Kallelse West Swedens extra föreningsstämma 2012 Mottagare: Medlemskommun/region och ordinarie ombud

Göteborg 2012-10-02 Kallelse West Swedens extra föreningsstämma 2012 Mottagare: Medlemskommun/region och ordinarie ombud Medlemmarna i West Sweden Ideell förening kallas till extra föreningsstämma, 9 november, 2012 i Göteborg, Läppstiftet konferens, Lilla Bommen 1-2. Samling med registrering av stämmoombud påbörjas klockan 11.30 och en gemensam lunch, vi beräknar att avsluta stämman vid 15:00. Ombudet kan enligt föreningens stadgar inte företrädas genom fullmakt. Varje ombud har en röst. Vi vill be er att ni vidarebefordrar denna kallelse till era ersättare om era/ ni som ordinarie ombud ej kan delta. Anmälan till föreningsstämman skall inkomma till West Sweden senast den 2 november 2012. Med vänliga hälsningar West Sweden West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 61 01 90 Fax. +46 31 13 18 90 www.westsweden.se

ANMÄLAN TILL EXTRA FÖRENINGSSTÄMMA FÖR WEST SWEDEN, IDEELL FÖRENING 9 november 2012 GÖTEBORG Kommun/Region: Deltar ej: Antal vegetarisk lunch: Önskemål om specialkost: Deltagande stämmoombud alt. ersättare: Övriga närvarande från kommunen: Anmälan skickas till West Sweden stamma@westsweden.se Sista anmälningsdag: 2 NOVEMBER 2012 West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 61 01 90 Fax. +46 31 13 18 90 www.westsweden.se

DAGORDNING EXTRA FÖRENINGSSTÄMMA I WEST SWEDEN IDEELL FÖRENING Den 9 november 2012 i Göteborg 1 Mötet öppnas av styrelsens ordförande 2 Godkännande av dagordningen 3 Val av protokollförare 4 Val av två justerare och en ersättare för dessa 5 Upprättande och godkännande av röstlängd 6 Fråga om stämman blivit behörigen kallad 7 Val av stämmoordförande 8 Beslut om West Swedens framtida inriktning 9 Kompetteringsval av ledamöter i styrelsen 10 Val av ombud till extra bolagsstämma i West Sweden WS AB 11 Instruktion till ombud vid extra bolagsstämma i West Sweden WS AB 12 Övriga ärenden 13 Stämmans avslutande West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 61 01 90 Fax. +46 31 13 18 90 www.westsweden.se

WEST SWEDENS EXTRA FÖRENINGSSTÄMMA 9 NOVEMBER 2012 PRELIMINÄRT PROGRAM Plats Plats; Läppstiftet Konferens Adress: Lilla Bommen 1-2, Göteborg Program 11.30 Registrering och kaffe 12.00 Lunch 13:00 Stämman startar Se bifogad dagordning 14:30 Kaffe 15:00 Stämman avslutas Frågor angående stämman kan ställas till Charlotta Jönsson, West Sweden 031-61 01 91 Vill ni ha handlingarna elektroniskt går det bra att skicka ett mail till stamma@westsweden.se West Sweden Kronhusgatan 7-411 05 Göteborg Tel. +46 31 61 01 90 Fax. +46 31 13 18 90 www.westsweden.se

Förslag antaget vid West Sweden IFs styrelsemöte 2012-10-02, 8 Ärende 38C West Sweden WS AB Org nr. 556046-0643 Bolagsordning 1 Firma Bolagets firma är West Sweden WS Aktiebolag. 2 Styrelsens säte Styrelsen ska ha sitt säte i Göteborg. 3 Verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att, huvudsakligen genom informationsspridning och marknadsföringsåtgärder, allmänt främja sysselsättning och stärka ekonomisk tillväxt i Västsverige och angränsande områden samt driva annan därmed förenlig verksamhet. Bolaget ska vidare driva ett representationskontor för Västsverige i Bryssel. 4 Aktiekapital Aktiekapitalet skall vara lägst 100 000 kronor och högst 400 000 kronor. 5 Aktiebelopp Aktie skall lyda på 100 kronor. 6 Styrelse Styrelsen skall bestå av lägst tre och högst nio ledamöter. Styrelsen utses på förslag av föreningsstämma i West Sweden, ideell förening. Ledamöter väljs årligen på ordinarie bolagstämma för tiden intill slutet av nästa ordinarie bolagsstämma. 7 Revisorer En till två revisorer med eller utan revisorssuppleanter väljes på ordinarie bolagstämma för tiden intill dess ordinarie bolagsstämma har hållits under fjärde räkenskapsåret efter valet. Revisorerna utses på förslag av föreningsstämma i West Sweden, ideell förening.

2(2) 8 Kallelse Kallelse till bolagsstämman skall ske genom brev med posten inom den tid som anges i aktiebolagslagen. 9 Bolagstämma Ordinarie bolagstämma skall hållas årligen inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. På ordinarie bolagsstämma skall följande ärenden förekomma 1) Val av ordförande vid stämman. 2) Upprättande och godkännande av röstlängd. 3) Godkännande av dagordning. 4) Val av en eller två justeringsmän. 5) Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad. 6) Föredragning av framlagd årsredovisning och revisionsberättelse samt, i förekommande fall, koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse. 7) Beslut a) om fastställelse av resultaträkning och balansräkning samt, i förekommande fall, koncernresultaträkning och koncernbalansräkning, b) om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen, c) om ansvarsfrihet åt styrelseledamöter och verkställande direktör när sådan förekommer. 8) Fastställande av styrelse- och revisionsarvode. 9) Val av styrelse och, i förekommande fall, revisorer samt eventuella revisorssuppleanter. 10) Annat ärende, som ankommer på stämman enligt Aktiebolagslagen (2005:551) eller bolagsordningen. Vid bolagsstämman må envar röstberättigad rösta för hela antalet av honom ägda eller företrädda aktier, utan begränsning i röstetalet. 10 Räkenskapså r Bolagets räkenskapsår ska var kalenderår. 11 Handlingsoffentlighet Bolaget skall tillämpa enligt regler som gäller för kommun.

Förslag på West Swedens framtida inriktning, organisation och finansiering Ärende West Sweden IF beslutade på föreningsstämman den 11 maj 2012, 17 att uppdra åt styrelsen att, med hänsyn till inkomna remissvar, utreda och lägga förslag på West Swedens framtida inriktning organisation och finansiering. West Sweden IF styrelse beslutade 1 juni 2012, 8 att ge presidiet i uppdrag att ta fram förslag till framtid inriktning, organisation och finansiering till nästa styrelsemöte inför den extra föreningsstämman i november. Samtidigt beslutade styrelsen att ge Tomas Riste i uppdrag att ta underlag till ett ägardirektiv. Beredning Presidiet har berett ärendet med utgångspunkt i de remisser som inkommit från medlemmarna och tagit fram förslag till ägardirektiv, bolagsordning samt ett inriktningsbeslut för den framtida organisationen. Överväganden Då nya regler träder i kraft 1 januari 2013 rörande Lagen om offentlig upphandling och undantag rörande upphandling av verksamhet i egna bolag. Villkoren innebär dels att den upphandlande myndigheten måste utöva en kontroll över den juridiska personen eller den gemensamma nämnden som motsvarar den som den utövar över sin egen förvaltning, dels att den juridiska personen måste bedriva huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den eller de myndigheter som kontrollerar den. Om dessa villkor är uppfyllda anses relationen mellan parterna som intern, och upphandling enligt LOU behöver inte ske. Vad detta kan innebära för West Sweden måste utredas vidare och beroende på vilken organisationsform som är lämplig kan det även olika modeller av finansiering bli aktuell för West Sweden i framtiden. WEST SWEDEN KRONHUSGATAN 7, SE-411 05 GÖTEBORG, SWEDEN. PHONE +46 31 610190 FAX +46 31-13 18 90 SWEDEN HOUSE, RUE DU LUXEMBOURG 3, BE-1000 BRUSSELS, BELGIUM. PHONE +32 2 501 08 40. FAX +32 2 501 08 42 info@westsweden.se, www.westsweden.se

Det innebär att vissa frågetecken återstår att utreda rörande organisering och finansiering. Denna del av utredning bör därför beslutas om vid ordinarie stämman 2013. Förslag till beslut 1. Fastställa ägardirektiv (enligt bifogat förslag) 2. Fastställa bolagsordning (enligt bifogat förslag) 3. Ge styrelsen i uppdrag att till ordinarie stämma 2013 presentera ett beslutsunderlag rörande West Swedens framtida organisation i enlighet med bifogat inriktningsbeslut. 4. Ge styrelsen i uppdrag att till ordinarie stämma 2013 presentera ett beslutsunderlag kring framtida finansiering av verksamheten. Gert-Inge Andersson Ordförande West Sweden Ideell Förening WEST SWEDEN KRONHUSGATAN 7, SE-411 05 GÖTEBORG, SWEDEN. PHONE +46 31 610190 FAX +46 31-13 18 90 SWEDEN HOUSE, RUE DU LUXEMBOURG 3, BE-1000 BRUSSELS, BELGIUM. PHONE +32 2 501 08 40. FAX +32 2 501 08 42 info@westsweden.se, www.westsweden.se

Förslag antaget vid West Sweden IFs styrelsemöte 2012-10-02, 8 Ärende 38C Förslag till inriktning på framtida organisation West Sweden (WS) har under dryga 20 år bedrivit en framgångsrik verksamhet till gagn för dess medlemmar. Sveriges medlemskap i EU har mognat och medlemmarnas fokus har med åren ändrat karaktär, från kunskapsinhämtning till mer påverkansarbete. Därmed har också WS roll och uppdrag ändrats. De nya behov och önskemål som finns bland de 72 medlemmarna visar sig vara svårt att täcka in i den befintliga/gamla organisationen. Med de stora skillnader som finns mellan medlemmarna i storlek och engagemang har det visat sig svårt att lappa och laga i den gamla organisationen. Trots de senaste årens försök till förändringar är det värt att ta ett helhetsgrepp på organisationen genom en nystart. En viktig förutsättning för det framtida upplägget är att en nystart ska utgå ifrån nuvarande medlemmar i den befintliga föreningen. Vår gemensamma ambition att hålla ihop arbetet i västra Sverige med att bevaka och driva frågor som är särskilt angelägna för oss. En ytterligare central fråga att beakta är att: West Sweden är ett välkänt varumärke i Bryssel, hur kan vi dra nytta av det? Den projektverksamhet som West Sweden bedriver ska även i framtiden erbjudas, dock mer anpassad efter medlemmarnas behov och intressen. Även verksamheten i Bryssel måste anpassas efter den nya tidens krav. Medlemmarna måste i större utsträckning ges möjlighet att verka utifrån sina egna internationella program- och strategier i Bryssel. Förslag Göteborgskontoret Verksamheten bedrivs i nuvarande form fram till och med 31/12 2014. Inom den tidsramen kommer förhoppningsvis alla medlemmar som så önskar få genomföra en WEPA. Därefter bör projektverksamheten drivas i bolagsform utanför ramen för föreningen. Hela frågan om ägandet av bolaget och verksamhetens inriktning finns det gott om tid att hantera. Bolaget bör kunna erbjuda en bastjänst som inbegriper bevakning inom området sektorsfonder samt ha en kunddatabas som bygger på kommunernas intresseområden. Bolaget erbjuder allt från den enklare förmedlingstjänsten samt koppling till partners i Europa till mer avancerad hjälp i skrivandet av ansökan än vad som erbjuds idag. Inom detta område är det dessutom troligt att bolaget kan hitta kunder som idag finns utanför vår geografi. Förslag Brysselkontoret Av praktiska skäl utgår förslaget från samma tidsperiod som Göteborgskontoret. Verksamheten ägs av en förening. Omfattningen av verksamheten och associationsform vid Brysselkontoret blir en fråga som föreningens styrelse får återkomma med på den kommande ordinarie stämman. Dessutom ska förutsättningarna utredas kring att öppna upp för andra intressenter inom vårt geografiska område att söka medlemskap till exempel universitet och högskolor. Kontoret i Bryssel blir med det ett Väst Sveriges Hus där medlemmarna hyr in sig. Väst Sveriges Hus kommer att ledas av en kontorschef. Varje medlem bemannar sitt kontor utifrån egna behov och företräder sig själv. Medlemmar som inte själva finns representerade i Bryssel erbjuds stöd av kontoret vad det gäller att skapa kanaler inom EU och för att nyttja verktygen för kommunal och regional utveckling.

2012 Instruktion till ombud vid extra bolagstämma i West Sweden WS AB Ärende Då besluten vid West Sweden Ideell Förenings extra stämma får påverkan på West Sweden WS ABs uppdrag, ska West Sweden WS AB kalla till en extra bolagstämma. Till denna bolagsstämma ska West Sweden IF extra föreningsstämma utse ett ombud samt fatta beslut om instruktionen till stämmoombudet till den extra bolagstämman i West Sweden WS AB. Förslag till beslut Som instruktion till ombudet ska gälla att ombudet får i uppdrag att rösta på att; Att ägardirektiv och bolagsordningen antas i enlighet med av West Sweden Ideell Förening antagna beslut. Samt att bolaget får i uppdrag att samt fatta erforderliga beslut som krävs utifrån dessa. Att West Sweden WS AB ska bistå West Sweden Ideell Förening i arbetet med att ta fram ett beslutunderlag rörande West Swedens framtida organisation och finansiering i enlighet med inriktningsbeslutet. Att West Sweden WS AB ska bistå West Sweden Ideell Förening med administration och ärendehantering utan extra ersättning. Att West Sweden WS AB beslutar att ett fast arvode om 20 % av vad ett regionråd i Västra Götalandsregionen uppbär utbetalas till ordförande i West Sweden WS AB retroaktivt för perioden 1 juni 9 november 2012. Att West Sweden WS AB beslutar att ett fast arvode om 10 % av vad ett regionråd i Västra Götalandsregionen uppbär utbetalas till ordförande i West Sweden WS AB för perioden 10 november 2012 31 maj 2013. Gert-Inge Andersson Ordförande West Sweden Ideell Förening WEST SWEDEN KRONHUSGATAN 7, SE-411 05 GÖTEBORG, SWEDEN. PHONE +46 31 610190 FAX +46 31-13 18 90 SWEDEN HOUSE, RUE DU LUXEMBOURG 3, BE-1000 BRUSSELS, BELGIUM. PHONE +32 2 501 08 40. FAX +32 2 501 08 42 info@westsweden.se, www.westsweden.se

Förslag antaget vid West Sweden IFs styrelsemöte 2012-10-02, 8 Ärende 38C West Sweden, ideell förening Ägardirektiv för West Sweden AB Ägardirektiv för verksamheten i West Sweden AB (nedan bolaget) antagna av årsstämma i West Sweden, ideell förening 2012-xx-xx och fastställda av bolagsstämma i bolaget 2012-xxxx. Bolagets uppdrag Bolaget har till föremål för sin verksamhet att, huvudsakligen genom informationsspridning och marknadsföringsåtgärder, allmänt främja sysselsättning och stärka ekonomisk utveckling i Västsverige och angränsande områden samt driva annan därmed förenlig verksamhet. Bolaget ska vidare driva ett representationskontor i Bryssel. Bolagets affärsidé West Sweden är en serviceorganisation för västsvenska kommuner och regioner (Västra Götaland, Värmland och Halland) med uppgift att stimulera och stödja den lokala och regionala utvecklingen i och av Västsverige, framför allt med hjälp av de möjligheter som medlemskapet i EU innebär. West Swedens service erbjuder möjligheter för regionen och/eller enskilda medlemmar såväl att utveckla idéer som ligger i framkanten av Europas utveckling, framför allt med hjälp av EU via de internationella samarbetena i EU:s program som kan ta tillvara medlemmarnas intressen. Roller Ideella föreningen som medlemsorganisation Bolaget ingår i föreningens organisation. Bolaget ska bedriva sin verksamhet så att det långsiktigt bidrar till arbetet att främja hållbar utveckling och tillväxt i Västsverige. Bolagets verksamhet och förhållande till föreningen regleras förutom genom lag och författning genom - bolagsordning - ägardirektiv - eventuella särskilda direktiv utfärdade av föreningsstämman Ideella föreningens roll Föreningsstämmans godkännande ska också inhämtas avseende - bildande eller förvärv av dotterbolag eller del av bolag

- ändrad inriktning av bolagets verksamhet och fastställande av ägardirektiv - förvärv av fast egendom - andra frågor av principiell karaktär eller av större vikt Bolagsstyrelsens roll Bolagsstyrelsen ansvarar för de uppgifter som följer av bolagets ansvar enligt bolagsordning, ägardirektiv och eventuella andra direktiv utfärdade av föreningsstämman. Styrning Grundläggande principer Ansvaret för bolagets organisation vilar enligt aktiebolagslagen på bolagets styrelse. Styrelsen har i uppgift att utforma organisationen så att förutsättningarna att nå bolagets mål är bästa möjliga. Föreningen som ägare och syftet med ägandet Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma en effektiv verksamhet till gagn för dem som tar del av bolagets tjänster och att stärka förutsättningarna att uppfylla ändamålet med verksamheten. Föreningen har överlämnat ansvaret för verksamheten inom sitt ansvarsområde till bolaget. Bolaget ska aktivt medverka i de processer föreningen initierar. Mål för bolagets verksamhet West Swedens övergripande mål är att bidra till utveckling och ekonomisk tillväxt i Västsverige med hjälp av innovativa verktyg samt EU:s fonder och sektorsprogram. Den långsiktiga målsättningen är att: Medverka till att medlemmarnas engagemang i EU-frågor och projekt ligger bland de högsta i Europa. Indikator; 70 % av alla medlemmar ska ha besökt Bryssel under en mandatperiod. Projektverksamheten på West Sweden ska medverka till att EU:s fonder och program bidrar till medlemmarnas lokala och regionala utveckling Indikator; Efter varje kontakt med West Swedens projektverksamhet ska minst 80 % av de kontaktande medlemmarna uppleva att de kommit ett steg närmare EU-finansierade projekt (får mätas i kommande enkätundersökning) Regionen ska uppfattas som en av Europas mest attraktiva partner- och tillväxtregioner. Indikator; Minst 50 % av medlemmarna deltar i något EU-finansierat transnationellt projekt. Aktivera medlemmarna i relevanta europeiska nätverk.

Indikator; West Sweden deltar i 8 övergripande nätverk (2011) (Enskilda medlemmars deltagande får mätas i kommande enkätundersökning) West Sweden ska vara den bästa svenska regionala organisationen och servicen ska uppfattas som mycket bra. Indikator; Minst 90 % av medlemmarna är nöjda med verksamheten (91 % 2012) Ekonomiska krav Föreningsstämman fastställer ekonomiska mål och krav för bolaget. Långsiktighet ska eftersträvas vid fastställande av ekonomiska mål och krav. Riktlinjer inom det ekonomiska området Bolaget ska tillämpa de riktlinjer inom det ekonomiska området som föreningsstämman anvisar. Budget och verksamhetsplan Bolaget ska årligen fastställa budget för kommande räkenskapsåret och verksamhetsplan för närmaste tre åren. Budget och verksamhetsplan ska delges föreningsstyrelsen enligt tidsplan som fastställs i samråd. Information Informationsskyldighet Bolaget ska hålla föreningsstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till föreningsstyrelsen snarast översända - protokoll från bolagsstämma - protokoll från styrelsesammanträde i bolaget - bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport - delårsrapport Vidare ska ekonomisk och verksamhetsmässig rapportering av bolagets affärsplan och budget ske löpande. Händelser av större vikt för bolagets verksamhet och ekonomi ska rapporteras omedelbart. Bolaget ska vidare lämna underlag för uppföljning inom arbetsgivarpolitiska området. Bolagets ledning Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen 8 kap 6 årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt arbete. Instruktion för verkställande direktör Styrelsen ska enligt 8 kap 29 aktiebolagslagen meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen ska även enligt 8 kap 7 aktiebolagslagen ange arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Instruktionerna ska löpande omprövas mot bakgrund av ändrade förutsättningar och erhållna erfarenheter. Instruktionerna ska ange de inom bolaget förekommande ärenden som hänförs till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens. Instruktionerna ska ange när anmälan av beslut ska ske. Anmälda beslut redovisas i styrelsens protokoll. Instruktioner för ekonomisk rapportering Styrelsen ska enligt 8 kap 5 aktiebolagslagen meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens fortlöpande bedömning av bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen. Arbetsgivarfrågor Riktlinjer m m inom det arbetsgivarpolitiska området Bolaget ska tillämpa de program, reglementen och riktlinjer inom det arbetsgivarpolitiska området som föreningsstyrelsen anvisar. Övrigt Revision Revisor och lekmannarevisor ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. Upphandling Bolaget ska i förekommande fall tillämpa de policyprogram och riktlinjer inom upphandlingsområdet som föreningsstyrelsen anger. Ändring av ägardirektiv Dessa ägardirektiv får ej ändras utan godkännande av föreningsstämma.