisk, ledningsmässig eller juridisk karaktär Tillgång Allt som är av värde för organisationen Tillgänglighet Skyddsmål där informationstillgångar skall kunna utnyttjas i förväntad utsträckning och inom önskad tid. VGR-riktlinje/VGR-rutin Beskrivning som klargör vad som ska göras och hur, för att nå målen som fastslagits i regelverken. VGR-riktlinje/-rutin är regiongemensam och beslutad på tjänstemannanivå. Yttre sekretess Innan uppgifter lämnas till mottagare utanför Västra Götalandsregionen görs sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen 29

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 1961-2015 Koncernkontoret Intern utveckling och utredning Handläggare: Bengt Säterskog Telefon: 0705-573707 E-post: bengt.saterskog@vgregion.se Till ägarutskottet Översyn av Kultur i Väst Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar 1. Regionstyrelsen uppmanar styrelsen för Kultur i Väst att under våren 2016 återkomma med en rapport om hur den interna styrningen och kontrollen utvecklas. 2. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att tydliggöra gränssnitten för tjänstemannaorganisationen mellan Koncernkontorets kulturavdelning, Kultur i Väst och Västarvet. Sammanfattning av ärendet Kulturchefen fick 2014-10-23 i uppdrag av kulturnämnden att genomföra en översyn av verksamheten vid Kultur i Väst. Kulturchefen fick därtill 2014-12-18 i uppdrag av regiondirektören att utreda hur gränssnittet mellan det dåvarande kultursekretariatet och Kultur i Väst kan tydliggöras. Syftet var att precisera roller och ansvar. Uppdragen förenades i ett samlat utredningsarbete som genomfördes av Kompetenscentrum inom Regionservice. Utredningen färdigställdes och överlämnades till kulturchefen 2015-04-30. Utredningen visar att Kultur i Väst har stora möjligheter att utveckla den interna styrningen och kontrollen, bland annat genom att ta fram tydliga former för ledningens beslut, uppföljning, analys/utvärdering och rapportering till den egna styrelsen, till uppdragsgivaren och till ägaren. Ett eget införskaffat IT-stöd ger möjlighet att följa upp beslut om mål och aktiviteter i organisationen under året. Utredningen visar också på ett omedelbart behov av att upprätta en kompetensförsörjningsplan inför förestående pensionsavgångar. Dessa kan användas till anpassning av såväl personalkostnader som kompetensprofil. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 1961-2015 2 (3) Utredningen identifierade 15 projekt som hanterats sedan lång tid tillbaka och till stor del redan innan Kultur i Väst bildades. Dessa projekt fortsätter utan att vara föremål för regelbunden strukturerad utvärdering. De utgör tillsammans 36 % av omsättningen och bör prövas mot nya uppdrag som lämnats till Kultur i Väst. Samverkansformerna mellan Koncernavdelning kultur och Kultur i Väst har möjligheter att utvecklas och förbättras genom att använda linjeorganisationen som vägen för kontakter. Därutöver föreslås att gemensamma arenor skapas för samtal om roll- och ansvarsfördelning och hur Västra Götalandsregionen kan agera samordnat i förhållande till samarbetsparter. Syftet är också att åstadkomma synergieffekter när det gäller gemensamma behov som forskning, utveckling, kommunikation och omvärldsbevakning. Kulturnämndens respektive styrelsen för Kultur i Västs reglementen samt regionens styrmodell är utgångspunkten för precisering av nämndens respektive styrelsens uppdrag. Ansvarsutkrävandet utgår från reglementena och från de övriga uppdrag och inriktningsbeslut som regionfullmäktige tagit beslut om. Dessa är utgångspunkterna för den fortsatta dialogen om precisering av ansvarsgränser. Fördjupad beskrivning av ärendet För en fördjupad beskrivning hänvisas till bilagda utredning. Genomförande av beslut Förslaget till regionstyrelsen att uppmana styrelsen för Kultur i Väst att utveckla den interna styrningen och kontrollen och att rapportera arbetet under våren 2014 ankommer i första hand på styrelsen och förvaltningsledningen att genomföra. Koncernkontoret kommer att erbjuda stöd i detta arbete. Beredning Kulturnämndens presidium har diskuterat rapporten och förslag till tjänsteutlåtande 2015-06-03. Kulturchef och förvaltningschef haft en gemensam avstämning om utredningens förslag. Kulturnämnden kommer den 17 juni att behandla förslag till egna beslut med anledning av utredningen. Beslutsförslagen är följande: 1. Kulturnämnden godkänner rapporten och noterar att ägarutskottet föreslår regionstyrelsen att följa upp att den interna styrningen och kontrollen inom Kultur i Väst samt att uppdra till regiondirektören att utreda gränssnitten mellan koncernavdelning kultur, Kultur i Väst och Västarvet. 2. Kulturnämnden beslutar att till Kultur i Väst utbetala innehållna medel, 1 169 962 kronor, enligt beslut 2014-10-23 KUN 190-2014. 3. Kulturnämnden beslutar att i detaljbudget inför 2016 beakta att medel anslås för finansiering av tilläggsuppdrag till Kultur i Väst.

Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 1961-2015 3 (3) 4. Kulturnämnden ger kulturchefen i uppdrag att utreda hur behov av FoUverksamhet ska beaktas i uppdraget till Kultur i Väst. 5. Kulturnämnden överlämnar som ett tilläggsuppdrag till styrelsen för Kultur i Väst att översiktligt redovisa effekterna av de i rapportens avsnitt 2.5 förtecknade så kallade projekt, omfattande 29 mkr, som löper över flera år senast 2015-09-15. 6. Kulturnämnden ger kulturchefen i uppdrag att ta initiativ till att förbättra samverkan mellan förvaltningen Kultur i Väst och koncernavdelning kultur i enlighet med utredarens förslag. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bilaga Rapport Genomlysning av Kultur i Väst, 2015-05-06 Besluten skickas till För genomförande: Styrelsen för Kultur i Väst, Magnus Bäckström, Kultur i Väst För kännedom: Kulturnämnden Staffan Rydén Styrelsen för Västarvet

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 1(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Rapport Genomlysning av Kultur i Väst DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 2(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Sammanfattning Bakgrund Kulturchefen fick 141023 i uppdrag av Kulturnämnden att genomföra en översyn av verksamheten vid Kultur i Väst. 141218 fick kulturchefen även ett uppdrag av regiondirektören att Utreda hur gränssnitt mot regionens två kulturförvaltningar kan tydliggöras. Syftet är att tydliggöra roller i samspelet med utförarna så att kulturförvaltningarna fokuserar på operativa frågor medan koncernavdelning kultur fokuserar på strategiska frågor, beställning/uppdrag och på ägarfrågor. Undertecknad rapportskrivare engagerades i januari månad och arbetet har genomförts under våren 2015. Ytterligare två resurser har deltagit i arbetet; Janette de Boer, Projektledare och Ann Franzén, Ekonom/Analytiker, båda från Kompetenscentrum, AC, Regionservice. Syfte Syftet är att genomlysningen ska belysa förbättringsområden för Kultur i Väst att arbeta vidare med, bland på egen hand och ibland i samverkan med Kultursekretariatet. Genomförande Genomlysningen har pågått mellan februari och april månad 2015. Metoden har varit workshops och intervjuer samt SWOT-analys och prioriteringsmatris. Resultat Resultatet pekar på områden där genomlysningen pekar på förbättringspotentialer. Dessa områden är: Tydliggöra chef- och ledarskapet vid Kultur i Väst. Ta fram arbetsprocesser för genomförandeplaner kopplade till uppdraget. Skapa en kompetensförsörjningsplan. Skapa mötesarenor mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet. Tydliggöra arbetsformer mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet. Skapa tydliga rutiner för ekonomisk uppföljning och återkoppling för projekten kopplat till IT stödet Allegro Rapporten innehåller förslag till hur arbetet kan initieras liksom metodförslag för genomförandet. Vidare presenteras en prioriteringsmatris där förvaltningen själv prioriterat aktiviteterna i förhållande till effekt och insats. Effekterna av åtgärderna återfinns såväl internt vid förvaltningen som externt hos utövare och samverkande organisationer. Göteborg, 150506 Ronny Moberg Projektledare Kompetenscentrum, AC, Regionservice DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 3(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Innehåll 0.1 Syftet med dokumentet... 5 0.2 Referenser... 5 1 BAKGRUND TILL GENOMLYSNINGSUPPDRAGET... 6 1.1 Genomlysningsuppdragets bakgrund... 6 1.2 Organisationsbild... 7 1.3 Kortfattad historik... 8 1.4 Roller och samarbetsformer mellan beställare och utförare... 9 1.5 Genomlysningsuppdragets syfte... 10 1.6 Genomysningsuppdragets omfattning och avgränsningar... 10 1.7 Metod... 10 2 RES ULTAT...11 2.1 Leveranser... 11 2.2 Kultur i Västs uppdrag... 12 2.3 Gränssnittet mot kultursekretariatet... 12 2.3.1 Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen... 12 2.4 Organisering och arbetsformer vid Kultur i Väst... 14 2.4.1 Mötesformer och frekvens vid Kultur i Väst... 14 2.4.2 Uppdrags- och budgetprocessen... 15 2.4.3 Mål och måluppfyllnad... 16 2.4.4 Roller och ansvarsfördelning... 17 2.4.5 Kompetensplanering och kompetensförsörjning vid Kultur i Väst... 18 2.5 Ekonomi vid Kultur i Väst... 19 2.6 SWOT analys... 21 2.6.1 Intern organisation Kultur i Väst - SWOT... 22 2.6.2 Medarbetareperspektivet Kompetensförsörjning för Kultur i Väst - SWOT... 23 2.6.3 Gränssnitt mot Kultursekretariatet - SWOT... 24 2.6.4 Sammanfattning SWOT-analys... 24 2.7 Definierade förbättringsområden... 25 2.7.1 Rekommenderade aktiviteter med Hög effekt/låg insats... 25 2.7.2 Rekommenderade aktiviteter med Hög effekt/hög insats... 26 2.8 Effekter av definierade förbättringsområden... 28 2.9 Rapportering... 28 3 SLUTLEVERANS...29 3.1 Överlämning... 29 3.2 Arkivering... 29 4 SLUTS ATS...30 4.1 Organisering och arbetsformer... 30 4.2 Gränssnitt... 31 4.3 Ekonomi... 32 DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 4(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 4.4 Slutord... 33 5 BILAGEFÖRTECKNING...34 DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 5(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 0.1 Syftet med dokumentet Syftet med rapporten är dels att sammanfatta uppdragets genomförande och resultat och att föreslå förbättrande åtgärder. 0.2 Referenser Här anges alla de dokument som det hänvisas till i rapporten Datum Version Utfärdare Dokument-/boknamn 2013-05-15 1.0 Kultursekretariatet på uppdrag av Kulturnämnden Rapport Kultursekretariatet Rollfördelning och samarbetsformer. Dnr: KUN 178-2013 2013-09-18 1.0 Kulturnämnden Protokollsutdrag 105 Kulturserkretariatet och Kultur i Väst Rollfördelning och samarbetssformer Dnr: KUN 178-2013(2) 2014-10-23 1.0 Kulturnämnden Uppdragsbaserat verksamhetsstöd till Kultur i Väst 2015-2017 Dnr. KUN 175-2014. 2014-10-23 1.0 Kulturnämnden Beslut om översyn av verksamheten i Kultur i Väst. Protokoll från kulturnämnden 76, Diarie nr: KUN 3-2014 2014-12-18 1.0 Regiondirektören Uppdragshandling, Dnr RS 2593-2014 2015-01-19 1.0 Staffan Rydén, Kulturchef VGR Uppdragsbeskrivning Kultur i Väst, Stöd till utvecklingsarbete. 2014-11-20 1.0 Regionstyrelsen, TU TU för Struktur för styrande dokument i VGR, Dnr: RS 3433-2014 2015-02-10 1.0 Regionstyrelsen, Beslutsdokument. 32 Struktur för styrande dokument i VGR, Dnr: RS38-2014 DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 6(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 1 Bakgrund till genomlysningsuppdraget 1.1 Genomlysningsuppdragets bakgrund Kulturchefen fick 141023 i uppdrag av Kulturnämnden att genomföra en översyn av verksamheten vid Kultur i Väst. 141218 fick kulturchefen även ett uppdrag av regiondirektören att Utreda hur gränssnitt mot regionens två kulturförvaltningar kan tydliggöras. Syftet är att tydliggöra roller i samspelet med utförarna så att kulturförvaltningarna fokuserar på operativa frågor medan koncernavdelning kultur fokuserar på strategiska frågor, beställning/uppdrag och på ägarfrågor. Inom Kultur i Väst var en genomlysning av verksamhetsprocesser och beslutsvägar inom förvaltningen respektive mellan Kultursekretariatet och Kulturnämnden påbörjad sedan hösten 2014. Detta arbete bedrivs i ledningsgruppen för förvaltningen som en del av att utveckla organisationsformer som är lämpliga för verksamheten. I början av 2015 engagerades en organisationskonsult från Västra Götalandsregionen, Kompetenscentrum, som uppdrogs att stödja förvaltningen Kultur i Väst:s ledningsgrupps genomlysningsarbete. En uppdragshandling upprättades, bilaga 1, med målen att analysera hur förvaltningen är rustad att genomföra uppdraget från beställarnämnden. Enligt denna ska eventuella obalanser beskrivas och beskrivningen ska utgöra grunden för en förändringsplan för förvaltningen. Områden som ska genomlysas är organisering, arbetsformer, roller- och ansvarsfördelning. Vidare ska ekonomin och kompetensförsörjningsplaner gås igenom liksom gränssnittet till Kultursekretariatet. En beskrivning av rollfördelning mellan beställare och utförare avseende styrelsearbete respektive operativt arbete tas fram. Förvaltningen Kultur i Väst har sedan 2014 en ny organisation som en följd av chefsbyten och en intern turbulens som påverkat organisationen, se vidare kap 1.3. Under våren 2015 tillsattes den tillförordnade förvaltningschefen som ordinarie förvaltningschef för Kultur i Väst vilket stärkte förvaltningen i sin övertygelse att vilja utveckla organisationen. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 7(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 1.2 Organisations bild Nedanstående schematiska bild av organisationen är framtagen för att illustrera komplexiteten av styrmodell för verksamheten Kultur i Väst. Det finns således en övergripande politisk nivå, beställarnämnd, och en ytterligare politisk nivå, utförarstyrelse, som beslutar kring kulturverksamheten i VGR, bild 1. Tjänstemannanivå Politisk nivå - Utförare Politisk övergripande Nivå - Beställare Beställarnämnd Kulturnämnden Presidium Staffan Rydén Kulturchef VGR Kultursekretariatet VGR 19 tv.anst. medarbetare 2 projektanställda medarbetare Underställd Kulturchefen FoU 2 medarbetare Uppdrag Direktunderställda förvaltningschefen Christer Bergman Chef Administration och kommunikation med 10 medarbetare Utförarstyrelse Kultur i Väst Presidium Magnus Bäckström Förvaltningschef Kultur i Väst Bengt Källgren Chef Kultur och Samhälle Kultur och Upplevelser med 33 medarbetare Angelica Hadzikostas Chef Kultur och konstarter med 19 medarbetare Bild 1. Schematisk organisationsbild för kulturförvaltningen i VGR före 150401, då det nya koncernkontoret bildades. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 8(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 1.3 Kortfattad his torik Organisationsetablering och förändringsprocesser i Kultur i Väst Ledningsgruppens deltagare har varit föränderligt och organisationen har arbetat mot ett rörligt mål under stora delar av uppbyggnaden av förvaltningen. Kultur i Väst har befunnit sig i en pågående etableringsprocess sedan förvaltningen bildades 2007. Att i etableringsprocessen även integrera flera förändringsprocesser sliter på organisationen och dess medarbetare och chefer. Det är viktigt att ta hänsyn till historien när analysen görs och förbättringsområden definieras. Förvaltningschefer Det har funnits fem olika förvaltningschefer för Kultur i Väst sedan starten 2007. Nedan presenteras perioder och namn. KIV startar som förvaltning 2007-01-01 Tf. Förvaltningschef Birgit Bratt under jan-juni 2007 Förvaltningschef Birgitta Adler under juni - dec 2007 Tf. Förvaltningschef Kerstin Alberius Jan hösten 2008 Förvaltningschef Åsa Turesson hösten 2008 våren 2014 Tf. Förvaltningschef Magnus Bäckström våren 2014 våren 2015 Förvaltningschef Magnus Bäckström våren 2015 fortfarande. Kulturchefer Även Kulturchefsposten har innehafts av olika personer under tiden som förvaltningen Kultur i Väst funnits. Nedanstående uppställning beskriver detta. Christian Berg våren 2007 dec 2009 Kenneth Orrbrink jan 2010 hösten 2010 Claes Rydberg hösten 2010 hösten 2012 Sture Carlsson hösten 2012 hösten 2013 Staffan Rydén hösten 2013 fortfarande. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 9(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 1.4 Roller och samarbetsformer mellan beställare och utförare Under 2013 fick en tjänsteman från Kultur i Väst och en från Kultursekretariatet i uppdrag att gemensamt göra en översyn kring rollfördelning, samarbetsformer med mera. Detta arbete mynnade ut i en rapport, Rapport Kultursekretariatet Rollfördelning och samarbetsformer, som diarieförs 130515, för att behandlas i Kulturnämnden under 2013. Vid Kulturnämndens sammanträde den 130819 behandlades rapporten och nämnden beslutade (Dnr: KUN:178-2013) 1. Kulturnämnden tar emot rapporten som information 2. Kulturnämnden beslutar att uppdragsdialogen med Kultur i Väst intensifieras under två år med start i oktober 2013. Detta påverkar inte uppdragsprocessen tidsmässigt. Utefter detta formades den fortsatta uppdragsprocessen med Kultur i Väst för åren 2014-2015 inför ett nytt uppdrag som gälller 2015-2017. Dialogen startade med en inventering av verksamhet hos Kultur i Väst, som antingen har förts över från andra aktörer, eller genom tilläggsuppdrag från Kulturnämnden, till förvaltningen. Syftet var att skapa ett utrymme för Kultur i Väst att utifrån sina bedömningar styra hela verksamheten mot Kulturnämndens uppdrag. Inventeringen resulterade i en bruttolista som i flera fall utgjorde underlag för uppdragsskrivningar där Kultur i Väst fick i uppdrag att analysera och styra verksamheten utifrån Kulturnämndens uppdrag. Vid dessa möten deltog Kultur i Västs ledningsgrupp, kulturchef och ansvariga tjänstemän på Kultursekretariatet. Samtliga uppdragstagare inbjöds till en gemensam kick-off i mars 2014 där strukturen för uppdragen och den gemensamma kappan presenterades. Deltagandet från Kultur i Väst bestod av flera konsulenter, dock inte avgående förvaltningschef. Som ett led i uppdragsprocessen eftersöktes input kring de kulturpolitiska utmaningarna som förvaltningen såg framför sig, som ett underlag för den fortsatta diskussionen. På grund av chefsbyte vid Kultur i Väst avstannade dock den generella uppdragsprocessen under en tid och fokus låg på tilläggsuppdragen. Under hösten 2014, med en tf. förvaltningschef på plats i Kultur i Väst, intensifierades uppdragsdiskussionen och fokus skiftade över mot Kulturnämndens strategiska områden och Kultur i Västs roll härvidlag. Mindre vikt lades på tilläggsuppdragen och de av Kultur i Väst egna formulerade målen. Det genomfördes ett antal gemensamma möten med Kultur i Västs ledningsgrupp, Kulturchef och ansvariga tjänstemän på Kultursekretariatet. Kultur i Västs ledning förankrade dessutom uppdragsdiskussionen i sin styrelse. I samband med föreliggande utredning konstateras att det uppdrag kring en intensifierad uppdragsdialog, som Kulturnämndens beslut omfattade, kan anses vara genomfört och ett nytt uppdrag finns nu på plats. Möten har under vårne 2015 gällt hur uppdraget ska rapporteras, årligen, under uppdragsperioden DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 10(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 1.5 Genomlysningsuppdragets syfte Syftet är att säkerställa att förvaltningens organisering, omfattande de områden som ses i kapitel 1.6 nedan, är optimal för att fullgöra sitt uppdrag. Vidare syftar arbetet till att belysa tydliga beslutsvägar inom förvaltningen samt mellan beställare och utförare. 1.6 Genomysningsuppdragets omfattning och avgränsningar Arbetet har omfattat att kartlägga verksamheten för att värdera om Kultur i Väst är organiserat på optimalt sätt för att uppfylla uppdraget. Det som undersökts är Arbetsformer mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst Roller/ansvarsfördelning internt Kultur i Väst och externt. Chef- och ledarskapets förutsättningar Kompetenssammansättning, åldersstruktur och behov Ekonomiska fördelningsprinciper, uppföljningssystem/it stöd Prioriteringar och principer för ledning och styrning 1.7 Me tod Metoden har varit att vid delar av fem ledningsgruppsmöten genomföra workshops. Tiden per workshop har varit två timmar utom vid den sista då det avsattes en timma. Vid workshopsen har konsulterna dubblerat, primärt i syfte att dokumentera diskussionerna, men även att delta i dessa. För den ekonomiska analysen har en ekonomisk analytiker engagerats. Tre strukturerade djupintervjuer har genomförts med linjecheferna. Dessutom har en sammanfattande intervju genomförts med förvaltningschefen, efter det att denne tillsatts som ordinarie förvaltningschef. HR-konsult vid förvaltningen har tagit fram statistik kring anställningar. Cheferna har beskrivit medarbetarnas akademiska- och/eller yrkesmässiga bakgrunder och olika kontaktytor intern och externt. Vidare har en sammanställning av inom vilka mål de olika enheterna finns verksamma tagits fram. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 11(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2 Resultat Efter genomförda workshops och intervjuer samt granskning av övrigt material framträder en bild av förvaltningen Kultur i Väst. De områden som genomlysts är organiseringen, arbetsformer, roller- och ansvarsfördelning. Vidare har ekonomin och kompetensförsörjningsplaner gåtts igenom liksom gränssnittet till Kultursekretariatet. En skildring av hur rollfördelning mellan beställare och utförare avseende styrelsearbete respektive operativt arbete kan utformas, beskrivs i rapporten. 2.1 Leveranser Nedanstående bild, bild 2, visar de arbetsområden som uppdraget omfattat samt hur leveranserna per område ser ut. Arbetsområde Uppdragsadministration Leverans Uppdragsbeskrivning inkl. planering. Workshops och intervjuer Genomförda workshops och intervjuer enligt plan. Analys och framtagande av förbättringsområden Rapportering Prioriteringar av förbättringsområden Sammanfattning Avslutande administration SWOT-analys Avstämningar med uppdragsgivare och presidier för kulturnämnd och Kultur i Västs styrelse Effekt - Insatsmatris Slutrapport till uppdragsgivaren USB-minne med material till uppdragsgivaren Bild 2, Arbetsområden och leveranser DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 12(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.2 Kultur i Västs uppdrag Den intensifierade uppdragsdiskussionen under 2014 och 2015 uppfattas av Kultur i Väst vara en positiv förändring. Förvaltningen uppskattar att fokus skiftade till hur Kultur i Västs roll bör se ut för att stödja Kulturnämndens strategiska områden. Dialogen vid mötena uppfattas till största delen som öppen och inkluderande. Den intensifierade uppdragsprocessen har lett till att ett uppdrag för 2015 2017 finns på plats och dialogen fokuserar nu på formerna för uppföljning. Uppdragshandlingen för 2015 2017 bifogas rapporten som bilaga 2. 2.3 Gränssnittet mot kultursekretariatet Kulturnämnden och Kultursekretariatet är i sin roll beställare och förvaltningen Kultur i Väst och dess styrelse är utförare. Det finns en pågående diskussion i VGR kring en konsolidering av begreppen beställare och utförare, kopplat till arbetssätten strategiskt respektive operativt. Mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst finns det en uppdelning där sekretariatet har till uppgift att arbeta strategiskt för kulturen i VGR och förvaltningen arbetar operativt med stöd till kulturutövarna. Inom detta område finns det en långdragen diskussion och det råder delvis delade meningar mellan sekretariatet och förvaltningen om vad som anses renodlat strategiskt och renodlat operativt. Kultursekretariatet beskriver att Kultur i Väst ofta är alltför strategiska i sina kontakter med kulturutövare i VGR och Kultur i Väst menar att det till stora delar finns en otydlighet om hur uppdelningen ska se ut. 2.3.1 Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen Nedanstående bild, bild 3, är tagen ur ett tjänsteutlåtande, TU, som Regionstyrelsen beslutade om i februari 2015, avseende en struktur för styrande dokument i VGR. Med styrande dokument menas, enligt TU:t, dokument som anger hur verksamheten ska agera. Styrande dokument omfattar allt från övergripande vision till enskilda rutiner. Dessa dokuments innehåll ska förvaltas och hållas uppdaterade. Vilket organ/roll som beslutar om dokumentet och vilken funktion som säkerställer innehållets aktualitet och riktighet ska tydligt framgå. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 13(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Bild 3, Beslutat styrdokument i VGR i regionstyrelsen våren 2015. Bilaga 3. Det är rapportskrivarens uppfattning att denna struktur torde kunna vara en god utgångspunkt i kommande diskussioner mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst avseende vad respektive organisation har för uppdrag. Styrdokumenten bör utgöra en central roll i de arbetsmöten som genomlysningen rekommenderar, kring reglementen och styrdokument. Dessa principdiskussioner mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst bör initieras utan dröjsmål. Diskussion kan med fördel ledas av en oberoende part som med ett tydligt uppdrag kan bistå organisationerna i att skapa bättre förutsättningar för en konstruktiv dialog, där en avdramatisering av begreppen strategiskt respektive operativt kommer till stånd, tydliggör vad begreppen innebär för respektive Kultursekretariatet och Kultur i Väst och konsoliderar vem som gör vad och hur det bör göras. Detta skapar enligt rapportskrivaren ett tydliggjort gränssnitt mellan beställare och utförare avseende fokus och rollfördelning och metodiken kan återkommande ingå i uppdragsprocessen. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 14(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.4 Organisering och arbetsformer vid Kultur i Väs t Förvaltningen Kultur i Västs ledningsgrupp består av förvaltningschefen och tre enhetschefer. Verksamheten är indelad i fem enheter. Dessa är: Administration, IT och Kommunikation Kultur och konstarter Kultur och samhälle Kultur och upplevelser Forskning och utveckling Enheten Administration, IT och Kommunikation leds av Christer Bergman som arbetat vid förvaltningen sedan 2008. Enheten bestod initialt av enbart administration men sedan en omorganisation 2014 innefattar chefsuppdraget även kommunikation. Enheten består, förutom av enhetschefen, av 20 medarbetare. Enheten Kultur och Konstarter leds av Angelica Hadzikostas som arbetat länge inom kulturen och förvaltningen, och som enhetschef sedan 2011. Chefsuppdraget har förändrats sedan starten 2011 och är nu mångfacetterad avseende konstarterna som ingår i enheten. De områden som omfattas är dans, film, konst, litteratur, musik och teater. Enheten består, förutom av enhetschefen, av 19 medarbetare, varav 4 projektanställda konsulenter. Enheterna Kultur och Samhälle samt Kultur och Upplevelser leds av Bengt Källgren som arbetat lång tid inom kulturområdet, biblioteken och vid förvaltningen som enhetschef sedan hösten 2007. Chefsuppdraget har förändrats över tid, genom olika organisationsförändringar och i nuläget ingår 2 enheter. Enheten Kultur och Samhälle består av 19 medarbetare och Kultur och Upplevelser av 14 medarbetare. Enheten Forskning och Utveckling leds av förvaltningschefen Magnus Bäckström som har en lång bakgrund inom kultursektorn i Sverige och har arbetat vid förvaltningen sedan 2014. Enheten består av 2 medarbetare som arbetar som stöd i projektarbetsmetodik och sammanställer forskningsrapporter inom ämnesområdet kultur. 2.4.1 Mötesformer och frekvens vid Kultur i Väs t Förvaltningen har en gemensam struktur för olika mötesformer och dialogarenor mellan ledning och medarbetare. På grund av att uppdraget är uppdelat i olika mål förekommer det frekvent att medarbetare från olika enheter arbetar delvis eller uteslutande inom ramen för ett mål som är organisatoriskt placerat under en annan enhet. Detta ställer höga krav på kommunikation och dialog. Enhetscheferna träffas separat och tillsammans med medarbetare, i de fall där det ovan beskrivna förekommer. Dessutom har enhetscheferna enhetsmöten med medarbetarna. De har enskilda uppföljningssamtal med konsulenterna och även andra mötesformer och arenor för dialog och kommunikation. Bild 4 nedan beskriver olika förekommande mötesarenor. Naturligtvis finns en flora av spontana möten och dialogforum utöver detta. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 15(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Mötesforum Förvaltningsdag Frukostmöte Dialogmöte Enhetsmöten Avstämningsmöten EC Planeringsmöten, enskilda konstarter Arbetsgruppsmöten, projektgruppsmöten Frekvens 1 gång/år 1 gång/månad 1 gång/månad 1 gång/månad Vid behov 1 gång/månad Vid behov Bild 4, Mötesformer och frekvens 2.4.2 Uppdrags- och budgetprocessen Det styrande dokumentet för uppdrags och budgetprocessen är den av Kulturnämnden beslutade handlingen, bilaga 2, som benämns Uppdragsbaserat verksamhetsstöd till Kultur i Väst. Av denna framgår bl.a. hur förvaltningen förväntas verka. Kultur i Väst samlar expertis inom olika konst- och kulturområden och arbetar genom konsultation, förmedling, kommunikation, fortbildning, projekt- och processledning, utredningar och kunskapsdelning i olika nätverk. Kultur i Västs kompetens och resurser ska kunna möta en stor variation av utvecklingsbehov i kulturlivet.( ur bilaga 2) Här beskrivs också förvaltningens regionala roll och dess kvalitetsmål. Kultur i Väst ska inta en stark position som utvecklingspartner i kulturlivet. Kultur i Västs resurser ska vara tillgängliga och attraktiva för sina samarbetsparter. All Kultur i Västs verksamhet ska genomsyras av jämställdhet, mångfald, tillgänglighet, barn och ungaperspektiv, delaktighet samt internationalisering. Kultur i Väst ska ha kvalitetssäkrade lednings- och styrprocesser med god omvärldsbevakning och verksamhetsuppföljning (ur bilaga 2) Uppdragsprocessen innebär sedan höstens beslut i Kulturnämnden en intensiv dialog mellan Kultursekretariatet (beställarorganisation) och Kultur i Väst (utförarorganisation) kring uppdragets innehåll. Det uppdragsbaserade verksamhetsstödet har brutits ner i 3-årsmål och 1- årsmål av förvaltningen, se kap 2.4.3. Denna måluppdelning utgör grunden för hur de olika projekten ska finansieras med hjälp av den budgetram som beviljats förvaltningen. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 16(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef I genomlysningen har det framkommit att den interna processen vid förvaltningen bör förändras då förvaltningen beskriver att analysen av verksamheten är alltför kortfattad och grund. Inte sällan uppfattar ledningsgruppen att de utan föregående analys beslutar kring uppdrag och mål vilket i praktiken kan påverka förvaltningen negativt. Det har framkommit en bred önskan om en fördjupad analys och flertalet försök har skett genom åren att åstadkomma denna, men uppfattningen är att det fortfarande finns förbättringspotentialer här. Konsulenterna som arbetar i projektet använder i varierande omfattning det uppföljningsverktyg som förvaltningen tillhandahåller, Allegro. Samtliga medarbetare har utbildning i hur de ska använda verktyget men det behövs enligt ledningsgruppen starkare incitament att göra det. Utan den information som regelbunden uppföljning via Allegro kan tillhandahålla försvåras arbetet med att få till stånd en fördjupad analys. Uppdraget bryts alltså ner i 3-årsmål och 1-årsmål och en grov fördelning av budgeten görs i ledningsgruppen. Därefter genomför varje enhetschef en fördelningsdiskussion med konsulenterna i verksamheten och efter visst processande har fördelningen genomförts och prioriteringar såväl bland ekonomin som bland målen har gjorts. Denna samlade bild förs tillbaka till ledningsgruppen där fördelningen beslutas. Det förekommer ingen fördjupad diskussion i ledningsgruppen kring fördelningen per enhet utan här har enhetscheferna ansvaret för processen. 2.4.3 Mål och måluppfyllnad Det uppdragsbaserade verksamhetsstödet, bilaga 2, beskriver fyra huvudmål. Dessa är: Mål 1 Kultur i Väst främjar bred och fördjupad samverkan mellan skola, folkbildning, universitet och föreningsliv för ett vidgat deltagande i kulturlivet. Mål 2 Kultur i Väst är en väl nyttjad resurs för kommuner, fria kulturutövare och folkbildningen. Mål 3 Kultur i Väst har en samordnande och utvecklande roll gentemot det fria kulturlivet för ett nyskapande kulturliv med hög kvalitet. Mål 4 Kultur i väst är en efterfrågad resurs för det fria kulturlivet, civilsamhället, folkbildningen och kommunerna för kulturlivets internationalisering. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 17(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef De fyra huvudmålen har brutits ner av ledningsgruppen för Kultur i Väst i 3- årsmål och 1- årsmål. Dessa utgår ifrån de prioriteringar och indikatorer som också anges i uppdragshandlingen. Förvaltningen beskriver att medarbetarna vid enheterna är inblandade i projekten över enhetsgränserna och en sammanställning över detta har genomförts inom ramen för uppdraget. Denna sammanställning är bilaga 4 till denna rapport. Några av projekten har funnits i många år och bedöms behöva fortlöpa över budgetåren. Någon objektiv utvärdering av projektens effekt genomförs inte utan flera av dem är så etablerade i kulturlivet i VGR att de bedöms vara oumbärliga av förvaltningen. Här behöver enligt rapportskrivaren ett systematiskt objektivt utvärderingsarbete genomföras för att utesluta att effekten för insatsen uteblivit samt om projektens arbete och utförande svarar mot uppdraget till Kultur i Väst. 2.4.4 Roller och ansvarsfördelning Ett av de centrala områdena i genomlysningsuppdraget är att definiera den roll- och ansvarsfördelning som finns vid förvaltningen. Det handlar om chefs- och ledarskapets förutsättningar och även om hur medarbetarnas, konsulenterna, arbetar och agerar. Dessa båda områden är självklart i en beroendeställning av varandra då medarbetarnas agerande möjliggör chef- och ledarskapet samt att chefernas verkande har en direkt påverkan på medarbetarens arbetssituation, beroende på i vilken grad chef- och ledarskapet får genomslag i organisationen. Under genomlysningen har konsulenternas kreativitet och autonomitet diskuterats. Graden av både kreativitet och autonomitet har ett direkt beroende till effekten av genomförda insatser för VGR. Cheferna vid Kultur i Väst har en uttalad respekt för konsulenternas behov av autonomitet och funderar mycket över hur inskränkningar i denna kan påverka kreativitet och resultat. Rapportskrivaren påstår att denna försiktighet påverkar möjligheterna för cheferna att verka på ett negativt sätt. Förvaltningen måste hitta metoder att följa upp sin verksamhet på ett tydligt sätt. Det finns förutsättningar för detta genom systemet Allegro, som samtliga medarbetare har utbildning i men som enbart några använder, och då i begränsad omfattning. Tidigare i denna rapport har det beskrivits att analysmöjligheterna är begränsade och att detta påverkar uppdrags- och budgetprocessen negativt. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 18(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Enhetscheferna behöver, enligt rapportskrivaren, återerövra sitt chefs- och ledarmandat och ställa tydligare krav på konsulenterna avseende tids- och progressregistrering av projekten. Varje konsulent ska beskriva hela sin process i Allegro för att möjliggöra uppföljning och analys och att denna blir öppen och tydlig. Det är en utmaning för förvaltningen att kommunicera detta på ett tydligt sätt. Det är viktigt att det inte uppfattas som en kontroll av konsulenterna, för det är inte det primära syftet. Primärt handlar det om att synliggöra det arbete som utförs både innan, under och efter projekten. Chef- och ledarskapet stärks och resultat, goda och mindre bra, blir transparenta och skapar underlag för analys och förbättringsarbete för hela förvaltningen. Det är enligt rapportskrivaren en framgångsfaktor för såväl den enskilde konsulenten, för chef och ledarskapet samt för förvaltningen som helhet att ha en pågående, öppen och konstruktiv utvärderings- och analysdiskussion i alla organisatoriska led. Det som krävs för att vara framgångsrik i denna är att ledningsgruppen för förvaltningen leder arbetet. Ett annat problemområde som belysts under utredningsarbetet är den direktdialog som förekommer mellan Kultursekretariatet och konsulenter på Kultur i Väst, utan någon kontakt med linjechefen. Denna by-pass av linjeorganisationen är destruktiv och underminerar chefoch ledarskapet vid Kultur i Väst. Här behövs ett stringent arbete med att förändra arbetssätt såväl på Kultursekretariatet som vid förvaltningen Kultur i Väst. Medarbetarna vid Kultursekretariatet måste följa linjeorganisationen och medarbetarna vid Kultur i Väst måste kategoriskt hänvisa frågor till sin närmaste chef. Detta kan inledningsvis bedömas som stelbent och byråkratiskt men är enda sättet att få bukt med detta problem. Det är en mycket viktig faktor i att stärka linjeorganisationen och chef- och ledarskapet Under utredningen har en sammanställning av kontaktytor för förvaltningens medarbetare, internt och externt genomförts. Sammanställningen ses i bilaga 5. Det finns en outtalad intressekonflikt mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst avseende kontakterna såväl internt som externt. Den bottnar ytterst i vilka strategiska respektive operativa mandat respektive organisation har. I samverkan mellan de båda parterna måste detta adresseras och redas ut i syfte att tydliggöra verksamheternas inbördes förhållanden. Detta beskrivs mera i föreliggande rapport under kapitlet 2.2.1. 2.4.5 Kompetensplanering och kompetensförsörjning vid Kultur i Väs t Ett annat av genomlysningens fokusområden har varit förvaltningens kompetensförsörjning. Här har utredningen visat att det under flera år funnits en ambition att skapa en kompetensförsörjningsplan för verksamheten. Denna ambition intensifierades för några år sedan då arbetet med att dela in befattningar i olika basplaceringar i VGR var aktivt. Det arbetet lade en god grund för en kompetensförsörjningsplan, men slutfördes aldrig. Det finns i bilaga 6 en sammanställning av förvaltningens medarbetare och deras akademiska meriter samt yrkesmeriter. För enheten Administration, IT och Kommunikation är uppgifterna inte specificerade per medarbetare utan anges som en beskrivande text inledningsvis. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 19(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Genomlysningen har visat att de allra flesta medarbetarna har sin yrkesbakgrund och sin akademiska bakgrund i kulturvärlden. Detta är såväl en styrka som en potentiell svaghet för verksamheten. Styrkan består i att medarbetarnas förankring i kultursektorn är stark. Det som kan utgöra en svaghet är att förvaltningen genom detta är uttalat likriktad och att influenser som reflekteras från samhället i övrigt därmed blir få. Åldersstrukturen per befattningsgrupp finns i bilaga 7. Av denna kan utläsas att medelåldern i förvaltningen ligger på 51 år och att förväntade pensionsavgångar 2015-2017 kan uppgå till 7 medarbetare. Inför detta scenario är det rapportskrivarens uppfattning att arbetet med att skapa en kompetensförsörjningsplan är akut. Det behövs ett omedelbart igångsättande med att skapa en förvaltningsgemensam kompetenförsörjningsplan så att rekryteringsprocessen inför förväntad, och även oväntad, personalomsättning blir inriktad på att nå rätt kompetens vid nyrekrytering. Dessutom får förvaltningen ett genomarbetat beslutsstöd om återbesättning av uppkomna vakanser är nödvändig eller inte. 2.5 Ekonomi vid Kultur i Väst Det saknas en solid uppföljningsrutin där föregående års utfall är analyserat. Konsulenterna använder enbart sporadiskt Allegro för tidsuppskattning/uppföljning och utvärdering varför ett underlag för analys i de allra flesta fall inte finns. Förvaltningen har en budget på ca 82 mkr. Budgetfördelning mellan enheterna sker i ledningsgruppen där enhetscheferna äskar medel till sina projekt/verksamheter. När fördelningen är överenskommen drar sig enhetscheferna tillbaka, var och en för sig, till sin enhet där konsulenterna inbjuds att beskriva hur mycket pengar de behöver för projekten som är planerade, för att svara mot målsättningen. Denna process innebär samtal och diskussioner för att slutligen mynna ut i en fördelning av den budgetram som tilldelats hela verksamheten i ledningsgruppen. Enhetscheferna meddelar ledningsgruppen när de gått i mål med fördelningen men ingen ytterligare diskussion om prioriteringar mot mål förs. I detta är enhetscheferna autonoma. Rapportskrivaren menar att ledningsgruppen på ett tydligare sätt bör vara styrande i fördelningsdiskussionerna. Den process där uppdelningen av budget per enhet sker bör föregås av en djupgående analys och diskussion kring vilka aktiviteter som ger bäst effekt mot målet. Här finns det en klar förbättringspotential. En grundläggande förutsättning för att kunna genomföra en analys är att konsulenterna, på ett strukturerat sätt dokumenterar och följer upp sina projekt, enligt av ledningsgruppen beslutad metod. Förvaltningen har flertalet projekt som löper från år till år över budgetdiskussionerna. Finansieringen för dessa ligger på ca 29 mkr, dvs. ca 35 % av totalomslutningen. Dessa projekt saknar en strukturerad utvärdering och flera av dem har löpt över många år, något projekt i mer än 10 år. Det kan naturligtvis vara så att projekten ska fortsätta som de gör, om de svarar mot målen på ett bra sätt, men det måste skapas en rutin för en objektiv utvärdering av dessa. Det är rapportskrivarens uppfattning att detta ska startas upp så snart som möjligt så att förvaltningen inför budgetarbetet 2016 har förutsättningar för analys och utvärdering. Nedan i bild 5 ses de projekt som pågår över tid och hur stor budget de har. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 20(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Projektets benämning Kostnad, tkr Fjärrlån 5 400 Klangfärg 1 950 Ljudmagasinet 1 756 Framsidan 1 550 Vägus 1 530 Arrangörsstödet 14 000 Barnens första bok 800 Barnens bibliotek 600 Scenkonstdagar 356 Bokmässan 290 Barn och unga-dagar 269 Frame filmfestival 200 WWO 140 Tonspråk 130 MIK dagen 94 Totalt 29 065 tkr Bild 5, Projekt, som löper över flera år med finansiering Budgeten är lagd utifrån mål som tagits fram i verksamheten. Det är inom ramen för att nå målen som aktiviteterna/projekten är planerade. Alla pengar som finns till förfogande läggs ut och ingen buffert för tillkommande uppdrag finns. Under verksamhetsåret händer det att förvaltningen får tilläggsuppdrag från Kulturnämnden, via Kultursekretariatet. Dessa tilläggsuppdrag kommer utan ytterligare finansiering, vilket upplevs som en svårighet inom Kultur i Väst, eftersom samtliga budgetmedel är fördelade. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 21(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Det är rapportskrivarens uppfattning att det bör skapas ett buffertutrymme inom förvaltningen för att möjliggöra att Kultur i Väst, utan större problem, kan genomföra tillkommande uppdrag. Genom att konsulenterna tidrapporterar sina projekt kan en överblick skapas där det blir tydligare vem eller vilka av konsulenterna som ska utföra dessa uppdrag. Efter att ha gått igenom budgeten för förvaltningen har det i samråd med enhetschefen vuxit fram att ca 500 tkr/budgetår, dvs. <1 %, skulle kunna utgöra en buffert. 2.6 SWOT analys Efter att ha genomfört tre workshops med ledningsgruppen och haft personliga intervjuer med såväl enhetscheferna som förvaltningschefen har det utkristalliserats sig områden där rapportskrivaren bedömer att det finns förbättringspotentialer. För att möjliggöra en bedömning av hur dessa områden påverkar verksamheten användes SWOT-analys som metod. Vid ytterligare en workshop fick ledningsgruppen beskriva de fördefinierade områdena i styrkor, svagheter, hot och möjligheter. Resultatet presenteras i bilderna 6-8 nedan. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 22(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.6.1 Intern organisation Kultur i Väs t - SWOT Intern organisation Kultur i Väst Styrkor Svagheter Hot Möjligheter Ledningsgruppens arenor 1. Ansvar och roller för chef- och ledarskapet 2. Verksamhetsutveckling 3. Gemensamma prioriteringar kring förvaltningens ekonomi 4. Uppföljningsrutiner från ledningsgrupp ut i verksamheterna Ekonomi -Tydliga chefsuppdrag med delegationsordning => Kraftfull LG - Starka chefer har kraft att dra frågor självständigt inom ramarna - Bred samlad kompetens och högt engagemang. - Gemensam syn i LG ökar möjligheten att identifiera svårigheter - Tydlighet i vad LG prioriterar => underlättar chefernas budgetprocess - Tydliga rutiner finns för ekonomisk uppföljning -Tydlig delegationer till cheferna påverkarbehovet/viljan att lyfta frågor till LG. Man arbetar självständigt istället för tillsammans på LG. -Utifrån ett förvaltningsperspektiv kan alltför starka enskilda chefer utgöra en konfliktsituation. - Bredden på verksamhetens uppdrag gör att det kan vara svårt att få helhetssyn - Bredden på verksamhetens uppdrag gör att det kan vara svårt att få helhetssyn. - Avsaknad av analys i LG - Cheferna blir alltför autonoma - Konserverad verksamhet om samtalet inte för i en vidare krets (för snäva perspektiv och likriktning?) - Viktiga delar riskerar att bli nedprioriterade pga bristande kunskaper om helheten - Håller kvar vid felaktiga prioriteringar p.g.a. att det finn en vilja att hålla kvar vid det gamla - Förtroendebrist från olika håll mellan medarbetare och ledning - Styrkan i Kultur i Västs förvaltningsidé om den kommuniceras bättre - Utveckla kvaliten på LG - Nyttja verksamhetsutvecklarresurserna på ett bättre sätt - Tydligare påvisa prioritering vid en bredd i uppdraget Mål enligt Kultur i Väst - Bristande rutiner. - Bristande kontroll genom bristande uppföljning avseende mål och effekter. -Bristfälliga instruktioner till medarbetarna. - Brister i kommunikation - Förtroendebrist från olika håll mellan medarbetare och LG. - Avsaknad av anlys i LG - Bristande löpande kontroller utifrån att kvaliteten hållen utifrån de mål som satts 5. Gemensamma prioriteringar kring uppdrag 6. Budgetprocessen från förvaltningsnivå till verksamhetsnivå 7. Linjeorganisation möter processorganisation - Tydligt hur mycket pengar som finns /område och mål uppdelat på 1-årsmål och 3-årsmål - Fördelning sker per mål ej per område. - Stor öppenhet mellan verksamheterna i organisationen - Arbetssättet medför att organsiationen förhåller sig till uppdraget och inte till organsiationen på ett tydligt sätt (Följer matrisen inte linjen) - Det blir ett bredare perspektiv när processen möter linjen. Bild 6, SWOT Interna organisationen Kultur i Väst. - Budget baseras inte på en gemensam analys i LG - Återkoppling till LG efter verksamheternas fördelning saknas - Otydlighet i ansvaret mellan Process/Linjeorg - Revirtänk som innebär starka väktare som vaktar sitt revir och inte ser till helheten för KiV - Gemensam analys i LG förbättrar budgetprocessens kvalitet. - Att inte fördela ut alla budgetmedel från början DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 23(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.6.2 Medarbetareperspektivet Kompetensförsörjning för Kultur i Väst - SWOT Medarbetarperspektivet Styrkor Svagheter Hot Möjligheter -Kompetenssammansättning -Specialister/generalister Arbetssätt och metoder -Tidrapportering -Måluppföljning -Ekonomisk uppföljning -Avtal -Teamarbete -Konsultativt arbetssätt - Hög och varierad kompetens inom kulturområdet. - Unik mångfald - Unik specialisering -Regelbundna avstämningsmöten. - Systematik - Annan kompetens än kulturområdet saknas - Bristande förmåga att kommunicera kulturens betydelse till andra än de som är verksamma inom kultursektorn - Låg medvetenhet hos medarbetarna om rapporteringens betydelse. - Medarbetarnas koppling mellan mål, aktivitet och kvalitet är svag. Bild 7, SWOT Medarbetarskap Kompetensförsörjning Kultur i Väst. - Svårigheter att redovisa måluppfyllnad innebär risker för minskat förtroende p.g.a. låg medvetenhet om kopplingen mellan mål och kvalitet - Skapa mångfald i verksamheterna bl.a. avseende kön, etnicitet, bakgrund och ålder. - - Tydliggöra vinsterna/möjligheterna för medarbetarna - Genomförd uppföljning och utvärdering av målstyrning, ger ökad kvalitet. - Regelbunden, månatlig rapportering i Allegro - Regelbunden, månatlig rapportering i Allegro. - Regelbunden uppföljning medför ökade möjligheter att kunna omfördela resusres vid behov under pågående verksamhetsår - Utveckla förmåga till försäljning DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 24(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.6.3 Gränssnitt mot Kultursekretariatet - SWOT Gränssnittet mot kultursekretariatet Styrkor Svagheter Hot Möjligheter 1. Samarbetsformer med kultur-sekretariatet - Uppdragets utformning och uppföljning. -Stor tydlighet i uppdragets mål - Större tydlighet nu än tidigare - Vilja att förtydliga och stärka gränssnitt och samarbete '- Starta starka samarbetsformer och förtydliga gränssnitten medllan KiV och KS. - Den samlade resursen som KS och KiV utgör är en stor styrka och möjlighet. - Ej följsam till linjen i kontakterna. - Otydligt gränssnitt i rollfördelningen. - Kunskapsutbyte mellan Ki>V och KS saknas. - Dålig samordning mellan KiV och KS - Halka tillbaka i tidigare roller/hierarkier. - Bryta negativa mönster - Underminera linjeorganistaionen genom direktkontakter utanför linjeorganisationen - KiV underordnad KS Bild 8, SWOT Gränssnitt mot Kultursekretariatet, Kultur i Väst. 2.6.4 Sammanfattning SWOT-analys Efter SWOT-analysen utkristalliserade sig en rad förbättringsområden som förvaltningen bör fortsätta arbeta med. Under rubriken Intern organisation vid Kultur i Väst handlade det om ledningsgruppens arenor dvs. uppdrags- och prioriteringsprocessen, chef- och ledarskapet, gemensamma prioriteringsstrategier, uppföljnings- och analysprocesser samt strategier för verksamhetsutveckling. En särskild diskussion fördes kring vad som händer när linjeorganisationen möter processorganisationen avseende roller och mandat. Vidare diskuterades medarbetarperspektivet angående kompetenssammansättning och kompetensförsörjning. Arbetssätt och metoder kopplat till rapportering och uppföljning diskuterades och även att arbeta i team, att arbeta konsultativt och hur processer och strategier ska se ut angående avtal med utförare. Även gränssnittet mot Kultursekretariatet och samarbetsformer mellan förvaltningen och sekretariatet diskuterades och analyserades i SWOT-arbetet. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 25(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.7 Definierade förbättringsområden Efter slutförd SWOT-analys finns det flera definierade förbättringsområden framtagna. Vid en workshop sattes dessa områden in i en prioriteringsmatris enligt bild 9 nedan. Bild 9, Prioriteringsmatris för definierade förbättringsområden för Kultur i Väst. 2.7.1 Rekommenderade aktiviteter med Hög effekt/låg insats Aktiviteterna är numrerade enligt ordningen i bild 9. 5. Skapa en kompetensförsörjningsplan Innehåll: - Ta fram övergripande kompetensprofiler - Genomföra analys kring relevanta kompetensbehov för att utföra uppdraget bl.a. vid nyrekrytering - Skapa förutsättningar för helhetssyn och nischning i kombination, i syfte att bidra till ökad förståelse för att medarbetaren ingår i ett kultursystem. - Skapa verksamhetsprocesser som säkerställer optimal dimensionering av personalstyrkan utefter uppdrag, mål och budget. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 26(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 6, 7, 8. Skapa mötesarenor mellan KS och KiV Innehåll: - Förtydliga samspel, struktur och gemensamma spelregler. - Öka kunskapen om varandras (Kultursekretariatets och Kultur i Väst) aktiviteter på olika plan i syfte att samordna insatsen gentemot aktören. 10. Tydliggöra arbetsformer mellan Kultursekretariatet (vad) och Kultur i Väst (hur) Innehåll: Arbetsformer - Definiera gemensamma mål - Ta fram arbetsmodeller för hur målen ska nås - Tillämpa Regionstyrelsens föreskrifter om dokumentstruktur och utred ansvarsfördelningen avseende strategiskt respektive operativt arbetssätt i syfte att skapa en gemensam syn på respektive roller i kultursystemet och öka förtroendet för varandra Ekonomi - Skapa en buffert där en viss % av den rörliga budgetdelen inom ramen för givet uppdrag är avsatt - Skapa en verksamhetsrutin för utvärdering av projekt som pågår över 1 respektive 3 årsmålen. - Skapa förutsättningar för verksamheten att besluta på ledningsgruppsnivå per år kring de projekt som pågår över 1 respektive 3 årsmålen. Detta görs inte idag men ska ses över och står dessutom redan i befintligt uppdrag. Här finns det ett påbörjat arbete som behöver intensifieras och skapas rutiner förså att den inte tappas bort.. 2.7.2 Rekommenderade aktiviteter med Hög effekt/hög insats Aktiviteterna är numrerade enligt ordningen i bild 9. 1. Tydliggöra chef- och ledarskapet Innehåll: - Definiera roller och mandat i organisationen, från medarbetaren till ledningsgruppen - Gå igenom befintliga arbetsmodeller och anpassa dem så att de svarar mot kraven på roller och mandat DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 27(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2. Tydliga rutiner för uppföljning av effekt/måluppfyllnad och systematiserad återkoppling till ledningsgrupp så att ett fullgott analysunderlag skapas och effektiv resursallokering kan ske. Innehåll: - Skapa rutiner för rapporteringsrutiner, återkoppling och analys inom den interna organisationen - Ta fram, i samverkan med Kultursekretariatet, nödvändiga rutiner enligt ovanstående för samspelet mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet 9. Ledningen bör aktivera verktygen för planering och uppföljning i Allegro. Innehåll: - Fatta beslut inom Kultur i Väst om att Allegro ska användas. - Skapa rutiner för användandet av Allegro - Skapa uppföljningsrutiner vid förvaltningen och utbilda alla medarbetare i dessa - Synkronisera aktiviteterna med förvaltningens årshjul. 3. Skapa en systematiserad arbetsprocess för framtagning av genomförandeplaner kopplade till uppdraget. Innehåll: - Fatta erforderliga beslut i ledningsgruppen för Kultur i Väst om att starta upp arbetet med att ta fram en systematiserad arbetsprocess för att nå ett bra analysunderlag avseende genomförandeplanerna kopplade till uppdraget. - Beskriv arbetsprocessen som ska uppnås. - Avsätt resurser för arbetet. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 28(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 2.8 Effekter av definierade förbättringsområden Nedanstående bild, bild 10, illustrerar var effekter i förhållande till uppdraget uppstår när förvaltningen arbetar med de definierade förbättringsområdena. Förbättringsområde Effekt i förhållande till uppdraget Intern Extern Kompetensförsörjningsplan X X Skapa mötesarenor mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet Tydliggöra arbetsformer mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet Tydliggöra chef- och ledarskapet Tydliga rutiner för ekonomisk- och verksamhetsuppföljning och återkoppling inklusive arbetet med att använda Allegro. Arbetsprocess för genomförandeplaner kopplat till uppdraget. X X X X X X X X Bild 10, Effekter för uppdraget i förhållande till förbättringsområden 2.9 Rapportering Återrapportering av uppdragets progress har lämnats vid två tillfällen under uppdragets gång till uppdragsgivaren. Mot slutet av uppdraget har en avstämning skett mellan uppdragstagaren och uppdragsgivarens styrgrupp dvs. presidierna för beställarnämnd och utförarstyrelse. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 29(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 3 Slutleverans Uppdraget anses avslutat när uppdragsgivaren godkänt slutrapporten som tagits fram av uppdragstagaren. 3.1 Överlämning Överlämning av slutrapport sker 150430 via elektronisk överföring. 3.2 Arkivering Uppdragstagaren lägger allt framtaget material på ett USB-minne som tillsänds uppdragsgivaren efter godkänd slutrapport. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 30(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 4 Slutsats Genomlysningsarbetet kan sammanfattas i rubrikerna som framgår av bild 10 ovan. Rubrikernas innehåll är till del beskrivet men behöver djupare definieras av verksamheten. Verksamheten kan själva fortsatta det arbetet men rapportskrivaren bedömer att det vore bra att en oberoende person leder det fortsatta arbetet, gärna någon som befinner sig utanför Kultursekretariatet och Kultur i Väst. 4.1 Organisering och arbetsformer Tydliggöra chef- och ledarskapet Skapa en arbetsprocess för genomförandeplaner kopplat till uppdraget. Ta fram en kompetensförsörjningsplan Det finns ett uttalat behov av att tydliggöra chef- och ledarskapet och samtidigt bibehålla och utveckla medarbetarnas initiativkraft och kompetens. Det behöver finnas vissa mandat kvar längst ute i linjeorganisationen men dessa måste vara tydligare definierade och avgränsade. Rapporteringsrutinerna för konsulenterna måste struktureras och kvalitetssäkras. En starkare första linje ger en god kontroll på den ekonomiska utvecklingen. Med strukturerad uppföljning, såväl över ekonomin som för progressen i projekten, ökar förutsättningarna för analys. Medarbetarna måste ges en tydlig bild av varför det är viktigt att följa upp projekten mot målen. Det finns behov av en förbättrad kommunikation från ledningsgruppen till medarbetarna i syfte att förbättra styrningen av verksamheten. Chef- och ledarskapet behöver tydliggöra för medarbetarna vinsterna med att tidrapportera projekten och varför måluppföljningen är viktig. Verktyg för att vara proaktiva och på ett kvalitetssäkrat sätt kunna värdera om insatsen kommer att ge måluppfyllnad behöver skapas, så att ledningsgruppen stödjer medarbetarna i att bli bättre på att välja vilka aktiviteter som det ska satsas på. För att kunna göra det behövs det kriterier för bedömning som till del är statiska och till andra delar dynamiska och följer utvecklingen över tid. Det är enligt rapportskrivaren en framgångsfaktor för såväl den enskilde konsulenten, för chef och ledarskapet, som för förvaltningen som helhet att ha en pågående, öppen och konstruktiv utvärderings- och analysdiskussion i alla organisatoriska led. Det som krävs för att vara framgångsrik i denna är att ledningsgruppen för förvaltningen leder arbetet. När det gäller nya arbetsformer för uppdragsprocessen är det rapportskrivarens uppfattning att det nya arbetssättet och en dialogen kring uppföljningen av uppdraget, utvärderas av en oberoende part. Målsättningen och utfallet av processen ska utvärderas med regelbundenhet. Det finns ingen organiserad dialog mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst vilket måste skapas för att komplettera uppdragsprocessen. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 31(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Verksamheten har uttryckt att de har hundratals projekt som löper, men att det inte finns någon sammanhållen översikt över dessa. Att skapa en slags portföljstyrning av pågående projekt skulle enligt rapportskrivaren vara en framgångsfaktor. Dels för att kunna hålla ordning bland alla projekt, men kanske framför allt för att kunna hitta synergier mellan de olika aktiviteterna. Ett systematiskt, objektivt utvärderingsarbete måste genomföras i syfte att utesluta att effekten för insatsen uteblivit, samt om projektens arbete och utförande svarar mot uppdraget till Kultur i Väst från beställarnämnden. Förvaltningen beskriver att diskussioner kring måluppfyllnad med volymanalys är en del som behöver utvecklas vidare. Genomlysningen pekar på att det inom detta område behöver skapas en metod för strukturerade uppföljningsmöten, för att säkerställa resultatuppfyllnadsgrad. Rapportskrivaren menar att det är av stor vikt att ledningsgruppen har en övergripande plan/struktur så att den går i mål med att dra årshjulet hela varvet runt på ett konsekvent sätt när det gäller såväl uppdrags-, mål- och ekonomiprocessen. Här krävs det struktur och tålamod! En annan avgörande framgångsfaktor är enligt rapportskrivaren att skapa en förvaltningsgemensam kompetenförsörjningsplan så att rekryteringsprocessen inför förväntad, och även oväntad, personalomsättning blir inriktad på att nå rätt kompetens vid nyrekrytering och dessutom få ett beslutsstöd om återbesättning av vakanser är nödvändiga eller inte. Detta arbete bör inte dröja. I det arbetet är det väsentligt att kritiskt granska vilken/vilka målgrupper förvaltningen har så att de stämmer överens med uppdraget. Vilken betydelse har förmågan att kommunicera kulturens betydelse till andra än de som redan är verksamma i kultursektorn? Behövs ett särskilt språkbruk? Hur tillgodoses helhetsperspektivet för VGR? Dessa och andra frågor är viktiga parametrar att väga in i arbetet med komptensförsörjningsplanen enligt rapportskrivaren. 4.2 Gränssnitt Skapa mötesarenor mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet Tydliggöra arbetsformer mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet Genomlysningsarbetet har visat att det saknas etablerade, solida samarbetsformer mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst. Det behöver skapas en samarbetsstruktur mellan beställare och utförare, en arena/forum där dialogen är igång över tid och inte bara vid uppdragsdiskussionerna. Som tidigare beskrivits bör de styrdokument som finns beslutade i VGR tas till strukturell hjälp i arbetet. Det är rapportskrivarens uppfattning att denna struktur torde kunna vara en god utgångspunkt i kommande diskussioner mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst avseende vad respektive organisation har för uppdrag och hur samarbetet mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst kan se ut. Dessa principdiskussioner mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst bör initieras utan dröjsmål. Diskussion kan med fördel DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 32(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef ledas av en oberoende part som, med ett tydligt uppdrag, kan bistå organisationerna i att skapa bättre förutsättningar för en konstruktiv dialog. En avdramatisering av begreppen strategiskt respektive operativt behöver kommer till stånd liksom att tydliggöra vad begreppen innebär för respektive Kultursekretariatet och Kultur i Väst. Därefter ska det konsolideras vem som gör vad och hur det bör göras. Vidare menar rapportskrivaren att Kultursekretariatet och Kultur i Väst behöver arbeta på samarbetsformer och systematiserade arbetssätt avseende omvärldsbevakning och behov av forskning. Utifrån denna kan utbudet som erbjuds till samverkanspartners kommuniceras till förvaltningen, där förvaltningen är en samarbetspartner och inte en konkurrent. Det är avgörande att ta fram gemensamma marknadsförings- och kommunikationsstrategier så att bilden av samverkan förstärks och upplevelsen av konkurrensförhållande tonas ner. Rapportskrivaren understryker vikten av att det påbörjade arbetet, där medarbetarna vid Kultursekretariatet ska följa linjeorganisationen och medarbetarna vid Kultur i Väst kategoriskt hänvisar frågor till sin närmaste chef, ska fullföljas och konsolideras. Detta kan inledningsvis ses som stelbent och byråkratiskt men enligt rapportskrivarens bedömning vara enda sättet att få bukt med problemet att linjeorganisationen by-passas. Det är en mycket viktig faktor i att stärka linjeorganisationen och chef- och ledarskapet. Under utredningen har en sammanställning av kontaktytor för förvaltningens medarbetare, internt och externt, tagits fram. Sammanställningen ses i bilaga 5. Det finns en outtalad intressekonflikt mellan Kultursekretariatet och Kultur i Väst avseende kontakterna såväl internt som externt. Den bottnar ytterst i vilka strategiska respektive operativa mandat respektive organisation har. I samverkan mellan de båda parterna måste detta adresseras och redas ut i syfte att tydliggöra verksamheternas inbördes förhållanden. Detta beskrivs mera i föreliggande rapport under kapitlet 2.2.1. Sammantaget behöver förvaltningen och Kultursekretariatet gemensamt diskutera vem/vilka de har som målgrupp, sträva efter att tydliggöra de olika rollerna operativt och strategiskt och sträva efter att ta bort laddningarna i orden. Att orden är laddade innebär att känslor av att vara offer, ojämn makt och att ha eller inte ha kontroll kan uppstå. Dessa upplevelser motverkar ett bra resultat. 4.3 Ekonomi Tydliga rutiner för uppföljning och återkoppling inklusive Allegro Rapportskrivaren anser att ledningsgruppen på ett tydligare sätt ska vara navet i fördelningsdiskussionerna för att få ökad kontroll. En solid grund för analys måste skapas. Fördelningen bör föregås av en djupgående analys och diskussion kring vilka aktiviteter som ger bäst effekt för målet. Här finns det en klar förbättringspotential som är beroende av att konsulenterna på ett strukturerat sätt dokumenterar och följer upp projekten. Detta arbetssätt måste implementeras i verksamheten. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 33(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef Förvaltningen har flertalet projekt som löper från år till år över budgetdiskussionerna. Finansieringen för dessa ligger på ca 29 mkr, dvs. ca 35 % av totalomslutningen. Projekten saknar en strukturerad utvärdering och flera av dem har löpt över många år, något projekt över 10 år. Det kan naturligtvis vara så att projekten ska fortsätta som de gör, om de svarar mot målen på ett bra sätt, men det bör skapas en rutin för en objektiv utvärdering av dessa. Det är rapportskrivarens uppfattning att detta ska startas upp så snart som möjligt så att förvaltningen inför budgetarbetet 2016 har gjort utvärderingen. 4.4 Slutord Är då förvaltningen Kultur i Väst riggat på ett bra sätt för att kunna utföra sitt uppdrag? Rapportskrivaren har pekat på flera olika förbättringsområden men den samlade bedömningen är att förvaltningen har goda förutsättningar för att klara att genomföra sitt uppdrag. Ledningsgruppen är stabil och arbetar med att förändra arbetssätt och att öka effektiviteten. Arbetet med att stärka chef och ledarskapet är en avgörande framgångsfaktor liksom att på ett effektivare sätt arbeta med uppföljning och analys av arbetet. Verksamhetens ekonomi är i balans och med en förbättrad planering och uppföljning av projekten kan en buffert skapas för tillkommande uppdrag under verksamhetsåret. Vidare kan det finnas effektiviseringspotentialer kring bemanningsstrukturen men förändringar här måste föregås av en mera djupgående analys och trendspaning kring vad framtiden kan innebära för kultursektorn avseende kompetens hos medarbetarna. Denna bör återspeglas i en kompetensförsörjningsplan. Arbetet med denna bör prioriteras. Att skapa en hälsosam och konstruktiv dialog mellan Kultur i Väst och Kultursekretariatet för att eliminera den i stycken upplevda rivalitet som finns, ser rapportskrivaren också som en framgångsfaktor. Det är av yttersta vikt att hitta bra samarbetsformer och att tydliggöra gränssnittet utan att hämma kreativitet och utveckling hos någon av parterna. Förhoppningen är att innehållet i denna rapport ska kunna vara en hjälp i utvecklingsarbetet där utpekade förbättringsområden kan utgöra en start för det arbetet. DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

Diarienummer: Version: Status: Sida: KN 1.1 Utgåva 34(34) Utfärdat av: Utfärdandedatum: Godkänd av: Ronny Moberg, Projektledare 150506 Staffan Rydén, Kulturchef 5 Bilageförteckning Bilagenummer Dokumentnamn 1 Uppdragsbeskrivning - Kultur i Väst Stöd till utvecklingsarbete 2 Uppdragsbaserat verksamhetsstöd till Kultur i Väst 3 Struktur för styrande dokument inom Västra Götalandsregionen 4 Översikt budgetmål/enheter 5 Kontaktytor per medarbetare Kultur i Väst 6 Akademisk bakgrund och arbetslivserfarenhet per medarbetare Kultur i Väst 7 Åldersstruktur i Förvaltningen Kultur i Väst DOK.NAMN: RAPPORT GENOMLYSNING AV KULTUR I VÄST UTSKRIFTSDATUM: 15-06-09

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-16 Diarienummer RS 691-2012 Koncernkontoret, Intern utveckling och utredning Handläggare: Bengt Säterskog Telefon: 0705-573707 E-post: bengt.saterskog@vgregion.se Till ägarutskottet Utvärdering av Västra Götalandsregionens politiska organisation Förslag till beslut 1. Ägarutskottet uppmanar partierna att anmäla en person vardera att medverka vid en work-shop den 26 augusti i syfte att ge underlag inför kommande uppdrag om utvärdering av den politiska organisationen. Sammanfattning av ärendet Den 14 april 2015 fattade regionfullmäktige beslut om detaljutformningen av Västra Götalandsregionens politiska organisation 2015-2018. I beslutet ingick ett uppdrag till regionstyrelsen att under mandatperioden genomföra en uppföljning och analys av den politiska organisationen i syfte att utgöra ett underlag inför partiernas övervägande inför nästa mandatperiod. Uppdragshandlingen skulle föreligga våren 2015, men har senarelagts till kommande höst. Grunden för den nuvarande politiska organisationen lades i samband med Västra Götalandsregionens bildande 1999. Därefter har en rad förändringar genomförts, men den bärande konstruktionen med lokala/delregionala beställare av hälso- och sjukvård, utförarstyrelser och motsvarande uppdelning av ansvar inom tillväxt- och utvecklingsområdet, har bestått. Regionstyrelsens uppdrag är att genomföra en gedigen utvärdering och analys av Västra Götalandsregionens politiska organisation. Arbetet ska genomföras av ett lärosäte i Västra Götaland i form av uppdragsforskning där resultatet ska komma till allmän nytta, inte minst för andra regioner, landsting och kommuner. Anknytningen till ett lärosäte i Västra Götaland är av särskild vikt mot bakgrund av länets historia med de tidigare landstingens och Göteborgs stads påverkan, men också utifrån de samarbetsstrukturer som etablerats mellan Västra Götalandsregionen, länets kommuner och andra samarbetsparter. Uppdraget ska bidra till ökad kunskap om hur den kommunala demokratin fungerar med utgångspunkt från Västra Götalandsregionens politiska organisation. Hur påverkar den politiska organisationen förutsättningarna att styra och överföra politiska intentioner till praktisk handling/effekt? Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: bengt.saterskog@vgregion.se

Datum 2015-06-16 Diarienummer RS 691-2012 2 (2) Utvärderingen ska pröva hur den nuvarande organisationen lever upp till de mål som sattes när Västra Götalandsregionen bildades och hur väl dessa svarar upp mot dagens krav på politisk styrning. En grundläggande fråga som ska prövas är om demokratin är effektiv, det vill säga om invånarna har väl fungerande instrument att föra fram sin vilja och utkräva ansvar eller om de demokratiska beslutsmetoderna är omständliga och försvårar genomförandet av den önskade politiken. Värdet av invånarnas insyn och inflytande över välfärdsorganisationen ska vägas mot förmågan att fatta exekutiva beslut. Under innevarande mandatperiod har ägarutskottet ett särskilt ansvar att arbeta med att vidareutveckla styrmodellen, medan regionstyrelsen har det yttersta ansvaret för att löpande följa upp, analysera/tolka och föreslå korrigeringar av styrmodellen. Med högskolornas och universitetens tredje uppgift menas lärosätenas ansvar att dela med sig av kunskap vid sidan av de första två huvuduppgifterna, forskning och utbildning. Den tredje uppgiften finns inskriven i Högskolelagen och innebär att det i högskolornas uppgift ingår att samverka med det omgivande samhället och informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat tillkomna vid högskolan kommer till nytta. I lagen om vissa kommunala befogenheter föreskrivs att kommuner och landsting har möjlighet att lämna bidrag till utbildning och forskning som bedrivs vid statliga universitet och högskolor eller till enskilda utbildningsanordnare med tillstånd att utfärda vissa examina. Undantaget för forsknings- och utvecklingstjänster i 1 kap 6 6 p lagen om offentlig upphandling ger stöd för att ett samarbete kan ingås utan föregående upphandling då resultatet kommer att ställas alla till del och ge ny kunskap om hur demokrati kan organiseras inom en region. En särskild uppdragshandling ska fastställas av regionstyrelsen. En rad aktiviteter behöver genomföras för att fånga det politiska arbetets karaktär ur skilda perspektiv. Resultatet ska föreligga i god tid innan mandatperiodens slut och utgöra underlag inför beslut om mandatperioden 2019 2022. Work-shop den 26 augusti Tillsammans med forskare genomförs en work-shop den 26 augusti. Med beaktande av de synpunkter som lämnas kommer Koncernkontoret ta fram ett förslag till uppdragshandling som presenteras för regionstyrelsen. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 1896-2014 Koncernkontoret/Intern utveckling och utredning Handläggare: Christina Karlsson Telefon: 070-082 52 16 E-post: christina.karlsson@vgregion.se Till ägarutskottet Redovisning av uppdrag kring hantering av föreningsbidrag Förslag till beslut Ägarutskottets förslag till regionstyrelsens beslut 1. Regionstyrelsen godkänner lämnad redovisning och uppdraget från regionstyrelsen 486/2014 är härmed avslutat. 2. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att initiera en regiongemensam översyn av gällande policy och riktlinjer för föreningsbidrag. I översynen ingår att först pröva vad som behövs i form av regionövergripande styrdokument i förhållande till andra inriktningsdokument. Sammanfattning av ärendet Regionstyrelsen gav i juni 2014 regiondirektören i uppdrag att verkställa åtgärder kring hanteringen av föreningsbidrag. De åtgärder som vidtagits är en gemensam ingång för föreningslivet på Västra Götalandsregionens webbplats samt en sammanställning av hur berörda nämnder betalat ut föreningsbidrag/ stöd till ideella föreningar under 2014. I sammanställningen redovisas även några sammanfattande reflektioner utifrån det arbete som gjorts. Fördjupad beskrivning av ärendet Uppdraget Regionstyrelsen gav i juni 2014 regiondirektören i uppdrag att verkställa åtgärder kring hanteringen av föreningsbidrag. De åtgärder som var aktuella när uppdraget gavs var följande: En gemensam ingång för föreningslivet på Västra Götalandsregionens webbplats för att underlätta för föreningarna när de söker information om stöd/bidrag. Uppgifter om vilka föreningar som fått bidrag från någon av Västra Götalandsregionens bidragsgivande organisationer ska sammanställas, för gemensam uppföljning och därmed möjligheter till regionövergripande ställningstaganden. Redovisning av uppdraget om webbplatsen Berörda förvaltningar har under 2014 arbetat fram en gemensam ingång på webbplatsen för de som samlat vill veta mer om vilka möjligheter till stöd/ bidrag Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 1896-2014 2 (2) som finns. Den nya sidan ger en överblick och därefter länkas man vidare till respektive ansvarig nämnds sidor (www.vgregion.se/sv/ovriga-sidor/sokstod/sokbidrag). Nästa steg i arbetet är att använda ett förbättrat gränssnitt och enhetlig informationsstruktur. Det kommer underlätta för besökaren att snabbt hitta rätt stöd genom möjlighet att sortera och filtrera informationen. Införande pågår och är redan igång i testversion för regionutvecklingsnämndens företagsstöd (www.vgregion.se/foretagsfinansiering). Redovisning av uppdraget om sammanställning av föreningsbidrag Uppdraget redovisas i separat rapport Uppföljning av föreningsbidrag 2014. Uppdraget var att sammanställa uppgifter om föreningsbidrag. I rapporten redovisas även några sammanfattande reflektioner kring Förändrad inriktning och arbetssätt Pågående utvecklingsarbete inom nämnd/kommitté Samarbete Femårsgränsen för styrdokument (policy och riktlinjer för föreningsbidrag är beslutade 2009) Ett utvecklat samarbete på tjänstemannanivån kommer att ske inom ramen för genomförandet av koncernkontoret. Beredning Båda uppdragen har genomförts i nära samarbete mellan de tidigare förvaltningarna för kulturnämnden, regionutvecklingsnämnden, miljönämnden, kommittén för rättighetsfrågor och folkhälsokommittén. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bilaga Uppföljning av föreningsbidrag 2014, rapport 2015-06-15 Besluten skickas till Regiondirektör för genomförande Koncernstabschefer och koncernavdelningschefer för kännedom Kulturnämnden, miljönämnden, regionutvecklingsnämnden, kommittén för rättighetsfrågor, folkhälsokommittén för kännedom

1 (13) Rapport Datum 2015-06-15 Diarienummer RS 1896-2014 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Christina Karlsson Telefon: 070 082 52 16 E-post: christina.karlsson@vgregion.se Uppföljning av föreningsbidrag 2014 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Rapport 2015-06-15 2 (13) Innehåll Sammanfattning... 3 1 Föreningslivets roll i samhällets utveckling... 3 2 Förutsättningar för att få föreningsbidrag... 3 3 Nämnder som delar ut ekonomiska medel enligt policy och riktlinjer för föreningsbidrag... 4 4 Bidragsgivning 2014... 5 4.1 Inledning... 5 4.2 Kulturnämnden... 5 4.3 Kommittén för rättighetsfrågor... 7 4.4 Folkhälsokommittén... 8 4.5 Regionutvecklingsnämnden... 9 4.6 Miljönämnden... 10 4.7 Hälso- och sjukvårdsnämnderna... 11 5 Uppföljningskriterier enligt policyn... 11 6 Reflektioner... 11

Rapport 2015-06-15 3 (13) Sammanfattning Regionstyrelsen beslutade i juni 2014 att ge regiondirektören i uppdrag att verkställa åtgärder om en förenklad hantering av föreningsbidrag. En del i uppdraget var följande: Uppgifter om vilka föreningar som fått bidrag från någon av regionens bidragsgivande organisationer ska sammanställas för gemensam uppföljning och därmed möjligheter till regionövergripande ställningstaganden. I denna rapport redovisas uppföljningen av bidragsgivningen till föreningar 2014. Uppföljningen är gjord i samarbete med berörda förvaltningar. En samlad uppföljning av nämndernas bidragsgivning har inte tidigare gjorts varför ett antal frågor väckts i arbetet kring vad som ska inrymmas, möjlighet att få fram uppgifter med mera. Denna uppföljning behöver därför ses som ett första steg som kan utvecklas vidare om det finns intresse/behov att för kommande år göra uppföljningar. 1 Föreningslivets roll i samhällets utveckling Det civila samhällets organisationer har en central betydelse för demokratin och har ett starkt skydd i grundlagen. Föreningsfriheten, yttrandefriheten och mötesfriheten som de slås fast i regeringsformen är exempel på detta rättighetsskydd. I den nationella politiken har civilsamhällets betydelse stärkts alltmer de senaste åren. Det civila samhället är en del av välfärdssamhällets grund. Deltagande i gemenskaper som ideella organisationer skapar mening, delaktighet och utveckling för många människor. Därigenom bidrar det civila samhällets organisationer till att stärka demokratin, bland annat som röstbärare och opinionsbildare. Den nationella politiken för det civila samhället verkar i riktning mot att villkoren för det civila samhället som en central del av demokratin ska förbättras. Det gäller inte bara fördelning av bidrag utan i allt högre grad att i dialog med det civila samhällets organisationer hitta former för samverkan. Som en följd av denna utveckling strävar Västra Götalandsregionen både efter att skapa en jämbördig dialog och att öka kunskapen om det civilsamhället. Det medför att Västra Götalandsregionen verkar både direkt genom bidrag i många olika former och indirekt genom att initiera och stödja samverkansprojekt. 2 Förutsättningar för att få föreningsbidrag Regionfullmäktige fastställde i september 2009 en policy för föreningsbidrag. Regionstyrelsen beslutade i juni 2009 om riktlinjer för föreningsbidrag med utgångspunkt i policyn. Vem kan få föreningsbidrag? Syftet med föreningsbidrag är enligt policyn att stimulera och stödja ideella krafter och nätverk. I den nationella politiken används begreppet det civila samhället om samhällets föreningar och folkrörelser. Begreppet det civila

Rapport 2015-06-15 4 (13) samhället används då i betydelsen en arena där samtliga aktörer som är fristående från såväl den offentliga verksamheten som näringslivet verkar. Grundläggande är att det civila samhällets aktörer agerar utifrån ett ideellt syfte, dvs. att de inte delar ut vinst. Begreppet förening i Västra Götalandsregionens policy tolkas något snävare och innefattar alltså endast ideella föreningar och olika nätverk av sådana. I uppföljningen används denna tolkning även i de fall då en nämnd använder ett annat begrepp, till exempel organisationer. I policyn finns följande vägledning för arbetet med föreningsbidrag: Målet med föreningsbidrag är att göra det möjligt att - utveckla nya och befintliga föreningar - utveckla verksamhet för prioriterade grupper och ämnesområden Syftet är att människor ska ges möjlighet att påverka sin livssituation, öka sin livskvalitet och vara delaktiga i samhällsutvecklingen. Västra Götalandsregionens roll och ansvar för föreningslivet: - stöd till kommunövergripande föreningar - stöd till distrikts- och länsverksamhet - stöd till lokala föreningsaktiviteter/satsningar av värde/intresse för regiondelar eller länet - stöd till kommunövergripande föreningsliv som är anknutet till regionens verksamheter och till regionens ansvar för länets utveckling - stöd till lokala föreningsaktiviteter som har anknytning till regionens lokala ansvar enligt hälso- och sjukvårdsavtalet - en samordnande, stödjande, värdeskapande roll. Följande perspektiv betonas: - demokratiskt uppbyggda föreningar som stödjer demokratiska idéer - spegla mångfalden, allas lika rättigheter och möjligheter Den ideella sektorns självständighet ska värnas samtidigt som en ökad enhetlighet och en ökad mål- och resultatstyrning är önskvärd. Fyra typer av bidrag kan enligt riktlinjerna finnas: - Organisationsbidrag (grundbidrag, fördelas i förhållande till medlems/deltagarantal) - Verksamhetsbidrag (styrs av omfattning/innehåll i föreningens verksamhet) - Projektbidrag (utvecklingsbidrag, tillfällig utvecklingsaktivitet) - Nystartsbidrag (för helt nystartade organisationer) 3 Nämnder som delar ut ekonomiska medel enligt policy och riktlinjer för föreningsbidrag De nämnder som i någon form fördelar ekonomiska medel till föreningar bedöms vara kulturnämnden, kommittén för rättighetsfrågor, folkhälsokommittén, regionutvecklingsnämnden, miljönämnden och hälso- och sjukvårdsnämnderna. Kollektivtrafiknämnden har också kontaktats men redovisas inte (endast enstaka stöd).

Rapport 2015-06-15 5 (13) Även på utförarsidan kan mindre bidrag betalas ut, det gäller styrelsen för Västarvet och styrelsen för Kultur i Väst. De ingår inte i denna redovisning. Respektive nämnd arbetar med en inriktning i bidragsgivningen utifrån nämndens ansvarsområde enligt reglemente, Västra Götalandsregionens vision Det goda livet samt övergripande styrdokument, främst: - Strategin för tillväxt och utveckling i Västra Götaland (VG 2020) - Kulturstrategin - Framtidens hälso- och sjukvård - Trafikförsörjningsprogram 4 Bidragsgivning 2014 4.1 Inledning Bidragsgivningen redovisas per nämnd. För varje nämnd beskrivs hur nämnden arbetar med bidragsgivning och vilken inriktning nämnden har. Respektive förvaltning har deltagit i arbetet med sammanställningen och redovisningen bygger helt på det material/siffror som respektive förvaltning bidragit med. 4.2 Kulturnämnden Inriktning i arbetet med föreningsbidrag Kulturnämnden ser folkrörelserna som en demokratisk bas i samhället. De frivilliga organisationerna är en stor resurs i den regionala utvecklingsprocessen. Genom olika intresseorganisationer får invånarna i Västra Götaland möjlighet att utveckla sina intressen samt driva angelägna frågor. Det är viktigt för människor att kunna träffas och dela erfarenheter med andra. Medlemmar av en organisation får både social gemenskap och folkbildning samt är delaktig i samhällsutvecklingen. Genom bland annat intresseorganisationer får invånarna kunskaper om samhällets demokratiska uppbyggnad. För att demokratin ska utvecklas måste alla människor kunna ta del av och påverka politiken. Kulturnämnden vill betona vikten av att alla generationer finns med i organisationslivet. Det är viktigt med återväxten i organisationerna. Kulturnämnden ger bidrag till organisationernas distriktsnivåer. Bidragen syftar till att stödja organisationernas ideologiska, demokratiska, sociala och opinionsbildande funktioner. Organisationernas distrikt utformar fritt sina mål och sin verksamhet. Bidrag ges till organisationer också i syfte att främja jämställdheten mellan könen och att stimulera till regional verksamhet som ger såväl regionala som lokala effekter. Det regionala stödet till idrottsverksamhet syftar till att utveckla idrottens roll i samhället utifrån ledarskap, barn och ungdomars och allas möjlighet att vara med samt värdegrund. Kulturnämndens egna styrdokument angående föreningsbidrag För bidragsgivning till respektive barn- och ungdomsverksamhet, politiska ungdomsförbund, pensionärsorganisationer, studieförbund och folkhögskolor finns specifika regler, antagna av kulturnämnden. Dessa ses över under 2015. För

Rapport 2015-06-15 6 (13) fördelning av medel till idrotten finns ett idrottspolitiskt program som anger vad medlen skall användas till. Detta program reviderades 2013 och antogs av kulturnämnden i juni 2014. Bidragsmottagare är distriktsorganisationer som förmedlar medlen vidare till specialidrottsförbund. Kulturnämndens hantering av bidrag Kulturnämnden ger stöd till föreningar på flera olika sätt. Dels genom regelbaserat organisations- och verksamhetsstöd men även genom långsiktiga verksamhetsstöd och tillfälliga projektstöd inom prioriterade kulturpolitiska områden. Det finns också möjlighet att söka nystartsstöd. Regelbaserat organisations- och verksamhetsstöd Kulturnämnden avsätter varje år i budgeten en summa i regelbaserat organisations- och verksamhetsstöd. Bidraget fördelas efter ansökan och i förhållande till vissa fastställda grundkrav. Föreningarna/organisationerna ska alltså uppfylla vissa grundläggande villkor men det sker i övrigt ingen styrning av hur bidragen ska användas. I huvudsak är bidragen att anse som så kallade organisationsbidrag. En mindre del ska vara verksamhetsbidrag. Kulturnämnden ger organisations- (och verksamhetsbidrag) till organisationers barn- och ungdomsverksamhet, politiska ungdomsförbund pensionärsorganisationer idrottsförbund och handikappidrottsförbund studieförbund rörelseägda folkhögskolor Det regelbaserade stödet uppgick 2014 totalt till cirka 119 mnkr fördelat på cirka 245 föreningar. Långsiktigt verksamhetsstöd Kulturnämnden ger stöd till föreningslivet för långsiktig verksamhet genom treåriga uppdrag. Det är vanligt att uppdragen förnyas. Kulturstrategiska utvecklingsstöd (efter ansökan) Eftergymnasiala utbildningar Övriga långsiktiga stöd Det långsiktiga stödet uppgick 2014 till cirka 26,3 mnkr fördelat på cirka 55 föreningar. Projektstöd Kulturnämnden ger stöd till tillfälliga projekt såsom utvecklingsprojekt, biografstöd, litteraturstöd, Kultur i Vården med flera. Dessa är sökbara. Projektstödet uppgick 2014 till cirka 17 mnkr fördelat på cirka 90 föreningar. Därutöver fördelades 1,3 mnkr till föreningen KulturUngdom för vidareförmedling till projekt bland ungdomsföreningar.

Rapport 2015-06-15 7 (13) Nystartsbidrag Det finns möjlighet för nystartade föreningar att efter ansökan få ett mindre nystartsbidrag. Nystartsbidraget uppgick under 2014 till 20 tkr fördelat på två föreningar. 4.3 Kommittén för rättighetsfrågor Inriktning i arbetet med föreningsbidrag I kommitténs reglemente står att kommittén ska besluta om fördelning av regionens bidrag till regionala handikapporganisationer, patientföreningar, föreningar som företräder de nationella minoriteterna, HBTQ-organisationer och barnrättsorganisationer. Kommitténs egna styrdokument angående föreningsbidrag Organisationsbidrag till handikapp- och patientorganisationer Syftet med Västra Götalandsregionens bidrag är att stödja handikapp- och patientorganisationer i deras intressepolitiska arbete med målet att nå full delaktighet och jämlikhet i samhället för personer med funktionsnedsättning. I arbetet ska opinionsbildning och kunskapsförmedling ingå. Bidraget syftar till att stödja organisationens arbete även mot diskriminering på grund av kön, ålder, etnicitet, trosuppfattning, sexuell läggning och könsöverskridande identitet. Med regional handikapporganisation/patientorganisation avses en organisation vars medlemmar till övervägande del är personer som till följd av varaktiga funktionsnedsättningar möter hinder i det dagliga livet, vars ändamål också kan bistås av stödjande medlemmar och vars ändamål är att förbättra livsvillkoren för personer med funktionsnedsättning och bevaka deras intressen. Organisationsbidrag till föreningar som företräder de nationella minoriteterna, HBTQ-organisationer och barnrättsorganisationer. Kommittén för rättighetsfrågor beslutade 2011 att inrätta organisationsbidrag för de nationella minoriteterna, barnrättsorganisationer samt hbtq-organisationer. Organisationsstödet ska, dels bidra till att förverkliga de ambitioner som finns i Västra Götalandsregionens vision om Det goda livet, dels stärka arbetet med ett rättighetsbaserat arbetssätt ur ett intersektionellt perspektiv. Syftet med bidraget är att: stärka den nationella minoritetspolitiken på regional nivå. En förutsättning för delaktighet och inflytande är att det finns representanter från de nationella minoriteterna att samråda med och här fyller organisationslivet en viktig funktion. De nationella minoriteterna är judar, romer, samer, sverigefinnar och tornedalingar stärka regionala föreningar som arbetar med barnrättsfrågor och/eller hbtqfrågor. Projektbidrag för arbete med mänskliga rättigheter Kommittén utlyser årligen projektbidrag för att stödja föreningars arbete med mänskliga rättigheter och rättighetsbaserat arbetssätt. Genom detta projektbidrag vill kommittén stimulera och inspirera föreningar till att fördjupa arbetet kring mänskliga rättigheter i länet.

Rapport 2015-06-15 8 (13) Kommitténs hantering av bidrag Kommittén avsätter varje år en summa för organisationsbidrag och projektbidrag. Organisationsbidrag till handikapp- och patientorganisationer Bidragsnivån baseras dels på antal medlemmar, dels på ett nyckeltal för samarbetsorganisationer och dels på en historisk fördelning av verksamhetsbidrag som bygger på förra årets nivå. Handikapp och patientorganisationer (113 st), totalt 2014 10.8 mnkr varav Organisationsbidrag 70 % 7.5 mnkr Verksamhetsbidrag 10 % 1.1 mnkr Bidrag för samarbete 20 % 2.2 mnkr Organisationsbidrag till föreningar som företräder de nationella minoriteterna, HBTQ-organisationer och barnrättsorganisationer Hbtq, barnrätt och nationella minoriteter, treåriga organisationsbidrag 2012-2014 till områdena totalt 2.7 mnkr/år. Fördelning inom respektive område 2014: Hbtq- organisationer, (fyra st) 0.55 mnkr Barnrättsorganisationer, (tre st) 0.8 mnkr Nationella minoriteter, (41 st) 1.4 mnkr Inom de nationella minoriteterna fördelas medlen enligt följande kriterier: grundersättning på 25 tkr per år och nationell minoritet, antal individer som uppskattas ingå i den nationella minoriteten samt graden av strukturell exkludering. Projektbidrag för arbete med mänskliga rättigheter Enligt kommitténs riktlinjer för projektbidrag måste föreningar som söker bidrag bedriva sin verksamhet i Västra Götalands län. Det tänkta projektet ska beskrivas i en projektplan. Föreningen måste själv stå för en del av kostnaderna (exempelvis lokaler, datorer eller arbetad tid). Särskilt prioriterade är projekt som utvecklar arbetet med mänskliga rättigheter, projekt som innebär samverkan mellan olika föreningar och projekt som tar sig an utmaningar där flera diskrimineringsgrunder ingår. De sju projekt som beviljades medel för arbete med de mänskliga rättigheterna under 2014, totalt 1,6 mnkr har redovisat sina projekt skriftligt till kommittén. 4.4 Folkhälsokommittén Inriktning i arbetet med föreningsbidrag Folkhälsokommitténs inriktning i bedömning och beviljande av projektmedel finns inom ramen för Samling för social hållbarhet som tillsammans med Folkhälsopolitisk policy och VG2020 är dokument som grund för bidragsgivning. Folkhälsokommitténs egna styrdokument angående föreningsbidrag Folkhälsokommitténs fördelning av medel för föreningsbidrag sker i detaljbudget.

Rapport 2015-06-15 9 (13) Kommittén arbetar endast med organisationsbidrag och utvecklings/projektbidrag. Kommitténs hantering av bidrag För varje verksamhetsår avsätts ett belopp i budget som delvis baseras på föregående års kostnader inom projektbidrag samt vilka uppbokade kostnader som finns för redan pågående projekt. Under 2014 har, utifrån kommitténs beslut, inte funnits fasta ansökningstider för projektansökningar. Ansökningar beviljas eller avslås löpande vid kommitténs sammanträden. Efter att protokollet justeras betalas beviljade medel ut. Regelbunden kontakt sker mellan tjänstemännen på kommittésekretariatet och sökande. Varje projekt skall innefatta en utvärdering eller uppföljning av de medel som var budgeterade i projektbudgeten. Från och med 2015 införs två fasta beslutsdatum för projektansökningar men det är fortfarande fritt att söka projektmedel löpande. Följande fördelning avsåg 2014: Nykterhetsorganisationer, organisationsbidrag (två) 3.6 mnkr NTF Västra Götaland 6.4 mnkr Kvinnojourer i Väst, organisationsbidrag (en) 0.5 mnkr Frivilligorganisationer, projekt/utvecklingsbidrag för att utveckla metoder inom befolkningsinriktat folkhälsoarbete, ca 40 stycken ansökningar varav 15 fått projektstöd/bidrag. 9.0 mnkr 4.5 Regionutvecklingsnämnden Inriktning i arbetet med föreningsbidrag Regionutvecklingsnämnden arbetar med att göra det bästa av Västra Götalands förutsättningar och att arbeta för tillväxt och hållbar utveckling inom till exempel näringsliv, turism, forskning, utveckling, utbildning, infrastruktur, externa relationer. Mycket av arbetet görs i samarbete med andra, till exempel företag, organisationer, kommuner, högskolor och universitet och statliga organ. Ideella och ekonomiska föreningar kan vara viktiga aktörer i arbetet med till exempel projekt eller som mottagare av verksamhetsbidrag. I vissa program inom verksamhetsområde näringsliv, främst Socialt entreprenörskap men också till exempel Främja Kvinnors Företagande och Kulturella och kreativa näringar är det naturligt att föreningslivet är en viktig eller den viktigaste aktören men det är inte primärt föreningen nämnden stöttar utan den idé eller verksamhet som ska utvecklas. Regionutvecklingsnämnden arbetar alltså inte primärt med föreningslivet och har därför ingen särskild inriktning för detta. Nämndens egna styrdokument angående föreningsbidrag Regionutvecklingsnämndens inriktning i utvecklingsarbetet styrs av detaljbudget för nämnden, Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020, VG 2020 och handlingsprogram inom olika områden till exempel Socialt Entreprenörskap, Ungt entreprenörskap, Life science, Hållbara transporter, Hållbar energi, Livsmedel och gröna näringar och Maritim strategi. Det är alltid verksamheten som står i fokus och inte de organisationer som driver verksamheten. Regionutvecklingsnämnden har inga specifika styrdokument angående föreningsbidrag,

Rapport 2015-06-15 10 (13) Nämndens hantering av bidrag Projektmedel Regionutvecklingsnämnden beslutar om projektmedel (< 300 tkr totalt har avdelningscheferna på delegation enligt delegeringsordningen) Ibland tar nämnden ett rambeslut (till exempel inom Socialt Entreprenörskap) och beslutar att de ingående delbesluten kan tas på delegation av ordförande i nämnden eller att prioritering ska ske i partnerskap eller dylikt och tas av enhetschefer inom den vanliga 300 tkr delegationen. Nämnden får återrapportering av alla beslut som fattas med stöd i delegeringsordningen. Samråd kring alla projektansökningar sker i en tjänstemannagrupp med representation från till exempel miljönämnden, kulturnämnden, kollektivtrafiknämnden, Turistrådet Västsverige som stämmer av besluten och fördelning av medel, bland annat för att undvika dubbel finansiering. Verksamhetsbidrag Verksamhetsbidrag beslutar regionutvecklingsnämnden om i samband med detaljbudget. Det är ett bidrag till en verksamhet som nämnden vill stötta (ofta har det föregåtts av verksamhet i projektform). Verksamhetsbidraget är en mer långsiktigt finansiering (även om besluten tas årsvis) av en verksamhet som är viktig för något av de områden som nämnden ansvarar för. Administrationen är mindre och uppföljning görs årsvis med tillbakablick på året som passerat och framåtblick på året som ska komma. Utbetalda projektbidrag, ideella föreningar Projekt kan löpa under flera år och rekvisitionsfrekvens kan variera. Utbetalning sker efter redovisning av nedlagda kostnader. Här redovisas de beslut om projektbidrag till ideella föreningar som är fattade under 2014 (regionutvecklingsnämndens projektbidrag till ekonomiska föreningar ingår inte). Beslutade projektbidrag 2014 - Socialt entreprenörskap 1,0 mnkr - Främja kvinnors företagande 0.2 mnkr - Regionala utvecklingsmedel 9,0 mnkr Utbetalda verksamhetsbidrag, ideella föreningar Verksamhetsbidrag beslutas i samband med detaljbudget (2014 års beslut) Verksamhetsbidrag, sex föreningar 9.0 mnkr 4.6 Miljönämnden Inriktning i arbetet med föreningsbidrag Miljönämnden stödjer nytänkande projekt för utveckling på miljöområdet i Västra Götaland. Miljöinsatser som främjar bred och tvärsektoriell samverkan mellan flera och nya aktörer inom olika sektorer ses som en framgångsfaktor och prioriteras därför. Sökande och partner för utvecklingsinsatserna kan vara kommuner, högskolor, eller organisationer, till exempel ideella miljöorganisationer och branschföreningar inom näringslivet. Även verksamheter inom Västra Götalandsregionens egen organisation kan medverka. Föreningar kan som medaktörer i utvecklingsprojekt dra indirekt nytta av finansieringen från övriga aktörer och bidrar oftast med eget arbete/tid som

Rapport 2015-06-15 11 (13) utförare i projekten, samtidigt som verksamheten får en generell nytta av insatsen och att deras miljö/klimatfråga drivs i ett större sammanhang. Västra Götalandsregionen tar genom sin stora verksamhet som kan påverka vatten sitt miljöansvar genom att via miljönämnden - vara medlem i de lokala samverkansråden för vattenförvaltningen i Västra Götaland. Miljönämndens styrdokument för föreningsbidrag Miljönämndens inriktning i utvecklingsarbetet styrs av Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland 2014-2020, VG 2020, och Klimatstrategi för Västra Götaland RF 135/2009 liksom handlingsprogram för olika ämnesområden, fastställda av en eller flera av nämnderna inom regional utveckling. Hantering av stöd i utvecklingsprojekt framgår i miljönämndens riktlinjer för stöd till miljöprojekt (senast reviderad MN 29/2014). Miljönämndens hantering Miljöchefen kan fatta delegeringsbeslut på projektstöd upp till 300 tkr. Miljönämnden fattar beslut om övriga större utvecklingsprojekt. Samråd kring alla projektansökningar sker i en tjänstemannagrupp med regionutvecklingssekretariatet som stämmer av besluten och fördelning av medel, bland annat för att undvika dubbel finansiering. Utbetalda projektbidrag ideella föreningar Under 2014 har inga projektbidrag riktats direkt till en ideell förening. Ideella föreningar kan förekomma som part i ett projekt som fått bidrag. 4.7 Hälso- och sjukvårdsnämnderna Under 2014 fanns 12 hälso-och sjukvårdsnämnder. Några av dessa har hanterat ansökningar från föreningar 2014 för insatser för folkhälsa. Från och med 2015 har den politiska organisationen ändrats så att det finns fem hälso- och sjukvårdsnämnder. Det påverkar även hur nämnderna arbetar med föreningsstöd framåt. Därför redovisas här inget kring nämndernas styrdokument och arbetssätt. Totalt har ca 1.6 mnkr utbetalats som föreningsbidrag som avser 2014. 5 Uppföljningskriterier enligt policyn I regionfullmäktiges policy för föreningsbidrag anges att uppföljning ska ske löpande utifrån följande: Bidragets storlek, fördelning mellan olika bidragsformer, antal föreningar som har beviljats bidraget inom respektive bidragsform, typ av föreningar och bidragets effekter. Ovanstående frågor kan inte besvaras regiongemensamt utan att riskera felaktigheter kring definitioner och metoder. Finns behov att göra en gemensam uppföljning framåt behöver definitioner och metoder säkerställas för att nå en högre kvalitet på uppföljningen. 6 Reflektioner I sammanställningsarbetet av detta dokument har på tjänstemannanivån väckts frågor kring den beskrivning och indelning av bidragsformer som finns i nuvarande policy och riktlinjer för föreningsbidrag.

Rapport 2015-06-15 12 (13) Förändrad inriktning och arbetssätt Samarbetet med föreningar sker idag i större utsträckning idag i partnerform än vad som var aktuellt när policyn togs fram och stödet till den regionala nivån och regional utveckling betonas. Det återspeglas bland annat i överenskommelsen med den sociala ekonomin som beslutades av regionfullmäktige 2014 och som syftar till att tillsammans utveckla välfärden. Genom att öka kunskapen om respektive part, skapas förutsättningar till ökad kompetens och mångfald och nya utvecklingsarbeten. Samverkan mellan det offentliga och den sociala ekonomin beskrivs som en viktig framgångsfaktor för att nå de mål som finns formulerade i visionen om Det goda livet och i Strategi för tillväxt och utveckling i Västra Götaland. Motsvarande inriktning finns i dokumentet Samling för social hållbarhet, åtgärder för jämlik hälsa i Västra Götaland, som antogs av regionfullmäktige 2013, där idéburna organisationer lyfts fram som viktiga aktörer för att till exempel utveckla insatser för främja goda uppväxtvillkor och erbjuda sociala insatser. På nationell nivå pågår Utredningen för ett stärkt civilsamhälle. Utredningen ska undersöka möjligheterna att på olika sätt underlätta för det civila samhällets organisationer att bedriva sin verksamhet, utvecklas och bidra till demokrati, välfärd, folkhälsa, gemenskap och social sammanhållning. Uppdraget ska redovisas februari 2016. En annan utredning på nationell nivå är utredningen Ett nytt regelverk för offentlig finansiering av privat utförda välfärdstjänster. Utredningen ska bland annat i samråd med utredningen för ett stärkt civilsamhälle föreslå hur formen idéburet offentligt partnerskap kan användas och utvecklas. I direktivet anges att förslag ska utformas så att de kan bidra till att vidareutveckla mångfalden av aktörer, särskilt när det gäller den idéburna sektorn. Pågående utvecklingsarbete inom nämnd/kommitté Det pågår redan en del utvecklingsarbete kring bidragsgivningen: Kulturnämnden I gällande kulturplan (regionfullmäktiges beslut oktober 2012) anges inom avsnittet Folkbildning att en översyn och samordning av de regionala organisationsstöden ska inledas samt inom avsnittet Gynna nyskapande att nya bidragssystem och ansökningsförfaranden ska införas. Nämnden har i januari 2015 beslutat ge ett uppdrag till kulturchefen att göra en översyn av avgränsningar mellan kulturstrategiska utvecklingsstöd och kulturnämndens andra stödformer. Folkhälsokommittén Kommittén vill arbeta mer med ansökningar om projekt som ligger inom ramen för samling för social hållbarhet och ett sätt är att teckna avsiktsförklaringar, om mer riktade ansökningar och samarbeten. Arbetet har påbörjats 2014 och ska fortsätta kommande år. Kommittén för rättighetsfrågor

Rapport 2015-06-15 13 (13) Kommittén för rättighetsfrågor har i april 2014 beslutat ge ett uppdrag att se över riktlinjer för stöd till regionala handikapp- och patientorganisationer. Arbetet har påbörjats 2014 och fortsätter under hösten 2015. Samarbete I arbetet med att sammanställa de olika nämndernas och kommittérnas stöd till föreningar har konstaterats att det finns ett värde i att, på tjänstemannanivån, samarbeta närmare i själva handläggningen kring bidrag och stöd till föreningar. Det kan underlätta för föreningar som söker stöd och göra arbetet effektivare. Det kan också bidra till att utveckla rutinerna kring hanteringen av ansökningar, beslut och uppföljning av stöd/bidrag så att den interna kontrollen stärks i enlighet med regionstyrelsens riktlinjer för intern kontroll. Ett annat viktigt syfte med ett närmare samarbete är att gemensamt kunna arbeta med utvecklingsfrågor som berör föreningslivet och i dialog med föreningarna utveckla arbetsformer/stöd. Frågan om ett utvecklat samarbete kommer att hanteras inom ramen för genomförandet av det nya koncernkontoret. Viktigt att betona är att ett närmare samarbete inom koncernkontoret inte påverkar respektive nämnds/kommittés ansvar för sina respektive verksamhetsområden. Finns behov att göra en gemensam uppföljning framåt behöver definitioner och metoder säkerställas för att nå en högre kvalitet på uppföljningen. Femårsgräns för styrdokument Regionfullmäktiges beslutade policy om föreningsbidrag är från 2009. Det innebär att enligt de nya reglerna om hantering av regionfullmäktiges styrdokument så är den för gammal, det vill säga äldre än fem år. En genomgång av samtliga regionfullmäktiges styrdokument görs för närvarande på tjänstemannanivå utifrån den beslutade tidsgränsen om fem år. Syftet är ta fram ett underlag kring vilka styrdokument som behöver förnyas/tas nya beslut om och vilka som kan upphävas eller föras ihop med annat styrdokument. Ytterst är detta en politisk fråga. Om det fortfarande finns ett behov av en regionövergripande policy kring föreningsbidrag behöver antingen ett nytt beslut tas om att policyn ska fortsätta gälla eller uppdrag ges att ta fram ett nytt förslag till regionövergripande styrdokument. En fråga att ställa sig är vad ett regionövergripande styrdokument om stöd till ideella föreningar kan innehålla för att ge vägledning och inriktning men på ett sådant sätt att det finns utrymme för utveckling och nya arbetsformer i samarbete med föreningarna.

Ägarutskottet Datum 2015-06-24 Diarienummer RS 85-2015 Sammanställning över anmälningsärenden vid ägarutskottets sammanträde 2015-06-24 1. Anteckningar från överläggningar mellan ägarutskottets och fastighetsnämndens presidier 2015-05-25. 2. Inbjudan om att delta i mänskliga rättighetsdagarna den 9-10 november i Göteborg. POSTADRESS:!Ange postadress BESÖKSADRESS:!Ange besöksadress> TELEFON:!Ange telefonnummer HEMSIDA:!Ange hemsidesadress E-POST:!Ange e-postadress

1 (2) Koncernkontoret Datum 2015-05-27 Intern Utveckling och Utredning Boris Ståhl 070-695 90 02 boris.stahl@vgregion.se Anteckningar från överläggningar mellan ägarutskottets och fastighetsnämndens presidier 2015-05-25 Närvarande Johnny Magnusson Helen Eliasson Anna-Lena Holberg Maria Ådahl Dan Gabrielsson Ann-Sofi Lodin Joakim Björck Lars Jansson Hans Sandqvist 1 Nominering av objekt där förutsättningarna förändrats Psykiatrin i Falköping, KK Östra etapp 1 och 2 samt Per Dubbsgatan/Sahlgrenska Life Science diskuterades utifrån utgångspunkten att förutsättningarna har förändrats jämfört med beredningsprocessen för investeringsmodellen. Under diskussionen konstaterades att nuvarande regler för investeringsberedningen inte hanterar dessa och liknande situationer. Investeringsmodellen bör därför kompletteras så att tillkommande investeringar kan beredas särskil och det finns särskilda skäl. Joakim Björck tar fram förslag till justeringar av investeringsmodellen och fastighetsnämnden återkommer kring de aktuella objekten. 2. Aktuella informationer från fastighetsnämnden Lars Jansson informerar om aktuella byggnationer mm Vita Huset Arbete pågår med att uppdatera tidigare systemhandlingar vad gäller teknik mm. Samtidigt görs uppdateringar vad gäller antal arbetsplatser, lokalbehov mm. Ambitionen är att så snart som möjlig komma igång med byggnation så att kringliggande byggnadsverksamhet stör så lite som möjligt Närsjukvårdscentrum/Dagkirurgiskt centrum Kontakter sker med göterborgs stad såväl vad gäller frihamnen som Frölunda/Högsbo. Kontakt har även tagits med fastighetsägaren vid Frölunda Torg. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 070-695 90 02 Webbplats: www.vgregion.se E-post: boris.stahl@vgregion.se

2 (2) Växthus vid Botaniska trädgården Nytt växthus vid botaniska trädgården är nominerat. Under diskussionen konstateras att det inte finns något uttalande från regionen om synen på den långsiktiga utvecklingen av Botaniska trädgården. Ann-Sofi Lodin fick i uppdrag att ta fram förslag där miljönämnden får i uppdrag att utarbeta underlag för ställningstagande till Botaniska trädgårdens långsiktiga utveckling utifrån ett ägarperspektiv. Information om aktuella fastighetsförsäljningar Mark runt Solhem och Guldhedsgatan 19 Tomträtt kontra äga mark i Göteborg (Sahlgrenska) Pågående tvister NCC Rågården, Peab Vårdbyggnad SU 3. Övrigt Hyresmodell och pågående investeringar vid naturbruksgymnasierna diskuterades. Johnny Magnusson informerar om beslutet i gymnasienämnden om intagningsstopp och om den utredning som tillsatts av RUN. Vid kommande presidieöverläggning tas frågan upp på nytt. Parkeringsavgifter för 2015 4. Tid nästa möte 4 september 13.30 15.30, video Norra Hamngatan/residenset 16 december 10.00 12.00, Gullbergsvass

Information från kommittén för rättighetsfrågor Mänskliga Rättighetsdagarna Tillsammans mot rasism agera för allas lika värde lokalt och globalt Varje år genomförs Mänskliga Rättighetsdagarna och 2015 är platsen Svenska Mässan i Göteborg den 9-10 november. Vad är Mänskliga Rättighetsdagarna? Nordens största forum för mänskliga rättigheter. Över 150 programpunkter lyfter hur mänskliga rättigheter kan implementeras i det dagliga arbetet. Konferensen ger dig fakta och visioner om arbete för mänskliga rättigheter på lokal, regional, nationell och global nivå och goda exempel på framgångsrikt arbete med mänskliga rättigheter från kommuner, landsting och civilsamhälle. En fantastisk mötesplats för att förstå hur mycket mänskliga rättigheter betyder i vardagslivet. Kristina Grapenholm (FP) Du anmäler dig på www.mrdagarna.nu. Avdelning rättighet kommer att finnas på plats med bland annat ett seminarium om rättighetsbaserat arbetssätt i VGR. Kom gärna dit. Fler seminarier Har Sveriges romer fått upprättelse? Utsatta EU-medborgares rätt till vård Följer Sverige FN:s konvention mot rasism? Att besluta och sedan göra MR i kommuner, landsting och regioner Hur mycket kan du om barnkonventionen? Hatbrott: utsatthet, konflikt och motsättningar Samverka mot afrofobi, antisemitism, antiziganism och islamofobi MR-dagarna behandlar vår tids enklaste och svåraste politiska fråga: Hur ska vi implementera FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna? Joakim Larsson (MP) Hoppas vi ses där! Med vänliga hälsningar Kristna Grapenholm Ordförande Kommittén för rättighetsfrågor Peter Legendi Vice ordförande Kommittén för rättighetsfrågor MR-dagarna synliggör hinder för människor att åtnjuta de mänskliga rättigheterna, som är ett viktigt steg för att nå ett jämlikt samhälle. Karin Engdahl (S) PS: Rabatterade biljetter juni ut, gå in på www.mrdagarna.nu och klicka på Boka biljett.