Regler och anvisningar för Malmökretsens tävlingar s Dag och Trapperyxan / Dynggrepen. s Dag 1 Regler och anvisningar 2 Upprättande av budget 3 Exempel på budget 4 Anvisningar för redovisning 5 Exempel på redovisning 6 Tips och trix Trapperyxan / Dynggrepen 7 Regler och anvisningar 8 Upprättande av budget 9 Exempel på budget 10 Anvisningar för redovisning 11 Exempel på redovisning 12 Tips och trix
Anvisningar och regler för Malmökretsens s Dag; tävlingarna Bävern, Skånehästen, Buffelhornet och AGT. Tävlingsform s Dag är Malmökretsen av heldagstävling för scouter i åldern upp t o m årskurs 8 och är förlagd till en av arrangörerna vald plats i Malmö. Deltagare Tävlingarna är öppna för patruller i Malmö och närområdet, vars kår tillhör. Patrullen skall bestå av minst 3 och högst 7 medlemmar. Tävlande i klasserna skall vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 1. Tävlande i klass 1 skall vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 3. Tävlande i klass2 skall vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 5. Tävlande i klass 3 ska vara i ålder motsvarande upp t o m årskurs 8. Arrangörer Arrangörer av s Dag är kår enligt av kretsstämman fastställt arrangörsschema. Tävlingsdatum Tävlingsdag bör vara på Våren. Datum skall anmälas av arrangörerna senast den 1/1 till kretsstyrelsen Inbjudan Inbjudan jämte anmälningsblanketter utskickas en månad före tävlingsdatum. Funktionärer Varje deltagande patrull skall anmäla en funktionär, lägst 16 år, som används som kontrollant. Kontroller Priser Antalet kontroller kan varieras. Kontrollernas innehåll ska representera god scouting och vara anpassat till de tävlandes ålder och kunskap. Priser utdelas till de tre bästa patrullerna i varje tävling. Vandringspriserna utdelas till bästa enskilda patrull och
Anvisningar för upprättande av budget för s dag. 1. Budget för s dag skall upprättas av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast den 1:e december året före arrangemanget. Budgeten måste godkännas av kretsstyrelsen. 2. I budget för s dag skall minst följande inkomster och utgifter redovisas: Inkomster, dvs. tävlingsavgifter (för närvarande 40 % från tävlingspotten) samt eventuella avgifter från övriga förbunds startande patruller. Utgifter: - polistillstånd etc. - kontrollmaterial - priser - administration (porto, telefon, kopior m.m.) - transportkostnader 3. Inkomsterna skall vara lika stora som utgifterna. Arrangemanget skall vara självbärande, men inte vinstbringande. 4. Budget för s dag skall utformas så att det framgår vilket datum tävlingen arrangeras, vilka kårer som är arrangörer, vem som är kontaktperson och vilket datum budgeten upprättats. Budgeten skall dessutom undertecknas.
Exempel på utformning för budget för s dag. BUDGET FÖR SCOUTERNAS DAG 17/4 2004. Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: 040-12 34 56. INKOMSTER Tävlingsavgifter TOTALT: 5.200 kr 5.200 kr UTGIFTER Polistillstånd etc. Kontrollmaterial Priser Administration Transportkostnader TOTALT 1.000 kr 2.100 kr 1.400 kr 200 kr 500 kr 5.200 kr Malmö 2003.11.30 Scoutkåren Eken Genom: Anders Andersson (underskrift)
Anvisningar för ekonomisk redovisning av s Dag. Ekonomisk redovisning skall inlämnas av arrangörerna till kretsstyrelsen senast 60 dagar efter arrangemanget! I den ekonomiska redovisningen skall alla faktiska inkomster och utgifter redovisas enligt god redovisningssed. I den ekonomiska redovisningen skall de inkomst- och utgiftsposter redovisas som upptogs i budgeten. Alla uppgifter måste kunna styrkas av en godkänd verifikation. En godkänd verifikation är t.ex. ett helt kvitto, utan överstrykningar eller tillägg, som redovisar belopp, moms samt plats och tid för köp.
Exempel på utformning av redovisning för s dag. EKONOMISK REDOVISNING FÖR SCOUTERNAS DAG 17/4 2004. Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: 040-12 34 56. INKOMSTER Tävlingsavgifter TOTALT: 5.200 kr 5.200 kr UTGIFTER Utgiftspost Summa Specifikation (kvitto) Polistillstånd etc. 950 kr Polisen, GK Kontrollmaterial 2.156 kr Matbutik, byggvaruhus Priser 1.510 kr Friluftsvaror Administration 122 kr Posten, kopiering Transportkostnader 384 kr Bensinföretag TOTALT 5.122 kr RESULTAT: överskott 78 kr Malmö 2004.05.22 Scoutkåren Eken genom: Anders Andersson (underskrift)
Tips och tricks till arrangörerna av s Dag. Checklista Offentliggöra tävlingens datum på föregående års kretsstämma. Budget ska lämnas till kretsstyrelsen senast 6 månader innan. Inbjudan och anmälningsblanketter skickas ut vid vårterminens start. Redovisning ska lämnas till kretsstyrelsen senast 60 dagar efter. Polistillstånd Lämpligast är att distriktskansliet ombesörjer detta. Observera att avgiften måste betalas vid ansökan, annars behandlas den inte. Ansökan ska kompletteras med karta över tävlingsområdet med kontrollerna utmärkta (även kontrollernas uppgift måste vara med.) Uppgift på vem som är tävlingsansvarig skall vara med. Polistillstånd ska sökas i god tid före tävlingsdagen, minst en månad innan. Arrangemang Någon form av kringarrangemang för förbipasserande är bra i PR-syfte. Informera även media om tävlingen och förbered er på att ta emot dem när de kommer. Kontroller Start Poäng En avstämning av kontrollerna och dess uppgifter före tävlingarna är viktig. Vid detta tillfälle kan poängräkningen synkroniseras mellan kontrollerna, nivån på kontrollerna kollas etc. Detta kan vara särskilt lämpligt om det är många personer inblandade i kontrollernas framtagande. Innan startdags är det viktigt att man tänkt ut hur man löser anstormningen av patruller och funktionärer. Startkort skall delas ut till patruller, funktionärer skall fördelas på kontroller etc. Sköts inte detta smidigt, eller om man inte har gott om tid, finns det risk för att man redan innan tävlingarna har börjat är försenade. För poängberäkning finns ett stort antal olika varianter att välja mellan. Det som tydligast bör poängteras är att alla kontroller ska vara lika mycket värda. Om möjlighet finns och om arrangörerna så önskar är en jämn poängskala att föredra där bästa patrull på varje kontroll får t.ex. 100 poäng, 2:an får 90 och 3:an får 80 osv. Nackdelen med detta är att man måste vänta med poängfördelningen tills alla patruller genomfört kontrollen. Välj poängberäkningsmetod med omdöme. Poängräkning Då det ofta är många patruller som tävlar, kan poängberäkningen ta tid. Förbered denna innan (olika färg på startkorten för de olika grenarna, tabeller etc.). Det kan vara lämpligt att ha något program för de tävlande och kanske även de övriga, under tiden poängberäkningen pågår. Resultat Skicka in tävlingsresultat till distriktskansliet för arkivering. Bifoga gärna annat som rör tävlingen såsom kontroller och egna tips och idéer.
Anvisningar och regler för Malmökretsens tävling Trapperyxan/Dynggrepen. Tävlingsform Trapperyxan/Dynggrepen är Malmökretsen av veckoslutstävling i hajkform för scouter i årskurs 6-18 år, årligen återkommande i mars-april, på av arrangörerna vald lämplig plats. Deltagare: Tävlingen är öppen för patruller/utmanarlag i Malmö, vars kår tillhör. Varje patrull/lag skall bestå av 3-8 scouter och 1-2 ledare. Tävlande i Trapperyxan ska vara i ålder motsvarande årskurs 6-8. Tävlande i Dynggrepen ska vara i ålder motsvarande årskurs 9 och till det år man fyller 18 år. Arrangörer: Arrangörer av Trapperyxan/Dynggrepen är kår enligt av kretsstämman fastställt arrangörsschema. Ekonomi Inbjudan Arrangören tar ut en anmälningsavgift per anmäld patrull/lag. Deltagaravgift återbetalas ej vid avanmälan efter anmälningstidens utgång. Arrangörer äger rätt att besluta fritt angående efteranmälan. Budget skall göras av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast 6 månader innan arragemanget. Ekonomisk redovisning skall inlämnas till kretsstyrelsen senast 60 dagar efter arrangemanget. Budget och redovisning ska följa bifogade anvisningar för upprättande av budget och anvisningar för ekonomisk redovisning. Inbjudan utskickas till kårerna senast i samband med vårterminens start. Tävlingsdatum bör fastställes på föregående kretsstämma. Funktionärer Varje deltagande patrull/lag skall anmäla en funktionär, lägst 18 år, som arrangörerna kan använda som kontrollant. Kontroller Priser Möjlighet att variera kontrollernas innehåll finns, men de skall passa för scouter i ålder motsvarande årskurs 6-8 och representera god scouting. Delade kontroller (ledare och scouter var för sig) kan anordnas, dock max 1/4 av kontrollerna. Dag/nattuppgift som sträcker sig över hela eller del av tävlingen ska förekomma. Samtliga lag ska, oberoende av starttid, erhålla lika lång uppgiftstid. Priser utdelas till de tre bästa patrullerna/lagen, samt vandringspriserna Trapperyxan till den bästa patrullen och Dynggrepen till det bästa laget.
Anvisningar för upprättande av budget för Trapperyxan / Dynggrepen. 1. Budget för Trapperyxan / Dynggrepen skall upprättas av arrangörerna och tillställas kretsstyrelsen senast 6 månader innan arrangemanget. Budgeten måste godkännas av kretsstyrelsen. 2. I budget för Trapperyxan / Dynggrepen skall minst följande inkomster och utgifter redovisas: Inkomster: anmälningsavgifter Utgifter: kontrollmaterial priser administration (porto, telefon, kopior m.m.) transportkostnader hajkmärken 3. Budget för Trapperyxan / Dynggrepen skall utformas så att det framgår vilket datum tävlingen arrangeras, vilken kår som är arrangör, vem som är kontaktperson, vilket datum budgeten upprättats och vilket antal deltagare och funktionärer som budgeten är baserad på. Budgeten skall dessutom undertecknas.
Exempel på utformning för budget för Trapperyxan / Dynggrepen. BUDGET FÖR TRAPPERYXAN / DYNGGREPEN 24-25/4 2004. Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: 040-12 34 56. Budget baseras på 12 anmälda patruller/lag och ca 20 funktionärer. INKOMSTER Anmälningsavgifter (12 x 900 kr) TOTALT: 2400 kr 10800 kr UTGIFTER Kontrollmaterial Priser Förläggning Administration Hajkmärken Mat Transportkostnader TOTALT 2400 kr 1100 kr 2200 kr 250 kr 900 kr 2500 kr 850 kr 10200 kr Malmö 2003.11.25 Scoutkåren Eken. Genom: Anders Andersson (underskrift)
Anvisningar för ekonomisk redovisning av Trapperyxan / Dynggrepen. Ekonomisk redovisning skall inlämnas av arrangörerna till kretsstyrelsen senast 60 efter arrangemanget I den ekonomiska redovisningen skall alla faktiska inkomster och utgifter redovisas enligt god redovisningssed. I den ekonomiska redovisningen skall de inkomst- och utgiftsposter redovisas som upptogs i budgeten. Alla uppgifter måste kunna styrkas av en godkänd verifikation. En godkänd verifikation är t.ex. ett helt kvitto, utan överstrykningar eller tillägg, som redovisar belopp, moms samt plats och tid för köp.
Exempel på utformning av redovisning för Trapperyxan / Dynggrepen. EKONOMISK REDOVISNING FÖR TRAPPERYXAN / DYNGGREPEN 2004. Arrangör: Scoutkåren Eken. Kontaktperson: Anders Andersson, tel.: 040-12 34 56. INKOMSTER Anm.avgifter: Scoutkåren 1 lag a 900 kr Scoutkåren 1 lag b 900 kr Scoutkåren 2 lag a 900 kr Scoutkåren 2 lag b 900 kr Scoutkåren 2 lag c 900 kr Scoutkåren 3 lag a 900 kr Scoutkåren 4 lag a 900 kr Scoutkåren 4 lag b 900 kr Scoutkåren 5 lag a 900 kr Scoutkåren 6 lag a 900 kr Scoutkåren 6 lag b 900 kr Scoutkåren 7 lag a 900 kr Scoutkåren 8 - lag a 900 kr TOTALT: 11100 kr UTGIFTER Utgiftspost Summa Specifikation (kvitto) Kontrollmaterial 2385 kr Byggfirma, detaljhandel Priser 1815 kr Friluftsvaror Förläggning 2310 kr Scoutstuga Administration 285 kr Posten Hajkmärken 950 kr Märkesfirma Mat 2672 kr Mataffär Transportkostnader 720 kr Milersättning, bensinföretag TOTALT RESULTAT: 11137 kr underskott 37 kr.
Malmö 2004.05.30 Scoutkåren Eken genom: Anders Andersson (underskrift) Tips och tricks till arrangörerna av Trapperyxan / Dynggrepen. Checklista Offentliggöra tävlingens datum på föregående års kretsstämma. Budget ska lämnas till kretsstyrelsen senast 6 månader innan. Inbjudan och anmälningsblanketter skickas ut vid vårterminens start. Redovisning ska lämnas till kretsstyrelsen senast 60 dagar efter. Startordning Lämpligast är om alla patruller kan starta innan seniorlagen. Då slipper patrullscouterna komma fram till övernattningsplatsen i mörker. Kvällssamling På lördag kväll är det bra om man kan lägga in en ledarsamling där det ges tid till diskussion angående första tävlingsdagen och eventuella problem. Funkträff Kontroller Gångtid Poäng På fredag kväll innan tävlingen är det lämpligt att planera in en funktionärsträff för genomgång av tävlingen och eventuella frågor. Stor möjlighet att variera kontrollernas innehåll efter arrangörernas eget omdöme finns. Dock anser många tävlande att vissa återkommande moment är att föredra. Därför bör detta på något sätt förekomma på tävlingen: eldning, scouthistoria, knopar, surrning, hinderbana, woodcraft, livlina och sjukvård. I planeringssyfte och för att kunna ha koll på lagen även efter start kan det vara aktuellt att lägga in gångtider mellan kontrollerna. Väljer man som arrangör att göra detta kräver det en väldigt genomgående rekning och att inte för stor poängbedömning läggs på själva gångtiderna. Vid poängberäkning finns ett stort antal olika varianter att välja mellan. Det som tydligast bör poängteras är att alla kontroller ska vara lika mycket värda och att poäng för dag/nattuppgift inte ska vara direkt utslagsgivande. Om möjlighet finns och om arrangörerna så önskar är en jämn poängskala att föredra där bästa patrull på varje kontroll får t.ex. 100 poäng, 2:an får 90 och 3:an får 80 osv. Nackdelen med detta är att man måste vänta med poängfördelningen tills alla patruller/lag genomfört kontrollen. Välj poängberäkningsmetod med omdöme. Stora seniorlag Ofta anmäler sig seniorlag fler än 8 lagmedlemmar och vill tävla tillsammans. Det är upp till arrangörerna att avgöra hur man vill handskas med detta. Ett sätt
är att laget innan tävlingen väljer ut överflödiga lagmedlemmar som plockas ut på varje kontroll, men i övrigt deltager i själva tävlingen. Resultat Skicka in tävlingsresultat till distriktskansliet för arkivering. Bifoga gärna annat som rör tävlingen såsom kontroller och egna tips och idéer.